Variante 5 : Serveur vocal. Variante 4 : Gestion de l'appel en attente. Exemple d'application. Exemple d'application. Solution.

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1 Prospekt 345 pro_f.qxd :13 Seite 1 Variante 4 : Gestion de l'appel en attente Variante 5 : Serveur vocal En cas de saturation des appels, le tiptel 345 pro soulage vos collaborateurs et gère vos appels en attente. Vous ne voulez perdre aucun appel même lorsque vos collaborateurs du service technique sont en ligne. Le correspondant externe doit être mis en attente jusqu'à ce qu'un poste se libère. Lorsqu'un poste est occupé, le central téléphonique renvoie l'appel vers le tiptel 345 pro. Votre correspondant entend alors le message suivant : " Bonjour, vous êtes en relation avec le service technique. Toutes les lignes sont occupées. Nous nous efforçons d'écourter votre attente et allons vous mettre en relation avec l'un de nos collaborateurs dans quelques instants ". (Attention : le central téléphonique doit pouvoir gérer la déviation d'appel sur occupation sur le port analogique du tiptel 345 pro). Après l'annonce, l'appel est mis en attente, et l'appareil recompose le numéro de destination (service technique). Si le téléphone est toujours occupé, l'appel est à nouveau renvoyé vers le tiptel 345 pro et l'annonce d'attente est une nouvelle fois diffusée et ainsi de suite. Lorsque le poste se libère, la communication est prise en charge par le service technique. Vous pouvez utiliser votre tiptel 345 pro comme véritable borne d'informations et outil de promotion en utilisant ses différentes boîtes vocales. Il vous permet de décharger vos collaborateurs et d'offrir un service supplémentaire à vos clients. Une agence de voyages souhaite présenter à ses clients ses promotions du mois sur certaines destinations. Les clients doivent toutefois conserver la possibilité de laisser un message s'ils le souhaitent. L'appel externe est pris en charge par le tiptel 345 pro qui lui diffuse l'annonce suivante : " Bonjour, vous êtes sur le serveur vocal de l'agence " Voyage Plus ". Si vous souhaitez connaître nos offres de dernière minute sur l'afrique, tapez sur la touche 1. Si vous êtes intéressé par nos vols sur l'asie, tapez 2. Si vous souhaitez connaître nos offres week-ends sur l'europe, tapez 3. Si vous souhaitez nous laisser un message, sans oublier de nous laisser vos coordonnées, tapez 4. A tout moment, vous pourrez retourner au menu principal en appuyant sur la touche 0. En appuyant sur la touche 1, le client entend l'offre spéciale sur l'afrique. Si au cours d'une annonce, il appuie sur la touche 0, l'annonce en cours s'arrête et le tiptel 345 pro bascule sur l'annonce générale. A tout moment, il est possible de passer à une autre boîte vocale en appuyant sur la touche correspondante. En appuyant sur la touche 4, le client peut laisser un message. 5

