GUIDE DES BONNES PRATIQUES

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1 GUIDE DES BONNES PRATIQUES QUALITE ET DEVELOPPEMENT DURABLE Le Palais Beaumont. VOTRE ÉVÈNEMENT, NOTRE ART. V

2 Des engagements pour des services d'exception Une qualité de services Nous garantissons la qualité de nos prestations et œuvrons pour une amélioration continue de nos services. En cohérence, nous avons engagé les démarches pour l obtention : de la normequalitéiso 9001 de la Certification «Charte Qualité et Développement Durable» France Congrès. Une qualité d infrastructure Le Palais Beaumont est le 1 er Palais de France à rejoindre la prestigieuse organisation HCCE, l unique alliance internationale de Centres de Congrès Historiques. Label international des sites historiques centenaires, cette adhésion est une reconnaissance suprême de la qualité de nos espaces et de nos services. «Nos destinations procurent une atmosphère toute particulière et un charme raffiné à vos évènements. Tous les centres membres allient à la fois une technologie de pointe et un cadre inoubliable pour vos congrès.» Armin EGGER, Président de l association HCCE

3 Le Palais Beaumont : un centre de congrès éco-responsable Vous offrir des conditions d accueil idéales, c est notre vocation. Au Palais Beaumont, nous avons souhaité que cet accueil soit également respectueux des personnes et de l Environnement pour que votre expérience soit la plus durable possible. Pour l obtention de la certification Charte Qualité et Développement Durable France Congrès à l automne 2014, l équipe du Palais Beaumont s est fortement mobilisée autour d actions dans tous les domaines : Environnement Qualité Social Offre éco-responsable

4 Tri, valorisation des déchets et gestion de l eau Mise en place d une procédure de gestion des déchets. Points de collectes et partenariats pour le recyclage : papier, encres usagées, piles, ampoules et déchets dangereux. Récupération pour recyclage du matériel obsolète (Emmaüs,...). Utilisation de produits recyclables et labellisés. Envoi des documents par et archivage informatique. Utilisation de bonbonnes à eau et de réducteurs de débit d eau. Récupération des eaux pluviales, etc. UN CENTRE DE CONGRÈS ÉCO-RESPONSABLE Environnement Social Qualité Offre éco-responsable Management de l énergie Gestion responsable de l énergie : suivi régulier des consommations etpilotage spécifique des installations (chauffage, climatisation). Utilisation de détecteurs de présence pour l éclairage, d ampoules basse consommation et minuterie dans les endroits isolés. Utilisation de la lumière du jour dans chaque salle (hors auditorium) et Free cooling (ventilation). Un plan d actions développé à partir de l audit énergétique réalisé en mars 2013 sur le bâtiment. Sensibilisation aux transports doux Participation des salariés au «Challenge Mobilité Aquitaine» en septembre 2013 et 2014 : 11 salariés sur 17 sont venus au travail autrement que seuls dans leur voiture. Sensibilisation du personnel au transport à pied ou à vélo et utilisation des trains pour les commerciaux. Système de visio-conférence afin de réduire les déplacements.

5 Santé et Sécurité Une Commission départementale de sécurité et d accessibilité expertise et statue tous les deux ans sur la bonne conformité du bâtiment. Des moyens de secours à disposition du personnel et du public : défibrillateur, oxygénothérapie, éclairage de sécurité, désenfumage, portes coupe-feu, extincteurs, système de sécurité incendie, signalétique, points de rassemblements, etc. Un plan d actions est développé à partir de l évaluation des risques professionnels afin d améliorer les conditions de travail des collaborateurs. UN CENTRE DE CONGRÈS ÉCO-RESPONSABLE Environnement Social Qualité Offre éco-responsable Formation du personnel Chaque membre du service technique est titulaire a minima du diplôme SSIAP 1 (Services de Sécurité Incendie et d Assistance à Personnes), et une partie des collaborateurs du brevet SST (Sauveteur Secouriste au Travail). UnPlan de Formation proposant différents stages est élaboré chaque année pour accompagner les collaborateurs à améliorer leurs compétences professionnelles. Une formation à l évacuation et aux moyens de lutte contre l incendie est proposée à l ensemble de l équipe, pour sa propre sécurité et pour la sécurité du public présent dans l établissement. Une formation et sensibilisation du personnel aux pratiques du développement durable et plan d amélioration à moyen terme. Une séquence d information trimestrielle réunit tous les salariés : point d étape et partage des perspectives. Solidarité Participation des collaborateurs aux actions caritatives locales (course à pied ). Organisation de la Soirée Swing du cœur «L Estelada» au profit des enfants handicapés.

