HIT Le progiciel pour votre agence

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1 HIT Le progiciel pour votre agence

2 HIT Le progiciel pour votre agence HIT Un progiciel sur mesure HIT est un progiciel élaboré par Hotelplan et basé sur SAP R3. Spécialement conçu pour répondre aux besoins du secteur touristique, ce programme est utilisé par plus de 220 agences depuis 1999 et fait constamment l objet de mises à jour dans le but de s adapter aux exigences du marché actuel. Comme les agences de voyages ne recourent pas toutes aux mêmes méthodes et interfaces, HIT est à même de répondre aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Une formation professionnelle couplée à une interface performante, simple et conviviale permet d assurer un traitement des données de la manière la plus efficace qui soit. Vous avez le choix entre deux variantes: HIT Basic ou HIT Standard. Données de la clientèle La banque de données client est une partie centrale de HIT. Outre des informations générales, il est possible d enregistrer plusieurs informations supplémentaires, et ce sans devoir systématiquement procéder à la saisie de données telles que la date de naissance des enfants et autres nombreux renseignements répétitifs tels les désirs des clients, informations délivrées sur le passeport, notes, numéros de cartes de crédit, contrats spéciaux, renseignements pour les courriels à la clientèle etc. Vous avez directement accès, depuis le portefeuille de base, à toutes les réservations effectuées et pouvez ainsi répondre à divers souhaits exprimés autrefois par ces clients. L interface automatisée facilite la tâche L imbrication de vos données en arrière-plan permet une évaluation efficace des analyses de clients, comportements dans la manière de payer, habitudes de voyage, commissionnements etc. Vous pouvez, par exemple, au moyen d un numéro de téléphone, du prénom ou à partir de la date de voyages passés, chercher et trouver des clients. HIT se démarque clairement par sa diversité, ses nombreuses interfaces automatisées et sa facilité d utilisation. Données pour d autres programmes Le portefeuille client est très vaste: nombre de ces informations seront également utilisées dans d autres programmes tels que Cets et GDS. HIT offre ici des avantages à plusieurs niveaux. D une part, HIT assure toute la procédure d inscription dans GDS et, d autre part, la reprise automatique des dates de naissance, souhaits de menu dans l avion etc. dans GDS ou Cets. En un seul clic, vous avez accès aux données déjà présentes dans le système et pouvez aisément les reprendre. HIT ne vous laisse pas tomber Les visas des clients sont-ils déjà arrivés? HIT vous aide à avoir votre agenda bien en main. Chaque dossier dispose de plusieurs fonctions de rappel. On peut aussi y saisir des notes ou des informations importantes pour soi ou pour d autres collaborateurs. Dès que le dossier est ouvert, vos notes apparaissent automatiquement. Avez-vous effectué une réservation trop vite et oublié d y inclure le dossier d un client? Un Modify se présente-t-il? Pas de facture établie pour un dossier? Pas de soucis à se faire, là encore, HIT vous permet de garder le contrôle. Assistance dans l organisation de voyages en groupe Organisez-vous des voyages? L outil «Local Organized Tours» vous y aidera. Saisissez, dans un dossier central, toutes les prestations concernant le voyage, créez des éléments de texte et établissez-y la commission que vous voulez accorder! Les réservations s effectuent aisément dans un dossier HIT normal. Le dossier principal vous permet, à tout moment, de connaître le nombre de réservations déjà effectuées. Le programme ne dispose pas d une administration dynamique de contingents. Sécurité de vos données Toutes vos données sont protégées des virus, plantages et accès par une tierce personne. Vos collaborateurs et vous-même êtes les seuls ayants droit. Vous n avez aucunement besoin de vous préoccuper d une sauvegarde des données. Toutes les données sont cryptées et sauvegardées à intervalles réguliers puis mises en sécurité. La peur de perdre des données en cas de problèmes de réseau ou de panne de courant appartient dorénavant au passé. Nous nous occupons de la sécurité des données de manière à vous permettre de consacrer plus de temps à vos clients. 2

