Maarch V1.4

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1 Business Maarch Professional Services Maarch PS anime le développement d un produit d archivage open source : Guide de visite Business VERSION DATE ACTEUR A CTION V1.4 Avril 2013 Maarch PS validée

2 Sommaire 1 INTRODUCTION PRÉAMBULE OBJET DU DOCUMENT GÉNÉRALITÉS CONNEXION À L'APPLICATION WORKFLOW FACTURE FOURNISSEUR ENREGISTRER UNE FACTURE FOURNISSEUR PREMIÈRE VALIDATION FACTURE DEUXIÈME VALIDATION FACTURE APPROBATION DE LA FACTURE VALIDÉE TRAITEMENT DU BON À PAYER WORKFLOW FACTURE AVOIR ENREGISTRER UNE FACTURE AVOIR WORKFLOW VISA DIRIGEANT ENREGISTRER UNE FACTURE À VISER VISER LA FACTURE RECHERCHER UNE FACTURE MON PROFIL GÉRER MES ABSENCES ANNULATION D'ABSENCE... 36

3 Illustrations Page d'accueil ppacioli...7 Enregistrement d'une facture...8 Fiche détaillée facture...9 Déconnexion...9 Page d'accueil kkrach...10 Corbeille de validation des factures...10 Traitement de facture...11 Action traiter l'étape...12 Workflow traiter l'étape...12 Page d'accueil aalambic...13 Corbeille de validation des factures...13 Traitement de facture...14 Action traiter l'étape...15 Workflow traiter l'étape...15 Page d'accueil ttule...16 Corbeille Approbation des factures...16 Lise de iffusion Workflow...16 Traitement de facture...17 Action traiter l'étape...18 Workflow traiter l'étape...18 Page d'accueil ppacioli...19 Corbeille bon à payer...19 Traitement de facture...20 Action Cloturer...20 Demande de confirmation Clôture...21 Page d'accueil ppacioli...22 Enregistrement d'une facture avoir...22 Fiche détaillée facture avoir...24 Page d'accueil ppacioli...24 Corbeille de validation des avoirs...25 Traitement de facture avec liaison...25 Action Traiter l'étape...26 Valider l'étape COMPTABLES...26 Page d'accueil ppacioli...27 Enregistrement d'une facture...27 Fiche détaillée...29 Page d'accueil ddenis...29 Corbeille Viser les documents...30

4 Traitement des factures pour visa...30 Action traiter l'étape...31 Valider l'étape DIRIGEANT...31 Page d'accueil avec raccourcis de recherche...32 Formulaire de recherche...32 Résultat de recherche...33 Résultat de recherche affichage liste...33 Page d'accueil...34 Mon profil...34 Redirection corbeille...35 Corbeille redirigée...35 Gestion des absences...36

5 1 INTRODUCTION 1.1 Préambule Maarch est un Système d'archivage Électronique perfectionné auquel des fonctionnalités de Gestion Électronique de Courriers/Documents/Dossiers et Gestion de factures ont été ajoutées. 1.2 Objet du document Ce guide de visite vous présente l application Maarch paramétrée pour une orientation Gestion de facture. Procédez dans l'ordre de façon à ne pas vous perdre dans le guide. Bonne visite!! Page 5 / 36

6 2 GÉNÉRALITÉS 2.1 Connexion à l'application Service Direction Financière Direction Financière Direction Financière Direction Financière Direction des Systèmes d Information Page 6 / 36 Prénom Paolo Kevin Alain Thierry Didier Nom Pacioli Krach Alambic Tule Denis Login ppacioli kkrach aalambic ttule ddenis Mot de passe maarch maarch maarch maarch maarch

