Manuel d information Saisie de données de temps dans Excel

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1 Manuel d information Saisie de données de temps dans Excel CAT2 Objectif L objectif de ce procédé est de permettre aux écoles qui n ont aucun accès à SAP de pouvoir inscrire leurs données de feuille de temps dans Excel. Ce procédé pourra également être utilisé pour faciliter la saisie d un lot de données de temps semblables telles que les journées pédagogiques, les jours de tempête, etc. Utilisez ce procédé pour inscrire le temps des employés dans un fichier Excel. Ces données pourront ensuite être chargées directement dans SAP. Déclenchement Utilisez ce procédé quand il est nécessaire d'enregistrer du temps pour un employé. Toutes les heures de présence doivent être enregistrées pour les employés avec le statut de saisie de temps positifs (i.e. Occasionnels). Seul les absences et les présences spéciales telles que des heures supplémentaires doivent être enregistrés pour les employés avec le statut de saisie de temps négatif. Conditions préalables Aucun Chemin de menu Aucun Code de transaction Aucun Conseils utiles Le programme de chargement des fichiers Excel charge les données directement dans CATS comme si elles y avaient été inscrites par un utilisateur. La meilleure façon de comprendre les conditions de saisie des données de temps dans CATS et par conséquent les conditions de saisie des données de temps dans Excel est consulter le manuel d information CAT2 Saisie de données - temps régulier. Très peu de la validation et de logique de données qui ont été conçues dans SAP ont pu être reproduites dans le procédé de chargement à partir d un fichier Excel. La feuille Excel est un simple outil de base qui a été conçue pour saisir les données des feuilles de temps à distance qui doivent être chargées dans SAP. Des colonnes sur la feuille Excel ont été alignées de gauche à droite en commençant par la gauche avec les données qui seront le plus souvent utilisées tandis que les colonnes vers la droite seront utilisées plus rarement. Le format de la feuille Excel ne doit pas être modifié de quelque façon que ce soit. Les colonnes ne doivent pas être déplacées ou supprimées.

2 La feuille Excel doit toujours commencer le dimanche. Des corrections aux données de temps déjà chargées dans SAP ne peuvent pas être faites en utilisant une feuille Excel. Il n'y a aucune logique dans le programme de chargement permettant de modifier, remplacer ou ajouter du temps aux heures de présence ou d'absence déjà existantes dans SAP. Si des heures existent déjà chez les CATS vous recevrez le message d'erreur suivant «Temps déjà saisie <la date>. Si une correction doit être faite à cette entrée elle devra être faite manuellement dans CATS. CATS est un écran de saisie hebdomadaire des feuilles de temps ainsi la feuille Excel de chargement a aussi été conçue sur une base hebdomadaire. Par conséquent, seule une semaine d'information à la fois peuvent être saisie et sauvegardée dans une feuille Excel. Le matricule, une catégorie de présence ou d'absence ainsi qu au moins une entrée dans les champs du dimanche au samedi sont exigés. Si quelque chose manque un message d'erreur sera produit et la ligne concernée ne sera pas chargée. Le programme ne produira pas automatiquement la catégorie de présence 0800 si le champ est laissé en blanc. Si toutes les autres informations demeurent les mêmes, une seule ligne peut être utilisées pour saisir des données du dimanche au samedi. Par exemple. Si un employé est en vacances pendant une semaine entière, la catégorie de présence 0100 peut être inscrit du lundi au vendredi sur la même ligne. Si un employé est malade le lundi et effectue des heures supplémentaires le mardi, une ligne différente sera nécessaire pour chaque catégorie de présence ou d absence. Si un employé effectue des heures supplémentaires le mardi pour lesquelles il désire être payé et effectue à nouveau des heures supplémentaires le mercredi mais que cette fois il veut accumuler le temps dans un contingent, alors une ligne différente est exigée pour chaque catégorie de compensation d'heures supplémentaires demandée. Toutes les validations conçues dans CATS seront déclenchées lors du chargement dans CATS et tous les messages d'erreur seront retournés à l'utilisateur sous forme d un rapport des résultats. Le manuel d information CAT2 Saisie de données - temps régulier sera très utile pour comprendre toutes les conditions de données requises pour compléter la feuille Excel. Plusieurs matricules d employés peuvent être inscrits sur la même feuille Excel et plusieurs lignes peuvent être utilisées sur la même feuille Excel pour le même employé. Si plusieurs catégories de présence ou d absence doivent être saisie le même jour pour un employés (telles que des heures supplémentaires avec différentes

