Frédéric Rouquié. Tsoft et Groupe Eyrolles, 2003, ISBN :

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1 Frédéric Rouquié Tsoft et Groupe Eyrolles, 2003, ISBN :

2 1 - Prise en main de la messagerie

3 OBJECTIFS ET PLAN Ce scénario est une mise du pied à l étrier : il déroule les situations courantes d utilisation de la messagerie. Son objectif, tout comme celui des scénarios suivants n est pas le parcours de techniques mais de situations. OBJECTIFS Apprendre rapidement à : Consulter des mémos, Gérer et classer les mémos, Répondre à un mémo. MOTS-CLÉS Au delà des objectifs, le mot-clé qui caractérise ce scénario est le temps, qui se décline en : Gagner du temps avec la messagerie, Gérer le rapport messagerie et téléphone, Gérer son temps. LES GRANDES ÉTAPES Les étapes proposées correspondent à l utilisation journalière de la messagerie : ouvrir votre messagerie, consulter les messages, répondre, envoyer de nouveaux messages. La création d un système de classement des messages et la suppression de messages Vous fera gagner du temps au quotidien. Copier les messages des exercices Des messages ont été préparés pour les exercices. Ils sont copiés automatiquement dans votre base courrier. Consulter ses messages Ouvrir la messagerie. Consulter les nouveaux messages. Visualiser les fichiers attachés. Imprimer les mémos. Supprimer des messages. Répondre, envoyer des messages Répondre aux messages, faire suivre. Envoyer un nouveau message. Attacher un ou des fichiers. Gérer les messages Penser le classement. Créer un système de classement simple. Classer un message reçu. Classer un message envoyé. Supprimer périodiquement les messages. RÉFÉRENCE Le scénario met en œuvre des techniques détaillées dans les fiches Environnement de travail, Créer et envoyer un mémo, Gestion des mémos reçus. Les renvois sont indiqués par une loupe et le nom de la fiche à consulter en cas de besoin. Environnement de travail. Lancer/Quitter Notes. 118 Tsoft/Eyrolles Lotus Notes 6 Utilisateur

4 COPIER LES MESSAGES DES EXERCICES Les scénarios sont basés sur des messages qui ne sont pas dans votre base courrier. Vous pouvez charger la base Exercices de messagerie, disponible depuis le site Eyrolles.com, qui les contient. Des automates effectuent le chargement des messages pour un atelier donné. TÉLÉCHARGEMENT DE LA BASE D EXERCICES Se connecter à l adresse Cliquer sur «Téléchargement» Cliquer sur «Devenir membre» puis remplir le formulaire d inscription Cliquer sur «Filière bureautique» dans la zone de téléchargement Cliquer sur «Exercices Lotus Notes 6», cliquer le fichier «Exercices de messagerie» Le dialogue Téléchargement de fichier s affiche. Cliquer sur Enregistrer ce programme sur disque, puis cliquer sur «OK» Le dialogue Enregistrer sous s affiche Naviguer vers un répertoire de travail de votre choix, cliquer sur «OK» - COPIE DES FICHIERS DE L ATELIER 1 Démarrer l explorateur Windows, puis naviguer vers le répertoire de travail précédent Double-clic sur Exercices de messagerie.nsf Lotus Notes est lancé automatiquement. Saisir le mot de passe Lotus Notes, puis cliquer sur «OK» La page d accueil Exercices de messagerie Notes 6 s affiche Cliquer Fermer la fenêtre sur le coin supérieur gauche Cliquer sur Préparation, puis sur Atelier 1 Sélectionner Accréditer le signataire pour exécuter l action, puis cliquer sur «OK» Répéter l opération jusqu à l affichage du nombre de messages copiés Arrêter Notes en cliquant sur la case de fermeture de la fenêtre Tsoft/Eyrolles Lotus Notes 6 Utilisateur 119

