SIECLE Système d Information pour les Elèves de Collèges, de Lycées et pour les Etablissements

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1 Diffusion Nancy SIECLE (ex-sconet) Système d Information pour les Elèves de Collèges, de Lycées et pour les Etablissements Modifications apportées dans la version Page 1 sur 15

2 Table des matières MODULE «BASE ELEVES ETABLISSEMENT» GENERALITES... 3 Mise à jour des aides en ligne... 3 Accès en modification à BEE pour des utilisateurs ayant un accès en consultation... 3 Admission Post-bac : FICHES ELEVES... 3 Recherche et MAJ AFFECTATION... 4 Division / groupe EXPLOITATION... 4 Documents renseignés... 4 Extractions standard... 4 Extractions personnalisées IMPORTATIONS... 5 Dossiers depuis logiciel privé... 5 Dossier depuis affectation ECHANGES... 5 Exports Excel... 5 MODULE «SDO» PREVENTION (ELEVES SCOLARISES) / REMEDIATION (SORTIES DES ELEVES ORIENTATION (DIALOGUER AVEC LES FAMILLES) SIPA (SUIVI DES INSCRIPTIONS)... 7 MODULE «ABSENCES» SAISIE ET MODIFICATION STATISTIQUES DOCUMENTS MODULE «LPC» GENERALITES ADMINISTRATION LIVRET EDITIONS STATISTIQUES MODULE «GFE» PAIEMENT ANNEXE CALENDRIER DES ADMISSIONS POST-BAC SESSION Page 2 sur 15

3 Module «Base Elèves Etablissement» 1 Généralités Mise à jour des aides en ligne Une quinzaine de pages d aide ont été modifiées pour inclure : - les remarques ou questions des utilisateurs reçues au fil de l'eau dans Sesam, - les évolutions et corrections incluent dans la version 12.4, - la création d'une page d'aide "Fiche pratique" suite aux nombreuses communications faites aux académies sur la gestion des dates. Accès en modification à BEE pour des utilisateurs ayant un accès en consultation Correction du problème d accès en modification autorisé à tort à des utilisateurs disposant uniquement des droits d accès en Consultation attribués via Delegce. Correction Admission Post-bac : Vous pouvez consulter le calendrier des admissions post-bac session 2013 établi par le Ministère de l enseignement supérieur et de la recherche (DGESIP C1). 2 Fiches élèves Recherche et MAJ Onglets Scolarité/Historique - contrôle de la saisie d'un établissement d'accueil pour sortie d un élève. Lors de la création ou de la mise à jour d une fiche élève, lorsqu on crée ou modifie une PES (période entrée-sortie), l établissement d accueil et le bouton de recherche de l établissement d accueil sont grisés lorsque ni la date ni le motif de sortie pour cette PES ne sont renseignés. Onglet Scolarité La modification du régime de l élève ou du transport entraîne une mise à jour de la fiche de l élève. En cas de fiche complète, cela engendre désormais un transfert de la fiche vers la BEA. Correction Onglet Historique Lors de la sélection de l item «non scolarisé», le champ «Provenance» est désormais toujours à «Autre» au lieu d une valeur préalablement saisie dans un autre item. Correction Page 3 sur 15

4 3 Affectation Division / groupe Correction du problème d impression des affectations lorsque le nombre de MEF est trop important (> 20). Correction 4 Exploitation Documents renseignés Fiche intendance - évolutions des données financières et présentation de la fiche Parmi les évolutions mises en œuvre, on trouve : - la présentation des repas de l'élève - l ajout du nom du titulaire du compte - l ajout de la domiciliation bancaire - la modification du message d'explication - le redimensionnement des zones classe et établissement Nouveau format d affichage des deux parties modifiées de la fiche intendance: Extractions standard Liste des régimes par divisions. Le dysfonctionnement lié au légal 2 situé à l étranger a été corrigé. Correction Extractions personnalisées La boite de dialogue permettant d'enregistrer une extraction n'apparait plus centrée sur la liste, mais en haut de l'écran. Page 4 sur 15