3 catégories de compensation i.e. payé et accumulé) alors ceci peut être chargé sur le chargement initial d une feuille Excel. Une fois que les entrées d une journée ont été sauvegardées, aucune autre entrée ne peut être chargée pour ce même jour en utilisant une feuille Excel. Des enseignant et non-enseignants peuvent être présentés sur la même feuille Excel. Toutes interlignes devraient être supprimées de la feuille Excel avant le chargement dans SAP. Ceci permettra de faire correspondre les numéros de rangée du rapport des résultats avec ceux de la feuille Excel et facilitera la gestion d'erreur. En enregistrant une pleine journée d absence ou de présence, les heures inscrites doivent correspondre au temps prévu selon l horaire indiqué dans l infotype 7 de l employé. Vous pouvez utiliser le champ Note brève pour indiquer n'importe quelle information additionnelle concernant la présence ou l'absence. Le champ est limité à 40 caractères et peut être visualiser à partir de la transaction CADO. Quand vous inscrivez une note brève, les heures dans CAT2 apparaîtront en rouge et vous pouvez double-cliquez sur celles-ci pour voir la note. Les 5 colonnes libres à la droite du bilan sont pour usage spécifique au Conseil scolaire. Utiliser ces colonnes pour inscrire n'importe quelle information qui pourrait vous être utile. (Ex. nom de l'employé, numéro professionnel, lieu, etc.). Ces colonnes ne seront pas utilisées lors du chargement et peut être cachées, cependant elles NE DOIVENT PAS ÊTRE SUPPRIMÉS...

4 Procédé 1. Créez un nouveau fichier Excel de chargement de feuilles de temps en utilisant le modèle fourni. Microsoft Excel modèle.xls 2. Au besoin, compléter ou réviser les champs suivants : La meilleure façon de comprendre les conditions de saisie des données de temps de chacun des champs dans CATS et par conséquent les conditions de saisie des données de temps dans Excel est consulter le manuel d information CAT2 Saisie de données - temps régulier. Un commentaire existe pour chaque colonne du modèle de la feuille Excel. Pour voir ces commentaires il suffit simplement de déplacer votre souris au-dessus du texte de la colonne dans la rangée 1. Nom du champ R/O/C Description Note 1 à note 5 O Données spécifiques des employés du Conseil scolaire. Utiliser ces colonnes pour inscrire n'importe quelle information qui pourrait vous être utile. (Ex. nom de l'employé, numéro professionnel, lieu, etc.). Ces colonnes ne seront pas utilisées lors du chargement et peuvent être cachées, cependant elle NE DOIT PAS ÊTRE SUPPRIMÉE... Matricule R Numéro unique attribué à l'employé contenant 8 chiffres. Seuls des matricules SAP valides peuvent être inscrits. Des nombres professionnels ne peuvent pas être utilisés. Exemple : Catégorie Prés./abs. R Inscrivez une catégorie de présence ou d'absence qui décrit adéquatement la raison justifiant la présence ou absence de l'employé. Exemple : 0801

5 Nom du champ R/O/C Description Catégorie de compensation O Détermine si les heures de temps supplémentaire ou de rappel au travail devraient être compensées par une rémunération ou par du temps accumulé. Pour Heures supplémentaires et Rappel au travail, si les catégories de compensation 0 - Système, heures payées ou 1 - Système, heures en banque sont choisis, le système déterminera automatiquement le taux (1.0, 1.5 ou 2.0) basé sur les politiques courantes d'heures supplémentaires. N'importe quelle autre catégorie de compensation peut être utilisée pour forcer la compensation à un taux spécifique. La catégorie de compensation «0», «A», «B», «C», ou «D» ne peut pas être utilisé par un employé sous les sous domaines «2301», «8101» ou «8102». Ces sous domaines peuvent seulement accumuler leur temps supplémentaires dans un contingent. Si aucune catégorie de compensation n'est choisie pour l un de ces sous domaines, un message d erreur apparaîtra. À l exception des sous domaines 2301», «8101» ou «8102, si aucune catégorie de compensation n'est choisie, le défaut sera la catégorie de compensation 0 - Système, heures payées. Si aucun type de compensation n'est inscrit le système transférera automatiquement le type de compensation de 0 systèmes rémunèrent. Les catégories de compensation suivantes des heures supplémentaires ont été configurées : 0 Système, heures payées 1 Système, heures en banque 2 Heures suppl. en banque à Heures suppl. en banque à Heures suppl. en banque à Heures suppl. en banque à 2.5 A Heures suppl. payées à 1.0 B Heures suppl. payées à 1.5 C Heures suppl. payées à 2.0 D Heures suppl. payées à 2.5 Exemple : 0

6 Nom du champ R/O/C Description DIM LUN MAR MER JEU VEN SAM O Heures du dimanche au samedi. Inscrire le nombre d'heures de présence travaillées ou d'absence utilisées pour chaque jour de la semaine. Pour les enseignants, la durée sera saisie en fraction de jour (ex. 1.0, 0.6, etc). Exemple : 2.5 Employé remplacé O Matricule de l employé remplacé. Numéro unique attribué à l'employé remplacé contenant 8 chiffres. Pour un suppléant ou employé occasionnel, on devra inscrire dans ce champ le matricule de l'employé remplacé ou inscrire le lieu dans la colonne suivante. Toutefois le matricule et le lieu ne pourront pas être saisis en même temps, vous devez saisir l un ou l'autre. Ce champ peut également être utilisé pour indiquer qu'un enseignant n'aura pas besoin d'être remplacé par un suppléant. Inscrire le code pour indiquer que l'enseignant n'a pas besoin d'être remplacé ou inscrire pour indiquer que les tâches de l'enseignant seront assumées à l'interne pendant son absence. Ces 2 codes particuliers ne peuvent être utilisés que pour les enseignants. Exemple :

