Cours de SIE Licence L3 IUP GMI d Avignon. TD Dossier. appel d offre. Année Patrick Nasarre, Thierry Valet

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1 Cours de SIE Licence L3 IUP GMI d Avignon TD Dossier appel d offre Année Patrick Nasarre, Thierry Valet

2 1 Contenu des cours Cours : 1. Cahier des charges, Appel d offre 2. Gestion de projets informatiques 3. Méthodes et modélisation d un produit fini TD : 1. Conception d un CST (ébauche) à partir d un appel d offre 2. «Maquettage» de produit à partir d un CST et d un AO 3. Etude et établissement d un devis associé (avec planning prévisionnel) 2 Contraintes pratiques Afin de rendre plausible et possible le travail des étudiants, des contraintes sont imposées : o remise des documents au format numérique uniquement via la plate-forme pédagogique de l UAPV. o limitation de la taille des documents : 16 pages maximum au total par groupe o la notation des rapports est globale pour tout le groupe, mais les PR (points de revue) et la soutenance sont notées globalement ET individuellement (entre autres la présence aux PR, la participation active à la soutenance, etc.) Notation Chaque module SIE comportera 5 notes : 1. Contrôle continu (20%) 2. Contrôle continu (20%) 3. Travaux rendus et points de revue (20%) 4. Soutenance (20%) 5. Rapport (20%) 3 Cadre et projet 3.1 Demandeur : La société ProGIm (Provence gestion immobilière) SA, créée en 1988 par 5 associés propriétaires de "petites agences immobilières" à Avignon, Cavaillon, Apt, Isle sur la Sorgue et Carpentras. Un des buts des associés était de développer l activité de gestion de copropriété. Leurs objectifs sont, à ce jour, atteints puisqu'ils ont pris pied sur le marché de la gestion de copropriétés, disposant actuellement d un portefeuille de 27 copropriétés en gestion, composées en moyennes de 60 appartements. La société est confrontée à un environnement concurrentiel fort, et souhaite proposer à ses clients une gestion de meilleure qualité, notamment en obtenant une certification ISO Page 2/2

3 En partenariat avec le syndicat des copropriétaires de la résidence «les Lucioles», elle a établi une liste des bonnes pratiques qu elle souhaiterait implémenter dans une application de gestion de copropriétés répondant à ses objectifs d obtention de la certification. 3.2 Spécifications de base Le projet est axé sur le développement d une application informatique permettant d assurer la gestion d une ou plusieurs copropriétés, avec possibilité pour chaque copropriétaire d accéder aux informations qui le concernent. Cette application devra être envisagée comme un site web, en mode n-tiers avec un accès via un client léger, en vue d un portage facile chez un hébergeur standard. 3.3 Conventions de départ On considère que toute date est au format français JJ/MM/AAAA, que la notion de rubrique «info» représente toujours une zone de texte libre de taille libre, dans la limite de 2000 caractères (environ). 3.4 Les acteurs : Copropriétaires : Ce sont des personnes physiques ou morales ; ils peuvent être propriétaires d un ou plusieurs lots au sein d une copropriété. Ils occupent ou non leur propriété (distinction entre propriétaires occupants et propriétaires bailleurs). Attention : un propriétaire peut être occupant et bailleur s il a plusieurs lots. Nota : il peut apparaître indifféremment le terme «copropriétaire» ou «propriétaire» dans les documents et informations qui suivent. Un copropriétaire est identifié par son nom et sa qualité, son adresse Le syndicat des copropriétaires : C est l organe de décision de la copropriété ; il regroupe tous les membres «propriétaires» de la copropriété. L assemblée générale de la copropriété permet de connaître les décisions du syndicat, grâce à l organisation de différents votes Le conseil syndical Organe issu du syndicat des copropriétaires, il est composer de membres élus par les propriétaires au cours de l assemblée générale, il doit désigner un président. Il est forcément composé de propriétaires d au moins un lot dans la copropriété. C est l organe exécutif qui assure la gestion de la copropriété en respectant les décisions de l assemblée des copropriétaires. Dans les grandes copropriétés (nombreux lots et budget important), une partie ou la totalité du travail courant de gestion est confiée à un mandataire appelé «syndic de copropriété» ou plus simplement «syndic» (souvent un agent immobilier). Le conseil syndical a alors la charge de contrôler le travail du syndic. Page 3/3

