Migration des mandats existants sur base du fichier de la Banque Nationale de Belgique. version mars ing.be/sepa

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1 Financial Supply Chain SEPA Migration des mandats existants sur base du fichier de la Banque Nationale de Belgique version mars 2014 ing.be/sepa

2 Contexte 1 Acquisition 1 Formats 1 La migration des mandats DOM80 2 Le fichier de migration de la BNB 2 La référence du mandat de domiciliation européenne et la migration du mandat DOM80 2 Les mandats migrés 5 Trucs et astuces 6 Numéros de mandat DOM80 - doublons 6 Mandats B2B 6 Jeu de caractères 6 Accessibilité des banques 7 Mandats inactifs 7 Processus de migration 8 Fin de migration 8 Structure du fichier de migration de la BNB 9

3 Contexte Depuis septembre 2009, les banques qui offrent à leurs clients la possibilité d ouvrir un mandat de domiciliation belge (DOM80) doivent faire parvenir à la Banque Nationale de Belgique (BNB), le 10 de chaque mois, une liste reprenant les données électroniques de tous les mandats existants. Cette liste contient les numéros de mandats des domiciliations DOM80, l IBAN et le BIC ainsi que le nom et l adresse du débiteur. La BNB garde ces mandats DOM80 dans un fichier central de migration. Quand un mandat de domiciliation est migré en une domiciliation européenne SEPA (SDD), la banque va retirer ce mandat de sa liste, et par conséquent, il va disparaître du fichier de migration de la BNB. Les banques qui traitent les domiciliations domestiques se sont engagées à transmettre ces données chaque mois à la Banque Nationale. Acquisition Si vous êtes créancier et que vous désirez migrer vers la domiciliation européenne SEPA, vous pouvez acquérir par votre banque un extrait du fichier de migration de la BNB comprenant la liste de vos clients débiteurs DOM80. ING demandera pour vous les informations à la BNB, sur base de votre numéro d identifiant de créancier DOM80. ING vous renverra ensuite le fichier. Les demandes introduites à la BNB sont effectuées exclusivement par la banque et vous ne pouvez jamais, en tant que créancier, le demander vous-même directement à la BNB. ING vous enverra le fichier par (pour autant que le fichier zippé n excède pas 15 MB - maximum 5 s) ou sur un CD et par poste (si le fichier zippé excède 15 MB). Si vous le souhaitez, vous pouvez aussi venir chercher le CD en mains propres au centre opérationnel de Gand ou de Bruxelles. La manière la plus efficace d obtenir ce fichier avec la liste des mandats est de le demander en même temps que vous faites la demande pour devenir créancier SEPA chez ING. Si vous désirez l obtenir par la suite, veuillez contacter votre chargé de relation commerciale. Formats Quand ING reçoit le fichier de migration de la Banque Nationale de Belgique, il lui parvient en format CIRI sans retours à la ligne (possibilité de le recevoir avec les retours à la ligne sur simple demande). Ce fichier pourra être facilement lu grâce à des logiciels du type Microsoft Notepad ou Excel. Une version Access (.mdb) ou Excel (.csv) est disponible sur demande (dépend de la taille du fichier). Migration des mandats sur base du fichier de la BNB 1

