Cahier des charges Société organisatrice d étape

Transcription

1 Tour du Chablais Organisation Cahier des charges Société organisatrice d étape La société organisatrice d étape fournit lors du dépôt de sa candidature : - parcours sur carte au 1/25 000, avec kilométrage total exact et dénivelé + indication de chaque kilomètre, de l emplacement de l arrivée et du départ ainsi que des vestiaires et du local de distribution des dossards. - statuts de la société (en règle générale, l organisation est confiée aux seules sociétés sportives) ; - le présent cahier des charges daté et signé. - Les noms et coordonnées des personnes responsables et de contact de l étape. La société organisatrice est responsable de la fourniture en temps utile de : - autorisations (municipalité, police cantonale, etc.) deux mois avant le début de la manifestation, resptectivement 3 mois pour les organisateurs des dernières étapes. - personnel nécessaire pour l organisation et la sécurité, selon configuration du parcours - locaux : grande salle aménagée, tables, chaises pour la remise des dossards et la distribution des t-shirts la sortie doit se trouver du côté opposé à l entrée pour permettre de gérer le flux des participants dernière étape, local sécurisé pour la préparation de la remise des prix et entreposage des prix vestiaires H + F + douches salubres et en suffisance organiser le nettoyage et la fourniture de papier local proche de l arrivée pour Samaritains, accès facile local exclusivement réservé aux Samaritains - véhicules : 1 véhicule ouvreur (auto, moto ou vélo) sauf si fourni par un sponsor et/ou dans tous cas (moto et vélo) si impossibilté de passer en voiture sur l entier du parcours. 1 cycliste ouvreur pour handicapés (45 avant la course), sur demande 1 bus-balai pour 2 samaritains et ramassage matériel de balisage véhicule ouvreur et véhicule balais pour écoliers (étapes 2, 4 et 6) voiture ou moto ou vélo - électricité : alimentation 220 volts sécurisée au départ et à l arrivée (pour le chronométrage notamment. Coupure de courant = pas de classement!) pour la radio et pour les sponsors. L alimentation du bus de chronométrage doit être totalement indépendante. Cahier des charges 2015.docx Page 1 sur 5

2 - ravitaillement : ravitaillement intermédiaire (eau) si l étape est pénible et/ou si la température est particulièrement élevée - stationnement : places de stationnement en suffisance - gilets de sécurité : nombre exact à communiquer à Raymond Chablais - barrières vauban : en suffisance pour le couloir d arrivée et l affichage des banderoles des sponsors (minimum 50 pièces) - remise des prix : scène et sonorisation de qualité pour la remise des prix après le repas de la dernière étape. Matériel et services fournis par l Association du Chablais (AdC) Le matériel fourni est livré le jour de la course. - inscriptions, résultats, presse ; - samaritains et ambulance ; - chronométrage ; - ravitaillement (eau) au terme de l épreuve ; - matériel : dossards, banderoles arrivée départ, balisage, gilets de sécurité ; - assurance manifestation ; - panneaux kilométriques ; - au terme de l édition, l Association verse à chaque société organisatrice d étape (6 au maximum) un montant par coureur adulte, calculé sur la participation moyenne des six étapes. Ce montant est adapté en fonction du résultat global de l édition et se monte au maximum à CHF 5,-- par coureur adulte. Ce versement est destiné à couvrir les frais d organisation et à favoriser le développement des activités des sociétés organisatrices d étape. Ce montant peut être revue à la baisse selon les résultats de l exercice. Reconnaissances Une première reconnaissance générale est effectuée à l automne par l AdC et les responsables de la société organisatrice d étape ; elle permet de contrôler les parcours, les emplacements de départ et d arrivée et de visiter les locaux. Les organisateurs se réservent le droit de déplacer l étape si les emplacements ne conviennent pas pour l accueil de plus de 900 coureurs (1'200 lors des étapes avec écoliers). D autres reconnaissances peuvent être effectuées si nécessaire. Merci de prévenir au plus vite les organisateurs en cas d éventuels problèmes de circulation le jour de la course (étape). Déroulement et informations concernant le personnel et le matériel à mettre à disposition par la société organisatrice d étape Distribution des dossards et des t-shirts, inscriptions tardives Responsable : Association du Chablais 15h00 : personnel à disposition pour la mise en place de la salle 2 pers. - Prévoir circulation à sens unique dans la salle (les coureurs retirent leur dossard, puis leur t-shirt et quittent la salle par un autre chemin). Cahier des charges 2015.docx Page 2 sur 5