2 Prospekt 345 pro_f.qxd :15 Seite 2 Fonctionnalités du tiptel 345 pro Accueil téléphonique multifonctions " Standard automatique " : Un message d'accueil est diffusé à un correspondant externe. Au moyen d'un téléphone DTMF, l'appelant va pouvoir joindre jusqu'à 8 postes différents " Pré-décroché " : l'appareil diffuse un message d'accueil à un correspondant externe et l'aiguille automatiquement sur une extension interne ou sur un groupe d'appel " Gestion de l'appel en attente " : en cas d'occupation, l'appel est mis en attente jusqu'à ce que le poste souhaité se libère 5 annonces pour une programmation horaire (ex : jour, nuit, jours fériés, etc ) Connexion sur interface analogique de du central téléphonique Serveur vocal 8 annonces informatives avec sélection via l'annonce générale du menu et touches DTMF Capacité mémoire de 27 minutes pour les annonces Messagerie avec 8 boîtes vocales programmables 8 boîtes vocales avec annonces personnalisables Sélection manuelle de la boîte vocale par l'appelant par code DTMF Consultation à distance de chaque boîte vocale par code d'interrogation individuel Notification de messages par boîte vocale sur numéro externe Cachet du revendeur Tiptel : Répondeur Capacité d'enregistrement max. 60 mn en fonction de la qualité audio souhaitée Technologie mémoire flash avec 16Mbit de mémoire vocale 14 annonces (1 pré-enregistrée, 5 personnalisables, 8 boîtes vocales) Durée de l'annonce : de 3 à 180 secondes Lecture des messages à vitesse variable : " Flexi speech " Affichage du numéro appelant ou du nom si répertorié* Enregistrement automatique ou manuel de communication en cours Coupure du haut-parleur pour l'enregistrement des messages Mémo / Info personnelle Notification de messages Notification automatique de messages vers numéro fixe ou GSM. Le correspondant peut écouter ses messages à distance Recomposition en cas d'occupation jusqu'à 3 fois Programmation d'un rappel possible lorsque les messages n'ont pas été consultés Programmation horaire Jour/Nuit Activation/désactivation des boîtes vocales (10 plages au total) Activation/désactivation de la déviation d'appel* Changement d'annonces Activation/désactivation de la notification de messages Activation/désactivation du répondeur Fonctions à distance Economiseur d'appels Guide vocal Surveillance de local Code VIP : en mode " ne pas déranger ", la sonnerie retentira lors d'appels entrants de correspondants privilégiés Fonction Message : possibilité de laisser un message même en mode répondeur simple Code d'interrogation à distance à 4 chiffres Fonctions Confort Large écran graphique rétro-éclairé (122x32 pixel) Menu convivial Touche rétro-éclairée pour indication de nouveaux messages et du répondeur activé Affichage à l'écran de la capacité d'enregistrement restante Entrée et sortie audio (prise jack stéréo) pour le chargement d'annonces professionnelles et la sauvegarde des données audio Fonctions Téléphone Répertoire téléphonique de 100 noms Recomposition automatique en cas d'occupation Liste d'appel horodatée des 50 derniers numéros entrants (ou noms si répertoriés)* Composition d'un numéro à partir de la liste d'appel Rappel d'un correspondant durant la lecture de son message* * Le service doit être activé par votre opérateur (F-CH-B) 04/2001 EDV TIPTEL sarl : Tél : Fax : TIPTEL nv/sa : Tél : 02/ Fax : 02/ TIPTEL AG : Tél : Fax :

3 Prospekt 345 pro_f.qxd :17 Seite 3 tiptel 345 pro l'accueil téléphonique multifonctions pour les petites et moyennes entreprises tiptel

4 Prospekt 345 pro_f.qxd :17 Seite 4 tiptel 345 pro : l'accueil téléphonique multifonctions : Standard automatique, pré-décroché, attente téléphonique, boîtes vocales programmables pour petites et moyennes entreprises Bienvenue dans la documentation du tiptel 345 pro. Pour avoir une présentation rapide de notre nouvel accueil téléphonique multifonctions, consultez la page 2. Enfin une messagerie vocale et un accueil téléphonique adaptés aux petites et moyennes entreprises! Offrez à vos clients un accueil professionnel, orientezles vers le bon interlocuteur, épargnez du temps à vos collaborateurs et ne perdez plus aucun appel : ceci est possible grâce au nouvel accueil téléphonique multifonctions, le tiptel 345 pro. Si vous souhaitez plus d'informations sur les possibilités d'application de notre tiptel 345 pro, étudiez attentivement les exemples en pages 2 et 3. Conçu aussi bien pour des petits centraux que pour des autocommutateurs de moyenne capacité, le tiptel 345 pro vous offre à la fois un standard automatique, un prédécroché, une messagerie avec 8 boîtes vocales programmables, mais également une gestion des appels en attente en cas de débordement. Enfin, si vous souhaitez en savoir plus sur les innombrables fonctionnalités de l'appareil, reportez-vous à la page 4. Voici quelques exemples d'application pour utiliser pleinement toutes les fonctionnalités de votre tiptel 345 pro. Tiptel vous souhaite une agréable lecture et vous invite pour plus d'informations à contacter son service commercial au pour la France pour la Belgique pour la Suisse. 2

