Ville. d'herimoncourt. REGLEMENT Attribution et versement des subventions aux associations (Loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association)

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1 Ville d'herimoncourt REGLEMENT Attribution et versement des subventions aux associations (Loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association) Annexe à la délibération du Conseil Municipal n XXX-... du 02/03/2015

2 Version 2015-OR PREAMBULE La Commune d'hérimoncourt s'est engagée dans une démarche de transparence vis-à-vis des associations bénéficiaires de subventions. La commune d'hérimoncourt, par l attribution de subventions, a la volonté d accompagner les associations de la commune en les aidant dans la réalisation de leurs projets et en les soutenant dans leurs actions (soutiens financier, logistique et technique). ARTICLE 1 : Le champ d'application Le présent règlement s'applique à l'ensemble des subventions financières versées aux associations (et sections d'associations) par la commune d'hérimoncourt. Il définit les conditions générales d'attribution et les modalités de paiement des subventions communales sauf dispositions particulières contraires prévues explicitement dans la délibération attributive. ARTICLE 2 : Les associations éligibles Pour être éligible, l association doit : être une association dite «Loi 1901» et être déclarée en préfecture ; être d'intérêt public et conforme à la réglementation : toute demande de subvention émanant d'une association sectaire, cultuelle, de mouvement politique ou proposant des activités contraires aux bonnes mœurs, sera systématiquement rejetée ; être d'intérêt local : l'association devra avoir son siège social ou son activité principale établie sur le territoire de la commune d' Hérimoncourt ou disposer d une section locale dans le cas d associations nationales l'association devra organiser sur le territoire de la commune des activités à l'attention des concitoyens présenter un besoin financier réel accompagné d'un projet chiffré et justifié, lié à la demande de subvention avoir présenté un dossier de demande de subvention conformément aux dispositions de l'article 6 ARTICLE 3 : Les dépenses subventionnables Il est rappelé tout d'abord que l attribution de subvention n est pas une dépense obligatoire pour la commune. Elle est soumise à la libre appréciation du Conseil Municipal. Seule l assemblée délibérante peut déclarer une association éligible ou pas. La subvention est facultative, précaire et conditionnelle. D'autre part, la subvention versée par la commune de Hérimoncourt constitue une participation aux charges de fonctionnement de l association. Une subvention exceptionnelle peut aussi être accordée par l assemblée municipale, pour le financement d une action particulière. Une enveloppe budgétaire devra être créée à ce titre.

3 ARTICLE 4 : Les critères de calcul des subventions Le principe de calcul des subventions est basé sur un système de cumul de points en fonction de différents critères (explicité en annexe). Il est à noter que, compte tenu de leur charges de fonctionnement très importantes (salaires, charges d'exploitation...) et de leurs montants de subvention «historiquement» perçus de façon induite, les trois associations ASH, Harmonie municipale, et Les Amis de Roger Comte, verront leur niveau de subvention garanti au minimum à hauteur de 95 % de la moyenne des sommes perçues sur les 5 dernières années (2010, , 2013 et 2014). Une fois que chaque association s'est vue attribuer son nombre de points en fonction des différents critères, il est procédé à l'addition des points obtenus par l'ensemble des associations. Le montant de l'enveloppe budgétaire réservée à l'attribution des subventions aux associations est ensuite divisée par ce nombre total de points, pour obtenir la valeur monétaire d'un point. Le montant de la subvention de chaque association est alors calculé en faisant le produit entre son nombre de points et la valeur monétaire du point. 3 cas de figure peuvent alors se présenter : soit le montant de la subvention calculée est inférieur à la subvention minimale forfaitaire ; dans ce cas l'association se voit attribuer la subvention minimale forfaitaire. A noter, le montant de la subvention forfaitaire est susceptible d'être ré-évalué chaque année sur avis du conseil municipal. soit le montant de la subvention sollicitée par l'association est inférieur au montant de la subvention calculée par la commune ; dans ce cas l'association se voit uniquement attribuer le montant qu'elle a sollicité ; et l'écart entre ce montant et le montant calculé par la commune sera réinjecté dans l'enveloppe budgétaire dédiée aux subventions des associations. soit le montant de la subvention sollicitée par l'association est supérieur au montant de la subvention calculée par la commune. Dans ce cas l'association se voit attribuer le montant de la subvention calculée par la commune augmenté le cas échéant de la redistribution au prorata de son nombre de points de l'enveloppe budgétaire reconstituée par les économies dégagées par les associations qui sont dans le cas de figure précédemment visé. A noter: les subventions calculées seront présentées en commission «vie associative» avant vote en conseil municipal. ARTICLE 5 : Les obligations des associations subventionnées Les associations subventionnées doivent transmettre annuellement leur rapport d activité et leurs comptes afin que la Ville puisse s assurer du bon emploi des fonds publics. Le dossier de demandes de subventions fixe le cadre des documents administratifs et financiers à fournir. La Ville se réserve le droit d effectuer des contrôles ou audits si nécessaire. Les associations doivent faire connaître à la commune, dans un délai d un mois, tous les changements survenus dans leur administration ou leur direction et transmettre à la commune ses statuts actualisés. Chaque association subventionnée doit mentionner «avec le soutien de la Ville d'herimoncourt» et, si possible faire figurer le logo de la Ville dans ses outils de communication et lors de ses activités. En complément, la présence des associations subventionnées par la ville, est vivement souhaitée sur les événements organisés par la commune. ARTICLE 6 : L'instruction des dossiers de demandes de subventions L'instruction des dossiers de demandes de subventions est conditionnée au processus d'arbitrage budgétaire de la collectivité qui se déroule ainsi :

