Sommaire PIQ S 3 - TRAITEMENTS DE FIN D ANNEE

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1 Sommaire - Changement de classe dans Elèves... - Mise à jour des classes prochaines et options... - Affectation d une date et d un motif de sortie aux élèves sortants Archivage des NOTES Fermeture de l accès à SCOLINFO Traitement de fin d année ABSENCES / SANCTIONS Edition des états récapitulatifs dans le logiciel Absences Lancement du traitement de fin d année Absences Lancement du traitement de fin d année Sanctions Traitement de fin d année NOTES* Traitement de fin d année ELEVES* Lancement du traitement de fin d année Traitements à effectuer Création des classes de sortie pour Changement d année scolaire Traitement de fin d année ENTREPRISE Suppression des périodes de formation Mise à jour de l année scolaire pour les stages Purge des Pré-inscrits Mises à jour pour la rentrée Paramétrage de calendrier scolaire dans les Absences Mise à jour des professeurs Actualisation du dossier Notes Affectation des professeurs principaux Mise à jour de Scolinfo... 3 Faites une sauvegarde de vos données avant de lancer les différents traitements de fin d année. Si vous êtes en réseau, procédez à une sauvegarde générale des données Aplon même si vous avez une sauvegarde automatique journalière. Pour lancer la sauvegarde, cliquez sur Fichier > Sauvegarde au menu général Aplon. Cette sauvegarde doit être mise de côté. Nommez-la TFA_4-5.zip Les traitements de fin d année doivent être effectués dans l ordre chronologique indiqué ci-dessus. * Le TFA de notes est à réaliser après le TFA élèves uniquement pour les établissements qui travaillent sur ans pour les notes. : Traitements de fin d année - Page sur 3

2 - CHANGEMENT DE CLASSE DANS ELEVES - MISE A JOUR DES CLASSES PROCHAINES ET OPTIONS Dès que vous connaissez la classe prochaine des élèves, mettez à jour cette information afin de préparer vos bascules de classe. Ceci n affecte pas l année en cours. Cette classe prochaine peut être modifiée jusqu au traitement de fin d année. Allez dans le menu Traitements > Changement de classe et des options. 3 4 Tous les élèves sont affichés, pour les unités pédagogiques cochées dans le menu Fichier. Travaillez classe par classe en les sélectionnant dans la liste déroulante. Renseignez impérativement la colonne Classe pour tous les élèves. Renseignez le type de classe si vous voulez indiquer les options de l année suivante. Utilisez les Copier/Coller pour renseigner rapidement les classes et types de classe. Vous pouvez cliquer sur l entête de la colonne grisée Type de classe, pour trier la liste des élèves par type de formation. Cela facilite les Copier/Coller. C Les élèves restent dans l établissement : affectez- leur, en classe prochaine, la classe dans laquelle ils seront à la rentrée prochaine. Si un élève redouble, mettez-lui également une classe et des options. Les élèves quittent l établissement : affectez leur en classe prochaine la classe de sortie correspondant à l année scolaire et l unité pédagogique que quitte l élève (cf le Piq s : Initialisation, Gestion des classes de sortie). Cliquez sur Copier les options après avoir affecté les classes et types de classe à tous les élèves de la classe en cours. Cette option permet de récupérer les options actuelles de l élève, ensuite vous pourrez les compléter ou modifier. : Traitements de fin d année - Page sur 3

