WINDOSSIER sous Windows

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1 Guide de l utilisateur WINDOSSIER sous Windows Gestion Professionnelle pour cabinet de Géomètre Expert

2 A votre service depuis 1994 CONTRAT DE LICENCE Les clauses et conditions d utilisation de nos produits ci-après précisées constituent un engagement conclu entre vous même en qualité d utilisateur final et OBBC Développement. Vous vous engagez à respecter les termes, clauses et conditions des présentes. Si vous êtes en désaccord avec les clauses et conditions, veuillez nous retourner immédiatement le logiciel, ainsi que les produits et matériels les accompagnants, pour en obtenir le remboursement. 1 CONCESSION DE LICENCE Le présent contrat de licence OBBC (ci-après «la licence») vous permet d utiliser une copie du logiciel OBBC achetée avec cette licence (ci-après «le logiciel») sur tout ordinateur, à condition que le logiciel ne soit en service que sur un seul ordinateur en toute occasion. Si vous possédez des licences multiples pour le logiciel, vous pouvez avoir en service autant de copies du logiciel que vous possédez de licences. Le logiciel est dit «en service» sur un ordinateur lorsqu il est installé soit de manière temporaire dans la mémoire (par exemple, dans la mémoire vive : RAM), soit dans la mémoire permanente (par exemple, disque dur, disque optique ou tout autre support de mémorisation) de l ordinateur, étant précisé qu une copie installée sur un réseau serveur dans le seul et unique but de la distribuer à d autres ordinateurs, ne sera pas considérée comme une copie en service. Si le nombre prévu d utilisateur dépasse celui des licences applicables, vous devez mettre en œuvre un mécanisme ou une procédure nécessaire afin de vous assurer que le nombre de personnes utilisent le logiciel au même moment n excède pas le nombre de licences. Si le logiciel est installé en permanence sur un disque dur ou un autre support de mémorisation d un ordinateur (autre qu un serveur de réseau) et si une même personne utilise cet ordinateur plus de 80 % du temps où il est en service, la personne concernée aura alors la faculté d utiliser le logiciel sur un ordinateur portable ou un ordinateur à usage domestique. 2 DROITS D AUTEUR Le logiciel appartient à OBBC et est protégé par les réglementations en matière de droits d auteur applicables en France en la matière. Par conséquent, vous devez traiter le logiciel comme n importe quel autre produit ou donnée protégé par les droits d auteur (par exemple, un livre ou un enregistrement musical) et toutes les autres réglementations applicables. Toutefois, au cas ou le logiciel ne serait pas protégé contre la copie, vous pouvez soit a) faire une copie du logiciel uniquement pour des besoins de sauvegarde ou d archivage, soit b) transférer le logiciel sur un disque dur unique, à condition de conserver l original uniquement pour des besoins de sauvegarde ou d archivage. En aucun cas, vous n êtes autorisé à copier le(s) manuel(s) ou documentation(s) quelconque accompagnant le logiciel. 3 RECOURS DU CLIENT En cas de défectuosité, les obligations de OBBC et les droits de l utilisateur se limiteront, au choix de OBBC, soit a) au remboursement du prix payé, soit b) à la réparation ou au remplacement du logiciel. Toutefois la garantie limitée de OBBC ne sera pas applicable au cas ou la défectuosité résulterait d un accident, d un abus ou d une mauvaise utilisation. Tout logiciel de remplacement sera garanti pour la période de la garanti d origine restant à courir, ou 7 jours suivant la date de remplacement au cas ou cette dernière période serait plus longue. 4 EXCLUSION DE TOUTE AUTRE GARANTIE OBBC n assume aucune garantie de quelque nature et à quelque titre que ce soit, implicite ou explicite, en rapport avec le logiciel, les manuels, la documentation l accompagnant ou tout support ou matériel fourni, et notamment des garanties pour la commercialisation de tous produits en rapport avec le logiciel, ou de l utilisation du logiciel pour un usage déterminé. 5 ABSENCE DE RESPONSABILITE En aucun cas OBBC ne pourra être tenu responsable de tout dommage de quelque nature que ce soit, notamment perte d exploitation, perte de données ou toute autre perte financière résultant de l utilisation ou de l impossibilité d utiliser le produit OBBC, même si OBBC a été prévenu de l éventualité de tels dommages. En tout état de cause, la responsabilité d OBBC ne pourra en aucun cas excéder le montant effectivement payé pour l acquisition du logiciel. Afin de déterminer si la limite de responsabilité d OBBC a été atteinte il sera tenu compte de l ensemble des sommes qui auraient éventuellement été réglées par OBBC à ce titre. Le présent accord est régi par le droit français. Tout litige qui en résulterait sera de la compétence exclusive des tribunaux du siège social de la société OBBC Développement. Les marques citées dans ce manuel sont déposées par leurs auteurs respectifs. 2

3 SOMMAIRE CONTRAT DE LICENCE... 2 SOMMAIRE... 3 BIENVENUE... 5 MATERIEL REQUIS... 5 INSTALLATION MONOPOSTE DU LOGICIEL... 5 INSTALLATION DU LOGICIEL EN RESEAU A. CONFIGURATION DE L ASPECT RESEAU SUR LE MAITRE : B. INSTALLATION RESEAU SUR LE SERVEUR (OU POSTE MAITRE) : C. CONFIGURATION DE L ASPECT RESEAU SUR LES CLIENTS (OU POSTES ESCLAVES) : D. CREER LES ICONES DE RACCOURCI DES LOGICIELS SUR CHAQUE POSTE ESCLAVE INSTALLATION D UNE MISE A JOUR DEMARRAGE DU LOGICIEL LES BOUTONS DE RACCOURCI PRINCIPAUX BOUTONS RENCONTRES DANS LE LOGICIEL CONVENTIONS VUES AVANT IMPRESSION MENU «?» PRESENT DANS LE LOGICIEL COMMENT CONFIGURER CORRECTEMENT WINDOSSIER? ETAPE LA CONFIGURATION GENERALE Onglet «Générale» : Onglet «Frais divers pondérés / consommation» : Onglet «Natures des travaux» : Onglet «Assistants» : Onglet «Documents» : Onglet «Gésarc / AURIGE» : Onglet «Portail Géofoncier» : Onglet «Contrôles» : Onglet «Euro» : ETAPE L INCREMENTATION AUTOMATIQUE ETAPE BASES DE DONNEES ANNEXES Gestion des clients : notaires, administrations, particuliers, confrères, Gestion des services internes Gestion des collaborateurs Gestion des tâches Adresse du bien Bases de données FANTOIR Gestion des plans CREER UN NOUVEAU DOSSIER POUR LANCER LA CREATION D UN NOUVEAU DOSSIER, Onglet «Général» Onglet «Intervenants» Onglet «Localisation» Onglet «Facturation / P.R.C.» Onglet «Annexes / Documents / Plans» Onglet «Critères statistiques» Onglet «Suivi de chantier»

4 Enregistrement Fiche dossier - Fonctions complémentaires CREATION D UN NOUVEAU DOSSIER SELON UN DEVIS CREATION FLASH D UN NOUVEAU DOSSIER RECHERCHER ET MODIFER UN DOSSIER CHARGEMENT DIRECT LISTE DES DOSSIERS EDITION DE COURRIERS RECHERCHE FLASH LOCALISATION CADASTRE LAMBERT INSALUBRITE DOSSIERS ARCHIVES GENERALITES ARCHIVAGE SIMPLE GESTION ARCHIVAGE MULTIPLES TEMPS PASSES GENERALITES SAISIE EN FICHE Saisie de la consommation Contrôle des temps passés PERSONNALISATION DE LA SAISIE EN FICHE SAISIE PAR IMPORT EXCEL SAISIE EN TABLEAU PAR DOSSIER SAISIE EN TABLEAU PAR COLLABORATEUR TEMPS PASSES NON PRODUCTIFS ETABLIR UNE LISTE SPECIFIQUE DE DOSSIERS STATISTIQUES PREDEFINIES STATISTIQUES PERSONNALISEES ETUDE PAR NATURE DES TRAVAUX LES STATISTIQUES COLLABORATEURS LE TRANSFERT DIRECT L EXPORT DES DONNEES TRANSMISSION DES DONNEES TRANSMISSION D UN SITE A L AUTRE TRANSMISSION DANS LA BASE NATIONALE AURIGE CARTE DE LOCALISATION LAMBERT SUIVI DES DOCUMENTS DOSSIERS A LIVRER ANCIENNES ET NOUVELLES REFERENCES CADASTRALES AUTRES OUTILS PROCEDURES DE CONTROLES Contrôle d accès Contrôle d archivage Contrôle des règlements Mise en conformité POUR QUITTER WINDOSSIER VOTRE AVIS EST IMPORTANT NOS COORDONNEES INDEX

5 ASSISTANCE TELEPHONIQUE 1 AN POUR COMMANDER VOTRE FORMATION PRODUITS OBBC Bienvenue Bienvenue et encore merci de nous faire confiance pour la gestion de votre cabinet. Ce logiciel offre un large éventail de fonctions qui transforme votre ordinateur en un puissant outil de travail à usage professionnel. Ces fonctions sont décrites en détail dans les pages suivantes. Matériel requis Les matériels et les logiciels requis pour exploiter le logiciel WinDossier pour Windows sont listés ci-dessous. Côté matériel : Un micro-ordinateur PC compatible équipé d un processeur 300 Mhz (ou supérieur) avec 64 Mo de mémoire vive, un espace disque dur de 50 Mo disponible et au moins un lecteur de CD-ROM. Côté logiciels : Pour vos éditions, nos logiciels acceptent les imprimantes listées à ce jour par Windows. Les logiciels Microsoft Windows 95 (ou supérieur) et Microsoft Word Installation monoposte du logiciel Installation sous Windows XP, Vista, Seven et ou NT de la version de travail : INSERER LE CD-ROM DANS VOTRE LECTEUR. 1 dans «Démarrer», «Exécuter...», la boîte de dialogue suivante s affiche, 2 cliquez sur le bouton «Parcourir», une nouvelle fenêtre s affiche, choisissez dans le champ «Regarder dans» le lecteur du CD-ROM (d: ; e: ; f: ; etc...), 5

6 3 double-cliquez sur le répertoire du logiciel d installation (WinFacturation, WinDossier, etc...). 4 dans le répertoire d installation du logiciel, double cliquez sur le fichier Install.exe 5 de retour dans la fenêtre «Exécuter», cliquez sur le bouton «Ok», 6 l installation commence en vous demandant de confirmer votre accord de licence (nous vous conseillons fortement de lire notre contrat de licence), cliquez sur le bouton «Oui» pour poursuivre l installation de votre logiciel 6

7 7 puis vous propose le répertoire d installation du logiciel (nous vous conseillons de garder le même répertoire d installation proposé à savoir OBBC le fait de garder ce nom de répertoire nous aide à vous assister en cas de problèmes ultérieurs), confirmer en cliquant sur le bouton «Suivant», Conseil : pour la gamme de logiciels WinDossier, WinFacturation, WinUrbanisme, WinGED, WinBornage, choisissez le même répertoire d installation afin qu ils puissent partager leurs données. Remarque importante : si vous réalisez cette installation en mise à jour depuis une version précédente, choisissez expressément comme répertoire d installation le répertoire où sont hébergées actuellement les fichiers de bases de données (*.FIC *.NDX et *.MMO) sur le poste Maître ou poste Serveur. En cas de première installation, le logiciel vous propose de créer le répertoire d installation, cliquez sur «Oui», 7

8 8 choisissez ensuite le type d installation souhaitée. Pour une première installation du logiciel sur votre ordinateur, choisissez «Complète : Installe toutes les options». Remarque : l installation minimale est expressément recommandée lors de l installation d une mise à jour du logiciel sur votre micro-ordinateur. L installation personnalisée vous permet de choisir les fichiers annexes (base de données pré établies par exemple) qui seront installés sur votre micro-ordinateur. Les composants proposés en installation personnalisée sont les suivants : - Une base de données d assistants vous aide dans la saisie de certaines informations, vous pouvez demander l installation de la base préétablie par nos soins. Vous retrouverez cette base en configuration générale. - Afin de paramétrer correctement la nature des travaux de vos dossiers, la base de données des types d opérations usuelles est déjà établie. Vous retrouverez cette base en configuration générale. - Les «Types de frais additionnels» vous donneront des exemples de frais qui peuvent s ajouter au P.R.C. lors de la saisie des temps passés. Vous retrouverez cette base en configuration générale. - Une liste d environ communes française avec leur code INSEE et, dans la majorité des cas, leur code postal et de nombreuses autres informations. - L installation des bibliothèques systèmes peut être évitée dans le cas d une réutilisation de ce même cédérom, sans implication sur la qualité de l installation - WinDossier vous propose l initialisation des coordonnées Lambert par cartographie. Pour vous aider dans la compréhension du système, des exemples de cartes peuvent être installés - Concernant la projection Lambert, une documentation technique peut être installée. - Des outils annexes permettant la mise à jour automatique des postes clients, la prise de contrôle à distance par nos services techniques, la maintenance des bases de données. 9 Un résumé de l installation qui va être effectué sur votre ordinateur s affiche. Confirmer l installation en cliquant sur le bouton «Suivant». 8

9 10 une jauge de progression apparaît alors à l écran. 11 à la fin de l installation du logiciel sur votre ordinateur, une fenêtre apparaît vous permettant alors de lancer le logiciel, de placer un icône sur le bureau ou dans le menu Démarrer (choisissez les options souhaitées). Cliquez enfin sur le bouton «Terminer». Remarque : si vous installez des mises à jour et que certaines restent encore à installer (WinFacturation, WinUrbanisme, WinBornage, WinGED, ) décochez l option «lancez le programme» avant de cliquez sur le bouton «Terminer». 9

10 Installation du logiciel en réseau EN CAS DE DIFFICULTE, CONTACTER NOTRE SERVICE TECHNIQUE AU L installation d un logiciel, ou de mises à jour, sur un réseau doit tout d abord s effectuer sur le poste que l on appellera MAITRE ou poste SERVEUR, sur lequel seront gérées/hébergées les bases de données. Ce poste sera le serveur dédié si vous êtes dans cette configuration, ou n importe quel poste dans le cas d un réseau poste à poste. Dans ce deuxième cas de figure, le choix du poste en tant que MAITRE peut résulter d un petit comparatif des différents postes reliés. On pourra par exemple choisir le MAITRE comme le poste le plus puissant, ou celui sur lequel les logiciels seront les plus utilisés, ou encore celui disposant d une version SERVER de Windows (conseillé). Les autres postes seront appelés ESCLAVES ou CLIENTS. On installera dans un deuxième temps les logiciels sur ces postes SANS LES DEMARRER et après avoir vérifié que le MAITRE fonctionne correctement. A. Configuration de l aspect réseau sur le MAITRE : Vérifier que le disque dur du poste maître est noté «Partagé» ou au moins le répertoire d installation, et dispose d un accès complet pour les autres postes utilisateurs. Dans ce cas une petite main bleue doit apparaître soutenant l icône du dossier ou du disque considéré. Exemple dans explorateur : Sinon cliquez à l aide du bouton droit de votre souris sur le lecteur c:, puis choisissez «Propriétés», une nouvelle fenêtre s affiche, 10

11 Dans l onglet «Partage», sélectionnez «Partagé ce dossier sur le réseau» et indiquer le nom de partage «OBBC» par exemple (voir ci-dessus). B. Installation réseau sur le SERVEUR (ou poste MAITRE) : L objectif est de faire fonctionner le ou les logiciels sur le poste MAITRE dans un premier temps. * Pour une première installation : Pour cela réalisez une installation «complète» dans le répertoire choisi * Dans le cas d une mise à jour depuis une version précédente, réalisez une installation «minimale» et indiquez, comme répertoire d installation, le répertorie où sont actuellement hébergées les bases de données. Une fois tous les logiciels installés sur ce poste, testez leur fonctionnement. En cas de problème, il est inutile de produire une installation sur les postes clients, contactez-nous. Important : dans le cas d une mise à jour depuis une version 7 ou antérieure, effectuer immédiatement, dès le premier lancement, une opération de mise en conformité des données. Pour cela, sélectionnez le menu «Outils Mise en conformité des données». C. Configuration de l aspect réseau sur les CLIENTS (ou postes ESCLAVES) : L objectif est de renseigner chaque ESCLAVE du répertoire dans lequel sont gérées les bases de données. Sur chaque poste ESCLAVE, vérifiez avec l explorateur que le poste maître est visible sous la forme d un disque réseau (f: par exemple) sinon sélectionner le menu «Outils - connecter un lecteur réseau», choisir sa lettre de lecteur (f: par exemple) et le chemin d accès (OBBC doit apparaître dans la liste sinon le taper) et cliquez sur «se connecter à l ouverture de la session». Pour les utilisateurs confirmés, nous vous conseillons l utilisation d adresse UNC donnée en accédant au répertoire choisi par les «Favoris Réseau» puis la sélection du poste sur lequel sont hébergées les bases de données. Le chemin d accès est alors de la forme \\NomDuPoste\NomDePartage\Répertoire Le plus simple est de suivre la procédure suivante : - clic droit sur le bureau de Windows puis, à l apparition du menu contextuel, sélectionnez le menu «Nouveau Raccourci» - cliquez sur le bouton «parcourir» et choisissez «Réseau» ou «Favoris réseau» - sélectionnez le poste SERVEUR puis le répertoire dans lequel sont hébergées les bases de données - sélectionnez l un des fichiers de données (extension.fic) et cliquez sur le bouton «OK» - de retour dans la fenêtre de création d un raccourci, supprimer dans la chaine de caractères apparaissant dans le champ «Emplacement de l élément» l extension du fichier, le point, le nom du fichier et le dernier caractère \ - la chaine restante est votre chemin d accès aux données ; notez-le ou copiez-le dans le presse-papier par la combinaison de touche CTRL C ou le clic droit de votre souris. Il sera utilisé à l étape D. - veillez à ce que aucun caractère espace ne soit présent dans cette chaine, sinon modifiez les noms concernés en supprimant ces caractères ou en les remplaçant par des caractères soulignés ou tirets. Dans le poste de travail de chaque ESCLAVE, doit apparaître le disque : «OBBC sur OBBC (F:)» en plus des disques «DISQUETTE 3 ½ (A:)» et «NomDuDisque (C:)» Pour une première installation, réalisez une installation «minimale» dans le répertoire choisi Dans le cas d une mise à jour depuis une version précédente, vous pouvez supprimer sur les disques durs locaux toutes références et données relatives à une précédente version. Dans cette opération de «nettoyage», ATTENTION de ne pas supprimer d autres logiciels à ceux installés par cette procédure. Réalisez alors une installation «minimale» dans le répertoire choisi. 11

12 D. Créer les icônes de raccourci des logiciels sur chaque poste ESCLAVE WINDOSSIER.EXE du répertoire C:\OBBC du poste esclave pour WinDossier ; WINFACTURATION.EXE du répertoire c:\obbc du poste esclave pour WinFacturation, etc ; pour cela, et si l option n a pas été sélectionnée lors de la dernière étape 1 sur le bureau de Windows, cliquez sur le bouton Droit de votre souris, un menu déroulant s affiche, choisissez «Nouveau», «Raccourci», 2 une nouvelle fenêtre s affiche, cliquez sur le bouton «parcourir» et sélectionnez le fichier exécutable (WinDossier.exe pour WinDossier) situé dans le répertoire d installation du logiciel sur le poste CLIENT, puis cliquez sur «Suivant». Entrer alors le nom du logiciel du logiciel à démarrer, et cliquez sur le bouton «Terminer». Vous pouvez aussi effectuer un clic droit sur ce fichier dans l explorateur et sélectionner «Envoyer vers Bureau» 3 paramètres de lancement : étape importante qui permet d indiquer au logiciel installé en local que les bases de données sont délocalisées. Il suffit pour cela de compléter le champ cible, disponible au niveau des propriétés de l icône de raccourci qui vient d être créé, par le chemin d accès aux fichiers de bases de données. Ce champ est de la forme : C:\OBBC\WINDOSSIER.EXE F:\OBBC si vous avez «Connecter un lecteur réseau» C:\OBBC\WINDOSSIER.EXE \\NomDuPoste\NomDePartage\Répertoire sinon (voir étape C) Rq. : nous vous conseillons, de gérer vos bases de données dans le même répertoire pour les logiciels WinDossier, WinFacturation, WinBornage, WinDossier, WinGED et CAPTimmo Exemple pour WinUrbanisme : Remarque : Toute utilisation des logiciels sur les postes ESCLAVE demande impérativement que le poste MAITRE soit allumé et en état de fonctionnement. 12

