Projet d ordre du jour du Conseil d Administration du 19 Novembre 2015

Transcription

1 Projet d ordre du jour du Conseil d Administration du 19 Novembre Ouverture Proposée par Fares Appuyé par Sophie 1. Ordre du jour Jade : Rajouter le point communication interne avant Hoodies. Appuyé par Camille Adopté à l unanimité Ordre du jour proposé par Sophie Appuyé par Djian 2. Adoption du procès-verbal CA 29 octobre Adopté à l unanimité 3. Communication interne Jade : Il y a un manque de communication interne. Auky, il faudrait que tu parles de tes plans à l avance. Auky : j ai fait des efforts récemment. Francis : c est vrai que ça s est amélioré. Sophie : faire des feuilles explicatives pour la vente de billets pour une meilleure organisation. Alex : donner toutes les informations le plus rapidement possible à Caroline pour faire un évènement sous la page AESPEIUM Caroline : Utiliser moi 4. Hoodies Mélanie : tout est prêt, j attends les modèles pour commencer l essayage. On devrait recevoir les Hoodies entre le 11 et 17 décembre. On va aussi rajouter «Université de Montréal.»

2 5. Partenariat Francis : une communauté d étudiant qui vend et achète des livres usagers, ils ont fait une application mobile et ils voudraient que l on partage leur projet. Camille : Je propose que l on partage leur projet. Appuyé par Sophie Adoptée à l unanimité Fares : c est nous qui devons faire la publicité? Francis : oui 6. Externe(s) a. Retour CC Mel : Un nouveau rapport va être fait en raison de la mauvaise représentation des femmes. Des actions du 1 er au 3 décembre par rapport à l austérité. Francis : Retour sur l AG de positionnement? Chloé : beaucoup d abstentions, les présentations n ont pas assez convaincu. Ivan : Pas assez de monde, on devrait peut-être faire des tournées de classe Francis : la réalité reste qu outre les personnes habituelles, les autres membres ne sont pas assez intéressés par ce genre d AG. On pourrait en parler davantage et faire une séance de préparation pour que les membres connaissent mieux les enjeux. b. Comité de modification des RG Mélanie : Le plan est encore de le faire à l hiver Francis : je vais vous donner des papiers qu on avait l année dernière 7. Représentant des étudiants internationaux Djian : Tournée des appartements : grand succès. La collaboration avec économie et économie politique s est très bien déroulée. Ma fiche santé et compagnie est sur le point d être prête. Jean-François Gagné nous a donné la liste pour les étudiants en échange, mais je n avais jamais de réponse. Finalement j ai su que mes courriels allaient dans les courriels indésirables. Des étudiants ne connaissent même pas l association et les activités que l on organise. Francis : le département ne nous fait pas assez de publicité. On en a parlé avec Guillermo Auréano. Djian : Jean-François Gagné était content parce que j ai mis en contact une de nos étudiantes parties en échange au Japon avec des étudiants japonais en échange ici. Problèmes avec le BEI, les étudiants internationaux ne peuvent pas, en théorie, faire des stages ici. Le BEI dit que ce n est pas nécessaire d avoir un permis spécial alors que M. Auréano dit qu ils ne peuvent pas, bref, contradiction.

3 Francis : autres activités à venir? Djian : Pas particulièrement. Sinon le projet d organiser un café coopératif/ collecte de fonds, contribution volontaire pour la croix rouge canadienne. Pour ça, j ai déjà 150 cafés gratuits, pas de machine encore, mais il y en a 30$ sur Kijjii. Francis : Pensais-tu donner aussi des collations? Djian : Oui. Camille : autres projets pour la session d hiver? Djian : Oui, une virée à Québec, 40$ avec nuit incluse. Caroline : Recyclé les capsules chez Nepresso Djian : Je m engage à aller les portées. 8. CVE festif Auky : Party chalet : 20$ pour la location du chalet, fonctionne avec un système de covoiturage et chacun apporte sa bouffe et son alcool. Party de fin de session : on a commencé à regarder pour un truc avec plusieurs assos, le concept serait un open-bar, idéalement autour de 15-20$ le billet. Certaines assos voudraient que le party de session ne soit pas déficitaire. Party Hunger Games avec Sim Um : Les participants de Hunger Games devaient avoir leur billet déjà et on donnait 5$ à Sim Um. Finalement, ils nous ont dit qu ils voulaient plus finalement, ils veulent qu on paye 10$. Problème à l interne et c est un peu dégueulasse de leur part de nous faire payer plus alors qu on a déjà fait la communication pour eux. Projet de la rentrée : pas beaucoup de monde, je voulais faire un chalet, j ai commencé à regarder les différents prix. Ça serait la 1r e fin de semaine parce qu après c est le Carnaval et les JDSP. Francis : On va avoir combien de billets? Auky : Sophie : c est une bonne idée de ne pas être déficitaire, mais nous on doit dépenser notre argent. On arrive à la fin de session et personne au temps pour des collectes de fonds. Francis : Vérifier les détails, ne pas laisser les bouteilles comme ça l a été proposer. Sophie : Le Carnaval, c est gros, et commencer un plan d action dès que les infos sortent. Auky : Est-ce que je fais un comité carnaval Camille : Oui Francis : on a un meilleur budget pour le carnaval que l an dernier.