3 Travaillez de la même façon pour toutes les classes de votre établissement. N oubliez pas de gérer également toutes vos classes d inscription. Vous pouvez contrôler que tous les élèves ont une classe prochaine : - Cliquez sur Fichier et vérifiez que les U.P. réelles et celles d inscription sont cochées. - Cliquez sur le menu Traitements > Changement de classe et options. Sélectionnez Toutes. 3 Cochez Afficher les élèves sans classe prochaine. Aucun élève ne doit apparaître dans cette partie. - AFFECTATION D UNE DATE ET D UN MOTIF DE SORTIE AUX ELEVES SORTANTS Pensez à affecter une date et un motif de sortie aux élèves pour lesquels vous avez affecté une classe de sortie en classe prochaine. Editez si nécessaire les certificats de radiation. Mettez en date de sortie la date de fin d année scolaire indiquée dans la fiche unité pédagogique. Afin de connaitre cette date, cliquez sur le menu Structure > Unité pédagogique, double-cliquez sur la fiche de l unité pédagogique concernée. La date de fin d année peut-être différente d une UP à l autre. Si vous gérez plusieurs UP, vérifiez cette date pour chacune d elles et reportez cette date sur les élèves sortants de l unité concernée. Pour l UP de type Ecole, les dates de début et fin d année scolaire n étant pas renseignées, vous pouvez mettre la date de fin d année de votre choix. MISE A JOUR DES DATES ET MOTIFS DE SORTIE Menu Traitements > Modification sur la date et le motif de sortie : Ce module affiche tous les élèves auxquels vous avez affecté une classe de sortie en classe prochaine. 04/07/05 Renseignez la date et le motif de sortie pour un élève, puis sélectionnez-le. Cliquez sur Copier. 3 Sélectionnez tous les autres élèves puis cliquez sur Coller. 4 Ce bouton Autre sélection permet de sélectionner des élèves qui sont déjà en classe de sortie : Traitements de fin d année - Page 3 sur 3

4 - ARCHIVAGE DES NOTES Pour effectuer ces traitements, vous devez être en version minimum dans le logiciel de Notes. L archivage des notes est nécessaire uniquement pour l édition des fiches de suivi pédagogique (partir du menu Listes standards). Dans ce contexte, procédez à l archivage des notes de l année Pour effectuer cet archivage, veuillez consulter la documentation concernant le logiciel de Notes. APB Pour les lycées souhaitant remonter les notes de première vers APB (Admission Post-Bac), consultez la fiche technique «APB juin 05 - Transfert des notes de première». Le service pour APB est ouvert jusqu à la mi-juillet. ARCHIVAGE DES BULLETINS L archivage des bulletins peut être fait lors de l édition des bulletins de notes, si toutes les appréciations indiquées sur le bulletin (appréciations enseignants, professeur principal, chef d établissement) sont informatisées : - vous pouvez archiver les bulletins lorsque vous éditez les bulletins trimestriels ou semestriels par classe ou par élèves. Lorsque vous cliquez sur le bouton Imprimer, la question suivante est posée «Souhaitezvous archiver les bulletins?», cliquez sur Oui. Les bulletins seront visibles les années suivantes dans le menu Listes standards > Tableaux par élève, vous avez le choix alors de visualiser les tableaux récapitulatifs ou les bulletins archivés. - vous pouvez également archiver les bulletins sous forme de fichier PDF lors de l aperçu des bulletins : Cliquez sur Export et sélectionnez PdF. L avantage est que les bulletins sont alors consultables en dehors du programme de Notes. Cette méthode est fortement conseillée. OANE COMPETENCES Il n y a pas de traitement de fin d année à exécuter pour Oane Compétences. Toutes les évaluations sont conservées pour les années scolaires suivantes. : Traitements de fin d année - Page 4 sur 3

5 3 - FERMETURE DE L ACCES A SCOLINFO La fermeture de Scolinfo consiste à bloquer les accès «professeurs» et «parents». Tous les ans, des établissements ont des appels de parents d'élèves relatifs à la parution prématurée des changements de classes dans Scolinfo. Pour remédier à ce désagrément, bloquez l accès à Scolinfo pour les parents et les professeurs dès la fin des cours. Connectez-vous sur le site Scolinfo avec le profil établissement : Cliquez sur Accès. Cliquez sur Blocage des accès. 3 Sélectionnez l unité pédagogique. Cochez le blocage des accès pour les profils 4 familles/élèves et professeurs. 5 Cliquez sur Enregistrer. Connectez-vous ensuite sur Scolinfo avec un profil Professeur et un profil Parent afin de vérifier si le traitement s est bien déroulé. Le cahier de texte est archivé automatiquement par pendant 5 ans. Chaque professeur peut depuis Scolinfo accéder à ses archives de cahier de texte en allant dans le menu Consultation > Archives CDT. : Traitements de fin d année - Page 5 sur 3