13 Installation d une mise à jour Conseils avant installation d une mise à jour : a Suppression du répertoire HSF du poste, ou des postes si installation réseau, b Suppression des fichiers WD*.* présents dans répertoire d installation (utilisez pour cela le menu «Outils-Rechercher- Fichiers ou dossier» de l explorateur Windows en recherchant les fichiers nommés : wd*.* du répertoire d installation, c Suppression du sous répertoire d extension wd5 si présent dans le répertoire d installation du produit, d Sauvegarde générale des données (fichiers d extensions.fic.ndx et.mmo). Installation : Conformez-vous à la notice d installation des logiciels (voir ci-dessus) en prenant soin, en installation réseau, d installer tout d abord la mise à jour sur le poste Maitre (serveur) puis sur les Esclaves (clients) Avertissement : a. effectuez une installation «MINIMALE» b. la première utilisation de l installation mise à jour doit être effectuée en indiquant comme répertoire d installation le répertoire où sont installés les fichiers de bases de données (par défaut le répertoire d installation) Dans le cas d une mise à jour depuis une version 7 ou antérieure, il est vivement conseillé d effectuer une procédure enclenchée par la sélection du menu «Outils Mise en conformité des données» dès le premier lancement de la version 8. 13

14 Démarrage du logiciel Cliquez, à l aide de votre souris, deux fois sur l icône située sur votre bureau de travail ou dans le groupe de programme «OBBC Développement» ou dans les menu déroulant «Démarrer», «Programmes», et «OBBC Développement» ; quelques secondes plus tard le logiciel est à l écran. Le bouton vous permet d agrandir la fenêtre du logiciel WinDossier sur la totalité de votre écran (à l inverse, vous pouvez utilisez le bouton pour réduire la fenêtre). Les boutons de raccourci Vous trouverez dans la fenêtre ci-dessus des boutons raccourci permettant l ouverture rapide de certaines fenêtres du logiciel vous évitant ainsi d ouvrir les menus déroulant (Fichiers, Options,.) : Ce bouton, accessible par la touche F4 de votre clavier, vous permet de lancer la création d un dossier, Ce bouton, accessible par la touche F5 de votre clavier, vous permet d ouvrir la fenêtre de gestion des dossiers en cours afin de gérer en modification les dossiers en cours (suppression, impression, archivage, recherche, ), Ce bouton, accessible par la touche F6 de votre clavier, vous permet d ouvrir la fenêtre de gestion des dossiers archivés afin de pouvoir notamment désarchiver une facture ou un devis, Ce bouton, accessible par la touche F3 de votre clavier, ouvre une fenêtre de recherches de dossiers par différents critères, Ce bouton ouvre la liste des cartes mises en place dans le logiciel fenêtre, afin d obtenir un aperçu global des dossiers qui y sont attachés., Ce bouton ouvre une fenêtre qui vous permet de gérer la base de données de vos collaborateurs, passés Ce bouton, accessible par la touche F9 de votre clavier, accède à la gestion des tâches associées ensuite aux temps Ce bouton accède au type de saisie des temps passés que vous préférez Ce bouton accède à la saisie des absences Par un clic à l aide du bouton droit de votre souris sur ce bouton, vous accédez à la maintenance des données de WinDossier, Ce bouton, accessible par la touche ESC de votre clavier, permet de quitter rapidement le logiciel. 14

15 Principaux boutons rencontrés dans le logiciel Remarque : pour vous déplacer dans les fenêtres de ce logiciel, utilisez la touche de tabulation de votre clavier ou la souris. Visualise à l écran une liste d informations très complète. Visualise à l écran vos éditions avant l impression (des zooms sont à votre disposition). Ce bouton ouvre une fenêtre vous permettant d appliquer à un texte précédemment sélectionné un format spécifique (police de caractère, couleur, gras, souligné,.), Vous trouverez dans tous nos tableaux un bouton situé en haut à droite vous permettant d obtenir une liste de commande. - La fonction «Sélectionnez les colonnes» vous permet de choisir le(s) colonne(s) que vous souhaitez voir apparaître dans le tableau, une nouvelle liste s affiche contenant les titres des colonnes, cliquez sur le titre pour cocher ou décocher sont apparition dans votre tableau. Attention, l enregistrement du changement des titres du tableau est effectif en quittant la fenêtre (vous pouvez, bien entendu, faire de nouveau apparaître des colonnes précédemment supprimées en réutilisant la fonction «Sélectionnez les colonnes», - La fonction «Couper» vous permet de supprimer un texte précédemment sélectionné dans le tableau (fonction non active dans certains tableaux du logiciel), - La fonction «Copier la ligne» vous permet de copier dans le presse papier de Windows une ligne précédemment sélectionnée dans le tableau afin de la recopier dans un autre logiciel (Word, Excel, ), - La fonction «Tout copier» vous permet de copier toutes les informations du tableau dans le presse papier de Windows afin de les recopier dans un autre logiciel (Word, Excel, ), - La fonction «Coller» vous permet de coller dans le tableau une information copiée précédemment dans un autre logiciel, - La fonction «Exporter la table vers Excel» vous permet d exporter le tableau directement dans le logiciel Microsoft Excel (WinDossier vous demande un nom de fichier d enregistrement et vous propose d ouvrir Excel avec le tableau à l écran), - La fonction «Exporter la table vers Word» vous permet d exporter le tableau directement dans le logiciel Microsoft Word (WinDossier vous demande un nom de fichier d enregistrement et vous propose d ouvrir Word avec le tableau à l écran), - La fonction «Exporter la table vers XML» vous permet d exporter le tableau directement au format Internet utilisable sur votre site internet par exemple, - La fonction Graphique ouvre une fenêtre statistique contenant un histogramme des données contenues dans le tableau. 15

16 Conventions La méthode de sélection des différentes options respecte les conventions de Windows. Si vous employez une souris, positionnez la flèche dans le cadre à sélectionner et cliquez sur le bouton de votre souris. Vous pouvez également vous déplacer à l aide de la touche de tabulation du clavier. Le passage d onglet peut être réalisé directement au clavier en utilisant les touches «Page Up» et «Page Down». En outre, vous remarquerez que chaque option comporte une lettre soulignée. L appui simultané de la touche <Alt> et de cette lettre sur votre clavier vous permettra de vous rendre directement sur l option correspondante. L appui simultané des touches <Alt> et <F4> peut vous permettre de quitter une fenêtre en cas de blocage. Remarques : utilisez la touche de tabulation de votre clavier pour passer d un champ à l autre et cela de façon générale pour toutes les fenêtres de ce produit. Des boutons d aide sont présents dans toutes les fenêtres, n hésitez pas à les utiliser. L enregistrement des renseignements contenus dans les fenêtres ou dans les tableaux est automatique en quittant la fenêtre ou la ligne en saisie dans les tableaux. N utilisez pas le bouton «petite croix» présent sous Windows dans la partie hautdroite de toutes les fenêtres, mais le bouton «Quitter». Les fenêtres peuvent être étendues en utilisant le coin en bas à droite de chaque fenêtre afin de leur donner la taille désirée. Ensuite des barres séparatrices peuvent être présentes dans les fenêtres vous permettant de donner plus ou moins d importance à certaines parties de ces fenêtres en réglant la répartition de l espace. Exemple pris dans le logiciel WinUrbanisme : 16

17 Vues avant impression De nombreuses éditions sont dans un premier temps proposées en vue avant impression. Cette vue vous propose plusieurs options vous permettant de gérer cette édition de la façon qui vous parait la plus économique, pratique ou adéquate. - Dans sa partie principale, vous visualisez la première page de l édition pour laquelle vous pouvez faire varier le zoom d affichage à l aide du pavé verticale situé à droite de la fenêtre, ou par le pavé de boutons. Le parcours des pages est rendu possible par l ascenseur, ou encore par la liste verticale des pages de l édition située dans la hauteur gauche de la fenêtre si le mode navigateur sélectionné à l aide du bouton le permet. - Vous pouvez lancer l impression de la totalité des pages ou simplement de la page active par le pavé de bouton - L édition peut être réalisée sous d autres formes que l impression papier. C est l objet du pavé de boutons intermédiaire : => le transfert de l édition est réalisé sous Microsoft Word au format RTF (Rich Text Format). Dès la demande, la procédure vous demande de confirmer ou modifier le nom de fichier et le dossierde sauvegarde proposé, puis vous permet de charger sous Word le fichier créé. => le transfert de l édition est réalisé sous Microsoft Excel. Dès la demande, la procédure vous demande de confirmer ou modifier le nom de fichier et le dossier de sauvegarde proposé, puis vous permet de charger sous Excel le fichier créé. => le transfert de l édition est réalisé au format HTML (Hypertext Markup Language). Dès la demande, la procédure vous demande de confirmer ou modifier le nom de fichier et le dossier de sauvegarde proposé, puis vous permet de charger sous Internet Explorer en général le fichier créé. => le transfert de l édition est réalisé au format PDF (Portable Document Format). Dès la demande, la procédure vous demande de confirmer ou modifier le nom de fichier et le dossier de sauvegarde proposé, puis vous permet de charger sous Adobe Acrobat Reader en général le fichier créé. => le transfert de l édition est réalisé au format XML (Extensible Markup Language, langage aussi générique que le HTML, mais plus simple). Dès la demande, la procédure vous demande de confirmer ou modifier le nom de fichier et le dossier de sauvegarde proposé, puis vous permet de charger sous Internet Explorer en général le fichier créé. => le transfert de l édition est réalisé dans un nouveau courriel (ou ) en utilisant votre outil de messagerie électronique. => le transfert de l édition est réalisé au format PDF (Portable Document Format). Le fichier créé est alors placé en pièce jointe d un nouveau courriel (ou ) en utilisant votre outil de messagerie électronique. 17

18 Menu «?» présent dans le logiciel La fenêtre «A propos de...» vous permet de connaître le nom du logiciel, la version utilisée et la bonne installation de la licence nominative. La boîte de dialogue «Mise en route» vous donne les étapes à suivre pour exploiter dans les meilleures conditions votre logiciel. Avec la boîte de dialogue «Service technique» vous connaissez les horaires d ouverture de notre service dépannage téléphonique. Le menu déroulant «Récupération de données» vous présente notre service d intégration de vos données actuelles dans nos produits. L option «Suggestions, dysfonctionnements» lance un outil de dialogue entre nous afin que vous nous fassiez part de vos remarques. Les options de sauvegarde peuvent être utilisées selon vos besoins et régulièrement si vous n êtes pas équipés d une sauvegarde automatique. Bien que le test et la correction des bases de données se fassent automatiquement au lancement des logiciels, les options d optimisation ou de réparation de ces bases peuvent être utilisées régulièrement ou ponctuellement en cas de problème récurrents sur une période courte. Remarque : le titre de la fenêtre principale est «OBBC Développement WinDossier Réseau». A ce texte est ajouté le répertoire dans lequel WinDossier cherche les bases de données à gérer. Cette information vous permet, en utilisation réseau, de vérifier que ce poste soit connecté effectivement aux bases de données sur le poste SERVEUR. Malgré tout le soin apporté aux tests de nos produits, ainsi que la prise en compte rapide des problèmes évoqués par les utilisateurs, durant l utilisation de ce logiciel vous pourriez voir apparaître un message sous la forme : Dans ce cas, ouvrez votre outil de messagerie électronique, créez un nouveau message à l attention de et effectuez un CTRL V ou «Coller» dans la partie texte du message. Envoyez ensuite ce message et ne confirmez pas l impression du message. 18

19 Comment configurer correctement WinDossier? Etape LA CONFIGURATION GENERALE Dans le menu «Outils» et «Configuration», Cette fenêtre vous permet de configurer le logiciel, utilisez pour cela les différents onglets. Afin de passer d un onglet à l autre, cliquez sur le titre de l onglet, utilisez la séquence Alt+Lettre soulignée, cliquez sur les boutons en haut à droite, ou utilisez les touches Page Suivante et Page Précédente de votre clavier. Onglet «Générale» : Si ce poste est un poste client pour WinDossier, le bouton «Fonctionnement en réseau Raccourci» peut vous aider à créer un icône sur votre bureau. Pour le transfert des dossiers dans AURIGE, vous devez associer chaque dossier à un numéro d enregistrement auprès de l OGE. Celui positionné dans le champ «N) d inscription à l ordre» permet une initialisation automatique par défaut sur chaque dossier dès leur création. La formule détaillée du P.R.C. d un dossier est la suivante : P.R.C. (t) = Débours + (Tps Passés Pondérés) + (Consommations) Avec : Ou : 1 Tps Passé Pondéré = ( 1 Tps Passé ) x ( Coefficient Général ) 1 Tps Passé = ( Masse salariale ) + ( Coût spécifique Tâche ) + ( Frais divers ) Masse salariale = ( Taux Horaire ) x ( Nbre d heures ) x (Coefficient Charges sociales ) Coût spécifique Tâche = ( Nbre d heure ou quantité ) x ( Coût unitaire de la Tâche ) WinDossier a donc besoin de toutes ces informations pour calculer, en temps réel, le P.R.C. de chaque dossier, à chaque temps passé saisi. La philosophie de ce calcul est de permettre un calcul de cette valeur au plus proche de sa réalité. Dans ce cadre, sa formule de calcul est très développée mais peut être utilisée dans sa forme la plus simple : Avec : P.R.C. (t) = (Tps Passés Pondérés) = (taux horaires x Nombre d heures) Coefficient Général = 1 // Coefficient Charges sociales = 1 Coût spécifique Tâche = 0 // Frais divers = 0 19

20 En détail, ces paramètres prennent en compte : - le taux horaire de chaque collaborateur, ainsi que l éventuel coût spécifique lié à la tâche, seront saisis dans les bases de données afférentes, voir ci-après. - Le nombre d heures et, éventuellement, la quantité de tâche seront saisis lors de la saisie des temps passés. - Le montant des débours, si vous utilisez cette fonction, est transféré directement depuis WinFacturation ou saisi manuellement sur le dossier - la consommation fait l objet d une saisie spécifique, éventuellement intégrée à celle des temps passés. Elle permet d inclure d autre type de coûts qui s ajoutent au P.R.C. du dossier : déplacements, repas, locations, rétrocessions d honoraires, etc. - le membre «Frais divers» se voit donc multiplié par le coefficient général, il est donc appelé «Frais divers pondéré». Ce qui n est pas le cas de la consommation. Enfin les deux coefficients que vous pouvez prendre en compte pour le calcul des prix de revient, prennent par défaut la valeur que vous indiquez dans les champs «Coefficient de base charges sociales» et «Coefficient général». - Coefficient de base charges sociales» : ce coefficient permet de rendre les taux horaires des collaborateurs indépendant des charges sociales qui leur sont appliquées, et ainsi de réaliser une variation globale de ce type de frais. Dans les «Assistants», nous verrons qu il est possible de rendre ce coefficient dépendant de la catégorie salariale du collaborateur (Stagiaire, technicien, cadre, Géomètre, etc.). - le coefficient général peut être spécifique aux dossiers. Lors de leur création, il prend la valeur indiquée en configuration générale. Elle est alors à votre disposition pour être éventuellement adaptée. La fonction de ce coefficient est de répartir, au prorata du P.RC. de chaque dossier, l ensemble des frais fixes de fonctionnement de l entreprise : location des locaux, électricité, chauffage, temps passés non productifs, etc. Rq : L évaluation des de ces frais non directement productifs, pourra être réalisée par la création chaque année d un dossier particulier (exemple NP2007, NP2008, etc) sur lesquels seront imputés tous ces temps passés et ces frais (consommation). WinDossier peut créer pour vous ce genre de dossier si vous saisissez dans le champ «Code des dossiers Temps non productifs» le préfixe de ces dossiers particuliers sur quatre caractères minimum. Autres options disponibles dans cet onglet : L interface de la fiche dossier, pour la création/visualisation/modification de ces dossiers est complète. Particulièrement pour la création des dossiers, vous pouvez disposer d une interface simple afin d accélérer ces opérations. Positionnez alors le champ «Utiliser la création Flash de dossier sur F4» à OUI. Vous disposerez alors toujours du mode de saisie complète en création. Une option de la fiche dossier vous permet de réaliser une édition destiner à servir de pochette dossier, soit imprimée en format A4 afin d être coller sur la chemise du dossier, soit en impression A3 ou A3+ pour être imprimée directement sur la chemise cartonnée. Saisissez le format adopté dans le champ «Edition des pochettes dossier, format». Selon la position de vos chemises dans vos classements, orientez le numéro de dossier rappelé sur la tranche de façon qu il apparaisse clairement sur les étagères. Comme indiqué ci-dessus, le coefficient général est modifiable dossier par dossier. Cette option est accessible si le champ «Modification du C.G. par dossier» prend la valeur «Libre». Cette information, sur la fenêtre «Fiche dossier», peut être fixe ou invisible, selon la position de ce champ. Toute information saisie dans des bases de données principales est liée à une référence sur 10 caractères alphanumériques maximum. Spécifiquement pour les clients, vous pouvez demander à WinDossier de formater leur référence selon le type de client. La sélection afférente vous sera alors réclamée en début de création d une nouvelle fiche client. Une base de données de plans peut être gérée par WinDossier, chaque plan ayant une référence, «Codes de plans», libre ou dépendante du dossier pour lequel il a été introduit dans la base, «Relatif aux dossiers». Des coordonnées Lambert saisies sur un dossier dans un système de projection zonée, peuvent être converties au format «Lambert 2 étendu». Cette conversion peut être automatique. Afin de simplifier la saisie des temps passés par la diminution du nombre d informations à saisir, vous pouvez retirer du cycle de saisie les «Frais divers pondérés». La saisie de la consommation restera disponible dans ce cas. Vous avez la possibilité d indiquer, sur certains dossiers qui le demandent, une date de livraison buttoir, date à laquelle le dossier doit être absolument livré. Dès le lancement de WinDossier, la liste des dossiers disposant d une telle date peut être affichée à l écran si l option «Date de livraison au démarrage» est cochée. Cette liste ne fera apparaître que les dossiers dont cette date est comprise dans l intervalle d un nombre de jours variable, indiqués dans le champ «Prévenir jours avant», autour de la date du jour. Onglet «Frais divers pondérés / consommation» : Afin de structurer la saisie des frais divers ou de la consommation, les boites de dialogue proposent une liste de frais à associer éventuellement au temps passés, tirée de la configuration générale. Vous pouvez dans cet onglet personnaliser les deux listes. Une nouvelle fenêtre apparaît : 20

21 A droite, le tableau liste les différents Frais divers pondérés. Ne vous occupez pas de ce tableau si vous ne réalisez pas ce type de saisi dans vos temps passés. A gauche, le tableau liste les différents types de consommations qi peuvent s ajouter, et être intégrées, à la saisie des temps passés. Ne vous occupez pas de ce tableau si vous ne réalisez pas ce type de saisi dans vos temps passés. La modification des informations présentes dans ces tableaux est directe. Tapez les modifications à réaliser par-dessus les anciennes données. Pour agir sur l un des tableaux en ajout ou suppression, positionnez le champ «Interventions sur» de façon adéquat. Ensuite, cliquez sur le bouton «Nouveau». Une nouvelle ligne se crée, tapez la dénomination puis le prix unitaire usuel. Pour supprimer une ligne, sélectionnez-la dans le tableau puis cliquez sur le bouton «supprimer». Onglet «Natures des travaux» : La nature des travaux des dossiers est utilisée pour des tris et des statistiques, notamment les statistiques annuelles. Elle se décompose en deux informations : le «Domaine d activité» et le «Type d opération». Le tableau présent permet de gérer les types d opération en modification/ajout/suppression. La modification est directe dans le tableau avec une sauvegarde automatique. La suppression est classique : sélection de la ligne à supprimer puis clic sur le bouton «Supprimer». 21