7 3 WORKFLOW FACTURE FOURNISSEUR 3.1 Enregistrer une facture fournisseur Nous allons enregistrer une facture fournisseur avec le profil d'un utilisateur appartenant au groupe Comptables et l'entité Direction Financière en l occurrence ppacioli Utilisateur : ppacioli (Paolo PACIOLI) Direction Financière Mot de passe : maarch Après s'être connecté avec ce profil, Cliquer sur le bouton "Enregistrer un document" pour afficher le formulaire d'indexation. Le lien "Enregistrer un document" est aussi disponible dans la liste des menus en survolant le ''Menu'' Page d'accueil ppacioli En cliquant sur "Enregistrer un document" on tombe sur la page d'enregistrement d'une facture Page 7 / 36

8 Figure 2 - Enregistrement d'une facture Remplir le formulaire : 1. Choisir la facture PDF en cliquant sur le bouton "Parcourir ". << Informations générales 2. Sélectionner la catégorie "Achats". Vous remarquerez que si vous changez de catégorie celle-ci conditionne certains champ du formulaire. 3. Sélectionner le classement "Facture fournisseur". La liste des types dans le classement est classée dans un plan de classement et conditionne l'apparition d'autres champs déjà pré-paramétrés. En choisissant ''Facture fournisseur'' de nouveaux champs apparaîssent dans Index du type de document 4. Saisir l'objet de la facture Si le PDF contient le texte il est possible de faire un drag & drop du PDF vers la zone de saisie 5. Saisir le Fournisseur Si l expéditeur n est pas enregistré dans la base, cliquer sur le crayon et saisir sa fiche puis valider 6. Saisir la Référence de la facture 7. Entrer la "Date de la facture" 8. Choisir le devise "Euro " 9. Saisir les montant HT et TVA Les montants TTC sont automatiquement calculés 10. Choisir le service propriétaire "ACMEDF : Direction Financière" 11. Choisir la liste de diffusion "Workflow des factures" les types de liste de diffusion sont gérés dans l'espace d'administration, Vous pouvez en rajouter, modifier. Au choix du workflow des factures la liste de diffusion associée vous est proposé, avec un Approbateur (Thierry TULE) et deux Validateurs (Kevin KRACH et Alain Alambic) La liste est modifiable en cliquant sur le lien Modifier la liste 12. Activer la date limite de traitement en cochant "Oui" << Index du type de document Les index du type de document sont associé au type de classement choisi 13. Choisir le type de facture "Facture" Les autres index ne sont pas obligatoires << Informations complémentaires Dans les informations complémentaires on peut : Lier la facture à une facture Classer la facture dans un dossier (avec une aide à la saisie sur les lettres du dossier Ajout de mot clés qu'on peut associer à la facture Cliquer sur "Valider" pour enregistrer les modifications. La facture est enregistrée et la fiche détaillée est affichée, avec à partir de l'onglet Détails : Page 8 / 36 Informations sur le document : correspondant à toutes les informations saisies dans la fenêtre précédente Informations complémentaires correspondant aux Index associés au type de classement

9 Figure 3 - Fiche détaillée facture A partir de cette fenêtre on a trois actions : Supprimer le document Modifier les informations (si on modifie et qu'on veut enregistrer les modifications) Retourner à la page d'accueil Cliquer sur Retourner à la page d'accueil puis ''Déconnectez-vous'' (en survolant le menu vous verrez le lien ''Déconnexion'' en dernière position Figure 4 - Déconnexion Conformément à la liste de diffusion qu'on a validé, nous allons nous connecter avec un Validateur Page 9 / 36

10 3.2 Première validation facture Utilisateur : kkrach (Kevin KRACH) Direction Financière Mot de passe : maarch Kevin KRACH reçoit le courrier dans sa corbeille "Validation des factures" Connectez-vous avec ce profil pour faire la validation Figure 5 - Page d'accueil kkrach L'étape de validation des factures permet à l'utilisateur de prendre connaissance de la facture et de valider l'étape. Cliquer sur la corbeille "Validation des factures" pour afficher la liste : Figure 6 - Corbeille de validation des factures A partir de la liste des factures on peut : Page 10 / 36

