AFFAIRES ÉTRANGÈRES BUREAU DE ET COMMERCE INTERNATIONAL L INSPECTEUR GÉNÉRAL VÉRIFICATION L AMBASSADE DU CANADA MAPUTO

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2 AFFAIRES ÉTRANGÈRES BUREAU DE ET COMMERCE INTERNATIONAL L INSPECTEUR GÉNÉRAL VÉRIFICATION DE L AMBASSADE DU CANADA MAPUTO Septembre 2001 Direction de la vérification ( SIV )

3 TABLE DES MATIÈRES RÉSUMÉ... 1 GESTION DE LA MISSION Aperçu... 2 PROGRAMMES DES RELATIONS GÉNÉRALES ET DE LA PROMOTION DU COMMERCE INTERNATIONAL Relations générales Promotion du commerce international... 3 PROGRAMME DES SERVICES CONSULAIRES Aperçu... 4 PROGRAMME DES SERVICES ADMINISTRATIFS Gestion du programme Ressources humaines Ressources matérielles Finances Gestion de l information ANNEXE A FICHE DE RENSEIGNEMENTS SUR LES RESSOURCES DE LA MISSION... 13

4 RÉSUMÉ Une vérification des programmes suivants: Relations générales, Promotion du commerce international, Services administratifs et consulaires, a été effectuée à Maputo les 21 et 22 février Cette vérification s est déroulée parallèlement à une vérification du haut-commissariat du Canada à Harare, la mission centrale pour le bureau de Maputo. La dernière vérification des programmes des Services administratifs et consulaires datait de juin Maputo est un bureau du haut-commissariat du Canada à Harare et fonctionne dans une structure en étoile avec Harare. Maputo est un bureau de développement dirigé par un conseiller expérimenté, un agent de l ACDI classé PM-06, en poste depuis cinq ans à la mission. C est une mission bien gérée qui dispose d employés recrutés sur place (ERP) compétents et satisfaits de leur travail. Le conseiller est très respecté des ERP. Les relations entre Harare et Maputo sont excellentes, et Maputo bénéficie du soutien du haut-commissariat pour tous les volets de ses activités. Un protocole d accord portant sur les services administratifs est en cours d élaboration par l agent-gestionnaire consulaire (AGC) à Harare. Ce protocole d accord pourrait être étendu à tous les programmes, y compris ceux des relations générales, des services consulaires et du développement. Les ressources financières doivent être révisées, car le budget d investissement est élevé par rapport aux autres micromissions. Les postes de réceptionniste et de chauffeur, sont tous deux occupés par les mêmes personnes depuis plusieurs années, il faut régulariser cette situation. Le conseiller, qui quittera la mission cet été, a établi des normes élevées pour son successeur. Le conseiller accomplit un travail de qualité pour rendre compte de la situation politique au Mozambique, selon le CDM et la Direction de l Afrique orientale et australe (GAA). Il a recours à son réseau étendu de contacts pour s informer des changements démocratiques qui se produisent dans le pays et en rendre compte. Les débouchés commerciaux au Mozambique sont peu nombreux et se limitent à des mégaprojets financés par des institutions financières internationales. L agent commercial à Harare est dans une large mesure responsable des relations avec les entreprises canadiennes intéressées par ces projets. 1

