Par Boris Bhajun, consultant formateur

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1 Par Boris Bhajun, consultant formateur

2 Contenu du document 1- Mise en contexte du programme de soutien au développement de l engagement bénévole en loisir et en sport Les enjeux - La situation du bénévolat au Québec 2- Présentation du service d accompagnement et de coaching - Les objectifs - Les résultats attendus 3- Définition des besoins d accompagnement - La mobilisation de l organisation - Les défis du milieu - La motivation des bénévoles - Le recrutement des bénévoles

3 4- Définition des étapes du service d accompagnement 1 ère rencontre : diagnostic à l aide de grilles 2 e rencontre : examen des outils et discussion des pistes d action 3 e rencontre : choix des pistes d action 4 e rencontre : programmation de l action et répartition des tâches 5- Évaluation des besoins de soutien à la mise en œuvre des pistes d action et au suivi - Le plan d un rapport relatif aux pistes d action

4 Buts du document * Permettre aux responsables des bénévoles des municipalités d avoir un outil permettant d acquérir des notions supplémentaires relatives au soutien des bénévoles; * Être en mesure d animer des rencontres afin de soutenir le développement ainsi que l engagement bénévole; N.B.: Ce cahier est en lien avec le programme de soutien au développement et à l engagement bénévole en loisir et en sport

5 Les enjeux * Le bénévolat au Québec est en lien direct avec une petite proportion de la population que nous nommons les «toujours les mêmes» ou les «TLM»; * 10% des «TLM» ont offert plus de 420 heures annuelles de bénévolat, ce qui représente 57% des heures totales de bénévolat; * Cet élément fait en sorte que les «TLM» risquent de donner une image d un bénévolat qui est inaccessible, pour une grande partie de la population; * Cette grande présence de l implication bénévole auprès d une petite portion de la population, peut donner l illusion aux gestionnaires qu ils peuvent éviter de s adapter aux autres bénévoles qui ont du temps à donner; * Il est important que les gestionnaires s adaptent à l évolution et à la transformation du bénévolat;2

6 Mise en contexte du programme de soutien au développement et à l engagement bénévole en loisir et en sport La situation du bénévolat au Québec : * En 2007, il y avait près de 2,4 millions de Québécois(es) qui faisaient du bénévolat, soit 37% de la population et en 2010 il en avait ;3 * L implication bénévole annuelle au Québec représente plus de emplois à temps plein;4 * Les organismes sans but lucratif rapportent près de deux milliards de dollars, tandis que les contributions municipales sont évaluées à près d un milliard de dollars;4

7 Présentation du service d accompagnement et de coaching * Le/la consultant(e) offre un soutien à différents milieux qui œuvrent auprès de bénévoles afin d établir un diagnostic relatif à leur capacité de relever des défis en bénévolat; * Dans le cadre des différentes rencontres auprès des organisations, une réflexion est faite afin de mettre de l avant des solutions pour que le bénévolat soit exercé dans un contexte stimulant; * Ce service vise à permettre aux participant(e)s de développer de nouvelles compétences tel que recevoir, attirer, organiser le recrutement afin d être en mesure de s adapter au niveau du bénévolat moderne; * Dans le cadre de ce processus, le/la consultant(e) explique des outils afin que les acteur(trice)s impliqué(e)s puissent les utiliser et les diffuser auprès des collaborateur(trice)s;

8 Les objectifs * Transmettre des informations selon différentes méthodes; * Surveiller l évolution du développement des compétences ou des tâches, de façon à être en mesure de donner une rétroaction; * Amener les ressources humaines bénévoles à développer des compétences et à être davantage autonomes; * Questionner, adapter des outils et conseiller; * Mettre en place une démarche fondée sur la résolution de problèmes;

9 suite * Établir le diagnostic des capacités des milieux de manière à relever les défis en bénévolat; * Collaborer auprès des partenaires afin de mettre en œuvre les moyens pour rendre le bénévolat plus attrayant; * Adopter des pratiques en lien avec le processus d implication bénévole, le cadre de déclaration éthique et les procédures administratives de soutien; * Questionner les participant(e)s impliqué(e)s sur la gouvernance, l éthique, le recrutement, l accueil et l encadrement des bénévoles actuels; * Permettre l amélioration des connaissances et des capacités des responsables des bénévoles; * Adapter des pratiques de recrutement relatives aux exigences du bénévolat moderne en loisir; * Favoriser l autonomie des milieux impliqués dans la démarche;

