Association des Responsables de Services Généraux Facilities Managers Association CHARTE D'ARCHIVAGE

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1 Association des Responsables de Services Généraux Facilities Managers Association CHARTE D'ARCHIVAGE Avertissement : ce document est un exemple de charte d archivage établi pour un besoin particulier. Il ne s'agit en aucun cas d'un modèle type élaboré par l'arseg. Nous vous recommandons de croiser plusieurs sources d'information pour affiner votre document et le conformer à vos besoins. Pensez à vos collègues : une fois votre propre document élaboré, pensez à le communiquer à l'arseg. Il servira à enrichir la base documentaire mise à disposition de l'ensemble des adhérents. D'avance merci. Paris Strasbourg Lille Nantes/Rennes Lyon Nice/Marseille 24 rue J. Ibert LEVALLOIS Tél. : Fax : arseg@arseg.asso.fr Site web : Association Loi 1901 N de déclaration 28/8176 à la Préfecture des Hauts-de-Seine en date du 19/06/75 N Siren

2 C H A R T E D E L'A R C H I V A G E 1. PREAMBULE Définition : Les archives sont l'ensemble des documents émis ou reçus, conservés pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, ainsi que pour la documentation technique, commerciale ou administrative. En général, les documents conservés se répartissent dans trois catégories : - le classement de proximité ou archives courantes (documents actifs), - l'archivage intermédiaire (documents semi-actifs) - l'archivage définitif (documents passifs) L'organisation d'un système d'archivage commence dès la production ou la réception des documents et se poursuit soit jusqu'à l'élimination du document, soit jusqu'à son archivage définitif. Une des premières nécessités, en amont des opérations proprement dites d'archivage, est de respecter une procédure de "classement des documents émis ou reçus". Ce classement "organique" regroupe les documents en ensembles selon leur provenance. Un tableau de classement des documents, commun à l'ensemble de la société, permet de réaliser ensuite les plans d'archivage nécessaires aux trois opérations de gestion des archives : versement, consultation, élimination. Selon sa nature, un document archivé a une durée de conservation déterminée par des contraintes légales et réglementaires, l'utilité de retrouver l'information ou la sauvegarde du patrimoine historique. Ceci conduit à établir un guide sur les durées de conservation des archives, en fonction des catégories de documents (archives courantes ou historiques) dans les différents domaines traités : administration, technique, commercial, personnel... 2/15

3 OBJET DE LA CHARTE D'ARCHIVAGE Le présent document a pour objectif de préciser : A - LE CADRE GENERAL DE "CONSERVATION" DES DOCUMENTS I - Le classement de proximité Enregistrement "émis" - "reçus" Consultation (tableau de classement) Versement en archives. II - L'archivage intermédiaire Procédure de versement Procédure de consultation Délais de conservation, prescription (guide de durées) III - L'archivage définitif Procédure de versement Procédure de consultation. B - LA FORME DES DOCUMENTS D'ACCOMPAGNEMENT DES ARCHIVES (ANNEXES) 1. Registre de classement 2. Tableau de classement 3. Guide sur les durées de conservation 4. Bordereaux de mouvements et d'identification Versement en archive Consultation (sortie, retour), fiche de sortie Elimination (P.V.) ou modification de position 5. Inventaire 3/15