5 GESTION DE LA MISSION 1.1 Aperçu Le bureau de Maputo du haut-commissariat est doté d un effectif d ERP compétent, dirigé par un conseiller qui est un agent de l ACDI expérimenté (PM-06). Le moral est bon à la mission. Les relations de travail avec Harare, régies par une structure en étoile, sont excellentes et les services fournis par Harare sont jugés de haut niveau. Les communications sont efficaces entre les deux missions, avec des conférences téléphoniques hebdomadaires entre le CDM et le conseiller. L année dernière, le CDM s est rendu au Mozambique à sept reprises. Les échanges entre le personnel des deux missions ont permis à cette relation de se renforcer et aux ERP de Maputo de suivre de multiples formations. Actuellement, le conseiller partage son temps à parts égales entre les activités de développement et celles liées au MAECI. L AGC à Harare est en train de préparer un protocole d accord régissant les processus administratifs. Ce protocole pourrait être étendu à tous les programmes (relations générales, services consulaires et développement) qui sont visés par la structure en étoile. Il faudra clarifier l impact de l établissement d un centre régional pour le commerce à Johannesburg, comme l a recommandé le plan d activités de la Direction générale de l Afrique (GGD) pour l exercice , et ses incidences sur les relations entre Harare et Maputo. Il a été demandé à GGD de clarifier rapidement cette question afin de ne pas perturber les activités commerciales de nos missions dans la région. Le rapport de vérification de Harare contient une recommandation à cet effet. Recommandation pour Harare Le protocole d accord qui régit la structure en étoile entre Harare et Maputo doit être établi afin de définir comment les responsabilités pour les différentes fonctions de soutien administratif et des programmes doivent être attribuées. Réponse de Harare Le protocole d accord qui détermine la répartition des responsabilités entre la mission centrale et son satellite a été terminé et couvre désormais l ensemble des programmes. Il est actuellement examiné par le CDM et les gestionnaires de programme, et sera envoyé dès que possible aux directions concernées de l Administration centrale pour qu elles l examinent. 2

6 PROGRAMMES DES RELATIONS GÉNÉRALES ET DE LA PROMOTION DU COMMERCE INTERNATIONAL 2.1 Relations générales Le CDM et GAA, tout en reconnaissant que Maputo est surtout un bureau de développement et que le conseiller est, par profession, un agent de l ACDI, se félicitent des efforts déployés par ce dernier pour préparer des rapports politiques et pour constituer un réseau étendu de contacts précieux. Ces rapports politiques (de un à quatre par mois en fonction de la situation) portent sur des problèmes régionaux, la démocratie, ***, la sécurité et la gouvernance, et sont rédigés principalement en fonction des nombreuses visites que le CDM effectue au Mozambique - sept l année dernière. Le conseiller communique activement avec le CDM et avec le conseiller aux affaires politiques et commerciales de Harare. Les objectifs n ont pas été définis, mais les communications sont claires et il n y a aucun doute au sujet des questions qui doivent faire l objet d un rapport. Le conseiller utilise à bon escient son indemnité de représentation et le logement qui lui est fourni pour remplir ses fonctions de représentation. Ses déplacements au Mozambique l année dernière ont été peu nombreux. 2.2 Promotion du commerce international Les débouchés pour les entreprises canadiennes au Mozambique se limitent principalement à des mégaprojets financés par les institutions financières internationales. Ils intéressent surtout les grandes entreprises. Le marché pour les PME qui vendent des marchandises et des services est très restreint. Le conseiller consacre très peu de temps à la promotion du commerce. C est l agent commercial en poste à Harare qui s occupe de la communication d informations *** aux entreprises canadiennes désireuses de présenter des soumissions pour les mégaprojets. 3

7 PROGRAMME DES SERVICES CONSULAIRES 3.1 Aperçu L adjoint administratif (LE-04), qui a suivi un cours de deux semaines sur les affaires consulaires à Ottawa en 1999, gère la plupart des dossiers quotidiens relatifs au programme des services consulaires. L agent administratif/consulaire (LE-5), qui est également la comptable, contrôle les passeports (d urgence uniquement), établit le rapport d inventaire des passeports et prépare un reçu officiel au moment de la réception d une demande de passeport. L adjoint administratif s occupe du guichet, des dossiers consulaires (qui sont peu nombreux), et de l enregistrement des 186 Canadiens vivant au Mozambique, reste en contact permanent avec les 13 coordonnateurs d urgence et veille à la mise à jour du plan d urgence consulaire. Une révision récente du plan, mis à jour pour la dernière fois en 1997, a été envoyée à Harare pour approbation Les demandes de passeports sont transmises à Harare deux fois par semaine par courrier commercial. Le délai de traitement d une demande est de deux semaines. Les demandes reçues sont les plus nombreuses pendant les mois d été au Canada où elles sont comprises entre 15 et 20. Durant les mois les plus calmes, ce nombre retombe à cinq. Les passeports d urgence ont été comptés le 22 février 2001 et le résultat obtenu correspondait au nombre indiqué dans la documentation disponible. Le conseiller effectue périodiquement un comptage de ces passeports et s assure qu il n y a pas de divergence. 4

