de l île de Montréal Mme Valérie Dénommée, trésorière C.s. de Laval Mme Julie Duchesne, secrétaire C.s. Lester-B.-Pearson

Transcription

1 Procès verbal de la réunion de la Table en gestion de documents et de l information Laval, Laurentides, Lanaudière, Montréal, Outaouais, tenue le 10 décembre 2013 à 9 heures, à la Commission scolaire de la Rivièredu Nord. Présences : Mme France Cloutier Comité de gestion de la taxe scolaire de l île de Montréal Mme Valérie Dénommée, trésorière C.s. de Laval Mme Julie Duchesne, secrétaire C.s. Lester-B.-Pearson Mme Line Fafard C.s. des Samares Mme Viviane Laurendeau C.s. Marguerite-Bourgeoys Mme Ya Mei Lin Collège Lionel-Groulx Mme Nathalie Prazeres, présidente C.s. des Affluents Mme Diane Robert C.s. Sir-Wilfrid-Laurier Mme Manon Sarrazin C.s. de la Rivière-du-Nord Mme JoAnna Wrench C.s. English-Montréal Absences motivées : Mme Pierrette Billot C.s. des Hauts-Bois-de-l Outaouais M. François Cardinal C.s. Pierre-Neveu Mme Martine Gagnon C.s. de la Seigneurie-des-Mille-Îles M. Michel Goyer C.s. des Laurentides Mme Deborah Kane C.s. Lester-B.-Pearson Mme Alena Krytskaya C.s. Western Québec Mme Francine Lalonde C.s. au Cœur-des-Vallées Mme Lina Marcoux C.s. des Draveurs Mme Ruth Mercier C.s. de la Seigneurie-des-Mille-Îles Mme Diane Roy C.s. des Portages-de-l Outaouais Mme Marie-Josée Tessier C.s. de la Seigneurie-des-Mille-Îles Monsieur Jacques Blanchard, de la Commission scolaire Sir-Wilfrid-Laurier, assiste également à la réunion

2 1. LECTURE ET ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR Sur la proposition de Line Fafard, l ordre du jour suivant est adopté à l unanimité : 1. Lecture et adoption de l ordre du jour 2. Demande d adhésion 3. Procès-verbal 3.1. Adoption du procès-verbal de la réunion du 17 septembre Suivi du procès-verbal de la réunion du 17 septembre Formation sur l organisation d une journée de gestion documentaire Art Transmission des documents par courriel Art Procédure concernant la fermeture d un établissement Commission scolaire des Patriotes Art Formation sur l infonuagique 4. Communication, correspondance, information 4.1. Comité en gestion de documents du Centre et de l'est du Québec Compte rendu de la réunion du 31 mai Sous-comité de la gestion documentaire de la Montérégie et de l Estrie Rapport annuel annexes 4.3. Préparation des dossiers pour la numérisation 4.4. Approbation par BAnQ des règles de conservation et du plan de classification 4.5. Retour sur les appels à tous lancés par les membres de la Table LLLMO Lecteur de disquette 5 pouces Projet CLSC-CS Programme de traitement des plaintes 4.6. Formation du Sous-comité de la gestion documentaire de la Montérégie et de l Estrie - Préservation à long terme des documents numériques et des sites Web 5. Règles de fonctionnement 6. BAnQ/FCSQ Recueil des délais de conservation des documents des commissions scolaires du Québec juin Étude des règles de la série Délais de conservation des enregistrements vidéo et téléphoniques 6.3. Délais de conservation des feuillets fiscaux T3010 Déclaration des organismes de bienfaisance enregistrés émis par la commission scolaire 6.4. Feuillets fiscaux Autres revenus 6.5. Règle 402 Balance de vérification 6.6. Mesures disciplinaires - Employés 7. Plans de classification 8. Comités 8.1. Comité de communication et de perfectionnement Membres du comité Site Internet de la Table 8.2. Comité de révision de la brochure Membres du comité Traduction de la brochure 8.3. Comité de la politique et des procédures de gestion des documents technologiques - 2 -