5 CONSULTER SES MESSAGES La journée commence par la consultation des messages reçus. DÉMARRER NOTES Notes se démarre comme n importe quelle application Windows, par exemple : Cliquer sur le bouton «Démarrer» à l extrémité gauche de la barre des tâches Commande Programmes/Applications Lotus/Lotus Notes Environnement de travail. Lancer/Quitter Notes. - OUVRIR LA MESSAGERIE La page de bienvenue de Notes est affichée. Environnement de travail. La fenêtre de Notes. A partir de la page de bienvenue Général Cliquer sur cette image ou sur le terme Courrier. Courrier en arrivée (nouveaux messages) A l aide de la barre de signets Cliquer sur cette icône dans la barre de signets. A l aide de la barre des tâches Cliquer sur son dernier bouton, à l extrémité droite de la barre d état Dans la liste qui se déroule, cliquer sur Ouvrir courrier A l aide d un signet Notes désigne un raccourci par signet. Les deux mots sont synonymes. Notes crée automatiquement un raccourci vers une base de documents ouverte dans le dossier de signets Signets favoris. Cliquer sur le dossier Signets favoris. Cliquer sur le signet affichant votre nom. Toutes les techniques indiquées sont rigoureusement équivalentes : choisissez selon vos goûts et habitudes personnels. 120 Tsoft/Eyrolles Lotus Notes 6 Utilisateur

6 - CONSULTER LES NOUVEAUX MESSAGES Courrier en arrivée (4) est en gras suivi du nombre de nouveaux messages, signifie que des courriers nouveaux sont arrivés. Méthode 1 Les nouveaux messages sont signalés en rouge avec une étoile à gauche (a). Double-clic sur le premier message (a) Fichier/Fermer, ou appuyer sur -F pour fermer le mémo Le premier message apparaît maintenant en noir puisque lu. Méthode 2 Cliquer sur ce bouton à l extrémité droite de la barre d état. Dans la liste qui s affiche, cliquer sur la commande Parcourir courrier non lu pour afficher le premier mémo non lu. Le second message s affiche. Il vous a été transféré par Claude qui a ajouté une pièce attachée. Vous voulez continuer à consulter le courrier non lu. Tsoft/Eyrolles Lotus Notes 6 Utilisateur 121

7 Utilisez ces boutons dans la barre d outils pour passer au message non lu suivant ou précédent. Le troisième message s affiche. Notez que ce message a remplacé le précédent dans la barre des tâches. Utiliser ces boutons dans la barre d outils pour passer au message non lu suivant ou précédent. Comme vous avez commencé à lire les messages depuis le haut, Notes ne trouve plus de messages non lus vers le haut et affiche la liste des messages, le curseur étant sur le dernier lu. Vous avez maintenant lu trois messages et il en reste un non-lu. Méthode 3 Vue/Afficher/Non lus seulement pour réduire la liste aux messages non lus Il n y a plus qu un seul message. Laisser le message en l état : le titre est assez explicite! Pour voir à nouveau tous les messages : Vue/Afficher/Non lus seulement à nouveau pour désactiver l option Amener le curseur de l ascenseur vertical vers le haut pour voir toute la liste 122 Tsoft/Eyrolles Lotus Notes 6 Utilisateur

8 - VISUALISER LES FICHIERS ATTACHÉS Un message contient fréquemment un fichier rattaché : un document de traitement de texte, un fichier de tableur, un graphique. Il est signalé par un trombone (b) dans le Courrier en arrivée. (a) (b) Truc : pour mettre tous les gros messages avec des pièces attachées en tête, cliquer sur la flèche (a) à côté de l en-tête Taille (c) La flèche est pleine (c), ce qui indique que l ordre de classement n est pas celui par défaut. Par défaut, les mémos sont classés par date croissante. Ouvrir le document avec la pièce attachée par un double-clic Clic-droit sur l icône de la pièce jointe, puis cliquer sur la commande Visualiser dans le menu contextuel qui s affiche. Le document joint est affiché dans la fenêtre du Visualiseur de fichiers de Notes. Le Visualiseur de Notes affiche le contenu de ce fichier même si l application à partir de laquelle il a été créé n est pas installée sur votre poste. Le mémo est ouvert en consultation. Fichier/Fermer, ou appuyer sur -F pour revenir au mémo Tsoft/Eyrolles Lotus Notes 6 Utilisateur 123