8 PROGRAMME DES SERVICES ADMINISTRATIFS 4.1 Gestion du programme Bien que la responsabilité générale de la gestion et de l administration du bureau incombe au conseiller, une grande partie des tâches administratives quotidiennes sont effectuées par l agent de programme (LE-07). Celui-ci, outre le temps qu il consacre au commerce (30 p. 100), au développement (15 p. 100) et aux rapports politiques (10 p. 100), consacre actuellement 45 p. 100 de son temps aux tâches administratives. Plusieurs personnes sont placées sous sa responsabilité : un adjoint administratif (LE-04), un réceptionniste, un chauffeur/messager, un agent de nettoyage à temps partiel et quatre gardiens, tous sous contrat. L agent administratif/consulaire (LE-05), qui s occupe également de la comptabilité, relève directement du conseiller. Un remplaçant est désigné pour tous les postes clés en cas d absence Les relations entre Harare (la mission centrale) et Maputo (le satellite) sont excellentes. Maputo estime que Harare lui fournit un excellent soutien dans toutes ses activités. L AGC s est rendu en visite à Maputo en octobre et est en train de mettre au point un protocole d entente qui détermine les modalités des dispositions administratives. 4.2 Ressources humaines Les postes de chauffeur/messager et de réceptionniste sont occupés par des contractuels depuis respectivement cinq et trois ans. L AGC est en train de régulariser ces postes, ce qui devrait être fait le 1 er avril Les descriptions de travail révèlent un décalage entre les tâches réelles et celles prévues. La dernière classification a été réalisée en 1994 par l AGC à Harare. Depuis lors, beaucoup de choses ont changé. Par exemple, la description de travail de l agent de programme met l accent sur les tâches de développement et accorde peu d importance aux tâches administratives, alors que c est le contraire actuellement. Le poste d agent administratif/consulaire indique que cette employée tient le registre de tous les Canadiens qui vivent au Mozambique, alors qu en réalité ce travail est accompli par l adjoint administratif. Recommandation pour la mission Les descriptions de travail de tous les ERP doivent être révisées et mises à jour pour qu elles reflètent la réalité du travail accompli. 5

9 Réponse de la mission Les descriptions de travail seront révisées cet été. Préoccupations des ERP Les ERP s inquiètent de l assurance médicale dont ils bénéficient. La couverture actuelle est limitée à l employé, à l exclusion de sa famille, et oblige celui-ci à avancer les frais, le remboursement intervenant par la suite. Le remboursement est plafonné à 90 p. 100 de la dépense. La couverture est limitée au Mozambique et exclut l Afrique du Sud, où les hôpitaux et les traitements médicaux sont considérés de meilleure qualité. Elle est plafonnée à $US par an. On considère que les dispositions actuelles constituent une lourde charge financière pour la plupart des employés, car la couverture médicale est très chère. Les ERP affirment qu il existe des assurances locales susceptibles de fournir les garanties requises. Une enquête a été récemment menée, et les informations ainsi recueillies ont été soumises à l AGC à Harare, lequel doit les examiner et adresser une recommandation à HRL Les ERP ont également soulevé le problème de la prime de 13 e mois pour le personnel de bureau, laquelle a été supprimée en 1994, à la suite de la classification effectuée par l AGC. Le personnel autre que les employés de bureau perçoit actuellement cette prime. Les ERP estiment que plusieurs employeurs locaux continuent de la verser. L AGC à Harare a indiqué qu il examinerait la question. Recommandation pour Harare L AGC doit veiller en priorité à ce qu une soumission portant sur l assurance médicale de Maputo soit adressée à HRL. Réponse de Harare L assurance médicale fournie aux ERP est compatible avec celle fournie par les organisations de même type. Le dernier examen des prestations date de janvier/février L Afrique du Sud n est pas exclue. Les seules restrictions sont le plafonnement à $US et l obligation qu un traitement de même nature ne soit pas offert au Mozambique. Langues officielles Bien que la plupart des employés de bureau soient parfaitement trilingues (anglais, français et portugais), on ne semble pas vraiment promouvoir la politique de bilinguisme du Canada dans la mission. Les cartes d affaires sont rédigées en portugais exclusivement et la signalétique à l entrée de la mission est uniquement en 6

