Titre du projet : Améliorer la gestion environnementale des activités minières et énergétiques au Pérou (MEGAM)

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1 Titre du projet : Améliorer la gestion environnementale des activités minières et énergétiques au Pérou (MEGAM) A. AMENDEMENT À LA DEMANDE DE PROPOSITION Cet addenda 1 apporte certains changements à la DDP suite aux questions soulevées par les soumissionnaires. 1 La date de clôture de la Demande de proposition (DDP) a été reportée au 5 mars Sur la Fiche de renseignements spécifiques, sous la section Définitions (e), REMPLACER le «18 février 2014» par le «5 mars 2014». 2 À la section 1 : Instructions aux soumissionnaires de la Demande de propositions, REMPLACER le 11 ème point de la clause 10.8 a) (iii) par le 11 ème point de la clause 10.8 a) (iii) révisée comme suit : Assurance (p. ex. pour le bureau, la responsabilité des directeurs du conseil d administration). 3 À la section 1 : Instructions aux soumissionnaires, Fiche de renseignements spécifiques SUPPRIMER la clause 10.8 (b) en entier et la REMPLACER par la clause 10.8 (b) révisée comme suit : Le montant plafond pour le taux mensuel du personnel en affectation longue durée est de deux mille sept cent dollars canadien (2 700 $ CAN) par mois. B. QUESTIONS ET RÉPONSES Les questions suivantes ont été reçues par le MAECD et celle-ci fournit les réponses ci-contre : Question 1 - Quelle est la répartition du niveau d effort attendu entre la planification énergétique, l évaluation environnementale dans le secteur énergétique et l évaluation environnementale dans le secteur minier (la planification énergétique est parfois mentionnée mais pas de façon systématique)? Réponse 1 - Le projet n implique pas de planification énergétique. Ce projet est principalement lié aux activités dans le secteur minier mais pourra inclure également certaines activités dans le secteur de l énergie. Si l extrant ne fait pas référence à un secteur spécifique, alors le support sera nécessaire dans les deux secteurs. Le Consultant devrait être disposé à offrir de l expertise dans les deux secteurs. SGDE # AG 1

2 Question 2 - Est-ce que les ressources au sein même de l organisation du Consultant sélectionné peuvent être utilisées afin d offrir de l assistance technique dans le cadre de ce projet? Réponse 2 Oui. Question 3 - Le Ministère de l Environnement offrira des bureaux à Lima, Pérou. En fera-t-il autant dans d autres régions advenant un besoin en ce sens? Réponse 3 - Oui. Question 4 - Est-ce que le Consultant sera responsable de défrayer les coûts associés à ces espaces à bureaux? Réponse 4 Non. Question 5 Est-ce que la formation de consortium ou de coentreprise est permise? Si oui, est-ce que ce consortium ou cette coentreprise peut être formée dans le cadre unique et spécifique de ce projet? Réponse 5 Oui, les consortiums ou coentreprises sont permis. Question 6 Est-ce que les notes de la conférence des soumissionnaires et la feuille de présence seront distribuées à tous les participants? Réponse 6 Les notes prises lors de la conférence des soumissionnaires ainsi que les questions et réponses et la présentation seront inclus dans un addenda publié sur le site internet Achats et Ventes. La feuille de présence à la conférence ne sera pas publiée ; toutefois, une liste des firmes participantes est incluse dans cet addenda. Question 7 Est-ce qu il y a une date limite pour confirmer notre intention de soumettre une proposition et est-ce qu une liste de l ensemble des soumissionnaires sera fournie à tous? Réponse 7 Il n y a pas de date limite pour confirmer son intention de soumissionner dans le cadre de cette Demande de propositions (DDP). Toutefois, la date de fermeture de la DDP, c est-à-dire la date et l heure limites à laquelle une proposition doit être soumise, est spécifiée dans la section «Définitions (e)» de la Fiche de renseignements spécifiques de la DDP. Une liste des soumissionnaires ne peut pas être fournie aux soumissionnaires. SGDE # AG 2