9 - IMPRIMER LES MÉMOS L impression des messages est indispensable lorsque vous devez disposer de l information dans un lieu où vous n avez pas accès à votre messagerie : une salle de réunion, une visite chez un client L impression est aussi un moyen courant de conserver une information reconnue importante. Remarque : lorsque vous préparez une réunion, assurez-vous que tous les participants disposent bien des informations utiles avant la réunion en les communiquant par messagerie, à moins que vous ayez une annonce (surprise) à faire. Dites-vous aussi qu un document papier doit être classé et que cela prend du temps. Pour un mémo Ouvrir le mémo ou le sélectionner Fichier/Imprimer, ou appuyer sur -P Choisir une imprimante Cliquer sur «Prévisualiser» pour voir l aspect du document Vous pouvez constater que seul le corps du mémo est imprimé. Cliquez sur «OK» pour obtenir une copie imprimée ou «Annuler» pour fermer le dialogue Pour imprimer la pièce attachée : Afficher le fichier avec le visualiseur de Notes Fichier/Imprimer, ou appuyer sur -P L apparence du dialogue est un peu différent. Le résultat est différent de celui que vous obtiendriez avec l application, ici Excel, mais l affichage est plus rapide et vous ne polluez pas votre disque dur avec des fichiers de travail. Appuyer sur <Echap> pour fermer toutes les fenêtre de Notes 124 Tsoft/Eyrolles Lotus Notes 6 Utilisateur

10 Pour plusieurs mémos Sélectionner les mémos en cliquant dans la colonne précédant le nom de l expéditeur : une coche apparaît alors devant Fichier/Imprimer, ou appuyer sur -P Cocher Imprimer documents sélectionnés Cliquer «Personnaliser» Sélectionner un type de séparation entre les mémos : saut de page, ligne ou rien Cliquer sur «OK» deux fois Edition/Tout désélectionner pour désélectionner les mémos. Cette précaution évite d envoyer les documents sélectionnés à la poubelle en appuyant sur - SUPPRIMER DES MESSAGES Lorsque le message correspond à une information qui n appelle pas d action de votre part ou à une action immédiate aller déjeuner avec Julie, il est préférable de le supprimer immédiatement après l avoir lu. Dès que l information est inutile, autant la supprimer. Sélectionner le mémo d invitation de Julie (il est 13h30 et vous êtes revenu de déjeuner) en cliquant dans la colonne précédant le nom de l expéditeur : une coche apparaît alors devant. Cliquer «Supprimer» ou appuyer sur. Le mémo est marqué avec une Croix dans le Courrier en arrivée et placé dans le dossier Corbeille d où il pourra être récupéré tant que ce dossier n aura pas été vidé. Cliquer «Supprimer» ou appuyer sur. : le signe de la Corbeille disparaît. Le document a été retiré de la Corbeille. Cliquer «Supprimer» ou appuyer sur. : le signe de la Corbeille apparaît à nouveau Vider la corbeille : Méthode 1 Cette méthode fonctionne uniquement si vous avez demandé dans les préférences utilisateur que la corbeille soit vidée à la fermeture de la base, avec message de confirmation ou pas. Préférences utilisateur. Préférences générales. Fermer votre base Courrier Tsoft/Eyrolles Lotus Notes 6 Utilisateur 125

11 Cliquer sur «Non» parce que vous n êtes pas complètement sûr qu il faut vraiment supprimer ce mémo Ouvrir à nouveau votre base courrier Le mémo est marqué avec une Corbeille dans le Courrier en arrivée Pour plusieurs mémos Vider la corbeille : Méthode 2 Cette méthode fonctionne quels que soient les paramètres effectués dans le dialogue des préférences utilisateur. Appuyer sur la touche F9, puis cliquez «Oui» Ou Dans le panneau de navigation, sélectionner le dossier Corbeille Cliquer sur ce bouton dans la barre d actions, ou Actions/Vider la Corbeille. Le message doit avoir disparu. Remarque : si votre dossier de Courrier en arrivée ne contient que les messages non-lus reçus ce jour et les demandes à traiter dans la journée, votre manière de gérer votre temps correspond bien à la philosophie de la messagerie. 126 Tsoft/Eyrolles Lotus Notes 6 Utilisateur