10 anglais et en portugais. Le conseiller a indiqué qu il allait s occuper immédiatement de cette question. Le message enregistré sur le répondeur téléphonique est en trois langues. Recommandation pour la mission La mission doit être dotée de panneaux reflétant le caractère bilingue du Canada. De même, des cartes d affaires bilingues anglais/français, en plus des cartes portugaises, doivent être fournies au conseiller et à l agent de programme pour qu ils les distribuent. Réponse de la mission On fera imprimer des cartes en anglais et en français pour le haut-commissaire. Le conseiller quitte la mission cet été et de nouvelles cartes ne seront donc pas commandées. Le nouveau conseiller disposera de cartes en anglais et en français. La zone de réception a été réaménagée afin de refléter la nature bilingue du Canada. 4.3 Ressources matérielles Les biens comprennent une chancellerie et des logements du personnel (LP). La chancellerie se trouve dans un immeuble qui appartient à l ambassade de Suède. Elle est bien située, propre et moderne et donne une image très favorable du Canada. Cet immeuble nécessite peu de travaux de maintenance Le LP occupé par le conseiller est vaste et dépasse ce à quoi ce dernier aurait droit en matière de logement, mais Maputo compte très peu de logements acceptables qui se conformeraient aux directives en matière d espace. Ce LP est absolument comparable à ceux des organisations de même type et n est pas ostentatoire. Le LP, loué en 1997 pour un prix mensuel de $US, remplaçait un LP qui avait un loyer de $US. C est un immeuble qui nécessite peu d entretien, qui est bien situé et d où on peut facilement se rendre à pied à la chancellerie. Le bail en cours expire en décembre Toutefois, l achat de ce bien n est pas recommandé, car il se trouve au bord d une falaise et, compte tenu des fortes pluies, les risques d érosion sont élevés et pourraient entraîner de graves problèmes structurels La mission a bien géré les inventaires, qui sont à jour pour la chancellerie et les LP, de même que pour les ordinateurs. Les dossiers sur les biens étaient aussi correctement tenus. Un plan de gestion des biens de la mission vient également d être établi et adressé à SRD. Il n existe pas de convention d occupation pour le conseiller. 7

11 Recommandation pour la mission Une convention d occupation doit être signée par le conseiller et archivée. Réponse de la mission On est en train de préparer une convention d occupation. Budget consacré aux véhicules et aux équipements La mission dispose de trois véhicules officiels et un quatrième est commandé et devrait arriver d un jour à l autre. La flotte comprend une Toyota Camry de 1999, une Mazda 626 de 1997 et une Mitsubishi Lancer de 1995 qui n est pas en état de rouler depuis un an et demi et qui fera l objet d une reprise lors de l achat du nouveau véhicule. La Camry a km et la Mazda, km. Le véhicule commandé est une Mazda 626 neuve de La nécessité de posséder trois véhicules à la mission est difficile à justifier, compte tenu notamment de l existence de sociétés de location de voitures. Le conseiller a convenu de vendre la Camry une fois le nouveau véhicule reçu. L achat d un véhicule neuf est peut-être dû à l importance du budget d équipement alloué à la mission, à savoir $. Lorsqu on le compare à celui d autres micro-missions de même taille, le budget d équipement s avère excessivement élevé. Il n existe aucune raison apparente qui justifie ce budget. Recommandation pour la mission La mission doit ramener sa flotte à deux véhicules officiels et vendre la Mitsubishi et la Camry, une fois en possession du nouveau véhicule. Réponse de la mission Le véhicule neuf vient d arriver (la Mazda 626 de 2000) et le plus ancien (la Mazda 626 de 1997) a été mis en vente fin avril. La flotte se composera de deux véhicules (la Mazda 626 de 2000 et la Camry de 1999). Recommandation pour PAM Le budget d équipement de Maputo doit être revu afin de réduire le financement fourni. 8

