Appel d offres. Image de marque Plateforme Web de promotion régionale. Déposé par La Conférence régionale des élues du Bas-Saint-Laurent

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1 Appel d offres Image de marque Plateforme Web de promotion régionale Déposé par La Conférence régionale des élues du Bas-Saint-Laurent Septembre 2014

2 Le mandataire Créée en vertu d une loi gouvernementale, la Conférence régionale des élues du Bas-Saint- Laurent (CRÉBSL) est une instance de concertation et de planification composée à la base d élues municipaux qui s adjoignent des représentantes et des représentants de divers secteurs socioéconomiques et qui a pour mission de promouvoir et de soutenir le développement économique, social et culturel de la grande région administrative du Bas-Saint-Laurent. Dans le cadre du présent mandat La personne responsable du projet : Chantale Dumont. L équipe de travail interne : le service des communications de la CRÉBSL. L approbation à différentes étapes de la démarche : la direction générale de la CRÉBSL. Nature du projet Le défi 1 du plan de développement de la région du Bas-Saint-Laurent consiste à «Poursuivre les efforts visant à mieux faire connaître le Bas-Saint-Laurent comme endroit pour vivre, étudier, travailler, investir.» Un des moyens identifiés pour répondre à ce défi consiste à une mise à jour des outils de promotion régionale ici divisés en deux volets. Les voici : Volet 1 : Image de marque Développer une image de marque de la région à partir de signatures déjà existantes, en plus de développer une banque d images libres de droits incluant une prise de photographies mettant en scène des personnes de la région et des paysages de différentes municipalités aux couleurs des quatre saisons. Volet 2 : Plateforme Web de promotion de la région Refonte complète de la Vitrine du Bas-Saint-Laurent selon les modalités décrites dans le cahier des charges. Le site sera utilisé par les acteurs régionaux et les employeurs en termes de présentation de la région à partir des sections : Découvrir - Étudier - Travailler - Faire des affaires - S établir. Ce site s adressera aussi aux populations locales en diffusant les Actualités, Offres d emploi et Histoires à succès du Bas- Saint-Laurent. Appel d offres Plateforme Web de promotion régionale Image de marque 2

3 Mandat de l agence choisie À partir du cahier des charges 1 disponible sur demande, l agence devra répondre à l un ou l autre des volets suivants ou les deux : Volet 1 : Image de marque Actualiser les logos Vivre à temps plein! et Le Bas-Saint-Laurent, tout lui réussit! déclinés en différents formats pour utilisation Web (signature courriel, site, médias sociaux) et imprimés. Développer une banque d images régionales de vingt (20) photographies mettant en scène des paysages et des personnes de la région. Les images devront être déclinées en différents formats pour une utilisation Web et imprimée. Elles seront libres de droits d utilisation pour l ensemble des outils de la Conférence régionale des élues et ses partenaires. Concevoir dix (10) publicités (à partir de la banque d images régionales développée) accompagnées d un slogan. Les publicités devront être déclinées en différents formats pour une utilisation Web et imprimée. Elles seront libres de droits d utilisation pour l ensemble des outils de la Conférence régionale des élues et ses partenaires. Réaliser cinq (5) portraits d ambassadeurs sous forme de vidéos pour utilisation Web, libres de droits d utilisation pour l ensemble des outils de la Conférence régionale des élues et ses partenaires. Volet 2 : Plateforme Web de promotion de la région Proposer une arborescence finale assurant une utilisation conviviale du site et rejoignant les clientèles cibles. Assurer la programmation du site en utilisant une technologie de type «open source». Développer le design graphique du site en lien avec l image de marque. Réaliser un guide d utilisation du site et former les administrateurs à son utilisation. Service et suivi Assurer une assistance technique à la suite de l implantation du site. 1 Contactez à cet effet la responsable du projet, Chantale Dumont, aux coordonnées suivantes : cdumont@crebsl.org Appel d offres Plateforme Web de promotion régionale Image de marque 3

4 Instructions au soumissionnaire Le soumissionnaire doit fournir tous les éléments d information nécessaires et suffisants permettant d évaluer correctement l offre de service. Les informations fournies doivent être succinctes et toucher à tous les aspects présentés dans le cahier des charges. Plus précisément : Le soumissionnaire devra décrire la façon dont il satisfera les besoins présentés dans cet appel d offres. Le soumissionnaire devra décrire comment il compte répondre aux exigences présentées dans ce document et le cahier des charges. Le soumissionnaire devra joindre un calendrier d exécution. Le soumissionnaire devra fournir un budget détaillé des coûts d honoraires en fonction des principales activités du mandat. Dates à retenir 2 septembre Dépôt de l appel d offres par le mandataire 2-19 septembre 19 septembre 19 septembre au 3 octobre Période d étude de l appel d offres, contact avec le mandataire pour des éclaircissements Dépôt d une soumission incluant l ensemble des éléments demandés avant 16 h Présélection des agences par la CRÉBSL 6-10 octobre Entrevues de sélection aux bureaux de la CRÉBSL 13 octobre Début du mandat par l agence retenue 13 octobre au 31 juillet Livraison du volet 1 : photographies automnales, hivernales, printanières et estivales. Fin du mandat : juillet octobre au 2 mars Livraison du volet 2 : 2 mars 2015 Durée de la validité de l offre de service L offre de service déposée demeure valide pour une période de dix-sept (17) jours à compter de la date d ouverture des offres de service. Les soumissionnaires devront faire parvenir une copie de leur offre au requérant au plus tard le 19 septembre 2014 à 16 h. Appel d offres Plateforme Web de promotion régionale Image de marque 4

5 Présentation des offres de service L organisme requérant se réserve le droit d inviter les soumissionnaires de son choix à faire une présentation de leur offre de service ou à fournir des informations additionnelles et complémentaires. Droit de retrait Pour des raisons budgétaires, le requérant se réserve le droit de retirer certaines parties de l offre de service de l agence retenue. Droit d utilisation et propriété intellectuelle L organisme requérant possède les droits d utilisation de tout matériel créé dans le cadre de ce mandat et pourra les utiliser comme il l entend. Les idées et concepts du cahier des charges et ceux qui seront développés avec l agence retenue appartiennent à l organisme requérant en tant qu actifs intellectuels 2. Engagement du requérant L organisme requérant ne s engage à accepter ni la plus basse ni aucune des soumissions reçues et n assume aucune obligation de quelque nature que ce soit envers le ou les soumissionnaires. Le requérant se réserve le droit de retenir plus d une agence pour ainsi diviser les tâches. Tel que mentionné dans sa Politique d octroi de contrats professionnels, d acquisition ou de location de biens, la Conférence régionale des élues «privilégiera des appels d offres auprès des fournisseurs de la région du Bas-Saint-Laurent qui répondront aux exigences requises en ayant aussi un souci, lorsque faire se peut, d une répartition des contrats sur le territoire.» Signature 2 septembre 2014 Date 2 Un «actif intellectuel» s'entend de tout ce qui se rapporte à une idée, qui a une valeur commerciale au même titre qu'un actif matériel. Appel d offres Plateforme Web de promotion régionale Image de marque 5