4 Tiffen : Le chalet pour la prochaine session, on est quand même une grosse asso, a combien tu évaluerais les places disponibles, serait-il centré autour de l asso? Auky : je regarde autour de 100 places. Ça ne dépassera pas 50$. Fares : Pour les gens du chalet, c est souvent des premières années, mais il faut vraiment contrôler ce qu ils apportent et tout, il n y aura pas vraiment d autorité et il ne faudrait pas que ça déborde. 9. CVE sport Je ne ferai pas le tournoi, c est cher, mais je pensais faire le soccer sumo. On le ferait soit vendredi prochain ou soit le dernier vendredi. Ils nous forcent à prendre l Arbitre avec l équipement. Pour l instant ça coûte quand même cher, mais vu qu on économise sur les tournois, ça va. Faudrait faire des chandails. Alex : faire des tournois FIFA et NHL. Ivan : oui j avais pensé faire ça, peut-être avec une télévision avec une console comme dans le local d économie. 10.Trésorerie a. Polémique Jade : Nicolas n est pas là, mais le Polémique a son autonomie décisionnelle, mais que depuis le début on n a pas encore de version qui est sortie. Il devrait presser son groupe pour sortir. Francis : Il devait aller porter à l impression cette semaine. Ça va être une édition double. La prochaine va sortir au début de l hiver et sinon il va essayer d en faire une par mois. Jade : Ne pas oublier de remplir les feuilles de retour. Djian à dépenser 953$ de son budget de 3000$ pour la tournée des appartements, c était un gros évènement que je crois qui a été réussi donc c est bien justifier. Dépense inattendue : comme vous saviez, les consommations devaient être payées pour l équipe gagnante, supposément 5 consommations, mais finalement plus. b. Compte de l association Nous avons 2773,45$ dans le coffre actuellement. La banque vient de m informer qu on a $ dans le compte. L argent va augmenter parce qu on a plusieurs chèques de remboursement. c. Carte de crédit Pour renouveler le nom de domaine du site internet chaque année. Je pense que ça serait mieux que ça soit de l association étudiante qu à un exécutant. On voterait pour qui garderait la carte parce que les années précédentes il y a eu des abus. Rendez-vous le lundi 23 novembre à 15h00.

5 Francis : faire attention si on a une carte de crédit que les exécutants vont au resto avec cette carte, se payent des taxis, etc. Camille : Je propose que l AESPEIUM finance à titre de 100$ par tête les membres de la simulation de l OTAN. Jade : Il y a déjà une section bourse pour cela. C est vrai que les années précédentes ont coûté moins cher et on prévoit des Open Bar avec un gros budget. Jade : j appelle à battre sa proposition étant donné que la simulation de l OTAN fait partie de Sim UM, on garde le budget prévu. Camille : Je retire ma proposition, on en reparlera plus tard. Sophie : on laisse la carte de crédit dans le coffre, qu on encadre les dépenses. Aussi, envisager que le budget de CVE festif est très grand comme a dit Camille Fares : Si c est compliqué pourquoi en avoir une? Sophie : Le problème c est que quand il faut une carte de crédit c est un exécutant et ensuite quand ça change de CA c est compliqué. Fares : donc qu on ne l utilise que pour le site internet et une petite limite pour XYZ Sophie : Je propose qu on acquière une carte de crédit considérant le fait que l AESPEIUM veuille développer son site internet et de dire que tous les achats de cette carte doivent être justifier préalablement par un CA et que la carte doit être gardé en tout temps dans le coffre de l association et seulement le conseil exécutif aurait le NIP. Limite au minimum possible. Fares appui Adoptée à l unanimité. 11.Délégués aux affaires académiques a. Retour sur le CAA Réforme sur les stages. b. Évaluations de mi-session Fares : je n ai pas consulté le document, normalement c est terminé, il faut se rencontrer pour parler avec les professeurs. Francis : Vous en charger le plus tôt possible s il vous plaît c. Dossiers en cours Mandat pour faire accréditer les simulations. D ici demain, on va faire les démarches. On est deux grosses associations du département. 2 e dossier : réforme pour le programme d études internationales. La réforme est presque terminée et nous avons le document de réforme. Si vous avez des questions plus spécifiques, vous pouvez venir me voir.

