Création d un RFQ Avancé

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1 Création d un RFQ Avancé Ce guide n a pas pour objectif de détailler la totalité des fonctionnalités, mais de fournir un support de premier niveau aidant à la création d un RFQ Avancé. Pour toute autre demande, n hésitez pas à contacter nos équipes grâce à l onglet «Aide» de votre compte. Quelques fonctionnalités peuvent ne pas être accessibles à certains utilisateurs, en fonction des droits accordés par l administrateur du compte. LiveSource vous offre la possibilité de créer 2 types différents de RFQ. Le premier type (photo cidessous) est l Avancé et le deuxième est le Standard qui se décline en mode Mono ou Multi-RFQ articles. Etape 1 Information Générales Depuis l'onglet RFQ, sélectionnez "Création" puis cliqué sur "RFQ Avancé" pour commencer la création. Le formulaire RFQ Avancé vous permettra d utiliser les «Grilles personnalisées» de votre société. Cette page vous permet définir le contexte de votre RFQ (Appel d Offres) aussi bien pour vos fournisseurs que pour vos collègues et collaborateurs. Attention tous les éléments précédés d'un astérisque bleu sont des champs obligatoires pour le créateur du RFQ. Pour tout RFQ Il y a au minimum deux champs obligatoires dans cette première étape. Nom du RFQ: En fonction du projet ou de l intention de ce dernier. Cela vous aidera vous et vote fournisseurs à le reconnaître parmi d autres. Date de Réponse: Délai maximum auquel vous accepterez de recevoir des offres de vos fournisseurs.

2 Vous trouverez ci-dessous quelques astuces sur les autres champs disponibles à cette étape: Description interne et en champ libre (non visible fournisseur): Ces champs vous permettent de partager et préciser certains points ou buts à usage interne. Les fournisseurs n auront à aucun moment accès aux données contenues dans ces champs. «Liste des catégories», «Catégories», «Segmentations achat» et «Projets»: Une ou plusieurs de ces champs peuvent être rendu obligatoires pour votre société, par l administrateur de votre compte afin de correspondre à votre stratégie achat. Date de relance: Ce champ vous permet de définir une date à laquelle vous aimeriez faire parvenir une relance automatique à tous les fournisseurs n ayant pas encore répondu à votre RFQ. ETAPE 2 Choisissez votre Grille En clicant sur «choisisez un modèle», vous pouvez choisir une des grilles figurant dans la liste des grilles mise à votre dispositont par l administrateur de votre compte. La deuxième posibilité «charger un fichier Excel» sert abodré dans un autre manuel. Voici comment ajouter une nouvelle grille en selctionant une de celle disponible dans votre bibliotèque étape par étape. Cliquez sur"choississez un modèle" Cela vous donnera accès à la liste de grilles à votre disposition. Pour pouvoir créer un RFQ vous devez choisir une de celles se trouvant dans le dossier «Grille article». Il vous est aussi possible d utiliser les grilles présentes dans les autres dossiers. Note : seules les grilles article, vous permettront d obtenir une offre avec un prix.

3 En cliquant sur la grille de votre choix un aperçu de celle-ci sera disponible dans le volet de droite. Si c est bien celle que vous désirez utiliser, cliquez sur «ajouter». ETAPE 3 Gestion des articles de votre RFQ Les options disponibles à cette étape vont dépendre de vos droits, selon votre niveau d accès vous pourrez : Cliquer et faire glisser les différents champs pour les déplacer ou les réorganiser. Supprimer des champs en les faisant glisser vers la zone Corbeille en bas de page. Ajouter de nouveaux champs ou questions en sélectionnant «Ajouter de nouveaux critères». Ajouter des documents et pièces jointes.

