HP Software Reference Information Storage System Version 1.6 Guide d utilisation

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1 HP Software Reference Information Storage System Version 1.6 Guide d utilisation Comprend Reference Information Manager pour Exchange et documentation Domino T Numéro de référence : T Deuxième édition : Mai 2007

2 Avis Copyright Hewlett-Packard Development Company, L.P. Logiciel confidentiel. Une licence valide émise par HP est requise pour la possession, l utilisation ou la copie de ce logiciel. Conformément aux textes FAR et , le Gouvernement américain détient une licence d utilisation commerciale standard pour le logiciel informatique, la documentation du logiciel et les données techniques conséquentes. Les informations contenues dans ce document sont sujettes à des modificationssanspréavis. Lesseulesgarantiesrelativesaux produits et services HP sont énoncées dans les déclarations de garantie expresse accompagnant ces produits et services. Aucune partie du présent document ne saurait être interprétée comme une garantie supplémentaire. HP ne sera pas responsable des erreurs techniques ou typographiques ci-incluses. Microsoft, Windows, Windows XP et Windows NT sont des marques de Microsoft Corporation déposées aux États-Unis. Adobe et Acrobat sont des marques d Adobe Systems Incorporated.

3 Table des matières Àproposdecemanuel Public visé Conditions préalables Documentation connexe Conventions typographiques et symboles Support technique HP Service d abonnement Autres sites Web Suggestions et commentaires RISS Présentation générale RISS et RIM Archiver des documents Principes de base Indexation et recherche des documents Principes de base Types de document indexés Types MIME supportés (utilisateurs expérimentés) RISSWebInterface Ouvrir et fermer une session (connexion/déconnexion) Interface Document Manager Barre d outils RISS Web Interface Recherche Principes de base Tâches courantes Recherche simple Recherche avancée Afficher les résultats d une interrogation ou d une recherche Enregistrer les critères d interrogation ou de recherche Enregistrer des résultats d interrogation ou de recherche Envoyer des résultats d interrogation ou de recherche par Exporter les résultats de recherche ou d interrogation Réutiliser des critères enregistrés Afficher des résultats de recherche enregistrés Copier des résultats enregistrés vers un référentiel de quarantaine Supprimer le contenu d un référentiel de quarantaine Rechercher dans un référentiel de journaux d audit Changer votre mot de passe Modification de la langue Dépannage Impossible d afficher des résultats enregistrés Impossible d exporter les résultats Syntaxe des interrogations Expressions d interrogation Mots et caractères Mots, caractères et séparateurs Résumé Caractères en langue anglaise Lettres et chiffres des différents jeux de caractères Lettres et chiffres Présentation générale Lettres et chiffres des fichiers archivés Reference Information Storage System 3

4 Correspondances entre mots de recherche et mots RISS Respect des mots similaires Mots flous Mesurer la proximité des mots Correspondance entre séquences de mots Séquence de mots simples Séquence de mots proches Expressions booléennes d interrogation Expressions booléennes d interrogation imbriquées Expressions d interrogation Exemples RISSOutlookInterface Configurer RISS Outlook Interface Versions Outlook supportées Installer le plug-in Outlook ou OWA Interface Document Manager Messages archivés Dossier Résultats de recherche RISS Tâches courantes Rechercher des documents archivés Afficher les résultats exportés Afficher des pièces jointes archivées Cache Manager Paramètres de compte utilisateur Définir les options du cache hors ligne Activer le cache hors ligne Vider le cache hors ligne Configurer les détails de l hôte Afficher les informations générales (fenêtre À propos) Dépannage Problèmes de connexion RISS Lotus Notes Interface Configurer RISS Lotus Notes Interface Versions de Lotus Notes supportées Installer le plug-in Lotus Notes Interface Document Manager Rechercher des objets archivés Index

5 Figures 1..Barre d outils RISS Web Interface Page Recherche simple Page Recherche avancée Page Résultats de la recherche avec Type de contenu = Barre de navigation des résultats d interrogation Page Enregistrer les critères Page Enregistrer les résultats Boîte de dialogue de téléchargement Fenêtre Suivi de l exportation Page Gestionnaire des recherches Vue des critères enregistrés Page Gestionnaire des recherches Vue des résultats enregistrés Page Recherche simple avec type de contenu = document Page Recherche avancée avec type de contenu = document Contenu d un journal d audit Boîte de dialogue Options des dossiers Dossier Résultats de recherche RISS dans une fenêtre Outlook Boîte de dialogue Options du cache hors ligne Activerlecachehorsligne(ongletOptionsd archivagedelaboîtededialogueoptions) Boîte de dialogue Infos RISS Fenêtre À propos Reference Information Storage System 5

6 Tableaux 1..Conventions typographiques Applications RISS Barre d outils RISS Web Interface RISS Web Interface, tâches de recherche Champs de recherche avancée Barre de navigation des résultats d interrogation Actions journalisées Autres champs pour recherche avancée dans le référentiel des journaux d audit Jeux de caractères supportés Expressions booléennes d interrogation Expressions d interrogation Exemples Éléments de l interface RISS Outlook RISS Outlook Interface Tâches courantes Icônes Cache Manager RISS Outlook Interface Tâches de l administrateur Boîte de dialogue Options du cache hors ligne

