Tout sur le mandat en Belgique pour les créanciers qui encodent manuellement les domiciliations européennes SEPA. version août ing.

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1 Financial Supply Chain SEPA Tout sur le mandat en Belgique pour les créanciers qui encodent manuellement les domiciliations européennes SEPA version août 2014 ing.be/sepa

2 Concept 1 Règles de gouvernance (rulebooks) 2 Le mandat de domiciliation européenne SEPA 3 La Belgique et l article 29 de la PSD (Payment Services Directive) 3 Modèles d ING pour le mandat de domiciliation européenne SEPA Core 3 Modèles d ING pour le mandat de domiciliation européenne SEPA B2B 3 Core ou B2B : comment choisir? 4 Core 4 B2B 4 Gestion des mandats 5 Migration de mandats DOM80 5 Nouveaux mandats : Core ou B2B 5 Que devriez-vous communiquer à votre client? 6 Gestion de l identification du créancier 7 Gestion des références 8 Devenir créancier SEPA chez ING 9 Conclusion 9 Annexe A : la PSD en Belgique articles 29 et Annexe B : Utilisation du fichier de la BNB (pour la migration des mandats DOM80) 11 Annexe C : exemple de lettre pour la migration d un mandat DOM80 vers un mandat de domiciliation européenne SEPA Core 16 Annexe D : exemple de lettre pour la création d un nouveau mandat de domiciliation européenne SEPA Core 17 Annexe E : exemple de lettre pour la création d un nouveau mandat de domiciliation européenne SEPA B2B 18

3 Concept Une option pour vous, en tant que créancier SEPA, est d initier manuellement l encaissement de domiciliation européenne SEPA via les interfaces utilisateurs de votre canal électronique (Business Bank ou Telelink@Isabel). Avant de commencer à encaisser des domiciliations européennes SEPA sur vos clients, vous devez vous familiariser avec les nouveaux concepts au niveau de la gestion des mandats 1 de domiciliation européenne SEPA ainsi que dans les moyens à mettre en place pour le traitement de vos mandats. Le mandat européen est le document qui remplace l avis de domiciliation utilisé en DOM80. Il s agit d une convention entre un débiteur (votre client) et vous-même en tant que créancier (fournisseur) : vous permettant d envoyer des instructions de paiement à la banque du débiteur afin de débiter le compte du débiteur en échange d un produit ou service ; permettant à la banque du débiteur d exécuter le débit sur le compte du débiteur. Les règles de fonctionnement ont été déterminées par l EPC (European Payment Council) et sont publiées au travers de différents Rulebooks (Core et B2B). L EPC a assigné l entière responsabilité de la gestion des mandats au créancier. Les banques (aussi bien celle du débiteur que celle du créancier) n ont aucune obligation à ce sujet, à part d effectuer certains contrôles précisés dans les Rulebooks. Cela concerne principalement les informations relatives aux mandats, que le créancier doit fournir dans les instructions de paiement. Dans le modèle belge DOM80, les mandats étaient gérés et stockés auprès de la banque du débiteur. Le nouveau modèle représente par conséquent un changement d importance pour les créanciers belges. Dans le cadre du système DOM70, les créanciers gèrent déjà eux-mêmes les avis de domiciliation DOM80 sous forme papier mais échangent via un fichier électronique les ouvertures et fermetures de mandats DOM80. La responsabilité du créancier de gérer ses mandats de domiciliations a d importantes conséquences juridiques. En cas de litige, la charge de la preuve vous incombe. Il est dès lors très important que vous gériez vos mandats correctement depuis le début. Ce document, de même que la brochure publiée par FEBELFIN (la fédération belge du secteur bancaire en Belgique) sur les mandats de domiciliation, devraient vous permettre de savoir exactement comment procéder en la matière. Nous vous conseillons de lire la brochure de Febelfin en parallèle avec ce document. Veuillez cliquer sur le lien ci-dessous pour la consulter. Procédure de la migration de la domiciliation belge (DOM80) : 1. Dans la terminologie SEPA, un «mandat» est l équivalent d un «avis de domiciliation». Tout sur le mandat - encodage manuel dom. européenne SEPA (Belgique) 1

4 Règles de gouvernance (rulebooks) Les informations concernant les mandats, les champs obligatoires et facultatifs, les termes à utiliser ainsi que les mentions juridiques sont décrits dans les Rulebooks SEPA et sont disponibles sur le site de l EPC ( europeanpaymentscouncil.eu/knowledge_bank_list. cfm?documents_category=1). Vous y trouverez également les versions actuelles des Rulebooks pour les schémas Core et B2B.L aspect du mandat est resté le même dans ces différentes versions. Tout sur le mandat - encodage manuel dom. européenne SEPA (Belgique) 2