4 3.4.4 Le syndic : Est le mandataire du syndicat des copropriétaires. Son mandat est voté au cours de l assemblée générale sur la base de la présentation d un contrat de syndic, détaillant les obligations auxquelles il s engage et les modalités de sa rémunération. L'exécution des décisions du syndicat des copropriétaires est confiée à un syndic. Celui-ci est mandataire, c'est-à-dire qu'il ne fait qu'accomplir les missions qui lui sont confiées. Cette fonction peut être exercée par : un ou plusieurs des copropriétaires. Cette solution ne peut fonctionner que dans les petites copropriétés, car la charge est très contraignante. Il doit prendre une assurance de responsabilité civile. un professionnel de gestion immobilière (titulaire de la carte professionnelle). Il présente en général des garanties de compétences et de bonne gestion financière. Une assurance couvre sa responsabilité civile. Concernant le changement de syndic, les copropriétaires ont la possibilité ne pas renouveler le mandat du syndic lorsque ce dernier arrive à échéance, sous réserve de respect de délai légaux. Un vote à la majorité des voix des copropriétaires est nécessaire. Ils ont également la possibilité de le révoquer, en cours de mandat, s'il a commis une faute grave (mauvaise tenue des comptes, administration en contradiction avec les décisions de l'assemblée générale, etc.). Le syndic a pour fonction de : se charger de la gestion courante (maintenance, gestion du personnel, approvisionnement...). prendre en charge et intervenir pour les travaux urgents. recouvrer les charges liées à la tenue du bâtiment et des parties communes. appliquer les décisions de l'assemblée générale. se charger du budget prévisionnel et de la comptabilité courante. conseiller les copropriétaires. faire respecter le règlement de copropriété. tenir à jour la liste des copropriétaires. afficher dans les immeubles les procès-verbaux abrégés des décisions prises en assemblée établir et tenir à jour un carnet d'entretien de l'immeuble et des parties communes. Celui-ci indique notamment l'année de réalisation des gros travaux (ravalement, remplacement de la chaudière...). Ce carnet est consultable par les candidats à l'acquisition d'un lot dans la copropriété. Page 4/4

5 En ce qui concerne la rémunération du syndic, les honoraires du syndic professionnel ne sont pas réglementés et sont fixés librement. Aucune rémunération ne doit être versée au syndic copropriétaire, mais les frais engagés pour exercer sa mission lui sont remboursés (frais postaux, photocopies, achats de documents, ) Les fournisseurs : Il s agit de l ensemble des prestataires qui interviennent sur la copropriété (fournisseurs d eau, d électricité, de gaz, ascensoristes, réparateurs, entreprises d entretien des espaces verts, etc.) ainsi que les tiers suivants : état, collectivités territoriales (cadre des impôts par exemple), etc Le personnel : Il s agit d employé par la copropriété de la catégorie concierge ou employés d immeuble. 3.5 Les biens et objets gérés : La copropriété Une copropriété correspond à tout immeuble dans lesquels au moins deux appartements appartiennent à des propriétaires différents. Pour chaque copropriété, un règlement de copropriété est édité et stipule les droits et les devoirs des copropriétaires (ainsi que des occupants) et contient les plans et désignations des parties communes et des parties privatives, les conditions dans lesquelles les copropriétaires peuvent les utiliser, la liste et la répartition des charges Les lots Un lot est une partie de la copropriété. On distingue les lots principaux (appartements) des lots accessoires que sont les caves, places de parking ou box Les parties privatives et communes Les parties privatives correspondent aux éléments dont chacun des copropriétaires a la propriété exclusive, par exemple : le salon, la salle de séjour, les chambres, les plafonds, les cloisons, etc. Par opposition, les parties communes désignent les parties de l'immeuble et des terrains à l'usage de tous les copropriétaires ou d'au moins deux d'entre eux. Il s agit par exemple : des entrées et des couloirs de l'immeuble, des escaliers, des cages d'ascenseur, des cours, des locaux des services communs (local à ordure), etc Les charges de copropriété : La répartition des charges est prévue par le règlement de copropriété dans ce que l on nomme un «état de répartition des charges». Il existe deux types de charges : les charges générales et les charges spéciales. Les charges générales sont relatives à la conservation, l'entretien et l'administration de l'immeuble. Il s'agit des dépenses liées au nettoyage des parties communes, de gardiennage, d'éclairage, de peinture, etc. Les charges spéciales dépendent du Page 5/5

