SUPPLÉMENT À UNE PROPOSITION POUR UNE ASSURANCE DES INSTITUTIONS FINANCIÈRES (FORMULAIRE No. 14)

Transcription

1 SUPPLÉMENT À UNE PROPOSITION POUR UNE ASSURANCE DES INSTITUTIONS FINANCIÈRES (FORMULAIRE No. 14) PRIÈRE DE JOINDRE AU PRESENT DOCUMENT: 1. les derniers états financiers vérifiés accompagnés du rapport annuel; 2. un organigramme de l organisation, en y indiquant la nature des acitivités, le pourcentage d actions détenue par le preneur, et l addresse de chaque entité; 3. la dernière lettre adressée à la direction par les vérificateurs externes au sujet des contrôles internes et la réponse de la direction, -ou- 4. une lettre des vérificateurs, adressée directement, attestant qui ils n on pas envoyé de lettre. PRIÈRE DE REPONDRE À TOUTES LES QUESTIONS, SANS AUCUN BLANC. AU BESION, UTILISSER «S/O» (SANS OBJET) Preneur: Énumérez tous ceux qui font l objet de cette proposition (y compris les régimes d avantages sociaux). S.V.P. éviter e employer de termes généraux tels que «toutes les filiales, participations, sociétés dont le proposant est proprétaire, qu il administre ou qu il contrôle», etc. Au besoin, veuillez utiliser une feuille distincte. Adresse principale: numéro rue Adresse internet: ville province code postal 1. INFORMATION GÉNÉRALES a. Répartition des activités (en pourcentage): Investisseurs institutionnels % Particuliers (actions) % Prise firme % Particuliers (obligations) % Marché monétaire % Analyses financières contre rémunérations % b. Êtes-vous membre de la «National Association of Securities Dealers»? c. Pourcentage des activités au Canada: % Aux États-Unis? % ailleurs (prière de préciser les pays et le pourcentage des activités dans chacun) % 2. VÉRIFICATIONS a. Y a-t-il un service de vérification interne? b. Fait-il périodiquement des contrôles au hasard des espèces,des valeurs, de l ensemble des services et des comptes? A quelle fréquence? c. Chaque service possède-t-il un manuel des procédés et méthodes d après lequel se fait la vérification? d. Frèquence des vérifications dans les succursales. 3. CONTRÔLES INTERNES (AUTRES QUE LA VÉRIFICATIONS) a. Les encaissements et décaissements, sont-ils compatibilisés de façon détaillée et les écritures de journal et pièces justificatives de correction, sont-elles approuvées? Si OUI, par qui? b. Le courrier, est-il ouvert par une personne responsable qui n exerce normalement pas de fonctions comptable ou commerciales? Si OUI, qui est charge de la surveillance? c. Les programmeurs on-ils le droit d utiliser les machines sur lesquelles leurs programme opèrent? CR-FIF F Page 1 sur 8 LA GARANTIE, COMPAGNIE D ASSURANCE DE L AMERIQUE DU NORD