5 Le mandat de domiciliation européenne SEPA ING a conçu des modèles (templates) de mandats de domiciliation européenne SEPA que vous pourriez utiliser pour produire vos propres mandats. Ils contiennent toutes les informations légales minimales obligatoires en Belgique. La mention SEPA est obligatoire. Le mot «Core» peut être omis. Toutes les informations obligatoires doivent être reprises au recto du document, le verso ne peut donc contenir aucune information, sauf exception. En effet, pour les mandats rédigés dans une langue non courante dans les pays des débiteurs, il est recommandé d imprimer la version anglaise au dos de la version locale. La Belgique et l article 29 de la PSD (Payment Services Directive) La PSD est la loi qui régit les paiements au niveau européen. Elle a été transposée dans la loi belge publiée au Moniteur Belge le 15 janvier Il y est mentionné une obligation supplémentaire faisant référence au contrat sous-jacent qui doit être indiqué sur le mandat. Cette description du contrat sous-jacent doit être suffisamment explicite pour qu il n y ait aucun doute sur ce que le débiteur signe. Pour les mandats de domiciliation européenne SEPA BusinesstoBusiness (B2B), l article 55 mentionne que le créancier et le débiteur peuvent conjointement décider de ne pas appliquer cet article. Pour plus de détails, veuillez vous référer à l annexe PSD en fin de document. Modèles d ING pour le mandat de domiciliation européenne SEPA Core Vous trouverez des modèles (templates) de mandats de domiciliation européenne SEPA Core (pour la Belgique) qui reprennent tous les champs obligatoires sur la page web suivante : domiciliation-europeenne-(prelevement-sepa)/ sous la section «Formulaires de mandat». Le template est disponible en français, néerlandais, anglais, allemand, espagnol, italien et portugais. Pour rappel, en Belgique, il est obligatoire d ajouter le champ «en ce qui concerne le contrat» faisant partie de la section «détails concernant la relation entre le débiteur et le créancier» du mandat, et ce, bien que le champ soit mentionné comme étant facultatif dans le schéma de domiciliation européenne SEPA de l EPC (European Payments Council). L EPC a publié une série de traductions officielles pour toutes les langues. Elles sont disponibles via le lien cidessous: cfm?page=core_sdd_mandate_transalations Modèles d ING pour le mandat de domiciliation européenne SEPA B2B Vous trouverez des modèles (templates) de mandats de domiciliation européenne SEPA B2B (pour la Belgique) qui reprennent tous les champs obligatoires sur la page web suivante : domiciliation-europeenne-(prelevement-sepa)/ sous la section «Formulaires de mandat». Le template est disponible en français, néerlandais, anglais, allemand, espagnol, italien et portugais. Pour rappel, en Belgique, il est obligatoire d ajouter le champ «en ce qui concerne le contrat» faisant partie de la section «détails concernant la relation entre le débiteur et le créancier» du mandat, et ce, bien que le champ soit mentionné comme étant facultatif dans le schéma de domiciliation européenne SEPA de l EPC (European Payments Council). Cette obligation n est pas applicable en cas d accord mutuel entre le créancier et le débiteur. L EPC a publié une série de traductions officielles pour toutes les langues. Elles sont disponibles via le lien ci-dessous : cfm?page=sepa_b2b_dd_mandate_translations Tout sur le mandat - encodage manuel dom. européenne SEPA (Belgique) 3

6 Core ou B2B : comment choisir? Core Vous pouvez choisir le schéma Core pour tous vos clients : consommateurs et non-consommateurs. Vous n êtes pas obligé de proposer le modèle B2B aux clients professionnels. Un mandat Core donne droit au débiteur à un remboursement inconditionnel et ce, pendant 8 semaines après la date à laquelle le débit a été effectué (consommateurs ou non consommateurs). C est également le cas pour vos clients DOM80 depuis le 1 er avril 2010 faisant suite à la transposition de la PSD dans la loi belge. En Belgique, les mandats DOM80 peuvent être légalement migrés vers des mandats de domiciliation européenne SEPA Core. Vous pouvez le faire en utilisant les interfaces utilisateurs de Telelink@Isabel. Ainsi, vous ne devrez pas faire signer de nouveaux mandats de domiciliation européenne SEPA à vos clients exitants. Si vous utilisez Business Bank, la migration des mandats DOM80 existants n est pas possible via un encodage manuel dans les écrans. Dans ce cas, il faudra donc signer de nouveaux mandats SEPA avec vos débiteurs. B2B Si vous ne souhaitez pas gérer le risque de remboursement de 8 semaines, vous pouvez opter pour le schéma B2B pour vos clients non-consommateurs. Il est toutefois autorisé d effectuer des transactions B2B sur un compte déclaré à «usage privé» pour autant que le détenteur du compte confirme qu il agit en tant que non consommateur dans le cadre des transactions B2B. Par contre, il n est pas permis de migrer les mandats DOM80 vers des mandats de domiciliation européenne SEPA B2B. Vous devez donc demander à vos débiteurs de signer de nouveaux mandats. De plus, si vous travaillez suivant le schéma B2B, le débiteur doit confirmer les données du mandat à sa banque. Si les données du mandat n ont pas été confirmées, la banque du débiteur rejettera toutes les transactions basées sur ce mandat B2B. Nous constatons que les débiteurs ne comprennent pas bien cette obligation. Nous vous conseillons donc de bien les en informer. Les procédures de confirmation de mandats B2B varient d une banque à l autre. Chez ING par exemple, la copie du mandat remise en agence doit comporter le ou les nom(s), qualité(s) et signature(s) originale(s) de la ou des personnes(s) qui ont les pouvoirs de disposition sur le compte à débiter. Certains créanciers utilisent des mandats multi-copies avec une case pour réception à la banque du débiteur. Cette case n offre pas de garantie en ce qui concerne la confirmation par le débiteur et ING recommande de ne pas utiliser ce type de mandats. La PSD interdit de faire signer un mandat de domiciliation européenne SEPA B2B à un consommateur (une personne privée). La même loi oblige la banque du débiteur à refuser toute transaction B2B destinée à un consommateur. Tout sur le mandat - encodage manuel dom. européenne SEPA (Belgique) 4