3 Question 8 Exigences 1 et 2 (en lien avec les projets complétés avec une date de début avant 2003) : afin de clarifier la question du 50% complété dans les 10 dernières années : estce qu un projet démontrant une grande pertinence à tous les niveaux se qualifierait, si ce dernier avait comme date de début janvier 1998 et comme date de fin mai 2007? Réponse 8 Oui, si au moins 50% de la durée du projet a eu lieu au cours des dix (10) dernières années. Question 9 Exigence 7 (en lien avec l éducation) : nous souhaitons clarifier le fait que des points ne seront alloués pour le baccalauréat et la maîtrise que si ces derniers ont été complétés dans les disciplines académiques mentionnées ou vice-versa que d autres disciplines pertinentes seront considérées et que des points seront alloués? Réponse 9 Selon le critère 7.1 de l Exigence 7, des points seront accordés pour les diplômes obtenus dans les disciplines académiques spécifiquement mentionnées. Question 10 À la page 11 de la DDP, Section 1, Clause 10,8 (iii) stipule : Frais outre-mer : les frais requis par le personnel dans le pays bénéficiaire qui ne sont pas inclus dans les salaires directs, les avantages sociaux d'employé, les coûts indirects, le profit et les dépenses remboursables énumérés au paragraphe Historiquement, la clause 10.4 au sujet des dépenses remboursables (page 9) inclurait les frais encourus pour un conseiller à long terme tel que : Assurance santé et médicale lorsque le consultant n est pas couvert par un programme d assurance-maladie provincial (environ $500/mois) Allocations pour affectation outre-mer liées à la prime de service extérieur (PSE), à l indemnité différentielle de mission (IDM) et aux indemnités et dispositions connexes. Par exemple, un conseiller à long terme de niveau II avec un salaire de base de $120,000 par année, avec un dépendant, serait normalement éligible à des allocations d environ $2,400 par mois pour une affectation à Lima. Un conseiller de niveau II serait nécessaire pour combler les exigences du personnel de cette DDP. Allocation pour l éducation des enfants (environ $2000/mois/enfant) Allocation de vacances ou de réunification familiale (environ $500/mois) SGDE # AG 3

4 En plus de ces coûts, le coût du logement et des services publics est estimé à $3000/mois. Lorsque additionnés ensemble, les coûts totaux pour un conseiller long terme sont estimés à $8,400/mois. Comment le MAECD croit-il que le Consultant pourra recouvrir ces coûts si les frais outre-mer pour les affectations à long terme sont plafonnés à $2000 par mois? Réponse 10 La section 1, clause 10.8 (iii) de la DDP a été modifiée afin de refléter une révision du plafond mensuel. SVP, voir la Section A de cet addenda. Les soumissionnaires devraient se référer à la clause 10.8 (b) Section 1, Instructions aux soumissionnaires, afin d obtenir une liste des dépenses à long terme qui peuvent être incluent dans le taux mensuel «tout inclus» de la firme. Les soumissionnaires devraient prendre note que les coûts inclus dans le montant global sont ceux nécessaires à un Consultant pour opérer dans un pays récipiendaire. Question 11 À la page 129, Section 6, Modèle uniformisé du contrat, la sous-clause sous 2.9 Résiliation pour raisons de commodité stipule : a) (a) Les honoraires et les coûts à l étranger pour le personnel en affectation de longue durée pour tous les services fournis et acceptés avant l'avis de résiliation ou après celui-ci conformément aux modalités du contrat et des directives contenues dans l'avis de résiliation ; b) (b) Les dépenses remboursables admissibles encourues pour les services fournis et acceptés avant la date de l avis de résiliation ; et c) (c) les frais accessoirement liés à la cessation des services que le MAECD considère raisonnables et qui ont été encourus par le consultant, à l'exclusion du coût des indemnités de départ et des dommages-intérêts versés aux employés dont les services ne sont plus requis en raison de la résiliation, sauf les salaires que le consultant est légalement tenu de leur verser. Si la résiliation du contrat est immédiatement effective, qui couvrira les coûts liés à la fermeture du projet? De tels coûts devraient inclure : - - Indemnités de départ pour les employés locaux lorsque c est requis par les lois du travail - locales - - Loyer et/ou pénalités pour rupture de bail - - Coûts liés à la redistribution des actifs du projet aux bénéficiaires - - Perte de dépôts (ex : location de salles) SGDE # AG 4

