INTERFACES & LIAISONS DEMATERIALISATION ZYLAB COMPTABILITE TABLEAUX DE BORD GLOBAL SPACE-X

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1 1 / 83 SPACE-X VERSION V 9 INTERFACES & LIAISONS DEMATERIALISATION ZYLAB COMPTABILITE TABLEAUX DE BORD GLOBAL SPACE-X

2 SPACE-X VERSION V 9 2 / 83 I. INTERFACES LIAISONS... 3 A. RAPPROCHEMENT BANCAIRE... 4 B. INTEGRATION ECRITURES EXCEL C. INTERFACES : VENTES DIFFEREES D. INTERFACES : ALADIN SPACE-X E. INTERFACES : ABACO SPACE-X F. INTEGRATION REVERSEMENTS BTLEC ET SCAPAUTO G. INTEGRATION DES PRELEVEMENTS LECASUD H. INTEGRATION DES ACCORDS REGIONAUX V II. DEMATERIALISATION ZYLAB A. DEMATERIALISATION DES FACTURES B. SAISIE DES FACTURES A PARTIR DE ZYLAB C. RECHERCHE DES DOCUMENTS DANS ZYLAB III. COMPTABILITE A. PROFILS UTILISATEURS B. PLAN COMPTABLE C. VIREMENTS INTERNATIONAUX D. SITUATION COMPTABLE INTERMEDIAIRE E. EDITION DES BALANCES F. ENVOI DE MAILS IV. TABLEAUX DE BORD A. PRESENTATION DES RESULTATS B. GESTION DES STOCKS ET MARGES C. PREVISIONS D. SUIVI DES REVERSEMENTS V. GLOBAL SPACE-X A. PRINCIPES GENERAUX B. PARAMETRAGE C. RESULTATS... 79

3 3 / 83 I. INTERFACES LIAISONS

4 A. RAPPROCHEMENT BANCAIRE 4 / 83 PRINCIPES GENERAUX Les Fichiers correspondant aux Extraits de compte mis à disposition par la banque se trouvent dans le répertoire : /interfaces/banque Il est possible d effectuer le rapprochement bancaire fichier par fichier et donc de sélectionner un seul fichier dans la boite de choix affichée en haut à gauche de l écran. Le rapprochement est effectué en deux étapes : Pointage Automatique et Pointage Manuel Le pointage automatique est effectué en fonction et du Montant et du Type d Opération. Le pointage manuel est libre, il peut être facilité par les options fournies par SPACE-X : Filtres, Tris, Recherches Mono ou Duo. REGLES Le rapprochement automatique est effectué sur le principe de l unicité des sommes. Il n est possible de pointer automatiquement deux sommes que lorsqu elles existent de façon Unique dans l Extrait bancaire et dans SPACE-X. Un code opération, propre au logiciel SPACE-X, appelé code «HIB», permet d affiner le Rapprochement Automatique. Lorsque celui-ci est renseigné sur une ligne de SPACE-X ou de l Extrait, il faut alors que les deux lignes à pointer portent le même code opération «HIB». Pour les écritures de SPACE-X, le code opération «HIB» est mémorisé lors de la saisie ou de la génération automatique ( Voir en particulier le paramétrage des modes de règlements ). Les opérations bancaires sont codifiées suivant des normes : CFONB, EDIFACT ou SWIFT. La norme la plus utilisée étant CFONB. Pour les lignes de l Extrait Bancaire, il faut également associer un code «HIB» à chaque code opération «CFONB» ( Voir paramétrage des codes opérations bancaires). Les codes opérations «HIB» sont libres, la seule contrainte est qu ils doivent être identiques dans les écritures de SPACE-X et les lignes de l extrait Bancaire. Exemple : Pour les Virements : VIR ou VRT ou VVV Etc

5 RAPPROCHEMENT BANCAIRE 5 / 83 PARAMETRAGE Pour affiner le Rapprochement Automatique, il faut associer à chaque mode de Règlement un Code Opération «HIB». MODES DE REGLEMENTS Ce paramétrage se trouve au Menu : PARAMETRAGE / PARAMETRES SOCIETE / SOCIETE / MODES DE REGLEMENTS

6 RAPPROCHEMENT BANCAIRE 6 / 83 PARAMETRAGE Pour affiner le Rapprochement Automatique, il faut également associer à un code opération CFONB un Code Opération «HIB». CODES OPERATIONS BANCAIRES Ce paramétrage se trouve au Menu : PARAMETRAGE / PARAMETRES GENERAUX / CODES OPERATIONS BANCAIRES

7 RAPPROCHEMENT BANCAIRE 7 / 83 FONCTIONNALITES Les Fichiers correspondant aux Extraits de compte mis à disposition par la banque se trouvent dans le répertoire : /interfaces/banque Tous les fichiers dans lesquels il reste des lignes non pointées sont proposés. Lorsqu un fichier est entièrement pointé il est automatiquement archivé dans le répertoire : /sauvegarde/banque Il est possible d archiver un relevé partiellement pointé ou non pointé et donc de le transférer directement dans le répertoire : /sauvegarde/banque Il est également possible de dépointer entièrement un relevé, le dépointage se fait alors simultanément sur le Relevé et sur la comptabilité SPACE-X. Ces deux opérations sont possibles à partir d un clique droit sur le Numéro de Relevé affiché dans la boite de choix située en haut à gauche de l écran. Le rapprochement est effectué en deux étapes : Pointage Automatique et Pointage Manuel Le pointage automatique est effectué en fonction du Montant et du code «HIB».

8 RAPPROCHEMENT BANCAIRE 8 / 83 FONCTIONNALITES TRIS ET RECHERCHES Le pointage manuel permet de pointer une ligne de l extrait avec plusieurs lignes de SPACE-X et inversement. Il peut être facilité par les options fournies par SPACE-X : Filtres, Tris, Recherches Mono ou Duo. Les Tris et Recherches peuvent être effectués simultanément sur la partie RELEVE et sur la partie SPACE-X, il suffit pour cela de cocher la case «DUO» Il est possible de trier toutes les colonnes de façon croissantes ou décroissantes Le Tri s effectue avec un clique gauche, la recherche d une valeur particulière par un clique droit.

9 RAPPROCHEMENT BANCAIRE 9 / 83 FONCTIONNALITES FILTRES Sur la colonne «HIB» il est possible également de Filtrer les lignes, ce qui signifie que seules le lignes portant le code indiqué sont affichées. Il est ensuite possible de trier les lignes filtrées ou affichées sur n importe quel autre critère.

10 RAPPROCHEMENT BANCAIRE 10 / 83 FONCTIONNALITES POINTAGE MANUEL Le pointage manuel permet de compléter le pointage automatique. Lors du pointage manuel, il n y a pas de contrôle sur le code opération «HIB». Le bouton «DESELECTION» permet de dépointer les lignes pointées automatiquement ou manuellement.