12 RÉPONDRE, FAIRE SUIVRE DES MESSAGES Vous pouvez répondre à un message ou faire suivre le message à d autres destinataires. Le message d origine peut être inclus ou exclus de votre message de réponse, de même les fichiers attachés au message d origine reçu peuvent être joints au message de réponse. RÉPONDRE À UN MESSAGE Ouvrez le mémo de Julie Despaure à la recherche d un relecteur La convention courante est que vous répondez à un message si vous apparaissez dans le champ <A> et qu une action vous est demandée. Les destinataires qui apparaissent dans le champ <cc> reçoivent le message pour information et aucune action n est attendue d eux. Dans la suite du scénario, vous allez répondre à Julie que vous connaissez quelqu un. Vous allez inclure sa question dans votre réponse. Le message auquel il est répondu est copié dans la réponse pour mémoire (c est l option par défaut). Les fichiers rattachés sont également inclus. Cette option est utile si les fichiers rattachés ont été modifiés par vous ; si vous n avez pas modifié de fichiers rattachés, utilisez plutôt l option Répondre sans rattachement. Sélectionner ou ouvrir le mémo Un nouveau mémo est créé. Cliquer sur ce bouton dans la barre d action puis cliquer sur Répondre avec historique, ou Création/Répondre avec historique. Tsoft/Eyrolles Lotus Notes 6 Utilisateur 127

13 Taper votre réponse sans modifier le message auquel vous répondez Cliquer «Adresser» <Chercher dans> : sélectionner l annuaire du domaine Sélectionner votre nom dans l annuaire Cliquer «ccc» pour copier votre nom en copie carbonée cachée : vous recevrez le message sans que votre nom apparaisse aux autres destinataires et vous le visualiserez tel qu ils le reçoivent, puis cliquer sur «OK» Cliquer sur ce bouton dans la barre d actions, ou Actions/Envoyer. Le message auquel vous avez répondu s affiche. Supprimer ce message en appuyant sur <Suppr> Afficher le message que vous vous êtes envoyé à vous même 128 Tsoft/Eyrolles Lotus Notes 6 Utilisateur

14 Votre nom apparaît entre parenthèses dans <cc> : vos destinataires ne le voient pas. Supprimer le message (votre réponse en ccc) en appuyant sur <Suppr> Supprimer le message d avis de non distribution en appuyant sur <Suppr> Remarque : Vous avez reçu, pour cet exercice, un avis de non distribution parce que ces messages ne viennent pas de votre messagerie d entreprise et qu il y a peu de chance que l expéditeur puisse la recevoir dans sa base courrier. Dans la suite des exercices, supprimez à chaque fois cet avis de non distribution. Notez qu avec l option Répondre avec historique qui inclut le message d origine reçu dans votre réponse, vous pouvez ensuite supprimer le message auquel vous avez répondu et ne conserver que la réponse pour mémoire. Vous auriez pu utiliser l option Répondre sans historique si vous aviez voulu ne pas inclure le message d origine reçu dans votre message de réponse. Répondre sans rattachement Nous allons répondre au message de Claude en supprimant le fichier rattaché dans l historique de réponse. Cette option correspond à Répondre avec historique mais les rattachements seront supprimés. Elle est recommandée si vous n avez pas modifié les fichiers rattachés. Sélectionner et ouvrir le mémo de Claude Un nouveau mémo est créé. Cliquer sur ce bouton dans la barre d actions, puis cliquer sur Répondre sans rattachement. Taper votre réponse comme indiqué Cliquer sur ce bouton dans la barre d actions, ou Actions/Envoyer. Fermez le message auquel vous avez répondu et conservez le Répondre avec historique de type Internet Le message auquel il est répondu est copié dans la réponse pour mémoire. L historique adopte le style des réponses aux messages sur l Internet : texte en retrait précédé du symbole >. Sélectionner ou ouvrir le mémo Cliquer sur ce bouton dans la barre d actions, puis cliquer sur Répondre avec historique de type Internet. Un nouveau mémo est créé. Taper votre réponse et envoyer le mémo de manière habituelle Tsoft/Eyrolles Lotus Notes 6 Utilisateur 129