3 Établir des documents clientèle Pour établir des documents client, HIT s appuie prioritairement sur les informations déjà présentes dans le dossier. Les données des divers systèmes de réservation vont être automatiquement réunies et traitées pour établir les programmes de voyages et autres documents. En quelques secondes, les papiers sont prêts à être imprimés. Il est possible d y ajouter d autres informations ou d en rejeter d autres. Pour savoir à tout moment quelle lettre a été envoyée au client, chaque impression est automatiquement saisie dans le dossier, ce qui empêche la création de doublets. Informations générales Canevas de lettre exhaustifs En plus des programmes de voyage, HIT propose une grande variété de modèles de lettres en allemand, français, italien et anglais. Les documents de voyage ou le visa sont arrivés? Vous aimeriez envoyer une lettre de bienvenue à un client au retour de ses vacances? Nous mettons à votre disposition 14 modèles de lettres. Vous souhaitez adapter d autres modèles, vos modèles propres ou déjà existants, HIT vous permet, ici encore, de garder la vue d ensemble en tout temps et de savoir quel document vous avez envoyé et à quel date. Établissez vos propres bons Les réservations ne sont pas seulement établies par le voyagiste. Si vous effectuez votre réservation directement à l hôtel, la confirmation vous parviendra généralement par fax. Certains clients se contentent du programme de voyage; d autres, par contre, veulent une sécurité supplémentaire, quelque chose de concret. Vous pouvez alors donner à ces clients un bon imprimé sur votre propre papier portant votre logo. Cela vous demandera très peu de travail grâce à HIT, et le client est satisfait. Envoi de documents: comme vous voulez et où vous voulez Dans HIT, tous les documents peuvent être soit imprimés, soit envoyés par fax ou courriel à vos clients. Le document et le choix de l envoi sont notifiés dans le dossier. Si vous désirez envoyer des documents par courriel, le client les reçoit sous la forme habituelle de dossiers PDF. Dans le portefeuille, il vous est possible de saisir trois adresses indépendantes pour chaque client: une adresse privée, une seconde adresse ainsi qu une adresse de facturation. Toutes ces adresses restent constamment à disposition pour l envoi de documents. 0 % de commissionnement chez les compagnies aériennes Cela implique un surcroît de travail pour les agences de voyages. Vous aimeriez une taxe comprise entre CHF 50 et CHF 120? Ou bien une taxe générale de 12 % ou encore un mélange des deux? C est un travail de routine pour HIT. Dès que le fichier de réservation se trouve dans le dossier du client, HIT calcule automatiquement chaque frais correspondant. De manière standard, celui-ci apparaît clairement sur la facture ou est automatiquement ajouté au prix du vol. Frais spécifiques à la clientèle En plus des frais standard déjà déposés, HIT vous permet également de saisir des frais spécifiques au client. Dans le domaine commercial, on travaille notamment avec des frais de transaction, de billets, de segments, d hôtels etc. présentant d autres montants et validités. Si vous avez conclu avec votre client, CHF 80 pour les Shorthaul et CHF 140 pour les longhaul, HIT peut les sauvegarder comme standards pour ce client. Les frais conformes au dossier seront automatiquement ajoutés. Marketing efficace La publicité est un outil toujours plus important pour les agences de voyages. Vous disposez certes d un grand nombre d offres intéressantes, mais que vous devez aussi pouvoir rapporter à vos clients d une manière ou d une autre. Informez votre clientèle de façon ciblée. Vous aimeriez savoir, en l espace de quelques secondes, lequel de vos clients s est rendu à Vienne l automne passé ou bien lequel a fait une croisière