PAS D APPLICATION (est toujours à traiter via le journal à puisque cela tombe sous les débours)

Transcription

1 Légende et abréviations : FFA : Comment comptabiliser des frais à imputer au client dans la feuille de frais (FFA) (côté vente) PAY : Comment comptabiliser le paiement (PAY) de ces frais à un fournisseur ou une administration externe (côté achat) F.R. : Utiliser le bouton Frais réels Le plein montant : Certains frais (ex. droits d enregistrement) ne sont pas soumis à la TVA. Pour éviter toute confusion, nous parlons ici du plein montant. [ 1 ], [ 2 ], : voir explications supplémentaires en fin du document Il vaut mieux profiter de la période de tolérance, et ne pas comptabiliser de factures d achat pour l instant. OBLIGATION de comptabiliser une facture d achat qui est au nom du notaire. Administration Vous comptabilisez ces Frais Réels via un Journal d admin. externe Vous comptabilisez ces frais en tant que Provision dans la FFA sans journal MB (Moniteur Belge) Sociétés Facturer Société À base de: à comptabiliser au moment d établir le formulaire de demande au Greffe SI VOUS FAITES ENVOYER LA FACTURE DU M.B. DIRECTEMENT AU CLIENT FFA : FFA bloc rose Publication MB [MB] F.R. Montant TVA Incl. PAY : Simultanément [ 1 ] avec FFA plein montant; PAS de Facture d achat Paiement via chèque PAS D APPLICATION (est toujours à traiter via le journal à puisque cela tombe sous les débours) MB (Moniteur Belge) Sociétés Facture Notaire À base de: à comptabiliser au moment d établir le formulaire de demande au Greffe SI LA FACTURE DU M.B. EST ENVOYÉE AU NOTAIRE FFA : FFA bloc vert Frais divers-factures achat clients [DIVACQ] Ajouter PAS D APPLICATION ligne Publ. M.B., sauvegarder (PAS sous Forfait) F.R. Montant hors TVA (puisque la facture est au nom du notaire) OVAM Cadastre (avec provision) PAY : Simultanément [ 1 ], le montant reste hors TVA; Toujours à payer via chèque! AVEC Facture d achat (option cochée par défaut), %TVA= 21%. À base de: Ligne de total. d Ovam FFA : Par ligne dans le document FFA ligne attestation de sol [OVAM] F.R. Plein montant PAY : PAS simultanément avec FFA, mais via Journal [OVAM] 2. Provision Plein montant; PAS de Facture d achat (Tolérance) À base de: Ligne de total du Cadastre FFA : Par ligne dans le document FFA Ligne Cadastre [CAD] F.R. Plein montant PAY : Pas simultanément avec FFA, mais via journal KAD [ 3 ] 2. Provision Plein montant; Pas de Facture d achat (Tolérance) FFA : Provision à remplir sous le bloc OVAM PAY : Via liste bancaire option 2. Comptabiliser sur fournisseur comptabiliser sur compte choisir compte 619. Si vous n utilisez pas les listes bancaires, comptabilisez votre extrait de banque; choisissez option 5. Comptabiliser sur FFA : à encoder optionnellement (puisque sous Forfait)

2 Administration Vous comptabilisez ces Frais Réels via un Journal d admin. externe Vous comptabilisez ces frais en tant que Provision dans la FFA sans journal Autre cadastre (pas de provision) Hypothèques (avec Provision) Hypothèques (sans Provision) Urbanisme (avec Provision) Urbanisme (sans Provision) Recherches enregistrement À base de: pièce par pièce FFA : ligne FFA dans bloc [CADAUT] F.R. Plein montant PAY : Simultanément [ 1 ] avec FFA, Plein montant; pas de Facture d achat (Tolérance) À base de: pièce par pièce FFA : Via EXPÉDITION (ou via FFA F.R. [HYP1,2, ]) F.R. indiquer le montant exact Plein montant; JAMAIS avec Facture d achat PAY: Non simultanément avec FFA, mais Provision via Journal [ 3 ] option 2. JAMAIS avec Facture d achat À base de: pièce par pièce FFA : Via EXPÉDITION (ou via FFA F.R.[HYPAUT]) F.R. indiquer le montant exact Plein montant PAY: Simultanément [ 1 ] avec FFA, Plein montant; PAS de Facture d achat (Tolérance) À base de: aperçu mensuel FFA : sur la ligne Urbanisme [URB] F.R. Plein montant PAY : Non simultanément avec FFA; via journal URB [ 3 ] option 2. ; PAS de Facture d achat (Tolérance) À base de: pièce par pièce FFA : sur ligne FFA F.R. [URB] ou [URBAUT] Plein montant PAY : Simultanément [ 1 ] avec FFA, Plein montant; PAS de Facture d achat (Tolérance) À base de: pièce par pièce (lettre, , ) FFA : sur la ligne FFA F.R. [DIV] ou [RENR] Plein montant PAY : Simultanément [ 1 ] avec FFA, Plein montant; PAS de Facture d achat FFA : à encoder optionnellement comme provision (puisque sous Forfait) PAS D APPLICATION. (Les frais d Hypothèques sont obligatoirement à suivre via un journal d admin. externe) PAS D APPLICATION. (Les frais d Hypothèques sont obligatoirement à suivre via un journal d admin. externe) FFA : Provision à remplir dans FFA FFA : Provision à remplir sur ligne dans FFA FFA : Provision à remplir sur ligne dans FFA (optionnel puisque sous forfait)