22 Pour ajouter une nouvelle information, sélectionnez le domaine d activité, pour lequel le type d opération doit être ajouté, dans la liste «Domaine d activité» située au-dessus du tableau. Si cette sélection n est pas effectuée, ce domaine vous sera demandé plus tard. Puis cliquez sur le bouton «Nouveau». Dans la colonne «Code» donnez un code à ce type d opération, puis renseignez dans la colonne suivante son libellé. La fiche de chaque dossier dispose d un champ relatif à leur transfert sur le portail Géofoncier : dossier à transférer, dossier à ne pas transférer ou dossier transféré. Afin d éviter de devoir saisir ce champ sur chaque dossier, la sélection peut être automatique dès l association du dossier à une nature des travaux particulière. Indiquez alors par le caractère O saisi dans la colonne «Aurige?», que tous les dossiers associés à ce type d opération devront faire l objet d un transfert sur Géofoncier. Vous n aurez plus alors à vous préoccuper de cette information. Le même principe d initialisation automatique est possible concernant les champs «Responsable du dossier» et «Service». En sélectionnant des informations spécifique dans ces colonnes, vous indiquer à WinDossier d associer aux dossiers afférents, un responsable et un service particuliers, si votre cabinet est divisé en différents service. Ces deux saisies seront alors évitées lors de la création des dossiers et en accélèreront leur création. Onglet «Assistants» : Les assistants sont des bases de données conçues pour vous permettre une saisie plus facile et rapide, et surtout normalisée, d un maximum de renseignements sur vos dossiers. Ces bases de données sont partagées par la grande majorité de nos logiciels : WinUrbanisme, WinFacturation, WinBornage, WinGED,, et sont plus ou moins développés selon les besoins de chacun d eux. Un sélecteur disposé dans la partie basse de la fenêtre vous permet de faire basculer l affichage d un assistant à l autre. En ce qui concerne WinDossier, vous disposez de la gestion des assistants suivants : 1 Les départements français en forme littérale. 2 Les types d intervenants : un nombre illimité d intervenants peut être associé à chaque dossier. Les intervenants principaux, client, propriétaire et acquéreur, seront présent directement sur la fiche dossier. Pour les autres, notaire, prescripteur, promoteur, architecte, syndic, etc, feront l objet d un tableau qui liste les différents intervenant d un dossier. Ces intervenants doivent être caractérisés par leur type : Monsieur DUPONT intervient en tant que RIVERAIN sur le dossier , et intervient en tant que maître d œuvre sur le dossier La liste des type d intervenant dont vous pourrez disposer lors de la création ou modification de vos dossiers doit être fixée dans ce tableau. 3 Par compatibilité avec les anciennes versions, WinDossier continu à gérer les différents supports de sauvegarde des plans. 4 Les «Secteurs d activités» pour les statistiques en fonction de ce critère et la création des dossiers 5 Les «Etats d avancement dossier» est un élément qui permet de caractériser les dossiers lors de leur historique. Il peut être important pour WinDossier de disposer des Etats : dossier facturé, dossier réglé, partie technique encours, etc. Déterminez les étapes qui vous paraissent importantes, pertinentes, dans la vie de vos dossiers. Pour chacune d elles, cliquez sur le bouton «Nouveau», saisissez son libellé et un code qui peut être chronologique et donc numérique. Le «Numéro de l état bloquant» correspond au numéro (codes numériques) de l état d avancement qui bloquera la saisie des temps passés pour les dossiers arrivant à cette étape.. Il peut par exemple correspondre à l état «Facturé». Ces dossiers ne pourront plus faire l objet de saisies de temps passés, sauf si le champ «La saisie est alors» est positionné à la valeur «A confirmer». Pour ne pas utiliser cette fonction bloquante laissez ce champ à zéro. 22

23 6 WinDossier met à votre disposition la gestion simple d une base de données de plans. L un de leurs caractéristiques est le «Type de plan» dont la saisie peut être facilitée par la mise en place d une liste en assistant qui sera ensuite proposée par défaut. 7 Les «Domaine d activité» et «Nature des travaux» constituent la caractéristique «nature des travaux des fiches pour les statistiques en fonction de ce critère et la création des dossiers dans WinFacturation 8 Les «types de clients» est un complément de définition de vos clients déterminant leur profession. 9 Les catégories salariales permet la saisie d une caractéristique complémentaire sur les collaborateurs, et ainsi de disposer d un coefficient salariale spécifique pour le calcul de la masse salariale de dossiers (voir ci-dessus). 10 Les catégories de tâches, par exemple TERRAIN BUREAU ou NON PRODUCTIF, permet un tri supplémentaire des tâches affectées aux temps passés et de disposer ensuite d un sous-total de temps passés sur les dossiers par catégorie de tâche. 11 Le P.R.C. des dossiers peut faire l objet de ratios par rapport à certains critères comme la surface ou le linéaire traités, ou de caractéristiques du biens objet du dossier. Ces éléments vous donneront des informations statistiques importantes pour l évaluation de vos devis futures établis sur des dossiers ayant des caractéristiques similaires. Elles seront accessible directement depuis WinFacturation pour l évaluation des devis (onglet TOTAUX de la fiche DEVIS). Afin de faciliter et standardiser la saisie des ces informations sur les fiches de vos dossiers, vous pouvez mettre en place ici des listes pré établies concernant les «Classes d unités foncières» et le «Critère statistique libre». Ces listes pré établies seront autant d aide à la saisie pour les collaborateurs créant les dossiers. Concernant les adresses de clients ou de dossiers, vous disposez : 1 d une base de données de communes avec leur code INSEE et la grande majorité des codes postaux 2 les codes de type de voie afin de standardisez la saisie des adresses de dossiers. Ces types de voies répondent à un certain formalisme que vous pouvez mettre en œuvre. Vérifier et/ou compléter la base de données à votre convenance. Pour ajouter une donnée à l assistant sélectionné, cliquez sur le bouton «Nouveau» et saisissez les différentes informations dans les colonnes. Pour modifier une donnée : - Positionnez-vous sur la ligne du tableau correspondante - cliquez une fois sur cette ligne jusqu à obtenir son accès en saisie - effectuez les modifications désirées - la sauvegarde est automatique dès la sortie de la ligne. Pour supprimer une valeur, positionnez-vous sur la ligne correspondante puis cliquez sur le bouton «Supprimer». Le type de client peut à l origine de l initialisation automatique du paramètre «Secteur d activité» demandé à la création des dossiers, vous évitant ainsi cette saisie. Positionnez alors le champ «Valeur pour les secteurs d activité» à la valeur «Recopie du type de client». Onglet «Documents» : WinDossier dispose du même outil d édition de documents conçus sous Microsoft Word que WinFacturation, WinBornage et WinUrbanisme. Afin d en bénéficier, vous devez mettre en œuvre des fichiers Word qui serviront par la suite de modèle pour ces édition. 23

24 Du fait de sa position centrale pour l ensemble de nos produits, vous pouvez visualiser l ensemble des modèles initialisés dans ces logiciels. Les éditions ne seront disponibles dans WinDossier que pour les modèles de la catégorie, «Types de modèles», nommée «Spécifiques WinDossier». Afin de créer un nouveau modèle de document ou de courrier : 1 Concevez dans Microsoft Word ce document sans informations spécifiques à un client ou à un dossier. Ces informations sont remplacées dans le fichier par des variables qui seront remplacées lors de l édition par les informations réelles correspondantes. Vous pouvez utiliser un fichier Word existant. 2 Cliquez sur le bouton «Nouveau». Une nouvelle ligne est alors créée dans le tableau. 3 Donnez à ce document un numéro différent de zéro et qui n est pas déjà utilisé, puis un libellé significatif. Ce numéro ne pourra être modifié par la suite, le libellé reste lui modifiable à n importe quel moment. 4 Cliquez sur le bouton «Fichier» et sélectionnez sur l arborescence proposée le fichier Word (.DOC) afférent 5 Eventuellement, si une fois édité ce document demande une réponse du destinataire dans un délais imparti, saisissez le délais en nombre de jours. Ainsi, WinDossier pourra vous donner la liste des documents restés sans réponse et édités sur vos dossiers. 6 Afin de mettre en place les variables relatives aux informations réelles à positionner dans le document lors de l édition, sélectionnez ce document dans le tableau puis cliquez sur le bouton «Editer». Word se lance, charge le modèle correspondant et lance la fenêtre listant les variables disponibles pour la construction de ce modèle. 7 Pour insérer une variable dans le document, sélectionnez l onglet correspondant au type d informations auquel la variable appartient : Client, Localisation, etc. A l aide de l ascenseur vertical situé sur l extrême droite, sélectionnez dans la liste la variable correspondant à l information qui vous intéresse, positionnez le curseur à l endroit exact dans le document Word où cette variable doit apparaître. Cliquez ensuite sur le bouton «Insérer» ou «Copier». Si vous utilisez le bouton «Copier», il vous faudra réaliser une opération «Coller» dans Microsoft Word. 8 Répétez l opération autant de fois que nécessaire, puis quittez Word en enregistrant votre document. Onglet «Gésarc / AURIGE» : Si vous utilisez le logiciel Gésarc fournit par l Ordre des Géomètres-Experts, WinDossier vous donne la possibilité de transférer automatiquement et de façon transparente tous les dossiers créés dans WinDossier dans Gésarc. Pour cela : sélectionnez l «Version de Gésarc utilisée» en la sélectionnant dans cette liste sélectionnez le «Mode d utilisation» souhaité. Soit Gésarc est mis à jour en temps réel, soit lorsque vous demandez expressément cette opération de mise à jour manuellement 24

25 réglez le mode de fonctionnement de cette mise à jour. Le dossier peut n être transféré dans Gésarc que lors de sa création, ou continuellement mis à jour dès qu il est modifié dans WinDossier, ou encore que lors de son archivage dans WinDossier, c'est-à-dire peut-être que lors de sa clôture. Le transfert, bien que beaucoup plus lourd, peut être réalisé dans le sens inverse. afin de transférer correctement les numéros de parcelles, dans le cas où vous saisissez plusieurs parcelles sur la même ligne dans WinDossier, renseignez le caractère séparateur utilisé. Onglet «Portail Géofoncier» : Concernant le transfert de vos dossiers sur le portail Géofoncier, WinDossier propose deux outils. La mise en conformité de la nomenclature de codage des natures de travaux Les domaines d activité et les types d opération sont maintenant codés par des lettres. Vous pouvez au choix : 1. Introduire cette nomenclature comme seule nomenclature, option «Supprimer l'ancienne nomenclature» 2. Ajouter à voter nomenclature actuelle, la nouvelle nomenclature reconnue par le portail Géofoncier, option «Conserver accessible l'ancienne nomenclature» Une fois ce choix fait, cliquez sur le bouton «Modifier les assistants» Pour vos dossiers saisis actuellement dans WinDossier et qui seraient à transmettre sur ce portail (non transmis sur la base AURIGE fermée le 31/01/2011), vous avez la possibilité de convertir leur «nature des travaux» sous la nouvelle nomenclature. Saisissez pour cela le groupe de dossiers sur lesquels intervenir (tous les dossiers dont la date de création est postérieure ou égale à la date saisie dans le champ «Mettre à jour tous les dossiers créés à partir du»), puis cliquez sur le bouton «Mettre à jour» Pour le transfert des dossiers vers le portail Géofoncier : 3. Saisissez votre identifiant de connexion ainsi que votre mot de passe. L identifiant est sauvegardé, ainsi que le mot de passe si vous le désirez. Cochez alors l option «Se souvenir du mot de passe» 4. Indiquez la période (date de création de dossier) concernée par ce transfert. Pour cela utilisez au choix : a) La saisie directe des dates, qui peuvent évoluer à l aide des curseurs : b) Les boutons calendrier situés à la droite des champs c) Le bouton «Période prédéfinie» 5. Sélectionnez la zone de situation (Métropole, Antilles, Guyane, Mayotte, Réunion). La projection conforme pour un transfert en dépendra 6. Par défaut, WinDossier se limite aux dossiers non encore transférés. En cas d échec du précédent transfert par exemple, ou pour une mise à jour des dossiers déjà transférés sur cette période, vous pouvez obliger WinDossier à transférer tous les dossiers concernés (champ «Doit être transféré sur le portail Géofoncier» de la fiche dossier) même s ils ont été déjà transférés (champ «A été transféré sur le portail Géofoncier» de la fiche dossier). 7. Cliquez alors sur le bouton «Transfert» A la fin de la procédure, WinDossier vous propose en rapport que vous pouvez conserver ou imprimer. Ce rapport vous aidera éventuellement à corriger certains paramètres de WinDossier ou des dossiers afin de permettre les transferts refusés. Important : Condition initiales de transfert d un dossier : 1. Le transfert doit être réalisé depuis un poste qui a accès à Internet 2. Dossier dont la date de création respecte la période indiquée 25

26 3. Dossier devant être transféré, voir pour cela la fiche dossier, champ «Doit être transféré sur le portail Géofoncier» de l onglet «Annexes / Documents / Plans». Cette condition peut être placée automatiquement par WinDossier lors de la sélection de la nature des travaux du dossier (voir colonne «Géofoncier?» du tableau présent en configuration générale dans l onglet «Natures des travaux») 4. Posséder un numéro de G.E créateur et détenteur : a) G.E. créateur = numéro composé de 5 chiffres, voir la fiche dossier onglet «Annexes / Documents / Plans», ou la configuration générale onglet «Générale» et champ «N d'inscription à l'ordre, le Géomètre-Expert». b) Cabinet détenteur des archives = 4 chiffres + 1 lettre majuscule + 4 chiffres, voir configuration générale onglet «Générale» et champ «N d'inscription à l'ordre, le cabinet / la société (détenteur des archives)» c) Cabinet créateur = 4 chiffres + 1 lettre majuscule + 4 chiffres, voir la fiche dossier onglet «Annexes / Documents / Plans» champ «N Cabinet créateur» 5. Le champ «Code domaine d'activité / Type d'opération» de la fiche dossier doit être codé correctement, suivant la nouvelle nomenclature Onglet «Contrôles» : Afin de garantir un archivage de grande qualité, vous pouvez demander à WinDossier de contrôler la saisie effective de certaines informations importantes avant l enregistrant et/ou seulement de l archivage de vos dossiers. Pour cela, sélectionnez l opération à contrôler, l archivage ou l enregistrement, à l aide de la combo-liste située en haut à gauche. Cette liste permet de visualiser/modifier les contrôles qui seront effectués lors de l Archivage et/ou de l enregistrement. Ces contrôles peuvent être demandé au deux niveaux. Pour chacune de ces opérations, Archivage-Enregistrement, sélectionnez la «Procédure de contrôle adoptée». Trois possibilités : «Pas de contrôle» : le dossier est archivé/enregistré quelque soit les informations saisies ou non. «Refuser systématiquement» : il est impossible à l utilisateur d archiver/enregistrer le dossier sans avoir passé les contrôles. «Demandez confirmation» : WinDossier vous averti lorsque la saisie d informations sur la fiche dossier n est pas conforme pour son archivage ou son enregistrement. Vous pourrez alors corriger ou confirmer l opération encours. Puis sélectionnez les contrôles à réaliser : cliquez sur le carré blanc placé devant chaque information dont vous souhaitez vérifier la saisie. WinDossier refusera alors tout archivage/enregistrement si l une au moins de ces informations manquent. Paramètres système Le niveau de sécurité est important dans le cas de coupure subite d alimentation d un poste. Elle peut provoquer des nonenregistrements des données récentes et une détérioration des fichiers d index qui seront alors à reconstruire. Si la vitesse d exécution du logiciel n a pas à en souffrir, choisissez le niveau maximum. Lors de la fermeture de WinDossier, une sauvegarde des données courantes est réalisée en local dans le répertoire que vous avez indiqué dans le champ «Répertoire de sauvegarde des fichiers» et cela à l aide du bouton. Les fichiers de 26

27 bases de données sont alors compressés et transférer dans ce répertoire. Afin de réintégrer une ancienne sauvegarde réalisée dans n importe quel répertoire, utilisez le bouton. Configuration du suivi de chantier WinDossier dispose de plusieurs outils de suivi de vos dossiers : L édition et le suivi de documents ou courriers : date d envoi et délais maximum pour un éventuel retour (réponse, signature, etc) Le contrôle des dates de livraison L état d avancement des dossiers Le Prix de Revient Chantier calculé en temps réel et comparé avec le montant du devis afférent Et enfin, dans la cadre de la mise en place de cahiers des charges/ charte qualité sur certains ou tous les types de dossiers, le suivi de chantier étape par étape Pour utiliser ce dernier outil sur certains ou tous les types de dossiers, vous devez mettre en place les différentes étapes importantes, et chronologiques (imbriquées ou pas), qui ponctuent la vie de ces dossiers, groupe de dossiers par groupe de dossiers. 1 Pour créer un nouveau groupe d étape, groupe qui pourra ensuite être associé à vos dossiers (un seul groupe par dossier), sélectionnez «Suivi de dossiers» dans la liste «Configuration du suivi de chantier», puis cliquez sur le bouton en dessous à droite. Une nouvelle fenêtre s ouvre : situé Saisissez le nom que vous souhaitez donner à ce groupe dans le champ «Suivi des dossiers de type :». Associez éventuellement (optionnel) un domaine d activité à ce groupe par la saisie directe de son code où en tapant le caractère «?» dans le champ «Domaine d activité». Ce code constitue l un des deux éléments du champ «Nature des travaux» affectée aux dossiers. Cette information vous permettra de bénéficier d une sélection automatique du groupe d étape associé aux dossiers lors de leur création. 2 Pour être véritablement utile, ce groupe doit faire l objet d une série d étapes chronologiques. Ces étapes seront ensuite validées au fur et à mesure de l avancé des travaux. Pour cela, sélectionnez le groupe sur lequel vous souhaitez ajouter une étape puis cliquez sur le bouton fenêtre s ouvre :. Une nouvelle 27

28 La seule saisie du «Libellé étape» suffit au fonctionnement de l outil. Au niveau de la fiche dossier, l opérateur devra successivement lancer chaque étape au début de sa réalisation, et la valider dès lors que l étape est close (effectivement réalisée). L utilisateur ayant validé l étape ainsi que la date de validation seront sauvegardés dans le fichier de suivi de chantier. Pour modifier la définition et les paramètres d une étape, double-cliquez sur le groupe afin d ouvrir l arborescence afférente à ce groupe d étape. Sélectionnez l étape à modifier. Puis cliquez sur le bouton sélectionnée vient à l écran. Cliquez sur le bouton afin d enregistrer les modifications.. La fiche de l étape Attention : toute modification d une étape ne sera pas reportée sur les dossiers déjà en cours de suivi Pour aller plus loin avec le suivi de chantier : En option, cet outil propose : Pour alléger les manipulations manuelles des différents utilisateurs, le lancement ou la validation des étapes automatiques par WinDossier, suivant les critères que vous fixez Pour accentuer la vigilance sur la progression du traitement des dossiers, des alertes suivant des délais maximums fixés par vos soins. 1. Lancement/enclenchement automatique Dans le cas où l enclenchement de l étape, ou sa validation, peut être considéré simultané à une autre action dans le logiciel, WinDossier peut assurer le lancement/validation de cette étape sans autre intervention manuelle. Pour le lancement automatique, positionnez-vous sur l onglet «Paramètres de lancement/enclenchement de l'étape (DEBUT)» et cochez l option «Validation (FIN) automatique?» Pour la validation automatique, positionnez-vous sur l onglet «Paramètres de validation de l'étape (FIN)» et cochez l option «Enclenchement (DEBUT) automatique?» Quatre ou cinq cas différents peuvent se présenter : * la saisie d un temps passé sur une tâche particulière (voir chapitres gestion des tâches et saisie du temps passé) satisfait à la réalisation d une action (Bureau ou Terrain) pour le dossier, et coïncide peut-être à l action attendue qui déclenche obligatoirement l étape suivante, ou valide une étape encours. Si c est le cas, l option «à la saisie d'un temps passé particulier» doit être sélectionnée sur la fiche de cette étape ainsi que le code de la tâche afférente dans le champ «Code tâche du temps passé». Une aide est disponible pour cette sélection par le caractère «?». * l édition d un document particulier par WinDossier (voir fiche dossier bouton ou onglet «Annexes / Documents / Plans») satisfait à la réalisation d une action pour le dossier, et coïncide peut-être à l action attendue qui déclenche obligatoirement l étape suivante, ou valide une étape encours. Si c est le cas, l option «à l'édition d'un document 28