11 RAPPROCHEMENT BANCAIRE 11 / 83 FONCTIONNALITES CONTROLES Les pointages ne peuvent être validés que lorsque les montants sélectionnés sur l extrait et sur SPACE-X sont égaux. Lorsque toutes les lignes ont été pointées il est possible d éditer un état du rapprochement.

12 B. INTEGRATION ECRITURES EXCEL 12 / 83 DESCRIPTIF DU FICHIER Le fichier fourni doit être au format csv, il doit respecter la structure définie ci-dessous ainsi que l ordre des colonnes. La longueur des champs est limitée à la longueur prévue dans l application SPACE-X. Les dates ne doivent contenir aucun séparateur ( - ou / ) Le TYPE DE FICHIER ou Colonne N 1 identifie les différentes catégories d écritures : La valeur «HIB» est utilisée pour les écritures comptables classiques. Lorsque le Journal utilisé est paramétré avec le Type de Journal «SIMU» principalement utilisé pour les situations comptables, les écritures qui restent des écritures comptables sont traitées comme des écritures de Simulation. ( Voir chapitre III D ). La valeur «TB» pour les écritures Tableaux de Bord destinées à affiner le «REALISE». La valeur «PREV» pour les écritures de Prévisions des Tableaux de Bord qui sont plutôt saisies par le programme prévu à cet effet. ( Voir chapitre IV B ). Le programme d intégration propose tous les fichiers du répertoire : Q:\interfaces\imports L intégration standard est réalisée de façon interactive avec l ensemble des Tables de SPACE-X et en particulier les Tables de Paramétrage. Les anomalies sont détectées immédiatement, et peuvent être corrigées en direct. INTEGRATION ECRITURES STANDARD DANS SPACE-X COLONNES OBLIGATOIRES Type fich Soc Mag Journal Date Pièce N Pièce Compte S/com pte Libellé Débit Crédit hib Régul Rayon hib Régul Rayon hib Règlement Règlement Zone texte Sans la Avec les centimes sans "/" Racine 301 Avec le point décimal COLONNES FACULTATIVES Compte S/cpt Code Date Date Date Date Date Code Base N Frs N Libellé Contrepartie ContrepTVA ReceptionÉchéance Abo deb Abo fin Escompte B.A.P. Rist Rist Accord Suite

13 INTEGRATION ECRITURES EXCEL 13 / 83 GESTION DES DATES A partir de la version Space-x V8, il est possible d intégrer des fichier Excel avec une Extourne Automatique des pièces sur le mois suivant. Cette option se prend en cochant la case EXTOURNE AUTO située en bas d écran. Dans ce cas, toutes les pièces du fichier sont extournées. Les écritures d extourne sont générées lors de la comptabilisation. A partir de la version Space-x V9, toutes les dates sont gérées correctement de façon automatique. Dans un fichier au format CSV, tous les Champs sont gérés en numérique ou alphabétique Les dates étaient donc gérées comme du numérique et les dates avec un jour inférieur à 10 posaient un problème lors de l intégration.

14 C. INTERFACES : VENTES DIFFEREES 14 / 83 A PARTIR DE LA VERSION 2009 Pour certains clients, en fonction du paramétrage de la fiche client, il est possible de générer l écriture comptable sur un compte de charges au lieu du compte client. Sur la fiche client il suffit de renseigner la question : COMPTE DE CHARGES avec le compte comptable concerné.

15 D. INTERFACES : ALADIN SPACE-X 15 / 83 INTEGRATION DES FACTURES DIRECTES Les Factures Directes peuvent être enregistrées directement dans l application ALADIN et être intégrées ensuite dans SPACE-X de la même façon que les Factures Centrale. Elles arrivent dans les fichiers classiques : «LOTxxxxxx» L intégration des Factures directes nécessite impérativement une codification identique des fournisseurs dans les deux applications ALADIN et SPACE-X, toute la suite du processus comptable en découle et en particulier les Règlements Automatiques. Les fournisseurs GALEC sont en principe déjà codifiés de façon identique dans les deux applications sur la base du Numéro GALEC. Cette question concerne donc principalement les Fournisseurs «NON GALEC», Fournisseurs Régionaux codifiés dans la plage de numéros : à et Fournisseurs Locaux codifiés dans la plage : à En Scapalsace, la codification des Fournisseurs Régionaux est normalisée et gérée par la Centrale. La liste des Fournisseurs Régionaux fournie par la Scapalsace a été intégrée dans le fichier Fournisseur de chaque magasin avec les Accords correspondants. Les utilisateurs peuvent renseigner les Conditions de Ristourne sur les fiches fournisseurs de ceux qui en possèdent. Il est d autre part nécessaire de procéder dans SPACE-X à la renumérotation des fournisseurs qui ne répondent pas à cet impératif.

16 INTERFACES : ALADIN SPACE-X 16 / 83 RENUMEROTATION DES FOURNISSEURS «NON GALEC» La Renumérotation est automatique, elle prend en compte tous les modules de SPACE-X Comptabilité Générale, Fournisseurs et suivi des Reversements. La renumérotation des Fournisseurs dans SPACE-X est effectuée sur la base la codification utilisée dans ALADIN, ce numéro doit être renseigné dans la fiche Fournisseur sur le Champ NOUVEAU N Il peut être nécessaire d effectuer plusieurs le programme de renumérotation dans les cas ou le nouveau numéro de fournisseur est déjà utilisé dans SPACE-X.

17 INTERFACES : ALADIN SPACE-X 17 / 83 INTEGRATION DES B.L. NON RAPPROCHES Les magasins Corses demandent que ALADIN fournissent à SPACE-X à la fin de chaque mois Les BL non facturés afin de faciliter la gestion des Tableaux de Bord. Ces B.L. seraient ensuite rapprochés lors l intégration des Factures, de la même façon que les B.L. ou F.N.P. saisis manuellement dans SPACE-X. Une demande vient d être faite à SPACE INFORMATIQUE

18 INTERFACES : ALADIN SPACE-X 18 / 83 INTEGRATION DES VENTES Dans l intégration des Ventes, il est possible de prendre en charge de nouveaux éléments indispensables au module Tableaux de Bord tels que PRMV, Taux de Marge, Casse, Démarque, Frais accessoires, Dépréciation des Stocks. ( Voir également chapitre IV B ).