11 Cliquer sur pour afficher la facture. Cliquer sur pour afficher la fiche détaillée de la facture Cliquer sur pour exporter la liste Cliquer sur pour afficher la liste simple Filtrer la liste par Catégorie, Entités ou Contact Naviguer entre les pages avec les liens précédente et suivante Afficher toutes les lignes ou par 10, 15,... Cliquer sur une ligne pour afficher le formulaire de validation de la facture Figure 7 - Traitement de facture On accède à l'ensemble des informations saisies concernant la facture avec A gauche << Les informations générales << Les index du type de document << Les mots clés << Le rattachement à un dossier A droite << Historique << Notes Page 11 / 36

12 << s envoyés << Liste de diffusion, copies << Pièces jointes << Liaisons L'utilisateur va valider la facture en traitant l'étape, pour cela dans la liste des actions choisir ''Traiter l'étape'' Figure 8 - Action traiter l'étape Valider après choisir l'action 'Traiter l'étape' Une nouvelle fenêtre s'ouvre et vous propose d'avancer vers le validateur suivant (définit dans le liste de diffusion) ici l'utilisateur aalambic en l'occurrence Figure 9 - Workflow traiter l'étape En cliquant sur >> Avancer vers aalambic >> la facture quitte la corbeille de l'utilisateur en cours et va la corbeille des factures à valider de aalambic Déconnectez-vous (Avec Menu / Déconnexion) Nous allons nous connecter avec l'utilisateur suivant définit dans la liste de diffusion qui va se charger de faire une autre validation de la facture. 3.3 Deuxième validation facture Utilisateur : aalambic (Alain ALAMBIC) Direction Financière Mot de passe : maarch Alain ALAMBIC reçoit le courrier dans sa corbeille "Validation des factures" Page 12 / 36

13 Connectez-vous avec ce profil pour faire la validation Figure 10 - Page d'accueil aalambic L'étape de validation des factures permet à l'utilisateur de prendre connaissance de la facture et de valider l'étape. Cliquer sur la corbeille "Validation des factures" pour afficher la liste : Figure 11 - Corbeille de validation des factures Cliquer sur une ligne pour afficher le formulaire de validation de la facture Page 13 / 36

14 Figure 12 - Traitement de facture On accède à l'ensemble des informations saisies concernant la facture avec A gauche << Les informations générales << Les index du type de document << Les mots clés << Le rattachement à un dossier << Actions A droite << Historique << Notes << s envoyés << Liste de diffusion, copies << Pièces jointes << Liaisons L'utilisateur va valider la facture en traitant l'étape, pour cela dans la liste des actions choisir ''Traiter l'étape'' Page 14 / 36

15 Figure 13 - Action traiter l'étape Valider après choisir l'action 'Traiter l'étape' Une nouvelle fenêtre s'ouvre et vous propose : Valider l'étape VALIDATEUR, si tout est ok << Retour vers kkrach <<, (l'utilisateur précédent qui a valider la facture) Figure 14 - Workflow traiter l'étape Cliquer sur Valider l'étape VALIDATEUR la facture quitte la corbeille de l'utilisateur en cours et va la corbeille des factures à valider de l'approbateur Déconnectez-vous (Avec Menu / Déconnexion) Nous allons nous connecter avec l'utilisateur suivant définit dans la liste de diffusion qui va se charger de faire une autre validation de la facture. 3.4 Approbation de la facture validée Utilisateur : ttule (Thierry TULE) Direction Financière Mot de passe : maarch Thierry TULE reçoit le courrier dans sa corbeille "Approbation des factures" Connectez-vous avec ce profil pour faire l'approbation de la facture Page 15 / 36