7 Àproposdecemanuel Public visé Ce manuel contient des informations relatives aux sujets suivants : Utilisation de RISS Web Interface, RISS Outlook Interface et RISS Lotus Notes Interface Rechercher des s et des documents dans RISS Ce manuel s adresse aux personnes suivantes : Utilisateurs d une application RISS Administrateurs chargés de configurer les applications Conditions préalables Pour utiliser ce produit, les connaissances suivantes sont nécessaires : Connaissance de Windows Connaissance des navigateurs Web, de Microsoft Outlook et/ou de Lotus Notes Documentation connexe Pour compléter ce manuel, HP propose les éléments suivants sur le CD de documentation : HPReferenceInformationStorageSystemAdministratorGuide(Guidedel administrateurriss) HP Reference Information Storage System Release Notes (Notes de version de RISS) De plus, RISS Platform Control Center (PCC) et RISS Web Interface dispose d une aide en ligne. Reference Information Storage System 7

8 Conventions typographiques et symboles Tableau 1 Conventions typographiques Convention Texte bleu : Tableau 1 Texte bleu souligné : Élément Renvois et adresses Adresses de sites Internet Texte en gras Touches du clavier Texte saisi dans un élément d interface (par exemple, dans un champ) Éléments d interface avec lesquels l utilisateur peut interagir par clic, sélection ou saisie : commandes de menu, listes, boutons, onglets, cases à cocher, etc. Texte en italique Caractères en police non proportionnelle Texte en italique à espacement fixe Texte en gras à espacement fixe Texte mis en évidence Noms de fichier et de répertoire Sortie système Code Commandes et leurs arguments, valeurs des arguments Variables de code Variables de commande Texte à espacement fixe et mis en évidence Avertissement - Le non-respect des instructions expose l utilisateur à des risques potentiellement très graves. Attention - Signifie que le non-respect des consignes peut entraîner des détériorations au niveau de l équipement ou des données. Important - Explications ou instructions spécifiques. Remarque - Informations complémentaires. Conseil - Conseilsetraccourcisutiles. 8 À propos de ce manuel

9 Support technique HP Le site Web de l assistance technique HP donne la liste des numéros de téléphone de l assistance technique pour le monde entier : Avant d appeler, rassemblez les informations suivantes : Numéro d enregistrement auprès du Centre d assistance technique (le cas échéant) Numéro de série du produit Nom et numéro de modèle Messages d erreur, le cas échéant Type et niveau de version du système d exploitation Questions détaillées et spécifiques Dans le but d améliorer en permanence la qualité de nos services, vos appels peuvent faire l objet d un enregistrement ou d un contrôle. Service d abonnement HP recommande vivement à ses clients de s inscrire en ligne sur le site Web du choix de l abonné, à l adresse : L abonnement à ce service vous permet de recevoir notification par des dernières améliorations de nosproduits,desversionsdepiloteslesplusrécentesoudesmisesàjourdeladocumentationrelative aux firmwares, et d accéder instantanément à un grand nombre d autres ressources techniques. Dès que vous êtes inscrit, vous pouvez localiser rapidement vos produits en sélectionnant Support entreprises, puisstockage (sous"catégoriedeproduit"). Autres sites Web Pour plus de détails sur nos produits, visitez les sites Web suivants : Suggestions et commentaires Vous pouvez diriger vos commentaires et suggestions concernant les manuels ou l aide en ligne à l adresse storagedocs.feedback@hp.com. Reference Information Storage System 9

10 10 Àproposdecemanuel

11 1 RISS Présentation générale Cette section présente les produits HP Reference Information Storage System (RISS) et Reference Information Manager (RIM) du point de vue de l utilisateur. Elle présente les concepts de base de RISS et de RIM. RISS et RIM RISS est un environnement (matériel/logiciel) sécurisé et résilient qui assure l archivage des fichiers et des messages électroniques dans l entreprise et permet de rechercher efficacement les documents ainsi archivés. Principales caractéristiques : Archivage automatique de données ( s et autres types de documents) qui aide l entreprise à respecter les avis de conformité et les directives réglementaires. Recherche et récupération de données en mode interactif par interrogation, en fonction de certains critères. RISS Web Interface vous permet d utiliser votre navigateur Web pour rechercher les documents archivés sur le système, puis d enregistrer et de réutiliser vos recherches et leurs résultats. Reportez-vous à "RISS Web Interface", page 15 et à "Syntaxe des interrogations", page 37. RIM est un logiciel de gestion livré avec RISS. Pour dialoguer avec le système, vous disposez des applications suivantes : Tableau 2 Applications RISS Application RISS Outlook Interface (option client) RISS Lotus Notes Interface (option client) Fonctions Utiliser Microsoft Outlook pour rechercher des s sur un serveur de messagerie Microsoft Exchange. Consulter et manipuler les objets archivés. Reportez-vous à la section "RISS Outlook Interface", page 45. Utiliser Lotus Notes pour rechercher des s sur un serveur de messagerie Domino. Consulter et manipuler les objets archivés. Reportez-vous à la section "RISS Lotus Notes Interface", page 55. RISS Web Interface est accessible à l ensemble des utilisateurs. Les clients RISS Outlook Interface et RISS Lotus Notes Interface sont indépendants les uns des autres (la configuration du système conditionne les modules accessibles à chaque utilisateur). Archiver des documents Principes de base RISS archive les fichiers et les s des utilisateurs enregistrés. Avec RIM, vous pouvez retrouver et récupérer les objets archivés auxquels vous êtes autorisé à accéder. Archivage implique à la fois l action physique de stocker des copies de certains documents/objets (fichiers ou s) et l action virtuelle de déclarer ces objets dans un ou plusieurs référentiels. Un "référentiel" est une base de données abstraite qui contient un ensemble virtuel de documents associés à la fois à des règles de routage (nécessaires au stockage des objets) et à des listes contrôlant l accès des utilisateurs (nécessaires à la récupération des objets) : Règles de routage Les documents associés un utilisateur donné sont archivés dans un ou plusieurs référentiels. Les associations utilisateur-référentiel sont définies par des "règles de routage". Listes de contrôle d accès (ACL) Un utilisateur donné est autorisé à consulter (par interrogation) et à récupérés des données dans un ou plusieurs référentiels. Ces autorisations sont définies par les "listes de contrôle d accès" (ACL) associées à chaque référentiel. Reference Information Storage System 11

