Modifications du CoGiTiel pour les prélèvements SEPA

Transcription

1 Modifications du CoGiTiel pour les prélèvements SEPA Glossaire SEPA : Norme Européenne des transactions financières (Single Euro Payment Aera) ICS : Identifiant Créancier SEPA (remplace le Numéro National d Emetteur) RUM : Référence Unique du Mandat (remplace l autorisation de prélèvement) IBAN : Numéro de compte bancaire international (International Bank Account Number) BIC : Code d Identification des Banques (Bank Identificator Code) RIB : Relevé d Identité Bancaire NNE : Numéro National d Emetteur

2 Paramétrage des prélèvements La seule étape de paramétrage nécessaire dans CoGiTiel consiste à renseigner l ICS (Identifiant Créancier SEPA) du syndicat. Ce code est attribué par la banque du syndicat après demande à la banque de France. Le paramétrage des prélèvements SEPA aura pour effet de générer automatiquement les Références Uniques de Mandats (RUM) qui remplacent les autorisations de prélèvement. Les données seront préparées pour la migration et activées lors du déclenchement du premier prélèvement SEPA, permettant ainsi au syndicat de basculer quand il sera prêt avant le 1 er Février Dans le cas de la migration des PACS vers SEPA, les RUM seront générées avec le Symbole ++ au début. Ce symbole permettra d identifier une autorisation déjà existante et de la transformer de fait en Mandat SEPA

3 Menu Administrer Paramétrages L ICS du syndicat n est pas encore renseigné. La migration ne peut pas se faire.

4 L ICS du syndicat comporte dans la majorité des cas l ancien Numéro National d Emetteur. A l attribution de l ICS, tous les mandats des syndiqués seront automatiquement rattachés à cet ICS. Cas des ICS Collectifs: Si un syndicat se sert d un ICS collectif, à titre temporaire, les mandats seront générés pour l ICS collectif. Ils devront être de nouveau signé par les syndiqués lorsque le syndicat prendra son numéro d ICS définitif.

5 Amélioration du CoGiTiel Il est maintenant possible de choisir la date de prélèvement.

6 Après validations des paramètres de prélèvements, CoGiTiel génère automatiquement les Références Uniques de Mandat (RUM) En fin de liste, validez pour continuer (bouton situé en bas de page) A noter que les RUM commencent toutes par ++ dans la continuité de l utilisation du CoGiTiel

7 Paramétrage des banques du syndicat Lors de la migration des prélèvements SEPA, l IBAN et le BIC du syndicat sont automatiquement renseignés.

8 Menu Comptabilité Banques Lors de la modification des coordonnées bancaires, CoGiTiel interroge le fichier de la Banque de France pour récupérer le BIC et le nom réel de la Banque tel qu il a été enregistré avec l IBAN du compte bancaire.

9 RIB du syndiqué Lors de la migration des prélèvements SEPA, La RUM (référence unique du mandat) est automatiquement renseignée. ATTENTION Si le syndicat utilisait CoGiTiel pour envoyer ses fichier de prélèvement avant SEPA, il n y a rien à changer. S il décide de passer à l utilisation de ces fonctions après avoir fait la migration SEPA avec un autre logiciel (Cybermut, Coopanet etc ) les RUM qui ont été attribuées au syndiqué devront être saisies pour être en adéquation avec celles existantes.

10 Affichage du RIB Les coordonnées bancaires du syndiqué ont été mise à jour après le paramétrage des prélèvements. Par défaut, CoGiTiel considère que le Syndiqué est titulaire du compte à débiter.

11 Mandat du syndiqué titulaire du compte Le mandat remplace l ancienne autorisation de prélèvement. Lors de la migration des prélèvements vers SEPA, les anciennes autorisations de prélèvement deviennent mandat de fait pour l organisation détentrice de l ICS qui a été renseigné. Le mandat ne sera accessible que lorsque le premier prélèvement SEPA aura été émis, car on considère qu un syndicat peut préparer sa migration SEPA et continuer pendant un certain temps à utiliser les prélèvements «traditionnels». Le mandat est accessible à partir de l icone des autorisation et se présente comme suit. :

12 Affichage du Mandat

13

14 Mandat du syndiqué non-titulaire du compte Il se peut que dans certains cas le syndiqué ne soit pas le titulaire du compte à débiter. On le nomme alors «Tiers débiteur» Le mandat doit impérativement être signé par le ou les titulaires du compte à débiter. Cette information sera alors fournie à la saisie du RIB (en création ou modification) Le nom du titulaire du compte est une donnée obligatoire lors de la transmission des fichiers SEPA et doit correspondre avec celui du compte débiteur pour éviter tout rejet. En cas de modification d un mandat déjà existant, une nouvelle RUM sera attribuée. Les RUM et IBAN sont conservés dans un fichier «historique» pour pouvoir les récupérer en cas de retour en arrière (changement de compte avec un autre titulaire et retour au compte initial par ex )

15 A la création (ou modification) d un RIB, CoGiTiel considère que le Syndiqué est titulaire du compte à débiter.

16 Si le syndiqué n est pas la personne titulaire du compte à débiter, Il est alors possible de renseigner les coordonnées obligatoire du «Débiteur» Nom et adresse

17 Pour être valable, le mandat doit être signé par le ou les personnes titulaires du compte à débiter. Dans le cas de compte joint («Mr OU Mme») une seule signature suffit. Si l intitulé du compte comporte «Mr ET Mme» ou plusieurs noms, il faudra la signature des deux personnes mentionnées sur le compte.