2 d. La rédaction informatisée des cheques, est-elle distincte des services qui les autorisent? e. Les pièces justificatives, sont-elles convenablement annulées par le signataire du chèque afin d éviter l emission du un autre chèque? f. Quelles précautions sont prises afin d éviter la perte ou l égarement des chèques? g. La séquence des numéros des chèques est-elle soigneusement suivie afin de s assurer que l imputation se fasse correctement? h. S il est fait usage de machines à signer pour les chèques, indiquez les contrôles dont font l objet les plaques à signature? i. Y a-t-il rotation des associés ayant le droit de signer et des fondés de pouvoir pour la manipulation des chèques de dépenses, de paie, de courtiers et d autre débours? j. La mention «pour dépôt seulement», est-elle apposée sur tous les chèques et traites des leur réception? k. Quelle est la fréquence des rapprochements des soldes bancaires? l. La date des rapprochements, est-elle parfois modifée pour des contrôles au hasard? m. La vérification des relevés bancaires mensuels et des chèques payés et leur rapprochement avec les registres généraux, sont-ils confiés a des personnes non affectées à la tenue des reistres de caisse ou aux décaisements? n. Les demandes de vérification et les relevés de compte indiquent-ils de signaler les irrégularités a une personne en particulier plutôt qu au chargé de compte du client? o. Les demandes de vérification font-elles l objet d une surveillance stricte avant leur envoi et après réception de la réponse? p. Si les clients ne répondent pas à la première demande de vérification, une seconde leur est-elle adressée? 4. COMPTES DES CLIENTS a. Quels genre d enquête est effectué avant l ouverture du un compte pour un nouveau client et son acceptation par un associé ou un dirigeant? b. Avant de procéduer au transfert d actions ou l obligations, demande-t-on aux propriétaires inscrits de celles-ci de les signer en présence d un associé, d un dirigeant, d un employé ou d un notaire? c. Les différences signalées par les clients, sont-ells réglées par un dirigeant ou un associé? d. Les comptes dormant font-ils d un compte distinct dans le grand livre général? Dans le grand livre, sont-ils séparés des comptes actifs? Font-ils l oject d une vérification périodique par quelqu un d autre que le répresentant du client? Si OUI, par qui et à quelle fréquence? e. Les clients, sont-ils tenus de rélger leurs comptes directement auprès du caissier ou de quelqu un d autre que la personne s étant occupée de l achat ou de la vente de leurs titres? f. Les opérations des acheteurs sur marge, sont-elles inscrites dans les livres de comptabilité independamment de l exécution des ordres par les préposés à la marge? Le système, tel qu ils est conçu, permet-il de decouvrir autrement que par les rapports de ses préposés à la marge les cas de non-paiement par les clients? g. Fréquence des rotations des comptes entre préposés à la marge? CR-FIF F Page 2 sur 8 LA GARANTIE, COMPAGNIE D ASSURANCE DE L AMERIQUE DU NORD

3 h. Les dossiers du service de la marge et les comptes des clients font-ils l objet de rapprochements? Si OUI, a quelle fréquence? i. Les délais de paiement sont-ils autorisés par écrit par un dirigeant ou un associé? j. Y a-t-il des comptes «discretionnaires» ou «carte blanches»? Si OUI, qui en a la chargé? Si c est employé, faut-il qu un dirigeant ou un associés donne son accord au préalable? Les ordres relatifs à ces comptes, sont-ils tous paraphés par un dirigeant ou un associé avant d être exécutés? k. Un responsable (associé, dirigeant ou autre) n ayant pas d autres fonctions relativement aux comptes passe-t-il régulièrement chacun d entre eux en revue afin de découvrir les mouvements excessifs ou anormaux? Si OUI, à quelle fréquence? l. Un relevé des comptes à court de marge et déficitaires, est-il remis chaque jour à un responsable (associé, dirigeant ou autre) et sont-ils suivis jusqu à leur conclusion par cette personne? 5. VALEURS a. Valeur totale des titres en chambre forte dans vos locaux: $ À combien s élèvent ceux aui sont négociables? Actions: $ Obligations: $ b. Les certificats enregistrés au nom de courtier, sont-ils conservés dans votre chambre forte sous forme non négociable justqu au moment de leur livraison? c. Les procurations signées pour le transfert et la vente des actions, sont-elles gardées séparées des valeurs et confiées à des personnes n ayant pas accès aux valeurs? Si NON, les procurations sont-elles endossées restrictivement à certaines personnes? d. Y a-t-il une seule personne qui déposer les valeurs dans votre chambre forte ou les en retirer? e. L accès au service de garde de titres (caisse), est-il strictement réservé aux personnes qui y travaillent habituellement? Ce service se trouve-t-il dans un espace physique séparé? f. À quels intervalles s effectuent (1) leur comptages des valeurs mises en sûreté ou conservées séparément et (2) les vérifications avec les registres? g. Microfilmez-vous les comptages? h. À quels intervalles les décomptes des valeurs en nantissement et de la boîte courante sont-ils effectués et conciliés au registre des titres? i. Les persones chargées des vérifications ont-elles différentes de celles qui manipulent habituellement les valeurs? j. Les titres à expédier, livrer, remplacer, transférer, etc. doivent-ils être demandés à la caisse? k. La négociablilité des valeurs reçues, est-elle vérifiée? l. Où sont conservùes les obligations au porteur (obligations d état, bons du Trésor, obligations municipales, de sociétés, etc.) pendant les heures d ouverture? (i) Si c est dans une chambre forte sur les lieux se trouvent-elles dans un meuble métallique verrouillé ne pouvant pas être ouvert par une seule personne? (ii) Si c est à la banque se trouvent-elles dans un compte de garde ou dans un compartiment de coffre-fort? (iii) Si dans un coffre-fort bancaire faut-il deux personnes pour ouvrir le compartiment de coffrefort? CR-FIF F Page 3 sur 8 LA GARANTIE, COMPAGNIE D ASSURANCE DE L AMERIQUE DU NORD