15 Répondre à tous Votre réponse est envoyée à l expéditeur et également à tous les autres destinataires du message original. Ceci suppose que tout le monde doit connaître votre avis. Cette option devrait être utilisée avec parcimonie. Remarque : lorsque l expéditeur du message procède à un sondage, par exemple, il est préférable qu il soit le seul destinataire de votre réponse. Il est de sa responsabilité de consolider l ensemble des réponses et d assurer la diffusion du résultat. Vous proposez à tous les participants au rdv de se retrouver une demi-heure avant pour pouvoir discuter du déroulement de la réunion et du rôle de chacun. L historique n a pas vraiment d intérêt dans ce cas. Sélectionnez le message de Albert Cliquer sur ce bouton dans la barre d actions, puis cliquer sur Répondre. Remarque : si un fichier rattaché est joint au message d origine, l option Répondre à tous avec historique va multiplier le nombre de copies de ce fichier. Faites attention à vos choix! FAIRE SUIVRE UN MESSAGE Un mémo est envoyé à une personne intéressée qui n était pas sur la liste des destinataires, ou encore un document suit un circuit de relecture et d approbation et chaque approbateur le fait suivre au suivant sur la liste. Faire suivre un mémo Sélectionner ou ouvrir le mémo Cliquer sur ce bouton dans la barre d actions, ou Actions/Faire suivre. Notes crée un nouveau mémo qui inclut le message original : Préciser le/les destinataires du mémo Taper un commentaire ou une note explicative au début du mémo Sélectionner les options de distribution puis Envoyer le mémo de manière habituelle Faire suivre plusieurs mémos Sélectionner les mémos à faire suivre en cliquant devant leur nom : une coche doit apparaître Cliquer sur ce bouton dans la barre d actions, puis cliquer sur Faire suivre ou Faire suivre sans rattachement ou Transfert de type Internet Notes crée un nouveau mémo regroupant tous les mémos sélectionnés : Préciser les destinataires Taper un commentaire ou une note explicative au début du mémo Envoyer le mémo de manière habituelle 130 Tsoft/Eyrolles Lotus Notes 6 Utilisateur

16 ENVOYER UN NOUVEAU MESSAGE Vous allez créer un nouveau message, indiquer les destinataires, attacher une pièce jointe et enfin envoyer le message. - CRÉER LE NOUVEAU MESSAGE A partir de la page de bienvenue Général Cliquer sur l icône Nouveau mémo. En passant une commande Création/Courrier/Mémo A l aide de la barre d état Dérouler le menu associé au dernier bouton de la barre d état. Cliquer sur la commande Créer mémo A partir de votre base Courrier Cliquer sur ce bouton dans la barre d actions. INDIQUER LES DESTINATAIRES Adressage rapide Placer le curseur dans l un des champs <A>, <cc>, et <ccc> Taper les premiers caractères du nom du destinataire, vous même ou une personne de la salle de formation, ici c est s Remarque : Notes explore d abord votre carnet d adresses personnel, puis l annuaire Domino sur le serveur. Appuyer sur la touche <Entrée> lorsque le nom affiché correspond au nom voulu, ici Simon Colson Annuaire Domino (le carnet d adresses public) Cette technique est utilisée ici pour les autres destinataires. Placer le curseur dans l un des champs <A>, <cc>, et <ccc> Cliquer sur ce bouton, ou commande Actions/Adresser. Tsoft/Eyrolles Lotus Notes 6 Utilisateur 131

17 Sélectionner un premier destinataire, ici Stephan Cros, puis cliquer «cc >» Sélectionner tous les autres destinataires, ici Marie ROUQUIE et Marcel SOULIE, en cliquant la marge de sélection (une coche apparaît), puis cliquer «cc >» Si vous êtes en auto formation, mettez vous dans chacun des deux champs. - ATTACHER UN OU DES FICHIERS La présentation.ppt et le fichier.doc vont être maintenant ajoutés au message. Placer le curseur dans le champ <Objet>, puis taper Révision de présentations Cliquer sur ce bouton dans la barre d outils, ou Fichier/Rattacher Le message veut vous indiquer que Notes ne sait pas mettre de fichiers rattachés dans le message si le curseur n est pas dans le corps du message. Peut être avez vous déjà eu ce type de message? Cliquer sur «OK» puis placer le curseur dans le corps du message, là où vous avez l habitue de placer le texte Taper un texte : Vous trouverez joint la présentation des fonctions de Lotus Notes pour gérer des dossiers de signets et un document de méthodologie générale. Faire un retour à la ligne Cliquer sur ce bouton dans la barre d outils, ou Fichier/Rattacher Sélectionner le premier fichier Gérer_les_messages.doc puis, en maintenant appuyée la touche, cliquer NotesUtil_V50_Ch05.ppt 132 Tsoft/Eyrolles Lotus Notes 6 Utilisateur