5 Prospekt 345 pro_f.qxd :19 Seite 5 Variante 1 : Standard automatique En mode standard automatique, votre correspondant est accueilli par une annonce qui l'invite à composer sur son téléphone un code qui va aiguiller son appel vers le poste souhaité parmi les 8 que gère le tiptel 345 pro. Si le poste est occupé, votre correspondant a en plus la possibilité de laisser un message sur la boîte vocale correspondante. Une agence commerciale ne dispose pas de moyens financiers suffisants pour s équiper d un standard qui prenne en charge automatiquement les appels, et les dirgent ensuite sur le poste souhaité, tout en offrant à sa clientèle un accueil chaleureux et une image profeessionelle. Avec le tiptel 345 pro, l'appel externe est pris en charge et le correspondant est accueilli ainsi : " Bonjour, vous êtes en communication avec la Sté Lefèvre. Si vous souhaitez joindre le service commercial, tapez 1, si vous souhaitez entrer en relation avec le service expédition, tapez 2, pour le service comptabilité, tapez 3. Pour toute autre demande, veuillez patienter. Une hôtesse va prendre votre appel dans quelques instants. " Le correspondant qui souhaite joindre le service comptabilité appuie sur la touche 3 de son téléphone. Le tiptel 345 pro dirige l'appel vers le poste souhaité. Le poste décroche, la communication est établie. Si le poste est occupé et qu'une boîte vocale a été programmée pour celui-ci, le correspondant entend l'annonce suivante : "Votre correspondant est actuellement en communication, si vous souhaitez patienter, appuyez à nouveau sur la touche 3. Vous avez également la possibilité de lui laisser un message après le signal sonore pour qu'il vous rappelle dès que possible. " 3

6 Prospekt 345 pro_f.qxd :19 Seite 6 Variante 2 : Messagerie avec boîtes vocales programmables Grâce aux 8 boîtes vocales, faites l'économie de plusieurs répondeurs et attribuez une boîte vocale à chacun de vos services. Plus de risque d'oublier d'activer chaque soir le répondeur, la programmation horaire s'en charge. Un transporteur souhaite que chacun de ses services dispose de son propre répondeur et que ces derniers s'activent automatiquement aux heures de fermeture (entre 18 heures et 9 heures). Le tiptel 345 pro peut être utilisé dans la journée en mode standard automatique ou pré-décroché et se transformer en messagerie vocale durant les heures de fermeture. Lorsqu'un appel externe arrive après 18h, le système de messagerie vocale prend le relais et le correspondant est accueilli par l'annonce suivante : " Bonjour, vous êtes en relation avec la Sté Dupond. Nos bureaux sont actuellement fermés. Vous avez cependant la possibilité de laisser un message à notre service commercial en tapant sur la touche 1, à notre service enlèvement sur la touche 2, à notre service expédition sur la touche 3, à notre service litige sur la touche 4, ou si vous souhaitez connaître nos horaires d'ouverture, tapez sur la touche 5. " En appuyant sur la touche 2, le correspondant entre en relation avec la boîte vocale du service enlèvement et peut laisser un message. A partir de 9 heures, le tiptel 345 reprend sa fonction de standard automatique et commute à nouveau sur l'annonce prévue à cet effet. Variante 3 : Pré-décroché En mode pré-décroché, le tiptel 345 pro vous permet d'améliorer votre accueil téléphonique et de gérer votre trafic téléphonique plus aisément. Chaque appel doit être accueilli automatiquement par un message d'accueil, puis aiguillé vers un poste standard ou groupe de postes du service financier. Si tous les postes sont occupés, l'appelant doit pouvoir laisser un message. Le tiptel 345 pro prend en charge l'appel externe et lui diffuse un message d'accueil : " Bonjour, vous êtes bien en relation avec le service financier de la Sté Durand. Merci de préparer votre numéro de client et votre référence dossier pour plus de rapidité. Une opératrice va prendre votre appel dans quelques instants. Veuillez patienter... " Après l'annonce, l'appareil met l'appel en attente et compose le numéro de destination (ou numéro du groupe d'appel). Soit l'appel est pris en charge par l'un des postes, soit, si tous les postes sont occupés, l'appareil diffuse alors une annonce qui informe le correspondant que celui-ci a la possibilité de laisser un message s'il ne souhaite pas patienter : " Tous nos correspondants sont actuellement occupés, vous pouvez cependant laisser vos coordonnées après le signal sonore." Nos collaborateurs s'efforceront de vous rappeler dans les plus brefs délais. Toutefois si vous souhaitez patienter, appuyez sur la touche 1 " Le correspondant peut ainsi laisser son message. La boîte vocale peut ensuite être consultée directement sur l'appareil ou bien à distance. 4