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1 1 Le Lexmark vous permet d'utiliser des formulaires dans votre entreprise. Accédez à l'écran tactile, sélectionnez vos documents et appuyez sur Marche. est une solution logicielle qui permet de stocker et de traiter à la demande des formulaires préimprimés. Elle évite au client de devoir constituer un stock de formulaires préimprimés. est constitué des éléments suivants : Logiciel Serveur de documents Outil Utilisateur du Outil Administration du

2 2 Qu'est-ce qu'un formulaire? Il existe deux types de formulaires dans le : Formulaires standard Il s'agit de fichiers PDF standard qui peuvent être associés à un script en vue de leur traitement (impression, télécopie, message électronique ou archive). FormSets Il s'agit de fichiers PDF qui peuvent fusionner des données provenant d'une source externe (notamment une base de données, un fichier plat, etc.). Supposons, par exemple, que vous travaillez pour un cabinet d'avocats et que vous êtes confronté à un formulaire qui vous demande d'entrer un numéro de dossier (l'invitation est affichée par le script associé). Lorsque vous entrez le numéro de dossier, le formulaire est automatiquement rempli et vous voyez s'afficher le nom du client et son numéro de sécurité sociale (que le script a extraits de votre base de données). Cette fonction est appelée Remplissage automatique.

3 3 Utilisation du est constitué de deux éléments distincts : d'une part une interface utilisateur pour sélectionner et traiter les formulaires et d'autre part un outil Administration pour les gérer. Outil Utilisateur L'interface utilisateur comprend quelques éléments essentiels : Recherche d'un formulaire sur base des catégories Informations sur le formulaire Traitement d'un formulaire

4 4 Recherche d'un formulaire sur base des catégories Vous pouvez rechercher un formulaire sur base de sa catégorie. Les catégories représentent une manière de regrouper des formulaires qui présentent des caractéristiques communes. C'est l'administrateur qui crée ces catégories. Les catégories qui contiennent des formulaires s'affichent en noir. Celles pour lesquelles aucun formulaire n'est disponible s'affichent en gris et ne peuvent pas être sélectionnées. Plusieurs catégories peuvent être affichées simultanément. Remarque : Le nombre de catégories est illimité. Si une catégorie ne contient qu'un seul formulaire, celui-ci est sélectionné par défaut. Si elle en contient plusieurs, aucun formulaire n'est sélectionné. Informations sur le formulaire Dès que vous avez sélectionné un formulaire déterminé, les informations suivantes s'affichent : Miniature une représentation miniature du formulaire Titre du formulaire le titre du formulaire Numéro du formulaire le numéro du formulaire Révision la date de la dernière révision du formulaire Résumé une description succincte du formulaire Nombre de pages le nombre de pages du formulaire

5 5 Remarque : Le champ Révision affiche «Formulaire original» si le formulaire n'a pas été révisé. S'il a été modifié depuis son ajout au système, le champ Révision affiche #<numéro révision> (la date et l'heure de la révision). Si, par exemple, un formulaire a été modifié une seule fois depuis son ajout au système, le champ Révision contient : #1 (1/18/02 3:09 PM). Traitement d'un formulaire Lorsqu'un formulaire a été sélectionné, il peut être traité en sélectionnant le nombre de copies, en activant éventuellement la case à cocher Remplissage automatique (à condition que le formulaire puisse se remplir automatiquement), puis en appuyant sur Marche.

6 6 Outil Administration L'outil Administration constitue l'interface utilisateur de gestion du kiosque. Cet outil s'exécute par l'entremise d'un navigateur (Internet Explorer 5.5 ou ultérieur). L'outil Administration est utilisé aux fins suivantes : Gestion des formulaires Gestion des scripts Gestion des kiosques Gestion des catégories Audit Préférences Connexion Comme l'administrateur est chargé de la gestion du système du, un compte et un mot de passe de connexion sont nécessaires à l'utilisation de l'outil. Le produit est fourni avec un compte par défaut (admin) et un mot de passe (admin) qui doivent être modifiés une fois le produit installé. Cette modification peut être effectuée dans l'onglet Préférences.

7 7 Gestion des formulaires Des formulaires peuvent être ajoutés, supprimés et modifiés à partir de l'onglet «Formulaires». Ajout d'un formulaire Pour ajouter un formulaire à un kiosque, sélectionnez l'onglet Formulaires. Vous obtenez ainsi la liste de tous les formulaires actuellement présents sur le système. Pour ajouter un formulaire, cliquez sur Ajouter. Lorsque vous ajoutez un formulaire, trois sections vous intéressent plus particulièrement : Informations sur le formulaire Catégories Paramètres de l'imprimante Informations sur le formulaire Spécifiez le type de formulaire, le fichier de formulaire, le titre, le numéro, les mots clés, le script, le script AF (pour les jeux de formulaires) ainsi qu'un résumé du formulaire concerné. Seul le nom du fichier et le titre sont obligatoires.