29 particulier» doit être sélectionnée sur la fiche de cette étape ainsi que le numéro du document afférente dans le champ «N du document concerné». * on peut aussi définir des interactions entre étapes, qui permettent de mettre en place un enchainement automatique Validation/Enclenchement : a) si l étape doit être lancée en même temps qu une autre, dans l onglet «Paramètres de lancement/enclenchement de l'étape (DEBUT)», sélectionnez l option «en même temps qu'une autre étape (DEBUT)» puis saisissez le numéro de l étape afférente dans le champ «N de l'étape concernée» b) si l étape doit être lancée dès la validation d une autre étape, dans l onglet «Paramètres de lancement/enclenchement de l'étape (DEBUT)», sélectionnez l option «à la validation (FIN) d'une autre étape» puis saisissez le numéro de l étape afférente dans le champ «N de l'étape concernée» c) si l étape doit être lancée dès la création du dossier, dans l onglet «Paramètres de lancement/enclenchement de l'étape (DEBUT)», sélectionnez l option «immédiatement à la création du dossier» d) si l étape doit être validée en même temps qu une autre, dans l onglet «Paramètres de validation de l'étape (FIN)», sélectionnez l option «en même temps qu'une autre étape (FIN)» puis saisissez le numéro de l étape afférente dans le champ «N de l'étape concernée» e) si l étape doit être lancée dès la validation d une autre étape, dans l onglet «Paramètres de lancement/enclenchement de l'étape (DEBUT)», sélectionnez l option «à la validation (FIN) d'une autre étape» puis saisissez le numéro de l étape afférente dans le champ «N de l'étape concernée» 2. Les alertes Afin que le traitement d un dossier ne soit pas interrompu involontairement par un manque de vigilance, WinDossier propose des alertes suivant des délais en jours fixés par vos soins. Pour une alerte dans le cas où l étape n est pas encore lancée, dans l onglet «Paramètres de lancement/enclenchement de l'étape (DEBUT)» cochez l option «Rappel sur enclenchement (DEBUT)?» et saisissez le délai en jours. Pour une alerte dans le cas où l étape n est pas encore validée/achevée, dans l onglet «Paramètres de validation de l'étape (FIN)» cochez l option «Rappel sur validation (FIN)?» et saisissez le délai en jours. Ce délais peut courir à partir : De la date de création du dossier Du début ou fin effectif d'une autre étape, saisissez alors le numéro de cette étape dans la champ «N de l'étape concernée» situé à droite Date de référence d'une autre étape ( pour une étape constituant en la prise de rendez-vous, la date de référence sera la date de ce rendez-vous) De l enclenchement de cette même étape, option «Réalisation de l'étape (DEBUT de cette même étape)» seulement valable pour le «Rappel sur validation (FIN)?» 29

30 Nota : le «Détail de l'étape, précisions techniques» sera rappelé à l opérateur à chaque validation ou lancement d étape. A tout moment, vous pouvez : supprimer l une des étapes en la sélectionnant dans l arborescence des étapes du groupe associé puis en cliquant sur le bouton modifier les paramètres d une étape en la sélectionnant dans l arborescence des étapes du groupe associé puis en cliquant sur le bouton Afin de contrôler la chronologie et les imbrications d étapes, vous pouvez réaliser une édition sur un groupe particulier en le sélectionnant auparavant puis à l aide du bouton 30

31 Onglet «Euro» : Cette information n est conservée que par souci de compatibilité avec les données de temps passés antérieur à l Euro devenu obligatoire à compter du 1 er janvier En effet, chaque temps passé est enregistré avec tous les paramètres qui ont permis le calcul de sa répercussion sur le PRC du dossier associé. WinDossier gère les temps passés des dossiers dont la date de création est antérieure à la date fixée dans le champ «Date de passage à l Euro» en francs. Les autres sont gérés en Euros effectivement. Etape L INCREMENTATION AUTOMATIQUE Afin que WinDossier puisse vous proposer la meilleure référence suivante possible à chaque création de dossier, vous devez lui indiquer votre méthode d incrémentation. L objectif, pour chaque type de dossiers, est de visualiser dans le champ «Forme de référence» le format souhaité. La taille des références est limitée à un maximum de 10 caractères alphanumériques. A chaque sélection ou désélection d une option, le champ «Forme de référence s adapte. Ouvrez le menu «Outils Référence des dossiers». Une nouvelle fenêtre s ouvre. Afin d obtenir des référence de dossiers cohérentes, plusieurs sélecteurs sont à votre disposition. L opération consiste à visualiser la «Forme de vos référence dossier» qui correspond effectivement à vos dossiers. Type d incrémentation : «Personnelle» : WinDossier essaie de détecter la partie numérique de vos dernières référenc»es de dossiers elon leur date de création, et vous propose une incrémentation de +1. «Classique» : ce format permet une remise à zéro automatique des numéros à chaque fin de période : - «Annuelle (2 chiffres)» : la référence du dossier commence par l année et est codée sur 2 chiffres, puis un numéro d ordre sur un nombre de caractères fixé par le champ «Numéro d ordre du dossier sur». - «Annuelle An 2000» : la référence du dossier commence par l année et est codée sur 4 chiffres, puis un numéro d ordre sur un nombre de caractères fixé par le champ «Numéro d ordre du dossier sur». - «Mensuelle» : la référence du dossier commence par l année et est codée sur 2 chiffres, puis le mois codé sur deux chiffre, un numéro d ordre sur un nombre de caractères fixé par le champ «Numéro d ordre du dossier sur». - «Annuelle An 2000» : la référence du dossier commence par l année et est codée sur 4 chiffres, puis le mois codé sur deux chiffre, puis un numéro d ordre sur un nombre de caractères fixé par le champ «Numéro d ordre du dossier sur». - «Simple» : le numéro de dossier est seulement codé par un numéro d ordre sur un nombre de caractères fixé par le champ «Numéro d ordre du dossier sur». Par types de dossiers : l incrémentation est de même type que l incrémentation «Classique» avec en complément un code placé en début de chaine relatif du type de dossier. Le numéro d ordre répond à une incrémentation différente par type de dossiers, ou indépendante du type de dossier. Afin de fixer les différents types de dossiers qui seront ensuite utilisés, cliquez sur le titre d onglet «Type de dossiers». 31

32 Cliquez sur le bouton «Nouveau». Une nouvelle ligne se crée dans le «tableau des codes de dossiers par types». Donnez un code qui servira de préfixe aux numéros de dossiers, puis une appellation significative. Afin de permettre à WinDossier d initialiser dès la création des dossiers certaines informations de ces dossiers en vous évitant ainsi de devoir les saisir à chaque création, vous pouvez associer à ce type de dossier une «Nature» des travaux et un code secteur d activité (S.A.). Ces deux informations ont une utilité statistique. Pour vous aider, tapez le caractère «?» dans la colonne puis sélectionnez la bonne information dans la liste d assistant. La colonne «C.R.» correspond aux conditions de règlement qui pourront être ainsi utilisées par WinFacturation. Cet outil permet à WinDossier de vous proposer la meilleure référence possible pour vos nouveaux dossiers. Cette référence reste modifiable par l utilisateur. Une fois validée, elle ne pourra alors plus être modifiée par la suite. Afin d éviter les fautes de frappe par exemple, vous pouvez demander à WinDossier de contrôler les références de dossiers qui seraient tapées à la main en lui indiquant le format alphanumérique que ces références doivent respecter. Par exemple, les dossiers de référence B correspondent au format L Cliquez ensuite sur le bouton «OK» pour enregistrer votre configuration. Etape Bases de données annexes La saisie et la gestion des dossiers s articulent autour de plusieurs bases de données. Certaines sont gérées en configuration générale comme nous venons de le voir. D autres permettent de compléter les informations des dossiers sans avoir à les ressaisir, et la normalisation de ces saisies. C est le cas des clients, des plans et des services de votre cabinet. D autre part, la saisie des temps passés demande l appui de deux autres bases de données : les collaborateurs et les tâches réalisées durant ces temps passés. Gestion des clients : notaires, administrations, particuliers, confrères, Dans le menu déroulant «Fichiers», «Gestion des Clients», une nouvelle fenêtre s affiche vous permettant d enregistrer toutes les informations concernant vos clients ou prospects. Pour cela, 1 cliquez sur le bouton «Nouveau» 2 saisissez pour le demandeur, sa référence, le nom de la société ou du particulier, l établissement principal (le champ «Nom de recherche du client» s incrémente automatiquement des informations saisies dans le champ «Société/Particulier» pour permettre une recherche facile sur le nom de la société, son nom et prénom, l entête qui apparaît sur les courrier (cher confrère, cher Maître, etc ), son titre (Madame, Monsieur, etc ), son adresse, son téléphone. Remarque : cette fenêtre est partagée avec les logiciels WinFacturation, WinUrbanisme, etc. Un client créé dans WinDossier peut alors être utilisé dans les autres logiciels (et vice et versa). 32

33 L onglet «Commentaires-Suivi» vous permet de saisir des commentaires sur le client créé : horaires d ouverture, congés annuels, éléments commerciaux ou personnels, etc. L onglet «Comptabilité/divers» permet d indiquer notamment les conditions de règlement, etc. Ces dernières informations sont très utiles dans les logiciels WinFacturation et WinDossier sous Windows (en effet, les logiciels WinDossier, WinFacturation et WinDossier partage la même base de données client ainsi certains renseignements contenus dans cette base sont plus utiles pour WinDossier d autres moins). 3 le bouton «F2-Correspondants» vous permet de saisir les informations concernant les clercs du notaire ou les correspondants sur vos clients (demandeur) ; une nouvelle fenêtre s affiche, 4 cliquez sur «F4 - Nouveau» et saisissez la référence et le nom du chef de mission (clercs ou correspondant dans la société ou l administration créée) puis la ligne directe de ce correspondant dans la société, renouvelez l opération autant de fois que souhaité. Remarque : Pour supprimer un correspondant, le sélectionner dans le tableau et cliquez sur le bouton «Supprimer» De retour dans la fenêtre «Gestion des clients», cliquez sur le bouton «F11 OK» pour quitter la fenêtre en enregistrant votre saisie. De retour dans la fenêtre liste des clients saisis : 33

34 Vous pouvez dans cette fenêtre, effectuer un tri du tableau (soit par nom ou par référence du client), utilisez ensuite le champ «Cherche» en saisissant l objet de votre recherche (le logiciel se place alors automatiquement au fur et à mesure de la saisie sur la ligne souhaitée). Le bouton «F2-Correspondants» vous permet de voir les clercs du notaire précédemment sélectionné dans la liste (il vous est alors possible de créer ou supprimer un clerc dans cette fenêtre. Pour supprimer un demandeur, sélectionnez-le dans la liste et cliquez sur le bouton «Supprimer». Le bouton «Liste» affiche, en vue avant impression, la liste des demandeurs pour éventuellement l imprimer. Le bouton vous donne accès à un outil sde recherche de clients plus performatnt bien que moins rtapide. Une nouvelle fenêtre s ouvre : Cette fenêtre vous permet de : > rechercher un client entré dans votre base de données en saisissant une partie quelconque du nom de personne physique ou morale. > ce tableau utilise une base de données spécifique conçue pour cette recherche. Elle demande régulièrement une mimse à jour réalisée à l aide du bouton «F3 M.A.J.» > Dès que la recherche vous donne satisfaction, sélectionnez le client dans le tableau puis cliquez sur le bouton «fiche client». La fiche se charge et vous pouvez alors en prendre connaissance ou la modifier. > Cette fenêtre dispose aussi d un module de création d une nouvelle fiche client. Pour le lancer, cliquez sur le bouton «F4 Nouveau» ou tapez sur la touche F4 de votre clavier. Pour afficher la fiche d un client pour visualisation et/ou modification, double-cliquez sur la ligne correspondante ou sélectionnez sa ligne dans le tableau puis cliquez sur le bouton «Sélectionner» Pour supprimer un client de la base de données, sélectionnez-le dans le tableau puis cliquez sur le bouton «Supprimer» Gestion des services internes Votre cabinet peut être organisé en différents services. Chaque dossier pourra alors être associé à un service particulier. Vous obtiendrez ensuite des statistiques par services. Dans le menu «Fichiers Gestion des services», une nouvelle fenêtre s ouvre : 34

35 Pour créer un nouveau service, cliquez sur le bouton «Nouveau». Vous avez alors accès au champ «Libellé du service» afin de lui donner sa dénomination. Renseignez ensuite tous le champs qui vous sont utiles. Vous pouvez afficher la fiche de tous les services enregistrés à l aide des boutons Gestion des collaborateurs Dans le menu «Fichiers Gestion du personnel», une nouvelle fenêtre s ouvre : Un collaborateur est identifié par son «Nom et prénom» et son «Code interne» représenté par exemple par ses initiales. Ensuite tous les renseignements sont des informations très classiques et optionnelles, mises à part : «Nom réseau» et «Mot de passe» : permet à accès et donc l utilisation par cette personne, de notre logiciel WinG.E.D. qui demande l identification de l utilisateur pour les historiques collaborateurs et documents Le «Taux horaire» pour la saisie des temps passés de cette personne. Selon l utilisation de la formule de calcul du P.R.C., ce taux horaire peut être le taux horaire brut ou net de la fiche de salaire, ou un taux horaire comprenant déjà une part des frais fixes du cabinet. Dans tous les cas, le coefficient salarial de la «catégorie charges sociales» sélectionnée lui sera appliquée. Rq. : lorsqu une personne quitte le cabinet, ne le supprimez pas de la base si des temps passés ont été saisis pour lui. Cela pourrait perturber les outils de contrôle de données. Saisissez simplement une date de sortie. Pour créer un nouveau collaborateur, cliquez sur le bouton «F4 Nouveau» ou tapez sur la touche F4 de votre clavier. Vous avez alors accès au champ interdit en saisie jusqu alors : «Nom et Prénom». Renseignez ce champ par le Nom et le prénom de la personne, ou juste sont prénom ou surnom ou initiales. C est sous cette appellation qu il apparaîtra dans la saisie des temps passés et dans les éditions statistiques. Ors de la saisie des temps passés, le «Code interne» pourra aussi être utilisé. Renseignez ensuite les autres informations. Cliquez ensuite sur «Quitter» ou directement sur «F4 nouveau» pour créer un autre collaborateur. L enregistrement est automatique. 35

36 Pour charger la fiche d un collaborateur, et pouvoir ainsi modifier sa fiche, cliquez sur le bouton fenêtre apparait :, une nouvelle La liste de tous les collaborateurs enregistrés, sur lesquels vous pouvez saisir des temps passés, apparait. Double-cliquez alors sur la ligne correspondant à la personne dont vous souhaitez visualiser/modifier la fiche, ou cliquez sur le bouton «Sélection». Cette fenêtre permet aussi : D accéder à la liste des temps passés de la personne sélectionnée dans le tableau. Pour cela, sélectionnez la ligne afférente puis cliquez sur le bouton «F9 Voir et/ou saisir des temps passés». Vous pourrez ainsi ajouter des temps passés à cette personne, ou tapez sur la touche F9 de voter clavier. De supprimer un collaborateur. Pour cela, sélectionnez la ligne afférente puis cliquez sur le bouton «Supprimer». visualiser la liste des dossiers dont la personne sélectionnée dans le tableau est responsable, ou sur lesquels il travaille, c est-à-dire sur lesquels des temps passés ont été enregistrés. Pour cela, sélectionnez la ligne afférente puis cliquez sur le bouton «F6 - Dossiers» ou tapez sur la touche F6 de votre clavier. Une nouvelle fenêtre apparaît : Cette fenêtre est divisée en deux onglet. Le premier, «Responsable», liste les dossiers pour lesquels la personne est inscrite en tant que «responsable dossier». Le deuxième, «Intervenant», liste les dossiers pour lesquels la personne a au moins un temps passé enregistré. Ces tables sont en visualisation seule. Par contre vous pouvez charger la fiche complète d un dossier apparaissant dans l un des lignes, en la sélectionnant puis en cliquant sur le bouton «Sélection». Pour imprimer la liste du personnel, cliquez sur le bouton «F12 liste» de la fenêtre «Gestion du personnel». Gestion des tâches Chaque temps passés répond de la question : Le collaborateur X a passé X heures sur le dossier X à réaliser la tâche, ou l action, X. Le code de la tâche est donc essentiel pour définir correctement chaque temps passé. Selon la précision que vous souhaitez donner aux statistiques et à l étude à postériori de vos dossiers, ou au calcul du coût de chaque dossier, l étendue de cette base de données peut être variable. 1 Les tâches peuvent se restreindre à «Bureau» et «Terrain» 2 Il peut être intéressant, et cela sans compliquer le travail de saisie, de préciser l action réalisée au bureau ou sur le terrain. D autre part, la saisie des temps passés non directement productifs peut être un élément de gestion très pertinent, notamment pour la détermination du coefficient général ou la prise de décisions concernant ses frais. 36

37 Le champ «Catégorie» peut constituer un compromis entre ses deux méthodes. En effet il permet de classer les différentes tâches en catégories qui peuvent être «Bureau», «Terrain», «Commercial» et «Non productif». Un sous-total de temps passés par catégorie vous sera donné. Dans les tâches non-productives, nous pouvons retrouver : formation, comptabilité, etc. Dans le menu «Fichiers Gestion du personnel», une nouvelle fenêtre s ouvre : Pour créer une nouvelle tâche, cliquez sur le bouton «Nouveau». Vous avez alors accès au champ «Code tâche» qui ne pourra être modifié par la suite. Renseignez le code de cette tâche, tapez sur la touche tabulation de votre clavier puis saisissez toutes les informations qui vous paraissent utiles : associez une catégorie spécifique en la sélectionnant dans la liste ou en tapant directement une nouvelle catégorie. associez éventuellement un tarif à cette tâche (Voir détail de calcul du P.R.C.). Ce champ permet de prendre en compte dans le PRC du dossier un coût indépendant du collaborateur qui effectue cette tâche. Ce «tarif unitaire» peut être : au forfait : indépendant du temps passés, c est un coût incompressible de mise en œuvre de la tâche horaire : en fonction du nombre d heures saisi sur le temps passé associé, correspond à un taux d amortissement ou une location horaire par exemple à la quantité : demande une saisie complémentaire sur chaque temps passé : nombre de bornes/piquets, de tirage de plans, etc. Pour modifier un tâche, cliquez sur le bouton, une nouvelle fenêtre s ouvre. Dans le champ «Recherche», tapez le code de la tâche à sélectionner. En cliquant sur le bouton «F2 Change tri» vous pouvez réaliser cette recherche sur le libellé de la tâche. Lorsque la tâche recherchée apparaît dans le tableau, sélectionnez la ligne afférente. Vous pouvez alors : supprimer cette tâche en cliquant sur le bouton «Supprimer», charger sa fiche complète pour visualisation./modification en cliquant sur le bouton «Sélection». De retour dans la fenêtre «Gestion des tâches», effectuez les modifications nécessaires puis «Quitter» la fenêtre. L enregistrement est automatique. Adresse du bien Bases de données FANTOIR Cet option présente la gestion des codes de types de voies et la gestion des bases de données FANTOIR (fichier annuaire topographique initialisé réduit), anciennement fichier RIVOLI (répertoire informatisé des voies et lieux-dits). C est le 37

38 fichier des voies établi par la direction générale des impôts pour permettre l adressage des feuilles d impôts. Il est réalisé à partir des toponymes des voies, lieux-dits, ensembles immobiliers et pseudo-voies transmis par les collectivités locales. Il comprend notamment un " article commune " comportant l identifiant et le libellé de la commune, des informations sur la population, ainsi que des " articles voies " classés par catégories et comportant le code nature de MAJIC 2, le libellé et le mot-clé de la voie. Il est produit annuellement et est accessible à tous types de demandeurs. Ces bases de données sont disponibles par commune, par exemple en téléchargement payant sur Internet. Comme WinUrbanisme, WinDossier est capable d intégrer ces données et de vous permettre la saisie des adresses de biens normalisée en référence à cette base. En ce qui concerne WinDossier, la saisie de l adresse du bien peut être réalisée de trois méthodes : - saisie libre - saisie en référence à la base de données des types de voies (voir onglet «Assistants» de la configuration générale) - saisie en référence aux données FANTOIR que vous aurez intégrées Cela permettra alors un transfert standard de l adresse du dossier vers Aurige par exemple. En détail, en demandant l assistant «codes FANTOIR», par la saisie du caractère «?» dans la colonne «N» du tableau de localisation géographique des dossiers, WinDossier vous propose la liste des voies de la commune pour sélection. Afin d intégrer à WinDossier le fichier listant les voies d une commune que vous avez téléchargé, sélectionnez le menu «Outils Voies FANTOIR». La première opération consiste à sélectionner, à l aide de l outil de recherche habituel, la commune pour laquelle les voies vont être gérées. Suite à cette opération, une nouvelle fenêtre s affiche. 1. Pour importer un fichier téléchargé Cliquez sur le bouton «F8 Importer», ou tapez sur la touche F8 de voter clavier. Suite à la sélection d un fichier sur votre disque, l ensemble des codes est extrait et intégré dans une base de données spécifique de WinDossier permettant leur exploitation. 2. Pour rechercher une vois particulière Une voie comporte plusieurs informations qui permettent des tris et donc des recherches différentes. Le changement de tri, et donc de critère de recherche, s effectue en cliquant sur le bouton correspondant ou en tapant sur la touche F2 de votre clavier. Le critère de recherche retenu est alors indiqué en vert sur la gauche. Trois critères sont disponibles pour la recherche d une particulière voie : le libellé littéral le libellé simple, converti pour facilité les recherches de dossier par adresse le libellé donné par la base FANTOIR Tapez alors dans le champ «recherche voie» les premiers caractères de la voie recherchée tant qu elle n apparait pas dans la partie du tableau visible à l écran. Les actions disponibles sont les suivantes : «F4 Ajout manuel» permet d ajouter une voie qui n aurait pas été importée ou supprimée par erreur 38

