Courrier électronique et Direction d école

Transcription

1 MATICES 33 Inspection Académique de la Gironde 11/2004

2 Quelques rappels: Les identifiants de messagerie institutionnelle (ac-bordeaux.fr) ont été adressés à chaque école en juin 2001; dans le cas où ils ne seraient plus en votre possession, contactez le MATICE de votre circonscription. Pour une utilisation sans risque de la messagerie électronique,votre ordinateur doit être équipé d un logiciel antivirus récent et mis à jour; une solution gratuite a été mise en place par l Académie de Bordeaux : Il est conseillé de mettre à jour votre version actuelle d Outlook Express par windows update.

3 Sommaire 1. Configuration du logiciel de messagerie avec l adresse institutionnelle. 2. Fonctionnement du carnet d adresses 3. Création de sous-dossiers en boîte de réception 4. Tri du courrier entrant

4 1. Configuration du logiciel de messagerie avec l adresse institutionnelle. Cliquer sur Outils puis Comptes

5 1. Configuration du logiciel de messagerie avec l adresse institutionnelle. Cliquer sur Courrier

6 1. Configuration du logiciel de messagerie avec l adresse institutionnelle. Cliquer sur Ajouter,Courrier

7 1. Configuration du logiciel de messagerie avec l adresse institutionnelle. Entrer le nom de votre école tel que vous voulez le voir apparaître dans les messages que vous envoyez. Cliquer sur Suivant

8 1. Configuration du logiciel de messagerie avec l adresse institutionnelle. Cliquer»j ai déjà une adresse Entrer l adresse acbordeaux de votre école: (Reprenez les identifiants qui vous ont été envoyés par le CRTICE.) Cliquer Suivant

9 1. Configuration du logiciel de messagerie avec l adresse institutionnelle. Entrer dans tous les cas: reception.ac-bordeaux.fr Entrer smtp.nom de votre fournisseur.fr Exemples:smtp.wanadoo.fr smtp.free.fr Cliquer Suivant

10 1. Configuration du logiciel de messagerie avec l adresse institutionnelle. ATTENTION: le nom du compte qui s affiche n est pas celui qui vous a été fourni par le CRTICE. Supprimezle.(touche sup du clavier) Taper maintenant : le code UAI de votre école,en remplaçant le 0 par un p.

11 1. Configuration du logiciel de messagerie avec l adresse institutionnelle. Taper maintenant le mot de passe qui vous a été fourni, en veillant à respecter majuscules et minuscules. Veiller à ce que la case «mémoriser le mot de passe» soit cochée. Cliquer Suivant

12 1. Configuration du logiciel de messagerie avec l adresse institutionnelle. Cliquer Terminer Vous pouvez à tout moment cliquer Précédent pour vérifier les données que vous avez entrées.

13 1. Configuration du logiciel de messagerie avec l adresse institutionnelle. Le nom de votre compte s affiche. S il n est pas défini comme courrier par défaut, Cliquer «par défaut». Cliquer Fermer

14 1. Configuration du logiciel de messagerie avec l adresse institutionnelle. Cliquer maintenant sur l onglet Outlook Express Puis cliquer sur l onglet Envoyer/ Recevoir pour recevoir votre courrier.

15 1. Configuration du logiciel de messagerie avec l adresse institutionnelle. Si ce compte ne fonctionne pas, vérifiez vos données : outils, compte, courrier, reception.ac-bordeaux.fr, propriétés

16 2. Fonctionnement du carnet d adresses Le carnet d adresses se trouve dans le menu Outils du logiciel. Il faut le renseigner manuellement;par contre, lorsque je réponds à un message reçu, le destinataire de cette réponse se met automatiquement dans le carnet d adresses et s ajoute à la liste des contacts.

17 2. Fonctionnement du carnet d adresses Pour ajouter un contact, cliquer sur nouveau ( outils, carnet d adresses), puis nouveau contact. 1. Renseigner : * le nom du contact(+nom et prénom s il s agit d une personne physique) * son adresse électronique *Je choisis de lui envoyer des mails en texte brut ou non. 2. Cliquer ajouter.

18 2. Fonctionnement du carnet d adresses L adresse du contact se met en surbrillance et affiche courrier par défaut. Cliquer ok. Le nouveau contact s ajoute dans le carnet d adresses avec le nom que je lui ai donné précédemment.

19 2. Fonctionnement du carnet d adresses Lorsque j ai entré toutes les adresses, en cliquant sur la flèche prés de l icône Nouveau,je peux créer un nouveau groupe de contacts. 1. Renseigner le nom du groupe 2. Cliquer sur Sélectionner les membres

20 2. Fonctionnement du carnet d adresses 1. Cliquer sur les membres du groupe dans la fenêtre de gauche 2. Cliquer sur sélectionner: les membres du groupe sont maintenant dans la fenêtre de droite. 3. Cliquer ok. Le nouveau groupe de contacts est maintenant dans le carnet d adresses.