5 5 Importations Dossiers depuis logiciel privé Contrôle du changement d éditeur privé. Suite aux nombreux problèmes survenus dans la base SCONET lors des changements d éditeur de logiciel de gestion des élèves du privé, en dépit des consignes émises de prévenir l assistance académique avant d effectuer une importation suite au changement d éditeur, il a été décidé d intégrer le contrôle du changement d éditeur dans l écran d importation des élèves dans SIECLE. Au moment du lancement d une importation des dossiers d élèves en provenance du privé, le traitement récupère le nom de l éditeur du précédent import stocké en base et le compare avec le nom de l éditeur extrait du fichier à importer. En cas de changement d éditeur, le traitement d importation est interrompu et le message suivant est affiché : «Importation bloquée : le logiciel de gestion des élèves à l'origine du fichier a changé depuis la précédente importation, ce qui peut altérer les données dans SIECLE. Contactez votre assistance académique qui vous guidera pour intégrer ce fichier en toute sécurité.». Un signalement SESAM contenant le RNE de l établissement qui rencontre le problème doit alors être déposé. Une prise en charge par la diffusion permettra de préparer les données en base au changement d éditeur et de débloquer la procédure d importation du fichier. Ce nouveau contrôle ne sera «efficace» que dès l instant où les établissements auront réalisé une première importation en (ou versions ultérieures) permettant l enregistrement du nom de leur éditeur privé dans la base SCONET. La consigne consistant à prévenir la diffusion en cas de changement d éditeur reste donc toujours d actualité. Prise en compte des inversions de responsables légaux 1 et 2 issus de l importation du privé. En cas d inversion dans le fichier d import du privé des responsables légaux 1 et 2 par rapport au contenu de la base SCONET, le traitement s arrêtait brutalement. L algorithme d importation des dossiers d élèves du privé a évolué. Désormais, il est possible de remplacer le responsable légal 1 par l ancien responsable légal 2. En cas d existence d un dossier de bourse des collèges, il est automatiquement réaffecté au nouveau responsable. Correction Dossier depuis affectation Lors des inscriptions des élèves par l établissement d accueil, les adresses des responsables issus de l affectation sont converties au format SCONET (libellé postal associé au code postal au lieu du libellé de commune INSEE qui générait une erreur à l enregistrement de la fiche élève). Correction 6 Echanges Exports Excel Modification des traitements de génération des fichiers Excel et d importation des liens Elevesgroupes. Une erreur apparue en version empêcha le bon déroulement des traitements de génération des fichiers Excel et d importation des liens Eleves-groupes jusqu à mise à disposition d un script correctif. Cette correction remplacera l utilisation du script qui ne sera donc plus nécessaire. Correction Page 5 sur 15

6 Module «SDO» 1 Prévention (élèves scolarisés) / Remédiation (sorties des élèves L anomalie qui ne permettait pas aux délégués en responsabilité du chef d établissement d accepter/refuser la clôture d un suivi, a été corrigée. Correction 2 Orientation (Dialoguer avec les familles) PRÉPARER - fiches de dialogue : o o modification de la mise en forme des fiches de dialogue (pagination, allégement du bandeau supérieur...) ; ajout d enseignements/spécialités pour le palier 2GT : stage passerelle pour la phase provisoire et voie professionnelle pour la phase définitive ; o ajout d'un texte académique pour les paliers 3ÈME et 2GT (par exemple, ce texte peut contenir des explications sur le redoublement de droit). Page 6 sur 15