4 m. Valeur totale maximale des titres confiés au dépositaire principal: Nom et adresse du dépositaire: n. Votre entreprise fait-elle usage de signature mécaniques sur les titres ou les procurations? Si OUI, qui a la guarde des plaques de signature? Combien d employés sont autorisés à s en servir? Les plaques sont-elles gardées en lieu sûr afin que seules les personnes autorisées à s en servir y aient accès? o. Les numéros des certificats de toutes les valeurs reçues ou livrées sont-ils consignés ou les certificats sont-ils microfilmés? p. Y a-t-il un registre indiquant à quel service incombe la garde ainsi que la responsabilité de chacun des certificats? q. Quand vous recevez des certificats d actions provenant de banques ou de maisons de courtage située à l étranger, vous assuerz-vous auprès de l agent des transferts qu il n y a pas d opposition? Vous assurez-vous que les certificats enregistrés au nom de courtier comportent tous les cachets et toutes les garanties voulues? r. Les déséquilibres dans les comptes de valeurs sont-iols réglés sans tarder? s. Les fonctions, sont-elles separées de façon à ce qu une seule personne ne puisse faire à la fois des écritures de débit et de crédit dans les registres des valeurs, exceptions faite des écritures de redressement autorisées par le personnel de surveillance? t. Valeur totale maximale des titres livres par messager: $ u. Chaque envoi par messager, est-il consigné et la réception verifiée par l exament du récépissé? 6. CHAMBRES FORTES, COFFRES-FORTS ET INSTALLATIONS D ALARME i. CHAMBRE FORTES Siège sociale Succursales principales Autre emplacements a. Y en a-t-il sur les lieux? b. Sont-elles munies d une: (I) double serrure à combinaison? (II) serrure à minuterie? (III) grille avec verrouillage? c. (I) Les murs, les planchers et les plafonds, sont-ils en béton armé et revêtus d acier? (II) (III) Epaisseur des murs: Classe U.L. (Underwriters Laboratories): d. (I) Nom de fabricant de la porte: (II) (III) Type, âge et numéro de la porte: Classe U.L. (Underwriters Laboratories): ii. COFFRES-FORTS a. Y en a-t-il sur les lieux? b. Sont-ils munis d une double serrure à combinaision avec despositif de reverrouillage efficace de la porte en cas d attaque du coffre-fort? c. (I) Nom du fabricant: CR-FIF F Page 4 sur 8 LA GARANTIE, COMPAGNIE D ASSURANCE DE L AMERIQUE DU NORD

5 (II) Type, âge et numéro: Siège sociale Succursales principales Autre emplacements (III) Les coffres, sont-ils munis d une serrure à combinaison? (IV) Classe U.L. (Underwriters Laboratories) d. Les coffres-forts, sont-ils fixés au sol ou pésent-ils vides au moins 680 kg (1500 lbs) iii. INSTALLATIONS D ALARMES a. Y a-t-il des installations d alarme contre: (I) Le vol avec effraction? (II) Le vol avec violence? b. Sont-elles reliées: (I) à une centrale de surveillance? (II) à un poste de police? (III) ailleurs (préciser) c. Classe U.L. (Underwriters Laboratories) iv. AUTRE MOYENS DE PROTECTION a. Indiquer s il y a: (I) des caméras: (II) (III) des gardiens: d autres mesures de sécurité que celles qui précèdent (préciser) 7. ENTREPRISE DE TRANSPORT PAR VÉHICLUES BLINDÉS a. Nom de chacune des entreprises avec qui vous traitez: b. Aux termes du contrat conclu avec elle, l entreprise est-elle responsable de tous les biens dont elle a la garde? c. Le contrat exige-t-il que l entreprise maintienne les assurances voulues sure les biens dont elle a la garde? d. L entreprise est-elle tenu de vous informer de toute réduction de son montant de garantie? e. Indiquer la nature et la valeur maximlae prévue de vois biens (ex. expèces, titre négociables, paies, etc.) confiés a l entreprise de transport: 8. RESSOURCES HUMAINES a. Vérifiez-vous, avant ou après l embauche, les antécédents professionnels de chaque postulant pour les cinq années précédentes leur emploi à votre service? b. Demandez-vous à chacun, au moment d l embauche, un relevé complet et chronologique de tous ses contacts professionnels au cours des cinq années précédentes ou plus et conservez-vous ce relevé au dossier? c. Le relevé précise-t-il: Le motif du départ, pour chaque emploi antérieur? S il s agissait du un travail à plein temps ou à temps partiel? Les périodes sans emploi, s il y a lieu, et le lieu de résidence pendant ces périodes? CR-FIF F Page 5 sur 8 LA GARANTIE, COMPAGNIE D ASSURANCE DE L AMERIQUE DU NORD