10 Les résultats attendus * L adoption de pratiques relatives à la gestion, l éthique, le recrutement, l accueil et l encadrement des bénévoles d aujourd hui (cadre de déclaration éthique, procédures administratives ); * L amélioration des connaissances et des capacités des responsables des bénévoles, afin d adapter leurs pratiques de recrutement en fonction des exigences du bénévolat moderne en loisir;

11 Comment définir les besoins d accompagnement? * Évaluer le taux de participation à l assemblée générale annuelle du milieu; * Noter le taux de roulement des bénévoles impliqués au niveau des comités, OSBL, événements * Déterminer l effet de l image de l organisation sur la communauté; * Noter le niveau de l attraction du milieu afin d attirer de nouveau bénévoles; * Évaluer si l organisation fait la promotion de projets à long terme; * Valider si les participant(e)s ont de l intérêt pour remplir le questionnaire d évaluation des capacités de recrutement et d accueil du bénévolat;

12 La mobilisation de l organisation Évaluer les milieux qui ont des besoins d accompagnement Informer les participant(e)s de l existence du programme de soutien au développement de l'engagement bénévole et des outils disponibles Adhésion de l organisation au programme et début de la démarche d accompagnement

13 Les défis du milieu * Adapter les organisations à la situation du bénévolat moderne; * Accueillir des bénévoles de 50 ans et +;5 * Recruter de nouveaux bénévoles (en 2007, 25% des bénévoles consacraient 80% des heures de bénévolat);6 * Améliorer la rétention des bénévoles; * Fournir des outils afin d augmenter la motivation des bénévoles; * Permettre aux bénévoles de développer des projets en lien avec leurs intérêts et leurs types d intelligence;

14 La motivation des bénévoles en lien avec la hiérarchie des besoins selon Maslow Réalisation de soi (résoudre des problèmes complexes, formation ) Estime de soi (autonomie, se sentir utile, sentiment d avoir de la valeur, exprimer sa compétence, innover ) Appartenance (être écouté et compris, faire partie du groupe, être en relation avec les autres ) Sécurité (être soutenu, se sentir soutenu, être informé, vivre dans un milieu non menaçant ) Survie (repos, faim, rémunération juste, conditions d environnement acceptables )7

15 Définitions des types d intelligence Lors des accompagnements réalisés dans le cadre de ce programme, il a été remarqué que le recrutement des nouveaux bénévoles est souvent en lien avec les types d intelligence. 1. L intelligence logico-mathématique Facilité en mathématique et pour résoudre des problèmes; Importance de comprendre les raisons, les séquences et les conséquences; Intérêt pour résoudre les mystères; 2. L intelligence spatiale Une imagination hors du commun; Intérêts pour la conception, la lecture de graphiques, les casse-têtes, l organisation de l espace, le théâtre, la peinture ; 3. L intelligence interpersonnelle Habiletés au niveau des relations interpersonnelles, de la résolution de conflits, de l empathie, de la négociation et du leadership; Intérêts pour parler et influencer; Dispose d une écoute active;

16 4. L intelligence corporelle-kinesthésique Intérêts pour être en mouvement, les sports, le être bien; L aspect tactile est important; 5. L intelligence linguistique Intérêts pour le langage, les histoires et la parole; Habilités pour l écriture, la rédaction de comptes rendus, retenir des noms et des dates; 6. L intelligence intrapersonnelle Intérêt pour la solitude, la réflexion, la connaissance de soi (forces et faiblesses); Compétence au niveau de la définition d objectifs; 7. L intelligence musicale Habiletés pour la musique, les sons, les rythmes; Intérêt pour les slogans d équipe;8

17 Définition des étapes du service * 1 ère rencontre : diagnostic à l aide d une grille * 2 e rencontre : examen des outils et discussion des pistes d actions * 3 e rencontre : choix des pistes d action * 4 e rencontre : programmation de l action et répartition des tâches

18 Ordre du jour 1 ère rencontre d accompagnement 1.0 Ouverture de la rencontre 1.1 Présentation des participant(e)s (attentes, perception du bénévolat ) 2.0 Mise en contexte du programme de soutien au développement et à l engagement bénévole en loisir et en sport La situation du bénévolat au Québec 2.2 Les enjeux