4 CADRE GENERAL DE CONSERVATION DES DOCUMENTS A chaque niveau de la société, les secrétariats respectifs (de Direction, de Division, de Service) sont chargés de la gestion des documents. Dès leur réception ou leur création, les documents sont dits "actifs" et demeurent en "classement de proximité" durant une période correspondant à la nécessité de consultation fréquente (de l'ordre d'une année) ; puis, la fréquence de consultation déclinant, ils deviennent semi-actifs et sont archivés localement durant une période intermédiaire (de l'ordre de 3 à 5 ans). Enfin, la fréquence de consultation devenant épisodique voire inexistante, les documents sont considérés alors comme "périmés" ou "passifs" et sont, soit éliminés soit archivés définitivement. I - LE CLASSEMENT DE PROXIMITE Tout document "émis" ou "reçu" doit faire l'objet d'un enregistrement qui est son "acte de naissance". Cet enregistrement peut se réaliser, soit sur un registre de classement, soit sur un support informatique adéquat. Les éléments de cet enregistrement sont : - les initiales du niveau de traitement (DIR, DIV,...) - l année d édition - le n d'ordre (chronologique annuel et continu) - les initiales du signataire du document - les initiales de la dactylographe (facultatif) - le destinataire - la date d'émission ou de réception - le libellé succint de l'objet - le code classement (voir projet de tableau, annexe 2) - la durée de conservation (en années) (si possible). Les classeurs de documents sont repérés sur la tranche par le n de code classement et éventuellement un libellé en clair permettant une recherche pour consultation rapide ; dans la mesure du possible, le classement est centralisé par niveau de responsabilité et ordonné dans les armoires dans l'ordre du tableau de classement. En fin de chaque année, la secrétaire chargée du classement reverse en "archives intermédiaires" les documents de l'avant-dernière année écoulée (A - 1) ne nécessitant pas une consultation fréquente. Des versements peuvent être réalisés périodiquement (trimestriellement) pour "soulager" le classement de proximité. Ces versements s'effectuent sur production d'une "demande de versement en archives" adressée aux Services Généraux par le système informatisé de demandes de services ; les boîtes d'archives sont accompagnées, lors du versement, d'un bordereau de versement et d'identification (cf. annexe 5.1). 4/15

5 La responsabilité du conditionnement des boîtes d'archivage (modèle commun à toute la société, type IMPEGA en largeur de 10 ou 15 cm) incombe aux secrétariats. Eviter autant que possible d archiver des documents en classeurs. Sur les étiquettes de "tranche", sont apposées les mentions suivantes : - l entité d origine (dept, div, service) - l année - le code de classement Dès lors, la conservation, les opérations de sorties et entrées pour consultation incombent aux Services Généraux. II - L'ARCHIVAGE INTERMEDIAIRE L'archivage intermédiaire est réalisé dans une annexe de la société X., par du personnel gérant la conservation, la recherche et la mise à disposition des documents à consulter. Dès réception des boîtes d'archives provenant des secrétariats, les Services Généraux effectuent : - le conditionnement et le rangement des boîtes dans les rayonnages - la saisie informatique des boîtes d archives. Lorsqu'un document doit être consulté, le secrétariat demandeur adresse aux Services Généraux une demande de consultation d'archives par le système informatisé de demandes de services ; en cas de besoin urgent, la demande peut, exceptionnellement, être faite par téléphone auprès du Secrétariat des Services Généraux. Cette demande fait apparaître : - l'année d'émission ou de réception, - la division - le code classement de la boîte, Les Services Généraux traitent alors la demande de recherche. Les délais prévus sont : - demande avant 12 H : livraison l'après-midi, - demande après 12 H : livraison le lendemain. Les documents ainsi archivés et consultés sont conservés en fonction des délais "indicatifs" prévus par le "Guide des durées de conservation intermédiaire" (cf. annexe 4). Lorsqu'ils parviennent au terme de ce délai (de l'ordre de 3 à 5 ans), les Services Généraux adressent au secrétariat d'origine : soit un P.V. de proposition d'élimination (cf. annexe 5.3) ; si cette proposition est validée, la boîte subit une destruction conformément à la réglementation (à charge d'une société habilitée et sous contrôle des Services Généraux). soit un P.V. de versement en archivage définitif (cf. annexe 5.4) ; dans ce cas, un bordereau de versement est adressé pour compte-rendu au secrétariat d origine et la boîte d archive est stockée dans des conteneurs longue durée, selon un plan d archivage établi entre les Services Généraux 5/15