5 Réponse 11 Le paragraphe d introduction de la sous-clause 2.9.2, Section 1, Instructions aux soumissionnaires, contenu dans le Modèle uniformisé du contrat attaché à cette DDP pour le projet MEGAM stipule : «Lorsqu'un avis de résiliation est donné en application de la CG 2.9.1, le consultant a le droit d'être payé ou remboursé par le MAECD, s'il ne l'a pas déjà été, dans la limite des frais qu'il a raisonnablement et dûment encourus aux fins d'exécution du contrat». Le texte complet de la clause 2.9 «Résiliation pour raisons de commodité», peut être trouvé à la page 129 du Modèle uniformisé du contrat joint à cette DDP. Question 12 À la page 133, Section 6, Modèle uniformisé du contrat, la clause 3.5 Visite initiale et vérification stipule : Le consultant ne doit pas détruire les documents visés dans le contrat sans l'accord écrit de l autorité contractante; il doit les conserver et les mettre à la disposition des représentants chargés de la vérification et de l'inspection pendant une période de sept (7) années suivant la fin du contrat. La façon dont est rédigée la clause implique que, puisque ce projet est d une durée de 6 ans, le Consultant devra garder une copie physique des documents pendant une période de treize ans, ce qui requiert des coûts additionnels pour l espace et le rangement. Est-ce que le MAECD considère changer la formulation de cette clause afin que le Consultant puisse remiser les documents pour une période de six ans à partir de la fin de l année fiscale lors de laquelle la transaction a eu lieu, tel que requis par Revenu Canada? Réponse 12 La suggestion sera soumise à la Direction des Politiques contractuelles du MAECD afin d être considérée pour de futures DDP. Question 13 À la page 133, Section 6, Modèle uniformisé du contrat, la clause 3.6 Autorisation d aller de l avant stipule : Si le MAECD décide de retirer son concours financier au projet, il en informera par écrit le consultant et le contrat sera réputé être terminé sans autres coûts ou responsabilité pour le MAECD. Est-ce que ce texte veut dire que les coûts liées à la fermeture du projet seront de la responsabilité du Consultant ou est-ce que la clause pourrait être reformulée et ce lire ainsi? Si le MAECD décide de retirer son concours financier au projet, il en informera par écrit le consultant et le contrat sera réputé être terminé selon les termes énoncés à la clause 2.9 Résiliation pour raisons de commodité. SGDE # AG 5

