Bac Pro Gestion Administration

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1 Bac Pro Gestion Administration Ge stion administrative des relations avec le personnel Préparation à l épreuve E2 Jean ALDON Michelle MOQUIN

2 Entreprise Activités Référentiel 2.1. Gestion administrative courante du personnel DVD BOOK ON LINE Dossier 1 - Classement géographique - Indexation alphabétique des dénominations - Déclaration d accident du travail - Mail à une société d intérim - Avenant à un contrat de travail - Vérification des décomptes d heures Dossier 2 - Organisation d un déplacement pour trois salariés - Réservation d un train et d un hôtel - Location d une voiture - Préparation des imprimés nécessaires à l organisation d un déplacement - Réponse à un mail mal routé - Gestion des frais occasionnés par un déplacement La tenue et le suivi des dossiers des salariés Information inexacte, dossier déclassé Gestion administrative des temps de travail Avenant à un contrat, accident du travail Litige sur le décompte d heures, absence imprévue et remplacement Fiches 1 et Préparation et suivi des déplacements du personnel Évaluation du coût d un séjour facturé en euro, comparaison de prestataires Traitement d un dossier incomplet Transmission d informations à destination du personnel Demande imprécise, communication informelle Erreur de destinataire, rupture de la confidentialité Fiche Gestion administrative des relations sociales Dossier 3 - Modification d une note de service pour l organisation des élections des délégués du personnel - Calendrier du déroulement des élections - Extraction de la liste du personnel sur le PGI pour compléter une liste électorale - Vérification du quorum Suivi administratif des obligations liées aux instances représentatives du personnel Application d un protocole de vote électronique Quorum non atteint Fiche Gestion administrative des ressources humaines CLINIQUE VILLA DES ROSES Dossier 1 - Élaboration d une annonce de recrutement - Mise en place des entretiens d embauche - Réorganisation d un feuillet du livret d accueil - Rédaction complémentaire d un livret d accueil Dossier 2 - Réponse à deux salariés qui souhaitent bénéficier d un DIF - Modalités pour bénéficier d un bilan de compétence - Gestion opérationnelle de la formation - Convention de bilan de compétence Participation au recrutement du personnel Rédaction de l annonce, tri des candidatures, procédures avec convocation et entretien Afflux de candidatures Participation à la mise en œuvre d un programme d accueil Actualisation d un document d accueil Questions non traitées dans le document d accueil Fiches 5 et Suivi administratif des carrières Diagnostic personnalisé d un parcours, multiplicité et diversité des situations Préparation et suivi de la formation du personnel Réponse à des demandes individuelles de formation Fiche 7

3 Entreprise Activités Référentiel 2.4. Gestion administrative des relations sociales CLINIQUE VILLA DES ROSES Dossier 3 - Organisation d une réunion - Mise en place d un calendrier de tâches à effectuer - Choix de devis - Présentation d un nouveau questionnaire Participation à la mise en place d activités sociales et culturelles Évaluation de l impact : questionnaire de satisfaction Organisation à l initiative du CE Modification organisationnelle Fiche 8 Dossier 1 - Collecte des informations de paie - Réclamation d un salarié 2.2. Gestion administrative des ressources humaines Préparation des bulletins de salaires Demande d informations de la part de salariés sur un élément de paie - Déclaration de charges sociales hors délai Préparation des déclarations sociales Déclaration hors délai CUISINES DES DOMBES Dossier 2 - Calcul des écarts budgétaires - Préparation du budget semestriel Dossier 3 - Statistiques sur les effectifs - Analyse des absences du personnel - Calcul de ratios Participation à la préparation et au suivi budgétaire Affectation analytique des charges Coûts non prévus Dépassement budgétaire Fiche Gestion administrative des relations sociales Préparation des tableaux de bord, des indicateurs sociaux Exploitation d indicateurs Détermination d écarts entre prévisions et réalisations Dossier 4 - Ergonomie du poste de travail - Prévention des risques en menuiserie Fiche Participation à la mise en œuvre de procédures relevant de la santé et de la sécurité Mise à jour ou amélioration des documents internes relatifs à la santé et à la sécurité Technicité du contenu du support Support inadapté aux consignes de diffusion Fiche 11