8 8 Catégories Regroupez un jeu de formulaires en une catégorie. Un formulaire ne doit pas nécessairement être associé à une catégorie. Si vous le souhaitez, il peut toutefois être associé à plusieurs catégories. Paramètres de l'imprimante Définissez les paramètres par défaut de l'imprimante lorsque vous choisissez d'imprimer un formulaire donné. Modification d'un formulaire Sélectionnez l'onglet Formulaires. Pour modifier un formulaire, sélectionnez-le dans la liste afin que les informations qui le concernent s'affichent sur la droite. Suppression d'un formulaire Sélectionnez l'onglet Formulaires. Sélectionnez le formulaire que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur Supprimer.

9 9 Gestion des scripts Les scripts sont créés à l'aide du logiciel Lexmark Workflow Composer. Ces scripts sont utilisés pour traiter les formulaires (impression, télécopie, message électronique, etc.). Vous pouvez ajouter, supprimer et associer des scripts à des formulaires sur le kiosque. Ajout d'un script Dès qu'un script a été créé à l'aide de Workflow Composer, vous pouvez l'ajouter à votre kiosque. Sélectionnez l'onglet Scripts et cliquez sur Ajouter. Suppression d'un script S'il n'a été associé à aucun script ou jeu de formulaires, un script peut être supprimé depuis le serveur. Association d'un script à un formulaire L'association d'un script à un formulaire peut être exécutée tandis que le formulaire ou le FormSet est en cours d'ajout dans l'onglet Formulaires. Pour plus d'informations sur l'association des scripts aux formulaires ou aux FormSets, reportez-vous au Guide d'administration du.

10 10 Gestion des kiosques Ajoutez, modifiez et supprimez des kiosques du réseau. Ajout d'un kiosque Pour ajouter un kiosque : 1 Sélectionnez l'onglet Kiosques pour afficher la liste des kiosques actuellement présents sur le système. 2 Pour ajouter un kiosque, cliquez sur Ajouter. Le titre de l'icône du kiosque est par défaut «Formulaires». Cette valeur par défaut peut être modifiée dans l'onglet Préférences. Modification d'un kiosque Pour modifier un kiosque, sélectionnez l'onglet Kiosques. Pour modifier un kiosque déterminé, sélectionnez-le dans la liste afin que les informations qui le concernent s'affichent sur la droite. Suppression d'un kiosque Pour supprimer un kiosque du système, sélectionnez-le, puis cliquez sur Supprimer.

11 11 Ajout de licences de kiosques L'onglet Kiosque vous renseigne sur le nombre total de licences de kiosques disponibles. Pour ajouter des licences supplémentaires, cliquez sur Licences.

12 12 Gestion des catégories Une catégorie détermine la manière dont les formulaires sont regroupés. Par exemple, tous vos formulaires de sécurité sociale pourraient être regroupés sous la catégorie «Sécurité sociale». La gestion des catégories revient principalement à ajouter, modifier et supprimer des catégories de formulaires. Ajout d'une catégorie Pour ajouter une catégorie au système de kiosques, sélectionnez l'onglet Catégories. Vous obtenez ainsi la liste de toutes les catégories actuellement présentes sur le système. Pour ajouter une catégorie, cliquez sur Ajouter. Lorsque vous ajoutez une catégorie, vous devez spécifier son nom. Vous pouvez également préciser les formulaires contenus dans cette catégorie ainsi que les kiosques qui peuvent y accéder. Modification d'une catégorie Pour modifier une catégorie, sélectionnez l'onglet Catégories. Sélectionnez la catégorie dans la liste. Les informations qui s'y rapportent apparaissent dans les champs modifiables sur la droite de l'affichage. Suppression d'une catégorie Pour supprimer une catégorie du système, sélectionnez-la et cliquez sur Supprimer.

13 13 Audit Il s'agit du moyen mis à votre disposition pour suivre l'utilisation de vos s. Chaque fois qu'un formulaire est soumis, plusieurs éléments d'informations sont rassemblés (par exemple, le formulaire qui est le plus souvent soumis, le kiosque qui est le plus souvent utilisé, etc.). Ces informations peuvent vous aider à allouer des ressources là où vous en avez le plus besoin. Pour afficher un rapport, sélectionnez-le ainsi que la période qui vous intéresse. Certains rapports vous laissent spécifier des informations complémentaires (notamment un formulaire ou un kiosque qui vous intéresse plus particulièrement). Vous pouvez aussi exporter des informations d'audit vers un fichier. Pour cela, cliquez sur Exporter le rapport.

14 14 Préférences Cet onglet permet à l'administrateur d'exécuter les tâches suivantes : modifier les informations de compte définir les paramètres par défaut de l'imprimante spécifier le script par défaut définir certaines options de débogage spécifier le titre par défaut du kiosque préciser le nombre de jours pendant lesquels un formulaire est considéré comme nouveau ou mis à jour L'outil Administration peut fixer le nombre de jours (compris entre 1 et 31) pendant lesquels un formulaire est considéré comme nouveau ou mis à jour.