7 Gestion des mandats Migration de mandats DOM80 Pour rappel, la migration de mandats DOM80 garantit la légalité du passage vers le schéma Core. Utiliser les interfaces utilisateurs (écrans) pour la migration des mandats DOM80 est possible uniquement via Vous demandez à la banque de votre choix de vous fournir les données électroniques de tous vos mandats. Vous communiquez à cette fin le ou les numéros d identifiant(s) de créancier DOM80 que vous utilisez (vous pouvez les demander à votre contact commercial chez ING lorsque vous faites la démarche pour devenir créancier SEPA). ING fera la demande auprès de la Banque Nationale de Belgique (BNB). ING vous transmettra alors ce fichier. Vous trouverez plus d information concernant l utilisation de ce fichier dans l annexe B. Nouveaux mandats : Core ou B2B Vous devez joindre un formulaire de mandat contenant tous vos paramètres créancier à votre offre ou à votre facture, en demandant à votre client de la signer et de vous la renvoyer. Vous devez choisir entre produire des mandats qui contiennent déjà une référence (qui doit être unique voir plus loin dans ce document), ou n assigner la référence que lorsque votre client vous retournera le mandat signé. La référence du mandat n est pas obligatoire au début mais elle devra impérativement être communiquée au client avant le premier encaissement, par exemple, dans la lettre de pré-notification. S il s agit d un mandat B2B, vous devrez également informer votre client du fait qu il doit confirmer les données du mandat à sa banque. Dans le mois qui précède les premiers encaissements, il est conseillé d informer personnellement chacun de vos clients du changement qui aura lieu, afin d éviter des refus et remboursements par mécompréhension. Une lettre individuelle convient mieux qu une rubrique dans une brochure. Vous pouvez par exemple le faire lors de la pré-notification qui, elle, est obligatoire, au plus tard 14 jours avant le premier débit. Lorsque vous initiez manuellement le premier encaissement d une série via les écrans de Telelink@Isabel, vous pouvez compléter certaines caractéristiques de vos mandats DOM80 existants. Cela permet leur migration vers des mandats SEPA. Les encaissements suivants seront effectués normalement comme «Récurrents». Tout sur le mandat - encodage manuel dom. européenne SEPA (Belgique) 5

8 Que devriez-vous communiquer à votre client? En cas de migration de mandats DOM80 vers des mandats de domiciliation européenne SEPA : - la raison de la migration : DOM80 disparaîtra le 1 er février Les conséquences de la migration : votre client (débiteur) ne doit entreprendre aucune démarche ; la migration s effectue automatiquement 1. En cas de création de nouveaux mandats de domiciliation européenne SEPA Core : - Vous envoyez un formulaire en double exemplaires à votre client (débiteur) ; - Ce formulaire peut déjà être pré-rempli par vousmême ; - Votre client doit vous renvoyer le document original dûment complété et signé. Il peut conserver le double. A mentionner en cas de nouveaux mandats de domiciliation européenne SEPA B2B : - Une copie du mandat original doit être remise par le débiteur à sa banque pour validation ; Vous trouverez des exemples de lettres dans les annexes C, D et E de ce document. 2. Si votre client débiteur annule le mandat par sa banque, vous devrez lui faire signer un nouveau mandat de domiciliation européenne SEPA. Tout sur le mandat - encodage manuel dom. européenne SEPA (Belgique) 6