6 fonctionnement et de l'entretien des éléments d'équipement communs et des différents services collectifs (ascenseur, vide-ordures, antenne, eau froide, chauffage, etc.). Les charges générales sont réparties en fonction de la valeur du lot par rapport à la valeur totale de l'immeuble, c'est-à-dire en fonction des tantièmes de copropriété affectés à chaque lot. Les charges spéciales sont réparties en fonction de l'utilité de chaque service pour les différents lots. Par exemple, concernant l'ascenseur, les copropriétaires du rez-de-chaussée ne paieront rien et ceux du 1er étage paieront des charges moins élevées que ceux du cinquième. Il faut noter que ce n'est pas l'utilisation effective qui est considérée mais la possibilité d'utilisation. Le propriétaire d'un logement vide ou qui n'utilise pas l'ascenseur est redevable des charges d'entretien. L'état de répartition des charges contenu dans le règlement de copropriété peut être modifié de deux manières : soit par un vote à l'unanimité de tous les copropriétaires lors d'une assemblée générale, soit par recours au tribunal de grande instance, dans un certain délai. 3.6 Données de référence Liste des lots de la copropriété et des propriétaires. Liste des fournisseurs Listes des comptes de gestion de la copropriété (voir annexe arrêté 14 mars 2005) 3.7 Besoins exprimés Création d une copropriété Saisie et enregistrement des paramètres de la copropriété : Description de la copropriété : Nom, localisation, nombre d immeubles et désignation, Date de construction, police d assurance en cours, travaux réalisés (nature, date, garantie, localisation), expertises réalisées (détection amiante, plomb) équipements collectifs (piscine, tennis ) permet de tenir le carnet d entretien de la copropriété Saisie Lots : n ; type (appartement, cave, parkin g) ; localisation (bâtiment, étage) Tantièmes de charges générales et particulières Saisie des copropriétaires (nom, adresse, date d entrée en propriété, lots concernés) Chapitres budgétaires (voir pour plus de précisions J.O n 65 du 18 mars 2005 page 4590 texte n 12 Arrêté du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires. Page 6/6

7 Saisie des comptes pour la gestion comptable et la trésorerie (comptes de charges, de produits, comptes créditeurs et débiteurs des copropriétaires, des fournisseurs Saisie des soldes des comptes (dans le cas de la première utilisation de l application) Saisie des personnels employés (gardiens ou employés d immeubles) Attention au cas ou le syndicat est propriétaire d un ou plusieurs lots (destinés à héberger le gardien par exemple) Gestion de la copropriété : Saisie du budget prévisionnel, par chapitres de charges Enregistrement des charges à la réception des factures Enregistrement des règlements Réalisation des appels de charge prévisionnels (un par trimestre, au début) Réalisation des appels de charges exceptionnelles (travaux, reconstitution de fonds de roulement) Clôture des comptes de la copropriété Etats de régularisation des comptes de charge par copropriétaire (rappel des sommes appelées par trimestre), ou pour travaux, ventilation du total des charges de l année pour chaque copropriétaire, état du solde. Tableau de bord de suivi du budget Ecarts entre budget prévisionnel et réalisé, consultables à tout moment Gestion administrative de la copropriété Par gestion administrative, on entend : Préparation de l assemblée générale : Réalisation des différents documents nécessaires à a la tenue régulière de l AG Convocation et documents associés (comptes financiers, projets de résolution, réalisation de travaux avec présentation des devis), Ordre du jour Bilan comptable et financier Election du bureau de l AG Rappel des règles de majorité Tenue de l assemblée Vérification des quorums (en faisant la somme des tantièmes des copropriétaires présents ou représentés) Comptabilisation des voix lors des votes sur les différentes résolutions. Procès verbal de tenue de l assemblée Compte rendu de l assemblée remis à chaque copropriétaire. Tenue du carnet d entretien de la copropriété. Page 7/7