39 «F5 Supprimer» : sélectionnez la ligne à supprimer puis cliquez sur ce bouton ou tapez sur la touche F5 de votre clavier. Après confirmation la ligne est supprimée sans possibilité d annuler cette action. «F6 Tout supprimer» : afin de supprimer toutes les voies de la commune sélectionnée, pour réaliser par exemple un nouvel import, cliquez sur ce bouton ou tapez sur la touche F6 de votre clavier. Après confirmation, la base de données des voies FANTOIR est vidée des informations concernant la dite-commune. Pour modifier manuellement (non conseillé), une ligne du tableau, positionnez-vous sur cette ligne puis cliquez sur le «F7 Modifier» ou tapez sur la touche F7 de votre clavier. WinUrbanisme vous donne accès alors à cette ligne en saisie. Effectuez les modifications. L enregistrement est automatique dès la sortie de cette ligne. Une nouvelle procédure d intégration d un fichier téléchargé peut être réalisée directement dans cette fenêtre en cliquant sur le bouton «F8 Importer» ou en tapant sur la touche F8 de votre clavier. Gestion des plans WinDossier vous propose une base de données de plans. Elle pourra être gérée directement sur les dossiers au fur et à mesures de leur création. Si ces plans sont géo référencés, une recherche des plans disponibles sur une zone spécifique pourra être réalisée. Dans le menu «Fichiers Gestion des plans», une nouvelle fenêtre s ouvre : Pour créer une nouvelle fiche d un plan, cliquez sur le bouton «Nouveau». Vous avez alors accès au champ «Code de plan» qui ne pourra être modifié par la suite. Renseignez ce code, exceptionnellement sur 13 caractères alphanumériques, tapez sur la touche tabulation de votre clavier puis saisissez toutes les informations qui vous paraissent utiles comme le montre l image ci-dessus. Pour modifier un plan, cliquez sur le bouton, une nouvelle fenêtre s ouvre. Double-cliquez sur la ligne relative au plan à visualiser/modifier ou utilisez le bouton «OK». La fiche se charge vous permettant de réaliser toutes les modifications souhaitées. Quittez la fenêtre, l enregistrement est automatique. 39

40 CREER UN NOUVEAU DOSSIER Pour lancer la création d un nouveau dossier, Une fois la fenêtre principale de WinDossier active : - Dans le menu déroulant «Fichiers» sélectionnez «Nouvelle fiche» - ou cliquez sur le bouton, présent aussi dans la fenêtre «liste des fiches» - ou tapez sur la touche F4 de votre clavier Une fenêtre apparaît. Dans le cas où vous avez demandé une «Incrémentation spécifique par type de dossier», WinDossier vous demande de sélectionner le type de dossier afin d incrémenter le numéro de sdossier suivant ce critère. Réalisez cette sélection, par exemple avec le pavé de flèches de votre clavier, puis cliquez sur le bouton «OK» ou tapez sur la touche Entrée de votre clavier. Une nouvelle fenêtre apparait. Selon l incrémentation des références demandée, WinDossier vous propose la référence suivante vis-à-vis des paramètres d incrémentation» qu il a pu détecter. Cette référence peut être confirmée ou modifiée. Si vous décidez de la modifier, les listes «Archives» et «Dossiers» vous donnent les dernières références existantes selon les premiers caractères que vous avez tapés. Le bouton, vous permet de contrôler/modifier directement la configuration de l incrémentation des références de dossiers. En cas de modification, le bouton vous permet de demander une autre référence de dossier. Lorsque le numéro de référence vous convient, cliquez sur le bouton «F11 OK», ou tapez sur la touche F11 de votre clavier, pour lancer la création de ce dossier, ou cliquez sur le bouton «Annuler» afin de stopper la procédure de création d un nouveau dossier. Une nouvelle fenêtre s ouvre : 40

41 Cette fenêtre vous permet de visualiser/compléter ou modifier la fiche d un dossier et d obtenir des listes d informations le concernant. Renseignez les champs de précisions sur le dossier : 1 Informations principales : l «Intitulé principal» sera repris dans les éditions statistiques et servira à identifier correctement le dossier par n importe quelle personne du cabinet. Choisissez une phrase pertinente et personnelle. L «etat d avancement» correspond aux états positionnés dans l assistant en configuration générale. 2 La commune : c est un champ important qui doit faire l objet d une saisie précise et normalisée. Tapez pour cela le caractère «?». Une nouvelle fenêtre s ouvre. Tapez les premiers caractères du nom de la commune tant que celle-ci n apparait pas en haut de tableau. Tapez alors sur la touche Entrée de votre clavier pour la sélectionner. Si le code postal de cette commune est inexistant et que vous le connaissez, ou s il est incorrect, cliquez sur le bouton «F3 Code postal». WinDossier vous donne alors accès à la colonne «C.P?.» de la ligne sélectionnée. Modifiez la valeur de cette colonne puis cliquez sur le bouton «OK». De retour dans la fenêtre «Gestion de dossiers», parcourez les différents onglet, éventuellement à l aide des touche PgUp et PgDn de votre clavier, afin de renseigner les différentes informations possibles. Onglet «Général» La date de création est importante pour les statistiques et les exports, et peut perturber l incrémentation des dossiers si elle est mal saisie. La date de commande est libre, A livrer le : est une date butoir avant laquelle le dossier doit absolument être clos et livré au client. WinDossier peut vous avertir des dossiers approchant leur date de livraison (Voir Configuration générale) WinDossier lui-même remplira la date d archivage lors de cette opération. Dans le cadre notamment des statistiques annuelles, remplissez les champs «Secteur d activité» et «Nature des travaux». Pour cela vous disposez des assistants mis en place en configuration générale. 41

42 En cliquant sur la flèche noire à l extrémité droite du champ, vous disposez de l accès à cet assistant : La fiche dossier ne retiendra que le code, alors que, pour vous faciliter la sélection, cette liste présente un tableau sur deux colonnes. En saisie au clavier, il est conseillée de taper le caractère «?» directement dans le champ «Secteur d activité. Une nouvelle fenêtre s ouvre pour vous permettre de sélectionner facilement ce code dans une liste sans quitter vos doigts du clavier. Concernant la nature des travaux, la touche tabulation de votre clavier, lors du déplacement de champ de saisie en champ de saisie, passe par le bouton Une nouvelle fenêtre s ouvre :. Tapez alors sur la touche «Entrée» de votre clavier ou cliquez sur ce même bouton. A l aide du pavé de bouton flèches, parcourez la liste des «Domaines d activité» et arrêtez-vous sur celui concernant le dossier en création. Tapez alors sur la touche tabulation de votre clavier. Le curseur passe sur la liste de droite. Parcourez cette liste afin de sélectionnez le type d opération correspondant à la nature des travaux de ce dossier. Tapez alors sur la touche «Entrée» de votre clavier. A l aide de ce bouton vous pouvez insérer pour ce dossier autant de natures des travaux différentes souhaitées. La dernière sélectionnée sera considérée comme la principale pour intervenir dans les éditions statistiques. Si le tableau «Autres natures des travaux» possède plusieurs lignes, seules celles dont la coche en première colonne est sélectionnée seront transférées sur Aurige. Le champ «Détail des travaux à effectuer» est à votre disposition vous enregistrer par exemple les demandes spécifiques de votre client, ou rappeler les différentes actions que vous voulez voir exécuter pour ce type de travaux. Pour vous assister dans la saisie, des textes préétablis peuvent être enregistrés et utilisés par la suite pour d autre dossiers. > Pour enregistré le texte saisi comme texte prédéfini, utilisez le bouton. Le texte saisi apparaît dans le tableau d une nouvelle fenêtre. Donnez-lui une appellation : «Titre de reconnaissance» > Pour sélectionner un texte préétabli et le voir apparaître dans le champ «Détail des travaux à effectuer», utilisez le bouton. La liste des textes enregistrés apparait dans le tableau d une nouvelle fenêtre. Parocurez ce tableau afin de vous positionner sur la ligne du texte à recopier puis cliquez sur le bouton «Sélectionner» ou tapez sur la touche «Entrée» de voter clavier. 42

43 Enfin, le champ «Suivi libre» vous permet de saisir toutes les informations que vous jugez utiles de conserver : l historique, les difficultés, etc. Lors de la création d un dossier à partie d un devis créé dans WinFacturation, ce logiciel utilisera ce champ pour noter le devis d origine du dossier. Onglet «Intervenants» Tous les intervenants du dossiers, quelque soit leur importance, peuvent être enregistrés dans cet onglet. En premier lieu il s agit des intervenants principaux : client, propriétaire et acquéreur. D autre par, en bas de fenêtre, un tableau pourra rassembler tous les autes intervenants : Notaire, promoteur, syndic, maître d œuvre, etc. Mise à part l «Acquéreur» qui dispose d une saisie simple sur un seul champ, un intervenant se compose de quatre champs liés aux bases de données Client et correspondant vues précédemment : La référence du client dans la base de données principale des clients. La saisie d une référence indique une volonté de lien direct avec cette base de données. Elle n est pas obligatoire mais permet l accès à des informations complémentaires sur cette personne physique ou morale : adresse, coordonnées téléphoniques, etc. La dénomination de la société ou du particulier, correspondant à une personne morale ou physique. Cette information vient automatiquement si une référence a été saisie. Sinon la saisie est libre. La référence correspondant fait un lien avec la liste des correspondants du client dont la référence a été saisie au dessus La dénomination du «Clerc / Correspondant» vient se positionner automatiquement dans le cas où une référence a été saisie. Sur chacun de ces champs, une liste est disponible. Elle est globale ou filtrée. L intervenant peut être sélectionné dans cette liste par référence ou par nom, l autre information vient se positionner automatiquement. Il peut être sélectionné en recherchant directement dans la liste «Correspondant» : 1 si la référence principale n est pas saisie, vous disposez de la liste totale des correspondants inscrits dans votre base de données. Saisissez alors les premiers caractères du nom de la personne ou déroulez la liste. 2 si la référence principale est renseignée, vous disposez de la liste totale des correspondants de ce client. Comme l indique le message sur fond jaune situé au haut de fenêter, vous pouvez tapez le caractère «?» au clavier afin d effectuer une recherche dans voter base de données, ou le caractère «!» pour créer directement depuis cette fenêtre un nouveau client. Rq. : dès que vous êtes positionné sur l un des champs d» un intervenants particuliers, les renseignements associés s affiche au centre sur fond jaune. La fiche complète de ce client peut être obtenue en cliquant sur le bouton bouton pour les intervenants du tableau. ou le Plus particulièrement pour les intervenants secondaires : 1 pour ajouter un nouvel intervenant, sélectionnez son type dans la liste «TABLEAU Personnes intervenant en tant que» puis cliquez sur le bouton «F2 Ajout» ou tapez sur la touche F2 de votre clavier. 43

44 Une nouvelle fenêtre s ouvre vous donnant accès à un outil de recherche d une personne dans voter base de données de clients. Tapez dans le champ «Rechercher» les premiers caractères de l appellation, du nom ou du prénom de la personne recherchée. Dès qu elle apparaît dans le tableau sélectionnez la ligne afférente puis cliquez sur le bouton «OK». A partir de cette fenêtre, vous pouvez : - Mettre à jour cet outil à l aide du bouton «F3 M.A.J.» si la recherche ne dnne pas satisfaction, - Obtenir la fiche complète du client sélectionné pour vérifier la sélection réalisée par exemple, et cela par le bouton «Fiche client» - Créer un nouveau client par un clic sur le bouton «F4 - Nouveau» 2 Pour supprimer un intervenant du tableau, positionnez-vous sur la ligne afférente puis cliquez sur le bouton. Onglet «Localisation» Suite à la sélection de la commune, le numéro d INSEE, le code postal et le numéro de département se sont renseignés automatiquement. La localisation d un dossier est de trois types, chacun correspondant à un tableau non limité. 1 La localisation géographique : il s agit ici de saisir l adresse du bien, le lieu-dit, etc. Pour créer une nouvelle ligne cliquez sur le bouton «F3 Localisation» ou tapez sur la touche F3 de votre clavier. Une nouvelle ligne vierge est créée. Tapez le numéro de la voie, ou laisser vide pour la saisie d un lieu-dit par exemple, ou encore tapez le caractère «?» si vous disposez de la base de données FANTOIR des voies de la commune afférente à ce dossier. Dans ce cas une nouvelle fenêtre s ouvre : 44

45 Tapez alors les premiers caractères du nom de la voie recherchée. Selon la sélection du tri par le bouton «F2 Changer le critère de recherche», ce nom peut être le nom littérale de la voie, le nom de recherche initialisé par WinDossier ou encore le nom présent dans la base de données FANTOIR telle qu elle a été importée. Dès que la voie recherchée apparait dans le tableau double-cliquez sur cette ligne, ou sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton «OK». Selon la position du sélecteur positionné en-dessous du tableau, le nom FANTOIR de la voie ou le nom court initialisé par WinDossier sera transmis au tableau de localisation. Cette fenêtre permet la gestion des voies FANTOIR en ce qui concerne : l import d une base de données téléchargée sur un site Internet : une fois le fichier téléchargé sur voter disque dur cliquez sur le bouton «F8 Importer», sélectionnez ce fichier sur voter arborescence et cliquez sur «OK». réaliser des ajouts manuels à l aide du bouton «F4 Ajout manuel» qui vous donne accès à une nouvelle ligne vierge. Saisissez alors le code INSEE de la commune afférente, puis le nom de la voie sous ses trois forme et enfin le code de voie. Pour vous aider, le caractère «?» tapé dans cette colonne vous donne accès à la liste des codes de voies établie en configuration générale. Tapez les premiers caractères du type de voie puis tapez sur la touche Enrtée de votre clavier. La modification d une ligne sélectionnée dans le tableau est possible par l utilisation du bouton «F7 Modifier» La suppression d une ligne sélectionnée dans le tableau est possible par l utilisation du bouton «F5 Supprimer» Le bouton «F6 Tout supprimer», détruit toutes les lignes relatives à la commune en cours De retour ans le tableau de localisation, tapez le numéro de dans la voie. Le champ «Détail lieu des travaux, vous permet par exemple de saisir des informations de guidage pour les techniciens sur le terrains, ou de digicode, ou des informations concernant le gardien de l immeuble à contacter. 2 Références cadastrales : pour ajouter une ligne des références cadastrales, cliquez sur le bouton «F5 Référence cadastrale» ou tapez sur la touche F5 de voter clavier, puis saisissez comme vous le souhaitez les informations des trois colonnes. 3 Pour être géo référencé, par exemple pour prévoir un transfert dans la base AURIGE, cliquez sur le bouton «F7 Coordonnées Lambert». Une nouvelle ligne se crée dans le tableau «Coordonnées Lambert». Si une zone par défaut n a pas été donnée en configuration, renseignez le chiffre associé à la projection Lambert utilisée, puis donnez les coordonnées en X et Y puis le rayon de la zone en mètres. Dans le cas où vous avez inséré dans WinDossier des cartes géo référencées, donnez le chiffre 9 comme code de zone. Une nouvelle fenêtre s ouvre afin que vous sélectionniez la carte correspondante à la zone géo graphique où se situ le dossier. Puis cliquez sur la carte à l endroit même du dossier. Les coordonnées viennent alors s afficher dans le tableau. Reportez-vous au chapitre «Cartographie» Pour supprimer une ligne de localisation dans l un des tableaux, sélectionnez cette ligne puis utilisez les boutons en bas à droite. Onglet «Facturation / P.R.C.» Cet onglet se compose de champs en visualisation. Effectivement, la plupart s initialise en temps réel automatiquement soit suite à la saisie de temps passés dans WinDossier, soit suite à la saisie de devis, factures, avoirs, notes de débours et règlements depuis WinFacturation. Ils restent tout de même en saisie si vous ne possédez pas ce logiciel. Dans ce cas WinDossier vous demandera de confirmer si le montant saisi manuellement correspond à un ajout sur la somme précédente ou une correction de cette somme. 45

46 DEVIS : le montant du devis permet de contrôler la valeur du P.R.C. du dossier vis-à-vis de ce montant qui sera vraisemblablement le montant facturé, et ainsi de détecter les dossiers non rentables. Dans le cas où vous créez le dossier à partir d un devis, le montant est positionné automatiquement. ACOMPTE : vous créez peut-être le dossier suite à l acceptation du devios correspondant et demandez un acopte. Saisissez alors le montant dans ce champ, il sera repris par WinFacturation lorsque créerez la facture afférente. COEFFICIENT : c est le coefficient général du dossier pour le calcul de son P.R.C. (voir configuration générale) P.R.C. actuel : le montant du PRC est calculé en temps réel au fur et à mesure de la saisie des temps passés sur le dossier. Il n est donc pas conseillé de le modifier manuellement. FACTURES : le montant total facturé, le dossier pouvant faire l objet de plusieurs factures, est positionné ici automatiquement par WinFacturation. Il peut être H.T. afin d être comparé directement avec le montant PRC, ou T.T.C. pour être comparé directement avec le montant encaissé. ENCAISSES : ce montant est incrémenté automatiquement par WinFacturation dès la saisie de règlements sur des factures afférentes à ce dossier CONSOMMATION : correspond au montant total consommé par des frais divers non pondérés proposés en configuration générale. DEPENSES : correspond à la composante masse salariale du PRC DEBOURS : correspond à la facturation de débours, frais à taux de T.V.A. nul Un petit graphique vous informe visuellement des valeurs comparatives. Le dernier cadre vous informe de la période de travail sur ce dossier en vous donnant la date du premier temps passé et du dernier. Le champ «Facturés jusqu au» est la date jusqu à laquelle tous les temps passés ont fait l objet d une facture. Cette date peut être initialisée par WinFacturation lors de la facturation du dossier. Ainsi le PRC correspondant à la valeur des temps passés au-delà de cette date, correspond à l encours, au montant encore à facturer pour ce dossier. A la clôture de l exercice comptable, ce montant correspond aux heures stockées. La valeur du PRC évolue dans le temps. Elle peut faire l objet d un historique en fixant sa valeur à des moments particuliers, en fin d année par exemple ou lorsque vous passez à la tranche des travaux suivante. Pour enregistrer dans l historique la valeur courante, cliquez sur le bouton «Nouveau calcul PRC». Une nouvelle ligne se crée dans le tableau «Historique PRC». Cette ligne possède une colonne en saisie : «A nouveau». Elle permet de ne plus considérer à l avenir une perte consentie sur le dossier et de repartir comptablement sur une nouvelle valeur du PRC. Le dernier tableau vous indique, sans action possible, la liste des fiches de WinFacturation attachées au dossier. Onglet «Annexes / Documents / Plans» Vous trouver dans cet onglet des renseignements utiles pour le transfert dans AURIGE ou pour certaines statistiques : Votre numéro d enregistrement auprès de l ordre est initialisé depuis la configuration générale Le numéro d archivage du dossier et des plans prend comme valeur par défaut le numéro du dossier. Il est modifiable. Le responsable du dossier tiré de la base de données des collaborateurs, permet d obtenir une liste de dossier par responsable 46