3 - prévoir une douzaine de tables et des chaises pour la distribution des dossards - 1 grande table pour distribution des t-shirts - 1 table supplémentaire pour les étapes avec écoliers - 1 table et 2 chaises pour inscriptions tardives - 1 grande table pour prospectus (uniquement pour autres manif. sport.) 17h00 : Salle des inscriptions et personnel prêts pour le briefing. Personnel adulte nécessaire pour la distribution des dossards et des T-shirts 1ère étape : 14 pers. 2ème étape 10 pers. 3ème étape 8 pers. 4ème étape 10 pers. 5ème étape 8 pers. 6ème étape 10 pers. Mise en place de la zone d arrivée et du parcours Responsable : Association du Chablais 15h30 : 5 adultes à disposition pour installation de l arrivée et du parcours. La société désigne un responsable de l arrivée pour être le répondant de l Association du Chablais L espace «arrivée» s étend sur 200 mètres environ. 5 pers. 18h00 : contrôle du parcours par le directeur de course, accompagné du responsable de la société organisatrice d étape, evt. accompagné de la police locale. Stationnement 17h00 : mise en place du dispositif pour le stationnement. Les sociétés organisatrices en sont entièrement responsables, en collaboration si nécessaire avec la police locale, les sapeurs-pompiers, etc. Les derniers arrivés parquent le plus près. Mise en place du ravitaillement de l arrivée. 18h30 : 2 tables longues Mise en place des contrôleurs de parcours Cahier des charges 2015.docx Page 3 sur 5

4 18h00 19h00 : Pas d enfants aux endroits sensibles. Les contrôleurs sont responsables de la sécurité des coureurs. Ils ont une attitude ferme et décidée. Aucun ne quitte son poste avant le passage de la voiture balai. Port du gilet de sécurité obligatoire. DEPART DE L ÉTAPE Modification possible en fonction des circonstances. Installation du personnel de gestion de l arrivée 19h05 : 4 personnes à prélever sur le personnel affecté à la distribution des dossards et des t-shirts 4 pers. En parallèle, la société peut gérer une cantine. Celle-ci doit se trouver à proximité de l arrivée. Dans tous les cas, elle fournit gratuitement la subsistance (repas et boissons) pour (nombre indicatif) : 18h00 chronométreurs (2 personnes) Repas et/ou sandwich et boissons 19h30 ambulanciers (2 personnes) + samaritains (8 jeunes et 3 adultes) Repas et/ou sandwiches et boissons 21h00 staff organisation (8 personnes) Repas et boissons + réserver une table! Important : Attention à vérifier l ouverture imprévue de chantiers sur les parcours. Avec la collaboration des services communaux, veiller à la remise en état avant la course des chaussées abîmées ou rendues glissantes par les intempéries. Eliminer les dangers de glissades ou d accidents. Aviser les riverains (flyers par ex.) des perturbations dues à la course. Tenir compte des dangers présentés par de gros animaux (vaches, chevaux, etc.) effrayés par le peloton. Organiser un contact permanent (radio, natel, etc.) entre les contrôleurs et la police locale afin de pouvoir remédier immédiatement à tout problème sur le parcours. Chaque société fournit, au plus tard le lundi avant la course, le nom et les coordonnées (n natel) du répondant général, lequel est disponible et facilement atteignable dès 14h00 le jour de l étape et jusqu au repli complet, pour règlement de tous les éventuels problèmes. Il doit être habilité à prendre immédiatement toutes les décisions nécessaires ; le nom et les coordonnées (n natel) du répondant départ-arrivée ; le nom et les coordonnées (n natel) du répondant distrib. des dossards le nom et les coordonnées (n natel) du répondant caisses ; le nom et les coordonnées (n natel) du répondant sécurité-parcours ; le nom et les coordonnées (n natel) du répondant stationnement ; le nom et les coordonnées (n natel) du rép. maintenance wc-vestiaires. Cahier des charges 2015.docx Page 4 sur 5

5 D une manière générale, nous vous incitons à développer un gestion «verte» de votre étape (par exemple prévoir poubelle PET dans les zone de départ et arrivée et/ou vers le retrait des dossards et t-shirt), prévoir des matériaux bio-dégradables (assiettes, verres, etc.) pour les repas, prévoir un scooter électrique en tant que voiture-ouvreuse, etc.). Le présent cahier des charges peut être adapté et complété en tout temps, moyennant communication immédiate aux sociétés concernées. Les responsables de la société signataire déclarent avoir pris connaissance du présent cahier des charges et s engagent à s y conformer. Lieu et date : Nom, prénom, fonction : signature : Nom, prénom, fonction : signature : Cahier des charges 2015.docx Page 5 sur 5