Utilisation d Outlook Apprentissage et astuces

Transcription

1 Utilisation d Outlook 2013 Apprentissage et astuces

2 Utilisation d Outlook Sommaire I. Résumé II. III. Message d absence IV. Groupes V. Calendrier VI. Archivage Automatique VII. Règles VIII.Hotline

3 I - Résumé Retrouvez les fonctionnalités présentes sur Lotus L affichage peut varier entre texte et icônes

4 I - Résumé Sur Lotus J actualise ma boite mail (F9) Sur Outlook Je crée un nouvel Info : Clic Droit puis Nouveau dossier Je consulte mes mails Je crée mes dossiers Je consulte mes archives Info : L archivage automatique reprend vos dossiers créés

5 II - Envoyer un mail Ajouter une pièce jointe Envoyer le message Pour chercher un destinataire, tapez les premières lettres du nom ou du prénom Puis appuyez sur les touches Ctrl + K simultanément Ajoutez votre signature 1 Cliquez sur nouveau et donnez lui un nom 4 Sélectionner ici pour que la signature apparaisse à chaque message 5 Enregistrez avant de cliquer sur OK 2 Entrez vos coordonnées ici 3 Ajoutez une image Cliquez sur le contact souhaité puis sur OK

6 III Message d'absence 1. Ouvrir votre navigateur (de préférence Mozilla Firefox) 2. Taper l adresse «mail:3030» 5. Cliquer sur la roue crantée 6. Cliquer sur «Autorépondeur» Puis suivre les instructions Si la page affiche «DNS error: host not found» voir page suivante 3. Renseigner votre adresse mail puis votre mot de passe Ici apparait votre boite de réception 4.Valider

7 III Message d'absence - Proxy Votre proxy est mal configuré 1. Aller dans Outils puis Options Attention, la présentation peut changer selon la version de Firefox mais les intitulés restent les mêmes 2. Avancé 3. Réseau 4. Paramètres 5. Sélectionner Adresse de configuration automatique du proxy 6. Inscrire précisément : Il existe plusieurs moyens d accéder aux options 7. Valider et redémarrer Firefox

8 IV - Groupes 2. Nouveau groupe de contacts 4. Ajouter des membres à partir du carnet d adresses 3. Renommer mon groupe 4. Choisir ses contacts 1. Personnes

9 V - Calendrier Choisir son affichage selon ses préférences Créer un nouveau rendez-vous Le calendrier utilisé est coché Sélectionner une plage horaire pour inscrire l intitulé du nouveau rendez-vous Vos rendez-vous apparaissent, les colonnes représentent les jours, les lignes les heures 1. Onglet Calendrier

10 V Calendrier Nouveau rendez-vous Un nouveau rendez-vous ou un double clic sur un rendez-vous existant vous amène sur cette page Inviter mes contacts Utiliser la périodicité pour enregistrer plusieurs rendez-vous récurrents Valider Choisir la durée du rappel ou aucun rappel Modifier le jour et/ou les horaires Plus d Options dans Fichier puis Options, onglet Calendrier

11 VI Archivage automatique 1. Fichier 5. Cocher l archivage automatique Cocher et inscrire les nombres comme sur l image 6. Cliquer sur Parcourir pour renommer votre nouveau dossier d archive, ou en choisir un déjà existant 7. Cliquer 2. Options 3. Options Avancées 8. Valider 4. Paramètres d archivage automatique

12 VII - Règles Attention, les règles ne s appliquent uniquement lorsqu Outlook est ouvert, ou à défaut, à la prochaine ouverture d Outlook 1. Accueil 2. Règles 3. Gérer les règles 4. Nouvelle règle 5. Pour cet exemple, je vais partir d une règle vierge, Appliquer la règle pour les messages que je reçois (suite page suivante) 6. Suivant

13 VII - Règles Pour cet exemple, je veux que les mails que je reçois de la part d une personne spécifique ET contenant le mot «test» soient directement envoyés vers un dossier que je vais créer Je coche les conditions que je souhaite appliquer Le lien bleu ouvre vos carnets d adresse, pour choisir la personne concernée par la règle Ici la condition sur la personne Ici la condition sur le mot Sélectionner le mot concerné, Ajouter, en ajouter d autre si besoin et Valider Le second lien bleu ouvre la fenêtre suivante, pour choisir le mot concerné par la règle

14 VII - Règles 1. Je coche les actions que je souhaite appliquer 2. Je valide l ensemble de mes paramètres Ici l action de stockage dans un dossier 3. Je coche les exceptions que je souhaite appliquer Le lien bleu permet de choisir le dossier concerné par la règle Ici une exception si je suis en Copie du message reçu

15 VII - Règles La règle créée apparait et est active! Elle peut cependant être exécutée manuellement sur des dossiers déjà existants Je renomme ma règle comme je le souhaite Cocher cette case pour trier ma boite de réception en fonction de cette règle Je coche ma règle Je choisis le dossier où je veux l appliquer Je valide

16 VIII - Hotline dédiée messagerie / smartphone Afin de vous assister pendant et après la migration de votre messagerie, une cellule migration a été mise en place. De même, pour tous problèmes liés à votre nouveau smartphone, n hésitez pas à la contacter au Vous pouvez également contacter la hotline par mail : [email protected] Cordialement, L équipe informatique

17 174, Avenue Jean Jaurès / Lyon / France