dans les Caraïbes au mois d août dernier. Cela est tout à fait possible grâce à l accès/sélections des anciens dossiers clients, et vous saurez même dans quel hôtel il a dormi et quel opéra il a écouté. L envoi de brochures et de Newsletters revient souvent cher et atteint également beaucoup de clients qui préféreraient être informés d autres nouveautés. HIT permet d attribuer à chaque client plusieurs codes de publipostage. La sélection automatique vous permet de soumettre à vos clients des produits adaptés. Définissez le genre et le type de code de publipostage à utiliser! De cette manière, vous vous éviterez des frais et du travail supplémentaires. 3

4 HIT Le progiciel pour votre agence HIT Basic Toutes les fonctions importantes se trouvent dans le programme de base. On peut à tout moment consulter et modifier les données client saisies, comme par ex. les membres d une famille, dates de naissance, habitudes alimentaires, contrats, conditions de paiement, infos pour publipostage, adresses professionnelles, adresses de facturation ou encore seconde adresse. En cas de réservations dans Cets & GDS, vous avez directement accès à vos données client, sans devoir inscrire manuellement des informations telles que le nom des clients, les informations de service etc. Fini, également, les longues procédures d inscription comme dans GDS! Vous vous concentrez sur l essentiel, et HIT se charge du reste. Le programme de base HIT comprend les modules suivants: Midoffice Le module Midoffice comporte un important recueil de modèles de lettre en allemand, français, italien, anglais et, bien sûr, vos modèles privés. HIT vous épaule également avec l établissement très rapide et professionnel des confirmations, programmes de voyages, factures et autres documents. ICT Servicedesk En cas de problèmes d utilisation dans HIT ou GDS, notre ICT Servicedesk se tient à votre disposition aux heures suivantes: du lundi au vendredi de 8 h 30 à 18 h, le samedi de 8 h 30 à 12 h, fermé le dimanche. L ICT Servicedesk peut, après obtention expresse de votre consentement, naviguer sur votre écran afin de vous assurer une assistance rapide et efficace. Au moment du passage à HIT, notre équipe se tient, dans la mesure du possible, à votre disposition pour vous accompagner de façon active. Lors d ateliers organisés à intervalles réguliers, nos partenaires sont invités à apporter leurs propres idées dans le développement de HIT. Hotelplan Suisse se réserve le droit de facturer le soutien en cas d appels excessifs ou abusifs. HIT Cets avec Import Ce module vous permet un report automatique des données de même que l accès aux systèmes de réservation de la plupart des voyagistes et assurances. Module GDS avec Import Le module GDS comprend l accès normal à GDS. Toutes les données client seront automatiquement reportées dans GDS. Pour des raisons techniques, vos contrats GDS actuels seront résiliés. Une telle modification s avère indispensable au bon fonctionnement de la permutation des données. Module Statistique Afin d être constamment renseigné sur les chiffres actuels de vente de votre agence de voyages, HIT vous offre une multitude de statistiques. Les statistiques ont la réputation d être difficiles à lire et à interpréter. Dans HIT, tout se joue autrement et quoi que vous recherchiez: une évaluation selon les produits, le nombre de client, les destinations, le chiffre d affaires de chacun des employés ou selon le niveau du commissionnement, il vous suffira de quelques clics pour trouver le résultat désiré. Vous pouvez afficher les chiffres en les déroulant jusqu à chaque dossier de client, les comparer aux chiffres des périodes passées ou les exporter dans Excel pour d autres comparaisons. Module VPN Aimeriez-vous travailler à la maison de temps en temps? Votre comptable souhaiterait avoir accès à vos données depuis son bureau? Vous avez bientôt une foire en vue et souhaiteriez intégrer vos nouveaux clients dans le système directement sur place? Le module VPN vous permet d accéder à vos données HIT en toute sécurité. 4