47 Le service associé à ce dossier per met d obtenir des statistiques par service. Le bouton vous permet d afficher la fiche complète du service sélectionné. Le sélecteur permet d( indiquer à WinDossier que ce dossier doit faire l objet, ou non, d un transfert vers Aurige. Il s initialise suite à la sélection de la nature des travaux du dossier. Vous disposez dans WinDossier d un suivi de documents. Pour ajouter un document à suivre pour ce dossier : 1 cliquez sur le bouton «Sélectionner le document à ajouter» : la liste des documents initialisés en configuration générale s affiche pour permet la sélection. Parcourez le tableau afin de vous positionner sur la ligne du document à associer au dossier, puis cliquez sur le bouton «OK» ou tapez sur la touche «Entrée» de votre clavier. 2 Ou cliquez sur le bouton «Ajout libre d un document particulier» : cette procédure s adresse à des documents qui ne sont pas listés en configuration générale. Une ligne vierge se crée vous permettant de saisir le nom du document. Bien que ce tableau soit spécialement conçu pour suivre les étapes du D.A., 1 ère formalité au cadastre, signature du propriétaire puis 2 ème formalité au cadastre et retour avec le nouveau numéro de plan, ce tableau peut être utilisé pour n importe quel document. Dans ce cas seules les deux premières colonnes peuvent être nécessaires. La saisie des différentes dates est directe dans le tableau. Par ailleurs, vous disposez d un outil de suivi de documents dans le menu «Options Gestion du suivi». Rq. : tout document édité à l aide de l outil disponible par le bouton (voir ci-après) sera inséré dans ce tableau. Le tableau «liste des plans» permet d obtenir la liste des plans spécifiques à ce dossier, ou la liste des plans de la base de données générale qu il a utilisée. 1 Pour ajouter un plan au tableau cliquez sur le bouton «Ajout d un plan / Création». Vous avez alors deux possibilités, sélectionner un plan déjà présent dans la base de données générale, répondez «OUI», ou créer la fiche d un nouveau plan, répondez «NON». Lors de la création d un nouveau plan, selon l initialisation de l option «Codes de plan relatifs aux dossiers» de l onglet «générale» de la «Configuration générale», vous accédez à la fiche d un plan et exceptionnellement au champ «Code du plan». Saisissez alors, sur 13 caractères maximum, le code que vous réservez à ce plan. Il ne sera pas modifiable par la suite. Ensuite, passez d un champ à l autre à l aide de la touche tabulation de votre clavier et renseignez les informations dont vous disposez puis «Quitter» la fenêtre, l enregistrement est automatique. Si le code est relatif au numéro de référence du dossier, le plan est directement ajouté, vierge, dans le tableau avec son numéro incrémenté sur la référence di dossier. 47

48 Remarque : vous récupérez dans les listes «Type de plan» et «Support», les informations saisies dans les assistants de la configuration générale. D autre part ces listes, comme les fenêtres, sont extensibles. Leur aspect est sauvegardé poste par poste. Si vous répondez «non», vous accédez à la liste des plans de la base de données générale afin de sélectionner ceux affectés à ce dossier. Sélectionnez le plan à affecter au dossier puis cliquez sur le bouton «OK», ou double-cliquez sur la ligne afférente. Le bouton «F12 Imprimer» permet d obtenir une liste imprimable des plans enregistrés dans la base. 2 Pour compléter les informations relatifs au plan, ou les modifier ou tout simplement les visualiser, sélectionnez le plan dans le tableau puis cliquez sur le bouton «Fiche détail du plan sélectionné», ou double-cliquez sur cette ligne. Après confirmation, la fiche du plan s affiche vous laissant libre accès à ses informations. Si vous avez renseigné les coordonnées Lambert du dossier, WinDossier peut vous proposer tous les plans de la base de données localisés dans cette zone. Cliquez pour cela sur le bouton «Proposer suivant coordonnées Lambert du dossier». Onglet «Critères statistiques» L objectif de cette fonction est de répercuter les études à postériori réalisées sur les temps passés et plus spécifiquement sur le P.R.C., sur des études à priori à l attention de WinFacturation notamment pour la conception de devis pertinents ou peutêtre plus concurrentiels. Le moyen mis en œuvre est de rapprocher le dossier à évaluer en terme de coût d autres dossiers ayant des propriétés similaires et donc pour lesquels la comparaison de coût est pertinente. Les propriétés à votre disposition pour cela sont : une donnée de terrain qui peut-être une surface ou une longueur (pose de ligne électrique, ou implantation autoroutière par exemple) suivant le type de dossier, voir éventuellement un cubage une classification du bien mis en place dans les assistants de la configuration générale le nombre de lots concernés le nombre d intervenants principaux, par exemple le nombre de riverains qui sera peut-être un élément déterminant dans l évolution du coût du dossier Un critère libre en cas de besoin spécifique, critère dont les valeur peuvent être mises en place dans les assistants de la configuration générale. Cette opération est vivement conseillée car elle permet de rendre standard pour l ensemble des utilisateurs les valeurs possibles déterminées à l avance. Remarque : Un outil global sur tous les dossiers est disponible pour la saisie de ces renseignements en sélectionnant le menu «Options Statistiques Informations statistiques». Une nouvelle fenêtre s ouvre. 48

49 Faites apparaître le dossier sur lequel vous souhaitez intervenir en tapant sa référence dans le champ «Rechercher le dossier n». Ensuite, accédez aux colonnes correspondant aux informations à modifier ou compléter et tapez directement dans les cases leur valeur. La saisie d un maximum d informations, les plus justes possibles, rendra l outil plus performant en cas de besoin. Si vous ne possédez pas WinFacturation, ou souhaitez évaluer ce dossier vis-à-vis de ses semblables, un bouton «Statistiques» est disponible en bas à droite de l écran. En cliquant sur ce bouton, une nouvelle fenêtre s ouvre : 49

50 Saisissez la période de création de dossiers que vous souhaitez scruter à l ai de des outils habituels : - tapez directement les deux dates limites de période - faites évoluer le jour, le mois ou l année de ces dates à l aide des petits boutons flèches noires - cliquez sur les boutons pour sélectionner une date dans un calendrier - cliquez sur le bouton «Périodes» afin de sélectionner une période prédéfinie et initialiser ainsi les deux dates dans la même opération. Si vous utilisez cette fonction, la statistique peut se limiter aux dossiers dont l état d avancement correspond à celui sélectionné dans la liste «Limiter la statistique aux dossiers :». En cliquant sur «Calculer», une nouvelle fenêtre s ouvre : Le tableau statistique vous donne un état récapitulatif des heures et PRC par nature des travaux. Il peut donner lieu à deux éditions : «Graphiques» sou la forme : «Imprimer» sous la forme : 50

51 Une étude plus précise peut être réalisée sur une nature des travaux spécifique en la sélectionnant dans la liste «Obtenir le détail pour» puis en cliquant sur le bouton «Détail». Tous les temps passés de tous les dossiers créés sur la période demandée, de la nature des travaux sélectionnée et éventuellement étant dans l état d avancement saisi à l origine du calcul, sont récapitulés par collaborateurs, catégorie salariale, tâche et catégorie de tâche. Onglet «Suivi de chantier» Rq. 1 : Le suivi de chantier doit être paramétré absolument en configuration générale avant d utiliser cette fonction. Rq. 2 : Cette fonction est encours de mise au point au moment où nous concevons ce guide, et donc peut faire l objet de modifications 1 Les différentes étapes que le dossier doit respecter et l utilisateur pouvoir suivre dépendent du groupe dont fait parti le dossier. Pour sélectionner le groupe qui sera associé à ce dossier cliquez sur le bouton «Choisir un groupe». Sélectionnez le groupe adéquat dans la liste puis cliquez sur le bouton «OK». Les différentes étapes de ce groupe viennent remplir le tableau de suivi 51

52 Les différentes informations liées aux étapes sont initialisées pour la plupart, les autres étant optionnelles et à votre disposition. La procédure est une validation chronologique des étapes suivie d un lancement de l étape suivante. Cette gestion peut être réalisée sur la fiche de chaque dossier, ou plus globalement en utilisant le bouton principale. de la fenêtre 2 D étape en étape, l opération consiste au «Lancement d une étape» puis à «Valider l étape» encours, et ainsi de suite chronologiquement. Ces étapes peuvent avoir un délais de réalisation au-delà du quel l étape passera en alerte afin d attirer votre attention. Certains lancements ou validations d étapes peuvent être automatique selon leurs caractéristiques fixées en configuration générale. C est le cas des opérations suivantes : l édition d un document peut constituer une validation d étape, ou un lancement d étape la saisie d un temps passé associé à un code tâche particulier peut aussi constituer une validation d étape, ou un lancement d étape Deux autres fonctions de mise à jour sont disponibles. «Mettre à jour le groupe» : permet de mettre à jour le suivi de ce dossier, si de nouvelles étapes ont été créées, depuis l initialisation, sur ce groupe. «Annulation de la validation» : l étape validée sélectionnée peut repasser en étape encours ou en étape non encore atteinte. Enregistrement Enfin, cliquez sur le bouton «F11 OK», ou tapez sur la touche F11 de votre clavier, pour sortir de la fenêtre en enregistrant le dossier présent à l écran, ou enclenchez directement la création d un autre dossier en cliquant sur le bouton Durant l enregistrement, les opérations suivantes sont réalisées : 1. contrôle de la présence de tous les éléments demandés pour valider l enregistrement 2. enregistrement du client dans la base de données dans le cas d un nouveau client 3. transfert du dossier dans le logiciel GESARC si cela a été demandé 4. si cela est demandé dans WinFacturation, transfert du client du dossier sur les fiches liées à ce dossier Fiche dossier - Fonctions complémentaires Avant de quitter le dossier, plusieurs autres opérations sont possibles : Une fiche complète du dossier peut alors être obtenue en cliquant sur le bouton. Elle s effectue sous la forme : 52

53 bouton : permet l édition sous Microsoft Word d un ou plusieurs documents «Spécifiques WinDossier» mis en place en configuration générale. Une nouvelle fenêtre s ouvre : Le ou tous les documents à éditer doivent être placés dans la liste de droite à l aide du bouton «F4 Ajouter à la liste de sélection» après avoir sélectionné dans le tableau de gauche le document à ajouter. SI un document a été ajouté par erreur, utilisez le bouton placé en-dessous de la liste. Lorsque la sélection est correcte, cliquez sur le bouton «F12 Imprimer», ou «Ctrl F12 Voir» su vous souhaitez contrôler les documents créés dans Microsoft Word avant leur impression, qui devra alors être manuelle. bouton a été conçu pour permettre l impression d une fiche dossier spéciale directement sur la chemise du dossier. Si vous disposez d une imprimante A3 ou plus efficacement d une imprimante A3+, disposez une chemise vierge dans l imprimante puis cliquez sur ce bouton. bouton donne la liste des temps passés sur le dossier, et permet leur analyse. Une nouvelle fenêtre s ouvre : 53

54 Cette fenêtre comporte plusieurs pages. Leur affichage est contrôlé par le sélecteur situé en haut à droite. 1. LISTE Le tableau rassemble la liste des temps passés enregistrés pour visualisation, modification directe dans le tableau, ajout à l aide du bouton «Nouveau» et suppression à l aide du bouton «Supprimer». Le P.R.C. d un dossier se calcule en temps réel à la saisie de chaque temps passé. Pour des raisons notamment d accès réseau, ce calcul peut être altéré et le bouton «Recalculer» vous permet de contrôler/corriger ce calcul. Cette liste peut être éditée sur imprimante en cliquant sur le bouton «Impression». Dans ce cas, vous pouvez filtrer les temps passés du dossier qui feront l objet de cette édition grâce au sélecteur «Période d analyse»: 1. «Tous les temps passés» du dossier sont concernés 2. «Que les temps non facturés» : dans ce cas seuls les temps passés postérieurs à la date saisie dans le champ «Facturés jusqu au» de l onglet «Facturation / PRC» de la fiche dossier, sont concernés. 3. «Date particulière» : seuls les temps passés postérieurs à la date saisie dans le champ «Date de référence» 2. ANALYSE Cette interface vous propose trois tableaux réalisant des calculs récapitulatifs par collaborateur et par tâche, ainsi que l analyse de la consommation. Le «Nbre d heures à facturer» concerne les temps passés postérieurs à la date saisie dans le champ «Facturés jusqu au» de l onglet «Facturation / PRC» de la fiche dossier. Les deux études, par collaborateur et par tâche, peuvent être présentées sous la forme de camembert en sélectionnant «Graphe Collaborateur» ou «Graphe Tâche». Les propriétés d affichage de ces expressions graphiques peuvent être modifiées en cliquant simplement à l aide du bouton droit de votre souris directement sur le graphe. le bouton s adresse lui aux saisies de consommations. Une nouvelle fenêtre s ouvre : L ensemble des consommations du dossier sont présentes dans le tableau et peuvent faire l objet de modifications, d ajout à l aide du bouton «Nouveau» et de suppression à l aide du bouton «Supprimer». Le P.R.C. d un dossier se calcule en temps réel à la saisie de chaque temps passé, temps passés pouvant contenir des consommations, ou de chaque consommation. Pour des raisons notamment d accès réseau, ce calcul peut être altéré et le bouton «Recalculer» vous permet de contrôler/corriger ce calcul. 54

55 Le bouton permet d enregistrer le dossier en cours de saisie Création d un nouveau dossier selon un devis La création du dossier peut être réalisée suite à l acceptation d un devis créé sous WinFacturation. Ce devis comporte plusieurs éléments utiles sur la fiche dossier. Afin d éviter les ressaisies, sélectionnez le menu «fichiers Nouveau selon devis». Une nouvelle fenêtre s affiche vous donnant accès à la liste des devis non encore affectés à un dossier. Double-cliquez alors sur le devis accepté, origine de création du dossier. Reprenez ensuite la procédure classique de création de dossier. Au chargement de la nouvelle fiche dossier pour saisie des informations, un certain nombre de champs peut déjà avoir été initialisés dans le cas où l information correspondante est présente sur le devis. Il s git plus spécifiquement : - secteur d activité et nature des travaux - le «Suivi libre» reprend les références de ce devis - le montant du devis et éventuellement de l acompte enregistré sur ce devis, dans la partie «Facturation / PRC» - le client - la commune, l adresse et les références cadastrales De la même façon et inversement, le devis est modifié pour lui affecter le dossier créé, et les référence du client. En effet, vous avez pu saisir sur le devis un client sans référence, c est-à-dire sans attachement à la base de données de clients. C est encore un prospect. Par cette opération il devient réellement client. L opération de création de dossier vous propose alors d affecter une référence à cette personne, physique ou morale, et ensuite de créer sa fiche dans la base de données de clients et de transférer cette référence sur le dossier et sur le devis. Création flash d un nouveau dossier Le mode de création vu jusqu à présent, montre la fenêtre globale disposant de tous les champs qui peuvent être renseignés sur un dossier. Elle comporte sept onglets. Pour des raisons pratiques, il peut sembler pertinent de ne disposer que des champs principaux de saisie pour créer un dossier, les autres informations étant sans intérêt ou pouvant être saisis dans un deuxième temps. Pour ces types de dossiers, vous disposez de la création flash. Après avoir demandé la création flash des dossiers sur F4 en configuration générale, procédez comme précédemment. La fenêtre de saisie des informations est alors : Les informations principales sont présentes dans cette fenêtre minimale, et sont saisies de la même manière. A la fin de la saisie, et après avoir édité éventuellement une fiche dossier à l aide du bouton, cliquez sur le bouton «F11 OK», ou tapez sur la touche F11 de votre clavier, pour sortir de la fenêtre en enregistrant le dossier présent à l écran, ou enclenchez directement la création d un autre dossier en cliquant sur le bouton 55

56 Remarques : l édition de courrier, document interne ou externe, peut être réalisé à l ai du bouton RECHERCHER ET MODIFER UN DOSSIER De nombreux outils de recherche sont disponibles dans WinDossier, il s agit de choisir l outil le plus approprié selon le cas et l interface dans laquelle vous vous sentez le plus à l aise. Une fois trouvée, Le dossier peut être chargé. Il sera alors entièrement modifiable par vos soins. Chargement direct Sélectionnez le menu «Fichiers». Il s ouvre et fait apparaître les dix dernières références de fiches par ordre alphanumérique. Sélectionnez alors tout simplement le numéro de référence du dossier que vous souhaitez charger. Le menu fait apparaître un numéro d ordre puis la référence du dossier. Liste des dossiers Pour accéder à la liste des dossiers en cours depuis la fenêtre principale, sélectionnez le menu «Fichiers Dossiers» ou cliquer sur le bouton ou encore tapez sur la touche F5 de votre clavier. Une nouvelle fenêtre apparait : 56

57 La recherche du dossier à afficher/modifier est réalisée en fonction du «Tri du tableau» demandé. Saisissez alors l information correspondante dans le champ «Cherche», la référence du dossier par exemple si «Numéro de dossier» est sélectionné dans le champ «Tableau trié par». Lorsque le dossier désiré apparait en haut de tableau, tapez sur la touche «Entrée» de votre clavier., ou cliquez sur le bouton, ou double-cliquez sur la ligne du tableau afférente. Si le bouton est enfoncé, seuls les dossiers correspondant à la recherche sont affichés dans le tableau. Lorsque vous vous positionnez sur une ligne, certaines informations peuvent s afficher en haut à droite : Le libelle «A facturer» lorsque le PRC du dossier est positif et que le dossier n a pas encore fait l objet d un montant facturé. Le libelle «A facturer» lorsque le dossier a fait l objet d un montant facturé sans montant réglé. Cette liste des dossiers permet aussi les actions suivantes : BOUTON CLAVIER ACTIONS Entrée F4 Début Fin F1 ESC / Echap Suppr / Del F12 F6 F5 CTRL + L F3 CTRL + C F7 Ctrl+F Ctrl + P F3 Charge le dossier sélectionnée dans le tableau Créer un nouveau dossier Changer l ordre du tri : croissant ou décroissant Se positionner sur le premier enregistrement suivant le tri et l ordre Se positionner sur le dernier enregistrement suivant le tri et l ordre Afficher le message d aide de la fenêtre Quitter la fenêtre Détruire la fiche sélectionnée dans le tableau, avec confirmation <non utilisé> Impression de la fiche du dossier sélectionné Modifie la commande de transfert à Aurige pour ce dossier Archiver le dossier sélectionné dans le tableau, avec confirmation L archivage est une opération qui permet de transférer toutes les données du dossier dans des bases de données parallèles et ainsi libérer de la visibilité sur les bases de données de dossiers encours. Cela se fait sans aucune perte de données. L opération inverse est possible. Ce bouton vous permet d éditer n importe quel document mis en place en configuration générale, spécifiquement pour le dossier sélectionné dans le tableau. Lance un outil avancé de recherche de dossier suivant un ou plusieurs critères avec des possibilités de conditions importantes Affiche la fiche client associé au dossier sélectionné dans le tableau Dupliquer sous une autre référence le dossier sélectionné dans le tableau, avec confirmation. Cela permet une création rapide d un nouveau dossier. Fusion de dossier : tous les renseignements, ou certains d enter eux, du dossier sélectionné seront copiées sur le dossier dont la référence sera saisie dans un deuxième temps. Lance un outil de recherche particulier sous la forme de parcours successif suivant des critères évolutifs Si vous n êtes pas arrivé à retrouver la fiche désirée, ce bouton vous permet d accéder à un outil de recherche moins rapide mais plus performant N oubliez pas que vous pouvez arranger le tableau selon vos besoin en élargissant ou rétrécissant les colonnes à l aide de votre souris par un cliquer-étirer. Vous pouvez également régler la présence ou non de certaines colonnes disponibles dans ce tableau en utilisant le clic avec le bouton droit de votre souris. Cochez ou décochez alors les colonnes proposées afin de les voir apparaître ou disparaître de la liste des dossiers encours. Exemple 57

58 Dès qu une ligne est sélectionnée dans le tableau, la liste en bas de fenêtre vous donne la possibilité de faire évoluer simplement l état d avancement du dossier sélectionné, simplement en double-cliquant sur l état d avancement à associer à ce dossier. Edition de courriers Comme nous venons de le voir, le bouton ou la combinaison de touches CTRL + L permet l édition de courriers parmi ceux mis en place en configuration générale. Reportez-vous au paragraphe ci-dessus pour le fonctionnement. Recherche Flash Ce type de recherche est appelée ainsi car elle permet de saisir l information caractéristique du dossier à afficher quelque soit la manière avec laquelle elle a été saisie dans le logiciel (casse, ordre, ). Pour accéder à cette recherche, positionnezvous sur la fenêtre principale de WinDossier, toutes les autres fenêtres de ce logiciel fermées. Utilisez le clic sur le bouton ou tapez sur la touche F3 de votre clavier. Une nouvelle fenêtre s ouvre. Tapez alors dans le champ «Nom recherché» les premiers caractères d un mot qui aurait été saisi dans le champ «Société / particulier» ou «Clerc / Correspondant» de l onglet «Intervenants» de la fenêtre de création des dossiers. Au fur et à mesure de la saisie, WinDossier recherche les meilleurs résultats possibles et affiche dans la colonne «Intervenants» le nom complet du client trouvé. 58