19 INTERFACES : ALADIN SPACE-X 19 / 83 INTEGRATION DES VENTES LISTE DES COMPTES EXTRA-COMPTABLES UTILISES Ces comptes sont utilisés lors de la saisie des Inventaires et permettent de mémoriser toutes les autres informations saisies. Ce sont ces mêmes comptes qui sont mouvementés par l interface ALADIN SPACE-X Aujourd hui Aladin fournit déjà dans le fichier des Ventes, le montant du PRMV, celui-ci est donc mémorisé sur le compte Lorsque Aladin fournira les autres informations, elles seront mémorisées sur les comptes décrits ci-dessous. Exemple : CASSE

20 E. INTERFACES : ABACO SPACE-X 20 / 83 PRINCIPES GENERAUX Les Fichiers EFACxxxx de Factures Centrale ( Equivalents aux fichiers BLI ) sont pris en charge par ABACO. Un nouveau flux en provenance d ABACO alimente SPACE-X et ce sont de véritables écritures comptables qui arrivent dans SPACE-X Le paramétrage des informations comptables est donc réalisé dans ABACO Il concerne particulièrement : JOURNAL, COMPTE, FOURNISSEUR et RAYON Les contrôles de vraisemblance et d existence existent toujours dans SPACE-X. Ils sont effectués à partir des dates de Clôture Comptables et à l aide des fichiers Paramètres de l application. Schéma de transfert Les Factures arrivent dans Space-x au fil des validations dans ABACO, sous forme d envois Massifs ou Unitaires. Ces factures ont, comme dans une intégration classique, le statut d écritures «NON COMPTABILISEES» La procédure de Transfert gère les Messages d arrivée et Accusés de réception, effectue les contrôles précédemment cités avec les codes anomalies, et gère les Messages de retour vers ABACO. Les écritures sont générées à raison d une ligne par Rayon / Fournisseur / Accord

21 INTEGRATION FACTURES ABACO 21 / 83 PARAMETRAGE ABACO PARAMETRAGE DES RAYONS COMPTABLES Le RAYON COMPTABLE est associé à un niveau de Structure Marchandise. Après avoir sélectionné dans Abaco un niveau structure, un Département ou un Rayon, le Rayon comptable renseigné est associé à toutes les Sous-familles de ce niveau. Il est possible ensuite de modifier le Rayon Comptable d une Sous-famille particuliere. Ce paramétrage se trouve dans le Menu : ADMINISTRATION / STRUCTURES MARCHANDISES / SAISIE MASSIVE INFORMATIONS STRUCTURES MAGASINS

22 INTEGRATION FACTURES ABACO 22 / 83 PARAMETRAGE ABACO PARAMETRAGE DES RAYONS COMPTABLES Il est possible ensuite de modifier le Rayon Comptable d une Sous-famille particuliere.

23 INTEGRATION FACTURES ABACO 23 / 83 PARAMETRAGE ABACO PARAMETRAGE ELEMENTS COMPTABLES L intégration des factures ABACO dans SPACE-X nécessite également le paramétrage des informations suivantes : JOURNAL + COMPTE NET A PAYER COMPTE D ACHATS + COMPTES DE TVA en fonction des Taux de TVA COMPTES DE TAXES + COMPTES DE TVA en fonction des Taux de TVA Ce paramétrage doit être fait pour chaque centrale et se trouve dans le Menu : GESTION COMMERCIALE MAGASIN / FACTURES ET PREFACTURES / SAISIE PARAMETRES COMPTABLES

24 INTEGRATION FACTURES ABACO 24 / 83 PARAMETRAGE ABACO PARAMETRAGE ELEMENTS COMPTABLES Il est nécessaire de renseigner le JOURNAL et le COMPTE NET A PAYER sur l entête de chaque Centrale. Il faut renseigner ensuite les comptes de HORS TAXE et TVA de chaque information Pouvant se trouver sur une de facture, et ce par taux de TVA. ACHATS MARCHANDISES PORT EMBALLAGES TAXE INTERFEL TAXE SUR ALCOOLS ETC

25 INTEGRATION FACTURES ABACO 25 / 83 INTEGRATION DES FACTURES DIRECTES Le Fournisseur Comptable, correspondant en général à celui du Galec, doit être renseigné Dans la Table de correspondance du logiciel ABACO Les fournisseurs Régionaux sont codifiés sur la plage de numéros de à Les Fournisseurs Locaux sont codifiés sur la plage de numéros de à Les Factures Directes peuvent être enregistrées directement dans l application ABACO et être intégrées ensuite dans SPACE-X de la même façon que les Factures Centrale. Elles arrivent dans les mêmes flux que les Factures Centrale. L intégration des Factures directes nécessite impérativement de renseigner dans ABACO La Table de correspondance entre les codifications fournisseurs des deux applications. La suite du processus comptable en découle et en particulier les Règlements Automatiques. PARAMETRAGE ABACO

26 26 / 83 F. INTEGRATION REVERSEMENTS BTLEC ET SCAPAUTO CENTRALES BTLEC ET SCAPAUTO Les Centrales BTLEC et SCAPAUTO sont en mesure de fournir aux magasins des fichiers de Reversements standard qui peuvent être intégrés automatiquement dans SPACE-X l intégration de ces fichiers nécessite d effectuer plusieurs paramétrages. PARAMETRAGE CENTRALES Ce paramétrage se trouve au MENU : PARAMETRAGE / PARAMETRES SYSTEME / CENTRALES REGIONALES Il faut renseigner pour chaque Centrale les informations suivantes : N EAN : Retrouver le numéro d émetteur de chaque Centrale dans tous les fichiers reçus ou appeler la société HI.B.GEST N FOURNISSEUR : Numéro de fournisseur que porte cette Centrale dans la comptabilité SERIE : Numéro de Série : 2xx ou 3xx du Guide 85 Reversements, ou sont codifiés les types de documents générés par l application GESSICA ( Voir page suivante : paramétrage Guides ) PAN : Numéro de Panonceau de la Centrale FACT : Répondre «Y» si la Centrale envoie des fichiers de Factures PREL : Répondre «Y» si la Centrale envoie des fichiers de Prélèvements REV : Répondre «Y» si la Centrale envoie des fichiers de Reversements

27 INTEGRATION DES REVERSEMENTS 27 / 83 CENTRALES BTLEC ET SCAPAUTO PARAMETRAGE DES GUIDES / SERIES / RUBRIQUES Exemples : Centrale Régionale avec Séries : Centrale Scaparf avec Séries : Centrale BTLEC avec Séries : Autres Centrales ( Scapauto ) avec Séries : Créer déjà les rubriques les plus fréquentes : 40 CPV et 98 CGV avec l année en premier caractère pour les magasins utilisant un compte par année, donc 940 CPV 2009 et 998 CGV 2009

28 G. INTEGRATION DES PRELEVEMENTS LECASUD 28 / 83 La Centrale Lecasud met à la disposition des magasins des fichiers de Prélèvements au format «EPRLxxxx» identiques à ceux générés par Gessica dans les autres Centrales. L intégration automatique de ce fichier dans Space-x évite la saisie de ces derniers par le programme de Règlements Semi-automatiques. VOIR DOCUMENTATION SPACE-X STANDARD : INTERFACES

29 H. INTEGRATION DES ACCORDS REGIONAUX V10 29 / 83 FICHIERS AU FORMAT V10 EN PROVENANCE DE ALADIN Les Fichiers V10 contiennent tous les accords Galec ( initialement au Format XML ), re-codifiés par ALADIN dans l ancien format Galec ainsi que les Accords Régionaux. Les Accords Galec restent intégrés à partir des fichiers XML du Galec, seuls les Accords Régionaux sont intégrés à partir des fichiers V10. Les fournisseurs régionaux doivent être codifiés sur la plage de numéros prévue par le Galec, c'est-à-dire entre et Il est donc impératif que ces fournisseurs aient la même codification entre les deux applications ALADIN et SPACE-X. L équipe Hi.B.Gest reste à cotre entière disposition pour vérifier l utilisation de cette plage de numéros et effectuer les renumérotations nécessaires.