4 La migration des mandats DOM80 Certaines actions doivent être entreprises afin de migrer vos mandats DOM80 en mandats de domiciliation européenne SEPA. Veuillez trouver ci-dessous quelques conseils. Le fichier de migration de la BNB Le but de la création du fichier central de migration de la BNB est de simplifier le processus de migration des mandats DOM80 existants en mandats de domiciliation européenne SEPA en vous donnant : un aperçu de tous vos mandats DOM80 existants (données électroniques); le numéro de mandat de domiciliation DOM80, nom et adresse du débiteur; le BBAN converti en IBAN; le BIC (Bank Identification Code) adéquat; le numéro de contrat lié à ces domiciliations (référence ou numéro d abonnement) si ces informations sont disponibles et ont été communiquées par la banque du débiteur. Ce fichier peut être directement importé vers votre système de comptabilité ou customer management system, selon ses capacités. Si ce n est pas possible, votre système comptable va devoir être reconfiguré ou des changements vont devoir être apportés au format du fichier. Veuillez contacter votre fournisseur ERP ou département informatique pour plus d information concernant les options qui sont disponibles pour l importation de fichiers vers votre système. Votre système devrait non seulement importer les données du fichier mais doit aussi permettre l exécution, les modifications et le stockage des données. Il faut faire attention aux éléments tels que la longueur des codes (IBAN belge = 16 caractères contrairement aux 12 caractères du BBAN belge) et au nouveau BIC (maximum 11 caractères). Veuillez contacter votre fournisseur ERP ou département informatique pour plus d information concernant les options qui sont disponibles pour l exécution et le stockage des données. La référence du mandat de domiciliation européenne SEPA et la migration du mandat DOM80 La référence d un mandat de domiciliation européenne SEPA est l élément-clé pour initier une domiciliation sur base des informations du mandat qui a été signé par le débiteur. Vous, en tant que créancier, pouvez choisir n importe quelle référence de mandat de domiciliation européenne SEPA que vous souhaitez, à condition qu elle n excède pas 35 caractères. De plus, cette référence doit être unique pour chaque mandat et pour chaque créancier. Le numéro de compte de domiciliation DOM80 peut être utilisé comme référence de mandat de domiciliation européenne SEPA lors de la migration des mandats mais ce n est pas obligatoire. Bien que le choix vous revienne, nous vous conseillons de garder la référence du mandat de domiciliation européenne SEPA aussi simple et logique que possible. Il est évident que votre système comptable doit être compatible avec votre choix (possibilité de stocker la référence du mandat de domiciliation européenne SEPA) et que la migration du mandat DOM80 en mandat de domiciliation européenne SEPA soit techniquement possible. La migration doit être effectuée en émettant un nombre d instructions spécifiques lors de la création de l encaissement initial. Le mandat sera migré dès que le premier encaissement sera exécuté. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet dans notre brochure «Guide de référence pour la Belgique relatif au format XML de la domiciliation européenne». Veuillez contacter votre fournisseur ERP ou département informatique pour plus d information concernant les options sur la référence de mandat de domiciliation européenne SEPA et sur la migration. Remarques : Si vous utilisez (en tant que créancier) un logiciel avec un service de conversion, il y a 2 possibilités : Vous avez le choix entre soit continuer avec le numéro de mandat DOM80 ou soit utiliser une nouvelle référence pour le mandat de domiciliation européenne 1. Vous n avez pas le choix : le logiciel convertit les fichiers DOM80 en fichiers XML pour la domiciliation européenne SEPA. Dans ce cas, la référence du mandat de domiciliation européenne SEPA n apparaitra pas à l écran. Vous continuerez à travailler avec le numéro du mandat en format DOM80, qui a seulement 12 caractères. Le logiciel de conversion fait la connexion entre le numéro de mandat DOM80 et la nouvelle référence du mandat de domiciliation européenne SEPA qui est gérée dans la base de données. 1 Si vous choisissez d utiliser le numéro de mandat de la domiciliation DOM80 en tant que référence du mandat de domiciliation européenne SEPA, il faut prendre en considération le fait qu un doublon puisse exister. Migration des mandats sur base du fichier de la BNB 2

5 Création du premier fichier XML pour migrer les mandats DOM80 Dans le cas d une migration de mandat DOM80 en mandat de domiciliation européenne SEPA, la valeur FRST est obligatoire pour le premier encaissement dans la balise Sequence Type. Cette balise se situe au niveau du <PmtInf> (niveau du batch) et, par conséquent, est valable pour tout le batch. La balise <MandateRelatedInformation> se situe au niveau transactionnel <DrctDbtTxInf>, et se définit comme: un ensemble d éléments utilisés pour diffuser des informations plus détaillées sur un mandat de domiciliation que le créancier et le débiteur ont signé. Nous vous conseillons de grouper tous les mandats DOM80 que vous souhaitez migrer dans un seul batch (lot) / <PmtInf> et de grouper les encaissements des mandats qui ont déjà été migrés en SEPA (avec la valeur RCUR pour la balise Sequence Type ) dans un autre batch / <PmtInf> du même fichier XML. Etant donné qu il est possible que la banque du débiteur ne puisse pas débiter le compte du débiteur dans les 5 jours ouvrables qui suivent la date d exécution (2 jours ouvrables dans le cadre du schéma B2B), nous vous conseillons d attendre au minimum 2 jours ouvrables après la réception du premier encaissement avant d envoyer une instruction récurrente (RCUR) pour les mandats nouvellement créés ou migrés (FRST). Example: <MndtRltdInf> Index Nom Balise XML (Tag) Récurrence Format 2.48 MandateIdentification <MndtId> [1..1] Text 2.49 DateOfSignature <DtOfSgntr> [1..1] Date 2.50 AmendmentIndicator <AmdmntInd> [0..1] Boolean 2.51 AmendmentInformationDetails <AmdmntInfDtls> [0..1] TAG 2.62 ElectronicSignature <ElctrncSgntr> [0..1] Text Migration des mandats sur base du fichier de la BNB 3

