REFERENTIEL DE GESTION DES DOCUMENTS DANS LE CADRE DU POGV II

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1 REPUBLIQUE DU SENEGAL Un people Un But Une foi Ministère de l Agriculture et de l Hydraulique Projet d Organisation et de Gestion Villageoises (P.O.G.V. - 2) REFERENTIEL DE GESTION DES DOCUMENTS DANS LE CADRE DU POGV II 2003

2 SOMMAIRE I. PRESENTATION DU POGV II... Page Objectifs du POGV II. Page Financement du POGV II.. Page Composantes du POGV II... Page Stratégie d intervention du POGV II.. Page Zone d intervention du POGV II...Page 6 II. LE BUREAU DES ARCHIVES ET DE LA DOCUMENTATION.. Page Missions Page La Chaîne documentaire.... Page Traitement pratique de l information documentaire.. Page Instrument de recherche, communication Page Terminologie archivistique Page Tri et éliminations Page Représentation graphique de la Chaîne documentaire.... Page Conseils pratiques aux administrateurs Page Règlement intérieur..page Fonds documentaire du POGV II.. Page Outils de gestion manuelle... Page Fiche de tâches du documentaliste Page 22 ANNEXES Page 23 I PRESENTATION DU POGV II 1.1. OBJECTIFS DU POGV-2

3 Le Projet d Organisation et de Gestion Villageoise (POGV-2) qui est à sa deuxième phase a pour objectif à long terme d aider les populations rurales ciblées à développer leur propre capacité à améliorer d une manière soutenue leurs conditions et niveaux de vie. Les objectifs à atteindre sont : - les populations villageoises disposent de capacités d organisation et de gestion leur permettant de réaliser et gérer d une manière efficace et transparente les actions et investissements à caractère communautaire; - les communautés villageoises disposent de conditions améliorées grâce à des infrastructures essentielles et fonctionnelles qui bénéficient à toutes les couches de la population cible et notamment aux groupes vulnérables ; - les systèmes de production agricoles sont durables et économiquement viables et les activités génératrices de revenus para agricoles se développent pleinement FINANCEMENT ET DUREE DU PROJET Le coût global du projet s élève à environ 14 milliards FCFA, compte non tenu de la participation des bénéficiaires. Le financement se repartit comme ci-dessous : * FIDA : 9,524 milliards FCFA * BOAD : 3 milliards FCFA * Gouvernement du Sénégal : 1,476 milliards FCFA La contribution des bénéficiaires est estimée à 2 milliards de FCFA. La durée du projet est de 7 ans et couvre la période 2002 à COMPOSANTES DU POGV-2 La présente phase s inscrit dans la continuité avec la première. Compte tenu de l incidence élevée de la pauvreté dans la zone d intervention (près de trois quarts de la population), le projet a pour but de contribuer à la réduction de la pauvreté. Pour contribuer à l amélioration du bien-être des populations, le projet s articule autour de quatre composantes : 1) appuis aux capacités villageoises d organisation et de gestion, 2) programme d infrastructures villageoises, 3) appuis aux systèmes de production et à la diversification des revenus, 4) coordination et suivi de la mise en œuvre.