6 d. Qui vérifies les renseignements obtenus sure chaque candidat? Un dirigeant? Quelqu un autre? e. Les états de service d un employé sont-ils revus avant sa mutation à des fonctions de confiance, pour le cas où il s averérait préférable de ne pas l affecter à un poste de confiance? f. Avez-vous des représentants qui travaillent à temps partiel aux caisses ou au service de la marge? S occupent-ils des comptes financiers de leurs propres clients? Le personnel de la caisse «back room / la cage» est-il autorisé à agir comme représentant? Si OUI, indiquer à quels contrôles sont soumis ses comptes et ses activités: g. Les employés ont-ils le droit d avoir des comptes personnels? Ceux-ci font-ils l objet de fiches de comptes distincts, soumises à des contrôles fréquents de la part d un dirigeant? h. Votre entreprise ou un des associés ou membres e la haute direction a-t-il déjà été suspendu par un Bourse ou une Association de valeurs mobilières quelconque? Si OUI, prière de fournir les détails: i. Votre société, ou un membre de votre société, fait-elle l object d exigences spéciales en matère de rapport ou de licence spéciale (ou non standard) ou de contrôle de quelque type que ce soit, vis-à-vis d organismes de réglementation ou gouvernementales: à l heure actuelle? au cours des trois (3) dernières années? Si OUI, prière de fournir les détails: j. Les principaux actionnaires travaillent-ils à plein temps dans l entreprise? Y a-t-il eu des changements importants dans le groupe de contrôle au cours des trois dernières années? Signé a: ce jour de /d 20 Preneur (nom de la Société) (en caractères d imprimerie) Signé par: Nom(en caractères d imprimerie) Titre (en caractères d imprimerie) Signature CR-FIF F Page 6 sur 8 LA GARANTIE, COMPAGNIE D ASSURANCE DE L AMERIQUE DU NORD

7 Annexe A Prière de fournir les informations suivantes: (a) Lists des administrateurs Adresse personnelle (b) Lists des dirigeants Poste Adresse personnelle (c) Liste des personnes détenant plus de 10,00% des actions Nom Pourcentage détenu Adresse personnelle CR-FIF F Page 7 sur 8 LA GARANTIE, COMPAGNIE D ASSURANCE DE L AMERIQUE DU NORD

8 Annexe B Assurance des envois posteaux 1. Détenez-vous une assurance des envois postaux recommandés? 2. Si OUI, prière de fournir les informations suivantes: Envois recommandés: Montant de la garantie Assureur Taux par $ Envois première classe: 3. Utlisez-vous la poste prioritaire? 4. Tenez-vous un registre de tous les envois, avec la désignation, la valeur ou le cours de marchés des «Biens» expédiés? 5. Nombre approximatif des cautionnements pour documents perdus émis chaque année par l Assureur des envois postaux: 6. Y a-t-il eu au cours des cinq dernières années des sinistres non résolus par l etablissement de cautionnements pour documents perdus? Assurance des valeurs 1. Montant de garantie complémentaire actuellement en vigeur: $ 2. Lieux des dépositaires: 3. Nature de la garantie: Formule étendue? Vol avec effreaction ou vol avec violence seulement? Il est conseillé de regrouper les assurances ci-dessus et celle des institutions financières (formulaire no. 14) auprès du même Assureur afin d éviter le recoupement des garanties et le manque de concordance. CR-FIF F Page 8 sur 8 LA GARANTIE, COMPAGNIE D ASSURANCE DE L AMERIQUE DU NORD