9 Gestion de l identification du créancier Pour être capable d encaisser vos domiciliations européennes SEPA, vous recevrez un numéro d identifiant de créancier SEPA quand vous signez le contrat avec votre banque. Ce numéro d identification ressemble à un IBAN, par exemple : BE 32 ZZZ A B C D Il se compose de 4 parties : A : BE est le code ISO du pays B : 32 sont les chiffres de contrôle C : Le creditor business code (positions 5 à 7, habituellement la valeur ZZZ), qui est utilisé librement par le créancier. Votre code d identification peut être utilisé dans chaque pays de la zone SEPA et dans chaque banque. Le creditor business code avec la valeur ZZZ n intervient pas dans le calcul des chiffres de contrôle (check digit). Vous pouvez les remplacer selon vos besoins (par des caractères compris entre A-Z et 0-9). Vous pouvez utiliser le creditor business code pour identifier différentes entités de votre entreprise. Si vous n en avez pas l utilité, nous vous conseillons de laisser la valeur ZZZ, ce qui permet de les reconnaître aisément. Dans tous les cas, ne remplacez pas la valeur ZZZ par des espaces (blancs). Chaque pays a défini des règles différentes pour l attribution des codes d identification des créanciers pour le SEPA. Le document reprenant les règles spécifiques à chaque pays est disponible sur le site de l EPC via le lien ci-dessous : bank_detail.cfm?documents_id=161 D : Les positions 8 à 35 contiennent le code d identification lié au pays (en Belgique, c est le numéro d entreprise). Le code d identification peut être obtenu sur simple demande à votre banque quand vous faites les démarches pour devenir créancier SEPA. Si vous ne souhaitez pas utiliser le numéro d entreprise, chaque banque belge peut vous fournir un numéro spécifique, par exemple, BE30ZZZ300D Les anciens codes d identification DOM80 ne peuvent pas être utilisés! Tout sur le mandat - encodage manuel dom. européenne SEPA (Belgique) 7

10 Gestion des références Les créanciers doivent attribuer et gérer les références du mandat. Les règles à respecter sont les suivantes : La référence doit être unique. C est en fait la combinaison de l identifiant de créancier SEPA et de la référence du mandat qui doit être unique. Une référence attribuée en Core ne peut donc plus être utilisée en B2B 3. La longueur est limitée à 35 caractères. Nous vous conseillons de n employer que les caractères strictement nécessaires (par exemple évitez les longues séries de zéros). Les caractères espace (blanc) au début et à la fin sont ignorés mais pas au milieu. Evitez-les! Depuis novembre 2011, une lettre minuscule équivaut à une lettre majuscule. Les caractères autorisés sont ceux de la norme UTF-8. Il s agit des caractères suivants : a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z / -? : ( )., + espace Nous vous conseillons de n utiliser que les majuscules de A à Z, ainsi que les chiffres de 0 à 9. Evitez les espaces, accents, etc. 3 UMR (Unique Mandate Reference) ou RUM (Référence Unique du Mandat), constitue la référence donnée à un (seul et unique) mandat dans le but d assurer sa traçabilité et sa reconnaissance tout au long du processus par les différents acteurs et d éviter la possibilité d erreurs ou doublons. Tout sur le mandat - encodage manuel dom. européenne SEPA (Belgique) 8

11 Devenir créancier SEPA chez ING Chez ING, vous pouvez initier l encaissement des domiciliations européennes SEPA via les interfaces utilisateurs (écrans) au travers des canaux suivants : Business Bank Telelink@Isabel Pour devenir créancier SEPA chez ING, adressez-vous à votre contact commercial qui vous invitera à signer le(s) contrat(s). Si vous souhaitez travailler aussi bien en Core qu en B2B, il vous faudra signer 2 contrats séparés. Après acceptation de votre dossier, comptez 2 semaines pour pouvoir débuter. Conclusion Il est important de noter que les débiteurs ne doivent PAS signer de nouveaux mandats dans le cas où vous pouvez migrer vos mandats belges (DOM80) existants via votre canal. En effet, tous les mandats de domiciliation belges signés avant le 1 er avril 2010 peuvent être migrés légalement sans aucune condition. Les mandats de domiciliation belges signés après le 1 er avril 2010 doivent être conformes à la PSD, ce qui signifie que la mention «en ce qui concerne le contrat» doit figurer sur le mandat. Pour le schéma B2B le débiteur doit signer un nouveau mandat et il doit confirmer les données du mandat auprès de sa banque. Pour plus d information, n hésitez pas à consulter régulièrement notre site internet SEPA : Pour toute question générale sur le SEPA en Belgique, nous vous conseillons de visiter le site internet : Tout sur le mandat - encodage manuel dom. européenne SEPA (Belgique) 9