6 4 - TRAITEMENT DE FIN D ANNEE ABSENCES / SANCTIONS 4- EDITION DES ETATS RECAPITULATIFS DANS LE MODULE ABSENCES Avant d effectuer le traitement de fin d année, vous devez éditer ou sauvegarder (sous format Pdf) tous les récapitulatifs relatifs aux absences de l année Menu Listes standards > Récapitulatif élève. Sélectionnez tous les élèves de l établissement ou procédez par unité pédagogique (édition pour le collège, puis pour le lycée ). Utilisez le bouton Filtrer pour sélectionner rapidement. Dans Paramètres d édition, cochez les options Un élève par page, Inclure les absences autorisées et Inclure les sanctions (si vous utilisez ce module, cela permet d obtenir l ensemble des informations sur une seule édition). Vous pouvez également éditer la notion de recevabilité. 3 Dans Période d édition, sélectionnez l année scolaire. mardi 0 septembre 04 samedi 04 juillet 05 4 Dans Registre élève, cochez l option Tous les élèves. 5 Cliquez sur Imprimer pour éditer ou créer un PDF. du mardi septembre 04 au samedi 4 juillet 05 6 Récapitulatifs des absences, retards et sanctions de l année. 7 Nombre de pages du document. 8 9 Sélectionnez le format Pdf pour générer le document d archivage et enregistrez-le. Si vous désirez un archivage papier, cliquez sur Editer. : Traitements de fin d année - Page 6 sur 3

7 4- LANCEMENT DU TRAITEMENT DE FIN D ANNEE ABSENCES Le traitement de fin d année a pour objectif d effacer toutes les absences saisies. Pour lancer ce traitement, allez dans le menu Traitements spéciaux > Traitements de fin d année. Validez les différents messages afin d effacer toutes les absences de l année. 4-3 LANCEMENT DU TRAITEMENT DE FIN D ANNEE DANS LE MODULE SANCTIONS Avant d effectuer le traitement de fin d année, vous devez éditer ou sauvegarder (sous format Pdf) tous les récapitulatifs relatifs aux sanctions de l année L édition des récapitulatifs sanctions se fait par le menu Listes standards > Récapitulatif élève. Il est cependant préférable de réaliser cette édition dans le programme Absences afin d obtenir un récapitulatif global pour les absences et les sanctions. Le traitement de fin d année a pour objectif d effacer toutes les sanctions saisies. Pour lancer ce traitement, allez dans le menu Traitements spéciaux > Traitements de fin d année. Validez les différents messages afin d effacer toutes les sanctions de l année. : Traitements de fin d année - Page 7 sur 3

8 5 - TRAITEMENT DE FIN D ANNEE NOTES Avant d effectuer toute manipulation, contrôlez que les sauvegardes ont été faites. Pour effectuer ces traitements, vous devez être en version minimum dans le logiciel de Notes. (Cliquez sur? > A propos de). Le traitement de fin d année doit être lancé depuis un ordinateur pouvant faire de la publication sur Scolinfo. Dans Notes, menu Traitements spéciaux > Traitement de fin d année. Cochez l option Suppression de toutes les unités pédagogiques pour supprimer l ensemble des notes. Cochez l option Que des élèves ayant changé de classe Attention : utilisez cette option lorsque vous gérez des promotions : les élèves restent deux ans dans la même classe (exemple : sections agricoles). 3 Cliquez sur OK pour lancer le traitement. Si vous avez choisi l option, vous obtenez cette fenêtre : Il vous est rappelé que le traitement supprime en premier toutes les notes dans la base Etablissement, puis il fait la suppression du dossier sur Scolinfo. Cliquez sur Oui pour poursuivre. Si vous avez choisi l option, vous obtenez une autre fenêtre qui détaille l ordre des étapes. Cliquez sur Oui pour continuer. RECUPERATION DES NOTES (Uniquement pour les formations pluriannuelles) Cette récupération ne peut se faire que si vous avez lancé la conservation des notes (cf le chapitre Archivage des notes, paragraphe C3 - Conservation des notes). Ce traitement se fait depuis le menu Traitements spéciaux > Récupération des notes. Suivez la procédure indiquée dans la documentation du logiciel Notes, chapitre X-5. Si vous utilisez encore le logiciel EXAMEN pour les bacs et brevets blancs, n oubliez pas d effectuer le traitement de fin d année également dans EXAMEN (il n y a pas de lien avec Scolinfo). Lancez Examen, menu Traitements spéciaux > Traitement de fin d année, cochez l option Suppression de toutes les unités pédagogiques. : Traitements de fin d année - Page 8 sur 3