18 Coordonnées du titulaire du compte à débiter Coordonnées de la personne pour qui le prélèvement est effectué. (Tiers Débiteur)

19 Fichier des prélèvements Initialisation La génération du premier prélèvement SEPA est une opération irréversible. Une fois le prélèvement lancé, tous les prélèvements suivants devront être SEPA. Par mesure de précaution, mais sans y être obligé, avant de lancer un nouveau prélèvement SEPA, il faudra valider les prélèvements déjà effectués et les rejets éventuels. Le système a besoin de mémoriser certaines informations indispensables pour les prélèvements suivants. Le premier prélèvement est appelé «FIRST» et les suivants «RECUR».

20 Menu Comptabilité Prélèvements L icône «SEPA» et l icône «prélèvements traditionnels» sont accessibles tant que le premier prélèvement SEPA n a pas été effectué. Icone SEPA

21 CoGiTiel teste dans un premier temps la cohérence des informations du compte du syndicat (IBAN, BIC et ICS) Si une des information est erronée ou manquante, il ne permet pas de poursuivre la génération du fichier. Dans l exemple, l ICS n est pas encore renseigné.

22 Une fois la vérification effectuée, CoGiTiel demande confirmation pour poursuivre la migration effective des prélèvements.

23 Fichier des prélèvements Génération du fichier La génération du premier de prélèvements SEPA ne pourra se faire que si toutes les conditions préalables ont été remplies : RIB, IBAN et BIC du syndicat et des syndiqués. Un fichier de prélèvements SEPA ne peut pas être envoyé plus de 14 jours ouvrés avant la date de prélèvement. Ceci pour permettre au syndicat de prévenir 14 jours au moins à l avance le syndiqué qu il sera prélevé. Un échéancier sera mis à disposition du syndicat pour envoi à chaque adhérent concerné en début d année. Cette nouvelle mesure obligera le syndicat à préparer ses cotisations au moins 15 jours avant le premier prélèvement de l année. La fonction «préparer 2014» ne pourra pas excéder cette date. Les prélèvements, non effectués, antérieurs à cette date, pourront être générés, aux risques pour le syndicat d être contestés par la suite (jusqu à 13 mois en cas de défaut de mandat)

24 CoGiTiel teste la présence des RIB pour tous les syndiqués qui seront prélevés Il teste aussi la cohérence des IBAN des syndiqués

25 CoGiTiel teste l ensembles des paramètres avant la génération du fichier et propose une information indiquant la progression du système pour les gros syndicats La date de prélèvement proposée est celle du jour et CoGiTiel calcule le nombre de prélèvements qui peuvent être effectués à cette date, en n excédant pas 15 jours après celle-ci.

26 ATTENTION à la validité des dates en correspondance avec l échéancier envoyé initialement Possibilité de choisir une plage comprise entre deux dates pour effectuer des prélèvements antérieurs à la date du jour. (sous la responsabilité du syndicat)

27 Le fichier généré est au format «XML» et contient l ensemble des informations pour le prélèvement SEPA : L identification du syndicat et de ses coordonnées bancaires (IBAN BIC) ainsi que son ICS Ainsi que les informations relatives au syndiqué (IBAN BIC, Référence de Mandat), le montant du prélèvement. Les données du mandat dématérialisé (données informatiques) L indication s il s agit d un premier prélèvement (FRST) ou récurent (RECUR) Cette indication détermine entre autre la date de prélèvement qui sera effective après 5 jours ouvrés pour un (FRST), soit une semaine mini, et 2 jours ouvrés pour un (RCUR) Dans l exemple qui suit la date d envoi est le 11 Octobre et les prélèvement auront lieu le 18 Octobre car c est un premier envoi (FRST)

28 Date d envoi du fichier Date de prélèvement en fonction du statut du prélèvement (FRST)

29 Données concernant le syndiqué. Dans cet exemple, le titulaire du compte n est pas le syndiqué.

30 Enregistrement du fichier pour transmission interbancaire et confirmation comme pour un prélèvement traditionnel Une fois le premier prélèvement SEPA effectué, l icône «prélèvements traditionnels» disparait