3 9. Protection des renseignements personnels et accès à l information 9.1. Cas vécus 10. Divers Congrès de l AAQ Offre de boîtes ¾ Logiciel pour faire l inventaire des livres Dossiers d élèves (académique et aide particulière) Jeune vs Adulte 11. Levée de la réunion 2. DEMANDE D ADHÉSION La présidente souhaite la bienvenue à monsieur Jacques Blanchard, de la Commission scolaire Sir-Wilfrid-Laurier. Ce dernier présente une demande d adhésion à la Table LLLMO. Cette demande sera traitée à la suite du point 5 Règles de fonctionnement. 3. PROCÈS-VERBAL 3.1. Adoption du procès-verbal de la réunion du 17 septembre 2013 Sur la proposition de France Cloutier, le procès-verbal de la réunion du 17 septembre 2013 est adopté à l unanimité après avoir fait les corrections suivantes : au point 8 de l ordre du jour (p. 2) ainsi que dans l intitulé de l article 8 (p. 8), remplacer «janvier 2011» par «juin 2013»; à l article 8.4 (p. 8), enlever le mot «essentiel» dans la 3 e phrase; à l article 11.2 (p. 10), remplacer le paragraphe entier par : «JoAnna Wrench avise les membres que des formations sur l utilisation de l infonuagique se donnent à sa commission scolaire. Elle voudrait être informée, lors de la prochaine réunion, si d autres commissions scolaires utilisent l entreposage en nuage.» 3.2. Suivi du procès-verbal de la réunion du 17 septembre Formation sur l organisation d une journée de gestion documentaire Dans le cadre des activités du cours «Animation et formation», le Collège Lionel-Groulx désire mettre sur pied un projet d activité de formation de gestion documentaire à l intention des différents services administratifs. Ya Mei Lin mentionne que le projet s échelonnera sur une période de 3 mois pendant lesquels l étudiant procédera à une visite dans le service concerné pour l étude du milieu, pour connaître les besoins et pour l étude des outils de gestion documentaire Art Transmission des documents par courriel En ce qui concerne la transmission de renseignements personnels par courriel, la présidente rappelle aux membres que la brochure de la Table mentionne, dans son aide-mémoire (p. 24) : «Puisqu il est impossible de vérifier l identité du requérant, ce mode de communication n est pas acceptable.» - 3 -

4 Art Procédure concernant la fermeture d un établissement Commission scolaire des Patriotes La secrétaire informe les membres que madame Yannick Caza a donné son autorisation pour la diffusion de sa procédure auprès des membres de la Table tout en mentionnant que cette dernière date de 2006 et que des délais de conservation doivent donc être mis à jour Art Formation sur l infonuagique 1 Manon Sarrazin a assisté à une formation organisée par le Sous-comité de la gestion des documents de la Montérégie et de l Estrie. Elle y a appris que l entreposage en nuage n était pas recommandé puisque la plupart des hébergeurs sont situés aux États-Unis où, à cause du USA PATRIOT Act, le gouvernement états-unien peut accéder à tout ce qui est hébergé sur un serveur états-unien. Diane Robert suggère de demander conseil à la Table des secrétaires généraux LLL. Pour sa part, Jacques Blanchard se demande ce que BAnQ et le gouvernement québécois préconisent en ce qui concerne l infonuagique. 4. COMMUNICATION, CORRESPONDANCE, INFORMATION 4.1. Comité en gestion de documents du Centre et de l Est du Québec Compte rendu de la réunion du 31 mai 2013 Document déposé Compte rendu de la réunion du 31 mai 2013 Les membres discutent de l usage du pdf/a à l actif tel que mentionné à l article 10 (p. 4). On en vient à la conclusion que l utilisation du format pdf/a n est pas à considérer pour les documents actifs puisque ces derniers ne sont pas finaux. De plus, Line Fafard informe les membres qu après avoir cherché sur le site Web du MELS, elle n a pas réussi à trouver les info-sanctions dont il est question à l article 2 (p. 1). Pour sa part, Manon Sarrazin a fait une recherche sur Internet pour l info-sanction 366 et l information retracée datait de quelques années. 1 Dans les faits, ce point a été discuté après le point