4 Sommaire DVD BOOK ON LINE... 5 Dossier 1 : La tenue et le suivi des dossiers des salariés - La gestion administrative des temps de travail... 7 Activité 1 : Mise à jour des nouveaux dossiers salariés... 7 Activité 2 : Traitement des dossiers salariés du mois... 7 Dossier 2 : La préparation et le suivi des déplacements du personnel - La transmission d informations à destination du personnel Activité 1 : Préparation des déplacements du personnel Activité 2 : Gestion des documents administratifs Activité 3 : Contrôle des déplacements du personnel Dossier 3 : Le suivi administratif des obligations liées aux instances représentatives du personnel Activité 1 : L organisation des élections du personnel Activité 2 : Le contrôle des élections du personnel CLINIQUE VILLA DES ROSES Dossier 1 : La participation au recrutement des salariés - La mise en œuvre d un programme d accueil Activité 1 : Les démarches de recrutement Activité 2 : Le recrutement des salariés Activité 3 : Le programme d accueil des salariés Dossier 2 : Le suivi administratif des carrières - La préparation et le suivi de la formation du personnel Activité 1 : Le suivi administratif des carrières Activité 2 : L information des salariés sur les carrières Activité 3 : Le suivi de la formation du personnel Dossier 3 : La participation à la mise en place d activités sociales et culturelles Activité 1 : Préparation d une réunion du CE Activité 2 : Les activités sociales et culturelles CUISINES DES DOMBES Dossier 1 : La préparation des bulletins de salaires - La préparation des déclarations sociales Activité 1 : Collecte des informations de paie Activité 2 : Réclamation d un salarié Activité 3 : Déclaration de charges sociales hors délai Dossier 2 : La participation à la préparation et au suivi budgétaire Activité 1 : Calcul des écarts budgétaires Activité 2 : Préparation du budget semestriel Dossier 3 : La préparation des tableaux de bord, des indicateurs sociaux Activité 1 : Statistiques sur les effectifs Activité 2 : Analyse des absences du personnel de l année N Activité 3 : Calcul de ratios Dossier 4 : La participation à la mise en œuvre de procédures relevant de la santé et de la sécurité Activité 1 : Ergonomie du poste de travail Activité 2 : Prévention des risques en menuiserie Savoirs de gestion et savoirs technologiques Fiche 1 - Les modes de classement et d archivage Fiche 2 - La sécurité et la confidentialité des informations relatives au personnel Fiche 3 - La gestion des déplacements professionnels Fiche 4 - Les élections des délégués du personnel Fiche 5 - Les procédures de recrutement Fiche 6 - Les documents composites du livret d accueil Fiche 7 - Le congé de bilan de compétences Fiche 8 - Le Comité d Entreprise Fiche 9 - Le budget des charges du personnel Fiche 10 - Tableaux de bord et indicateurs sociaux Fiche 11 - Les procédures relevant de la santé et de la sécurité au travail

5 DVD BOOK ON LINE 3 rue Jean-Paul Sartre REIMS Té : XX Fax : XX SARL au capital de e RC Reims B TVA Intracommunautaire : FR Horaires : 9 h 00 à 12 h 00 et 14 h 00 à 18 h 00 N Siret : Médecine du travail : Médical Reims - 24 rue des Prêtres REIMS DVD Book On Line (BDOL) est une société spécialisée depuis 1984 dans la location et la vente de DVD. Elle travaille principalement avec les comités d entreprises et les collectivités locales. Elle respecte en tout point la législation en vigueur. Elle est référencée auprès de l association de Lutte contre la Piraterie Audiovisuelle (ALPA). Ses plus gros fournisseurs sont CVE et DVDboutik. Vous aviez effectué plusieurs stages chez DVD Book On Line au cours de votre formation en Baccalauréat professionnel. Satisfait de votre travail, M. Delpré vous a recruté le 2 mars N-2. Les missions ne sont plus les mêmes, elles sont plus complexes et des événements aléatoires vous demandent une grande capacité d adaptation. Vous vous voyez confier cette année, en plus de la gestion administrative courante, la gestion administrative des relations sociales, sous la responsabilité de Karl Delpré. Voici les situations professionnelles que vous allez vivre : 1 : Tenue et le suivi des dossiers des salariés 2 : Gestion administrative des temps de travail 3 : Préparation des déplacements du personnel 4 : Transmission d informations à destination du personnel 5 : Suivi administratif des obligations liées aux instances représentatives du personnel Convention Intranet Tous les personnels ont une adresse qui est faite de cette façon : première lettre du prénom suivi d un point et du nom de famille. Après l arobase suivra le nom de la société sans espace suivi d un point et de net. Exemple : k.delpre@dvdbookonline.net 2.1 Gestion administrative courante du personnel 5