5 HIT Standard En plus de la variante HIT Basic, notre programme Standard contient les modules suivants: Module caisse Les opérations quotidiennes telles que les paiements en espèces des clients, la remise de chèques Reka, etc. sont automatiquement comptabilisées dans HIT. Tous les avoirs saisis ou établis dans les dossiers, les débits ainsi que les bordereaux et les dépenses pour le matériel de bureau, les frais de port, les pourboires etc. peuvent être saisis dans la caisse. Module BV Imaginez la situation suivante: en imprimant une facture pour un client, deux bulletins de versement s impriment automatiquement. Vous avez vous-même établi depuis longtemps les conditions de paiement dans les données de ce client. L acompte et le solde sont correctement indiqués sur chaque bulletin de versement. Dès que le client a honoré sa facture, les montants sont directement affectés au dossier HIT correspondant. Illusion? Pas du tout, il s agit du module BV. Un contrôle des paiements devient pratiquement superflu. Sur le site HIT- PARTNER, vous pouvez obtenir les bulletins de versement à un prix avantageux. Module téléchargement des débiteurs HIT n est pas un programme de comptabilité, mais offre des interfaces avec Sesam FibuNT et Excel vous permettant à tout moment d enregistrer les données débiteurs dans votre comptabilité. Module myclimate En matière de protection du climat, myclimate est le partenaire d Hotelplan. Cette organisation suisse à but non lucratif fait partie des principaux prestataires mondiaux pour les mesures compensatoires des émissions de CO 2. Ces mesures permettent de soutenir des projets de protection du climat basés sur des énergies renouvelables et une rentabilité de l énergie. Avec l achat d un billet climat, tous les effets nocifs provoqués par le vol sur le climat seront compensés. Les compensations des émissions de l avion seront placées dans des projets de protection du climat. Le vol devient ainsi neutre. Afin de pouvoir sensibiliser le maximum de clients à la protection du climat, les HIT-PARTNER reçoivent, pour chaque billet climat vendu, 7 % de commission. Cette incitation à la vente ne rend pas seulement service à la protection du climat, mais contribue également au succès de l agence de voyages. Module Microsoft Office Hotelplan Suisse vous propose, comme service supplémentaire. le forfait Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook y comrpis). Vos données seront sauvegardées sur un serveur central, avec prise en charge régulière du back-up. Fini les copies de sécurité, les données perdues et les recherches fastidieuses. La présence d un bureau séparé permet d éviter les erreurs survenues en cas de sauvegarde locale. La disponibilité ainsi que la sécurité des données est assurée 24 h sur 24! Pour chaque utilisateur, nous mettons à disposition une mémoire de 100 MO pour la sauvegarde des données. Module budget HIT SMS, 20 SMS inclus (par utilisateur) Vous aimeriez inviter vos clients à venir chercher l offre désirée ou les documents de voyage à l agence? Vous souhaiteriez les féliciter pour leur anniversaire ou les informer rapidement et simplement de quelque chose? Ou encore leur souhaiter tout simplement un bon voyage ou la bienvenue chez eux? Ce module supplémentaire vous permet d envoyer rapidement et facilement de courts messages à un téléphone mobile, directement à partir d un dossier HIT. Cartes de crédit, Reka et autres moyens de paiement Quel que soit le moyen de paiement désiré, HIT vous offre de nombreuses possibilités. Tous les débits et crédits imputables au client sont automatiquement comptabilisés dans le dossier. Chaque paiement génère une quittance à remettre au client. Si, par exemple, un client paie par carte de crédit, HIT se connecte directement à la société de la carte de crédit en question. Vous obtenez ensuite soit un code d approbation, soit une remarque que la transaction ne peut se faire ou que la carte est bloquée. Toute entrée ou sortie d argent est enregistrée dans la caisse. 5