30 30 / 83 II. DEMATERIALISAT ION ZYLAB

31 A. DEMATERIALISATION DES FACTURES 31 / 83 PRINCIPES GENERAUX Les factures en papier n arrivent plus au service de comptabilité. L utilisateur doit donc enregistrer les factures dans SPACE-X à partir des documents scannés proposés par ZYLAB. ZYLAB affiche sur un écran de synthèse toutes les factures à enregistrer, il faut alors cliquer sur chaque facture pour l afficher en détail dans une nouvelle fenêtre.

32 32 / 83 B. SAISIE DES FACTURES A PARTIR DE ZYLAB ENRICHISSEMENT DES INFORMATIONS COMPTABLES Afin de multiplier les possibilités de recherche de documents à partir de SPACE-X, Les Numéros de B.L. et Proforma sont mémorisés dans le GL pour servir ulterieurement de critères de recherche dans ZYLAB La saisie de Factures de SPACE-X est adaptée pour permettre l enregistrement des Numéros de B.L. et Proforma. L interface ALADIN fournit également pour les Factures centrale et Directes Les Numéros de B.L. et Proforma.

33 SAISIE DES FACTURES A PARTIR DE ZYLAB 33 / 83 Il faut aujourd hui renseigner certaines informations sur ZYLAB pour faciliter les recherches ultérieures. Cet enrichissement de ZYLAB sera supprimé dans une deuxième phase et geré automatiquement par la saisie de factures de SPACE-X.

34 C. RECHERCHE DES DOCUMENTS DANS ZYLAB 34 / 83 RECHERCHE DE DOCUMENTS SCANNES FACTURES, B.L., PROFORMA, PRELEVEMENTS... La Recherche de documents dans ZYLAB est possible à partir de la plupart des programmes d interrogations de comptes de SPACE-X. La recherche s effectue à l aide d un «Clique Droit» sur n importe quel champ de la ligne. Cette recherche s effectue sur les critères associés aux documents dans ZYLAB : Numéros de Fournisseur, Facture, Date, Bon de Livraison, Pro-Forma. En général la Facture et le BL peuvent répondre aux mêmes critères et sont alors proposés tous les deux par l application Zylab sur l écran ci-dessous. Il faut alors effectuer un nouveau choix dans l application Zylab pour atteindre le document.

35 RECHERCHE DE DOCUMENTS DANS ZYLAB 35 / 83 RECHERCHE DE DOCUMENTS SCANNES FACTURES, B.L., PROFORMA, PRELEVEMENTS... Si le «Clique Droit» est effectué sur le Champ «N Pièce», la recherche est orientée par SPACE-X sur la Facture uniquement. Document trouvé directement : LA FACTURE

36 RECHERCHE DE DOCUMENTS DANS ZYLAB 36 / 83 RECHERCHE DE DOCUMENTS SCANNES FACTURES, B.L., PROFORMA, PRELEVEMENTS... Si le «Clique Droit» est effectué sur le Champ «N BL», la recherche est orientée par SPACE-X sur le Bon de Livraison uniquement. Dans ces cas là, l application Zylab peut alors accéder directement au document recherché, sans passer par l écran de double choix précédent Document trouvé directement : LE BON DE LIVRAISON ( BL )

37 RECHERCHE DE DOCUMENTS DANS ZYLAB 37 / 83 RECHERCHE DES DOCUMENTS ARCHIVES Pour pouvoir être consultés à tout moment par le logiciel ZYLAB, tous les documents émis par SPACE-X doivent être générés au format PDF ( ou Acrobat ) et mémorisés dans le répertoire prévu à cet effet. Le paramétrage nécessaire se trouve au MENU : PARAMETRAGE / PARAMETRES SYSTEME / ETATS Pour chaque ETAT concerné il faut cocher la case ARCHIVAGE ZYLAB et renseigner le Répertoire d archivage. Le répertoire d archivage renseigné est contrôlé et doit déjà exister avant de pouvoir être parametré.

38 RECHERCHE DE DOCUMENTS DANS ZYLAB 38 / 83 RECHERCHE DES DOCUMENTS ARCHIVES VIREMENTS FOURNISSEURS, FACTURES CLIENTS, RELANCES Tous les documents émis par SPACE-X sont maintenant mémorisés au format PDF dans les répertoires appropriés du serveur Zylab. La recherche d un document émis par SPACE-X s effectue de la même façon que pour les documents scannés, à l aide d un «Clique Droit» sur n importe quel champ de la ligne choisie. La ligne de Règlement ne permet d accéder qu au Règlement, l accès au document est donc Direct quel que soit le Champ sur lequel on ait cliqué. Document trouvé directement : LE VIREMENT

39 39 / 83 III. COMPTABILITE

40 A. PROFILS UTILISATEURS 40 / 83 NOUVELLES OPTIONS Des nouvelles fonctionnalités ont été développées dans SPACE-Xet sont autorisées en fonction du profil de chaque utilisateur. Les profils utilisateurs se personnalisent en entrant dans SPACE-X avec le code ADMINISTRATEUR et le mot de passe associé. CONSULTATION ET EDITION DES COMPTES INTERDITS SAISIE D ECRITURES EXTRA COMPTABLES ET TABLEAUX DE BORD CREATION D O.D. AUTOMATIQUES EN INTERROGATION DE COMPTES

41 B. PLAN COMPTABLE 41 / 83 EDITIONS SELECTIVES DU PLAN COMPTABLE L édition du Plan Comptable permet d éditer sélectivement les Comptes à pointer : COMPTES POINTES et les comptes interdits en consultation pour certains profils d utilisateurs : COMPTES INTERDITS.