6 Si vous créez vos fichiers XML vous-mêmes, lors de la préparation du premier encaissement (cfr. Sequence Type = FRST), plusieurs règles doivent être respectées pour la balise «Mandate Related Information» <MndtRltdInf> : Les balises «Mandate Identification» et «Date of Signature» sont toujours obligatoires pour les encaissements. En cas de mandat DOM80 migré, vous devez indiquer la date de la migration dans «Date of Signature». Vous devez indiquer la valeur True dans la balise «Amendment Indicator» La balise «Amendment Information Details» se définit comme: la liste des éléments d un mandat de domiciliation qui ont été modifiés et est obligatoire si des aspects du mandat ont été modifiés (=> amendment indicator = True). <AmdmntInfDtls> Index Nom Balise XML (Tag) Récurrence Format 2.52 OriginalMandateIdentification <OrgnlMndtId> [0..1] Text 2.53 OriginalCreditorSchemeIdentification <OrgnlCdtrSchmeId> [0..1] TAG 2.57 OriginalDebtorAccount <OrgnlDbtrAcct> [0..1] TAG 2.58 OriginalDebtorAgent <OrgnlDbtrAgt> [0..1] TAG En cas de mandat DOM80 migré, vous devez indiquer : - DOM80 suivi de la référence d origine de la domiciliation dans la balise «Original Mandate ID» Exemple : - Dans la balise «Original CreditorSchemeIdentification» : > Dans la balise «Identification» : indiquez d abord DOM80 suivi du numéro Creditor Scheme Identification d origine que vous aviez l habitude d utiliser pour DOM80 (votre Creditor Id). > Dans la balise «SchemeName» sous Other vous devez indiquer SEPA dans la balise Proprietary ; Exemple : Migration des mandats sur base du fichier de la BNB 4

7 Les mandats migrés Un mandat DOM80 n est seulement migré (en un mandat de domiciliation européenne SEPA Core) que quand la banque du débiteur a encaissé pour la première fois un montant du compte du débiteur. Immédiatement après cet encaissement, la banque du débiteur va désactiver le mandat DOM80 et le considérer comme étant migré. Dès cet instant, le mandat DOM80 ne pourra plus être utilisé ni ne pourra plus être réactivé dans le futur. La migration d un mandat DOM80 en un mandat de domiciliation européenne SEPA est finale et irréversible! Le mandat DOM80 migré n est plus présent dans la liste qui est envoyée à la Banque Nationale de Belgique tous les mois, et par conséquent, disparaît du fichier central de migration. D une part, il n y a pas de limite dans le temps concernant la validité d un mandat DOM80, sauf si: il a été explicitement révoqué par une des parties ( revocation ). le mandat DOM80 a été migré en un mandat de domiciliation européenne SEPA. D autre part, un mandat de domiciliation européenne SEPA n est plus valable 36 mois après le dernier encaissement. Migration des mandats sur base du fichier de la BNB 5