59 Une ligne de résultat se lit ainsi : La personne physique ou morale «Intervenants» est intervenu en tant que «Qualité» sur le dossier «Dossier» créé le «Date». Ce dossier est un dossier «E» encours ou «A» archivé. Lorsque vous vous positionnez sur une ligne du tableau, le cadre «Détail du dossier vous donne les renseignements nécessaires à l identification précise du dossier avant, éventuellement, de la charger en double-cliquant sur la ligne afférente. Une fois retrouvée, le dossier peut donc être chargée pour modification/visualisation/edition à l aide du bouton «F6 - Dossier» ou en double-cliquant sur la ligne du tableau, ou encore en tapant sur la touche F6 de votre clavier. Cette recherche dite flash est aussi disponible avec les mêmes fonctions pour rechercher un dossier par adresse, sur le libellé des voies, par numéro, sur le numéro de référence des dossiers, et par libellé principale si vous structurez la saisie de cette information d une manière particulière. Choisissez le critère de recherche flash désiré à l aide du sélecteur situé endessous du champ de recherche. Le fonctionnement est alors le même que pour la recherche sur les clients. Ces recherches se basent sur un fichier spécifique conçu spécialement dans ce but. Pour des raisons de gestion réseau notamment, il peut ne pas donner de résultats. Pour être sûr de l absence d un tel dossier suite à une recherche infructueuse, vous avez la possibilité de mettre à jour ce fichier en utilisant le bouton «M.A.J.» Dans le cadre d une utilisation réseau, il est vivement conseillé de réaliser une opération de mise à jour alors que tous les autres postes ont fermé WinDossier. Cet outil permet aussi de réaliser une recherche plus spécifique dans les champs «Localisation» des dossiers. Basculez pour cela sur les onglets suivants «Localisation», «Cadastre» ou «Lambert» A chaque sélection, la fenêtre change alors d aspect. 1. LOCALISATION Situez votre recherche dans une commune. Pour cela, tapez le caractère «?» dans le champ «Dans la commune» et sélectionnez la ville correspondante. De retour dans cette fenêtre la commune ainsi que son code INSEE, information principale d identification, s initialisent. Tapez le «Nom court» de la voie recherchée puis cliquez sur le bouton «F3 Cherche» ou tapez sur la touche F3 de votre clavier. La recherche s effectue alors dans la localisation des dossiers encours, tableau du haut, et dans la localisation des dossiers archivés, tableau du bas. 2. CADASTRE 59

60 Situez votre recherche dans une commune. Pour cela, tapez le caractère «?» dans le champ «Dans la commune» et sélectionnez la ville correspondante. De retour dans cette fenêtre la commune ainsi que son code INSEE, information principale d identification, s initialisent. Si cette sélection a été réalisée dans l onglet précédent, elle est reportée ici tout en étant modifiable. Tapez éventuellement le «Quartier» dans lequel doit être réalisée la recherche, et la section recherchée puis cliquez sur le bouton «F3 Cherche» ou tapez sur la touche F3 de votre clavier. La recherche s effectue alors dans les références cadastrales des dossiers encours, tableau du haut, et dans les références cadastrales des dossiers archivés, tableau du bas. 3. LAMBERT Situez votre recherche dans une zone de projection en la sélectionnant dans la liste «rechercher sur la zone Lambert». Tapez ensuite les coordonnées X et Y du centroïde de la zone de recherche puis un rayon de recherche autour de ce point puis cliquez sur le bouton «F3 Cherche» ou tapez sur la touche F3 de votre clavier. La recherche s effectue alors dans les références cadastrales des dossiers encours, tableau du haut, et dans les références cadastrales des dossiers archivés, tableau du bas. 60

61 4. INSALUBRITE Les immeubles insalubres sont défini directement sur les fiches dossiers qui concernent de tel unités foncières. Situez votre recherche dans une commune. Pour cela, tapez le caractère «?» dans le champ «Dans la commune» et sélectionnez la ville correspondante. De retour dans cette fenêtre la commune, information principale d identification, s initialise. Tapez alors soit la «Section» soit le nom de la voie, la recherche est immédiate à chaque caractère tapé. Le bouton «F8 Supprimer» vous permet de supprimer de la base une référence à un immeuble frappé d insalubrité. D autre part, le bouton «F7 Modifier» vous permet d afficher la fiche complète insalubrité de l immeuble sélectionné dans le tableau. Vous pouvez modifier n importe quelle information de la fiche puis cliquez sur le bouton «F11 OK» Dossiers Archivés Généralités Afin d alléger les fichiers de bases de données relatifs aux dossiers encours et la liste de ces dossiers dans les interfaces utilisateurs, vous avez la possibilité de basculer toutes les informations de certains dossiers, dossiers soldées clos et sans intérêt pour le travail courant par exemple, dans des bases de données parallèles dites d archives. Cette opération se fait sans aucune perte de données. Suite à la procédure inverse dite de désarchivage, vous retrouverez vos dossiers dans l état où ils se trouvaient lors de leur archivage. Archivage simple Afin d archiver une seule fiche, chargez la fenêtre «Liste des dossiers», recherchez le dossier à archiver puis cliquez sur le bouton ou tapez sur la touche F5 de votre clavier. Cette fiche disparaît alors de la liste des dossiers encours. Gestion Dans le menu déroulant «Fichiers» et «Archivage», une nouvelle fenêtre s affiche vous permettant de visualiser les dossiers archivés, de les désarchiver ou de les supprimer complètement, ou utilisez le bouton la touche F6 de votre clavier. du menu principal ou 61

62 Tapez directement le numéro de dossier archivé dans le champ «N de dossier» puis sur la touche tabulation de voter clavier. Le dossier se charge à l écran en lecture seule. Vous avez alors la possibilité de : - le désarchiver à l ai de bouton «Désarchiver» - le supprimer définitivement à l ai de bouton «Supprimer» - imprimer un fiche complète du dossier à l aide du bouton sous la forme : Le bouton vous permet de rechercher le dossier à charger dans la liste complète des dossiers archivés. Une nouvelle fenêtre s ouvre : 62

63 Sélectionnez dans la liste «Table triée par» le critère selon lequel vous souhaitez effectuer la rechercher du dossier à visualiser. Puis saisissez l information de recherche correspondante dans le champ «Cherche». Le tableau s adapte au fur et à mesure de la frappe vous proposant la meilleure solution à votre recherche. Cette liste vous permet de : BOUTON CLAVIER ACTIONS Entrée Début Fin F1 ESC / Echap Suppr / Del F12 F5 CTRL + L F3 CTRL + C Ctrl + P F3 Charge le dossier sélectionné dans le tableau Changer l ordre du tri : croissant ou décroissant Se positionner sur le premier enregistrement suivant le tri et l ordre Se positionner sur le dernier enregistrement suivant le tri et l ordre Afficher le message d aide de la fenêtre Quitter la fenêtre Détruire le dossier sélectionné dans le tableau, avec confirmation <non utilisé> Impression de la fiche du dossier sélectionné Désarchiver le dossier sélectionné dans le tableau, avec confirmation Ce bouton vous permet d éditer n importe quel document mis en place en configuration générale, spécifiquement pour le dossier sélectionné dans le tableau. Lance un outil avancé de recherche de dossier suivant un ou plusieurs critères avec des possibilités de conditions importantes Affiche la fiche client associé au dossier sélectionné dans le tableau Lance un outil de recherche particulier sous la forme de parcours successif suivant des critères évolutifs Si vous n êtes pas arrivé à retrouver la fiche désirée, ce bouton vous permet d accéder à un outil de recherche moins rapide mais plus performant Archivage multiples Dans le menu déroulant «Outils» et «Archivage / Désarchivage», cette fenêtre vous permet d archiver ou de désarchiver un ou plusieurs dossiers dans la même opération. Une nouvelle fenêtre s ouvre. L objectif dans un premier temps est de remplir la liste «A archiver» des références de tous les dossiers à archiver. De façon plus précise, vous pouvez réaliser une recherche en faisant dérouler la liste des dossiers encours à l aide de l ascenseur vertical situé sur la droite du tableau, puis double-cliquez sur la ligne correspondant aux dossiers à archiver. D une autre façon, vous pouvez demander à WinDossier de sélectionner la liste des dossiers à archiver suivant certains critères que vous aurez saisis. Cochez alors les critères de sélection choisis, dans la liste «Options de sélection 63

64 automatique», et, le cas échéant, les informations, dates, état, préfixe de numéro de dossier, correspondantes dans les champs afférents. Cliquez ensuite sur le bouton «Sélectionner» Vérifier la liste «A archiver» construite : > Dès que vous sélectionnez une référence dans cette liste, le dossier afférent apparaît en surbrillance dans le tableau. > Retirer un dossier sélectionné par erreur en le sélectionnant dans la liste puis en cliquant sur le bouton «Retirer» > Recommencer entièrement la sélection en cliquant sur le bouton «vider». Dès que la liste est correcte, cliquez sur le bouton «Archiver» De la même façon cette fenêtre vous permet l opération inverse, de désarchivage. Pour cela sélectionnez en haut au centre «Désarchivage». La fenêtre s adapte alors, le tableau liste maintenant les dossiers déjà archivés afin de procéder à leur désarchivage. L utilisation des fonctions est la même. Temps passés Généralités Au-delà de ses fonctions d archivage, WinDossier est un logiciel de gestion permettant le suivi régulier des coûts sur vos dossiers. Ces différents coûts sont détaillés dans la formule de calcul du P.R.C. (prix de revient chantier). Ces calculs sont réalisés en temps réel à partir des temps passés des collaborateurs qui peuvent complété par la saisie de la consommation, frais divers correspondant au repas, kilomètres, bornes, tirages, etc. Avant d entreprendre la saisie de vos temps passés, vous devez avoir configuré : - les coefficients de calcul - le taux horaire des collaborateurs - les différentes tâches caractérisant le type de travail réalisé durant ces temps passés Et en option : - les différentes consommations qui seront éventuellement utilisées lors des saisies avec leur tarif unitaire - les tarifs des tâches La saisie de chaque temps passé correspond à la donnée suivante : Le collaborateur X a passé X heures sur le dossier X à faire la tâche X, durant ce temps il aura consommé.. Rq. : le nombre d heures est un nombre réel, 2H30 par exemple se notera 2,5 Saisie en Fiche Sélectionnez le menu «Saisies Saisie en fiche», une nouvelle fenêtre apparait. Suivant la configuration des coches d options situées en haut à gauche, la fenêtre peut prendre plusieurs aspects plus ou moins détaillé. Dans cette fenêtre, la saisie est circulaire. Elle peut donc être réalisée par collaborateur ou par dossier. 64

65 Positionnez-vous dans le champ «Numéro de dossier» et saisissez le numéro de dossier sur lequel vous souhaitez enregistrer un temps passé, ou cliquez sur le bouton pour le sélectionner dans une liste. Dans le cadre jaune en haut à droite de la fenêtre, les informations principales du dossier vous permettent de l identifier correctement. Puis tapez sur la touche tabulation et saisissez l information sur laquelle le curseur se positionne. Continuez jusqu à atteindre le bouton «Enregistrer». Tapez alors sur la touche validation de voter clavier. Si la coche «Confirmer» est sélectionnée, des messages de confirmation avant et après l enregistrement vous sont donnés. Le nombre de temps passés enregistrés et le nombre d heures correspondant sont inscrits en bleu dans la barre de message en bas de fenêtre. Champ par champ : «Nom de l intervenant» : tapez le nom ou le code interne du collaborateur, ou sélectionnez le collaborateur dans la liste en la déroulant à l aide du pavé de flèches de votre clavier, ou encore tapez le caractère «?» pour le sélectionner dans une liste. «Date» : tapez la date du temps passé. Si elle correspond au mois et à l année encours, vous pouvez vous limiter à taper le numéro du jour «Nombre d heures» : tapez la durée du temps passé en heure sous forme numérique «Libellé/Code de la tâche» : tapez le libelle ou le code de la tâche, ou sélectionnez la tâche dans la liste en la déroulant à l aide du pavé de flèches de votre clavier, ou encore tapez le caractère «?» pour la sélectionner dans une liste. Si elle ne correspond pas à une tâche horaire, pour le calcul du coût relatif spécifiquement à l exercice de cette tâche, tapez la quantité correspondante dans la champ suivant. «Type de frais divers» : tapez le libelle du frais divers pondéré, ou sélectionnez-le dans la liste en la déroulant à l aide du pavé de flèches de votre clavier. Tapez ensuite dans le champ suivant, la quantité correspondante, puis contrôlez/saisissez/corrigez le «Prix unitaire» et le montant total correspondant. S il s agit d une consommation, non pondéré par le coefficient général, tapez le caractère étoile pour enclencher la saisie de la consommation associée à ce temps passé. «Consommation» : dans le cas où vous avez des consommation à saisir, tapez le caractère étoile dans ce champ. A l enregistrement du temps passé, une nouvelle fenêtre s ouvre. Saisie de la consommation Sélectionnez dans la liste «Liste des types de consommation» la dépense à ajouter à la consommation du dossier à l aide du pavé de flèches de votre clavier, puis tapez sur la touche de validation de voter clavier. La dépense vient s ajouter au tableau, le curseur positionné dans la colonne «Quantité» qui est alors à saisir. Contrôlez, saisissez ou corrigez le prix unitaire, «P.U.». Pour ajouter une autre dépense, tapez sur la touche «Inser» de votre clavier ou cliquez sur le bouton «INSER Nouvelle sélection» et reprenez les opérations ci-dessus. Lorsque toutes les saisies on t été effectuées, cliquez sur la touche «F12 Quitter en validant» ou tapez sur la touche F12 de votre clavier. Remarque : la saisie de la consommation peut être indépendante de la saisie des temps passés. Sélectionnez pour cela le menu «Saisies Consommation». Une nouvelle fenêtre s ouvre. 65

66 La saisie est de même type que la saisie en fiche. Si l option «Complément?» est cochée, vous pouvez associer à la consommation saisie un collaborateur et une tâche. La touche «+» de votre clavier, ou le lcic sur le bouton «Enregistrer», permet d enregistrer la consommation saisie à l écran. De retour dans la fenêtre de saisie, le curseur est positionné sur le numéro de dossier. Reprenez, à l aide de la touche tabulation de votre clavier, circuit de saisie pour l enregistrement du temps passé suivant. Contrôle des temps passés Le bouton vous permet d établir une édition de contrôle listant les temps passés de tous les dossiers et tous les collaborateurs sur la période déterminée par la date apparaissant dans le champ «Date». Vis-à-vis de cette date, cette vérification peut être journalière ou hebdomadaire. Elle est sous la forme : Par contre, cette forme de saisie vous impose un circuit de saisie et les informations à saisir. WinDossier vous propose donc une autre forme de saisie en fiche qui doit être personnalisée. Personnalisation de la saisie en fiche Dans le menu «Saisies Personnalisation», une nouvelle fenêtre s ouvre. 66

67 La liste «Informations disponibles» dispose de toutes les informations qui peuvent être saisie pour un temps passé. Double-cliquez sur chaque information que vous souhaitez saisir et cela dans l ordre où vous les saisissez, ou dans l ordre où elles apparaissent sur vos fiches de temps. La fenêtre de saisie flash respectera le nombre et l ordre des champs. Vous pouvez aussi sélectionner la ligne à transférer puis cliquer sur le bouton. Si une sélection s effectue par erreur, double-cliquez sur la ligne de la liste «Saisie souhaitée» pour la supprimer. Dans cette forme, le circuit de saisie passera à chaque temps passé par tous les champs contenus dans la liste «Saisie souhaitée». Si vous souhaitez que le circuit de saisie, d un temps passé à l autre, ne passe pas à chaque fois par certains champs qui n évolue pas fréquemment entre deux saisies, définissez les champs seuls concernés par le circuit de saisie. Pour cela, sélectionnez, dans l ordre de saisie du circuit à définir, chaque élément de la liste du centre à transférer dans la liste de droite, puis cliquez sur le deuxième bouton. Vous pouvez ensuite définir ce type de saisir comme le style de saisie des temps passés à utiliser par défaut. Pour cela sélectionnez «En saisie flash» dans le sélecteur «Mode de saisie des temps passés par défaut». Ce mode sera alors automatiquement lancé lorsque vous utiliserez le bouton principale du logiciel. ou la touche F9 de votre clavier, au niveau de la fenêtre La «Période de saisie» permet d initialiser le champ «Date» de la saisie au chargement de la fenêtre par : - journalière de la veille : la date du jour précédent au jour de saisie - journalière du jour : la date du jour de saisie - hebdomadaire courante : le lundi de la semaine encours - hebdomadaire précédente : le lundi de la semaine précédente 67

68 Saisie par import Excel Dans la fenêtre de personnalisation, sélectionnez «Import Excel» dans le sélecteur «Mode de saisie des temps passés par défaut». Cliquez ensuite sur le bouton et sélectionnez sur votre arborescence le fichier Excel dans lequel les temps passés seront saisis. Ce fichier doit respecter le contenu et l ordre des colonnes définis dans la liste «Saisie souhaitée». Il sera lu dès l utilisation du bouton «Saisies Saisie par import Excel». de la fenêtre principale de WinDossier ou la sélection du menu Ce fichier doit comporter la valeur FIN sur la première colonne de la dernière ligne, cette ligne n étant pas une ligne de donnée. Saisie en tableau par dossier Dans le menu «Saisies Saisie en tableau par dossier», la procédure vous propose la liste des dossiers encours afin de sélectionner, à tour de rôle, les dossiers sur lesquels des temps passés doivent être saisis. Dès la sélection d un dossier, la fenêtre de gestion des temps passés du dossier, vu précédemment, s ouvre. Vous pouvez alors cliquez sur le bouton «F4 Nouveau». Une nouvelle ligne vierge est créée. Saisissez alors : - la date du jour du temps passé et tapez sur la touche tabulation de voter clavier - le nom du collaborateur, ou tapez le caractère «?» pour le sélectionner dans une liste, puis tapez sur la touche tabulation de votre clavier - le nombre d heure en numérique, puis tapez sur la touche tabulation de votre clavier - le code de la tâche exécutée, puis tapez sur la touche tabulation de votre clavier - le caractère étoile dans le colonne «Type FD» si vous souhaitez saisir des consommations. Puis tapez sur la touche tabulation de votre clavier jusqu'au message d enregistrement vous proposant d enchainer d autre temps passés. Quitter la fenêtre et sélectionnez le dossier suivant. Saisie en tableau par collaborateur Dans le menu «Saisies Saisie en tableau par collaborateur», la procédure vous propose la liste des personnes afin de sélectionner, à tour de rôle, les collaborateurs sur lesquels des temps passés doivent être saisis. Dès la sélection d une personne, la fenêtre de gestion de ses temps passés, s ouvre. Vous pouvez alors cliquez sur le bouton «F4 Nouveaux». Une nouvelle ligne vierge est créée. 68

69 Saisissez alors : - la date du jour du temps passé et tapez sur la touche tabulation de votre clavier - le numéro du dossier, ou sélectionnez-le dans la liste préétablie, ou tapez le caractère «?» pour le sélectionner dans une liste, puis tapez sur la touche tabulation de votre clavier (quelques informations du dossiers apparaissent en bas de fenêtre afin de contrôler la bonne association) - le nombre d heure en numérique, puis tapez sur la touche tabulation de votre clavier - le code de la tâche exécutée, ou sélectionnez-le dans la liste préétablie, ou tapez le caractère «?» pour le sélectionner dans une liste puis tapez sur la touche tabulation de votre clavier - le caractère étoile dans le colonne «Type FD» si vous souhaitez saisir des consommations. Puis tapez sur la touche tabulation de votre clavier jusqu'au message d enregistrement vous proposant d enchainer d autre temps passés. Quitter la fenêtre et sélectionnez le collaborateur suivant, ou sélectionnez le collaborateur suivant en utilisant la liste préétablie en haut à gauche de la fenêtre «Collaborateur concerné» Le bouton vous permet de filtrer l affichage des temps passés donnée pour le collaborateur sélectionné, et ainsi de limiter cet affichage à une période donnée à sélectionner dans la liste afférente à l aide d un clic sur ce bouton avec le bouton droit de votre souris. La liste ainsi obtenue peut être imprimée à l aide du bouton. Le résultat est de la forme : 69