3 Administration Vous comptabilisez ces Frais Réels via un Journal d admin. externe Vous comptabilisez ces frais en tant que Provision dans la FFA sans journal (Tolérance) Témoins DDE (droits d écriture) À base de: par témoin FFA : sur ligne FFA F.R. [DIV] montant; ex. 10 (= hors TVA) PAY : Simultanément [ 1 ] avec FFA, Plein montant; paiement via chèque virtuel, à pointer plus tard via KAS (Caisse); PAS de Facture d achat (Tolérance) À base de: Tarif selon type d acte PAS D APPLICATION. FFA : Provision (hors. TVA, ex. 10 ) à remplir sur ligne dans FFA PAY : via KAS (Caisse) option 5. Comptabiliser sur compte général compte 619 FFA : indiqué automatiquement selon modèle de calcul PAY : via liste bancaire (après fin trimestre) option 2. Paiement au fournisseur Comptabiliser sur compte !! (PAS sur puisque non mentionné sur annexe2). Si vous n utilisez pas de liste bancaire, comptabilisez via chèque sortant avec option 5. Comptabiliser sur compte général compte MB PP (= Moniteur Belge personnes physiques) À base de: pièce par pièce (uniquement pour Modif. Contrat de mariage et Successions) FFA : sur la ligne de FFA Publication MB [MBPP] F.R. montant HORS TVA FFA : sur la ligne de FFA Publication MB Nombre: 1 la provision est calculée (optionnel si sous Forfait) Facture d achat d un CONFRÈRE pour frais divers PAY : Simultanément [ 1 ], le montant reste hors TVA, TOUJOURS via chèque. AVEC Facture d achat (option cochée par défaut), remplir le bénéficiaire si nécessaire; Attention [ 2 ] : Vérifier % TVA de la facture (normalement 21%). La TVA est calculée (ajoutée) dans la facture faite et le paiement. À base de: facture du confrère FFA : dans la FFA ligne Recherches diverses (ou éventuellement ajouter vousmême une ligne) sous le Bloc [DIV] F.R. montant hors TVA PAY : Simultanément [ 1 ], le montant reste hors TVA, AVEC Facture d achat (à cocher vous même!), remplir le bénéficiaire (Confrère ou Association); Attention [ 2 ] : Vérifier %TVA de la Facture d achat (normalement 21%). La TVA est calculée (ajoutée) dans la facture faite et le paiement. PAY : d abord comptabiliser la Facture d achat manuellement [journal AKDOS ou AK], dans Facture d achat comptabiliser sur compte 619 ; puis payer Facture d achat via Liste bancaire option 3. Pontage fournisseur Choisissez Facture d achat pour pointage. FFA : à remplir optionnellement dans la FFA (puisque sous Forfait) dans le bloc Frais divers de dossier PAY : Comptabiliser la Facture d achat manuellement [journal AKDOS ou AK], comptabiliser dans Facture d achat sur compte 619 Indiquer 21% de TVA. Puis payer Facture d achat via liste bancaire option 3. Pointage fournisseur Choisissez la Facture d achat pour pointage. Si vous n utilisez pas de liste bancaire, pointez la facture dans votre extrait de compte via option 4. Pointage fournisseur, et pointez la facture.