8 Trucs et astuces Numéros de mandat DOM80 - doublons Avant d effectuer le processus de migration, vous devez vérifier s il n y a pas de doublons parmi les références de mandat DOM80 dans la liste de la BNB. Si tel était le cas, vous devriez vous assurer que le système comptable de votre entreprise puisse les détecter. Si votre système comptable ne détecte pas les doublons, vous devez trouver une solution avant d entamer la migration. Vos pouvez distinguer les doublons des mandats par le champ Mandate reference qui a été ajouté au fichier de migration de la BNB. Il est possible que ce champ de 6 caractères contienne seulement des zéros, même si un numéro de mandat de DOM80 apparait plusieurs fois dans la liste. Dans ce cas, nous vous conseillons d utiliser le champ Reference or subscriber number pour pouvoir distinguer les doublons. Ce nombre est la référence du contrat entre le débiteur et vous-même (le créancier), qui concerne le mandat de domiciliation. Si ce champ devait également être vide, les doublons pourraient se distinguer par le champ Date original direct debit mandate was opened. Mandats B2B Un mandat DOM80 existant ne peut être migré qu en un mandat de domiciliation européenne SEPA du schéma Core. Le schéma SEPA B2B est nouveau; il a des règles spécifiques et il n est pas compatible avec le système DOM80. De ce fait, un nouveau mandat doit toujours être signé, ce qui signifie que la migration n est pas possible. Il va sans dire que le fichier de migration de la BNB ne peut pas être utilisé pour la création de nouveaux mandats B2B. Cependant, il contient toutes les informations nécessaires pour pré-remplir un mandat B2B. Jeu de caractères Les caractères autorisés dans les messages XML (ISO 20022) sont ceux de la norme UTF-8. Il faut se restreindre aux caractères suivants: a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z / -?: ()., + Espace Les règles concernant le jeu de caractères à utiliser dans les listes ou dans le fichier de migration de la BNB n ont pas été imposées par les banques ou par la BNB. Par conséquent, les champs alphanumériques présents dans le fichier de migration de la BNB peuvent contenir des caractères qui ne sont pas acceptés. Cela peut créer des problèmes dans les canaux de paiements utilisés pour acheminer les instructions de domiciliation européenne SEPA. ISABEL6 : fatal error - indique que le fichier a été rejeté complètement. Le service SwiftNet Fileact : ne valide pas le jeu de caractères. Le service FTP d ING : ne valide pas le jeu de caractères. ING n autorise pas l utilisation d autres jeux de caractères afin d éviter que l information ne soit pas transmise au bénéficiaire final ou d éviter un rejet de la transaction ou du fichier complet. Il est recommandé que le fichier de migration de la BNB soit vérifié à l avance au niveau des caractères interdits et de vérifier si le logiciel comptable assurera une conversion si nécessaire. Sinon, ces caractères interdits devront être enlevés ou remplacés avant le processus de migration. Nous vous conseillons d utiliser uniquement des chiffres, et si nécessaire des lettres majuscules, pour vos références de mandat de domiciliation européenne SEPA. Vous devez aussi prendre en considération que les lettres majuscules et minuscules sont considérées comme des caractères différents. Migration des mandats sur base du fichier de la BNB 6

9 Accessibilité des banques Depuis le 1 er novembre 2009, les banques de la zone Euro sont joignables dans le schéma de domiciliation européenne SEPA Core (comme stipulé dans une loi européenne). Cela signifie que les banques offrent les services nécessaires pour exécuter vos instructions de domiciliation européenne SEPA Core. Le schéma SEPA B2B n a pas de telles exigences; c est facultatif. En Belgique, toutes les banques sont joignables dans le schéma de domiciliation européenne SEPA Core.. De plus, vous ne rencontrerez aucun problème lors de votre migration si vous avez utilisé le fichier de migration de la BNB. Par contre, il vous faudra porter plus d attention si vous désirez utiliser le fichier de migration de la BNB pour créer vos mandats B2B : Presque toutes les banques belges sont joignables dans le schéma de domiciliation européenne SEPA B2B. Si une banque n est pas joignable, cela n a pas de sens de faire signer un mandat B2B à votre client débiteur; la banque ne sera de toute façon pas en mesure d exécuter vos instructions de domiciliation européenne SEPA. Vous devrez trouver une autre solution avec le débiteur (comme par exemple des mandats Core au lieu de B2B). Vous trouverez la liste des banques accessibles sur le site internet de l EBA, via le lien ci-dessous : N=SDD_Core_SDD_B2B-L=EN.aspx A l aide du BIC de la banque du débiteur, vous saurez si la banque est joignable ou pas. Il existe une liste pour le schéma Core et une liste pour le schéma B2B. Les conséquences peuvent être importantes pour vous (en tant que créancier) lorsque ces mandats DOM80 inactifs ne sont pas retirés avant d entamer le processus de migration : ils seront migrés comme mandats de domiciliation européenne SEPA actifs ; votre fournisseur ERP peut vous facturer sur base d un nombre déterminé de mandats, et vous paierez pour les mandats dont vous n avez pas besoin; il est possible que vous exécutiez des instructions de domiciliation européenne SEPA sur base de mandats inactifs, engendrant des problèmes de relation avec les clients, demandes de remboursement, etc. ING vous conseille dès lors de vérifier si le fichier de migration de la BNB contient des mandats DOM80 inactifs avant d entamer votre processus de migration, et d enlever tout ce qui ne correspond pas avec votre base de données clients. Vous pouvez vérifier ceci à l aide de votre logiciel de comptabilité. C est peut-être aussi une opportunité de revérifier certaines données; l information contenue dans le fichier de migration de la BNB représente l information la plus récente qui est disponible pour les banques, et cela vaudrait la peine de les comparer avec les informations qui sont dans vos systèmes. En faisant ces contrôles (par champs alphanumériques tels que nom et adresse), assurez-vous que ce ne soit pas sensible aux lettres majuscules/minuscules. L information est encodée dans le fichier de migration de la BNB en un mélange de lettres majuscules et minuscules cela dépend de la manière dont cela a été transmis par les banques. Mandats inactifs Le fichier de migration de la BNB contient toutes les données électroniques des mandats DOM80 du créancier. On peut également y trouver des mandats DOM80 inactifs. Par expérience, nous constatons que même si le contrat a pris fin entre le créancier et le débiteur la banque du débiteur n a pas toujours été informée qu un mandat DOM80 a été désactivé. Migration des mandats sur base du fichier de la BNB 7