70 Temps passés non productifs On a tendance à ne saisir que les temps passés sur les dossiers réels, commerciaux. Il peut s avérer très intéressant de réaliser la saisie de tous les temps passés : productif ou non directement productifs comme les tâches formation, comptabilité, devis, archivage, entretien et petites réparations, etc, mais aussi les absences comme récupération, congés maladie ou maternité, congés payés, etc. Au-delà des temps passés, il existe des consommations non productives, ou non directement affectées à un dossier «commercial», comme les factures EDF, chauffage, Télécom, location des locaux, etc. De la même manière, WinDossier vous propose de calculer le coût, le P.R.C., de ces frais en dépenses et masse salariale. Pour cela, après avoir créé les tâches et consommations correspondantes dans les bases de données, vous avez deux possibilités : 1. avoir saisi un «Code des dossiers non productifs» en configuration générale. WinDossier, à l aide de ce préfixe, crée automatiquement un dossier par an dans lequel seront enregistrés les «Temps non affectés» 2. a chaque début d année, créez un ou plusieurs dossiers spécifiques à la date du 1 er janvier sur lesquels seront affectés les temps passés de cette catégorie, par exemple : DIVERS2008 ou CONGES2008, etc. Chaque année, le P.R.C. de ces dossiers vous donnera des éléments importants pour éventuellement faire évoluer votre coefficient général, et ainsi affecter les charges non productives sur les dossiers commerciaux au prorata de leur valeur. Si vous adoptez la solution 2, conseillée, reportez-vous aux explications ci-dessus. Sinon, sélectionnez le menu «Saisies Temps non affectés». Une nouvelle fenêtre s ouvre. Parcourez les champs à l aide de la touche tabulation de votre clavier en saisissant sur chacun l information correspondante ou en la sélectionnant dans les listes préétablies. Puis cliquez sur le bouton «OK». La saisie est simplifiée. Vous ne pouvez pas saisir de quantité sur les tâches mais le tarif de la tâche est pris en compte sur les tâches horaire. Aucun frais divers pondéré ne peut être saisi, mais vous pouvez saisir de la consommation. Tous ces temps passés sont affectés au dossier spécifiquement créé automatiquement pour calculer le PRC de ces temps et cette consommation. Vous pourrez l étudier avec les mêmes outils que les dossiers commerciaux. 70

71 ETABLIR UNE LISTE SPECIFIQUE DE DOSSIERS Statistiques prédéfinies L objectif de cette fenêtre est de vous permettre de disposer de liste de dossiers ayant des tris, des critères de sélection et une présentation particulière. Dans le menu «Options» et «Statistiques» et «Editions pré-définies», cette fenêtre vous permet d obtenir une série de statistiques. L opération consiste à localiser rapidement les éditions qui vous intéresse en testant touits les cas de configuration statistiques présents. Une nouvelle fenêtre s ouvre : Afin d obtenir une édition statistique, vous devez respecter 3 étapes : 1. sélectionner l édition souhaitée : choisissez le «Type d édition», une statistique sur les temps passés, la consommation ou les dossiers sélectionnez la période concernée par la statistique en saisissant la date de début et de fin de cette période. Pour vous aider, les petits boutons flèches situés à droite des champs dates vous permettent, avec votre souris, d augmenter ou diminuer le jour, le mois ou l année. D autre part, le bouton «Période prédéfinie», vous permet de sélectionner directement la période souhaitée. sélectionnez les limites d édition : Vous pouvez ou non «Intégrer les données archivées» et obtenir une statistique globale, mais aussi limiter, pour certaines statistiques, l étude aux dossiers dont a. la référence respecte le préfixe renseigné dans le champ «Code Dossiers» b. l état d avancement correspond à celui sélectionné dans la liste «Etat sélectionné» c. l état comptable respecte la «Limite de Gestion» fixée 2. Régler l aspect de l édition Suivant la statistique demandée, les options sont accessibles ou non, vous ouvrant leur utilisation. Sélectionnez alors la «Répartition» souhaitée, le critère selon lequel un sous-total est demandé, et le critère de tri de l édition. 71

72 Remarque : la statistique «Liste des dossiers encours» peut présenter deux aspects suivant la sélection de l option correspondante : un aspect plus «Gestion» ou «Localisation» 3. Cliquez sur le bouton «Lancer la statistique». L édition peut se présenter par exemple sous la forme : Ou sous la forme de tableau en double entrée : Statistiques personnalisées L objectif de cette fenêtre est de vous permettre de disposer de nombreuses options et de critères de sélection des dossiers qui apparaîtront sur les listes. Dans le menu «Options» et «Statistiques» et «listes personnalisées, cette fenêtre vous permet d obtenir une série de statistiques entièrement personnalisable. L objectif de l utilisateur est de concevoir sa propre édition statistique : ses filtres, ses informations données, et de la sauvegarder afin de pouvoir être réutilisée plus facilement. Une nouvelle fenêtre s ouvre : 72

73 Construisez la forme du tableau statistique souhaité en faisant glisser les informations devant apparaître sur l édition, et dans l ordre d apparition souhaité, de la liste «Colonnes possibles» vers la liste «Colonnes choisies» par un cliquez/relâchez à l aide du bouton gauche de votre souris. Pour supprimer un élément de «Colonnes choisies», double-cliquez sur la ligne correspondante. Dans la partie «Limites d édition», sélectionnez ensuite tous les critères par la colonne de coches, avec leur valeur associée sélectionnée dans les listes correspondantes, qui correspondent à vos souhaits. Leur action se cumule. Enfin, fixez les «Options d édition» : - «Inclure les archives» : les données à éditer seront recherchées sur les dossiers encours ET sur les dossiers archivés - «Limite de gestion» : permet éventuellement de limiter l édition aux seuls dossiers non facturés ou inversement aux seuls dossiers déjà facturés - «Edition triée par» : renseigne sur le critère sur lequel l édition sera triée - «Demander un sous-total par» : permet de n avoir en édition que le récapitulatif du P.R.C. total sur le critère retenu, sans le détail des dossiers ayant produits ce calcul Cliquez ensuite sur le bouton «OK». Une nouvelle fenêtre s ouvre. Vous disposez, dans le cadre d une édition globale, de la procédure de transfert initiée par le clic droit de votre souris directement sur le tableau. Le même clic droit sur le bouton «Editions Dossiers sélectionnés» vous permet d imprimer des fiches individuelles sur chaque dossier sélectionnés dans le tableau. Etude par nature des travaux 73

74 Dans le menu «Options Statistiques Etude par nature des travaux» vous disposez d un outil d étude spécifique du temps passé et du P.R.C. de vos dossiers, étude récapitulative par nature des travaux. Une nouvelle fenêtre s ouvre. Saisissez la période de création de dossiers que vous souhaitez scruter à l ai de des outils habituels : - tapez directement les deux dates limites de période - faites évoluer le jour, le mois ou l année de ces dates à l aide des petits boutons flèches noires - cliquez sur les boutons pour sélectionner une date dans un calendrier - cliquez sur le bouton «Périodes» afin de sélectionner une période prédéfinie et initialiser ainsi les deux dates dans la même opération. Si vous utilisez cette fonction, la statistique peut se limiter aux dossiers dont l état d avancement correspond à celui sélectionné dans la liste «Limiter la statistique aux dossiers :». En cliquant sur «Calculer», une nouvelle fenêtre s ouvre : Le tableau statistique vous donne un état récapitulatif des heures et PRC par nature des travaux. Il peut donner lieu à deux éditions : «Graphiques» sou la forme : 74

75 «Imprimer» sous la forme : OBBC Développement - Guide de l utilisateur WinDossier Réseau Version 9.0 Une étude plus précise peut être réalisée sur une nature des travaux spécifique en la sélectionnant dans la liste «Obtenir le détail pour» puis en cliquant sur le bouton «Détail». Tous les temps passés de tous les dossiers créés sur la période demandée, de la nature des travaux sélectionnée et éventuellement étant dans l état d avancement saisi à l origine du calcul, sont récapitulés par collaborateurs, catégorie salariale, tâche et catégorie de tâche. Les statistiques collaborateurs Dans le menu «Options - Statistiques Statistiques collaborateurs», Cette fenêtre vous permet d apprécier : le coût du salarié (masse salariale facturée, et heures travaillées), la répartition de l activité par tâche, la variation de l activité du salarié tout au long de l année, les heures travaillées dans une période, le bilan des absences, chiffre d affaires par nature des travaux. rentabilité des personnes sur leurs activités facturées 1 Choisissez dans la liste la statistique souhaitée. Les options s activent ou se grisent suivant les besoins de la procédure d édition 2 fixez en les saisissant directement ou en les sélectionnant dans le listes, les limites d édition choisies 75

76 3 cliquez sur le bouton «Tableaux» pour obtenir une réponse sous forme de tableau ou graphique. Le bouton «Imprimer» édite les statistiques sur votre imprimante. Le transfert direct Dans la fenêtre «Liste des dossier» ou «Recherche d un dossier archivé», vous avez accès, comme dans n importe quel tableau de WinDossier, au transfert direct des données par exemple dans Microsoft Excel. Vous pourrez alors réaliser les tris, filtres, et mise en page personnalisées que vous souhaitez. Reportez-vous alors à la documentation de ce logiciel. Pour cela effectuez un clic sur le tableau à l aide du bouton droit de votre souris. L export des données Dans le menu «Outils Export», vous avez accès à une nouvelle fenêtre. Elle vous permet d établir dans un tableau la liste des informations à transférer sous un autre format, dans un autre logiciel parmi ceux proposés. Sélectionnez le type de données base de l export dans le champ «Sélection de l export». «Dossiers» : tous les dossiers respectant les «paramètres» sont exportées, «Temps passés» : la procédure de sélection d export recherche ses données dans les bases de données de temps passés «Non facturés» : tous les dossiers respectant les «paramètres» sont exportées, sauf si leur montant facturé est nul Ensuite, vous pouvez limiter la liste établie pour l export à l aide de plusieurs critères qui se cumulent. Sélectionnez les «limites» désirées puis renseignez les informations correspondantes dans la partie «paramètres», à saisir manuellement ou à sélectionner dans les listes : Limiter aux dossiers associés à «Responsable des travaux» Limiter aux dossiers de la nature des travaux indiquée Limiter aux dossiers dont le numéro de référence commence par le préfixe indiqué dans le champ «Dossier», ou édition limitée au dossier dont la référence est saisie dans ce champ. La procédure comprend les données encours et archivées. 76

77 Cliquez ensuite sur le bouton «Export». Les données correspondantes sont transférées dans le tableau «Résultat de la recherche à exporter». Effectuez alors un clic avec le bouton droit de voter souris directement sur le tableau afin de transférer les données dans Excel, dans Word ou dans le presse papier. Transmission des données Transmission d un site à l autre Dans le menu déroulant «Outils», «Transmission interne», une nouvelle fenêtre s affiche vous permettant de transférer des données d un site équipé de WinDossier à un autre site, ou ordinateur portable, équipé lui aussi de ce logiciel. L opération se passe en deux temps : 1. un export réalisé sur le poste de référence dit donneur, 2. un import de cet export sur le poste receveur, Ce transfert se réalise via un répertoire du disque dur du poste ou du serveur, ou d un support amovible (Disquette, clé USB), ou via votre réseau. Ce répertoire d échange doit être renseigné à chaque fois dans le champ «Répertoire destination» à l aide éventuellement du bouton «Parcourir». Pour cela, sélectionnez, au niveau de l option «Sens de l opération» la direction du transfert : Export ou Import Cette opération concerne par défaut toutes les données des dossiers Encours, ou des dossiers Archivés, ou encore Encours ET Archivés («TOUS»), dont la date de création court à partir de la date précisée dans le champ «Transmission des dossiers : créés à partir du». Vous pouvez limiter le transfert aux seuls temps passés de ces dossiers. La période de transfert respectera celle indiquée à l écran. ATTENTION : il faut que l import soit réalisé avec les même paramètes de l export. Cliquez ensuite sur le bouton «OK», Transmission dans la base nationale AURIGE Dans le menu déroulant «Outils», «Export AURIGE», une nouvelle fenêtre s affiche vous permettant de transférer tous les dossiers destinés à cette opération, et non encore transférés, dans un fichier au format texte. Définissez la période de création de dossier concernée par l export. 77

78 Par défaut, seuls les dossiers pour lesquels «Doit être transféré à Aurige» est sélectionné dans l onglet «Annexes / Documents / Plans» de leur fiche dossier, ou notés Oui dans la colonne «G» de la fenêtre «Liste des dossiers», sont concernés par cet export. Les deux autres valeurs de cette information peuvent être contournées : - «ne concerne pas Aurige» par «Transférer tous les dossiers sans égard à la nature des travaux», mais cet export est en générale mal accepté par AURIGE - «A été transféré à Aurige» par «transférer les dossiers même si déjà transmis» Renseignez le répertoire et le nom du fichier à créer à l aide du bouton «Sélectionner». Il est conseillé de conservez comme nom de fichier : UPLOAD_PV.TRANS Cliquez ensuite sur «OK» Le fichier texte est alors créé, il ne vous reste plus qu à vous connecter sur la partie PRO du site geometre-expert.fr Carte de localisation Lambert WinDossier vous permet de charger une carte et de calculer alors les coordonnées Lambert, pour cela dans le menu déroulant «Outils» et «Cartes de localisation Lambert», une nouvelle fenêtre s affiche. Pour charger une carte présente dans la liste, double cliquez dessus, ou sélectionnez la et cliquez sur le bouton Ok. Pour créer une nouvelle carte dans Windossier, cliquez sur le bouton F4 Nouveau ou utilisez le bouton F4 de votre clavier, un nouveau champ apparaît, saisissez alors le nom de la nouvelle carte à créer puis quitter le champ, une nouvelle fenêtre s affiche vous permettant de sélectionner le fichier-carte à utiliser. Le logiciel charge alors le plan sélectionné, et vous propose de saisir les coordonnées de deux points connus sur le plan, 78

79 A l aide de votre souris cliquez sur le premier point connu dans la carte de droite (vous pouvez utilisez les fonctions zoom) et indiquez les coordonnées lambert X et Y du premier point, puis cliquez le deuxième point connu dans la carte de droite (vous pouvez utilisez les fonctions zoom) et indiquez les coordonnées lambert du deuxième point. Votre carte est alors configurer pour calculer les coordonnées lambert de tous points cliqués. Suivi des documents Dans le menu déroulant «Options» et «Gestion du suivi», Le tableau présent liste tous les documents actuellement en cours de traitement. Vous pouvez gérer ainsi l initialisation des dates de façon global sur les dossiers. Un clic dans une case vide du tableau, initialise cette case par la valeur de la date du jour. Le bouton «Statistiques» permet d obtenir sur fichier les documents dont la date de dépôt est initialisée et le retour non encore enregistré. Cette détection se fait en fonction du délais du document correspondant. Remarque : le bouton «Supprimer», après sélection, supprime la ligne de document. Dossiers à livrer Dans le menu déroulant «Options» et «Dossiers à livrer», une nouvelle fenêtre s affiche vous permettant d obtenir une liste de dossiers qui doivent être livrés prochainement. Cette fenêtre fonctionne grâce au champ «Date de livraison» présent dans la fenêtre «Gestion de dossiers» (menu déroulant «Fichier» et «Dossier») ainsi qu au paramètre indiqué dans la fenêtre «Configuration» (menu déroulant «Outils» et «Configuration» puis dans l onglet «Générale») ou vous précisez le délai de livraison. 79

80 Anciennes et nouvelles références cadastrales Dans le menu déroulant Outils puis Cadastre, une nouvelle fenêtre s affiche vous permettant d enregistrer les correspondances entre d anciennes références et les nouvelles références cadastrales. En effet, lors de certains types d opérations, les divisions par exemple, il y a disparition et création de nouvelles références cadastrales ; les dossiers antérieurs possèdent donc des références inexistantes. Lorsque vous recherchez des dossiers sur les références actuelles, le résultat est erroné, ou incomplet. Il faut aussi rechercher sur les anciennes références correspondant à celles recherchées. Ce tableau vous permet alors d enregistrer les correspondances afin d en bénéficier. Pour cela, 1 choisissez grâce à? la commune souhaitée, 2 cliquez sur le bouton Nouveau, 3 puis saisissez les anciennes références (quartier, section, parcelles) puis les nouvelles (quartier, section, parcelles), indiquez la date de saisie ou de changement, et un commentaire. Renouvelez l opération 1,2 et 3 autant de fois que souhaité. Remarque : pour rechercher une ancienne ou nouvelle référence, choisissez la commune et tapez? dans le champ Commune, saisissez le quartier (s il existe) puis la section recherchée, cliquez enfin sur le bouton Cherche. L information recherchée apparaît alors. 80

81 Autres outils Procédures de Contrôles Contrôle d accès Dans le menu déroulant «Outils», «Protection», une nouvelle fenêtre s affiche vous permettant de mettre en place un mot de passe d accès au logiciel. Vous disposez de 4 niveaux d accès, chacun ayant son mot de passe d identification. Effectivement, l accès n est pas identifié par collaborateur, mais par niveau. Vous donnez à chaque personne devant pouvoir accéder à WinDossier un mot de passe. Ce mot de passe est associé à un niveau d accès qui sera alors celui de la personne. L accès de plusieurs fonctions du logiciel peut être contrôlé. Elles sont listées dans la colonne «Libellé». Associez-leur un «Niveau» de sécurité : «Tous» : la fonction est en accès libre sans mot de passe «Utilisateur» : seules les personnes connaissant le mot de passe des niveaux Utilisateur, Cadre ou Superviseur peuvent accéder à cette fonction «Cadre» : seules les personnes connaissant le mot de passe des niveaux Cadre ou Superviseur peuvent accéder à cette fonction «Superviseur» : seules les personnes connaissant le mot de passe du niveau Superviseur peuvent accéder à cette fonction Le mot de passe associé à chaque niveau doit être saisie sur une des lignes associée à ce niveau. Le mot de passe sera demandé à chaque demande d accès à une fonction contrôlée. Afin que cette demande ne soit réalisée que lors du lancement du logiciel et reste valable durant toute son utilisation, cochez l option «Vérification unique au lancement». Dans ce cas, et à tout moment en cas d absence, vous pouvez relancer la demande de mot de passe sans quittrer WinDossier en sélectionnant le menu «Outils Mot de passe d accès global» Contrôle d archivage Suite à des problèmes de récupération de données d une version ancienne, de restauration de sauvegarde, de transmission de données, de coupure réseau ou d alimentation, les données peuvent avoir perdu leur correspondance avec leur dossier associée. Le contrôle d archivage permet de rétablir cette association. Dans le menu «Options Contrôle d archivage», une nouvelle fenêtre s ouvre : 81

82 Si des données de certains dossiers sont présentes en encours, et d autres en archives, il faut rassembler toutes les données de ces dossiers soit en encours, soit en archives. Pour prendre cette décision durant l opération, WinDossier vous demande une date de référence à partir de laquelle tous les dossiers se trouvant dans cette situation seront transférés en encours. Puis cliquez sur le bouton «OK» Contrôle des règlements Suite à des problèmes de récupération de données d une version ancienne, de restauration de sauvegarde, de transmission de données, de blocages ou coupure réseau, de coupure d alimentation, la liaison automatique entre WinDossier et WinFacturation peut être parfois incomplète. Le contrôle des règlements permet de rétablir les montants facturés et réglés sur vos dossiers. Dans le menu «Options Contrôle des règlements», une nouvelle fenêtre s ouvre : 1. sélectionnez la ou les procédures de calculs à réaliser dans l option «Choix de transfert depuis Winfacturation» 2. limitez éventuellement l examen aux dossiers créés sur une période spécifique à définir dans les champs correspondant 3. limitez éventuellement l examen aux dossiers dont le montant facturé est nul, ou le montant réglé est nul Puis cliquez sur le bouton «OK» Mise en conformité Suite à l installation d une mise à jour depuis une version antérieure aux versions 8, il est recommandée de réaliser une opération de reformatage des données afin qu elles soient correctement utilisées par les nouvelles procédures de cette version. Dans le menu «Options Contrôle des règlements», une nouvelle fenêtre s ouvre et la procédure s enclenche directement. Dès la mise en conformité réalisée, la fenêtre se ferme automatiquement. Pour quitter WINDOSSIER Dans le menu «Fichiers» et «Quitter», ou cliquez directement dans la fenêtre principale sur le bouton tapez sur la touche «Echap» de votre clavier, puis choisissez «Oui»., ou 82

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