7 SUIVRE - impression des fiches par les établissements : o abandon de l'impression par volets ; o o o impression des fiches de dialogue en trois documents : livret initial (toujours) + phase dialogue et appel (seulement pour les élèves concernés) + notice (facultative) ; impression au format A4 (comme auparavant) ou au format livret A3 - impression recto/verso ou non ; la notice explicative est imprimée en un exemplaire pour un palier d orientation. Elle est destinée à être photocopiée et jointe au livret initial. SUIVRE - Création du sous-menu Orientation/Suivre la procédure/phase définitive/report des saisies, non accessible par le professeur principal. Une correction a été apportée au niveau du menu statistiques, sur le palier 4ème, puisque les effectifs de garçons étaient confondus avec les effectifs de filles. Il fallait alors différencier la requête pour obtenir des effectifs filles et garçons bien distincts. Correction 3 SIPA (Suivi des inscriptions) La valeur de la "capacité DOS" à «NULL» rendait impossible l export en PDF ou en Sylk de la liste des places vacantes. Ainsi, après correction, si la valeur est «NULL», les cases "Capacité DOS" et "Nombre de places vacantes" restent vides sur la page, dans l'impression PDF et dans l'export Sylk. Si l'utilisateur connecté appartient à un rectorat, un lien "Modifier" est affiché pour permettre la saisie de la capacité - en remplacement du lien existant normalement sur la valeur de la capacité DOS. Correction Page 7 sur 15

8 Module «Absences» 1 Saisie et modification Absences et retards - Non présences autorisées Correction Un contrôle avant l'affichage de cet écran a été ajouté pour vérifier si l'établissement a un EDT importé : *si non : on prend "par créneau horaire" par défaut. *si oui : on affiche les 2 choix de propagation avec "par discipline" par défaut. - Saisie Rapide des absences (>>) Correction Sous Firefox uniquement, les listes déroulantes "Division" et "Ajouter une action commune pour le légal 1" étaient inaccessibles. Elles sont à nouveau cliquables. - Saisie en salle de classe Le bandeau avec les titres des colonnes à été mis à jour. A côté de chaque titre les triangles permettent de trier, de façon croissante ou décroissante, l'affichage des données "Type/Horaire/Enseignant " comme pour "Elève/Division/Horodatage". Correction - Par les enseignants (version standard) Correction En période de rentrée il était impossible de se connecter à l'application pour les enseignants ayant des services indéfinis. De même un profil directeur ne peut pas vérifier le fonctionnement de l'application n'étant pas associé à un profil enseignant. Il est désormais possible d'entrer dans l'application, même si la validation et la saisie ne fonctionnent pas accompagné de l'affichage du message d'avertissement suivant : Page 8 sur 15

9 Suite à cet avertissement dès la connexion la validation et le cadre observations ne sont plus visibles : 2 Statistiques Enquête Ministère Sur des gros volumes, le traitement n'aboutissait pas. Afin d'optimiser ce calcul, un traitement asynchrone a été mis en place, de la même façon que sur le Récap annuel. Pour chaque mois de l année, la couleur de fond de l'onglet change également d'état (le mois sélectionné s'affiche en gras) : - Fond vert : Les statistiques pour le mois ont été calculées et validées. Elles ne sont plus modifiables (les boutons «Valider» et «Relancer le calcul» ne sont plus affichés). - Fond rouge : Les statistiques pour le mois n ont pas encore été validées. - Fond bleu ciel : A chaque clique sur le mois, le calcul se lance automatiquement. Page 9 sur 15

10 3 Documents Extractions Personnalisées Le problème d'affichage du résultat avec le critère "Jour" sur le thème "Période" est résolu. Il a fallu mettre à jour un type Date utilisé dans les requêtes par un type TimeStamp. Page 10 sur 15

11 Module «LPC» 1 Généralités Diverses évolutions ont été mises en œuvre dans un souci de simplification du LPC : - saisie par domaine - saisie des enseignants sans délégation préalable Un nouvel éditeur a été validé pour l import dans LPC : Proginov (SCOLAWIN). 2 Administration Paramétrage Par défaut, les enseignants peuvent désormais modifier le livret sans délégation. Le menu «délégation» évolue donc pour permettre au contraire de restreindre l accès : Validation des paliers / Attestations officielles Un bouton permet désormais de n imprimer que la première page. Validation des paliers / confirmer les élèves Un bouton 'tout désélectionner' est désormais disponible. 3 Livret La saisie par domaine est désormais possible. Outil de suivi d'acquisition des compétences tout au long de la scolarité de ses élèves Actuellement l application ne permet de renseigner les items qu une fois par matière (indépendamment de l enseignant) durant toute la scolarité de l élève au collège. Désormais, le renseignement des items est possible une fois par discipline et une fois par année scolaire. Page 11 sur 15