9 6 - TRAITEMENT DE FIN D ANNEE ELEVES Avant de lancer le traitement de fin d année, assurez-vous que tous les élèves aient une classe prochaine. - Cliquez sur Fichier et vérifiez qu uniquement les U.P. réelles et celles d inscription sont cochées. - Cliquez sur le menu Traitements > Changement de classe et des options. Sélectionnez Toutes. Cochez Afficher les élèves sans classe prochaine. 3 Aucun élève ne doit apparaître ici. Vous devez intégrer les nomenclatures de l année (cf le Piq s : Nomenclatures et divisions). De plus, si vous gérez le fichier des anciens (Amicale), faites le transfert de vos élèves sortants en Amicale (cf la fiche technique ADM_TransfertAnciens.pdf). 6- LANCEMENT DU TRAITEMENT DE FIN D ANNEE Menu Traitements > Traitement de fin d année. 6/07/05 Sélectionnez les unités pédagogiques pour lesquelles vous voulez lancer le traitement de fin d année. Indiquez la date de fin d année scolaire. Il s agit de la date d écriture pour le cursus scolaire généré dans la fiche Historique des élèves. Cliquez sur OK pour lancer le traitement. 6- TRAITEMENTS A EFFECTUER POUR LES ELEVES AYANT QUITTE L ETABLISSEMENT Complétez leur fiche en renseignant la date et le motif de sortie si vous ne l avez pas fait précédemment, dans le menu Traitements > Modification sur la date et le motif de sortie. Le traitement de fin d année étant fait, vous devrez cliquer sur le bouton Autre sélection pour mettre à jour les renseignements de sortie. A chaque dépôt des Dossiers Elèves dans SIECLE, les élèves sortis de l année scolaire précédente doivent être remontés. (cf Piq s : Initialisation). Remarque : Pour les élèves ayant quitté l établissement en cours d année, vérifiez et modifiez si nécessaire les informations de la partie «Année précédente» (Etablissement, Type de provenance, Type de classe et Début de formation). POUR LES ELEVES RESTANT DANS L ETABLISSEMENT Complétez leur fiche en renseignant les options retenues (si vous n aviez pas saisi les options prochaines). Si vous ne parvenez pas à affecter certaines options aux élèves, faites le contrôle décrit dans le Piq s - Nomenclatures et Divisions, paragraphe -4 Vérification du profilage (page 6). 6-3 CREATION DES CLASSES DE SORTIE POUR Nous vous conseillons de les créer dès à présent. Vous reportez au Piq s Initialisation. Vous devez créer au minimum une classe de sortie par année scolaire et par unité pédagogique. 6-4 CHANGEMENT D ANNEE SCOLAIRE Dans le menu Traitements > Paramétrage, changez les dates d année scolaire pour passer en : Traitements de fin d année - Page 9 sur 3

10 7 - TRAITEMENT DE FIN D ANNEE ENTREPRISE 7- SUPPRESSION DES PERIODES DE FORMATION Il n y a pas réellement de traitement de fin d année. D une année sur l autre, l historique des stages est conservé ainsi que la taxe d apprentissage. En revanche pour redémarrer une année scolaire, il est nécessaire de purger le dictionnaire des périodes de stage. Pour cela, lancez le logiciel Entreprises > Dictionnaires > Périodes de stage : Sélectionnez toutes les périodes de formation en utilisation la touche Shift du clavier. Cliquez sur Supprimer puis validez par Oui si vous avez des messages d avertissement. Lorsque toutes les périodes de stage sont supprimées, vous pouvez changer l année de référence dans Entreprise. 7- MISE A JOUR DE L ANNEE SCOLAIRE POUR LES STAGES Modification de l année scolaire pour la gestion des stages : Menu Fichier > Paramétrage. 0/09/05 3/08/06 Saisissez votre année scolaire de référence. Les dates indiquées ne sont pas forcément les dates officielles d année scolaire. Vous pouvez d ailleurs travailler sur deux ans : 0/09/05 au 3/08/07. Elles permettent juste d ouvrir un calendrier pour la saisie des périodes de stage. Cliquez sur Valider. : Traitements de fin d année - Page 0 sur 3