4 1.3.1 Composante : appuis aux capacités villageoises d organisation et de gestion La mise en œuvre de cette composante se fera en trois étapes successives correspondantes à trois sous composantes : a) le diagnostic participatif des capacités villageoises, b) la planification participative, c) les appuis à l organisation et à la gestion. * Le diagnostic participatif des capacités villageoises a pour principaux résultats : - l établissement de la situation initiale de référence du village (SIRV) avec la participation des populations réunies en assemblée générale. Elle renferme des informations essentielles pour la planification et le suivi des activités du village ; - l évaluation des capacités d organisation et de gestion (ECOG). Elle permet d apprécier la capacité de chaque village à assumer des responsabilités dans la formulation et la mise en œuvre des Plans de Développement Villageois (PDV), d identifier les besoins en appuis aux capacités et en tant que cadre de référence pour mesurer les progrès réalisés ; - la mise en place ou le renouvellement du cadre de concertation, qu est le CVD qui constitue le relais du projet pour différentes actions menées au compte de la communauté villageoise. * La planification participative a pour résultat l élaboration d un plan de développement villageois consensuel, hiérarchisé, opérationnel et réalisable en trois ou quatre ans. Le plan doit prendre en compte les principales préoccupations des populations, notamment les groupes vulnérables ou marginalisés. * Les appuis à l organisation et à la gestion aboutissent à la mise en œuvre d un Programme de Développement des Capacités Villageoises d organisation et de gestion (PDCV) dont la coordination et le suivi de la mise en œuvre sont assurées par l Opérateur Partenaire Polyvalent (OPP) Composante : programme d infrastructures villageoises Cette composante vise à doter les villages encadrés d infrastructures communautaires à usages multiples. Elle comprend deux sous-composantes : a) un Programme Prioritaires d Infrastructures Villageoises (PPIV) et b) un Programme d Infrastructures Inter-Villageoises (PIIV). * Le programme prioritaire d infrastructures villageoises portera sur les infrastructures et les aménagements devant être localisés dans l enceinte du terroir villageois. Sa mise en œuvre se fera en quatre étapes : - l opérationnalisation du PPIV et détermination de l éligibilité du village aux cofinancements la préparation des microprojets à l exécution ; l exécution des microprojets ; l accompagnement et le suivi du fonctionnement des microprojets * Le programme d infrastructures inter-villageoises s attellera à la mise en place d infrastructures inter-villageoises dont l envergure dépasse le terroir d un seul village mais se limite à un nombre réduit de villages qui sont limitrophes. La réalisation d infrastructures dans le cadre de cette sous-composante tient compte en priorité de la conservation ou de la réhabilitation des ressources naturelles et des aménagements structurants productifs à rentabilité différée Composante : appuis aux systèmes de production durables et à la diversification des revenus

5 Cette composante a pour objet la promotion des systèmes de production durables et économiquement viables et la diversification des sources de revenus des populations afin de réduire la vulnérabilité de celles-ci. Les bénéficiaires prioritaires sont les femmes et les jeunes qui constituent souvent la grande majorité des couches marginalisées en milieu rural. Les appuis sont organisés en trois sous-composantes : a) promotion de systèmes productifs durables, b) diversification des revenus, et c) accès au financement. * La promotion de systèmes productifs durables: les exploitations ciblées sont petites avec une superficie de 3 a 5 ha et dont le système de production est basé sur l association arachide - céréales traditionnelles (mil, sorgho). Trois types d appuis sont prévus : - l installation de haies vives pour protéger les exploitations qui bénéficient d une fertilisation organique et intègrent des plants fruitiers, fourragers et forestiers ; - l amélioration des conditions de commercialisation des produits de l exploitation ; - l amélioration de l approvisionnement des exploitations en facteurs de production, notamment en semences améliorées. * La diversification des revenus : cette sous-composante a pour objet la promotion d activités génératrices de revenus agricoles et non agricoles en ciblant en priorité les jeunes et les femmes. Pour ce faire, les interventions tourneront sur: - la fourniture d informations sur les opportunités de marchés ; - la mise en place et l organisation de GIE spécialisés ; - la formation technique et de gestion ; - la facilitation de l accès aux services financiers. * la facilitation de accès au financement : le projet met l accent sur l information et la formation des GIE sur les procédures propres à chaque institution financière, sur la préparation des dossiers de financement et sur la mise en place d un fonds de risque. Le fonds de risque couvre les risques liés aux emprunteurs qui accèdent au crédit pour la première fois Composante : coordination et suivi de la mise en œuvre Elle a pour objet d assurer la coordination de l ensemble des interventions, le suivi et évaluation et la mobilisation des appuis méthodologies et en formation à une mise en œuvre efficace du projet. Elle comporte trois sous-composantes : a) coordination de la mise en œuvre et gestion financière et comptable, b) suivi et évaluation, c) appui à la mise en œuvre.