6 III - L'ARCHIVAGE "DEFINITIF" Les documents archivés définitivement peuvent néanmoins être consultés sur demande, dans un délai de 24 à 48 H (selon l'urgence), en respectant la procédure classique de demande de consultation déjà vue plus haut ( II). Conservés pour des durées longues mais variant selon la nature du document et les contraintes légales, les documents archivés font l'objet d'un inventaire, actualisé annuellement (cf. annexe 6). Trois "durées de vie" type sont habituellement prises en considération : - 5 à 10 ans - 11 à 30 ans - plus de 30 ans (illimité) Lorsqu une boîte d archive arrive à la limite de presciption, les Services Généraux adressent au secrétariat d origine une proposition d élimination ou de prorogation de délai de conservation (cf annexe 5.3). En fonction de la décision de l'ordonnateur, la boîte est : - soit détruite sous contrôle des Services Généraux, - soit maintenue en archivage pour la tranche de durée supérieure, sauf indication particulière. *-*-*-* REMARQUE : TRAITEMENT DU "SUPPORT" DE L'INFORMATION ARCHIVEE L'objet de cette charte est de traiter essentiellement l'archivage sur support papier ; néanmoins, de plus en plus, une complémentarité s'établit entre l'emploi de ce support et l'utilisation de moyens électroniques de traitement de textes, de gestion électronique de documents, de scannérisation, numérisation et transformation en images consultables indexées ou non, transcriptibles sur disque optique (DON, CD/ROM, CD/WORM, etc...) des documents. Tant qu'ils demeurent "actifs", ces derniers supports sont traités par les services euxmêmes ou par la division informatique ; dès qu'ils deviennent "semi-actifs" ou "passifs", leur archivage peut rejoindre les modalités exposées dans la présente charte. 6/15

7 DOCUMENTS D'ACCOMPAGNEMENT DES ARCHIVES (exemple) I - REGISTRE DE CLASSEMENT Un registre est ouvert pour les documents émis et un pour les documents reçus ; chaque document est enregistré dans l'ordre chronologique et l'enregistrement présente les éléments clés du document, nom du signataire, du destinataire, la date, ainsi que l'objet succinct. Le code classement est inscrit sur l'enregistrement et reporté sur le document (cf. II suivant); Exemple d enregistrement : ANNEE 2005 : Division 6 Arrivée N SIGN. DEST. DATE LIBELLE / OBJET 0001 EDF CJF 04/01 Contrat EDF CODE DUREE OBSERV. CLAS. D ans 0002 FT LdH 05/01 L.S D an /15

8 II - TABLEAU DE CLASSEMENT (établi par chaque secrétariat) Chaque division établit son propre code de classement en fonction de ses spécificités la seule obligation étant de commencer le code par l année d archivage suivie par la division. LIBELLES CLAIRS CODE CLASSEMENT Affaires juridiques - Correspondances départ 2005/LA Fax arrivés 2005/LA Contentieux 2005/LA /LA DEPT EXPLOITATION (DIRECTION) - Courriers départ 2005/DE Télex/fax arrivés 2005/DE /DE DIVISION 2 - Courriers départ 2005/D Fax arrivés 2005/D Stations terriennes 2005/D DOC TDMA 2005/D COMPTABILITE - Courriers départ - Fax arrivés 2005/CPT /CPT Factures 2005/CPT Banque 2005/CPT Missions 2005/CPT Contrats. 8/15

9 NOTES IMPORTANTES : - chaque boîte a un code unique - une seule année de référence par boîte Pour chaque document émis, le code classement est apposé dans l'attache du service, sous la forme : 2005/ D6 / 06 / 630 / XXXX. / XXXX code class. N enregistrement Pour chaque document reçu, le code classement est inséré dans une case réservée à cet effet dans le tampon "ARRIVEE COURRIER" de la divison, ex. : ARRIVEE EN DIV. 6 LE... CLASS. : D6/06/ ARCHIVAGE EXTERNE ANNEE CODE CODE ARCHIVAGE MOUVEMENTS OBSERVATIONS CLASS. RANG EMPLAC. ENTREE SORTIE 92 D A 18 21/04/94 -- D6-02 B 23 18/08/94 20/12/95 Détruit D R 14 05/02/95 -- III - GUIDE SUR LES DUREES DE CONSERVATIONS Principes de base : Tous les documents "actifs" sont conservés en classement de proximité pendant une année, au-delà de l'année d'émission ou de réception. Ex : les chronos de courriers émis en 94 sont conservés en classement jusqu'en décembre 95, puis sont reversés en archives intermédiaires. 9/15