21 2. Fonctionnement du carnet d adresses Pour un usage facilité, je peux choisir que le carnet d adresses soit toujours affiché. Menu Affichage, puis disposition. 1. Cocher Contacts 2. Cliquer ok.

22 2. Fonctionnement du carnet d adresses Pour écrire à un contact ou à un groupe de contacts, il suffit maintenant de double cliquer sur le nom dans le carnet d adresses affiché. (Je peux aussi choisir de cliquer sur créer un message, puis A et de sélectionner l adresse dans la liste des contacts)

23 2. Fonctionnement du carnet d adresses L adresse du destinataire s affiche automatiquement dans le nouveau message. 1. Taper l objet et le message. 2. Cliquer Envoyer

24 3. Création de sous-dossiers en boîte de réception Il faut maintenant organiser et ranger le courrier. Et donc créer des sous-dossiers en boite de réception. 1. Clic droit sur Boîte de réception 2. Clic normal sur Nouveau dossier 3. Donner un nom à ce dossier et cliquer ok.

25 3. Création de sous-dossiers en boîte de réception Le sous-dossier IEN est maintenant créé et s affiche comme sous-dossier de la boîte de réception. Recommencer la manipulation pour créer autant de sous dossiers que nécessaire.

26 4. Tri du courrier entrant La Boîte aux lettres électronique est maintenant prête pour que le courrier puisse être rangé dans les sous-dossiers. Pour cela, deux façons de faire: 1. Mode manuel : tous les messages arrivent en boîte de réception et je les trie manuellement après les avoir lus. 2. Mode automatique: les messages se rangent automatiquement dans les sousdossiers avant que je les ai lus. J ouvrirai les sous dossiers pour lire les messages.

27 4. Tri du courrier entrant Les messages arrivent tous en boîte de réception. 1. Je les lis. (double clic) 2. Je les referme et les glisse dans les sousdossiers en maintenant appuyé le bouton de la souris. Mode Manuel

28 4. Tri du courrier entrant Mode Manuel Les messages ne sont plus en boîte de réception et sont maintenant rangés dans le sous-dossier Ecoles.

29 4. Tri du courrier entrant Pour que les messages arrivent directement dans les sous-dossiers sans passer par la boîte de réception, il faut créer des règles de messages. Mode Automatique

30 4. Tri du courrier entrant Mode Automatique Cliquer sur Outils, Règles de message, Courrier

31 4. Tri du courrier entrant Cliquer sur Nouveau La fenêtre «Nouvelle Règle de messages» s ouvre. Il faut maintenant renseigner au moins une condition et l action qui en découle.

32 4. Tri du courrier entrant Un exemple de règle de message : IEN 1. Cocher une condition. 2. Cocher une action.

33 4. Tri du courrier entrant Renseigner une condition Cliquer sur «contient des personnes» Taper le nom Cliquer ajouter

34 2.Cliquer sur De pour afficher ce contact dans la fenêtre de droite 3.Cliquer ok Courrier électronique et Direction 4. Tri du courrier entrant Renseigner une condition Cliquer sur Carnet d adresses 1.Sélectionner le contact IEN

35 4. Tri du courrier entrant Renseigner une action Cliquer sur «spécifié» 1.Sélectionner le sous-dossier IEN 2. Cliquer OK

36 4. Tri du courrier entrant La condition et l action sont maintenant définies. Cliquer Appliquer

37 4. Tri du courrier entrant 3. Cliquer encore Appliquer. 4. Cliquer OK sur la boîte de dialogue qui vient de s ouvrir 5. Cliquer Fermer 6. Cliquer une dernière fois OK

38 4. Tri du courrier entrant La règle de message est maintenant active: tous les mails envoyés par l IEN de Mérignac arriveront directement dans le sous-dossier IEN Il est possible de créer autant de règles de message que l on veut, contenant chacune une ou plusieurs conditions et une ou plusieurs actions. Les règles de message peuvent être modifiées ou supprimées: outils/règles de message/courrier

39 4. Tri du courrier entrant Il est aussi possible de créer une règle directement à partir d un message reçu. exemple: ne pas télécharger les mails d un expéditeur indésirable. 1.Sélectionner le message reçu sans l ouvrir 2. Cliquer Message puis créer une règle à partir d un message

40 Il ne reste que l action à déterminer: * supprimer du serveur(les messages provenant de cet expéditeur n arriveront pas dans la boîte et seront effacés du serveur) ou * ne pas télécharger du serveur (les messages resteront sur le serveur mais n arriveront pas dans la boîte) Courrier électronique et Direction 4. Tri du courrier entrant La condition est alors cochée par défaut.