12 Annexe A : la PSD en Belgique articles 29 et 55 Art er. La réalisation de la domiciliation nécessite l octroi d un mandat par le payeur à, selon le cas, l une ou plusieurs des personnes suivantes : 1 le bénéficiaire ; 2 le prestataire de services de paiement du bénéficiaire ; 3 le prestataire de services de paiement du payeur. Un exemplaire doit être remis au payeur. 2. Même si le mandat visé au 1er, alinéa 1er, n est pas repris dans le même instrumentum que le contrat principal dont il garantit l exécution, le mandat répond au moins aux conditions suivantes : 1 un consentement exprès du payeur ; 2 la procuration à donner doit se référer expressément au contrat sous-jacent qui a son tour détermine la portée des créances domiciliées en ce qui concerne la nature, l échéance et, si possible, le montant juste. La domiciliation ne peut se réaliser valablement que si le payeur a été précédemment informé du contrat sous-jacent. 4. Une domiciliation et le mandat y attaché peuvent être résiliés par chaque partie, à tout moment, par la notification au cocontractant. La résiliation de la domiciliation par le payeur est valable et opposable à tous ses mandataires lorsque le payeur la notifie soit à son créancier, soit à son prestataire de services de paiement si cette dernière possibilité a été expressément convenue. Art. 55. Lorsque l utilisateur de services de paiement n est pas un consommateur, les parties peuvent décider que les articles 28, 3, 29, 35, 37 à 39, 42, 50 à 52, et 56, 1er, ne s appliquent pas, en tout ou partie. Les parties peuvent également convenir d un délai distinct de celui fixé à l article 34. Les dispositions du présent titre ne portent pas atteinte à d autres dispositions légales prévoyant des droits et obligations supplémentaires en matière d octroi de crédit, notamment celles visées par la loi du 12 juin 1991 relative au crédit à la consommation. 3. Sans préjudice de l application de l article 38, 3, si le montant juste ou la date de débit n est pas déterminée lors de la conclusion de la domiciliation, le bénéficiaire en fait part au payeur à la date convenue, dans un délai raisonnable précédant l initiation de chaque opération de paiement. Tout sur le mandat - encodage manuel dom. européenne SEPA (Belgique) 10

13 Annexe B : Utilisation du fichier de la BNB (pour la migration des mandats DOM80) Introduction Contexte Depuis septembre 2009, les banques qui offrent à leurs clients la possibilité d ouvrir un mandat de domiciliation belge (DOM80) doivent faire parvenir à la Banque Nationale de Belgique (BNB), le 10 de chaque mois, une liste reprenant les données électroniques de tous les mandats existants. Cette liste contient les numéros de mandats des domiciliations DOM80, l IBAN et le BIC ainsi que le nom et l adresse du débiteur. La BNB garde ces mandats DOM80 dans un fichier central de migration. Quand un mandat de domiciliation est migré en une domiciliation européenne SEPA (SDD - SEPA direct debit), la banque va retirer ce mandat de sa liste, et par conséquent, il va disparaître du fichier de migration de la BNB. Les banques qui traitent les domiciliations domestiques se sont engagées à transmettre ces données chaque mois à la Banque Nationale. Acquisition Si vous êtes créancier et que vous désirez migrer vers la domiciliation européenne SEPA, vous pouvez acquérir par votre banque un extrait du fichier de migration de la BNB comprenant la liste de vos clients débiteurs DOM80. ING demandera pour vous les informations à la BNB, sur base de votre numéro d identifiant de créancier DOM80. ING vous renverra ensuite le fichier. Les demandes introduites à la BNB sont effectuées exclusivement par la banque et vous ne pouvez jamais, en tant que créancier, le demander vous-même directement à la BNB. ING vous enverra le fichier par (pour autant que le fichier zippé n excède pas 15 MB - maximum 5 s) ou sur un CD et par poste (si le fichier zippé excède 15 MB). Si vous le souhaitez, vous pouvez aussi venir chercher le CD en mains propres au centre opérationnel de Gand ou de Bruxelles. La manière la plus efficace d obtenir ce fichier avec la liste des mandats est de le demander en même temps que vous faites la demande pour devenir créancier SEPA chez ING. Si vous désirez l obtenir par la suite, veuillez contacter votre chargé de relation commerciale. Formats Quand ING reçoit le fichier de migration de la Banque Nationale de Belgique, il lui parvient en format CIRI sans retours à la ligne (possibilité de le recevoir avec les retours à la ligne sur simple demande). Ce fichier pourra être facilement lu grâce à des logiciels du type Microsoft Notepad ou Excel. Une version Access (.mdb) ou Excel (.csv) est disponible sur demande (dépend de la taille du fichier). Tout sur le mandat - encodage manuel dom. européenne SEPA (Belgique) 11

