Présentation de l application informatique dédiée à la formation BAFA et procédure d inscription. Site Internet

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1 DIRECTION DEPARTEMENTALE DE LA COHESION SOCIALE DU VAR Mission Inspection Contrôle Evaluation (ICE) Secteur Jeunesse Présentation de l application informatique dédiée à la formation BAFA et procédure d inscription. Site Internet 1

2 Sommaire Présentation (pages 3 à 4) 1/ Présentation du site internet du ministère dédié aux formations BAFA-BAFD et présentation du portail régional PACA du site internet (pages 5 à 6) 2/ Création de votre espace personnel BAFA dédié au cursus de formation BAFA (pages 7 à 17) 3/ Description et fonctionnement de votre espace personnel (pages 18 à 23) 4/ Session théorique de formation générale (page 24) 5/ Stage pratique (pages 25 à 33) 6/ Session théorique d approfondissement ou de qualification (page 34) 7/ Passage de votre dossier au jury BAFA de votre département (page 35) 8/ Cas particulier d un passage au jury dans le cadre d une session défavorable (pages 36 à 37) 9/ Demande de dérogation de stage pratique (pages 38 à 39) 10/ Demande de prorogation de formation (pages 40 à 41) Coordonnées Direction Départementale de la Cohésion Sociale (D.D.C.S) du Var (page 42) 2

3 Vous souhaitez effectuer une formation BAFA Vous devez donc effectuer les démarches ci-dessous : Présentation Etape 1 : Démarche à effectuer auprès du ministère. - vous enregistrer sur Internet pour vous identifier et vous créer un espace personnel dédié au suivi administratif de votre formation : La Direction Départementale de la Cohésion Sociale (DDCS) de votre département de résidence, représentant le ministère en charge de la jeunesse et des sports, «au niveau départemental», est en charge : - du suivi de votre espace internet : validation de votre identité et modification de vos informations personnelles en cas de besoin ; - de la validation de vos stages pratiques (2ème partie du BAFA) dans votre espace personnel BAFA, s ils sont effectués dans votre département de résidence. - de l organisation du jury et à l issue de la délivrance du diplôme. La Direction régionale de la jeunesse des sports et de la cohésion sociale (DRJSCS) intervient dans la validation des sessions théoriques de formation générale et d approfondissement ou de qualification. 3

4 Etape 2 : Démarche à effectuer auprès des organismes de formation - contacter un organisme pour vous inscrire à une session de formation théorique ( formation générale et plus tard, approfondissement ou qualification ). - la liste des organismes est accessible sur le site page régionale. L organisme de formation, habilité par le ministère, assure les formations théoriques pour vous préparer aux différents rôles et fonctions de l animateur en accueils collectifs de mineurs : - formation générale (8j) - approfondissement / qualification (6j), Les organisateurs d accueils collectifs de mineurs assurent votre formation pratique (14j) et concourent à l atteinte des objectifs de formation du stagiaire. En majorité des associations, des mairies ou des comités d entreprise. Ils peuvent être également des sociétés commerciales ou des particuliers. Les accueils sur lesquels vous serez positionné devront obligatoirement être déclarés (téléprocédure d accueils de mineurs, TAM). 4

5 1/ Présentation du site Internet du ministère : Résidant région PACA, cliquez ici pour vous connecter 5

6 Présentation du portail régional PACA du site internet du ministère Cliquez ici pour obtenir les coordonnées des organismes de formation en région PACA. Encadré récapitulant les dates des prochains jurys BAFA de la région PACA ainsi que diverses informations 6

7 2/ Création de votre espace personnel dédié au cursus de formation BAFA. Vous souhaitez vous inscrire en formation BAFA, Cliquez ici 7