6 Réponse 13 La clause 3.6 fait référence à un scénario dans lequel le MAECD déciderait de ne pas procéder à la mise en œuvre du projet si le Plan de mise en œuvre (PMO) n était pas approuvé. Considérant qu aucune activité de mise en œuvre ne devrait être entreprise avant l approbation du PMO, le contrat prendrait simplement fin avec un avis et aucune autre mesure de résiliation ne serait nécessaire. Ainsi, quelconque coût lié à la mise en œuvre du projet et encouru avant ladite approbation serait de la responsabilité du Consultant. Question 14 À la page 145, Section 6, Modèle uniformisé du contrat, la clause 6.5 Lettre de crédit de soutien irrévocable (LCSI), sous-clause b) stipule ce qui suit : (b) Pour garantir la performance du consultant Dans les 28 jours qui suivent la signature du contrat, le consultant ou un membre doit fournir une garantie d exécution d une somme correspondant à quinze (15) p. cent de la valeur totale du contrat indiquée à la CG La garantie d exécution doit consister d une LCSI jugée acceptable par le MAECD quant à la forme et au contenu. Cette LCSI doit être valide pour six (6) mois après l achèvement des services. Basé sur la valeur du contrat de $15,310,000, un cautionnement d exécution de $2,296,500 doit être mis en place ce qui, avec un taux annuel de 2%, représente un coût de $45,930 par année pour le Consultant, soit $298,545 pour la durée du contrat. Ceci est une dépense importante qui sera ultimement recouverte à travers des taux accrus pour pallier l augmentation directe aux coûts indirects. Serait-il possible de remplacer cette clause par l autre clause que le MAECD a utilisée dans des versions précédentes de contrat, soit : À titre de cautionnement de rendement, la partie «honoraires» des paiements au Consultant aux termes du Contrat sera assujettie à une retenue de dix pour cent (10 %) Cette retenue peut être remboursée une fois par an (si le MAECD juge le rendement du Consultant entièrement satisfaisant). Le remboursement de la retenue pour une année donnée du Contrat s'effectuera à la fin de l'année suivante (p. ex. la retenue de la première année pourra être remboursée à la fin de la deuxième année, celle de la deuxième année à la fin de la troisième année, et ainsi de suite). Réponse 14 Le MAECD a mis à jour ses politiques et pratiques afin d être mieux aligné avec les politiques et pratiques de la communauté des bailleurs de fonds. Ainsi, cette clause ne pourra être modifiée. Question 15 SVP, fournir davantage de détails sur la façon dont le Comité directeur du projet et le Consultant vont interagir? Réponse 15 Le rôle du Comité directeur du projet est de fournir des orientations générales et de réviser/approuver les rapports de projet et les plans de travail. Le MAECD agira toujours comme interface entre le Comité directeur et le Consultant. SGDE # AG 6

7 Question 16 Est-ce que le Comité directeur sera l interface entre le Consultant et chaque institution gouvernementale? Réponse 16 Non. Question 17 Est-ce que le Comité directeur facilitera la relation entre le Consultant et les autorités? Réponse 17 Oui. Question 18 Est-ce que la mise en œuvre des nouveaux mécanismes, du système d information socio environnemental et du système intégré d évaluation environnementale fait partie de la portée des travaux? Réponse 18 Oui. Il est attendu du Consultant qu il supporte les organisations partenaires péruviennes dans le design, le développement et la mise en œuvre des systèmes requis. Question 19 Est-ce que la mise en œuvre des systèmes d information, logiciel et autres solutions informatiques qui pourraient être recommandées par le Consultant fait partie de la portée des travaux? Réponse 19 Oui. Voir réponse à la question 18. Question 20 Page 55 paragraphe 4 (et ailleurs) la DDP mentionne que «Le projet insiste sur le volet gestion de l environnement dans le secteur des mines et de l énergie (par opposition à d autres formes de réglementation), plus particulièrement dans le domaine des mines et, en lien avec celui de l énergie.» SVP, élaborer en ce qui a trait à comment le projet inclura le secteur énergétique et quelles seront les responsabilités du Consultant à cet égard. Réponse 20 Le secteur extractif péruvien est composé majoritairement du sous-secteur minier et par conséquent, le projet se concentrera principalement sur ce sous-projet, mais inclura également des activités dans le secteur énergétique. Le Consultant doit être prêt à fournir de l expertise dans chaque secteur. Question 21 Est-ce qu il y a des restrictions en termes de nationalité pour les individus proposés pour les postes suivants : SRE, SCE, SDOE et SGIE? Réponse 21 Non. SVP, vous référer aux critères d évaluation dans la DDP afin d obtenir plus de détails sur les exigences pour ces postes. SGDE # AG 7