42 C. VIREMENTS INTERNATIONAUX 42 / 83 OBJECTIF ET DESCRIPTION Certains magasins souhaitent d ores et déjà régler des fournisseurs étrangers par virement, il est dont nécessaire de créer des fichiers au format international. D autre part le RIB est progressivement remplacé par l'utilisation conjointe du BIC et de l'iban. Le RIB devrait disparaître à horizon Un virement international nécessite l identification des banques de l émetteur et du destinataire par les codes BIC et IBAN. Le code BIC est l'identifiant international de la banque Il existe deux types de BIC : un BIC à huit caractères (également appelé «BIC8») et un BIC à 11caractères («BIC11»). Un BIC8 identifie un établissement financier dans un pays ou une ville. Un BIC11 identifie la succursale d'un établissement financier. BIC11 : AGRIFRPP882 (Crédit Agricole IdF)... BIC8 : AXABFRPP (Axa Banque)... BNPAFRPP ( BNP- PARIBAS ) BNPA FRPP BNPA FR PP BNPAFR PP Code banque Code pays Code situation Le code banque identifie Le code pays ISO identifie Le code de situation l'établissement financier, par le pays dans lequel géographique fournit une exemple BNPA pour BNP- l'établissement financier est distinction géographique dans Paribas. basé, par exemple FR pour un pays, telle qu'une ville, un Le code banque est composé la France état, une province ou un de quatre caractères alphabétiques. Le code pays ISO est composé fuseau horaire, par exemple de deux caractères alphabétiques PP pour Paris. Le code situation peut être alphabétique ou numérique Le code IBAN est l'identifiant international du compte. Il reprend exactement les coordonnées bancaires classiques découpées en paquets de quatre caractères, auxquels il ajoute en tête le code pays FR et une clé de contrôle sur 2 chiffres. le RIB Z 02 donne l' IBAN : FR Z02 Exemples de codes IBAN français : Compte LCL : : CRLYFRPP......FR Z02 Compte au Crédit Agricole IdF.: AGRIFRPP882...FR Compte à la Banque Postale. : PSSTFRPPREN..FR T15

43 VIREMENTS INTERNATIONAUX 43 / 83 PARAMETRAGE : MODES DE REGLEMENTS Le logiciel permet de gérer simultanément des virements classiques et des virements internationaux. Il suffit pour cela de créer un nouveau mode règlement paramétré avec le TYPE DE FICHIER : 11 VIREMENT INTERNATIONAL et d affecter ce nouveau mode de règlement aux fournisseurs concernés.

44 VIREMENTS INTERNATIONAUX 44 / 83 PARAMETRAGE : BANQUES Pour chaque banque de la société susceptible d émettre des virements internationaux, il faut renseigner les codes BIC et IBAN Le Nom et le Répertoire du fichier de virements sont paramétrables sur la Table : BANQUES

45 VIREMENTS INTERNATIONAUX 45 / 83 PARAMETRAGE : FOURNISSEURS Pour effectuer un virement international à un fournisseur, il est nécessaire de lui affecter le mode de règlement : VIREMENT INTERNATIONAL et renseigner les codes BIC et IBAN de sa banque. A partir de la version SPACE-X V9, il est possible de renseigner pour chaque fournisseur une page De commentaires en cliquant sur l icône «ABC» située en bas et à droite de l écran. Ces commentaires sont accessibles dans les programmes d interrogation de comptes et de Situation des Fournisseurs.

46 VIREMENTS INTERNATIONAUX 46 / 83 PARAMETRAGE : FOURNISSEURS Le commentaire associé à chaque fournisseur est illimité en capacité.

47 VIREMENTS INTERNATIONAUX 47 / 83 TRAITEMENTS ET PROCEDURES Lors d une séance de Règlements fournisseurs, il peut y avoir des virements classiques et des virements internationaux, il faut alors effectuer deux fois la séquence : CREATION FICHIER VIREMENTS. Le Nom et le Répertoire des fichiers de virements sont paramétrables sur la Table : BANQUES

48 D. SITUATION COMPTABLE INTERMEDIAIRE 48 / 83 NOUVELLE GESTION DES ECRITURES DE SITUATION Jusqu à présent les écritures de situation sont saisies comme des écritures comptables classiques et font double emploi avec certaines écritures «Tableaux de Bord». Elles perturbent la sortie des Tableaux de Bord et nécessitent en général d être ensuite annulées par l équipe HI.B.GEST. A partir de la version SPACE-X V9, il est possible de saisir les écritures dans un journal de situation ou «Simulation». Les avantages sont les suivants : Elles ne mettent pas à jour les Tableaux de Bord. Elles peuvent participer aux Balances et aux interrogations comptables. Elles ne nécessitent plus d être annulées. Il suffit de les enregistrer sur un journal paramétré avec le TYPE DE JOURNAL renseigné à la valeur «SIMULATION» Les écritures peuvent être saisies par BORDEREAU ou intégrées à partir de Fichiers EXCEL. ( Voir chapitre I B )

49 SITUATION COMPTABLE INTERMEDIAIRE 49 / 83 NOUVELLE GESTION DES ECRITURES DE SITUATION Pour obtenir une Balance avec les écritures de Situation, il suffit de cocher la case «SIMULATIONS» En plus de la case «COMPTA» qui est déjà pré-cochée Ces écritures peuvent également être interrogées par les programmes classiques en cochant la case «SIMULATIONS»

50 E. EDITION DES BALANCES 50 / 83 BALANCES GENERALE ET AUXILIAIRE Les Balances Générale et Auxiliaire peuvent être éditées en format «Portrait» en fonction d un paramétrage dans la Table «ETATS». Cette édition est plus synthétique et réduit sensiblement le nombre de pages éditées. Ce paramétrage concerne également la présentation sur 12 Mois. Le paramétrage se trouve au MENU : PARAMETRAGE / PARAMETRAGE SYSTEME / ETATS L état concerné porte le Numéro : 2405 BALANCE

51 EDITION DES BALANCES 51 / 83 BALANCES GENERALE ET AUXILIAIRE Exemples de Balance en mode Portrait

52 EDITION DES BALANCES 52 / 83 BALANCE ANALYTIQUE Il s agit d une nouvelle Balance qui édite la situation d un Rayon avec tous les comptes qui mouvementent ce Rayon. Cette édition se trouve au MENU : TABLEAUX DE BORD / TRAITEMENTS A LA DEMANDE / BALANCE ANALYTIQUE

53 F. ENVOI DE MAILS 53 / 83 ENVOI DE MAILS AUX FOURNISSEURS L envoi est possible à partir d une messagerie Lotus personnelle et aussi à partir d un serveur Lotus centralisé comme cela risque d être le cas dans toutes les centrales. Les documents à envoyer par mail sont réalisés au format PDF ( ou Acrobat ) mémorisés dans le répertoire Q:\interfaces\fax Ils concernent : Les Relevés de Virements Fournisseurs Les Prélèvements Clients Les Relances Fournisseurs et Clients La Lettre type Le paramétrage nécessaire à la création des fichiers PDF est effectué dans la Table ETATS et se trouve au MENU : PARAMETRAGE / PAREMETRES SYSTEME / ETATS L envoi des mails s effectue par la procédure ENVOI FAX/MAILS qui se trouve au MENU : LIAISONS / ENVOI FAX ET MAILS Lorsque l adresse mail n est pas renseigné le mail ne peut être envoyé, mais reste en attente. Pour l envoyer, Il suffit de renseigner l adresse mail dans la fiche du Fournisseur ou du Client et de revenir dans la séquence d envoi.