8 Vous débutez une formation BAFA cliquez ici 8

9 Cas n 1 : Vous débutez une formation BAFA Vous débutez la formation BAFA, Cliquez ici 9

10 Cas n 2 : Vous débutez une nouvelle formation BAFA (cas d une formation BAFA non terminée dans les délais) 10

11 Dans les deux cas, voici comment se déroule la suite : Ce mél est votre identifiant de connexion, non modifiable, notez le bien! Mél = adresse électronique champs à compléter intégralement avant de «Valider» Important! Lors de l enregistrement d une «fratrie» (frères et sœurs) Ne pas utiliser la même adresse mél! (il ne peut y avoir 2 dossiers avec la même adresse électronique) 11

12 Une fois arrivé sur cette page, vous devez aller dans votre boite mél pour vous enregistrer définitivement. Pour finaliser votre enregistrement, car pour l instant vous n en êtes qu à un pré-enregistrement, vous devez cliquer sur le lien qui vient d être envoyé dans votre boite mél. 12

13 Exemple de mèl envoyé «automatiquement» par le serveur informatique du ministère pour continuer l enregistrement et la création de votre espace personnel Poursuivez en suivant les instructions Attention : Si vous ne trouvez pas ce mèl dans votre boite mél, pensez à vérifier dans vos «éléments indésirables» (SPAM) 13

14 Complétez les champs (*) obligatoires si cela n est pas déjà fait l adresse mél, nécessaire à la DDCS pour communiquer sur la gestion de votre dossier électronique, peut être modifiée en cours de formation. Les numéros de téléphone sont importants, ils permettent de vous joindre en cas de problème urgent sur votre dossier Néanmoins, celle utilisée pour la création de votre espace internet restera votre identifiant. une fois les vérifications effectuées, vous pouvez cliquez sur «Valider» 14

15 A l issue, vous allez être dirigé sur cette page et avoir accès à : Un document PDF récapitulatif de l inscription (voir page 15) Un mél vous est également adressé, confirmant votre enregistrement sur le site et récapitulant votre n de candidat.(voir page 16) Gardez précieusement le document PDF téléchargé et le mél reçu. Pour découvrir votre espace personnel, cliquez ici 15

16 document PDF récapitulatif de l inscription 16

17 Mél reçu, confirmant votre enregistrement sur le site et récapitulant votre n de candidat 17

18 3/ Description et fonctionnement de votre espace personnel. Saisissez votre identifiant (mél utilisé lors de la création du compte), et le mot de passe choisi. 18

19 Votre espace personnel, onglet «accueil» N attendez pas pour transmettre à la DDCS, une copie de votre pièce d identité, par envoi informatique (Onglet cursus), ou par courrier cette pièce d identité vous sera également demandée par l organisme de formation pour les sessions théoriques et par les accueils de mineurs pour votre stage pratique Votre service gestionnaire est la DDCS de votre département de résidence (important : En cas de déménagement «hors département», il faudra prévenir cette DDCS pour mettre à jour votre nouvelle adresse postale et transférer votre dossier dans le département d accueil) 19

20 Lisez attentivement cet onglet «accueil». Vous y trouverez l ensemble des démarches administratives à effectuer tout au long de votre parcours de formation 20

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22 Cet onglet «identité» récapitule ce que vous avez saisi lors de votre enregistrement sur ce site internet. En cas d erreur lors de l inscription ou de changement d adresse postale ou électronique ou de n de téléphone en cours de formation, pensez à le faire mettre à jour par la DDCS de votre département de résidence. 22

23 Onglet «cursus» vierge : cet onglet se complète au fur et à mesure de l avancée de la formation et/ou de la transmission des documents à valider Vous pouvez scanner votre pièce d identité recto/verso (sur un seul et même document, une page uniquement) puis nous l adresser à l aide de cet encart Attention à la taille du fichier 23

24 4/ Session théorique de Formation générale Dans les 15 jours maximum qui suivent la fin de la session, l organisme de formation adresse à la DRJSCS du lieu de session un procès verbal informatique «pour validation» (la DRJSCS a également, 15 jours maximum, comme délai de validation). Dès que la DRJSCS a validé ce PV dans l onglet «cursus» de votre espace personnel, vous devez «télécharger et imprimer» ce certificat, pour présentation à l inscription au stage pratique. 24