18 Les deux fichiers apparaissent en fond inversé. Cliquer sur «Créer» Les deux pièces attachées apparaissent en dessous de la première partie du texte. Il faut maintenant donner des instructions puisque : Une action est attendue de Simon qui est dans <Pour> Une information est envoyée à Stephan, Marie et Marcel, et ils n ont rien à faire dans l immédiat. Faire un retour à la ligne puis taper un texte d explication : Merci de me communiquer vos remarques directement sur ces fichiers : 1) Word : utilisez le mode révision 2) PP : dupliquez la diapositive et mettez vos initiales en haut et à droite. Simon commence Puis passe les docs à Stephan Stephan continue, puis passe les docs à Marie, Marie continue, puis passe les docs à Marcel Marcel termine et me retourne l'ensemble. Horizon souhaité : 2 semaines, soit 2 jours environ pour chacun. Merci de votre aide Edition/Orthographe pour vérifier le contenu du message Cliquer sur «Ajouter» pour que Word soit reconnu comme acronyme Faire de même pour PP si ceci vous semble légitime Envoyer le message Créer et envoyer un mémo. Pièces jointes, fichiers et images. Tsoft/Eyrolles Lotus Notes 6 Utilisateur 133

19 GÉRER LES MESSAGES La gestion des messages consiste d abord à créer pour son propre usage quelques règles simples : comment et quoi classer, quand supprimer,etc.. Le plus simple est en général le mieux, d autant que vous serez amené à déléguer l accès à votre courrier pendant vos absences et aussi à accéder aux bases courrier de personnes qui vous ont donné délégation. Nous allons dérouler les principales étapes de la gestion du courrier : Créer un système de classement simple, Classer un message reçu, Classer un message envoyé, Supprimer périodiquement les messages. - PENSER LE CLASSEMENT La messagerie Notes laisse à l utilisateur le soin de créer sa propre organisation de dossiers ou de n en utiliser aucun. Habituellement, les dossiers correspondent à des actions, des tâches, des tiers. Un dossier peut lui même contenir d autres dossiers : par exemple, pour un client, vous pouvez avoir plusieurs actions en cours ou conserver un historique des actions terminées : en cours et historique sont dans des dossiers séparés. Les dossiers peuvent également contenir de l information des tarifs, des procédures, des modèles de documents qui sont stables dans le temps. Tout dépend de vos fonctions et aussi de votre style de travail. L organisation que vous mettez en place a tout de même comme objectif de vous faire gagner du temps, donc : Choisissez de classer le courrier reçu ou le courrier envoyé : évitez un double classement. Classez dans un dossier des documents dont la durée de vie est comparable : ne mettez pas ensemble une procédure ISO et l annonce du meeting de mardi prochain. Evitez de classer : réservez une partie de votre temps pour expédier rapidement les demandes simples pour lesquelles l historique n offre pas d intérêt. Dès que vous avez répondu au message, vous le supprimez et vous ne gardez pas trace de votre réponse. Pensez partage : si plusieurs personnes travaillent chez le même client, il vaut mieux classer tous les documents concernant ce client dans une base commune plutôt que de dupliquer les documents et multiplier les classements. - CRÉER UN SYSTÈME DE CLASSEMENT SIMPLE La bannette dans laquelle s empilent les demandes de travaux est un modèle familier. A l image des bannettes, vous pouvez commencer par en utiliser trois qui seront autant de dossiers : Courrier en arrivée : tout ce qui doit être traité dans la journée est laissé dans Courrier en arrivée. Informations : toutes les informations n appelant pas de réponse de votre part Semaine : toutes les demandes demandant du temps mais qui doivent être traitées dans la semaine. Répondus : toutes les demandes traitées pour lesquelles il est préférable de garder un historique. Ces trois dossiers permettront de classer les mémos reçus et envoyés afin de mieux les retrouver plutôt que de les laisser dans Courrier en arrivée et dans Envoyés. Gestion des mémos reçus. Classer des mémos. La base courrier est ouverte. Création/Dossier 134 Tsoft/Eyrolles Lotus Notes 6 Utilisateur