6 UNE DÉMARCHE D'AMÉLIORATION CONTINUE : VERS LA CERTIFICATION ISO 9001 Pour répondre au mieux aux attentes de nos clients, nous proposons une offre toujours plus qualitative. Notre politique Qualité : UN CENTRE DE CONGRÈS ÉCO-RESPONSABLE Environnement Social Qualité Offre éco-responsable Accroître la satisfaction de nos clients et de démontrer notre aptitude à garantir des services conformes : o aux exigences de notre gouvernance, o aux exigences de nos clients, o aux exigences légales & règlementaires. Nos objectifs généraux: Nous positionner comme un acteur local incontournable sur le marché du MICE, culturel et grand public. Développer notre responsabilité sociale, sociétale et environnementale pour une meilleure appréhension par les parties intéressées (collaborateurs, clients, institutions). Nous différencier au niveau européen, national, régional et local.

7 Un accompagnement client conforme à nos engagements : Un interlocuteur unique travaille à vos côtés, avant, pendant et après votre évènement afin de répondre à toutes vos demandes et vous accompagner lors de votre manifestation. UN CENTRE DE CONGRÈS ÉCO-RESPONSABLE Environnement Social Qualité Offre éco-responsable Des prestataires extérieurs dont les personnels et les compétences viennent compléter les nôtres collaborent avec nous afin de proposer un panel complet de services entrant dans le cadre de l organisation de votre évènement. Pour la partie restauration nous travaillons exclusivement avec des traiteurs référencés afin de garantir aux participants, qualité des mets et respect des normes sanitaires. Une organisation et un suivi visant à vous offrir le meilleur service : conseils, qualité des prestations, délai de réponse. Des questionnaires de satisfaction sont systématiquement proposés après le débriefing afin de connaître votre ressenti post-évènement et nous ancrer dans une démarche d amélioration continue. Des outils de communication et documentations spécifiques (brochures, site internet) sont mis à votre disposition afin de vous présenter au mieux notre offre, notre politique et notre savoir-faire.

8 Outil d évaluation de l impact environnemental Disponible sur le site Pour permettre à tout organisateur d événement d évaluer l impact environnemental de son événement, le Collectif pour des événements responsables a mis au point un outil gratuit d autodiagnostic, l ADERE (Auto Diagnostic Environnemental pour les Responsables d Evènements). UN CENTRE DE CONGRÈS ÉCO-RESPONSABLE Environnement Social Qualité Offre éco-responsable Recycleur de piles et portables usagés Le Palais Beaumont vous propose de recycler vos piles et anciens portables usagés grâce aux différentes bornes installées à l accueil. Proposition d utilisation des transports doux Covoiturage et trains pour les transports des participants. Partenariat avec une société de vélo-taxi (Cycloville). Inscriptions sur internet et paiement électronique. Possibilité d offres sur mesure via Idelis, réseau de transport urbain palois. Économie Sociale et Solidaire & Commerce Équitable Traiteurs référencés utilisant des produits biologiques et locaux et pauses équitables. Utilisation de bâches et kakémonos éco-conçus. Stands éco-conçus. Recours à des entreprises en faveur de l insertion professionnelle.

9 Projets d'actions et Agenda 21 PAU-PYRÉNÉES LA DESTINATION S'ORGANISE La Communauté d Agglomération Pau Pyrénées s est engagée dans un plan d actions de développement durable partagé avec les différents acteurs du territoire. 5 grands défis : Défi 1 Permettre à chaque habitant d agir en faveur du développement durable. Défi 2 Défi 3 Défi 4 Défi 5 Promouvoir des modes de production et de consommation responsables. Lutter et s adapter au réchauffement climatique. Créer des conditions d un mieux vivre ensemble. Concilier nature et développement urbain. En savoir + :

10 Moyens de transport responsables PAU-PYRÉNÉES LA DESTINATION S'ORGANISE Situation géographique La position centrale du Palais Beaumont, en plein cœur du centre historique, à proximité de la gare, des hôtels et du centre-ville, permet à chacun de garer son véhicule en arrivant à Pau pour ne le reprendre qu en quittant la ville. Tout peut se faire à pied, ou en bus pour des distances plus importantes. Moyens de transport Funiculaire gratuit à 5 min Navette aéroport : 1 Navette gratuite du centre-ville Coxitis Mobilboard (gyropode) Vélo-taxi 200 vélos sur 20 stations avec Idecycle Mise à disposition de vélos sur le site Depuis cet été, Transports64 permet de relier les zones rurales aux agglomérations pour limiter l usage de la voiture solo. Le réseau des bus Idelis qui permet aux 14 communes de l agglomération d être desservies, vient de développer un service à la carte pour les personnes ayant un handicap. En savoir + :

11 PAU-PYRÉNÉES UNE VILLE FACILE D ACCÈS La ville de Pau située au cœur du grand Sud-Ouest entre Toulouse, Bordeaux et Biarritz. Parfaitement desservie, notre destination vous assure une facilité d accès pour la préparation et la réalisation de tous vos évènements.

12 Grand nombre de places de parking à proximité immédiate du Palais Beaumont PAU-PYRÉNÉES Parking souterrain de 150 places au sous-sol du Palais Beaumont. UNE VILLE FACILE D ACCÈS Plus de places de parking au centre-ville de Pau reliés par une navette gratuite.