6 Le progiciel pour votre agence Modules supplémentaires (contre paiement) Module procédure de rappel Vous définissez vous-même les délais et dates d échéance des paiements dans HIT. Si une facture adressée à un client n a pas encore été réglée à la date prévue, HIT le signale automatiquement. HIT connaît 4 degrés de mise en demeure: le rappel pour mémoire, le 1 er, 2 e et dernier rappel avant le commandement de payer. Chaque lettre de rappel imprimée sera saisie dans le dossier concerné. HIT classe de manière claire et visible, sur une liste spéciale, tous les paiements en souffrance. Module BTA / AirPlus Travaillez-vous avec BTA Swisscard ou AirPlus? Les agences de voyages commerciales ont la possibilité d enregistrer dans HIT les contrats conclus avec des entreprises, informations qui sont ensuite automatiquement traduites par le système. HIT dispose d une interface totalement intégrée avec reprise automatique des données et garantit, de ce fait, un calcul efficace des billets d avion relevant du domaine commercial. Les frais de transaction sont également inclus dans ce module. Accès au-delà des succursales Grâce à un utilisateur pour toutes les succursales, vous pouvez accéder aux données de tous les bureaux HIT appartenant à votre réseau de succursales. De cette manière, la comptabilité de toutes les succursales peut s effectuer à partir d un serveur central. Grâce à ce module, vous avez en outre la possibilité de créer des rapports statistiques pour certaines agences en particulier ou pour l entreprise dans son ensemble. Module Mail Hosting (s obtient uniquement avec le module Microsoft Office) En plus du forfait Microsoft Office, il nous est possible de prendre en charge votre Mail Hosting. Afin que le Mail Hosting puisse être administré chez nous, vous avez besoin d un domaine courriel qui vous soit propre (par ex. info@voyages-xy. ch). Ce service ne fonctionne pas avec les adresses etc. Le cas échéant, il faudra tout d abord enregistrer un domaine courriel privé. Nous mettons à votre disposition une mémoire de 100 MO de sauvegarde par boîte postale. Une fois encore, nous prenons ici en charge le back-up ainsi que la haute disponibilité. En outre, nous vous offrons une boîte de réception succursale et soutenons la fonction calendrier. 6

7 Prix Module HIT Basic HIT Standard Prix Midoffice Servicedesk HIT Cets avec Import ** GDS avec Import Statistiques & rapports VPN - travailler depuis la maison BV 5 Lien par carte de crédit 10 Caisse 5 Microsoft Office 20 Téléchargement des débiteurs 10 Myclimate 5 Budget SMS, 20 SMS inclus* 5 Mail Hosting 20 Procédure de rappel 10 BTA / AirPlus (frais de transaction y compris) 15 Accès au-delà des succursales 30 Total Une seule configuration possible par agence * SMS: chaque court message supplémentaire envoyé coûte 0.30 ** un supplément sera perçu pour les utilisateurs Amadeus et Sabre Bureau CRS pour systèmes GDS sur demande Coûts sur place (par mois) Forfaits emplacement 100 Ligne sur place Swisscom 512/ Ligne sur place Swisscom 1/6 MB 450 Imprimante Brother, entretien inclus sur demande Coûts uniques Raccordement de la succursale 300 Reprise des données client 100 Cours Cours de base HIT, 2 jours (1 nouvelle licence d utilisateur gratuite) 300 Cours refresh HIT, 1 jour 150 Cours HIT LOT, ½ journée 125 Coûts en cas de modifications suite à un raccordement Tous les prix s entendent en francs suisses, TVA non comprise. Sous réserve de modification des prix/prestations. État octobre 2012 Canevas de lettre privés (par lettre, max. CHF 60 par commande) 30 Petits changements (p. ex. nom d utilisateur) 30 Grands changements (p. ex nouveau texte dans une facture, raccordement d un nouveau module) 50 Mesures incitatives 1 licence d utilisateur gratuite par tranche de CHF de chiffre d affaires brut chez Hotelplan Suisse. Est déterminant le moment de la conclusion du contrat. Pour un accroissement du TO (sauf Ticketexpress) chez Hotelplan Suisse de CHF ou plus, vous recevez un bon rétroactif pour une licence d utilisateur. 7

8 Hotelplan Suisse Agent Sales Sägereistrasse Glattbrugg Tél Fax