6 1.4. STRATEGIE D INTERVENTION DU PROJET Le projet organise ses interventions au niveau de chaque village en cinq étapes : - Diagnostic participatif : établissement d une base de référence, évaluation des capacités d organisation et de gestion et renouvellement des membres du comité villageois de développement ; - Planification participative : élaboration d un plan de développement villageois opérationnel et hiérarchisé ; - Mise en œuvre : accord entre le village et le projet sur un plan d action conjoint s étalant sur trois à quatre ans, mobilisation des contributions respectives, mise à disposition des appuis techniques et de gestion, mise en place des infrastructures ; - Suivi et accompagnement des dispositifs de gestion des infrastructures villageoises et des initiatives de type privé ; - Désengagement : arrêt des interventions directes du projet au niveau du village ZONE D INTERVENTION DU PROJET Le POGV-2 intervient dans trois régions : Fatick, Kaolack et Thiès. Dans ces régions, la portée d entrée du POGV est le village. Le POGV-2 a démarré avec 400 villages dont 152 dans la région de Kaolack, 129 dans celle de Thiès et 119 dans celle de Fatick. Ces villages sont localisés dans 34 communautés rurales. Il sera intégré progressivement 100 autres villages. Les villages sont choisis selon : - leur taille. Les villages du POGV sont des villages relativement peu peuplés ; - leur niveau de vulnérabilité. Ce sont des villages dépourvus d infrastructures sociales

7 II - LE BUREAU DES ARCHIVES ET DE LA DOCUMENTATION Aujourd hui, Compte tenu surtout de la multiplication des services de l Etat et, parallèlement, de la vitesse de production des documents administratifs et l impérieuse nécessité de contrôler cette masse documentaire, la maîtrise de l information administrative constitue la principale exigence des administrations modernes. Le Manuel des Nations Unies remarquait ainsi, en 1961 que l amélioration de l administration est la condition sine qua non pour la réalisation des programmes de développement. Or la clef d une bonne administration est la bonne gestion de l information. A cette même date, l UNESCO et le Conseil International des Archives (C.I.A) lancèrent un ensemble d études, en Afrique, en Asie et en Amérique Latine, études tendant à démontrer comment un système cohérent de gestion de l information et d administration des archives peut contribuer à son développement économique, social et culturel. C est sans doute ce qui justifie les différentes politiques en matière d archives et de documentation lancées par le POGV II. Dans le souci de bien mener ces politiques d information, le POGV II a recruté un archiviste diplômé de l Ecole des Bibliothécaires, Archivistes et Documentalistes (EBAD) MISSIONS Le bureau des archives et de la documentation a pour tâches essentielles de conserver, de constituer et de produire toute documentation relative aux activités du POGV II. Il gère la somme des documents de toutes les composantes du projet et est chargé de la collecte, du traitement, de la conservation et de la diffusion des documents produits ou reçus dans le cadre des activités du projet. Le bureau est placé sous la responsabilité d un archiviste titulaire du Diplôme d Aptitude aux Fonctions d Archiviste (DAFA) de l Ecole des Bibliothécaires, Archivistes et Documentalistes (EBAD) 2.2. La chaîne documentaire En Archivistique, en Documentation ou en Bibliothéconomie, de la collecte des données à la diffusion de l information, beaucoup d opérations entrent en ligne de compte dans le cadre du traitement et de la gestion de l information au sens général du terme (cf : Représentation graphique Chaine documentaire, page 14) Au niveau de chacune de ces disciplines, ces opérations revêtent des spécificités En Archivistique Initier une politique d acquisition : - localiser les ressources documentaires déjà existantes - localiser les personnes détentrices de documents Planifier les versements des documents (établissement de bordereaux de versement, cf. page 12 + annexe 3) 7

8 Traiter les documents obtenus : (cf. page 10) - Tri et élimination : éliminer les documents dépourvus d intérêt pour le Projet (ni 1 er, ni 2 ème, ni 3 ème âge) : cf. page 11 : théorie des 3 âges + page 13 : Tri et élimination ) - Classement, adopter un classement chronologique.cf. Règlement intérieur) - Cotation (cf. page 12) - Indexation (cf. Règlement intérieur) - Etablir des Instruments de Recherche (cf. Règlement intérieur) - Communiquer les documents traités suivant les règles de communicabilité instituées par la loi (cf. Règlement intérieur + Fiche de consultation et de prêt : annexe 2 et 3) Acquérir les différents textes de loi et décret relatifs aux archives En Bibliothéconomie et en Documentation Répertorier l ensemble des documents déjà en place Repérer l information correspondant aux besoins des utilisateurs en leur adressant des demandes Acquérir les documents soit par achat, par abonnement (ou par échanges (avec des institutions de même domaine d intervention) Traiter l information obtenue (articles, ouvrages, chapitres d ouvrage, revues etc. (cf. page 9 ) - Résumé / dépouillement - Catalogage - Indexation - Cotation - Instrument de recherche Diffuser l information (cf. Règlement intérieur + Fiche de consultation et de prêt : annexe 2 et 3) 2.3. TRAITEMENT PRATIQUE DE L INFORMATION Le catalogage d un ouvrage (Livre ou périodique) Les différents champs à remplir sont les suivants : 1/ Numéro du document (éventuellement) suivi d un point 2/ Titre du document (sur la même ligne que le numéro) 3/ Auteur du document (à la ligne) 4/ Lieu d édition (à la ligne suivi de deux points) 5/ Nom de l éditeur (même ligne que le lieu d édition et suivi d une virgule) 6/ Date d édition ou date de départ de la publication (suivi d une flèche) 7/ Périodicité (à la ligne) 8/ ISBN (Books Numbers = pour les livres) 8