54 ENVOI DE MAILS 54 / 83 PARAMETRAGE Pour les documents à envoyer par mail, la création des fichiers PDF est paramétrée dans la Table des ETATS en répondant : MAIL à la question INFORMATION FOURNISSEURS

55 ENVOI DE MAILS 55 / 83 VIREMENTS / PRELEVEMENTS / RELANCES / LETTRE TYPE L envoi des documents par mail s effectue par la procédure ENVOI FAX/MAILS qui se trouve au MENU : LIAISONS / ENVOI FAX ET MAILS

56 56 / 83 IV. TABLEAUX DE BORD

57 A. PRESENTATION DES RESULTATS 57 / 83 TABLEAUX CLASSIQUES NOUVELLES OPTIONS Deux navigateurs permettent de faire défiler les Regroupements et les Rayons. Les résultats se présentent sous la forme des Tableaux préconstruits par Hi.B.Gest ou autres Tableaux crées par chacun des utilisateurs. Les Tableaux sont : MARGES PAR RAYONS - TABLEAU ACDLEC - ANALYSE DES CHARGES L utilisation du programme se limite à quatre questions principales : MAGASIN : Sélectionner le magasin à interroger, Cette question ne concerne que les sociétés Multi-magasins, gérant par exemple un Leclerc Express en plus de l Hypermarché. TABLEAU : Choisir le tableau à afficher. DATE D ARRETE : Renseigner la date d arrêté souhaitée. REGROUPEMENT et RAYON : Ces deux questions ne concernent que les MARGES PAR RAYONS, les autres interrogations étant en général utilisées au niveau du magasin. Lorsqu un Regroupement est sélectionné avec en choix suivant «Tous les Rayons», tous les Rayons sont stockés en mémoire. Si c est le magasin qui a été sélectionné, le premier navigateur permet de changer de Regroupement et le deuxième permet de changer de Rayon. Si la sélection concerne un Regroupement spécifique, le premier navigateur ne sert plus. Pour visualiser un autre regroupement il faut effectuer une nouvelle sélection en haut de l écran. L affichage des résultats se fait suivant trois présentations : MOIS/CUMUL MOIS MOIS AVEC %

58 PRESENTATION DES RESULTATS 58 / 83 TABLEAUX CLASSIQUES - NOUVELLES OPTIONS L édition permet d obtenir en une seule demande les pages de tous les Regroupements et/ou Rayons sélectionnés. Les Editions sont obtenues à partir des Interrogations en utilisant l icône représentant une Imprimante, située en bas à gauche de l écran. L édition gère également tous les trois types de présentation : Mois + Cumul, 12 Mois Et/ou 12 Mois avec pourcentage. Dans la présentation 12 MOIS avec %, la police utilisée est plus petite.

59 PRESENTATION DES RESULTATS 59 / 83 TABLEAUX CLASSIQUES NOUVELLE PRESENTATION Pour des raisons de lisibilité, les Stocks gérés en valeur nette de dépréciation ( Règle Galec ) sont présentés différemment à partir de ce jour. Les Stocks Début et Fin sont présentés sur deux lignes séparées : Stock Brut et Dépréciation Les Règles et Listes de Stock ont été simplifiées et renumérotées : R31 : Stock Début Brut = L31 : Comptes 33* 37* et 603* R32 : Dépréciation Début = L32 : Comptes 397* + L6817 : 68173* + L7817 : 78173* R33 = R31 + R32 R41 : Stock Fin Brut = L41 : Comptes 33* 37* R42 : Dépréciation Fin = L42 : Comptes 397* R43 = R41 + R42 Il est donc toujours possible de présenter les Stocks en valeur Nette en utilisant les Règles prévues à cet effet ( R33 et R43 ). La Dépréciation peut être recalculée et saisie tous les mois dans le programme de saisie des stocks. Si celle-ci n est pas saisie c est la dépréciation comptable du début d exercice qui est reconduite automatiquement chaque mois.

60 B. GESTION DES STOCKS ET MARGES 60 / 83 SAISIE DES STOCKS Ce programme permet de saisir des Inventaires pour les Rayons de type «Produits Frais» et des PRMV ou Taux de Marge pour les autres Rayons ( Voir aussi PRMV automatique Aladin ). Il permet maintenant de gérer la dépréciation des stocks. Il est ensuite possible de faire évoluer la dépréciation des Stocks, de façon extra-comptable, au fil des mois à l aide du programme de saisie des Inventaires. La saisie d une dépréciation mensuelle n a aucun caractère obligatoire, si celle-ci n est pas saisie c est la dépréciation comptable du début d exercice qui est reconduite automatiquement chaque mois. RAPPEL : La dépréciation des Stocks, écriture comptable de fin d exercice, doit être extournée au premier jour du nouvel exercice de la même façon que le Stock.

61 GESTION DES STOCKS ET MARGES 61 / 83 INTEGRATION DES VENTES ALADIN Le logiciel ALADIN peut fournir lors de l information automatique des Ventes dans SPACE-X certaines informations complémentaires, et en particulier le Montant du PRMV. Tous les paramètres concernant l intégration des Ventes sont effectués dans la Table SOCIETE sur la page : VENTES Les modules Ventes et Recette sont gérés par deux paramètres : Le premier représente l origine du fichier utilisé par le Magasin Le deuxième indique la fréquence d intégration des ventes : Journalière ou Mensuelle Pour le module Ventes Différées ou Clients en Compte : Il n existe qu un seul mode de gestion, c'est-à-dire à partir des fichiers Evolutel. Pour le module Ventes, il est également possible de choisir à l aide du bouton «OPTIONS» les éléments extracomptables à prendre en compte dans les Tableaux de bord

62 GESTION DES STOCKS ET MARGES 62 / 83 TAUX DE MARGE THEORIQUE DANS ALADIN Le taux de Marge Brute à renseigner dans SPACE-X pour les Rayons sans inventaire correspond au TAUX DE MARGE «M1» de l application ALADIN. Le Taux de Marge M3 ne doit pas être pris en compte car il intègre déjà les ristournes. Celui-ci se trouve dans le MENU : SUIVI VENTES & MARGES Il est accessible pour chaque Rayon et pour chaque période.