12 La plupart des utilisateurs sont autorisés à consulter et à récupérer uniquement leurs propres documents, qui sont archivés dans un "référentiel personnel". Le système archive automatiquement, dans votre référentiel personnel, l ensemble des messages électroniques associés à votre compte de messagerie électronique, c est-à-dire l ensemble des messages que vous envoyez et recevez. En général, vos s sont également routés vers un ou plusieurs autres référentiels de votre entreprise. Par exemple, le référentiel d audit d une entreprise pourra être utilisé pour contrôler l ensemble des activités de messagerie de cette entreprise. Certains utilisateurs sont autorisés à accéder à d autres référentiels que leur référentiel personnel ; par exemple, votre manager sera généralement autorisé à accéder à votre référentiel. Indexation et recherche des documents Principes de base Vous pouvez rechercher tous les types de documents archivés dans votre référentiel personnel (et, le cas échéant, dans tout autre référentiel auquel vous êtes autorisé à accéder) : s et fichiers. Lorsque vous recherchez un document, votre interrogation est appliquée à un index de mots qui est mis à jour chaque fois qu un document est archivé. "Indexer" le contenu d un document signifie répertorier les mots contenus dans ce document en vue de recherches ultérieures. L indexation ne tient pas compte des "séparateurs de mots" (par exemple, la ponctuation). Remarque : il se produit un délai entre le moment où les fichiers sont archivés et le moment où leur contenu est indexé. Ce délai dépend de la configuration de votre système. Par exemple, les documents archivés il y a moins d une heure n apparaîtront pas nécessairement dans les résultats d une recherche lancée environ une heure après cet archivage. Les recherches portant sur le contenu d un document sont possibles seulement si ce contenu a été indexé. Pour rechercher les fichiers dont le contenu n a pas été indexé, vous disposez uniquement de leurs informations d identification publiques (par exemple, nom de fichieretdatededernièremodification). Types de document indexés En dehors des s, les fichiers suivants sont indexés : Fichiers texte Fichiers RTF (.rtf) Fichiers HTML Fichiers utilisés par les applications Microsoft Office suivantes : Word, Excel, PowerPoint, Access Fichiers PDF fichiers ZIP Messages intégrés (messages RFC 822) Remarque - Le format des s n a aucune influence sur l indexation : seuls les mots affichablesdansunclient de messagerie sont pris en compte par le processus d indexation. Les mots "invisibles" tels que les balises HTML sont ignorés. Remarque - Le contenu des fichiers zip et des messages intégrés est étendu et indexé. Types MIME supportés (utilisateurs expérimentés) Un peutêtrecomposédeplusieurspartiesdontlecontenucorrespondàun"typeMIME"différent. Les types MIME suivants sont indexés (chaque type MIME correspond à un type de document indexé) : text/xml 12 RISS Présentation générale

13 text/plain text/html application/rtf application/msword application/vnd.ms-excel application/vnd.ms-powerpoint application/msaccess application/pdf application/zip Les s en texte simple (ne faisant appel à aucun type MIME) sont également indexés. Par contre, un joint à un autre sera ignoré par l indexation. Reference Information Storage System 13

14 14 RISS Présentation générale

15 2 RISS Web Interface Cet outil Web permet de rechercher des documents archivés dans le système. Vous pouvez également enregistrer et réutiliser les interrogations (critères de recherche) et les résultats des recherches. Cette section traite les sujets suivants : Ouvrir et fermer une session (connexion/déconnexion), page 15 Interface Document Manager, page15 Tâches courantes,page17 Dépannage, page34 Ouvrir et fermer une session (connexion/déconnexion) Avant d ouvrir votre première session, vous devrez demander à votre administrateur système de vous communiquer l URL requise. Seuls les navigateurs Web suivants sont supportés : Microsoft Internet Explorer 5.x, 6.x et 7.x (recommandé) Mozilla 1.x Firefox 1.x et2.x Vous pouvez accéder à RISS Web Interface à l aide d un client utilisant le protocole http standard ainsi que le protocole http sécurisé (https) pour une protection renforcée au cours de l authentification. Par défaut, RISS Web UI prend maintenant en charge le protocole https. Si vous utilisez le protocole http standard, vous serez redirigez automatiquement vers le protocole https. Une fois connecté, vous pouvez revenir en http si vous le souhaitez. Pour accéder à RISS Web Interface : 1. Dans le champ d adresse du navigateur Web, entrez l URL (adresse Web) qui vous a été communiquée par votre administrateur système. Le navigateur affiche l écran de connexion. 2. Entrez votre nom d utilisateur et votre mot passe. (notez que ces deux champs tiennent compte des majuscules et des minuscules). Cliquez sur Connexion. La page Recherche simple apparaît. 3. Pour vous déconnecter de RISS Web Interface, cliquez sur le bouton Déconnexion de la barre d outils. Remarque - Remarque : pour accéder au référentiel des journaux d audit, vous devez soumettre une requête à votre administrateur. Interface Document Manager Cette section traite les sujets suivants : Barre d'outils RISS Web Interface, page15 Recherche Principes de base, page 16 Barre d outils RISS Web Interface Une barre d outils est affichée en haut de chaque page RISS Web Interface. Reference Information Storage System 15