14 La migration des mandats DOM80 Certaines actions doivent être entreprises afin de migrer vos mandats DOM80 en mandats de domiciliation européenne SEPA. Veuillez trouver ci-dessous quelques conseils. Le fichier de migration de la BNB Le but de la création du fichier central de migration de la BNB est de simplifier le processus de migration des mandats DOM80 existants en mandats de domiciliation européenne SEPA en vous donnant : un aperçu de tous vos mandats DOM80 existants (données électroniques) ; le numéro de mandat de domiciliation DOM80, nom et adresse du débiteur ; le BBAN converti en IBAN ; le BIC (Bank Identification Code) adéquat ; le numéro de contrat lié à ces domiciliations (référence ou numéro d abonnement) si ces informations sont disponibles et ont été communiquées par la banque du débiteur. La référence du mandat de domiciliation européenne SEPA et la migration du mandat DOM80 La référence d un mandat de domiciliation européenne SEPA est l élément-clé pour initier une domiciliation sur base des informations du mandat qui a été signé par le débiteur. Vous, en tant que créancier, pouvez choisir n importe quelle référence de mandat de domiciliation européenne SEPA que vous souhaitez, à condition qu elle n excède pas 35 caractères. De plus, cette référence doit être unique pour chaque mandat et pour chaque créancier. SEPA aussi simple et logique que possible. Le mandat sera migré dès que le premier encaissement sera exécuté. Les mandats migrés Un mandat DOM80 n est seulement migré (en un mandat de domiciliation européenne SEPA «Core») que quand la banque du débiteur a encaissé pour la première fois un montant du compte du débiteur. Immédiatement après cet encaissement, la banque du débiteur va désactiver le mandat DOM80 et le considérer comme étant migré. Dès cet instant, le mandat DOM80 ne pourra plus être utilisé ni ne pourra plus être réactivé dans le futur. La migration d un mandat DOM80 en un mandat de domiciliation européenne SEPA est finale et irréversible! Le mandat DOM80 migré n est plus présent dans la liste qui est envoyée à la Banque Nationale de Belgique tous les mois, et par conséquent, disparaît du fichier central de migration. D une part, il n y a pas de limite dans le temps concernant la validité d un mandat DOM80, sauf si : il a été explicitement révoqué par une des parties ( revocation ). le mandat DOM80 a été migré en un mandat de domiciliation européenne SEPA. D autre part, un mandat de domiciliation européenne SEPA n est plus valable 36 mois après le dernier encaissement. Le numéro de compte de domiciliation DOM80 peut être utilisé comme référence de mandat de domiciliation européenne SEPA lors de la migration des mandats mais ce n est pas obligatoire. Bien que le choix vous revienne, nous vous conseillons de garder la référence du mandat de domiciliation européenne Tout sur le mandat - encodage manuel dom. européenne SEPA (Belgique) 12

15 Trucs et astuces Numéros de mandat DOM80 - doublons Avant d effectuer le processus de migration, vous devez vérifier s il n y a pas de doublons parmi les références de mandat DOM80 dans la liste de la BNB. Vos pouvez distinguer les doublons des mandats par le champ «Mandate reference» qui a été ajouté au fichier de migration de la BNB. Il est possible que ce champ de 6 caractères contienne seulement des zéros, même si un numéro de mandat de DOM80 apparait plusieurs fois dans la liste. Dans ce cas, nous vous conseillons d utiliser le champ «Reference or subscriber number» pour pouvoir distinguer les doublons. Ce nombre est la référence du contrat entre le débiteur et vous-même (le créancier), qui concerne le mandat de domiciliation. Si ce champ devait également être vide, les doublons pourraient se distinguer par le champ «Date original direct debit mandate was opened». Mandats B2B Un mandat DOM80 existant ne peut être migré qu en un mandat de domiciliation européenne SEPA du schéma SEPA Core. Le schéma SEPA B2B est nouveau ; il a des règles spécifiques et il n est pas compatible avec le système DOM80. De ce fait, un nouveau mandat doit toujours être signé, ce qui signifie que la migration n est pas possible. Jeu de caractères Les caractères autorisés se limitent aux caractères suivants : a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z / -? : ()., + Espace Les règles concernant le jeu de caractères à utiliser dans les listes ou dans le fichier de migration de la BNB n ont pas été imposées par les banques ou par la BNB. Par conséquent, les champs alphanumériques présents dans le fichier de migration de la BNB peuvent contenir des caractères qui ne sont pas acceptés. Il est recommandé que le fichier de migration de la BNB soit vérifié à l avance au niveau des caractères interdits. Si non, ces caractères interdits devront être enlevés ou remplacés avant le processus de migration. Nous vous conseillons d utiliser uniquement des chiffres, et si nécessaire des lettres majuscules, pour vos références de mandat de domiciliation européenne SEPA. Vous devez aussi prendre en considération que les lettres majuscules et minuscules sont considérées comme des caractères différents. Il va sans dire que le fichier de migration de la BNB ne peut pas être utilisé pour la création de nouveaux mandats B2B. Cependant, il contient toutes les informations nécessaires pour pré-remplir un mandat B2B. Tout sur le mandat - encodage manuel dom. européenne SEPA (Belgique) 13