12 Réponse de PAM PAM a déjà ramené le budget d équipement de la mission de $ à $. Il sera à nouveau révisé afin de confier à PAM le financement des besoins en véhicules de Maputo, laissant à la mission un budget suffisant pour couvrir ses besoins en mobilier et en équipement. 4.4 Finances L agent administratif/consulaire est également la comptable et occupe ce poste depuis octobre Elle s est rendue deux fois à Harare, en 1995 et en 1998, pour rencontrer le personnel et recevoir une formation en matière de finances. La mission devrait bénéficier d un «accès en lecture» au SGI l année prochaine et l AGC prévoit pour elle un nouveau séjour durant l année à venir. La mission possède un compte bancaire en dollars américains à la Banco Standard Totta de Mocambique. Ce compte sert au dépôt des recettes des services consulaires et d immigration qui sont perçues en dollars américains. Les dollars canadiens, d un montant réduit, sont envoyés à Harare. Cette mission ne perçoit et n utilise aucune monnaie locale. Elle effectue de 35 à 40 transactions par mois sur le compte bancaire en dollars américains. Les données financières sont envoyées à Harare pour saisie dans le SGI trois fois par mois, à l aide des services de courrier DHL SIXP, du Bureau de l inspecteur général (SIX), réalise actuellement un examen détaillé des comptes de la mission pour les mois de juin, juillet et août Cette mission effectue peu de dépenses discrétionnaires. SIXP rédigera un rapport sur la situation de ces comptes, lequel sera soumis à la mission et à Harare pour examen et commentaire L agent administratif/consulaire est compétente et bien organisée. Quattro Pro est utilisé pour contrôler les activités financières quotidiennes de la mission. Un rapprochement du système Quattro Pro avec les rapports du SGI est effectué lorsque ceux-ci sont reçus de Harare. Cette mission, au moment de la vérification (22 février 2001), devait encore effectuer le rapprochement pour le mois de novembre 2000, car son personnel avait liquidé ses jours de congé accumulés. Dépôt des recettes Les sommes d argent ne sont pas déposées sur le compte bancaire aussi souvent que le stipule le Règlement sur la réception et le dépôt des fonds publics, à savoir une fois par semaine ou lorsque les fonds disponibles atteignent 500 $, le premier des deux prévalant. Depuis juin dernier, deux dépôts seulement ont été effectués, l un d un montant de $US, le 13 juin 2000, et l autre d un montant de $US, le 7 novembre La principale raison qui explique cet écart par rapport au règlement est la nécessité perçue de conserver des devises fortes dans l éventualité 9

