Ajouter l information d une clé

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1 Ajouter l information d une clé Pour ajouter une clé à la liste, il faut cliquer sur Remplir les champs suivants : Type clés choisir un type du menu déroulant Local numéro ou nom du local si disponible N o de serrure certaines portes contiennent un numéro de serrure, veuillez l indiquer si disponible Description facultatif Code clés indiquer si votre clé contient un code ex : Abloy = A081 pour tout le district 11 Code identificateur indiquer si votre clé contient un code identificateur ex : Abloy = CS1, Sargent = Master ou AB11) Code unique indiquer le code unique si disponible. Chaque clé Abloy et Schlage a un code unique. Les clés sargent n ont pas de code unique. École Veuillez choisir dans le menu déroulant le nom de l école à qui appartient la clé Cliquer sur Ajouter

2 Assigner une clé à une personne Il faut premièrement retrouver le nom de la personne dans la liste. Pour se faire, il suffit de taper le nom ou une partie du nom dans les cases blanches. En plaçant le curseur dans une autre case, le tri est effectué automatiquement. Vous pouvez effectuer un tri dans plus d une colonne simultanément. Cliquer sur «Assigner» pour assigner la clé à la personne. Cliquer sur «Modifier» pour modifier l information si nécessaire. Une fois cliqué, un nouvel écran apparait avec le nom de la personne. Cliquer sur Choisir la clé. L écran ci dessous apparait. À l aide des cases blanches, vous pouvez faire un tri afin de faciliter la recherche de clé. Vous verrez seulement les clés de votre école. Une fois la clé retrouvée dans la liste, veuillez la sélectionner en appuyant sur Choisir

3 La clé est maintenant assignée à la personne. Date assignée donne la date du jour par défaut, vous pouvez modifier la date au besoin Commentaire (facultatif) Durée Si la personne à un contrat ou autre, vous pouvez indiquer la date que la personne doit remettre la clé. Cliquer sur Soumettre pour enregistrer la clé. Ajouter une nouvelle personne Toute personne ne faisant pas partie du personnel permanent du District scolaire 11 doit être ajouté dans ce module Cliquer sur Ajouter L écran ci dessous apparait. Il suffit de remplir les champs demandés Nom le nom de la personne Prénom le prénom de la personne Fonction la fonction de la personne ex : pompier Téléphone numéro de téléphone à la maison ou cellulaire Date de fin contrat Date de fin contrat ou la date que l on doit ramasser la clé École choisir le nom de votre école Type de personne si le type de personne n apparait pas dans la liste, veuillez nous aviser Actif veuillez laisser le crochet si la personne est à votre école. Lorsque cette personne n est plus à votre école, vous pouvez enlever le crochet pour la désactiver, il n est pas possible de supprimer une personne de la liste. # Employé ou # étudiant Il est très important d indiquer le numéro d employé. Cliquer sur Ajouter

4 Supprimer des colonnes Il est possible de supprimer des colonnes à l écran en cliquant sur l en tête de colonne avec la droite de la souris. Cliquer sur «Colonnes» Enlever le crochet au titre de colonne que l on veut supprimer. Malheureusement, les changements ne peuvent pas être sauvegardés. Il faut le refaire à chaque fois. Il est possible de regrouper des en têtes en glissant le titre sur la première ligne en haut o c est indiqué (Glissez une colonne ici pour regrouper sur son en tête).

5 Vous pouvez faire des rapports de clé rapidement en cliquant sur Assigner une clé. En indiquant le numéro de votre école dans le champ École, vous obtenez la liste des personnes qui ont des clés de votre école. En indiquant le numéro de votre école dans le champ École d assignation, vous obtenez la liste des personnes qui sont assignées à votre école. Dans Assigner une clé, cliquer sur Il est maintenant possible de faire une demande de clé directement dans le système! Vous devez cliquer sur Demander une nouvelle clé et remplir le formulaire. Lorsque vous cliquez sur soumettre, le formulaire est envoyée directement au responsable des bâtiments et une copie vous est envoyé par courriel pour vos dossiers.

6 Lorsque vous voyez un petit dessin excel, il suffit de cliquer et le document à l écran s ouvre dans Excel.