10 Les documents administratifs "courants" sont conservés en archives intermédiaires pour une durée de 3 ou 5 ans, selon leur teneur (à discrétion du dépositaire). Les documents à caractère "officiel" sont conservés en archives définitives selon le tableau ci-après : Tableau de conservation DOMAINE DOCUMENT DELAI DE CONSERVATION LEGALE TEXTE DE RÉFERENCES DUREE CONSEILLEE Dossiers - Livre de paie, registre du personnel 120 ans a/c date de naissance } Code Sécur. Sociale illimitée Du - Dossiers accident, maladies profes. 100 ans a/c date de naissance } personnel - Docum. traitements & salaires 30 ans a/c paiement Code Civil illimitée - Paiement côtisations et justificatifs 5 ans Code Sécur. Sociale 5 ans Responsabilité contractuelle commerciale - Contrats commerciaux et pièces de marchés en vue d'un recours 30 ans Code Civil 30 ans - Correspondances commerciales 10 ans Code Commerce 10 ans Vie de la - Statuts Durée Société Code Civil illimitée Société - PV conseils et assemblées (prescription d'action : 30 ans (Droit français) après la dissolution de la société) Documents - Livre comptable 6 ans après la clôture de l'exercice Livre des procédures durée de la fiscales société comptables - Justificatifs comptables 10 ans après la clôture de Code du commerce " " l'exercice - Bilans, comptabilité annuelle 10 ans après la clôture de Code du commerce illimitée l'exercice - Pièces comptables 10 ans après la clôture de Code du commerce 10 ans l'exercice - Mouvements, actions, obligations 30 ans Code Civil durée de la société 10/15

11 IV - BORDEREAUX DE MOUVEMENT ET D'IDENTIFICATION (fournis, sur demande aux Services Généraux) Versement en archives BORDEREAU DE VERSEMENT EN : - archives intermédiaires - archives définitives -*-*-*-*- ANNÉE : 2000 Date de versement : 18/06/2000 Identification verseur : Division 9 Liste des documents versés : CODE CLASSEMENT (1) OBSERVATIONS D D C D (1) à renseignerr par le verseur ACCUSE DE RECEPTION DES SERVICES GENERAUX : Archives reçues le... par... Signature du verseur : Signature du réceptionnaire : 11/15

12 4.2 - Bordereau de consultation d'archives BORDEREAU DE CONSULTATION - d'archives intermédiaires - d'archives définitives -*-*-*-*- ANNÉE : 2000 Date de la demande : 21/04/2000 Identité du demandeur : Division 9 DOCUMENT(S) A CONSULTER : * CODE CLASSEMENT : 1990 / D9 / 03 (1) CONSULTATION * DATE DE REMISE :... * DATE DE RETOUR :... -*-*-*-*- SIGNATURES : DEMANDEUR SERVICES GENERAUX - à la remise - au retour 12/15

13 4.3 - Elimination des documents PROCES-VERBAL D'ELIMINATION D'ARCHIVES OU DE MODIFICATION DE POSITION ANNEE 2001 Division Sur proposition des Services Généraux, conformément aux délais de conservation en vigueur des archives, les documents ci-dessous sont à conserver ou à éliminer : DESTINATION CODE CLASS. (1) A ELIMINER (1) A CONSERVER (1) OBSERVATIONS* (1) 90-D D8-12-HB2 90-D8-23-C75 X X X A.D. Les documents ci-dessus désignés "à éliminer" ont été détruits le : 23/02/95 (2) SIGNATURES : SERVICES GENERAUX SERVICE ORIGINE (1) à renseigner par le service origine (2) à renseigner par les Services Généraux A.I. : Archivage Intermédiaire A.D. : Archivage Définitif 13/15

14 V - INVENTAIRE DES ARCHIVES Extrait ANNEE CODE CLASSEMENT DERNIER MOUVEMENT 1988 AG - 01 AD - V. 18/03/91 " AG - 02 AD - V. 18/03/ D5-01 AD - C. 20/04/ D E. 14/03/ AG - 03 AD - V. 12/05/ D6-04 AI - V. 21/09/ V : Versement C : Consultation (sortie) E : Elimination AD : Archives définitives AI : Archives intermédiaires 14/15