GUIDE DE SAISIE POUR LES INSCRIPTIONS SUR ADUM. (Accès Doctorat Unique Mutualisé)

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1 GUIDE DE SAISIE POUR LES INSCRIPTIONS SUR ADUM (Accès Doctorat Unique Mutualisé) Direction Recherche Valorisation Etudes Doctorales Juillet 2015

2 Nous vous prions de lire ce guide avant toute inscription sur ADUM. Qu est-ce qu ADUM (Accès Doctorat Unique Mutualisé)? Il s agit d un outil informatisé et sécurisé, à la fois outil de gestion, de communication et outil collaboratif. Le doctorant en est l acteur majeur. L outil vous permet de : - s inscrire et se réinscrire - stocker des données descriptives de la thèse - consulter et s inscrire aux formations - participer au réseau des doctorants et des docteurs - s informer en ligne (actualités des écoles doctorales, des soutenances, des offres d emplois ) - valoriser ses travaux en publiant sa thèse sur «theses.fr» - après la thèse, communiquer sur votre situation professionnelle (obligatoire pendant les 5 ans qui suivent la soutenance de thèse) A qui est destiné ce guide? Aux personnes ayant défini un projet de thèse avec leur futur directeur de thèse et souhaitant s inscrire en 1 ère année de thèse à l Université de Cergy-Pontoise (UCP). Sommaire 1/ Préparer les documents nécessaires à une inscription dans ADUM 2/ S inscrire sur ADUM 2/14

3 1/ Préparer les documents nécessaires à une inscription dans ADUM afin de créer son «Espace personnel» Avant de commencer la procédure d inscription sur ADUM, vous devez rassembler toutes les informations sur votre future thèse : - le sujet de thèse - les coordonnées du directeur de thèse, et co-directeur ou co-encadrant le cas échéant - les coordonnées du laboratoire d accueil - le nom de l école doctorale de rattachement du laboratoire, de l établissement d inscription et de la spécialité de doctorat que vous préparez - en cas de co-tutelle internationale de thèse, les éléments relatifs à l établissement étranger de cotutelle (nom, coordonnées, titre prénom nom du responsable de l établissement, coordonnées du directeur de thèse, laboratoire à l étranger) - le financement de la thèse pendant 3 ans - le titre de la thèse en français et en anglais - le résumé du projet de recherche en français et en anglais - les mots clés les éléments personnels suivants : - votre code INE (indiqué sur votre carte d étudiant de l année précédente) - diplômes du baccalauréat au master 2 ou équivalent - une photo d identité numérique au format jpg 3/14

4 2/ S inscrire sur ADUM Pour vous inscrire, allez sur le site : puis dans la rubrique Avant la thèse / Procédure d inscription, et cliquer sur Inscrivez-vous ici puis Créer un compte. Vous devrez indiquer votre adresse de messagerie et votre mot de passe puis cliquer sur Créer mon profil. Vous allez recevoir immédiatement un courriel permettant de vérifier la validité de votre adresse mail. Vous devrez cliquer ou copier le lien présent dans le courriel afin d activer la création de votre compte. Attention! Ce lien ne sera valide que 24 heures. Les *, indiquent des informations à saisir obligatoirement. En cas de non saisie, une alerte se déclenchera au moment de la sauvegarde des informations. Cliquez ensuite sur Créer mon profil. Vous trouverez ci-dessous des copies des pages du formulaire à remplir et des indications pour la saisie. N hésitez pas à placer le curseur de votre souris sur les pictogrammes d information précisions. pour obtenir des 4/14

5 A partir de cette fenêtre, vous devez compléter les informations avec le plus de soin possible. Certaines informations sont libres, d autres nécessitent l utilisation d un menu déroulant. Nous attirons votre attention sur le fait qu il vous appartient de renseigner de manière rigoureuse les informations demandées. Celles-ci composeront votre dossier et seront utilisées par l établissement notamment pour répondre aux enquêtes du Ministère de l Education Nationale, de l Enseignement Supérieur et de la Recherche. Vous aurez la possibilité de mettre à jour vos données au fil du temps (par exemple un changement d adresse ou de numéro de téléphone) via votre «Espace personnel». Vos données sont stockées dans une base temporaire. Le secrétariat de votre Ecole Doctorale devra les valider pour les rendre définitives. A l issue de cette validation, vous ne pourrez plus faire de modifications pour certains champs, mais vous pourrez contacter le secrétariat de votre Ecole Doctorale pour effectuer des modifications si besoin. Il y a neuf rubriques à compléter (état civil, coordonnées, déroulement de la scolarité, rattachement administratif, financement, déroulement de la thèse, langues vivantes, gestion affichage, employabilité). N oubliez pas de sauvegarder vos données au fur et à mesure! Ce code couleur vous permet de voir où vous en êtes des saisies : RUBRIQUES A COMPLETER 5/14

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13 FINALISATION 13/14

14 ESPACE PERSONNEL Une fois votre Espace Personnel créé, référez-vous à la procédure d inscription pour poursuivre vos démarches. Direction Recherche Valorisation Etudes Doctorales Université de Cergy-Pontoise 33 boulevard du Port Cergy-Pontoise cedex 14/14