9 9/ ISSN (Serials Numbers = pas obligatoire = pour les périodique ou les publications en série) 10/ Zone des notes (champ facultatif) Exemple : 450.Bibliographie du Québec BIBLIOTHEQUE NATIONALE (Québec) Québec : Bibliothèque Nationale, 1972 Mensuelle ISSN Dépouillement d un article Les différents champs à remplir sont les suivants : 1/ Auteur (NOM et Prénom séparés par une virgule suivi d un point et d un tiret) 2/ Titre 3/ Nom du périodique dans lequel se trouve l article précédé de la mention In suivi de deux points) 4/ Date du périodique (mois + année) suivi d une virgule 5/ Numéro du périodique (suivi d une virgule) 6/ Page du périodique où se trouve l article 7/ Eventuellement zone des notes Exemple : BA, Arona. Le travail des femmes rurales en Afrique In : Famille et développement. Janvier/février 1980, n 1, P Traitement d un article ou dossier Les différents champs à remplir sont les suivants : 1/Le Service versant (ministère, direction ou service selon le niveau de précision) suivi d un point 2/ L objet (motif d un dossier) à la ligne suivi d une virgule 3/ L action (la ou les procédures afférentes à l objet) suivie de deux points 4/ Nature diplomatique (nature des pièces) suivie d un point. 5/ Les dates extrêmes (à la ligne suivie d un point) 6/ Les observations (facultative) Exemple : POGV2. Sous programme infrastructures villageoises, études d'identification des réalisations : rapport

10 2.4. INSTRUMENTS DE RECHERCHE, RECHERCHE, COMMUNICATION C est l étape la plus déterminante de la chaîne documentaire archivistique. C est, en effet, la pertinence de l instrument de recherche qui permet de justifier l exactitude de tout le travail préalablement effectué : de la collecte à la diffusion en, passant par les différentes étapes du traitement. Chaque notice, correspondant à un dossier bien déterminé, fera l objet d une indexation. Et c est cet index (liste de mots clés) qui permettra, avec bien sûr la qualité des questions des utilisateurs, dans le cadre de la communication des documents, de localiser en un temps record, l information ou les documents recherchés. 10

11 2.5. QUELQUES NOTIONS DE TERMINOLOGIE ARCHIVISTIQUE Archives (Fonds d archives) : C est l ensemble des documents quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, élaborés ou reçus par une personne physique ou morale, un organisme public ou privé, en fonction de son activité et élaborés en conséquence à des fins utilitaires. Pièce (d archives) : C est la plus petite unité archivistique indivisible. C est le document élémentaire qui peut être une lettre composée d un ou de plusieurs feuillets ou même un registre (Exemple : Registre d état civil). La notion de pièce n implique aucun élément déterminé de volume. Dossier : C est l ensemble des pièces correspondant au traitement d une même affaire. C est le point de départ de tout regroupement d archives. Le dossier est une notion fonctionnelle qui ne tient pas compte de la quantité de liasse qui le compose. Liasse : C est une unité de conservation formée d un ensemble relativement volumineux de pièces, de dossiers attachés par une sangle ou une fiscelle. Article : C est une unité matérielle pourvue d une côte telle qu elle se présente sous les rayons. La Théorie des trois âges des archives : C est la théorie selon laquelle les documents d archives connaissent trois étapes dans leur évolution. - 1 er âge : appelé encore âge actif ou âge administratif : C est l âge de conservation des documents, de leur évolution dans les bureaux, tandis que les administrateurs conduisent les différentes phases d une affaire. Il se termine avec la clôture du dossier. - 2 ème âge : encore appelé âge semi- actif : C est l âge de justification ou de référence. En effet, même clos, un document peut être encore utile à l organisme qui l a secrété. A cette étape, le document est d utilisation périodique. - 3 ème âge : encore appelé âge inactif : C est l âge crucial où l administration n a plus besoin de ses documents pour son fonctionnement. C est l étape de l évaluation de recherche des documents dans l une des domaines de la connaissance scientifique. Dépôt : C est le local ou l ensemble des locaux destinés au traitement et à la conservation des fonds et collections d archives. Magasin : C est le local où sont conservés les documents. Rayons : C est une tablette horizontale entre deux montants verticaux sur laquelle sont placés les documents. Montant : C est le support vertical du rayon. Travée : C est l ensemble des rayons compris entre deux montants. Epi : C est l ensemble des rayons d un seul tenant à double ou simple face divisés en travées tous les mètres environ. 11