6 Organigramme de la société Direction générale Ismael COSLIN Direction commerciale Jean EROUET DRH Karl DELPRÉ Commercial Omar BENKATIB Gestionnaire administratif Vous Direction Financière Leila REDINOT Gestionnaire administratif Mika YOUCENAR Commercial Jérémy HANS Responsable formation Jocelyne ANGOT Commercial Hervé LACOSTE Responsable recrutement Alice SAKICH Direction Technique Jacques PETRIX Gestionnaire administratif Yvan COLLIN Technicien Marc BOSDEWEIX ou Gestion administrative courante du personnel

7 Dossier 1 DVD BOOK ON LINE La tenue et le suivi des dossiers des salariés La gestion administrative des temps de travail Résultats attendus Les dossiers individuels des salariés sont classés, actualisés et complets, sécurisés et archivés. Les temps de présence et d absence sont décomptés. Activité 1 Mise à jour des nouveaux dossiers salariés Annexe 1 Une stagiaire a été embauchée pendant un mois. Son travail n a pas été performant. La liste des nouveaux salariés n est pas bien classée et des informations sont inexactes. Votre directeur vous demande de reclasser les nouveaux salariés de l entreprise. Il veut que vous fassiez un classement géographique puis que vous indexiez les dénominations alphabétiquement. Activité 2 Traitement des dossiers salariés du mois Annexes 2 à 9 M. Karl Delpré vous demande de traiter la situation de trois salariés : M. Victor Lilloise a eu un accident de travail en se rendant avec le directeur chez un client. Il s est cassé la hanche ce qui va nécessiter son remplacement pendant deux mois. Mme Angot Jocelyne a demandé à travailler à mi-temps pour pouvoir suivre la scolarité de son fils handicapé. Elle a un contrat à durée indéterminée depuis le 1 er octobre N-10. Mlle Sylvie Pépi, apprentie au service technique, conteste son décompte d heures pour les deux dernières semaines du mois. Remplissez la déclaration d accident du travail en consultant la note du directeur commercial. Faites un mail à la société d intérim Avenir Plus (m.dewing@avenirplus.com) pour les informer de notre besoin d un commercial ayant à peu près le même profil que M. Lilloise. Préparez l avenant au contrat de Mme Angot. Vérifiez le décompte d heures de Mlle Sylvie Pépi et si besoin, faites les corrections sur les décomptes d heures puis calculez et reportez le nombre des heures supplémentaires effectuées. Vous indiquerez par mail au service D.R.H. la modification des heures à faire. Savoirs de gestion et savoirs technologiques Les modes de classement et d'archivage (fiche 1) La sécurité et la confidentialité des informations relatives au personnel (fiche 2) 2.1 Gestion administrative courante du personnel 7

8 Annexe 1 Classement effectué par la stagiaire Monsieur NOUCUI Calvin 11 bd du Nord Lille Madame MOBAN Marianne 70 bd d Alsace Cambrai Monsieur Thierry TOUPOUCUI 1 rue Paul Claudel DUNKERQUE Madame MAGLE Laurianne 28 rue d Arras DOUAI Monsieur BARRIER Pierre 10 av. du Général de Gaulle Dunkerque New-Age Laurent 1 rue du Président Wilson REIMS Monsieur LILLOISE Victor 4 rue d Allier REIMS Albert Cenge 11 rue de Messidor CAMBRAI Madame MAGPIE Léonie 4 rue Saint-Pierre REIMS Monsieur CUIJAC Johan 2 rue du Pont Neuf REIMS Mademoiselle NORD-EST Léa 4 av. Pierre et Marie Curie DUNKERQUE Madame Josiane DUFOUR 22 bd de la Reine Reims Classement géographique Classement alphabétique Veillez à ce que chaque nom de famille soit en majuscules et qu il soit placé devant le prénom. Le nom des villes doit être également en majuscules. Le CP est toujours placé devant la ville Gestion administrative courante du personnel