12 4 Editions Bilan élève Le bilan détaillé par élève comporte désormais le nom de l'élève sur chaque page. Correction 5 Statistiques De nouveaux critères ont été ajoutés : - toutes les compétences validées - aucune compétence validée - tous les items renseignés - aucun item renseigné - aucune saisie Page 12 sur 15

13 Module «GFE» 1 Paiement Modification de divers libellés concernant les paiements TG. Ajout du numéro de trimestre sur le bordereau des paiements. Ajout d'un contrôle lors de la validation du paiement. Si des élèves ont des coordonnées bancaires mal renseignées, un nouvel écran s'affiche avec proposition d'une liste des élèves concernés. Page 13 sur 15

14 Annexe Calendrier des admissions post-bac session 2013 Mise à jour des données sur les formations par les établissements d accueil : Du vendredi 2 novembre au vendredi 30 novembre Ouverture pour les candidats du site d information version 2013 : Le lundi 3 décembre Remontée des données Sconet par les établissements d origine vers APB : Début décembre et obligatoirement avant le 15 janvier Remontée des notes et appréciations du premier trimestre de terminale par les établissements volontaires Dans les jours qui suivent les conseils de classes du 1 er trimestre de terminale et avant le 1 er février Formulation des vœux par les candidats : Du dimanche 20 janvier au mercredi 20 mars Phase d orientation active : A partir du 20 janvier Saisie en ligne des notes et appréciations par les enseignants et proviseurs : Du vendredi 1 er mars au mardi 2 avril (recommandé après le 21 mars) Remontée des notes du 2eme trimestre et mise à disposition des bulletins aux élèves : Au plus tard le 28 mars Date limite de modification des dossiers (saisie de notes, lettres de motivation, ), de validation et d impression des fiches de vœu : Le mardi 2 avril Envoi des dossiers-papier, par les candidats, au plus tard : Le mardi 2 avril Saisie des capacités par les établissements d accueil Du 2 avril au 30 avril Récupération des listes des candidats inscrits (pour les Commissions d admission) : Le jeudi 4 avril Congés de printemps : Du 15 avril au 12 mai Date limite de pointage des dossiers reçus par les établissements destinataires : Le lundi 6 mai Consultation, par les candidats, de la réception par les établissements destinataires de leur(s) dossier(s) de candidature : Du mardi 7 mai au jeudi 9 mai (L information est donnée avant cette date pour les saisies déjà effectuées par les établissements) Page 14 sur 15

15 Saisie du nombre de places à pourvoir : A partir du 16 mai Date limite de retour des classements par les commissions d admission : Le jeudi 30 mai Classement des vœux des candidats : Du vendredi 20 janvier au vendredi 31 mai. Phases d admission : - Première phase : jeudi 13 juin 14h (simulations du 4 au 11 juin midi) Réponse des candidats avant le 18 juin 14h Démission des candidats sans réponse le 20 juin 14h - Deuxième phase : jeudi 27 juin 14h (simulations du 21 au 25 juin midi) Réponse des candidats avant le 2 juillet 14h Démission des candidats sans réponse le 4 juillet 14h - Troisième phase : dimanche 14 Juillet 14h (simulations du 9 au 12 juillet midi) Réponse des candidats avant le 19 juillet 14h Démission des candidats sans réponse le 22 juillet 14h Début des vœux de la procédure d admission complémentaire : Le vendredi 28 juin 14h Saisie des inscriptions administratives : Lors de l inscription administrative des élèves. Fin de la procédure complémentaire et de la gestion des listes d attente : Le 15 septembre Délais de réponse des candidats : - 1 semaine jusqu au 20 août - 72 heures du 20 août au 31 août - 24 heures à partir du 1 er septembre Pour l académie de la Réunion, le délai de réponse passe à 24 heures dès le 18 août. Saisie des présents à la rentrée : Dans la semaine suivant la rentrée Page 15 sur 15