12 Versement : C est le transfert des documents d une administration productrice à un service producteur. C est une opération à la fois matérielle et juridique. Triage : C est le choix opéré par un archiviste entre les documents à conserver et ceux à éliminer. Il obéit à des critères scientifiques et techniques. Analyse : C est la description plus ou moins systématique des pièces et / ou dossiers d un fonds d archives. Cotation : C est l opération consistant à affecter chaque dossier traité un symbole d identification alphabétique, numérique ou alphanumérique. Instruments de recherche : C est la liste des dossiers traités comprenant pour chacun le numéro d ordre ou la côte, l analyse et les dates extrêmes. Bordereau de versement : C est la liste des dossiers transférés à un service d archives Communication : C est la mise à la disposition temporaire d un lecteur des documents pour une consultation à des fins administratives ou scientifique. Elle obéit à des règles de communicabilité qui sont les textes réglementant la consultation des documents d archives TRI ET ELIMINATION : Etapes décisives de la chaîne documentaire Aujourd hui, la destruction des archives ou l autorisation de les détruire fait partie des responsabilités reconnues de l Archiviste. On admet, en effet, en théorie archivistique que «savoir détruire est une exigence aussi fondamentale que savoir conserver». La masse des documents contemporains est telle que le coût de leur conservation rien qu en bâtiment et en rayonnage, serait prohibitif. Il faut donc se résoudre à y opérer des destructions. Mais la difficulté est de décider ce qui sera détruit et ce qui sera conservé. 12

13 Aux deux extrémités du choix, il y a des documents pour lesquels aucune incertitude n existe. Il s agit des documents qui deviennent, de toute évidence, inutiles après un délais parfois très court ; il n y a donc aucune raison de les conserver même si on le pouvait. D autres documents, au contraire, sont clairement dignes d être conservés indéfiniment. On peut citer comme exemple «les documents de mise en liberté de Nelson Mandela». Ces documents doivent être conservés indéfiniment pour servir à la reconstitution du passé. Mais entre ces deux extrêmes, on trouve une masse de papiers dont l intérêt et l utilité peuvent être discutés, et c est pour eux que la difficulté de la décision concernant leur conservation est la plus grande. Cette tâche des éliminations qui nécessite un choix et choisir c est toujours sacrifier quelques chose crée chez les Archivistes un certain malaise. Cependant, bien qu effroyable et encombrante, l Archiviste ne doit pas fuir cette responsabilité. Il doit, au contraire, revendiquer ce droit de vie ou de mort sur les papiers, qui lui a été donné par la coutume, sachant qu il ne pourra jamais contenter tout le monde : et les hommes du présent administrateurs ou historiens et ceux de l avenir. Pour amoindrir ces difficultés, l Archiviste doit établir ce qu on appelle «un Calendrier de Conservation et d Elimination ou Tableau de tri», un outil qui affecte à chacun des types de documents produits dans le service, une durée de vie bien déterminée. Il détermine le cheminement et le mode de gestion des documents depuis leur création jusqu à leur versement aux Archives ou leur destruction. Sa réalisation passe par l établissement d un questionnaire par l Archiviste adressé à tous les producteurs de documents afin de recueillir leurs idées sur le processus de formation des documents, leur durée de vie, leur sort etc. Car ces administrateurs, parce qu ayant suivi le processus de la formation des archives qu ils géraient, les connaissent mieux que quiconque. 13