6 Djian : Il me semble que l accréditation a déjà été refusée? Sophie : Oui, mais on a le mandat de relancer cela. Jade : Le département ne fait pas assez de publicité concernant la possibilité de décrocher un emploi avec seulement un baccalauréat, ça pourrait enlever cette culture et cette peur qu ont les étudiants de ne pas avoir d emploi. Francis : On en a parlé avec G. Auréano par rapport à la communication. Jade : Je propose que l AESPEIUM travaille en collaboration avec le département de Science politique de l UdeM afin de créer plus d évènements qui illustrent les opportunités d emplois pour les diplômés au Premier Cycle. Appuyé par Camille Sophie : Est-ce que ça serait possible d aller tâter le terrain avant d avoir un mandat clair, pour que ça soit plus précis. Fares : J appelle à battre la proposition, parce que pour l instant on ne sait rien. Djian : Il y a certes un souci de communication, mais la proposition de Jade permet d ouvrir la porte et de démontrer qu on a une volonté. Jade : D accord avec Fares par rapport à la communication, toutefois, ma proposition sert à donner un mandat à Fares et Sophie. Sophie : je comprends ton point, je voudrais amender ta proposition. Je dirais approcher le département plutôt que de travailler en collaboration avec eux. Amendement à l amiable approuvé par le proposer. Fares : j appelle à battre la proposition parce que le département a toujours été là. Demande de vote par Sophie Adopté à la majorité manifeste d. Cocktail réseautage (département) Sophie : prochaine fois on s occupe du fromage Alex : on fait quoi avec les bouteilles de vin? Francis : Soit on les retourne ou sinon on peut les garder pour le in et fromage à l hiver. Il reste 29 bouteilles. On peut l entreposer chez quelqu un. Djain : Qu est-ce qu il y avait contre le fromage? Sophie : pas des assez bons fromages, pas de noms, etc. 12.Représentante des finissants

7 Tiffen : Les photos auront lieu demain pour cette session. Un peu moins de monde que j espérais alors qu il a encore des gens qui viennent me voir pour me dire qu ils n ont pas reçu l info. J ai jusqu à jeudi pour récupérer les bons de commande pour les photos de la mosaïque. On recevra les photos le 18 décembre. Pour le bal, j ai eu ma première réunion avec le comité, les gens se sont focalisés sur le problème compol, au final les problèmes sont réglés. On va faire le bal avec Compol et ils payeront au prorata. Je voudrais avoir la réservation de la salle pour janvier. On se voit demain moi et Candice pour continuer les préparatifs. Francis : J ai été approché par Écopol qui veut le faire avec nous, ils auraient autour de 15 personnes. Soit tu prends la décision avec eux, soit tu en parles en comité. Tiffen : On va voir avec leur budget et ce qu ils veulent, je vais aller les voir. Sophie : Quand c était Catherine Joubert, elle avait fait un gros sondage, on ne peut pas toujours aller aux rencontres du comité. Fares : Pour écopol, je te conseille de parler avant avec le comité. Tiffen : Je peux en parler avec eux avant, mais ça va surtout dépendre de comment je le sens par rapport à l organisation. Ivan : l argent pour l après-bar voir avec Auky. Francis : il sera plus productif de parler de l après-bal quand on sera s il y en a un. 13.Déléguée aux communications Présentation d Alex sur le site web, on voudrait quelque chose d épuré, moderne clair. On voudrait mettre 5 rubriques. Ça serait 59$ américain. Fares : mettre un onglet stage 14.Varia Ivan : je vous invite à venir jouer au hockey demain a. Fermeture Proposée par Camille Appuyée par Caroline