63 GESTION DES STOCKS ET MARGES 63 / 83 COMPARAISON MARGE COMPTABLE ET MARGE COMMERCIALE Toutes les autres informations saisies ou intégrées sont mémorisées sur des Comptes Spécifiques, de classe 9 et disponibles pour être affichées dans les Tableaux de Bord à l aide des Listes ci-dessous. Liste 9010 PRMV Compte Liste 9011 PRMV Prévisionnel Compte Liste 9020 MONTANT CASSE Compte Liste 9021 % CASSE Compte Liste 9022 DEMARQUE Compte Liste 9023 % DEMARQUE Compte Liste 9024 FRAIS ACCESSOIRES Compte Liste 9025 % FRAIS ACCESSOIRES Compte Liste 9030 T.M. GESTION COMMERCIALE BRUT Compte Liste 9031 T.M. GESTION COMMERCIALE NET Compte Liste 9035 T.M. COMPTABILITE Compte Liste 9036 MARGE GESTION COMMERCIALE Compte Liste 9040 INVENTAIRE Compte Liste 9041 INVENTAIRE THEORIQUE Compte Liste 9043 PRMV MARCHANDISES Compte Liste 9045 INVENTAIRE EMBALLAGES Compte Pour les Rayons avec Inventaire ( principalement les Produits Frais ) La saisie d un PRMV ou Taux de Marge, inutile pour le calcul du stock, permet de suivre la Marge Commerciale dans les Tableaux de Bord. Pour les Rayons 13 FROMAGE COUPE et 14 CREMERIE L.S. Les informations respectives de PRMV : 7800 Euros et T.M. : 9,88 % permettent de calculer et mémoriser la Marge Commerciale sur le compte :

64 GESTION DES STOCKS ET MARGES 64 / 83 COMPARAISON MARGE COMPTABLE ET MARGE COMMERCIALE Rayon 13 : FROMAGE COUPE Pour ce Rayon géré à partir d un Inventaire, Le Stock reste prioritairement l Inventaire, Le PRMV (ou Cout d Achats des Ventes) affiché est aussi lié à cet Inventaire. Le PRMV saisi permet d afficher la Marge Brute de Gestion Commerciale à partir de la Liste 9036 Rayon 14 : CREMERIE L.S Le Taux de Marge saisi permet d afficher la Marge Brute Gest Commerciale à partir de la Liste 9036

65 C. PREVISIONS 65 / 83 SAISIE DES PREVISIONS Une nouvelle saisie des prévisions permet de mettre à jour directement les Tableaux de Bord. Les Montants de Prévisions sont affichés en couleur bleue dans tous les programmes. Les Prévisions de Chiffre d Affaires sont traitées différemment des autres prévisions afin de permettre simultanément la gestion des Ventes TTC, Ventes H.T. et Marge Brute. La Prévision de CATTC peut être saisie directement ou calculée automatiquement par application d un pourcentage de progression sur les différents mois de l exercice précédent et corrigée ensuite. Le pourcentage de progression peut être dupliqué d un mois sur l autre à partir du premier mois ou à partir d un mois choisi. Le Taux de TVA moyen de l exercice précédent est proposé automatiquement pour recalculer les Ventes Hors-Taxe. Les Taux de TVA et Marge Brute peuvent être également dupliqués de la même façon pour calculer la Prévision de Ventes H.T et la Marge Brute. Les Montants affichés en bleu génèrent directement des écritures de prévision dans le GL, dont le résultat apparait immédiatement dans les Tableaux de Bord (Sans aucune comptabilisation).

66 PREVISIONS 66 / 83 SAISIE DES PREVISIONS La saisie des prévisions pour l ensemble des autres informations d un Tableau de Bord s effectue par LISTE de comptes ou par Compte. Afin de faciliter la recherche des Listes, Seules les Listes utilisées dans le Tableau choisi sont proposées. Lorsque la saisie est effectuée pour une liste, le Montant de Prévision est réparti automatiquement sur les différents comptes de la LISTE au prorata des montants de l exercice précédent. Les montants répartis sur les Comptes peuvent ensuite être visualisés et modifiés, dans ce cas le montant total de la LISTE est recalculé.

67 PREVISIONS 67 / 83 SAISIE DES PREVISIONS Pour certaines Charges ou Produits et en particulier les Impôts et Taxes qui doivent être «Provisionnés» en début d année civile bien que facturés en fin, la Gestion du Montant Réalisé avec la méthode préconisée antérieurement s avère un peu compliquée ( Saisie de FNP abonnées + comptabilisation des Acomptes et Règlements + Exercices décalés et mois clôturés entre temps ) A partir de la version 2009, il est possible de générer automatiquement une écriture de Tableau de Bord à partir de l écriture de Prévision. IL suffit pour cela de renseigner dans le Plan Comptable sur le paramètre : GESTION TABLEAUX DE BORD la valeur : GESTION A PARTIR DES PREVISONS Les Montants de Prévision affichés en bleu sont dupliqués dans la colonne Montant Réalisé de couleur jaune et génèrent directement des écritures de TB dans le GL, dont le résultat apparait immédiatement dans les Tableaux de Bord (Sans aucune comptabilisation). Il est possible de corriger immédiatement en négatif les mois ou seront comptabilisées les charges réelles. Les écritures TB sont effectuées sur les comptes comptables de la Liste. Pour les comptes comptables qui ont un compte associé dans le Plan Comptable, l écriture comptable est alors générée sur le compte associé.

68 PREVISIONS 68 / 83 SAISIE DES PREVISIONS Les Prévisions peuvent également être effectuées ou modifiées directement à partir de l interrogation des Tableaux de bord. Il suffit pour cela de faire un double-clique sur le Montant du Mois ou du Cumul d une ligne du tableau. Cette option ne sera disponible que courant 2010

69 69 / 83 D. SUIVI DES REVERSEMENTS PRINCIPES GENERAUX Le montant de Reversements à prendre en compte dans les Tableaux de Bord pour obtenir la Marge Semi-nette est estimé à partir des Achats. Ce montant Estimé est présenté dans les Tableaux sous la forme : Montant Reçu + Montant à Recevoir Il existe deux méthodes pour présenter ces informations : METHODE N 1 Méthode semi-comptable Montant Reçu : Géré à partir des écritures comptables ( comptes 6097xx ) en date comptable avec des écritures de cut-off ou écritures «TB» au risque que ces dernières ne soient pas toutes générées ) Montant à Recevoir : Calculé par l utilisateur parfois à partir d un Montant Estimé provenant de la Gestion Commerciale ( Principalement utilisée en Scapalsace ) et Saisi manuellement sur un compte extracomptable : METHODE N 2 Méthode extracomptable et entièrement automatique Montants Reçu et à Recevoir : Générés automatiquement à partir du module Reversements Montant Reçu géré à partir de la période de Reversement toujours juste. REMARQUE GENERALE : Dans les deux cas, afin que le Montant Estimé du module Reversements soit le plus juste possible, il est conseillé de saisir dans SPACE-X les conditions de Ristourne des Fournisseurs Régionaux avec Accords Régionaux