10 Processus de migration Comme indiqué précédemment, les mandats migrés ne se trouvent pas dans les listes et ne sont plus inclus dans le fichier de migration de la BNB. Par conséquent, le fichier de migration de la BNB deviendra de plus en plus petit chaque mois. Vous pouvez ainsi assurer le suivi de la migration. Il faut aussi savoir que quand de nouveaux mandats DOM80 sont créés pendant la période de migration, ils sont inclus dans le fichier de migration de la BNB. Quand cela arrive, la réduction du nombre de mandats DOM80 dans le fichier n est pas égal au nombre de mandats migrés. Il peut aussi arriver que les petites banques ne remettent pas leur liste à temps à la BNB. Par conséquent, les mandats DOM80 de ces banques ne sont pas listés dans le fichier de migration de la BNB pour le mois en cours (sans avoir été migrés en mandats de domiciliation européenne SEPA)! Fin de la migration Quand la migration de vos mandats DOM80 est terminée, veuillez le notifier à ING. Si vous remarquez que certaines banques, même quand vous aurez complètement migré vers SEPA, continuent de créer des mandats dans l ancien système DOM80, n hésitez pas à contacter ING. ING peut bloquer la création de mandats DOM80 dans ses propres agences. De plus, ING peut lancer une procédure pour informer toutes les banques belges, en collaboration avec la BNB, que votre migration est terminée. Le but est d en informer toutes les banques belges, pour qu elles puissent prendre les mesures nécessaires pour bloquer la création de nouveaux mandats DOM80. Migration des mandats sur base du fichier de la BNB 8

11 Structure du fichier de migration de la BNB Le fichier de migration se compose d un «header record» (record identifier = 0) et de plusieurs enregistrements de données «data records» (record identifier = 1). Il est structuré comme suit : Header record Position Caractères # Type AN = Alphanumerical N = Numerical Description 1 1 N Record identifier = AN Code d application EDD 5 1 N Type de fichier = 2 (téléchargement) N Code protocole de la banque destinataire AN Code protocole du (sous)-adhérent ou espace (blanc) N Date de création du fichier (JJMMAAAA) N Numéro de référence du fichier N Nombre total de fichiers N Nombre d enregistrements de données (data records) N Numéro d identifiant du créancier AN Espace (blanc) Data record Position Caractères # Type AN = Alphanumerical N = Numerical Description 1 1 N Record identifier = N Numéro de référence de l enregistrement (record reference number) AN Référence ou numéro d abonnement (reference or subscriber number) AN Données IBAN du débiteur (payeur) N Numéro du mandat de domiciliation DOM80 ou numéro de compte du débiteur N Référence du mandat ou zéros (Mandate reference or zeros) N Date à laquelle le mandat de domiciliation originel a été ouvert JJMMAAAA (date original direct debit mandate was opened DDMMYYYY) AN Nom du débiteur (payeur) AN Adresse du débiteur N Code postal du débiteur AN Ville et pays du débiteur AN BIC de la banque du débiteur (8+XXX ou blancs) N Numéro d identification DOM80 du créancier N Date du téléchargement le plus récent (à compléter par la BNB) Migration des mandats sur base du fichier de la BNB 9

12 ING Belgique SA Banque avenue Marnix 24, B-1000 Bruxelles RPM Bruxelles TVA : BE BIC : BBRUBEBB IBAN : BE Éditeur responsable : Inge Ampe Cours Saint-Michel 60, B-1040 Bruxelles F 03/14 Editing Team & Graphic Studio Marketing ING Belgium