16 Accessibilité des banques Depuis le 1 er novembre 2009, les banques de la zone Euro sont joignables dans le schéma de domiciliation européenne SEPA Core (comme stipulé dans une loi européenne). Cela signifie que les banques offrent les services nécessaires pour exécuter vos instructions de domiciliation européenne SEPA «Core». Le schéma SDD B2B n a pas de telles exigences ; c est facultatif. En Belgique, toutes les banques sont joignables dans le schéma de domiciliation européenne SEPA Core. De plus, vous ne rencontrerez aucun problème lors de votre migration si vous avez utilisé le fichier de migration de la BNB. Par contre, il vous faudra porter plus d attention si vous désirez utiliser le fichier de migration de la BNB pour créer vos mandats B2B : Presque toutes les banques belges sont joignables dans le schéma de domiciliation européenne SEPA B2B. Si une banque n est pas joignable, cela n a pas de sens de faire signer un mandat B2B à votre client débiteur ; la banque ne sera de toute façon pas en mesure d exécuter vos instructions de domiciliation européenne SEPA. Vous devrez trouver une autre solution avec le débiteur (comme par exemple des mandats Core au lieu de B2B). Vous trouverez la liste des banques accessibles sur le site internet de l EBA, via le lien ci-dessous : N=SDD_Core_SDD_B2B-L=EN.aspx A l aide du BIC de la banque du débiteur, vous saurez si la banque est joignable ou pas. Il existe une liste pour le schéma Core et une liste pour le schéma B2B. Mandats inactifs Le fichier de migration de la BNB contient toutes les données électroniques des mandats DOM80 du créancier. On peut également y trouver des mandats DOM80 inactifs. Par expérience, nous constatons que même si le contrat a pris fin entre le créancier et le débiteur la banque du débiteur n a pas toujours été informée qu un mandat DOM80 a été désactivé. Les conséquences peuvent être importantes pour vous (en tant que créancier) lorsque ces mandats DOM80 inactifs ne sont pas retirés avant d entamer le processus de migration : ils seront migrés comme mandats de domiciliation européenne SEPA «actifs» ; il est possible que vous exécutiez des instructions de domiciliation européenne SEPA sur base de mandats inactifs, engendrant des problèmes de relation avec les clients, demandes de remboursement, etc. ING vous conseille dès lors de vérifier si le fichier de migration de la BNB contient des mandats DOM80 inactifs avant d entamer votre processus de migration, et d enlever tout ce qui ne correspond pas avec votre base de données clients. C est peut-être aussi une opportunité de revérifier certaines données ; l information contenue dans le fichier de migration de la BNB représente l information la plus récente qui est disponible pour les banques, et cela vaudrait la peine de les comparer avec les informations que vous avez. En faisant ces contrôles (par champs alphanumériques tels que nom et adresse), assurez-vous que ce ne soit pas sensible aux lettres majuscules/minuscules. L information est encodée dans le fichier de migration de la BNB en un mélange de lettres majuscules et minuscules cela dépend de la manière dont cela a été transmis par les banques. Processus de migration Comme indiqué précédemment, les mandats migrés ne se trouvent pas dans les listes et ne sont plus inclus dans le fichier de migration de la BNB. Par conséquent, le fichier de migration de la BNB deviendra de plus en plus petit chaque mois. Vous pouvez ainsi assurer le suivi de la migration. Il faut aussi savoir que quand de nouveaux mandats DOM80 sont créés pendant la période de migration, ils sont inclus dans le fichier de migration de la BNB. Quand cela arrive, la réduction du nombre de mandats DOM80 dans le fichier n est pas égal au nombre de mandats migrés. Il peut aussi arriver que les petites banques ne remettent pas leur liste à temps à la BNB. Par conséquent, les mandats DOM80 de ces banques ne sont pas listés dans le fichier de migration de la BNB pour le mois en cours (sans avoir été migrés en mandats de domiciliation européenne SEPA)! Tout sur le mandat - encodage manuel dom. européenne SEPA (Belgique) 14