25 5/ Stage pratique Vous devez télécharger et imprimer dans l onglet «accueil» de votre espace personnel, le modèle de certificat de stage pratique «réglementaire» et le présenter à votre directeur de centre afin qu il complète ce document à la fin de chaque partie (ou période) de stage. Rappel de la réglementation pour le stage pratique Il se déroule obligatoirement en accueils de loisirs, séjour de vacances et accueils de scoutisme «régulièrement déclarés». Le stage pratique a une durée minimale de 14 jours en 2 parties au plus, et se déroule obligatoirement sur le territoire national. Modèle de certificat de stage pratique à télécharger La durée minimale d une période (partie) de stage est de 4 jours Il peut se dérouler dans un accueil périscolaire dans la limite de 6 jours effectifs, mais uniquement sur des demi-journées (Mercredis AM ou NAPS globalisées sur un après-midi) 25

26 Comment compléter un certificat de stage pratique. Le Directeur doit absolument renseigner toutes les informations nécessaires à la validation de ce stage. (Un document bien complété n appelle aucune interrogation de l administration et sera validé dans les meilleurs délais) Cachet de l organisateur et nom, prénom et signature du directeur de l accueil (OBLIGATOIRE pour certifier l authentification du document et du rédacteur) 26

27 A l issue du stage, le directeur complète le certificat manuscrit qu il remet au stagiaire (page 27). Le directeur (ou l organisateur) saisit et transmet l appréciation informatiquement via l application de déclaration par Télé procédure des Accueils collectifs de Mineurs(T.A.M) (procédure page 28 à 30). Procédure : Le directeur (ou l organisateur) se positionne sur la fiche complémentaire de la période, avec le profil administrateur, et saisit informatiquement l appréciation portée sur le certificat de stage remis au stagiaire. 27

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29 Saisir le chiffre 0, si absence de 1/2 journée(s) 29

30 La saisie informatique (page 29) s intègre automatiquement dans le dossier internet BAFA du stagiaire (voir copie écran ci-dessous). La DDCS du lieu de stage peut ensuite effectuer les vérifications réglementaires pour valider le stage. En«attente de validation» Lorsque ce certificat sera «validé favorablement» dans «avis service»par la DDCS, vous pourrez le télécharger pour présentation lors de l inscription à la session d approfondissement ou de qualification 30

31 Dans le cas contraire (si pour des raisons techniques, l organisateur n a pu saisir informatiquement le contenu du certificat sur l application de déclaration des accueils collectifs de mineurs), le candidat saisit les éléments du certificat dans l onglet «cursus» de son espace personnel puis adresse le certificat (manuscrit) «ORIGINAL» complété par le directeur (le stagiaire en conserve un photocopie), à la DDCS du lieu de stage pour vérification et validation. Cliquez sur «saisir un stage» 31

32 N de déclaration de l accueil de loisirs ou du séjour de vacances pour la période concernée, sans l extension de la période (exemple : «-J01» pour la fiche complémentaire n 1 de juillet) Complétez ces fenêtres et cliquez sur «valider» Une fenêtre s ouvrira à la validation de votre saisie et vous donnera l adresse postale de la DDCS du département de stage où adresser votre certificat. Au cas, ou cette fenêtre ne s ouvre pas, cliquez ZOOM (voir exemple page 34) dans l encart 2 où vous aurez saisi ce stage : le récapitulatif de votre saisie ainsi que l adresse ou envoyer ce certificat s afficheront 32

33 Lorsque ce certificat sera déclaré «valide» dans «avis service», vous pourrez le télécharger. Le (ou les) certificat(s) totalisant 14 jours seront à présenter lors de l inscription à la session d approfondissement Exemple d un espace personnel candidat avec un stage pratique «valide». Récapitulatif de la saisie informatique 33