16 Figure 15 - Page d'accueil ttule L'étape d'approbation des factures permet à l'utilisateur de prendre connaissance de la facture et de valider l'étape. Cliquer sur la corbeille "Approbation des factures" pour afficher la liste Figure 16 - Corbeille Approbation des factures En cliquant sur la molette de la facture) vous avez la liste de diffusion concernée par le workflow (Approbateurs et Validateurs Cette liste est visible aussi par les validateurs Figure 17 - Lise de iffusion Workflow Page 16 / 36

17 Re-cliquez sur la molette pour fermer la liste affichée Cliquez sur la ligne pour traiter la facture (Approbation) Figure 18 - Traitement de facture On accède à l'ensemble des informations saisies concernant la facture avec A gauche << Les informations générales << Les index du type de document << Les mots clés << Le rattachement à un dossier << Actions A droite << Historique << Notes << s envoyés << Liste de diffusion, copies << Pièces jointes << Liaisons Page 17 / 36

18 L'utilisateur va valider la facture en traitant l'étape, pour cela dans la liste des actions choisir ''Traiter l'étape'' Figure 19 - Action traiter l'étape Valider après choisir l'action 'Traiter l'étape' Une nouvelle fenêtre s'ouvre et vous propose de Valider l'étape APPROBATEUR Figure 20 - Workflow traiter l'étape Cliquer sur Valider l'étape APPROBATEUR la facture quitte la corbeille de l'utilisateur en cours et va la corbeille des bons à payer Déconnectez-vous (Avec Menu / Déconnexion) Nous allons nous connecter avec l'utilisateur charger de traiter les bons à payer. 3.5 Traitement du bon à payer Utilisateur : ppacioli (Paolo PACIOLI) Direction Financière Mot de passe : maarch Paolo PACIOLI reçoit le courrier dans sa corbeille "Bon à Payer" Connectez-vous avec ce profil pour faire l'approbation de la facture Page 18 / 36

19 Figure 21 - Page d'accueil ppacioli Cliquer sur la corbeille "Bon à payer" pour afficher la liste Figure 22 - Corbeille bon à payer Cliquer sur une ligne pour afficher le formulaire et traiter le bon à payer Page 19 / 36

20 Figure 23 - Traitement de facture On accède à l'ensemble des informations saisies concernant la facture avec A gauche << Les informations générales << Les index du type de document << Les mots clés << Le rattachement à un dossier A droite << Historique << Notes << s envoyés << Liste de diffusion, copies << Pièces jointes << Liaisons L'utilisateur va clôturer la facture, pour cela dans la liste des actions choisir ''Clôturer'' Figure 24 - Action Cloturer Page 20 / 36

21 Valider après avoir choisi l'action 'Clôturer' Une nouvelle fenêtre s'ouvre et vous confirmer l'action de Clôture Figure 25 - Demande de confirmation Clôture Cliquer sur Valider la facture quitte la corbeille de l'utilisateur Page 21 / 36

22 4 WORKFLOW FACTURE AVOIR 4.1 Enregistrer une facture avoir Nous allons enregistrer une facture avoir avec le profil d'un utilisateur appartenant au groupe Comptables et l'entité Direction Financière en l occurrence ppacioli Utilisateur : ppacioli (Paolo PACIOLI) Direction Financière Mot de passe : maarch Après s'être connecté avec ce profil, Cliquer sur le bouton "Enregistrer un document" pour afficher le formulaire d'indexation. Le lien "Enregistrer un document" est aussi disponible dans la liste des menus en survolant le ''Menu'' Figure 26 - Page d'accueil ppacioli En cliquant sur "Enregistrer un document" on tombe sur la page d'enregistrement d'une facture Figure 27 - Enregistrement d'une facture avoir Page 22 / 36