8 Question 22 À la page 92, les responsabilités du SCE sont résumées et incluent «mettre en œuvre les plans de gestion environnementale mettre en œuvre les mesures d atténuations appropriées.» SVP, expliquer quelles sont les responsabilités du SCE à cet égard. Est-ce de fournir de l assistance technique ou de la formation aux responsables de la mise en œuvre des plans de gestion environnementale et de mesures d atténuation? Réponse 22 Oui, il s agit de fournir de l assistance technique ou de la formation aux responsables de la mise en œuvre des plans de gestion environnementale et de mesures d atténuation. Question 23 En ce qui a trait aux diplômes universitaires pour les six postes évalués, svp, confirmer que des diplômes obtenus dans d autres domaines pertinents que ceux listés pourront, à tout le moins, obtenir une partie des points alloués. Par exemple, est-ce qu un baccalauréat et une maîtrise en Économie obtiendra un pointage de 6 points pour le poste de spécialiste en organisation environnementale? Réponse 23 - Des points seront accordés pour les diplômes obtenus dans les disciplines académiques spécifiquement mentionnées dans la DDP. Question 24 Puisque cette DDP a été affichée tout juste avant la période des Fêtes (au Canada et au Pérou), nous demandons respectueusement une prolongation de deux (2) semaines de la période d affichage. La publication de la DDP juste avant les Fêtes a présenté des défis pour les soumissionnaires potentiels en ce qui a trait aux communications avec de potentiels candidats, intervenants clés et partenaires créant des délais qui pourraient nuire à certains soumissionnaires. Nous demandons donc respectueusement une prolongation afin de compenser pour ces délais. Réponse 24 - Le MAECD est d accord pour offrir une prolongation de deux (2) semaines à la période d affichage. SVP vous referrez à la partie A.1 de cet addenda pour la date de fermeture révisée. Question 25 L exigence 2 fait référence à des projets dans les secteurs minier et énergétique. Prière de confirmer que des projets mis en œuvre dans les domaines suivants seront considérés éligibles : mines, pétrole et gaz, et toutes autres industries extractives/énergie. Réponse 25 - Non. Tel que mentionné dans la DDP, sous l exigence 2, aucun point ne sera attribué pour les projets ne comportant pas de travail dans la gestion du processus des études d impact environnemental dans le secteur minier. SGDE # AG 8

9 Question 26 Le critère d évaluation pour l exigence 2 permet au soumissionnaire de fournir une réponse, au MAECD, d un maximum de 2 pages. Prenant en considération que le gabarit TECH-4 utilise déjà la moitié d une page pour identifier les informations et que le critère pour l expérience est expliqué sur une page entière laissant peu de place pour une réponse en profondeur, est-ce que le MAECD pourrait considérer augmenter la limite à 3 pages par projet? Réponse 26 Non. Question 27 Le critère d évaluation pour l exigence 6 permet au soumissionnaire de fournir une réponse, au MAECD, d un maximum de 2 pages. Prenant en considération le fait que la description du critère lui-même prend 1 page, est-ce que le MAECD pourrait considérer augmenter la limite à 4 pages? Réponse 27 Non. Question 28 SVP, confirmer que le Chef de projet, qui compte 300 jours de niveau d effort (tel qu indiqué à la section 9.8 (a) de la Fiche de renseignements spécifiques), est une des positions qui sera considérée pour les points additionnels alloués sous l exigence 1 (1.3ii) et sous l exigence 2 (2.4ii). Compte-tenu que le Chef de projet aura un rôle technique et de gestions significatif dans ce projet, nous croyons que si ce dernier fait partie d un projet présenté sous les exigences 1 et 2, des points additionnels devraient alors être alloués tout comme pour les autres 6 postes clés. Réponse 28 - Non, le poste de Chef de projet ne sera pas considéré pour des points additionnels sous l exigence 1 (1.3ii) et sous l exigence 2 (2.4ii). Seuls les candidats pour les six (6) postes à être évaluer seront considérés pour ce critère. Question 29 - Expliquer s.v.p., les raisons découlant de la décision de retirer les allocations pour les Canadiens. Si un consultant est affecté pour plus de douze (12) mois dans un autre pays, alors celui-ci est considéré comme un employé à long terme. Réponse 29 - Il s agit d une décision prise par le MAECD pour assurer une meilleure valeur qualité/prix dans l utilisation des fonds de programmation de l aide, l augmentation de la proportion des coûts qui sont compétitionnés et aussi de s aligner sur les politiques des autres donateurs. Question 30 - Est-ce que les changements liés aux allocations sont liés au fait que le Pérou est un pays à revenu intermédiaire? Réponse 30 - Non, il s agit d une politique générale. SGDE # AG 9