4 4ème trimestre de l'année N-1 : préparation des orientations budgétaires de la collectivité et d'une enveloppe budgétaire dédiée aux subventions des associations en tenant compte de l'équilibre budgétaire global de la collectivité. l'année N : le conseil municipal valide l'enveloppe budgétaire des subventions à travers le vote du budget primitif de la collectivité (intervenant au plus tard en avril). le montant des subventions attribuées à chaque association est ensuite soumis à l'approbation du Conseil Municipal. La notification d attribution ou de refus de subvention est adressée au responsable de l association au plus tard le 31/07. Cette décision est reportée dans une convention de financement signée entre la commune représentée par le maire et l association bénéficiaire représentée par son président. Dans ce cadre, les dossiers de demandes de subventions sont à retirer à l'accueil de la mairie, ou téléchargeables sur le site internet de la ville jusqu'au 31 Mars de l'année N. Les associations auront jusqu'au 30 Avril de l'année N pour retourner leur dossier complété en mairie accompagné des pièces obligatoires suivantes : - une copie des statuts de l'association - une copie du récépissé de déclaration de l'association en Préfecture - une copie du dernier compte-rendu d'assemblée générale - le dernier compte de résultat connu - le budget prévisionnel de l'année en cours - un détail exhaustif du (ou des) projets(s) à financer via la subvention sollicitée (joindre devis) - une copie des trois derniers extraits de comptes bancaires de l'association (comptes courants + comptes d'épargne) - un relevé d'identité bancaire (R.I.B.) de l'association Lors de la réception du dossier complété, un accusé de réception est adressé, sous huitaine, à chaque association, lui indiquant le cas échéant les pièces manquantes à fournir ou l informant que son dossier est complet. Il est à noter que, tant que le dossier est incomplet, ce dernier ne sera pas étudié. D'autre part tout dossier retourné après la date butoir du 30 avril, ne sera pas étudié. ARTICLE 7 : La mise en paiement des subventions Le versement des subventions s effectue par virement sur le compte bancaire de l'association réalisé au plus tard au 30 septembre de l'année de demande. Il est à noter que la collectivité se réserve le droit de fractionner le versement des sommes. Il est rappelé que l association : doit rendre compte de l utilisation de cette subvention (bilan, factures, justificatifs de dépenses...) dans un délai d un an à compter du jour du paiement de la subvention doit l'utiliser conformément à l'affectation prévue ne doit pas la reverser à un tiers. ARTICLE 8 : Le respect du règlement Le non respect total ou partiel des différents articles du présent règlement pourra avoir pour effets : - l'interruption de l'aide financière de la collectivité, - la demande de reversement en totalité ou partie des sommes allouées, - la non prise en compte des demandes de subvention ultérieurement présentées par l'association. Le Conseil Municipal se réserve la possibilité de modifier à tout moment, par délibération, le présent règlement.

5 ARTICLE 9 : Litiges En cas de litige, l'association et la Commune rechercheront en priorité une solution amiable. En l'absence de solution amiable, il est expressément stipulé que le Tribunal Administratif de Besançon sera seul compétent pour tous les différends que pourraient soulever l'application du présent règlement. Fait à Hérimoncourt, le...

6 ANNEXE Bonus B0 «nombres d'adhérents» Ce bonus de point est systématique (correspondant au nombre d'adhérents pondéré d'un coefficient) Bonus B1 «Animations sur la commune» Pour en bénéficier, l'association devra justifier d'avoir réalisé sur la commune (à l'année n-1), les éléments suivants : => 1 animation minimum festive ou culturelle avec public => quelques exemples d'animations (porte ouverte, vide grenier, concert, loto, repas, soirée dansante, exposition etc..., hors compétition ou championnat) Bonus B2 «Activités sportives ou culturelles avec enfants (âge jusqu'à 18 ans dans l'année n)» Pour en bénéficier, l'association devra justifier d'avoir réalisé sur la commune (à l'année n-1), des activités sportives ou culturelles régulières avec des enfants (au moins 5 par an et avec un encadrement identifié). Bonus B3 «Présence et aides aux animations réalisées par la commune» Pour en bénéficier, l'association devra justifier d'avoir participé sur la commune (à l'année n ou n-1) à => 1 animation minimum festive ou sociale organisée par la commune (exemples nettoyage annuel ou participation à la fête de la musique etc...) et => 1 présence minimum aux cérémonies organisées par la commune => la condition sera remplie si l'association est représentée. L'information de participation devra être confirmée à la commune par mail ou courrier par un représentant de l'association, avant l'événement. A noter, une personne ne pourra représenter qu'une seule association par événement. Bonus B4 «L'association ne bénéficie pas d'aides sur la commune» L'association pour prétendre à cette aide, doit répondre aux exigences suivantes : => ne pas utiliser gratuitement de locaux, salles de la commune pour son fonctionnement (hors événements réalisés sur la commune) => ne pas bénéficier d'aides matérielles ou humaines de la commune Bonus B5 «Aide liée aux droits de fédération sportive ou culturelle» Pour en bénéficier, l'association devra justifier de payer des frais de cotisations (à l'année n-1). La copie de la facture (année n-1) au nom de l'association devra être fournie dans la demande de subvention. ************************************************************************************************************************** Complément sur le nombre d'adhérents => le calcul du nombre d'adhérents pour une association composée d'autres associations sera construit de la manière suivante : => un membre du bureau de l'association mère est compté comme un adhérent => chaque association membre de l'association mère est compté comme un adhérent

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