19 3.0 Présentation du service d accompagnement et de coaching 3.1 Les objectifs 3.2 Les résultats attendus 3.3 Définition des étapes du service * 1 ère rencontre : diagnostic à l aide d une grille * 2 e rencontre : examen des outils et discussion des pistes d action * 3 e rencontre : choix des pistes d action * 4 e rencontre : programmation de l action et répartition des tâches

20 4.0 Présentation sommaire des outils disponibles 4.1 La grille de diagnostic (grille d analyse de la capacité d une organisation à recruter et à retenir des bénévoles) 4.2 Le site web de Loisir et sport Montérégie Outils de visibilité et de mise en valeur du bénévolat en loisir (capsules vidéo, témoignages de bénévoles sous la forme de publi-reportage, entrevues radio diffusées à Radio Acton ) Idées inspirantes et bons coups (1000 inscriptions au premier salon du bénévolat jeunesse de l agglomération de Longueuil, fête des bénévoles de Bromont ) Présentations power point (présentation de M. Thibault : Au bénévolat nouveau, des nouvelles approches, présentation du programme )

21 4.3 Le Portail en gestion des bénévoles de l'observatoire québécois du loisir La grille d analyse de la capacité d une organisation à recruter et à retenir des bénévoles 5.1 Évaluation des points forts de l organisation 5.2 Interrogation sur des points faibles du milieu 5.3 Questionnements relatifs aux aspects à améliorer 6.0 Affaires diverses 7.0 Prochaine rencontre

22 Ordre du jour 2 e rencontre d accompagnement 1.0 Ouverture de la rencontre et lecture de l ordre du jour 2.0 Retour sur la dernière rencontre 3.0 Retour sur le processus d accompagnement et de coaching dans le cadre du programme de soutien et de développement à l engagement bénévole : * 1 ère rencontre : diagnostic à l aide d une grille (date) * 2 e rencontre : examen des outils et discussion des pistes d actions (date) * 3 e rencontre : choix des pistes d action (date) * 4 e rencontre : programmation de l action et répartition des tâches (date)

23 4.0 Examen des outils 4.1 La grille d analyse de la capacité d une organisation à recruter et à retenir des bénévoles Planification des points forts de l organisation Détermination des points faibles du milieu Choix des aspects à améliorer 4.2 Le site web de Loisir et sport Montérégie Section Outils Thématiques 4.3 Le Portail en gestion des bénévoles de l'observatoire québécois du loisir (évaluation de certaines fiches)

24 4.4 Le fichier de référence aux outils (dossier pdf incluant le cadre d éthique pour bénévoles et organisations de bénévoles)9 5.0 Discussion des pistes d action 5.1 Pistes d action à court terme (combler les postes vacants dans le conseil d administration, trouver des bénévoles pour le festival des loisirs ) 5.2 Pistes d action à long terme (améliorer l image de l organisme, mettre en place un système de communication efficace ) 6.0 Affaires diverses

25 Ordre du jour 3 e réunion d accompagnement 1.0 à 3.0 Idem que les 2 premières rencontres 4.0 Retour sur les différents outils utilisés lors des deux premières rencontres 4.1 La grille de diagnostic (démonstration du diagnostic) 4.2 Le questionnaire d évaluation des capacités de recrutement et d accueil du bénévolat (retour sur les points à améliorer) 4.3 Le Portail en gestion des bénévoles de l'observatoire québécois du loisir (retour sur certaines fiches)

26 5.0 Choix des pistes d action 5.1 Évaluation des avantages des pistes d action 5.2 Détermination des obstacles des pistes d action 5.3 Tour de table relatif aux pistes d action 5.4 Choix 6.0 Affaires diverses

27 4 e rencontre (présentation du rapport) Mise en contexte : Ce projet d accompagnement s est réalisé auprès des employés municipaux suivants : (directrice loisirs sportifs) et de (président du comité des loisirs). La première rencontre avec ce groupe était le 2015 et la quatrième rencontre était le Cette dernière a pour but de réaliser une programmation de l action et une répartition des tâches. Dans le cadre du Programme de soutien au développement de l engagement bénévole en loisir et en sport , nous avons eu un soutien de ces milieux afin de réaliser les objectifs suivants : * Soutien relatif aux outils d accompagnement : Loisir et Sport Montérégie, le Comité sectoriel de la main-d œuvre et de l économie sociale, le Réseau de l action bénévole du Québec, l Observatoire québécois du loisir * Soutien relatif à la démarche d accompagnement : Loisir et Sport Montérégie, la Municipalité de, la CRÉ Montérégie Est