4 Administration Vous comptabilisez ces Frais Réels via un Journal d admin. Externe Vous comptabilisez ces frais en tant que Provision dans la FFA sans journal Facture d achat d un CONFRÈRE Pour frais à charge du VENDEUR À base de: facture du confrère FFA : dans la FFA (à base du modèle VENDEUR) ligne factures d achat diverses (ou éventuellement ajouter vous-même une ligne) sous le bloc [DIVACQ] F.R. montant hors TVA PAS D APPLICATION (toujours utiliser le journal DIVACQ). Facture d achat au nom du notaire à imputer au client ex. arpenteur, publicité, Max. 1 seul taux de TVA sur la facture Idem, mais PLUSIEURS TAUX de TVA sur la facture ex. Facture d achat huissier PAY : Simultanément [ 1 ], montant reste hors TVA, AVEC Facture d achat (option cochée par défaut)!), remplir le bénéficiaire (Confrère ou Association); Attention [ 2 ] : Vérifier %TVA de la Facture d achat (normalement 21%). La TVA est calculée (ajoutée) dans la facture faite et le paiement. À base de: la facture FFA : dans la FFA ligne factures d achat diverses (ou éventuellement ajouter vous-même une ligne) sous le bloc [DIVACQ] F.R. montant hors TVA PAY : Simultanément [ 1 ], montant reste hors TVA AVEC Facture d achat (option cochée par défaut)!), remplir le bénéficiaire Attention [ 2 ] : Vérifier %TVA de la Facture d achat (normalement 21%). La TVA est calculée (ajoutée) dans la facture faite et le paiement. À base de: la facture FFA : dans la FFA ligne factures d achat diverses (ou éventuellement ajouter vous-même une ligne) sous le bloc [DIVACQ] F.R. montant hors TVA PAY : à comptabiliser Simultanément [ 1 ] montant reste hors TVA, mais vous ne comptabilisez pas de Facture d achat (Décocher l option)! (puisqu elle contient plusieurs taux (pourcentages) de TVA; Choisissez paiement via (pseudo-)chèque. Comptabiliser et payer la facture manuellement: Vous comptabilisez la Facture d achat manuellement [journal AKDOS ou AK]. Comptabilisez 1 ligne par pourcentage de TVA sur le(s) compte(s) 619 et indiquez pour chaque ligne le pourcentage adéquat (si nécessaire: 0% ou hors PAS D APPLICATION. FFA : inscrire les frais en tant que Provision sur la ligne de FFA adéquate, dans un bloc pour lequel vous ne faites PAS de suivi de frais réels et pour lequel est indiqué un compte 7 (comme le bloc Frais d Acte). Ajoutez une nouvelle ligne par frais à ce bloc et remplissez le montant comme Provision (NE PAS choisir sous FORFAIT lors de la sauvegarde) PAY : d abord comptabiliser manuellement la Facture d achat [journal AKDOS ou AK], dans Facture d achat comptabiliser sur compte 619 et indiquer à chaque fois le pourcentage de TVA (si nécessaire: 0% ou hors BDI). Ensuite payer la Facture d achat via liste bancaire option 3. Pointage fournisseur Choisissez Facture d achat pour pointage.

5 Administration Vous comptabilisez ces Frais Réels via un Journal d admin. Externe Vous comptabilisez ces frais en tant que Provision dans la FFA sans journal BDI); Vous payez cette Facture d achat via liste bancaire option 3. Pointage fournisseur Choisissez Facture d achat pour pointage. Pointer Pseudo-cheque vis-à-vis de compte(s) 619: Vous créez une pièce comptable de compensation. Vous pointez alors le chèque ouvert vis-à-vis du (des) compte(s) 619 que vous avez utilisé ci-dessus pour la Facture d achat. CREDOC À base de: la facture et à base de la liste détaillée via l e-notariat À base de: la facture FFA : comptabiliser chaque coût individuel dans la FFA à base de la liste détaillé (à chercher sur l e-notariat). Ligne dans bloc vert [CREDOC] F.R. montant total sur facture hors TVA. Même s il s agit de montants pour lesquels vous ne deviez pas payer de TVA, la TVA de 21% est quand même comptée au client. PAY : ne PAS comptabiliser simultanément Comptabiliser et payer la facture manuellement: Comptabiliser la Facture d achat globale manuellement [journal AKDOS ou AK], Comptabiliser 1 ligne par pourcentage de TVA sur compte 619 et indiquer à chaque fois le % de TVA adéquat. Ensuite payer la Facture d achat via Liste bancaire option 3. Pointage fournisseur Choisir la Facture d achat pour pointage. Comptabiliser un Pseudo-chèque et pointer vis-à-vis du (des) compte(s) 619: Le solde du journal CREDOC doit être correct. Il faut donc comptabiliser un pseudo-chèque via le journal [CREDOC] [ 3 ] option 2. Versement de Provision montant total de la facture hors TVA Via chèque Maintenant vous devez traiter le chèque. Faites-le via le journal de compensation COMPEN : Première ligne option 6. Pointage chèque pointer le pseudo-chèque; Deuxième ligne Écriture sur compte Choisissez ici le même compte 619 que vous avez utilisé dans la Facture d achat. FFA : Puisque les frais tombent sous le forfait - bloc [CREDOC] vous ne devez pas les comptabiliser dans la FFA, À l EXCEPTION des frais pour NotarImmo qui ne sont pas dans le forfait. PAY : comptabilisez la facture globale d achat manuellement [journal AKDOS ou AK], dans Facture d achat, comptabilisez sur comptes(s) 619 et indiquez à chaque fois le % de TVA adéquat. Ensuite, payez la Facture d achat via liste bancaire option 3. Pointage fournisseur Choisissez la Facture d achat pour pointage.