4 Les champs précédés par avec un astérisque bleu sont de champs requis «acheteur» et ceux précédés par un astérisque orange sont des champs requis «fournisseur». Tous les champs requis «Acheteur» doivent obligatoirement être complétés afin de pouvoir envoyer votre RFQ. ETAPE 4: Gestion des accès et autorisations LiveSource vous permet de restreindre l accès de votre RFQ à certains fournisseurs. Vous pouvez modifier les paramètres par default pour chaque RFQ, pour ce faire cliquez sur «Modifier». Depuis cette fenêtre vous allez pouvoir autoriser ou bloquer l accès à votre RFQ à certains groupes de fournisseurs en fonction du niveau de confidentialité de votre RFQ. Tous les fournisseurs ciblés sont autorisés à télécharger les fichiers : Tous les fournisseurs invités auront accès direct à tous les documents contenu dans votre FRQ et pourront faire une offre. Les fournisseurs doivent demander une autorisation avant de pouvoir télécharger les fichiers attachés aux articles. Ensuite, les fournisseurs seront automatiquement autorisés à télécharger les documents de vos futurs RFQs. Dans ce cas, vous recevrez un simple message de notification. Les fournisseurs doivent impérativement demander une autorisation avant de pouvoir télécharger les fichiers : Les fournisseurs doivent signer vos NDA et l'acheteur a la possibilité d autoriser ou de refuser l accès à ces derniers, pour chaque RFQ. Autoriser les fournisseurs qualifiés à ouvrir les fichiers sans permission : Cette fonction permet à des fournisseurs pré-qualifiés par votre société de pouvoir télécharger tous les fichiers contenus dans votre RFQ sans avoir besoin de ne signer aucun niveau de NDA.

5 ETAPE 5: Options de distribution Pour inviter vos fournisseurs, pour ce faire, sélectionnez «Utiliser mes carnets d'adresses» cela fera apparaitre la liste les fournisseurs correspondant à votre besoin en les choisissant les dossiers de carnets d adresses. Vous pouvez aussi choisir d afficher les carnets d adresses en partage au sein de votre Société/Groupe. Si un des fournisseurs, que vous souhaitez invité Vous pouvez (selon vos droits) ajouter un fournisseur ne faisant pas partie de vos carnets d adresse en en cliquant sur "Inviter à des fournisseurs de réseau" ainsi de les inviter. LiveSource vous offre aussi la possibilité d envoyer votre RFQ aux fournisseurs de notre réseau, MFG.com. Dans les options de distribution, veuillez sélectionnez «Utiliser le mode Sourcing». Cette option vous permettra de consulter les fournisseurs Premium de la base MFG.com. Vous pourrez lancer une recherche par emplacement (zone géographique ou pays), par type d entreprise, taille de la société, certificats de qualité ainsi que les langue(s) parlée(s). Vous pourrez examiner la liste des fournisseurs correspondant aux paramètres de votre recherche et sélectionner ceux que vous aimeriez inviter à répondre à votre RFQ. ETAPE 6: Options du RFQ Les quatre options suivantes vont vous permettre de gérer les types de réponses que vous aimeriez recevoir. Les fournisseurs doivent faire une offre sur tous les articles: Cette option vous permet de forcer vos fournisseurs à répondre à tous les articles contenus dans votre RFQ avant qu ils ne puissent vous faire parvenir une offre.

6 Permettre aux fournisseurs de modifier leur offre après date d'échéance Cette option vous permet d autoriser les fournisseurs, vous ayant déjà fait parvenir une offre avant la date de clôture de votre RFQ, de pouvoir vous renvoyer une offre après la date d échéance de cette dernière. Permettre aux fournisseurs de voir leur positionnement Cette option vous permettra de laisser vos fournisseurs voir ou ils sont placés sur ce RFQ par rapport aux autres fournisseurs, vous ayant fait parvenir une offre sur ce dernier. Spécifier les destinataires par article Cette option vous permet de choisir à quels articles de votre RFQ les fournisseurs auront accès (pourrons répondre) et ainsi de limiter l accès à un ou plusieurs articles de é certains fournisseurs. ETAPE 7: Résumé de votre RFQ Vous êtes arrivé à l étape final de de la création de votre RFQ. Celle-ci va vous permettre de vérifier que tous les choix et options que vous avez sélectionnés sont bien conformes. Vous pouvez aussi vérifier que la liste de distribution correspond à votre sélection, si c est le cas vous pouvez cliquer sur le bouton «envoyer» et votre RFQ sera envoyer à vos fournisseurs.