16 Figure 1 Barre d outils RISS Web Interface Letableauci-dessousprésentelesboutonsdecettebarred outils: Tableau 3 Barre d outils RISS Web Interface Bouton Nouvelle recherche Gestionnaire des recherches Préférences Aide Déconnexion Description Cliquez sur ce bouton pour afficher la page Recherche simple et rechercher des documents en soumettant une interrogation. Reportez-vous à la section "Recherche simple", page 17. Pour effectuer une recherche plus précise, pointez sur ce bouton et choisissez Recherche avancé dans le menu qui apparaît. Reportez-vous à la section "Recherche avancée", page 18. Cliquez sur ce bouton pour afficher la page Gestionnaire des recherches qui permet d afficher les interrogations enregistrées ("Réutiliser des critères enregistrés", page 28) et les résultats de recherche ("Afficher des résultats de recherche enregistrés", page 28). Cliquez sur ce bouton pour afficher la page des préférences (dans laquelle certains utilisateurs peuvent changer leur mot de passe d accès à RISS Web Interface). Reportez-vous à la section "Changer votre mot de passe", page 34. Vous pouvez également utiliser le menu Préférences pour modifier la langue d affichage de l interface. Reportez-vous à "Modification de la langue", page 34. Les langues prises en charge sont : anglais, français, allemand, espagnol, portugais, chinois (traditionnel), chinois (Taiwan), coréen et japonais. Cliquez sur ce bouton pour afficher l aide en ligne de RISS Web Interface. Cliquez sur ce bouton pour quitter RISS Web Interface. Recherche Principes de base ChampRechercher Le champ Rechercher est disponible dans la page Recherche simple et dans la page Recherche avancée. Il permet de saisir le ou les termes de recherche (termes contenus dans des s ou/et dans des fichiers). (Pour plus de détails sur la syntaxe des interrogations, voir "Syntaxe des interrogations", page 37.) Vous pouvezsaisirdesmotsentouteslettres,desséquencesdemots(expressionsouphrases),desmotsavec des jokers (*) ou utiliser des opérateurs booléens. Remarque - L efficacité de l interrogation dépend de la pertinence du texte recherché : plus vous entrez d informations dans le champ Rechercher, plus la recherche sera efficace. Si le champ ne contient aucune valeur, tous les documents compris dans l intervalle de dates indiqué sont récupérés par la recherche. Recherchedecontenuindexé Le contenu du champ Rechercher est comparé comme suit au contenu indexé des documents : s La recherche porte sur les mots contenus dans le corps des messages, mais non dans les autres champs tels que Objet, De, À, Cc, etc. La recherche porte également sur les pièces jointes dont le document a été indexé. Fichiers La recherche porte uniquement sur les fichiers dont le contenu a été indexé (les fichiers dont le contenu n a pas été indexé ne peuvent pas être considérés lors de la recherche). 16 RISS Web Interface

17 Tâches courantes Le tableau ci-dessous décrit les tâches Document Manager les plus courantes. Tableau 4 RISS Web Interface, tâches de recherche Tâche Référence Rechercher des documents archivés "Recherche simple", page 17 et "Recherche avancée", page 18 Afficher ou imprimer les résultats d une interrogation ou d une recherche Enregistrer les critères d une interrogation ou d une recherche Enregistrer les résultats d une interrogation ou d une recherche Envoyer les résultats d une interrogation ou d une recherche dans votre compte de messagerie Exporter les résultats d une interrogation ou d une recherche vers votre compte Outlook Afficher ou supprimer des critères de recherche enregistrés Afficher des résultats de recherche enregistrés Enregistrer les résultats de recherche dans un référentiel de quarantaine "Afficher les résultats d'une interrogation ou d'une recherche", page 20 "Enregistrer les critères d'interrogation ou de recherche", page 23 "Enregistrer des résultats d'interrogation ou de recherche", page 24 "Envoyer des résultats d'interrogation ou de recherche par ", page 25 "Exporter les résultats de recherche ou d'interrogation", page 26 "Réutiliser des critères enregistrés", page 28 "Afficher des résultats de recherche enregistrés", page 28 "Copier des résultats enregistrés vers un référentiel de quarantaine", page 29 Supprimer un référentiel de quarantaine "Supprimer le contenu d'un référentiel de quarantaine", page 30 Effectuer une recherche dans le référentiel des journaux d audit "Rechercher dans un référentiel de journaux d'audit", page 30 Changer votre mot de passe "Changer votre mot de passe", page 34 Recherche simple La page Recherche simple permet de retrouver des documents ( s ou/et fichiers) contenant les mots que vous entrez dans le champ Rechercher. Dans le champ Rechercher, vous pouvez saisir des mots en toutes lettres, des séquences de mots (expressions ou phrases), des mots avec des jokers (*) ou utiliser des opérateurs booléens. La page Recherche simple affiche un moins grand nombre de champs que la page Recherche avancée. Pour exécuter une recherche simple : 1. Dans la barre d outils, cliquez sur Nouvelle recherche. La page Recherche simple apparaît. Figure 2 Page Recherche simple 2. Cettepageprésentelechampssuivants: Type de contenu Précise si la recherche doit porter sur des fichiers ou sur des s. Reference Information Storage System 17