23 Remplir le formulaire : 14. Choisir la facture PDF en cliquant sur le bouton "Parcourir ". << Informations générales 15. Sélectionner la catégorie "Achats". Vous remarquerez que si vous changez de catégorie celle-ci conditionne certains champ du formulaire. 16. Sélectionner le classement "Facture fournisseur". La liste des types dans le classement est classée dans un plan de classement et conditionne l'apparition d'autres champs déjà pré-paramétrés. En choisissant ''Facture fournisseur'' de nouveaux champs apparaîssent dans Index du type de document 17. Saisir l'objet de la facture Si le PDF contient le texte il est possible de faire un drag & drop du PDF vers la zone de saisie 18. Saisir le Fournisseur Si l expéditeur n est pas enregistré dans la base, cliquer sur le crayon et saisir sa fiche puis valider 19. Saisir la Référence de la facture 20. Entrer la "Date de la facture" 21. Choisir le devise "Euro " 22. Saisir les montant HT et TVA Les montants TTC sont automatiquement calculés 23. Choisir le service propriétaire "ACMEDF : Direction Financière" 24. Choisir la liste de diffusion "Workflow des avoirs" les types de liste de diffusion sont gérés dans l'espace d'administration, Vous pouvez en rajouter, modifier. Au choix du Workflow des avoirs la liste de diffusion associée vous est proposé La liste est modifiable en cliquant sur le lien Modifier la liste 25. Activer la date limite de traitement en cochant "Oui" << Index du type de document Les index du type de document sont associé au type de classement choisi 26. Choisir le type de facture "Facture" Les autres index ne sont pas obligatoires << Informations complémentaires Dans les informations complémentaires on peut : Lier la facture à une facture Classer la facture dans un dossier (avec une aide à la saisie sur les lettres du dossier Ajout de mot clés qu'on peut associer à la facture 27. Lions la facture à la facture fournisseur déjà existante qu'on a enregistré et traité Cliquer sur oui dans lier à un document, dans le nouveau champ qui s'affiche cliquer sur l'icône pour rechercher la facture à lier. Un formulaire de recherche s'ouvre, recherchons la facture, cocher la bouton radio dans la résultat de recherche puis Valider, l'id de la facture se remplit automatiquement dans le champ Cliquer sur "Valider" pour enregistrer les modifications. La facture est enregistrée et la fiche détaillée est affichée Page 23 / 36

24 Figure 28 - Fiche détaillée facture avoir La facture est enregistrée et la fiche détaillée est affichée, Cliquer sur 'Retourner à la page d'accueil' La facture est maintenant dans la corbeilles de 'Validation des avoirs' Figure 29 - Page d'accueil ppacioli Cliquer sur la corbeille 'Validation des avoirs' pour voir la liste Page 24 / 36

25 Figure 30 - Corbeille de validation des avoirs Cliquer sur la ligne pour traiter Figure 31 - Traitement de facture avec liaison On accède à l'ensemble des informations saisies concernant la facture enregistrée : A gauche << Les informations générales << Les index du type de document << Les mots clés << Le rattachement à un dossier << Actions A droite Page 25 / 36

26 << Historique << Notes << s envoyés << Liste de diffusion, copies << Pièces jointes << Liaisons : ici en cliquant sur liaison on voit la facture fournisseur liée L'utilisateur va clôturer la facture, pour cela dans la liste des actions choisir ''Traiter l'étape'' Figure 32 - Action Traiter l'étape Valider après avoir choisi l'action 'Traiter l'étape' Une nouvelle fenêtre s'ouvre vous demandant de Valider l'étape COMPTABLES Figure 33 - Valider l'étape COMPTABLES En cliquant sur >> Valider l'étape COMPTABLES >> la facture est cloturée et quitte la corbeille de 'Validation des avoirs' l'utilisateur en cours Page 26 / 36