34 6/ Session théorique d approfondissement ou de qualification (procédure de validation identique à la session de formation générale) Dans les 15 jours maximum qui suivent la fin de la session, l organisme de formation adresse à la DRJSCS du lieu de session un procès verbal informatique de fin de session «pour validation» (la DRJSCS a également, 15 jours maximum, comme délai de validation). Dès que la DRJSCS a validé ce PV, vous pouvez «télécharger et imprimer» ce certificat dans l onglet cursus de votre espace personnel. Votre formation BAFA est terminée 34

35 7/ Passage de votre dossier au jury BAFA de votre département Espace personnel d un candidat ayant terminé sa formation. Si toutes les étapes (Formation générale + stage pratique + stage d approfondissement + carte d identité) sont validées favorablement (mention FAVORABLE en vert), Le dossier passe «automatiquement» au jury. Il est noté dans l onglet «accueil», état de mon inscription : favorable pour passer en jury après étude et avis «favorable» du jury, le candidat recevra son diplôme par voie postale dans les semaines qui suivent. Vérifiez votre adresse postale pour éviter les retours de diplôme 35

36 8/ Cas particulier d un passage au jury dans le cadre d une session défavorable (même si l étape a été refaite avec mention «favorable») Son dossier ne passe pas «automatiquement» au jury, il doit demander le passage au jury. Une «alerte» le lui signale dans l onglet «accueil» (voir exemple ci-dessous) 36

37 En bas de l onglet «accueil», cliquer sur «demander le passage en jury» A l issue, Il est noté dans l onglet «accueil», état de mon inscription : favorable pour passer en jury 37

38 9/ Demande de dérogation de stage pratique Voir procédure page suivante de ce document pour une demande de dérogation de stage pratique (seulement si vous n avez effectué aucun jour de stage depuis la fin de la formation générale) 38

39 RAPPEL : Seulement si vous n avez pas effectué le moindre jour de stage pratique depuis 18 mois à compter de la fin de la session de formation générale. la date limite de début de stage se trouve mentionnée dans l onglet «accueil» de votre espace personnel dans «ce que je dois savoir» : je dois commencer mon stage avant le Demande de dérogation de stage pratique : cette saisie est accessible dans l onglet «cursus», après avoir fait valider la session de formation générale. Cliquez ici et motivez votre demande avec d éventuels justificatifs puis «valider». La réponse de la DDCS, «positive ou négative» se fera au même endroit. En l absence de dérogation, vous devrez refaire un stage de formation générale 39

40 10 / Demande de prorogation de formation Voir procédure page suivante de ce document pour une demande de prorogation de formation 40

41 Attention : cette demande n est à faire que si vous n avez pu effectuer la formation dans son intégralité dans les 30 mois à compter du 1 er jour de formation générale la date prévue de fin de formation se trouve mentionnée dans l onglet «accueil» de votre espace personnel dans «ce que je dois savoir» : je dois terminer ma formation avant le Demande de prorogation : cette saisie est accessible dans l onglet «cursus», après avoir fait valider la session de formation générale. Cliquez ici et motivez votre demande avec d éventuels justificatifs puis «valider». La réponse de la DDCS «positive ou négative» se fera au même endroit. 41

42 Merci pour votre attention et bonne formation DIRECTION DÉPARTEMENTALE DE LA COHÉSION SOCIALE MISSION INSPECTION CONTRÔLE ÉVALUATION (I.C.E.) Secteur JEUNESSE : ddcs-ice-acm@var.gouv.fr Coordonnatrice Secteur Jeunesse Carine BONNERAVE : Les bureaux de la DDCS du Var sont situés Cité administrative 155 rue Saint Bernard Entrée C, 3 ème étage Toulon Gestion administrative de la mission Information réglementaire du champ jeunesse Formations BAFA/BAFD Déclaration des accueils et des locaux d hébergement Nicolas LE HEN : Philippe GOIDIN : Alexia DJEMILI : Tout courrier postal est à adresser au : Directeur Départemental de la Cohésion Sociale du Var Mission I.C.E. Jeunesse CS TOULON CEDEX 42