14 2.7. REPRESENTATION GRAPHIQUE DE LA CHAINE DOCUMENTAIRE LA COLLECTE LE TRAITEMENT LA DIFFUSION EXTRACTION STOCKAGE Résumé (en documenta - tion ou Bibliothéconomie) Catalogage (en Documentation ou Bibliothéconomie) Analyse (en Archivistique) Classement (Commun) Indexation (Commune) Cotation (Commune) Instrument de Recherche (commun) Communication (Commune) 14

15 2.8. CONSEILS PRATIQUES AUX ADMINISTRATEURS Pour que la gestion des documents soit efficace, les conseils pratiques suivants doivent être respectés : 1/ Création d un dossier dès l entame d une affaire 2/ Y faire succéder les pièces suivant leur ordre d arrivée (de naissance) 3/ Eviter la reproduction anarchique d un document (il s agit d en reprographier un nombre strictement nécessaire d ampliation) 4/ Ne pas laisser traîner les documents devant nécessairement entrer dans un dossier 5/ Décrire exactement le contenu des chemises des dossiers 6/ Utiliser une cotation numérique simple, en attendant le classement définitif devant être assuré par l archiviste dès versement 7/ Remettre les pièces à leur place et dans l ordre, après usage 8/ Ne pas extraire les pièces d un dossier déjà clos pour en constituer un autre ou une autre documentation. Pour cela, il faut utiliser la photocopie. 9/ Veiller à la représentation matérielle des pièces dans les dossiers (la pièce la plus ancienne en bas et la plus récente au dessus) 10/ Pour les documents qui ne sont plus d utilité courante, contacter l archiviste pour leur versement Archives (au bout d un an) REGLEMENT INTERIEUR Chapitre I : considérations sur les archives 15

16 Article 1 : Sont considérées comme archives du Projet d Organisation et de Gestion Villageoises Phase II (POGV 2), tous les documents quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par ses services, dans le cadre de leurs activités. Ces documents ont une fonction de soutien à l activité quotidienne de la société, même si la valeur administrative de certains d entre eux peut paraître comme périmée. Ainsi donc, la conservation de toute forme de document pour lequel il existe un délai légal de conservation ou susceptible d aider l administration du POGV 2 est un principe auquel aucun agent du Projet ne peut se soustraire. Article 2 : Tout agent du Projet est tenu de préserver l intégrité et la bonne tenue des archives qu il a sous sa responsabilité. Chapitre II : versement de documents aux archives Article 3 : L initiative du versement appartient au service intéressé qui en avertit l archiviste eu égard au respect des délais de conservation dans les bureaux (1, 2 ou 3 ans selon la durée, la taille ou la vitesse de production des documents de l entreprise). Article 4 : Un bordereau de versement (voir annexe) spécifiant outre la Direction ou le Service, le nom du responsable du versement, la nature, les dates, le nombre, voire le caractère confidentiel des documents sera établi au préalable en deux exemplaires. a) Le premier exemplaire dument signé par le service versant sera contresigné par l archiviste et retourné après vérification de la totale conformité des indications portées sur le bordereau avec le contenu réel des boites ou chronos. b) Le second exemplaire est gardé par l archiviste en guise de justification. Article 5 : Le conditionnement et l acheminement des documents aux archives appartiennent exclusivement au service versant qui doit tenir compte de leur intégrité. Seuls les documents susceptibles de servir le Projet ou le bon fonctionnement de ses services seront acceptés par l archiviste. L annotation exacte du contenu de chaque boite ou chrono doit être portée sur le dos. Article 6 : L archiviste ne doit en aucun cas accepter les documents sans bordereau de versement. Le bordereau de versement permet de justifier le nombre exact de documents versés. L archiviste déclinera toute responsabilité en cas de versement de documents à son insu ou par tiers interposé. Chapitre III : classement des archives Article 7 : Les documents qui viennent d un même corps seront regroupés entre eux. Une distinction sera faite cependant au niveau des catégories de documents d un même service. Il sera adopté un classement chronologique à l intérieur de chaque catégorie de documents qui est plus conforme au mode de sécrétion des documents. 16