20 Ou Cliquer sur ce bouton dans la barre d actions, puis sur Créer dossier. Dans la zone <Nom du dossier>, taper un nom pour le dossier Sélectionner un dossier si l on souhaite créer un sous-dossier dans un dossier Dans la zone <Nom du dossier>, taper un nom pour le dossier, ici Semaine Sélectionner un dossier si l on souhaite créer un sous-dossier dans un dossier Cliquer sur «OK» Créer un dossier Informations Créer un dossier Répondus Créer un dossier Interne dans Informations Créer un dossier Environnement dans Informations Les dossiers apparaissent dans le panneau de navigation de la base courrier. Ils font partie de votre base courrier sur le serveur de messagerie Domino : rien n est enregistré dans les dossiers Windows. Emplacement des dossiers Tsoft/Eyrolles Lotus Notes 6 Utilisateur 135

21 - CLASSER UN MESSAGE REÇU Selon l organisation proposée, il s agit de messages d informations dont vous voulez garder une trace après les avoir lus ou que vous lirez plus tard. Il s agit aussi de demandes que vous n envisagez pas de traiter dans la journée. Méthode 1 Les mémos d informations de Stephan sont conservés dans le dossier Informations. Sélectionner le mémo Nouvelles du CE Cliquer sur ce bouton dans la barre d actions, puis sur Classer ou Actions/Dossier/Classer. Sélectionner le dossier Internet dans Environnement Cliquer sur «Classer» : le document est déplacé du Courrier en arrivée dans le dossier En cliquant sur «Ajouter», le document se trouve dans Courrier en arrivée ET Informations/Interne. Ce n est pas souhaitable dans le présent scénario : que peut apporter la duplication? Méthode 2 Les deux autres documents d information de Stephan sont classés dans Environnement. Ouvrir le dossier Informations pour découvrir le dossier Environnement dans le panneau de navigation 136 Tsoft/Eyrolles Lotus Notes 6 Utilisateur

22 Sélectionner les mémos Faire glisser la sélection sur le dossier de classement dans le panneau de navigation - ENVOYER LE MESSAGE ET LE CLASSER Vous répondez à un message depuis Courrier en arrivée ou un dossier comme Semaine ou bien vous créez un nouveau mémo. Vous pouvez le classer dans le dossier de votre choix, par exemple Répondus. Il sera également visible dans le dossier Envoyés. Cliquer sur ce bouton dans la barre d actions, ou Actions/Envoyer et classer. Sélectionner un dossier, puis cliquer sur «OK» - CLASSER UN MESSAGE ENVOYÉ Vous avez envoyé un message sans le classer. Vous voulez le classer maintenant et le retirer du dossier Envoyés. Classer le message en utilisant l une des techniques décrites dans le paragraphe «Classer un message reçu» Remarque : le message reste dans Envoyés. Le bouton «Ajouter» est seul disponible dans le dialogue Classement. Ceci tient au fait que Envoyés est une vue comme Tous documents et que Courrier en arrivée est un dossier. Créer et envoyer un mémo. Fenêtre de messagerie. Vue et dossier. Pour retirer le message de Envoyés : Sélectionner les messages à retirer dans la vue Envoyés Cliquer le bouton «Supprimer» puis cliquer «Retirer» dans le dialogue - SUPPRIMER PÉRIODIQUEMENT LES MESSAGES La suppression des messages est d autant plus facile que votre classement sépare l essentiel de l accessoire, le pérenne du volatil. Tsoft/Eyrolles Lotus Notes 6 Utilisateur 137