11 8 - PURGE DES PRE-INSCRITS Si vous utilisez le module Pré-inscrits en Administratif, contrôlez que vous avez basculé tous les élèves acceptés en ADM. LANCEMENT DE LA PURGE : Cliquez sur le menu Traitements > Tout effacer. Cliquez sur Oui pour poursuivre le traitement Cliquez sur : - Oui (pour conserver tous les pré-inscrits qui n ont pas été basculés dans la base Elèves) - Non (pour supprimer toutes les pré-inscriptions) en fonction de votre choix. Le traitement de suppression se fait, les rendez-vous attachés sont effacés. : Traitements de fin d année - Page sur 3

12 9 - MISES A JOUR POUR LA RENTREE 9- PARAMETRAGE DU CALENDRIER SCOLAIRE DANS LES ABSENCES Au menu général Aplon, cliquez sur Vie scolaire puis Absences. Cliquez sur menu Fichier > Structure > Jours vacants et Jours vacants classe afin de mettre à jour le calendrier scolaire (jours fériés, journées pédagogiques et vacances scolaires). 9- MISE A JOUR DES PROFESSEURS : Actualisez la liste des professeurs utilisant Scolinfo. Au menu général Aplon, cliquez sur Fichier > Publication vers Internet : Cliquez sur puis sur l onglet Professeurs : Décochez tous les professeurs ayant quitté votre établissement Cochez les nouveaux professeurs qui utiliseront Scolinfo. Si vous ne voyez pas apparaître ces nouveaux enseignants, c est qu ils n ont pas été créés en tant que Professeur (Au menu général Aplon, cliquez sur Administratif, puis sur la ligne «Elèves, Professeurs, Anciens, Préinscrits» ensuite allez dans le module Personnel). MISE A JOUR DES PROFESSEURS SORTIS Au menu général Aplon, cliquez sur Administratif puis sur la ligne «Elèves, Professeurs, Anciens, Préinscrits» ensuite allez dans le module Personnel Sélectionnez le professeur ayant quitté l établissement, cliquez sur. Cliquez sur l onglet Historique/Inspections : Cochez la rubrique A quitté l établissement et saisissez la date de sortie. 04-juil-05 : Traitements de fin d année - Page sur 3

13 9-3 ACTUALISATION DU DOSSIER NOTES : Dans le programme de Notes, contrôlez : Les Structures, Paramétrage ; Les Structures, Périodes (uniformiser les périodes pour toutes les classes se trouvant dans le même contexte) ; Les Dictionnaires, Groupes pour affecter les élèves aux groupes ; Les Structures, Matières : affectation des professeurs et des groupes aux matières 9-4 AFFECTATION DES PROFESSEURS PRINCIPAUX Au menu général Aplon, cliquez sur Administratif puis Elèves, Professeurs, Anciens, Préinscrits. Cliquez sur menu Fichier > Structure > Classe. Vérifiez que les professeurs principaux sont renseignés pour chacune des classes. Remarque : Si vous ne voyez pas apparaître les nouveaux professeurs, c est qu ils n ont pas été créés dans le module Personnel. 9-5 MISE A JOUR DE SCOLINFO Au menu général d'aplon, cliquez sur Fichier > Publication vers Internet : Cliquez sur - Dans l onglet Responsables, contrôlez que les nouvelles familles sont cochées et ont un mot de passe Internet. - Dans l onglet Elèves, si vous aviez déjà affecté l an dernier un code aux élèves (classes cochées pour Accès internet), sélectionnez les classes concernées et cliquez sur Nouveaux élèves en bas de la fenêtre afin de ne pas regénérer les mots de passe des élèves qui en ont déjà un. - Dans l onglet Professeurs, vérifiez que les nouveaux enseignants ont un mot de passe. Cliquez et publiez au minimum les Dictionnaire et Elèves/Responsables. Sur connectez-vous avec le profil établissement : - Contrôler les droits d accès pour les enseignants et le personnel : Accès > Affectation des droits. - Ré-ouvrir le site Scolinfo aux professeurs, parents et élèves : Accès > Blocage des accès, décocher les rubriques Bloquer l accès à Scolinfo pour les familles, les élèves et les professeurs pour les différentes unités pédagogiques. : Traitements de fin d année - Page 3 sur 3

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