27 5 WORKFLOW VISA DIRIGEANT 5.1 Enregistrer une facture à viser Nous allons enregistrer une facture à viser par un dirigeant avec le profil d'un utilisateur appartenant au groupe Comptables et l'entité Direction Financière en l occurrence ppacioli Utilisateur : ppacioli (Paolo PACIOLI) Direction Financière Mot de passe : maarch Après s'être connecté avec ce profil, Cliquer sur le bouton "Enregistrer un document" pour afficher le formulaire d'indexation. Le lien "Enregistrer un document" est aussi disponible dans la liste des menus en survolant le ''Menu'' Figure 34 - Page d'accueil ppacioli En cliquant sur "Enregistrer un document" on tombe sur la page d'enregistrement d'une facture Figure 35 - Enregistrement d'une facture Page 27 / 36

28 Remplir le formulaire : 28. Choisir la facture PDF en cliquant sur le bouton "Parcourir ". << Informations générales 29. Sélectionner la catégorie "Achats". Vous remarquerez que si vous changez de catégorie celle-ci conditionne certains champ du formulaire. 30. Sélectionner le classement "Facture fournisseur". La liste des types dans le classement est classée dans un plan de classement et conditionne l'apparition d'autres champs déjà pré-paramétrés. En choisissant ''Facture fournisseur'' de nouveaux champs apparaîssent dans Index du type de document 31. Saisir l'objet de la facture Si le PDF contient le texte il est possible de faire un drag & drop du PDF vers la zone de saisie 32. Saisir le Fournisseur Si l expéditeur n est pas enregistré dans la base, cliquer sur le crayon et saisir sa fiche puis valider 33. Saisir la Référence de la facture 34. Entrer la "Date de la facture" 35. Choisir le devise "Euro " 36. Saisir les montant HT et TVA Les montants TTC sont automatiquement calculés 37. Choisir le service propriétaire "ACMEDF : Direction Financière" 38. Choisir la liste de diffusion "Visa sur documents" les types de liste de diffusion sont gérés dans l'espace d'administration, Vous pouvez en rajouter, modifier. Au choix du Visa sur documents la liste de diffusion associée vous est proposé avec Didier DENIS La liste est modifiable en cliquant sur le lien Modifier la liste 39. Activer la date limite de traitement en cochant "Oui" << Index du type de document Les index du type de document sont associé au type de classement choisi 40. Choisir le type de facture "Facture" Les autres index ne sont pas obligatoires << Informations complémentaires Dans les informations complémentaires on peut : Lier la facture à une facture Classer la facture dans un dossier (avec une aide à la saisie sur les lettres du dossier Ajout de mot clés qu'on peut associer à la facture Cliquer sur "Valider" pour enregistrer les modifications. La facture est enregistrée et la fiche détaillée est affichée Page 28 / 36

29 Figure 36 - Fiche détaillée La facture est maintenant dans la corbeilles de 'Viser les documents' de Didier DENIS (ddenis) Cliquer sur Retourner à la page d'accueil puis ''Déconnectez-vous'' (en survolant le menu vous verrez le lien ''Déconnexion'' en dernière position 5.2 Viser la facture La facture à viser est dans la corbeille des 'Documents à viser' Les dirigeants ont accès à cette corbeille. Nous allons prendre l'utilisateur Didier DENIS (ddenis) qui appartient à ce groupe des Dirigeants et l'entité Direction générale Utilisateur : ddenis (Didier DENIS) Direction Générale Mot de passe : maarch Connectez-vous avec ce profil qui voit le document dans sa corbeille 'Documents à viser' Figure 37 - Page d'accueil ddenis Page 29 / 36

30 L'étape de visa des factures permet aux dirigenats de viser les factures énregistrées par les direction financière Cliquer sur la corbeille "Vaiser les documents" pour afficher la liste Figure 38 - Corbeille Viser les documents Cliquer sur la ligne pour traiter Figure 39 - Traitement des factures pour visa On accède à l'ensemble des informations saisies concernant la facture enregistrée : A gauche << Les informations générales << Les index du type de document << Les mots clés << Le rattachement à un dossier Page 30 / 36