10 Question 31 - Pourriez-vous donner des exemples d autres contrats financiers que le Canada a financés avant cette DDP? Réponse 31 - Cette information se trouve sur notre site web dans la section Banque de projets ( Question 32 - Le directeur à long terme sera-t-il éligible à des allocations de voyage? Réponse 32 - Les coûts de voyages du directeur à long terme qui sont liés au projet sont couverts par la directive de voyage du Conseil du Trésor et les Autorisations spéciales de voyager visant les voyageurs plutôt que les fonctionnaires. Question 33 - Est-ce qu une capacité dans une autre langue que le français, l anglais ou l espagnol sera considérée comme un atout? (par exemple, le quechua). Réponse 33 - Non. Question 34 - Le terme «cadre normatif» est utilisé à plusieurs reprises dans la DDP (en lien avec le premier extrant). Qu est-ce que le MAECD entend par «cadre normatif»? Réponse 34 - Il s agit du cadre réglementaire pour le processus d évaluation environnementale. Question 35 - Pouvez-vous clarifier la question 14? S agit-il de la position du MAECD? Réponse 35 - La position du MAECD est clarifiée dans la réponse à la question 14. Question 36 - Il y a eu une requête formelle de retirer les coûts associés à l allocation pour le poste à long terme. Nous n avons pas bien entendu la question. Réponse 36 - La question touchait un changement à la DDP qui prévoit un remplacement de l allocation pour le poste à long terme pour un montant mensuel à être proposé par le soumissionnaire qui devra inclure l accommodation, les services publics, le coût d entreposage ou d expédition et tout autre coût requis par un consultant pour opérer dans le pays récipiendaire. Question 37 - Clarifier ce que le MAECD entend par «autres» coûts dans la DDP. D autres exemples seraient utiles. SGDE # AG 10

11 Réponse 37 - Puisque le MAECD opère dans différents pays, spécifier la nature des «autres» coûts s avère compliquer puisque la réalité diffère dans chaque pays. C est pourquoi, il revient à chaque soumissionnaire de définir ce qu il considère nécessaire pour qu un individu fonctionne dans le pays récipiendaire. Question 38 - Cette question fait référence à FIN 3. Est-ce qu il sera possible de renégocier le nombre de missions planifiées lors de la mise en œuvre du projet? Réponse 38 - Oui. Question 39 - Pour les exigences 1, 2 et 3, des points additionnels seront alloués si le projet inclut au moins une (1) personne qui fait également partie du personnel proposé dans le cadre du projet. Est-ce que cela inclut seulement le personnel qui sera évalué (c est-à-dire, excluant le Chef de projet et le Conseiller financier)? Réponse 39 - Oui, seuls les candidats pour les six (6) postes à être évaluer seront considérés pour ce critère. Question 40 - Est-ce que le MAECD peut fournir le résumé des questions et réponses le plus vite possible? Réponse 40 - C est l intention. Nous allons publier les réponses dans les prochains jours. C. PROCÈS VERBAL DE LA CONFÉRENCE DES SOUMISSIONNAIRES ET AUTRES 1 Annexe A Procès verbal (Présentation PowerPoint fait par le Chef d équipe de projet) 2 Annexe B Liste des firmes présentes à la conférence des soumissionnaires D. Tous les autres termes et conditions demeurent inchangés. SGDE # AG 11