13 d une urgence, p. ex. une évacuation médicale ou une hospitalisation dans une clinique privée. Au Mozambique, rien n est possible si ces services ne sont pas payés sur le champ en dollars américains. Les recettes provenant des services consulaires et des visas sont réduites, surtout pendant l hiver au Canada, lorsque les visiteurs se font rares. Les recettes perçues pendant l hiver oscillent entre 200 et 300 $US par mois. Pour remédier à cette situation, la mission devrait disposer d une caisse d urgence, d environ $US. La mission a indiqué qu elle s efforcerait de mettre en place un système similaire à celui en vigueur à Harare, à savoir s arranger avec les diplomates et avec d autres parties intéressées pour s inscrire auprès d un prestataire de soins de santé (p. ex. : ambulanciers aériens), ce qui permettrait de présenter une carte en cas d urgence, le paiement intervenant après l administration des soins Un rapprochement des fonds disponibles le 22 février 2001 avec les reçus officiels révèle que toutes les recettes ont été comptabilisées. Le dernier dépôt en date du 7 novembre 2000 comprenait les recettes perçues jusqu au 27 septembre 2000 compris. Les recettes recueillies entre le 27 septembre et le 7 novembre 2000 n ont pas été déposées à la banque en raison de la nécessité de conserver des espèces pour faire face aux urgences. Les espèces comptées le 22 février 2001 s élevaient à $US et à 110 $CAN et ont été rapprochées avec les reçus officiels délivrés depuis le 27 septembre La mission a fait savoir qu elle commencerait à effectuer des dépôts hebdomadaires, conformément au règlement. Recommandations pour la mission La mission doit procéder aux dépôts selon les dispositions du Règlement sur la réception et le dépôt des fonds publics La mission doit communiquer avec SMF pour se procurer une caisse d urgence. Réponses de la mission Les dépôts sont effectués chaque semaine depuis la date de la vérification Une caisse d urgence a été mise en place. Remboursements de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) La mission verse une TVA de 17 p. 100 sur tous les achats de biens et de services effectués au Mozambique. Interrogée sur le remboursement de cette taxe, la comptable a indiqué que la mission ne la récupérait pas pour le moment, mais que, d après ce qui lui semblait, certaines organisations internationales en étaient exonérées grâce à l utilisation d une carte accréditée délivrée par le ministère des Affaires 10

14 étrangères. Informé de cette possibilité, le conseiller a fait savoir qu il examinerait la question avec les autorités responsables. Recommandation pour la mission La mission doit examiner, avec le ministère des Affaires étrangères, la possibilité d être exonérée de la TVA de 17 p. 100 sur tous les biens et services achetés localement. Réponse de la mission Maputo interroge actuellement d autres ambassades sur leurs modalités de récupération de la TVA. La question sera posée au ministère mozambicain des Affaires étrangères. 4.5 Gestion de l information La mission est équipée du système MM-97 et connaît les mêmes frustrations et inefficacités que d autres micro-missions. Il faut trop de temps pour télécharger le courrier, utiliser des applications ministérielles et accéder à Internet. Quatre employés doivent se partager un seul poste de travail MM-97, ce qui limite l accès au courrier électronique et aux applications spécialisées. Deux PC autonomes sont aussi disponibles pour accéder à Internet, grâce à un abonnement à un prestataire local Maputo devrait bénéficier de la phase 1 de la mise à jour pour les micro-missions qu effectuera SXD l année prochaine. Grâce à cette amélioration, les nouveaux postes de travail SIGNET seront comparables au système SIGNET de base utilisé par les autres services du ministère, et les utilisateurs disposeront d une suite mise à niveau de logiciels standard compatibles avec SIGNET 2000 (comprenant Outlook 2000, Internet Explorer 5 et Corel Suite 8). On ignore encore à quelle date la phase 2 de la mise à jour sera mise en oeuvre. Elle permettra à Maputo de s aligner sur le reste du ministère aux plans de la connectivité et de l accès aux services de la voix, des données et d applications Le système téléphonique utilisé à la mission est un autocommutateur privé acheté dans le pays. La mission a rencontré peu de problèmes avec ce système et n a pas souscrit de contrat de maintenance. En cas de difficultés, une entreprise en assure l entretien. 11

15 ANNEXE A FICHE DE RENSEIGNEMENTS SUR LES RESSOURCES DE LA MISSION Personnel (ETP) EPC ERP TOTAL Chef de bureau 1 1 Promotion du commerce international 0,3 0,3 Relations générales 0,1 0,1 Services consulaires 1 1 Services administratifs 3,45 (1) 3,45 Développement 0,15 0,15 Total Remarque *(1) Comprend les postes de réceptionniste et de chauffeur sous contrat. Ressources matérielles BIENS LOUÉS À TITRE PRIVÉ LOUÉS PAR L ÉTAT Chancellerie 1 LP 1 PROPRIÉTÉ DE L ÉTAT Véhicules 3 Informations financières 2000/2001 Salaires des ERP $ Exploitation $ Heures supplémentaires des EC $ Immobilisations $ Total $ 12

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