18 Intervalle de temps Intervalle de temps sur lequel la recherche doit porter. (pour un fichier, la recherche considère la date de dernière modification ; pour un , il s agit de la date d envoi). Rechercher dans Nom du référentiel à explorer. Un "référentiel" est un ensemble virtuel de documents ( s et fichiers). Seuls les référentiels auxquels vous avez accès sont affichés, soit au minimum votre référentiel personnel. Rechercher La recherche porte sur les mots contenus dans le corps des messages, mais non dans les autres champs tels que Objet, De, À, Cc, etc. 3. Après avoir spécifié les détails de l interrogation, cliquez sur Rechercher maintenant pour lancer la recherche : La page Résultats de la recherche apparaît. Remarque - Pour rechercher des documents stockés à l aide de FMA, sélectionnez «document» au lieu de « » dans la liste déroulante, sélectionnez le référentiel dans lequel rechercher, puis utilisez une chaîne de recherche vide. Recherche avancée Pour définirunerechercheplusprécise,utilisezlapagerechercheavancée. Cettepagereprendles champs de la page Recherche simple et affiche des champs complémentaires pour vous aider à affiner votre recherche. Pour exécuter une recherche avancée : 1. Dans la barre d outils, pointez sur Nouvelle recherche et choisissez Recherche avancée dans le menu qui apparaît. La page Recherche avancée apparaît. Figure 3 Page Recherche avancée Remarque - La Figure 3 présente la page Recherche avancée qui s affiche lorsque la valeur " " est sélectionnée dans la liste Type de contenu. Cette page présente de légères différences si vous sélectionnez la valeur "document" dans la liste Type de contenu. (voir Tableau 5). 18 RISS Web Interface

19 2. La page Recherche avancée propose les champs suivants : Type de contenu Précise si la recherche doit porter sur des fichiers ou sur des s. Rechercher La recherche porte sur les mots contenus dans le corps des messages, mais non dans les autres champs tels que Objet, De, À, Cc, etc. Par intervalle de temps Intervalle de temps sur lequel la recherche doit porter. (pour un fichier, la recherche considère la date de dernière modification ; pour un , il s agit de la date d envoi). Au lieu de sélectionner une valeur dans la liste Intervalle de temps, vous pouvez définir une période de votre choix en spécifiantunedatededébutetunedatedefin d intervalle (respectivement dans les champs De et À). Exemple : pour rechercher les documents dont la date est comprise entre le 8 mars et le 23 mars 2003, tapez les valeurs suivantes : 08/03/2003 dans le champ De et 23/03/2003 dans le champ À. Rechercher dans Nom du référentiel à explorer. Un "référentiel" est un ensemble virtuel de documents ( s et fichiers). Seuls les référentiels auxquels vous avez accès sont affichés, soit au minimum votre référentiel personnel. 3. Pour affiner la recherche, utilisez les autres champs de cette page (voir Tableau 5). Rappel : les champs disponibles dépendent de la valeur sélectionnée dans la liste Type de contenu. Reference Information Storage System 19

20 Tableau 5 Champs de recherche avancée Champ Type de contenu = Objet De À Pièce jointe ID d Type de contenu = document Nom du document Contenu retrouvé dans les documents Contenu du champ "Objet" des s. Contenu du champ "De" des s. Contenu des champs de destinataire des s (À, Cc, Cci et Apparemment vers). Nom de fichier d une pièce jointe à un .le contenu des pièces jointes indexées est exploré à l aide du champ Search for (Rechercher). ID (numéro d identification) d Outlook. Remarque : certains s ne sont pas affectés d un ID. Ce champ est essentiellement utilisé pour des recherches d audit. Pour afficher le champ d ID dans Outlook : 1. Double-cliquez sur l pour l ouvrir dans sa propre fenêtre. 2. Choisissez Affichage > Options. La fenêtre Options affiche les détails de cet Si l est affecté d un ID, celui-ci figure dans le champ des en-têtes Internet de la fenêtre Options. Exemple : MessageID: <LISTMANAGER user#hp.com@lists.frameusers.com>. Nom du fichier (sans extension). Chemin du document Extension Title Auteur Chemin d accès au(x) fichier(s) recherché(s). Les séparateurs barre oblique ( / ), barre oblique inverse ( \ ) et deux-points (:)sontignorés(cequiestlecasdanstouslesautreschampsderecherche), et les termes spécifiés par l utilisateur sont recherchés sans tenir compte de leur séquence. Par exemple, la recherche c:\abc\xyz portera sur le chemin abc:\xyz\c et aussi sur le chemin c:\abc\xyz. Pour forcer la recherche à tenir compte de la séquence des termes spécifiés, il suffit de placer ceux-ci entre guillemets ( " ). Pour plus de détails sur la syntaxe destermesderecherche,voir"syntaxe des interrogations", page 37. Extension du fichier contenant le journal d audit. Exemple : "doc" (sans point et sans ces guillemets de citation) pour des fichiers Microsoft Word. Titreduoudesdocuments.Lesfichiers ne sont pas systématiquement affectés d une valeur de titre. Par exemple, pour déterminer le titre d un document Word, choisissez (dans Word) Fichier > Propriétés. LechampTitrefigure dans l onglet Résumé de la boîte de dialogue Propriétés. Nom de la personne ayant créé le document. Les fichiers ne sont pas systématiquement affectés d une valeur d auteur. Parexemple,pourdéterminer l auteur d un document Word, choisissez (dans Word) Fichier > Propriétés. Le champ Auteur figure dans l onglet Résumé de la boîte de dialogue Propriétés. 4. Après avoir spécifié les détails de l interrogation, cliquez sur Rechercher maintenant pour lancer la recherche : La page Résultats de la recherche apparaît. Afficher les résultats d une interrogation ou d une recherche Les résultats de l interrogation sont affichés dans la page Résultats de la recherche. À partir de la page Résultats de la recherche, vous pouvez enregistrer, envoyer et exporter les détails de la recherche et les résultats de la recherche en cliquant sur Autres options. Pour afficher les résultats d une recherche, vous disposez de plusieurs solutions. 20 RISS Web Interface