70 SUIVI DES REVERSEMENTS 70 / 83 COMPTES EXTRA-COMPTABLES Rist. Estimées Magasin Rist. Estimées Cent sur Ach Directs Rist. Estimées Cent sur Ach Centrales Presta. Estimées Magasin Presta. Estimées Cent sur Ach Directs Presta. Estimées Cent sur Ach Centrales Heures Payées Heures Travaillées Heures - Contrepartie CCMX Rist. Provis. sur Ach. Directs Rist. Provis. Cent. sur Ach. Directs Rist. Provis. Cent. sur Ach. Centrale Rist. Provisionnées saisies Presta. Provis. sur Ach. Directs Presta. Provis. Cent. sur Ach. Directs Presta. Provis. Cent. sur Ach. Centrale Presta. Provisionnées Saisies Rist. Revers. sur Ach. Directs Rist. Revers. Cent. sur Ach. Directs Rist. Revers. Cent. sur Ach. Centrale Presta. Revers. sur Ach. Directs Presta. Revers. Cent. sur Ach. Directs Presta. Revers. Cent. sur Ach. Centrale

71 SUIVI DES REVERSEMENTS 71 / 83 ACCORDS FOURNISSEURS Les Accords de l année 2009 étant tous connus en début d année, sous les différentes Formes : ACCORD 3 X NET - ACCORD TRANSITOIRE - ACCORD CADRE Le calcul des montants attendus pour les reversements de la Centrale ne doit prendre en Compte que les Accords de l année. Le paramètre Société qui gère ce calcul était renseigné les années antérieures avec la valeur CALCUL A PARTIR DES DERNIERS ACCORDS CONNUS, il doit être renseigné à partir de 2009 avec la valeur CALCUL A PARTIR DES ACCORDS DE L ANNEE. Ce paramètre de la Table : SOCIETE s appelle «CALCUL DES REVERSEMENTS A PARTIR DE»

72 72 / 83 V. GLOBAL SPACE-X

73 A. PRINCIPES GENERAUX 73 / 83 L objectif de ce logiciel est de comparer les magasins de la centrale à l aide de plusieurs tableaux ANALYSE DES CHARGES TABLEAU ACDLEC MARGES RAYONS Les tableaux sont construits de façon standard par Hi.B.Gest avec la participation des cabinets d expertise comptable. Ils sont ensuite personnalisés pour chaque centrale, en fonction des spécificités et du Plan Comptable de chacune d elles. Ils peuvent aussi évoluer en fonction de la législation. Les Tableaux peuvent fonctionner sur la période choisie par chaque utilisateur, et par défaut sur le dernier exercice complet et clôturé de chaque magasin. Cette option permet une comparaison simple et pratique des magasins à tout instant quel que soit l état d avancement de leur comptabilité, et s avère très efficace pour la comparaison des charges de fonctionnement La comparaison des Marges Rayons sera plus efficace avec des dates plus récentes et nécessitera une Comptabilité et des Tableaux de Bord relativement à jour pour l ensemble des magasins. L actualisation des données de l ensemble des magasins est effectuée au rythme d une fois par semaine, en fin de semaine. La Base GLOBAL SPACE-X est contrôlée le lundi matin. Chaque Centre Leclerc pouvant gérer plusieurs sociétés dans SPACE-X, seules les sociétés ayant un numéro de panonceau différent de zéro sont prises en compte. La consultation peut être effectuée par les personnes autorisées à tout instant. Quatre accès sont crées dans chaque magasin 01 : PDG 02 : DIRECTEUR 03 : CHEF COIMPTABLE 04 : COMMERCIAL

74 B. PARAMETRAGE 74 / 83 COMPTES Le fonctionnement de GLOBAL SPACE-X nécessite l utilisation d un Plan Comptable Standard ou de renseigner sur chaque compte du magasin le Compte Standard La renumérotation des comptes du magasin est effectuée par l équipe HI.B.GEST La Normalisation du Plan Comptable permet également une utilisation plus facile des Tableaux de bord «Magasin» avec un minimum de paramétrage. La comparaison sur l électricité nécessite que le magasin utilise en temps que COMPTE MAGASIN ou renseigne en COMPTE CENTRALE le numéro ou un compte compris dans la fourchette à

75 PARAMETRAGE 75 / 83 COMPTES Le Plan Comptable Standard est déjà installé dans tous les magasins en temps que Plan de Référence. Lorsque le PLAN CENTRALE évolue, les évolutions sont validées par les Cabinets Comptables, intégrées par Hi.B.Gest dans les Tableaux et diffusées automatiquement à l ensemble des magasins. Le compte Centrale associé à chaque compte du magasin doit être renseigné et ou validé par l équipe administrative de chaque magasin.

76 PARAMETRAGE 76 / 83 COMPTES Les responsables administratifs des magasins peuvent contrôler la Correspondance entre les comptes du PLAN MAGASIN et ceux du PLAN CENTRALE à l aide d une édition du PLAN.

77 PARAMETRAGE 77 / 83 RAYONS L application GLOBAL SPACE-X peut être utilisée pour des comparaisons de Marges par Rayon et nécessite dans ce cas une normalisation des Rayons. Chaque magasin peut profiter de cette occasion pour renuméroter ses Rayons sur la base de la codification Standard de la Centrale, ce qui ne l empêche pas de conserver le nombre de Rayons qu il souhaite gérer. Cette opération ultra simple et rapide, est effectué par l équipe HI.B.GEST. La comparaison des Marges Rayons implique une utilisation minimale du module Tableaux de Bord Il faut en particulier renseigner les éléments permettant au logiciel de calculer un Stock Final pour chaque Rayon ( INVENTAIRE, TAUX DE MARGE OU PRMV ) ECRAN GLOBAL SPACE-X DES MARGES RAYON

78 PARAMETRAGE 78 / 83 RAYONS Cette normalisation se fait par l utilisation de la table de Correspondance existante dans la Table : NOMENCLATURE Plusieurs Rayons peuvent être regroupés pour permettre le bon fonctionnement de l application GLOBAL SPACE-X 110 EPICERIE SALEE 120 EPICERIE SUCREE 1100 EPICERIE 130 CONSERVES 210 EAUX 220 VINS 1200 LIQUIDES 230 ALCOOL Les responsables administratifs des magasins doivent contrôler la correspondance entre les RAYONS DU MAGASIN et les RAYONS CENTRALE.