7 Nom du champ R/O/C Description Lieu O Un lieu logique ou physique où l employé est affecté. Le champ «Lieu» sera utilisé pour indiquer l'école dans les situations où un suppléant est demandé pour travailler sans que ce soit pour remplacer un enseignant. Pour une suppléance de non enseignement, le lieu pourrait représenter un département ou un emplacement physique. Si un matricule de l enseignant remplacé a été saisi, le système transférera automatiquement l'école respective de l enseignant (ou l'unité organisationnel des employés non enseignants) en se basant sur les relations associés à son poste. Exemple : Lorsque vous voulez apporter une correction à une entrée déjà sauvegardée qui contient de l information dans le champ Lieu, cette information devra être supprimée sinon vous recevrez le message d'erreur Saisir juste lieu ou matricule. Après avoir effectuer votre correction et cliquer sur Retour, la lieu se transférera automatiquement dans le champ Élémentaire Riverside Centre de coûts du remplaçant O Centre de coûts du remplacement. Ce champ est utilisé pour transférer automatiquement le centre de coût au suppléant ou à l'employé. Inscrivez un centre de coût dans ce champ lorsque vous saisissez une absence pour un employé et que vous voulez que le remplacement de cette absence soit chargé au centre de coût indiqué. Lorsque le remplaçant inscrira le matricule de cette personne remplacée, le champ Centre de coûts récepteur sera automatiquement complété avec cette information. Ce champ est un champ de l'information seulement. Le centre de coût saisi dans ce champ ne sera pas transféré au Ressources humaines pour être chargé. Exemple :

8 Nom du champ R/O/C Description Centre de coût de récepteur O Centre de coût qui est crédité pendant une attribution. Vous n'avez pas besoin d'inscrire une valeur dans ce champ. Par défaut, toutes les entrées seront chargés au centre de coût spécifique du remplaçant. Si un centre de coût différent doit être chargé pour un évènement particulier (ex. jour de développement personnel), vous devrez inscrire la valeur appropriée dans le champ "Centre de coût récepteur" ou "Ordre récepteur" Ordre récepteur O Ordre qui sera chargé pour le remplacement. Inscrire un ordre interne ou statistique valide dans ce champ, si nécessaire. Niveau et échelon O Ces champs sont utilisés pour inscrire un salaire temporaire provisoire, un paiement alternatif ou une donnée de temps qui doit être payées à un taux autre que le taux standard de l employé identifié dans l infotype 0008, Rémunération de base. Le champ Niveau doit être saisi en lettre majuscule et exactement comme il apparaît dans les tables d'échelle de salaires, espace y compris. Par exemple, LIB ASST ne peut pas être inscrit comme «Lib Asst». Exemple : LIB ASST 04 Note brève O Vous pouvez inscrire un bref message d'information relative à certaines présences ou absences. Ce champ est limité à 40 caractères. Lorsqu une note brève a été inscrite dans ce champ pour une entrée particulière, les heures seront affichées de couleur différente dans CATS et l information pourra être visualisée dans SAP en utilisant la transaction CADO. Exemple : Si des heures sont saisies pour plusieurs jours sur la même ligne, la note brève sera seulement ajoutée au premier jour. Le système ne suppose pas que la note devrait être appliquée à chaque jour sur la ligne. Si vous avez besoin d inscrire une note pour plusieurs jours alors vous devrez inscrire les heures sur des lignes différentes. Réparations à l'école

9 3. Clic pour sauvegarder la feuille Excel. 4. Chargez votre fichier Excel dans CATS ou soumettez votre fichier à l'administrateur de Temps pour qu il effectue le chargement dans CATS. Pour effectuer le chargement de votre fichier Excel, référez-vous au manuel d information MI TM Chargement de feuilles de temps Excel dans CATS. Résultat/après étapes Pour déterminer que toutes vos données ont été chargées avec succès dans CATS, utilisez la transaction CADO et référez-vous au manuel d information MI TM RPT CADO Affichage des donnes de temps via le matricule pour plus d'information. Pour effectuer le chargement de votre fichier Excel, référez-vous au manuel d information MI TM Chargement de feuilles de temps Excel dans CATS. Pour déterminer que toutes vos données ont été chargées avec succès dans CATS, utilisez la transaction CADO et référez-vous au manuel d information MI TM RPT CADO Affichage des donnes de temps via le matricule pour plus d'information. Consultez le manuel d information: CAT4 Approbation des données de temps Consultez le manuel d information: CAT6 - Transfert des données de temps aux RH Consultez le manuel d information: PT60 - Exploitation des temps Commentaires

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