6

7 Administration Vous comptabilisez ces Frais Réels via un Journal d admin. Externe Vous comptabilisez ces frais en tant que Provision dans la FFA sans journal FRNB - KFBN À base de: la facture et à base de la liste détaillée via l e-notariat À base de: la facture FFA : Puisque vous faites un suivi de tous les frais [FRNB] via le journal, vous utilisez la liste détaillée (via l e-notariat) Choisissez la ligne adéquate dans (chaque) la FFA, journal [FRNB] F.R. montant hors TVA FFA : Puisque tous les frais tombent sous le forfait - bloc [FRNB] vous ne devez pas les comptabiliser dans la FFA. Vous pouvez le faire, mais c est optionnel. PAY : Puisque vous avez un compte de Provision auprès de la FRNB, il vaut mieux NE PAS comptabiliser les factures de la FRNB simultanément avec le paiement (ou le versement) de la provision. Comptabiliser la Facture d achat manuellement: Vous devez donc comptabiliser la Facture d achat manuellement [journal AKDOS ou AK]. Comptabilisez 1 ligne par % de TVA sur le compte 619, et indiquez à chaque fois le pourcentage de TVA adéquat. Attention: Vous ne payez pas cette Facture d achat directement. (voir plus loin Pointer Facture) Versement de la Provision : Vous comptabilisez le versement de la provision manuellement [ 3 ] via le journal [FRNB]. Choisissez option 2. Versement de Provision Via chèque ou liste bancaire. PAS de Facture d achat. Pointez ce chèque ou cette liste bancaire plus tard dans l extrait de compte. Pointer la Facture vis-à-vis du compte 619: Lors de contrôles du trimestre (ou à la fin de chaque mois), vous créez une pièce comptable de compensation. Dans celle-ci, vous pointez toutes les factures ouvertes pour le fournisseur FRNB, et vous comptabilisez vis-à-vis du compte général 619 (le même compte utilisé pour la Facture d achat). PAY : Puisque vous avez un compte de Provision auprès de la FRNB, il vaut mieux NE PAS comptabiliser les factures de la FRNB simultanément avec le paiement (ou le versement) de la provision. Comptabiliser la Facture d achat manuellement: Vous comptabilisez la Facture d achat manuellement [journal AKDOS ou AK]. Comptabilisez 1 ligne par % de TVA sur le compte 619, et indiquez à chaque fois le pourcentage de TVA adéquat. Attention: Vous ne payez pas cette Facture d achat directement. (voir plus loin Pointer Facture) Versement de la Provision : Pour le versement de la provision vous comptabilisez via une liste bancaire option 2. Paiement au fournisseur option Comptabiliser sur fournisseur (et non pas sur un compte général) montant TVA incl. Si vous n utilisez pas de liste bancaire, comptabilisez votre paiement directement dans votre extrait de compte via option 2. Comptabilisation sur fournisseur montant TVA incl. Pointer la Facture vis-à-vis du paiement de la provision: Lors de contrôles du trimestre (ou à la fin de chaque mois), vous créez une pièce comptable de compensation. Dans celle-ci, vous pointez toutes les factures ouvertes pour le fournisseur FRNB, et en même temps, dans ce même aperçu, vous pointez les paiements ouverts correspondants).

8 [ 1 ] Simultanément: Signifie que vous lors ce que vous inscrivez les frais réels, vous comptabilisez le paiement de ces frais en même temps que le traitement dans la FFA. Optez pour Simultanément en cochant l option en bas de la fenêtre dans laquelle vous comptabilisez les frais réels. [ 2 ] %TVA : Lors de la création automatique d une facture d achat, vous pouvez indiquer 1 pourcentage de TVA. Vérifiez bien si le pourcentage proposé par le logiciel correspond avec le pourcentage de TVA de la facture. Si ce n est pas le cas, modifiez-le. [ 3 ] PAS simultanément : Si vous avez un compte courant auprès d une administration, ou si la facture d achat que vous voulez comptabiliser, contient des frais pour plusieurs dossiers et actes, vous ne comptabilisez PAS le paiement en même temps que le traitement dans les feuilles de frais. Le paiement (ou le versement de la provision) est alors comptabilisé directement dans le journal d admin. externe en question. Ouvrez le journal via le Menu Financier Paiements aux administrations externes, choisissez le journal, et ajoutez une écrire avec (F7). Choisissez l option 2. Versement de Provision

9