28 L analyse : À la suite des rencontres réalisées auprès, j ai remarqué un grand intérêt des participants à adapter leurs pratiques afin de répondre aux exigences du bénévolat actuel. Il est aussi à noter que ces employés et bénévoles qui se sont impliqués dans cette démarche d accompagnement, offrent une implication importante et de qualité auprès de la communauté. Je note aussi que l organisme est bien perçu par les citoyens et que nous retrouvons une étroite collaboration avec les nombreux organismes de la ville. Par contre, je constate qu il serait pertinent de développer différents principes, afin de recruter de nouveaux bénévoles (principale problématique).

29 Exemples de points positifs Les administrateurs du C.A. ont de l intérêt pour s impliquer dans le futur; Les administrateurs ont une description de tâches; Bonne visibilité de l organisme (annonces dans le journal, programmation accessible ); Activités de reconnaissance (souper de l amitié chaque mois, BBQ ); Portes ouvertes une fois par an; Bon soutien de la Municipalité; L organisme est bien présent auprès de la communauté (journée de la famille ); Programmation variée; Belle énergie au niveau du C.A. actuel; Nombreux véhicules de communication (site web, courriels, chaîne téléphonique );

30 Exemples d aspects à améliorer VS les solutions proposées Aspects à améliorer Solutions proposées Trouver des bénévoles à long terme Combler les postes au conseil d administration Avoir une plus grande motivation chez les bénévoles Assurer la relève au niveau du bénévolat * Valorisation et mention de l importance de l implication bénévole lors des activités de reconnaissance, de l AGA, des activités de la programmation * Faire une promotion de l A.G.A. via différents véhicules de communication * Approcher des personnes cibles qui auront une influence positive au C.A. * Faire un lien plus direct entre l implication et la cause (les saines habitudes de vie, les collectes de sang ) * Être efficace au niveau de la gestion des conflits * Adapter l offre de bénévolat à la réalité des nouveaux retraités * Poursuivre à mettre de l avant les belles réalisations et la mission de l organisme

31 Répartition des tâches Description des tâches Échéancier Responsable Le jumelage de bénévoles (2 bénévoles responsables pour chaque activité) Avoir une personne responsable pour les activités de reconnaissance Faire une annonce dans le journal pour les postes à combler au niveau du C.A. Faire une mise à jour de la liste des bénévoles Réaliser du recrutement en ciblant des individus intéressants Faire une mise à jour du «guide du nouveau bénévole» Mettre en place un sondage sur l'intérêt relatif à l'implication, soit «mes principaux centres d intérêts» Faire une liste des bénévoles qui se sont déjà impliqués en fonction «des centres d intérêts» Trouver des qualités des différents bénévoles influents

32 Des outils afin de démontrer l importance de la démarche d accompagnement * «Quiz : Questionnons l état du renouvellement de l engagement bénévole * Imaginons «Notre ville sans bénévoles» * Présentation Power Point : * Engagement bénévole en 2015 : Pourquoi l urgence et comment agir aujourd hui?) * Les caractéristiques de l engagement bénévole et du bénévolat; * Les changements dans les modes de vie affectant le bénévolat; * Les impacts pour les organisations bénévoles et les défis à relever; * Propositions de pistes de solution en vue de l adaptation des pratiques de recrutement auprès des nouveaux bénévoles (jeunes, nouveaux retraités, en famille, en entreprise). * Grille d état de santé du renouvellement du diagnostic de l état d urgence (élus, bénévoles, permanents) pour amener la nécessité du prédiagnostic» Outils disponibles sur le site :

33 Webographie services/benevolat/programme-desoutien-au-developpement-de-lengagement-benevole 6. onse?owa_no_site=1847&owa_bottin=&owa_no_fiche=100&owa_no_form_reponse=5 2362&owa_apercu=N&owa_imprimable=N&owa_fenetre_surgissante=O&owa_no_ch amp_selectionne=&owa_no_choix_selectionne=&owa_lettre=%25&owa_no_page= nevolat/pdsdebls/fichier_de_reference_aux_outils.pdf