9 Annexe 2 Note du directeur commercial jeudi 2 mars N Hier après-midi, aux environs de 14 h 30, je me rendais chez le client «Cinéma en herbe» dans la voiture de M. Lilloise, lorsque la voiture de celui-ci a été percutée par une autre voiture qui venait de brûler un feu rouge au croisement de l avenue de la Libération à Reims. La voiture a fait un tonneau et M. Lilloise, qui était au volant, a été blessé sérieusement à la hanche. Il a été transporté au CHU de Reims car on craint une fracture de la hanche. L officier de police Bergam a établi un rapport de police mettant en cause M. Juan Baroso habitant 3 rue Jean Jaurès à Reims et assuré à la MAIF. Je vous demande de bien vouloir remplir l imprimé de déclaration d accident du travail que j ai pris la peine de vous imprimer. Merci et bonne journée. Jean EROUET Annexe 3 Fiche d'un salarié M. LILLOISE Victor Marié 2 enfants Matricule : rue Dallier Emploi : commercial REIMS Type d emploi : CDI Tél. : XX Mutuelle : MATMUT Portable : XX victor.lilloise@sfr.fr Née le : 3 mars 1974 à Meaux (77) N SS : Nationalité : française Date d entrée dans l entreprise : 01/09/N-3 Bac Pro Commerce et BTS MUC Accident du travail applicable : salarié Heure de travail : 8 h 30 à 12 h h 30 à 17 h 30 du lundi au jeudi 9 h 30 à 12 h 30 le vendredi 2.1 Gestion administrative courante du personnel 9

10 Annexe 4 10 Formulaire de déclaration d'accident de travail 2.1 Gestion administrative courante du personnel

11 Annexe 5 Mail à la société d'intérim Annexe 6 Extrait du fichier salariés Matricule ANGOT Jocelyne 12 rue des Grands Augustins REIMS XX XX Salarié Célibataire 10/08/ j.angot@numericable.fr CDI AXA banque Agent de formation Matricule EROUET Jean 15 avenue Masséna SOISSONS XX XX Salarié Marié 11/08/ j.erouet@dvdbookonline.net CDI MATMUT Directeur commercial 2.1 Gestion administrative courante du personnel 11

12 Annexe 7 Avenant au contrat AVENANT AU CONTRAT Date de la signature du contrat : Entre l employeur : Nom ou dénomination : Adresse : Et l employé : Nom et prénom : Adresse : Il est convenu de modifier les dispositions suivantes : Date d exécution de l avenant : Signature des deux parties L employeur L employé Gestion administrative courante du personnel

13 Annexe 8 Décompte d'heures Nom : PEPI Semaine 3 35 h 30 Nom : PEPI Semaine 4 35 h 30 Mois : MARS Mois : MARS 18 08:30 12: :30 17:30 7: :00 12: :30 17:30 7: :30 12: :30 17:00 7: :30 12: :30 17:00 7: :30 12: :30 16:30 7: :30 12: :30 17:30 7: :00 12: :30 17:00 6: :30 12: :30 17:00 7: :30 12: :30 17:00 7: :00 12: :30 16:30 7:00 Sylvie PEPI Sem. Total heures Nombre d'heures HN Mois de MARS HS à + 25 % HS à + 50 % Nombre d'heures supplémentaires effectué - Heures normales (HN) : 35 heures hebdomadaires. - Heures supplémentaires rémunérées à + 25 % (HS à + 25 %) : de 36 à 43 heures (8 heures maximum). - Heures supplémentaires rémunérées à + 50 % (HS à + 50 %) : à partir de 44 heures hebdomadaires. 2.1 Gestion administrative courante du personnel 13

14 Annexe 9 Mail à la Direction des Ressources Humaines Gestion administrative courante du personnel