5 4.2. Sous-comité de la gestion des documents de la Montérégie et de l Estrie Rapport annuel annexes Document déposé Rapport annuel annexes Bien que la Commission scolaire Lester-B.-Pearson ait donné son accord pour que le Sous-comité s inspire de sa politique de gestion intégrée des documents pour créer un modèle, Julie Duchesne et France Cloutier constatent et déplorent la très grande ressemblance entre les deux documents Préparation des dossiers pour la numérisation Line Fafard s informe sur les différentes méthodes de préparation des dossiers d élèves et d employés pour la numérisation faite à l externe. Valérie Dénommée, Nathalie Prazeres et Viviane Laurendeau expliquent leurs modes de préparation. Pour sa part, Diane Robert s interroge sur le mode d indexation. Viviane Laurendeau et Valérie Dénommée lui répondent Approbation par BAnQ des règles de conservation et du plan de classification Ya Mei Lin débute l élaboration de son calendrier de conservation et désire savoir si elle doit indiquer tous les articles de loi concernés par chaque règle. La présidente lui répond qu elle n a pas à le faire si elle utilise les règles du recueil de BAnQ/FCSQ telles quelles Retour sur les appels à tous lancés par les membres de la Table LLLMO Lecteur de disquette 5 pouces France Cloutier a transmis l appel à tous d un archiviste de BAnQ. Cette personne a trouvé ce qu elle cherchait Projet CLSC-CS Line Fafard explique qu à la suite d un nouveau projet, une infirmière d un CLSC voulait connaître le délai de conservation pour le registre de santé dans les écoles. Selon le Service de l organisation scolaire de sa commission scolaire, il ne s agit pas d un nouveau registre de santé, mais plutôt d une section ajoutée à la fiche de santé concernant les médicaments Programme de traitement des plaintes Line Fafard veut savoir s il existe un logiciel spécifique pour la gestion et le traitement des plaintes. Quelques commissions scolaires utilisent un système développé à l interne

6 4.6. Formation du Sous-comité de la gestion documentaire de la Montérégie et de l Estrie - Préservation à long terme des documents numériques et des sites Web Quatre membres ont assisté à cette formation qu elles ont toutes très appréciée. Elles font un bref compte rendu en mentionnant entre autres : l utilité de conserver sur plusieurs supports et pratiquer la dispersion; la durée de vie des DVD et CD de 5 à 10 ans, pas plus; la sauvegarde des sites Web lors d une refonte majeure, plutôt qu à chaque année; plusieurs logiciels «absorbeurs» de sites Web. 5. RÈGLES DE FONCTIONNEMENT Quelques changements doivent être apportés au document intitulé Règles de fonctionnement : Changer le logo; Modifier les 3 e et 12 e règles. Pour faire suite à la demande d adhésion de monsieur Blanchard, un formulaire d adhésion sera élaboré et adopté à la prochaine réunion. 6. BANQ/FCSQ RECUEIL DES DÉLAIS DE CONSERVATION DES DOCUMENTS DES COMMISSIONS SCOLAIRES DU QUÉBEC JUIN Étude des règles de la série 800 Les membres échangent sur les différentes règles de cette série. On établit la concordance entre les nouvelles règles et celles du recueil de Délais de conservation des enregistrements vidéo et téléphoniques Nathalie Prazeres se demande combien de temps elle devrait conserver les enregistrements vidéo et téléphoniques. Le délai D01 de la règle 513 prescrit de les détruire après le remplacement par une nouvelle version. Viviane Laurendeau conserve les enregistrements vidéo pendant 14 jours, à moins d un signalement. Personne n a de délai pour les enregistrements téléphoniques. Jacques Blanchard indique que les services de police pourraient probablement aider à établir un délai de conservation Délais de conservation des feuillets fiscaux T3010 Déclaration des organismes de bienfaisance enregistrés émis par la commission scolaire Nathalie Prazeres s interroge sur le délai de conservation des feuillets fiscaux T3010. Après discussion, les membres s entendent pour un délai de 7 ans

