Atelier Gestion de projets européens Pour les ADL

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1 Atelier Gestion de projets européens Pour les ADL Comment la garantir la bonne participation des différentes parties prenantes à un projet européen? Carine Lomba pour Progress Consulting

2 Méthodologie et principes de formation Objectif : faire progresser, pas évaluer Lieu d échanges entre participants Basé sur votre expérience Travail sur les comportements, pas sur les personnalités

3 Détails pratiques Horaires et pauses GSM Syllabus

4 Présentations Mon nom, mon prénom Ma fonction Mes attentes

5 Objectif Partie: Comment la garantir la bonne participation des différentes parties prenantes à un projet européen? Trouver des clés, outils et techniques pour: identifier les parties prenantes, mobiliser, convaincre de la participation, organiser le travail des parties prenantes.

6 Plan Introduction: définition, clés de succès Identifier les parties prenantes d un projet Convaincre et mobiliser des parties prenantes Organiser le travail des parties prenantes Ateliers Travail sur la base d un de vos projets

7 Définition d un projet Le projet est une entreprise ponctuelle et limitée dans le temps destinée à produire un résultat, un produit, un service qui répondra aux besoins d un client.

8 Projet & opérationnel Projet - Nouveau - Changement - Temporaire - Unique Opérationnel - Day to day - Planifié - Répétitif

9 Clés de succès d un projet Définition claire des objectifs (SMART) Définition claire des besoins Prioritisation des objectifs Identification claire des intervenants et de leurs rôles Susciter la participation des intervenants Bonne coordination et bonne communication au sein de l équipe Cohérence avec la stratégie globale de l entité Suivi et assistance si nécessaire après la livraison Enthousiasme et optimisme Forte motivation du PM Planification réaliste et suivie Qualité de l analyse, de la prévision et de la gestion des risques

10 Identifier et convaincre des parties prenantes : difficultés et points positifs

11 Les parties prenantes dans le cadre d un projet européen Pouvoirs publics Secteurs privés Secteurs associatifs => les identifier, les convaincre de participer, les réunir, coordonner des actions avec eux sur le projet

12 Choisir les acteurs et parties prenantes d un projet En fonction du sujet du projet (du thème) En fonction des objectifs du projet et des tâches à accomplir Le sujet est-il clair? Les objectifs sont-ils définis?

13 Atelier 1 : Quelles sont les parties prenantes possibles? Objectif : Déterminer les parties prenantes possibles sur un projet européen Etablissez : Sur base du dossier remis, après avoir clarifié le sujet ( le «thème de votre projet») et fixer un objectif, listing des parties prenantes. Mapping de ces parties prenantes (lien existant entre elles) Travail en duo Préparation 20 min

14 Prendre contact avec des parties prenantes Interreg Bureau Economique de la Province Répertoire UVCW Votre réseau (ASBL, écoles impactées ) Autres?...

15 Pour développer votre réseau de parties prenantes (rappel) Etre actif : chercher régulièrement à établir de nouveaux contacts Se manifester régulièrement auprès des parties prenantes actives Structurer (=> votre propre banque de données) Prendre des notes utiles sur ces contacts

16 Prendre contact avec un partenaire existant (rappel) Ev. rappel d une précédente collaboration Demande Argument + conclusion

17 Atelier 2: Convaincre et mobiliser des parties prenantes Objectif : Convaincre une partie prenante de travailler sur votre projet Comment présenter votre projet (identifié sur base du dossier remis) de manière convaincante? Travail en duo Préparation 15 minutes

18 Structurer pour convaincre Introduction (impulsion) Développement Conclusion

19 Argumenter pour convaincre Impulsion Arguments 1 Arguments 2 Arguments 3 conclusion 19

20 Trop d arguments tuent l argumentation 100 % temps 20

21 Convaincre Trop d arguments tuent l argument Développer les arguments importants Utiliser la communication non-verbale pour convaincre (si cela se fait en face à face) Commencer par un argument fort et terminer par l argument le plus fort 21

22 Idées d arguments des caractéristiques marquantes, toujours formulées sous forme de bénéfices des analogies, qui permettent au public de faire le lien avec quelque chose qu'ils connaissent des chiffres, pour donner une dimension factuelle à vos arguments et convaincre les plus rationnels des exemples concrets d'effets ou de résultats, pour visualiser l'impact pratique de votre proposition des références, des témoignages, des sponsors ou des supporters prestigieux 22

23 Exercice Objectif : Choisir les bons arguments Trouver 3 arguments convaincants pour convaincre les partie prenantes de participer au projet Travail en duo Préparation 15 minutes

24 Convaincre en Push ou Pull Push Pull Questions/ Arguments< 1 Questions/ Arguments > 1 Argumenter Parler L autre écoute? Argumenter Poser des questions Faire comprendre Demander du feedback Persuader Valider

25 Un refus? Gérer les résistances 1. Commencer par un accusé de réception (empathie, «merci d être franc» ) 2. Clarifier la résistance 3. Faites la distinction entre objection (rationnel) et inquiétude (émotionnelle) objection : argumenter inquiétude : rassurer 4. Arguments pour convaincre 5. Terminer en validant le point

26 Fréquence de «Oui» dans la communication L art de convaincre Gérer la faible réactivité «yes» Man «Sur-réactifs Réactif faible Objecteur Fréquence de «Non» dans la communication

27 Comment gérer les réactifs faibles? Poser des questions ouvertes Introduire des silences Ne pas interpréter la «faible réactivité» mais la valider (qu en pensez-vous?) Utiliser des supports visuels (slideshow, documents ) Métacommuniquer (je suis mal à l aise, mon objectif est de ) Faire intervenir

28 Utiliser et travailler avec les acteurs et parties prenantes Responsible Accountable Consulted Informed Exécute, «Doer» Agit, met en œuvre Garant de la qualité Toute l exécution responsable "civilement et pénalement" Unique Toute l exécution À consulter préalablement à l'exécution de la tâche Communication bidirectionnelle Avant À informer du résultat Après

29 Utiliser et travailler avec les acteurs et parties prenantes R A C I 1 Tâche ADL X X Administration communale

30 Atelier 3: Organiser le travail des parties prenantes Objectif : Organiser le travail des parties prenantes Sur la base du dossier remis, du sujet et de l objectif fixé, organiser le travail des parties prenantes. Lister quelques tâches en fonction de l objectif fixé Organiser le «qui fait quoi?» en utilisant le modèle RACI Travail en duo Préparation 15 minutes

31 Merci pour votre participation A bientôt fc@progressconsulting.be