31 << Actions A droite << Historique << Notes << s envoyés << Liste de diffusion, copies << Pièces jointes << Liaisons L'utilisateur va visa la facture, pour cela dans la liste des actions choisir ''Traiter l'étape'' Figure 40 - Action traiter l'étape Valider après avoir choisi l'action 'Traiter l'étape' Une nouvelle fenêtre s'ouvre vous demandant de Valider l'étape DIRIGEANT Figure 41 - Valider l'étape DIRIGEANT En cliquant sur Valider l'étape DIRIGEANT la facture est visée et quitte la corbeille de 'Viser les documents'. Page 31 / 36

32 6 RECHERCHER UNE FACTURE Utilisateur : ppacioli (Paolo PACIOLI) Direction Financière Mot de passe : maarch Depuis l'écran principal cliquer sur "Rechercher un document" On peut aussi passer par le Menu Figure 42 - Page d'accueil avec raccourcis de recherche Le formulaire propose un certain nombre de champs de base pour la recherche et permet d'ajouter des critères supplémentaires afin d'affiner la requête. Figure 43 - Formulaire de recherche Portée de la recherche : permet d'étendre la recherche à des corbeilles bien définies et à une catégorie bien définie Page 32 / 36

33 Information sur le document: la recherche s'effectue à partir des informations du document à savoir : Fournisseur, Objet, Référence, Montant minimal, Montant maximal, Plein texte, Numéro GED Critères : permet d'ajouter des critères supplémentaires pour affiner la recherche Le résultat de la recherche affiche avec un compteur avec la liste de courriers correspondant au critères de recherche Les factures correspondant aux critères saisies dans le formulaire apparaissent dans la liste de résultat. Figure 44 - Résultat de recherche Cliquer sur pour afficher le courrier. Cliquer sur pour voir la liste de diffusion associé au workflow Cliquer sur pour afficher la fiche détaillée du courrier Cliquer sur pour enregistrer la recherche (permet de ne plus ressaisir les critères) Cliquer sur pour exporter le résultat de la recherche Cliquer sur pour afficher la liste simple Figure 45 - Résultat de recherche affichage liste Page 33 / 36

34 7 MON PROFIL Utilisateur : ppacioli (Paolo PACIOLI) Direction Financière Mot de passe : maarch Pour accéder au profil cliquer sur le Raccourci 'Mon Profil', On peut aussi passer par le Menu Figure 46 - Page d'accueil A partir du profil on peut Modifier son Nom, Prénom, Téléphone, , mot de passe Connaître son(ses) groupe(s) et son(ses) entité(s) Gérer son absence Figure 47 - Mon profil Page 34 / 36

35 7.1 Gérer mes absences Les absences peuvent être gérées directement par l'utilisateur qui peut ainsi délégué ses corbeilles à d'autres utilisateurs Cliquer sur 'Gérer mes absences', une nouvelle fenêtre s'ouvre pour vous permettre de rediriger vos corbeilles. On choisit l'utilisateur par auto-complétion sur les premières lettres du nom, prénom ou identifiant Figure 48 - Redirection corbeille On peut choisir de ne rediriger qu'une seule ou plusieurs ou toutes les corbeilles, On peut choisir différents utilisateurs ou le même utilisateur pour toutes les corbeilles à rediriger Dès validation de la redirection, le système nous déconnecter automatiquement! Chez l'utilisateur vers qui la redirection a été fait, ça se matérialise ainsi, en plus de ses propres corbeilles, il a d'autres corbeilles avec le Nom et prénom de l'utilisateur qui l'a redirigée Figure 49 - Corbeille redirigée Page 35 / 36

36 7.2 Annulation d'absence L'annulation d'absence se fait par reconnexion de la personne absente, un message de rappel nous est montré pour annuler l'absence il suffit de cliquer sur 'Continuer' sinon 'Annuler' pour rester en mode absent Figure 50 - Gestion des absences Page 36 / 36