Option de copie des mails sur le serveur

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1 Messagerie Outlook Solutions informatiques Procédure Option de copie des mails sur le serveur 1/13

2 SOMMAIRE 1 Préambule Garder ses mails sur le serveur après import Supprimer ses mails du serveur après import Définir la version d Outlook Paramétrage pour Outlook Outlook Outlook Outlook Sommaire 3.4 Outlook Express et Windows Mail /13

3 1 Préambule Lorsqu un mail vous est envoyé, celui-ci est stocké sur le serveur mail de l APF. Si un client de messagerie est utilisé en local (Exemple : Outlook), ce mail sera importé. Il est alors possible de choisir de garder ou de supprimer ce mail sur le serveur. Ce document a pour objectif de mettre en évidence les effets de ce paramétrage, ainsi que de donner la procédure à suivre pour les clients de messagerie suivants : Outlook 2003, Outlook 2007, Outlook 2010, Outlook Express, Windows Mail. 1.1 Garder ses mails sur le serveur après import Si Outlook a été configuré afin de garder sur le serveur une copie des mails importés, il sera alors possible via le webmail, de consulter à tout moment sur n importe quel poste l ensemble des mails reçus sur cette adresse. Cependant, si vous êtes amenés à traiter une grande quantité de mails de manière quotidienne, garder des copies sur le serveur monopolisera une grande quantité d espace de stockage, et pourra provoquer une baisse de performance lors de la consultation de vos mails via le webmail. 1.1 Supprimer ses mails du serveur après import Si Outlook a été configuré afin de supprimer sur le serveur les mails importés, les mails seront disponibles à la consultation uniquement sur le poste de travail où ils ont été importés. 2 Définir la version d Outlook Avant de commencer, il est nécessaire de connaitre la version de votre logiciel Outlook. Si vous possédez déjà cette information, vous pouvez passer à la section correspondante. Si vous possédez Windows Mail, passez directement à la section intitulée «3.4 Outlook Express et Windows Mail». Ouvrez Outlook. Dans le menu du haut, si celui-ci contient sur la droite un menu intitulé «?» : o Cliquez sur le menu «?» o Sélectionnez le sous-menu «A propos de Microsoft Outlook». Dans le menu du haut, si celui-ci ne contient pas de menu intitulé «?» : o Cliquez sur le menu «Fichier» o Cliquez sur le sous-menu «Aide» Dans les deux cas, une fenêtre s ouvre. Et sur celle-ci, vous pouvez prendre connaissance de la version de votre logiciel Outlook (1) ou (2) ou (3). 1 3/13

4 OU 2 OU 3 Les différentes possibilités sont les suivantes. Repérez celle qui correspond à votre logiciel Outlook, puis suivez les sous-instructions associées: o Microsoft Office Outlook 2003 Passez à la section intitulée «3.1 Outlook 2003». o Microsoft Office Outlook 2007 Passez à la section intitulée «3.2 Outlook 2007». o Microsoft Office Outlook 2010 Passez à la section intitulée «3.3 Outlook 20010». o Microsoft Outlook Express Passez à la section intitulée «3.4 Outlook Express et Windows Mail». 4/13

5 3 Paramétrage pour Outlook 3.1 Outlook 2003 Vous devez cliquer dans le menu Outils, puis cliquer sur «Options» (1) : 1 Ensuite, cliquez sur le bouton «Comptes de messagerie» (2) dans la fenêtre Options, onglet Messagerie : 2 Puis, dans la fenêtre Comptes de messagerie, cliquez sur «Afficher ou modifier les comptes de messagerie existants» (3), puis «Suivant» (4) : 3 4 5/13

6 Dans la fenêtre Comptes de messagerie, sélectionnez le compte de messagerie concerné (5), puis cliquez sur «Modifier» (6) : 5 6 La fenêtre Paramètres de messagerie Internet s affiche, ainsi vous devez cliquer sur «Paramètres supplémentaires» (7) : 7 6/13

7 Si vous souhaitez conserver une copie des mails : dans l onglet Options avancées (8), cochez la case : «Laisser un exemplaire des messages sur le serveur» (9). Si vous ne souhaitez pas conserver une copie des mails : dans l onglet Options avancées (8), ne cochez pas la case : «Laisser un exemplaire des messages sur le serveur» (9) Cliquez sur le bouton OK (10), pour fermer le paramétrage du compte. 3.2 Outlook 2007 Vous devez cliquer dans le menu Outils (1), puis cliquer sur «Paramètres du compte» (2) : 1 2 7/13

8 Ensuite sélectionnez le compte de messagerie concerné, puis cliquez sur le bouton «Modifier» (3), dans la fenêtre des paramètres du Compte, dans l onglet Messagerie : 3 La fenêtre Paramètres de messagerie Internet s affiche, ainsi vous devez cliquer sur «Paramètres supplémentaires» (4): 4 8/13

9 Si vous souhaitez conserver une copie des mails : dans l onglet Options avancées (5), cochez la case : «Laisser un exemplaire des messages sur le serveur» (6). Si vous ne souhaitez pas conserver une copie des mails : dans l onglet Options avancées (5), ne cochez pas la case : «Laisser un exemplaire des messages sur le serveur» (6) Cliquez sur le bouton OK (7), pour fermer le paramétrage du compte. 3.3 Outlook 2010 Vous devez cliquer dans l onglet Fichier (1), Informations (2) puis cliquer sur le bouton «Paramètres du compte» (3), puis sur «Paramètres du compte» (4): /13

10 La fenêtre ci-dessous s affiche : sélectionnez le compte de messagerie concerné, puis cliquez sur le bouton «Modifier» (5), dans la fenêtre des paramètres du Compte, dans l onglet Messagerie : 5 La fenêtre Paramètres de messagerie Internet s affiche, ainsi vous devez cliquer sur «Paramètres supplémentaires» (6): 6 10/13

11 Si vous souhaitez conserver une copie des mails : dans l onglet Options avancées (7), cochez la case : «Laisser un exemplaire des messages sur le serveur» (8). Si vous ne souhaitez pas conserver une copie des mails : dans l onglet Options avancées (7), ne cochez pas la case : «Laisser un exemplaire des messages sur le serveur» (8) Cliquez sur le bouton OK (9), pour fermer le paramétrage du compte. 3.4 Outlook Express et Windows Mail Vous devez cliquer dans le menu Outils (1), puis cliquer sur «Comptes» (2): /13

12 Dans la fenêtre Comptes Internet, sélectionnez le compte de messagerie concerné (3) puis, cliquez sur «Propriétés» (4): 3 4 Puis, dans la fenêtre Propriétés, cliquez sur l onglet «Avancé» (5): 5 12/13

13 Si vous souhaitez conserver une copie des mails : dans l onglet Avancé (6), cochez la case : «Conserver une copie des messages sur le serveur» (7). Si vous ne souhaitez pas conserver une copie des mails dans l onglet Avancé (6), ne cochez pas la case : «Conserver une copie des messages sur le serveur» (7) Cliquez sur le bouton OK (8), pour fermer le paramétrage du compte. 13/13