17 Article 8 : Soucieux de simplifier la recherche et de rendre l information aussi accessible que possible, une cotation alphanumérique (combinaison de lettres et de chiffres) à été préférée à d autres méthodes de classement. - les lettres (3 au maximum) symbolisent les initiales du service concerné (Exemple : DAF) - le chiffre qui suit constitue le numéro du document (Exemple : 03) - l année du document clôture cette cotation (Exemple : 02) Exemple : DAF Chapitre IV : communication des documents Article 9 : Les archives du POGV 2 sont accessibles tous les jours ouvrables aux heures suivantes : - du lundi au vendredi : matin : 8 heures à 13 heures 30 mn l après-midi : 15 heures à 17 heures 30 mn Article 10 : Les documents du Projet ne sont communiqués qu à ses seuls agents. Articles 11 : Aucun agent ne peut consulter les archives d un autre service ne relevant pas de son domaine d intervention sans l autorisation préalable du responsable de ce service. Toutefois l exclusivité de la recherche dans ses archives lui est accordée sans une restriction. Article 12 : Les demandes de communication sont les suivantes : la consultation sur place et le prêt avec déplacement. Article 13 : Les modalités de la communication sont les suivantes : la consultation sur place et le prêt avec déplacement. a) la consultation sur place : Elle se fait dans le bureau de l archiviste et sous sa supervision. Ainsi, il veillera à l intégrité et au bon ordre des documents en consultation. b) Le prêt avec déplacement : Le prêt s effectue sur deux fiches de prêt : - la première (fiche de prêt pièces comptables) contient les noms et prénoms de l usager, son service et son poste de téléphone (pour un éventuel rappel des documents empruntés), le nombre de pièces empruntées, les dates, le journal, la date de sortie des documents et les signatures. - La seconde (fiche de consultation) est utilisée pour les autres types de documents. Elle contient à peu près les mêmes indications. Article 14 : Les documents empruntés sont rendus immédiatement après consultation et seul l archiviste est habilité à les réintégrer. Chapitre V : destruction des documents Article 15 : Les documents ne présentant aucune valeur et ceux dont la durée légale de conservation (voir chapitre VI) est périmée, sont détruits par incinération, sous la supervision de l Archiviste. 17

18 Article 16 : L Archiviste soumet à la Direction avec ampliation au service intéressé, une liste des documents proposés à l élimination en précisant la date, le nombre (Cf. Bordereau de versement). Le service concerné donne son avis sur le sort réservé aux documents en signant le bordereau. Les bordereaux d élimination sont conservés par l archiviste dans un registre de documents effectivement mis au pilon. Chapitre VI : délais ou durée de conservation Article 17 : Le Calendrier de conservation constitue un instrument de travail incontournable dans le cadre d un programme de traitement des documents. Son application rigoureuse détermine le cheminement et le mode de gestion des documents depuis leur création jusqu à leur versement aux archives ou leur élimination. Article 18 : Dans l intérêt du Projet, bien qu aucune législation n y oblige, il convient de conserver de façon illimitée, certaines catégories de documents, tels que statuts, actes, documents de mise en œuvre, Programme Technique et Budgétaire Annuel (PTBA) etc. Faisant partie intégrante du fonds du Ministère de l Agriculture et de l Elevage, tous les documents du Projet devront être versés au Ministère après la fin du Projet. Pour les dossiers de personnel, la Législation archivistique exige 120 ans à partir de la naissance de l individu. Mais là aussi, il est préférable de les garder indéfiniment. Chapitre VII : mesures disciplinaires Article 19 : Pour la sécurité des archives, il est formellement interdit de fumer dans les dépôts d archives, la salle de pré archivage comme dans le bureau de l Archiviste. L introduction de nourriture y est aussi prohibée car elle peut être la cause de la présence d insectes ou de rongeurs dans les salles. Article 20 : Il est interdit aux usagers de se communiquer les documents entre eux sans en informer l Archiviste. Article 21 : Interdiction est faite aux agents de réintégrer les documents eux-mêmes. Cette tâche est exclusivement réservée à l Archiviste. Article 22 : Les documents prêtés ne doivent pas être conservés indéfiniment au risque de les faire perdre. Ils doivent être restitués à l Archiviste après usage et être bien tenus afin d éviter leur détérioration. Article 23 : Il est formellement interdit de procéder à la duplication des clefs des Archives pour éviter un dysfonctionnement des mesures d accompagnement dont le but est de maintenir la qualité du service. Article 24 : Le présent Règlement intérieur sera publié partout où besoin sera et affiché aux Archives. Kaolack, le 28 juillet

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