17 Structure du fichier de migration de la BNB Le fichier de migration (extension : CFI) se compose d un «technical header record» (record identifier = C), un «header record» (record identifier = 0) et de plusieurs données «data records» (record identifier = 1). Il est structuré comme suit : Technical header record : Longueur : 205 Header record Position Caractères # Type AN = Alphanumerical N = Numerical Description 1 1 N Record identifier = AN Code d application SDD 5 1 N Type de fichier = 2 (téléchargement) N Code protocole de la banque destinataire AN Code protocole du (sous)-adhérent ou espace (blanc) N Date de création du fichier (JJMMAAAA) N Numéro de référence du fichier N Nombre total de fichiers N Nombre d enregistrements de données (data records) N Numéro d identifiant du créancier AN Espace (blanc) Data record Position Caractères # Type AN = Alphanumerical N = Numerical Description 1 1 N Record identifier = N Numéro de référence de l enregistrement (record reference number) AN Référence ou numéro d abonnement (reference or subscriber number) AN Données IBAN du débiteur (payeur) N Numéro du mandat de domiciliation DOM80 ou numéro de compte du débiteur N Référence du mandat ou zéros (Mandate reference or zeros) N Date à laquelle le mandat de domiciliation originel a été ouvert JJMMAAAA (date original direct debit mandate was opened DDMMYYYY) AN Nom du débiteur (payeur) AN Adresse du débiteur N Code postal du débiteur AN Ville et pays du débiteur AN BIC de la banque du débiteur (8+XXX ou blancs) N Numéro d identification DOM80 du créancier N Date du téléchargement le plus récent (à compléter par la BNB) Tout sur le mandat - encodage manuel dom. européenne SEPA (Belgique) 15

18 Annexe C : exemple de lettre pour la migration d un mandat DOM80 vers un mandat de domiciliation européenne SEPA Core Date Chère Madame, Cher Monsieur, Nous voudrions vous informer que nous avons décidé de prendre une part active dans le marché européen en utilisant la domiciliation européenne SEPA comme moyen de paiement. La domiciliation européenne SEPA est un produit harmonisé qui peut être utilisé à travers toute l Europe pour toutes les transactions en Euros. Aujourd hui, vous payez vos factures chez nous par le biais d une domiciliation belge (DOM80). Données de la domiciliation actuelle (conseillé mais pas obligatoire) : - date de création : ##/##/#### - référence : ############ - numéro de compte : ############ Cet avis de domiciliation belge sera automatiquement remplacé par un avis (mandat) de domiciliation européenne SEPA. Données de la nouvelle domiciliation européenne SEPA (obligatoire) : - référence : BE############ Aucune action n est requise de votre part, ce processus est totalement automatique. Nous vous demandons également de ne pas révoquer votre avis de domiciliation belge DOM80 auprès de votre banque ; la révocation sera également automatique dès que nous aurons migré vers la domiciliation européenne SEPA. N hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions. Cordialement, Tout sur le mandat - encodage manuel dom. européenne SEPA (Belgique) 16

19 Annexe D : exemple de lettre pour la création d un nouveau mandat de domiciliation européenne SEPA Core Date Chère Madame, Cher Monsieur, Nous voudrions vous informer que nous avons décidé de prendre une part active dans le marché européen en utilisant la domiciliation européenne SEPA comme moyen de paiement. La domiciliation européenne SEPA est un produit harmonisé qui peut être utilisé en Europe pour toutes vos transactions en Euros. C est la raison pour laquelle vous trouverez ci-joint un avis (mandat) de domiciliation européenne SEPA qui vous permettra de payer vos factures chez nous de manière simple et efficace. De plus, en signant cet avis de domiciliation, vous bénéficierez en cas de litige d un droit de remboursement d une durée de 8 semaines sur simple demande à votre banquier. Nous vous demandons de bien vouloir nous renvoyer l avis de domiciliation dûment complété et signé. N hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions. Cordialement, Tout sur le mandat - encodage manuel dom. européenne SEPA (Belgique) 17

20 Annexe E : exemple de lettre pour la création d un nouveau mandat de domiciliation européenne SEPA B2B Date Chère Madame, Cher Monsieur, Dans le cadre de l harmonisation des produits de paiement en Europe, nous avons décidé d abandonner la domiciliation belge au profit de la domiciliation européenne SEPA Business-to-Business (B2B). C est la raison pour laquelle vous trouverez ci-joint un avis (mandat) de domiciliation européenne SEPA Business-to-Business (B2B). Pouvons-nous vous demander de le signer conformément aux instructions suivantes? 1. Compléter les données manquantes ; 2. Signer le mandat avec les pouvoirs nécessaires ; 3. Nous renvoyer le document original ; 4. Donner une copie à votre banque en y apposant la ou les signatures (s) des personnes qui ont les pouvoirs de disposition sur le compte que vous souhaitez utiliser. Cette nouvelle signature originale sur la copie permettra à votre banque de recevoir la confirmation nécessaire au bon déroulement de la domiciliation européenne SEPA B2B. Dès l enregistrement de votre confirmation par votre banque, l avis de domiciliation sera actif et vous pourrez payer vos factures conformément à notre accord mutuel. Cordialement, Tout sur le mandat - encodage manuel dom. européenne SEPA (Belgique) 18