7 6.4. Feuillets fiscaux Autres revenus Viviane Laurendeau se demande si les feuillets fiscaux pour autres revenus doivent être conservés jusqu à 75 ans d âge. Les membres sont indécis à savoir laquelle des règles doit s appliquer : 315 ou 403. Manon Sarrazin et Viviane Laurendeau les traitent séparément des feuillets fiscaux du personnel Règle 402 Balance de vérification Viviane Laurendeau se demande pourquoi les balances de vérification doivent être conservées de façon permanente alors qu elle croit se rappeler qu elles ne l étaient pas dans l ancien recueil. Aucun autre membre ne sait de quoi il s agit Mesures disciplinaires Employés Viviane Laurendeau informe les membres que le recueil actuel ne contient aucune règle en ce qui concerne les mesures disciplinaires pour les employés, mais qu une règle sera créée pour la prochaine version. 7. PLANS DE CLASSIFICATION La secrétaire rappelle aux membres que l étude des plans de classification fait partie des objectifs de la Table pour l année Les membres lui feront parvenir leur plan respectif par courriel. 8. COMITÉS 8.1. Comité de communication et de perfectionnement Membres du comité Martine Gagnon ne faisant plus partie de la Table, son nom sera rayé de la liste des membres de ce comité. De plus, il est proposé de mettre à jour la liste des membres des comités à chaque début d année Site Internet de la Table Il n y a pas de nouveau développement Comité de révision de la brochure Membres du comité Martine Gagnon ne faisant plus partie de la Table, son nom sera rayé de la liste des membres de ce comité. Puisqu il ne compte plus qu un membre, Nathalie Prazeres décide de se joindre à ce comité

8 Traduction de la brochure À la suite de difficultés en ce qui concerne la traduction des bulles comprises dans les images, JoAnna Wrench propose d ajouter la traduction sous les bulles ou de les enlever dans la version anglaise Comité de la politique et des procédures de gestion des documents technologiques Puisque des sujets concernant des procédures de gestion des documents technologiques reviennent très souvent dans les ordres du jour, Julie Duchesne demande aux membres s il y aurait lieu de reformer le comité dissout depuis le 8 février Comme aucun membre ne souhaite s investir dans un nouveau comité pour l instant, il est décidé d ajouter un point récurrent à chaque ordre du jour, qui sera intitulé : «Échanges sur les processus de gestion des documents technologiques». 9. PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET ACCÈS À L INFORMATION 9.1. Cas vécus Pour faire suite au cas vécu décrit à la dernière réunion de la Table, Viviane Laurendeau informe les membres qu elle n a toujours pas eu de nouvelles, ni de la mère ni de sa fille incarcérée au Texas. 10. DIVERS Congrès de l AAQ Valérie Dénommée a été approchée par Linda Beaupré, présidente du comité organisateur du congrès 2014 de l AAQ, pour savoir si la Table désirait monter un kiosque lors du congrès qui se tiendra à Laval. Après discussion, les membres ne trouvent pas pertinent que la Table soit présente au congrès Offre de boîtes ¾ Viviane Laurendeau offre aux membres ses boîtes excédentaires Logiciel pour faire l inventaire des livres Viviane Laurendeau demande s il existe un logiciel simple pour l inventaire des livres d un centre de documentation. JoAnna Wrench lui propose un logiciel, tandis que d autres membres lui suggèrent d utiliser un logiciel de base de données tel qu Access Dossiers d élèves (académique et aide particulière) Jeune vs Adulte Manon Sarrazin veut savoir si les commissions scolaires transfèrent les dossiers du secteur jeune au secteur adulte. En général, les membres ne laissent pas les - 8 -

9 dossiers suivre les élèves au secteur adulte. On demande plutôt aux centres de se faire des copies. 11. LEVÉE DE LA RÉUNION Sur la proposition de Manon Sarrazin, la réunion est levée. Présidente Secrétaire - 9 -