21 1. Affichez la page Résultats de la recherche en exécutant l une des actions suivantes : Définissez une recherche simple ("Recherche simple", page 17) ou une recherche avancée ("Recherche avancée", page 18). Lancez une recherche en réutilisant des critères enregistrés précédemment ("Réutiliser des critères enregistrés", page 28). Affichez des résultats de recherche enregistrés précédemment ("Afficher des résultats de recherche enregistrés", page 28). La page Résultats de la recherche apparaît. Figure 4 Page Résultats de la recherche avec Type de contenu = Remarque - La Figure 4 présente la page Résultats de la recherche avec Type de contenu = . La page Résultats de la recherche avec Type de contenu = document présente quelques différences, mais sa fonctionnalité est identique. 2. À partir de la page Résultats de la recherche, vous pouvez exécuter les tâches suivantes : Pour afficher le contenu d un objet ( ou document) dans le panneau de visualisation, cliquez sur le nom de cet objet dans la liste. Si vous cliquez deux fois sur cet élément, le panneau de visualisation est ouvert dans une nouvelle fenêtre. Pour afficher d autres résultats (par groupes de 50 maximum), cliquez sur les différentes flèches affichées dans la barre de navigation des résultats d interrogation Reportez-vous à la section "Barre de navigation des résultats d interrogation", page 22 pour en savoir plus. Pour sélectionner tous les documents présentés ou désélectionner les documents déjà sélectionnés, cliquez respectivement sur Sélectionner tout ou sur Désélectionner tout. Pour imprimer la page Résultats de la recherche, utilisez le bouton d impression du navigateur.(l icônedel imprimanteimprimerlalistedetablesencoursaétésupprimée.) Pour plus de détails sur l enregistrement des critères de recherche, voir "Enregistrer les critères d'interrogation ou de recherche", page 23. Pour plus de détails sur l enregistrement des résultats affichés, voir "Enregistrer des résultats d'interrogation ou de recherche", page 24. Pour plus de détails sur l envoi par de tout ou partie des résultats affichés, voir "Envoyer des résultats d'interrogation ou de recherche par ", page 25. Pour plus de détails sur l exportation de tout ou partie des résultats affichés, voir "Exporter les résultats de recherche ou d'interrogation", page 26. Reference Information Storage System 21

22 Remarque - Les utilisateurs ayant reçu une autorisation de «conformité» sont en mesure d afficher l ensemble desdestinataires(ycomprislesadressescci). Barredenavigationdesrésultatsd interrogation La liste des résultats présente les objets par date (les plus récents sont affichés en haut de la liste). Remarque - Les documents archivés il y a moins d une heure n apparaîtront pas nécessairement dans les résultats d une recherche lancée environ une heure après cet archivage (ce délai dépend de la configuration de votre système). La page Résultats de la recherche affiche au maximum 50 résultats/noms d objet. La barre de navigation des résultats permet d afficher afficher différents groupes de 50 résultats (voir tableau ci-dessous). Figure 5 Barredenavigationdesrésultatsd interrogation La barre de navigation des résultats présente les caractéristiques suivantes : 22 RISS Web Interface

23 Tableau6Barredenavigationdesrésultatsd interrogation Article Barres : Description Chaque barre représente un groupe de 50 résultats (maximum). Cliquez sur une barre pour afficher la page de résultats correspondante. La barre sombre correspond à la page de résultats affichée actuellement. Remarque : Pour plus de détails sur les documents représentés par une barre, pointez sur celle-ci : une bulle d aide vous renseigne. Flèches : Cliquez sur les différentes flèche pour afficher différentes pages de résultats, soit : Déplaceversl avantlesrésultatspargroupede50( ), 100 ( ) ou 500 ( )documents. Déplaceversl arrièrelesrésultatspargroupede50( ), 100 ( ) ou 500 ( )documents. Par exemple, si la page actuelle affiche les résultats 1-50 et que vous cliquez sur la flèche droite double ( ),lesrésutats s affichent. statut Message précisant l état actuel du traitement de la recherche : Interrogationencours: Larecherchen estpasterminée(moins de 50 résultats ont été trouvés). Cliquez ci-dessus : La recherche n est pas terminée Au moins 50 résultats trouvés et affichés. Vous pouvez cliquer sur une barre de navigation ( )pourafficher un groupe de 50 résultats pendant que la recherche se poursuit. Rechercheterminée: Sil interrogationnegénèrepasplusde 500 résultats, ce message signifie quelarechercheestterminée; si l interrogation génère plus de 500 résultats, ce message signifie que la recherche des 500 premiers résultats est terminée : Pour rechercher d autres résultats sans modifierlescritèresde recherche, cliquez sur la triple flèche droite ( ) afin d extrairele plus de résultats possible. Résultats récupérés par lots Lorsque vous effectuez une interrogation ou une recherche, les 500 premiers résultats sont récupérés. Pour afficher plus de résultats lorsqu une recherche retourne plus de 500 résultats, vous devez cliquer sur la triple flèche droite ( ). Lorsqu il existe plus de 500 résultats, le message d état Résultats de la recherche signifie que le premier lot de 500 résultats a été extrait, mais non que la totalité des résultats a été récupérée. Enregistrer les critères d interrogation ou de recherche Chaque fois que vous soumettez une recherche, vous pouvez enregistrer les critères spécifiés. Pour enregistrer les critères d interrogation ou de recherche : 1. Affichez la page Résultats de la recherche en exécutant l une des actions suivantes : Définissez une recherche simple ("Recherche simple", page 17) ou une recherche avancée ("Recherche avancée", page 18). Effectuez une recherche dans le référentiel des journaux d audit ("Rechercher dans un référentiel de journaux d'audit", page 30). Affichez des résultats de recherche enregistrés précédemment ("Afficher des résultats de recherche enregistrés", page 28). 2. Dans la page Résultats de la recherche, cliquez sur Autres options, puis sur Enregistrer les critères de recherche actuels. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit dans cette page, puis choisir Enregistrer les critères. La page Enregistrer les critères apparaît. Reference Information Storage System 23