8 3.8 Annexe sur l AG Lors d une assemblée générale, peuvent être présents : tous les copropriétaires. les locataires ayant signé un contrat de location-accession à la propriété. les associés pour les lots appartenant à une société civile immobilière (ou SIC). le mandataire commun pour des lots en indivision. les représentants d'une association de locataires. les locataires mandatés par un copropriétaire. Il doit y avoir au minimum une assemblée générale ordinaire par an. Toutefois, en cas de prise de décision importante (gros travaux urgents, ravalement ) une assemblée extraordinaire peut être organisée. La décision de convoquer l'assemblée est du ressort du syndic. Elle peut aussi être demandée : par le conseil syndical ou par un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins le quart des voix de tous les copropriétaires. Le syndic doit prévenir les participants au minimum 15 jours à l'avance, soit par lettre recommandée avec accusé de réception, soit par lettre remise directement aux copropriétaires. En cas d'urgence, ce délai peut être raccourci. L'ordre du jour ainsi que tous les documents utiles à la préparation de la réunion (budget prévisionnel, décision de justice ) doivent être joints à la convocation. Lors d une assemblée, chaque participant doit signer la feuille de présence. Au début de la réunion, l'assemblée désigne un président de séance parmi les copropriétaires (le syndic ne peut pas présider la séance) et éventuellement un bureau. Seules les questions inscrites à l'ordre du jour sont débattues et doivent être votées. Chaque copropriétaire a un nombre de voix correspondant à ses tantièmes. Les décisions sont prises en fonction de leur importance selon les différentes majorités exigées. Un procès-verbal doit être envoyé par lettre recommandée dans un délai de 2 mois aux copropriétaires ayant voté contre une décision (copropriétaires opposants) ainsi qu'à ceux qui n'étaient ni présents ni représentés à l'assemblée générale (copropriétaires défaillants). La notification aux présents n'est pas obligatoire. Il est cependant d'usage de leur adresser ou de leur remettre un exemplaire du procèsverbal. Les copropriétaires opposants ou défaillants peuvent contester les décisions de l'assemblée générale dans un délai de 2 mois après la notification du procèsverbal, mais ils ne peuvent le faire que par voie judiciaire dans le cadre d'une action intentée contre le syndicat de copropriété et auprès du tribunal de grande instance. 4 Contraintes La SA ProGIm impose les contraintes suivantes : Page 8/8

9 1. le déploiement de l application ce fera sur un serveur de la société dans un premier temps. La société souhaitant offrir un accès aux conseils syndicaux ainsi qu aux propriétaires à l avenir, la base et l IHM devront pouvoir être portées sur un serveur d un hébergeur. 2. les différents utilisateurs y accèderont via un navigateur web (mode dit «client léger»). 3. l ensemble des logiciels devra être simple d emploi et intuitif, le personnel utilisateur est familiarisé avec l usage de l informatique mais devra pouvoir prendre en main le produit sans nécessité d une formation longue. Une formation en ½ journée à 1 journée maximum est à envisager. 4. le projet devra être maquetté et donnera lieu à présentation orale au groupe projet le 7 janvier la proposition retenue par la société fera l objet d une commande officielle fin janvier 2009 ; les travaux devront démarrer aussitôt et la première version de test devra être implantée sur le serveur de la société au plus tard le 1 er mai Le prestataire retenu devra assurer la saisie des informations pour une copropriété test. 7. le budget devra être présenté en 4 parties différenciées : a. coûts logiciel (étude, développement, base de données, etc.) b. coûts de mise en œuvre et d hébergement c. coûts de formation de 2 administrateurs. d. coûts annexes dont coût de cession de droit, coûts de maintenance annuel, licences et extension d usage, etc. 5 Attentes et obligations Les soumissionnaires au projet doivent remettre d ici à décembre 2009 leur dossier comportant : 1. la présentation complète de leur entreprise ou structure ainsi que les garanties légales associées (extrait K-bis, garanties, assurances, etc.) Nota : cette partie n est pas à faire dans le cadre du TD. 2. le cahier des charges initial avec les spécifications techniques du produit fini 3. une maquette du produit fini (logiciel + base de données) 4. un planning de travail pour 2009 (depuis la date de lancement projet, initialement prévu au 26 janvier un budget poste à poste des divers coûts du projet. 6. le cahier des spécifications techniques et de sécurité 7. les éléments contractuels proposés avec au minimum : a. les spécifications des droits de propriétés et les transferts de droits b. les spécifications de garantie du soumissionnaire y compris les garanties techniques, commerciales et bancaires c. les spécifications de recettes et de garantie du produit d. les spécifications de réserve contractuelles Page 9/9

10 e. les spécifications de maintenance (coûts, délais, modalités, etc.) à l issu de la mise en œuvre complète et de la fin de garantie 6 Organisation du projet et correspondants Le suivi du projet est assuré par un groupe projet comportant 2 membres administratifs et du PDG de la SA ProGIm. Le groupe projet recevra les soumissions par dépôt horodaté sur une plate-forme certifiée à partir du 19 décembre 2008, jusqu au 5 janvier 2009, dernier délai. Le contrat final sera négocié entre le 8 et 15 janvier 2009 avec pour objectif une signature finale au plus tard le 26 janvier, date de lancement effectif du projet. Fin du document Page 10/10