24 Figure 6 Page Enregistrer les critères 3. Dans le champ Enregistrer les critères d interrogation sous, entrez le nom de votre choix pour ce groupe de critères. Pour effacer le nom affiché dans le champ Enregistrer les critères d interrogation sous, cliquez sur Effacer. Remarque - Le nom du groupe de critères ne doit pas comporter les caractères suivants $ % ^ & * # ( ) [ ] / \{+} ~=. 4. Cliquez sur Enregistrer maintenant. 5. Pour plus de détails sur la réutilisation de critères enregistré, voir "Réutiliser des critères enregistrés", page 28. Enregistrer des résultats d interrogation ou de recherche Lorsque vous exécutez une recherche, vous pouvez enregistrer les résultats générés par celle-ci. Remarque : les résultats de recherche sont conservés pendant deux semaines, puis supprimés. Remarque - Les résultats de recherche enregistrés dans RISS Web Interface sont supprimés au bout de deux semaines L interface Web contient également un bouton permettant de supprimer manuellement les résultats de recherche. (cette suppression porte uniquement sur les résultats de recherche, et non sur les objets RISS ; ceux-ci sont conservésdansrissjusqu àexpirationdelapériodedeconservationdéfinieparvotreadministrateur. Pour conserver des résultats au-delà de ces deux semaines, il suffit de les copier dans un référentiel de quarantaine (dont la période de conservation n expire jamais). Pour plus d informations, reportez-vous à "Copier des résultats enregistrés vers un référentiel de quarantaine", page 29. Si la recherche récupère un nombre élevé de documents, il est conseillé d enregistrer les résultats de cette recherche. Vous pouvez par exemple enregistrer les résultats avant la fin de l interrogation, puis les récupérer ultérieurement. Lorsque vous enregistrez des résultats comportant un nombre élevé de documents, l interrogation est resoumise sous la forme d une tâche de fond qui récupère la totalité des résultats. L interrogation s exécutant en tâche de fond, vous pouvez continuer à utiliser RISS Web Interface (par exemple, pour soumettre d autres interrogations). Pourenregistrerlesrésultatsd unerecherchedecetype: 1. Affichez la page Résultats de la recherche en exécutant l une des actions suivantes : 24 RISS Web Interface

25 Définissez une recherche simple ("Recherche simple", page 17) ou une recherche avancée ("Recherche avancée", page 18). Lancez une recherche en réutilisant des critères enregistrés précédemment ("Réutiliser des critères enregistrés", page 28). 2. Dans la page Résultats de la recherche, cliquez sur Autres options, puis sur Enregistrer les résultats actuels. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit dans cette page, puis choisir Enregistrer les résultats. La page Enregistrer les résultats apparaît. Figure 7 Page Enregistrer les résultats 3. Dans le champ Enregistrer les résultats de recherche sous, entrez le nom de votre choix pour cet ensemble de résultats. Pour effacer le nom affiché dans le champ Enregistrer les résultats de recherche sous, cliquez sur Effacer. Remarque - Lenomdugroupedecritèresnedoitpascomporterlescaractèressuivants:@$%^&*#()[]/ \{+} ~=. 4. Cliquez sur Enregistrer maintenant. 5. Pour plus de détails sur l affichage d un ensemble de résultats enregistré, voir "Afficher des résultats de recherche enregistrés", page 28. Remarque - Les résultats ne sont pas récupérés par ordre chronologique, mais ils sont triés par ordre chronologique àlafin de l interrogation. Si vous consultez des résultats avant la fin de l interrogation, vous constaterez qu ils ne sont pas triés. Envoyer des résultats d interrogation ou de recherche par Vous pouvez envoyer les résultats d une recherche vers un compte de messagerie (y compris des résultats enregistrés dans un référentiel de quarantaine). Pour envoyer des résultats par 1. Affichez la page Résultats de la recherche en exécutant l une des actions suivantes : Définissez une recherche simple ("Recherche simple", page 17) ou une recherche avancée ("Recherche avancée", page 18). Lancez une recherche en réutilisant des critères enregistrés précédemment ("Réutiliser des critères enregistrés", page 28). Affichez des résultats de recherche enregistrés précédemment ("Afficher des résultats de recherche enregistrés", page 28). Reference Information Storage System 25

26 2. Dans la page Résultats de la recherche, cochez la case de chaque objet à envoyer (si vous envoyez la totalité des objets, vous pouvez ignorer cette étape). 3. Cliquez sur Autres options pour afficher le menu des options. 4. Pour envoyer la totalité des résultats, cliquez sur Envoyer tous les objets. Pourenvoyeruniquement les objets dont la case est cochée, cliquez sur Envoyer les objets marqués. Un message confirme l envoi des objets. Exporter les résultats de recherche ou d interrogation Si le plug-in Outlook est installé et que vous utilisez le client RISS Outlook Interface, le menu Autres options propose également les options Exporter les objets marqués et Exporter tous les objets. Vous pouvez exporter les résultats de recherche directement vers Outlook ou créer un fichier PST que vous enregistrerez ensuite dans un emplacement extérieur à RISS (y compris votre disque dur local). Vous pouvez également exporter les résultats enregistrés dans un référentiel de quarantaine. Pour exporter des résultats de recherche : 1. Affichez la page Résultats de la recherche en exécutant l une des actions suivantes : Définissez une recherche simple ("Recherche simple", page 17) ou une recherche avancée ("Recherche avancée", page 18). Lancez une recherche en réutilisant des critères enregistrés précédemment ("Réutiliser des critères enregistrés", page 28). Affichez des résultats de recherche enregistrés précédemment ("Afficher des résultats de recherche enregistrés", page 28). 2. Dans la page Résultats de la recherche, cochez la case de chaque objet à exporter (si vous exportez la totalité des objets, vous pouvez ignorer cette étape). 3. Cliquez sur Autres options pour afficher le menu des options. 4. Pour exporter la totalité des résultats, cliquez sur Exporter tous les objets. Pour exporter uniquement les objets dont la case est cochée, cliquez sur Exporter les objets marqués. Sic estlapremièrefois que vous exportezdesrésultats,laboîtededialoguetéléchargementdufichier apparaît. Figure 8 Boîte de dialogue de téléchargement 5. Si la case Toujours me demander avant d ouvrir ce type de fichier est présente dans cette fenêtre, décochez-la ; dans ce cas, vous pourrez sauter cette étape à l avenir. Remarque : cette option dépend de la version de Windows utilisée et du niveau de sécurité spécifié dans celle-ci. 6. Pour lancer l exportation, cliquez sur Ouvrir. La fenêtre Suivi de l exportation vous renseigne sur le déroulement de l opération. 26 RISS Web Interface

27 Vous pouvez également cliquer sur Enregistrer pour enregistrer le fichier, double-cliquer sur ce fichier dans l Explorateur Windows pour l ouvrir, puis exécuter les étapes restantes de cette procédure. Remarque - Laboîtededialogued exportationapparaîtuniquementsileplug-inoutloukestinstallé. (S il n est pas installé, le fichier XML peut être ouvert à l aide d éditeurs XML.) Figure 9 Fenêtre Suivi de l exportation 7. Si vous exportez les résultats directement vers Outlook, entrez le nom du dossier Outlook cible dans le champ Dossier PST par défaut. Par défaut, ce dossier est appelé Default. Sivousnedésignez pas un autre dossier cible, les objets présents dans Default (messages exportés précédemment) sont supprimés. Les nouveaux dossiers PST sont créés automatiquement. 8. Si vous exportez les résultats vers un emplacement extérieur à RISS, vous devez exécuter les actions suivantes dans la zone Propriétés de l emplacement extérieur : Cochez la case Enregistrer dans un emplacement extérieur. Pour spécifier le dossier de stockage des résultats, vous pouvez taper son chemin d accès dans le champ Dossier cible ou cliquer sur Parcourir et sélectionner le dossier requis. Dans le champ Prefix,tapezlenomdevotrechoixpourlefichier PST qui sera généré lors de l exportation des résultats. Si le fichier PST dépasse 1,7 Go, il est automatiquement divisé en plusieurs fichiers affectés d un numéro séquentiel (par exemple, en spécifiant le nom de base "XYZ" : XYZ_001.pst, XYZ_002.pst, et ainsi de suite). Outlook 2000 Si les résultats contiennent plus de messages, un deuxième fichier PST est créé automatiquement (même si la limite de taille de 1,7 Go n est pas atteinte). Outlook 2002 ou 2003 Le nombre maximum de messages est de Pour lancer l exportation, cliquez sur Télécharger. Pour abandonner l exportation, cliquez sur Fermer. 10. Pendant que vous téléchargez les résultats, une jauge de progression vous renseigne sur le déroulement de l opération. Lorsque l exportation est terminée, cliquez sur Fermer. Encasd erreur, un message s affiche : cliquez sur OK dans la fenêtre de ce message pour afficher le journal des erreurs. Les messages exportés par cette procédure peuvent être manipulés comme tout autre message : vous pouvez répondre à un message, le faire suivre ou le supprimer. Reference Information Storage System 27

28 Remarque - Attention Lorsque vous supprimez un message exporté, celui-ci disparaît de votre compte Outlook, mais il est possible qu il soit conservé dans RISS. Les règles de gestion desmessages(quelsfichiers sont supprimés, dans quel délai, etc.) dépendent de la configuration RISS en vigueur. Pour plus de détails, contactez votre administrateur RISS. Réutiliser des critères enregistrés Si vous avez enregistré des critères d interrogation ou de recherche, vous pouvez les rappeler à partir de la page Gestionnaire des recherches. Chaque groupe de critères enregistré est affecté d un nom et d une date d enregistrement. Pour réutiliser un groupe de critères enregistré : 1. Dans la barre d outils, cliquez sur Gestionnaire des recherches. La page Gestionnaire des recherches apparaît. 2. Cliquez sur Critères enregistrés pour afficher la liste des groupes de critères enregistrés. Figure 10 Page Gestionnaire des recherches Vue des critères enregistrés 3. Vous pouvez exécuter les tâches suivantes : Pour relancer une interrogation donnée, sélectionnez son groupe de critères et cliquez sur Recharger. La page Recherche avancée qui apparaît contient déjà les critères du groupe sélectionné. Pour exécuter cette interrogation, cliquez sur Rechercher maintenant. Pour supprimer le groupe de critères sélectionné, cliquez sur Supprimer (notez qu aucun message ne vous demande de confirmer cette suppression). Pour afficher la vue Résultats enregistrés, cliquez sur Résultats enregistrés. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit dans cette vue, puis choisir Résultats d interrogation enregistrés. Afficher des résultats de recherche enregistrés À partir de la page Gestionnaire des recherches, vous pouvez afficher des résultats enregistrés précédemment (y compris des résultats enregistrés dans un référentiel de quarantaine). Chaque entrée indique le nom du groupe de résultats, son état (si la recherche n est pas terminée) et les dates de début et de fin de la recherche correspondante. Pour afficher des résultats enregistrés : 28 RISS Web Interface