Objet : Emploi de Secrétaire de direction à pourvoir à l Athénée des Pagodes.

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1 VILLE DE BRUXELLES STAD BRUSSEL DÉPARTEMENT INSTRUCTION PUBLIQUE DEPARTEMENT OPENBAAR ONDERWIJS Bruxelles, le 1 er avril CH-KB 2009/ _ Aux membres du personnel des établissements d enseignement secondaire de plein exercice, d enseignement supérieur et d enseignement de promotion sociale, Objet : Emploi de Secrétaire de direction à pourvoir à l Athénée des Pagodes. Cher Collègue, Chère Collègue, Par la présente, je vous communique la vacance définitive de l emploi de secrétaire de direction à l Athénée des Pagodes, en remplacement de Mme Chantal VRANCKEN, qui a sollicité une mise en disponibilité pour convenance personnelle précédant la pension de retraite, à compter du 1 er septembre Les candidatures, établies sur l acte ci-joint, adressées à Madame l Echevine de l Instruction publique et de la Jeunesse, seront transmises par envoi recommandé et par courrier simple (le cachet de la poste faisant foi) le lundi 26 avril 2010 au plus tard, à l adresse suivante : Ville de Bruxelles Instruction publique Bureau 8/19 boulevard Anspach, 6 à 1000 Bruxelles Le candidat pourra être désigné dans lesdites fonctions s il répond au 1 er septembre 2010, aux conditions prévues par le décret du 6 juin 1994, articles 40 à 44, tel que modifiés par les articles 72 et 73 du décret relatif au statut des directeurs, promulgué par le Gouvernement de la Communauté française en date du 2 février 2007 (M. B. du 15/05/2007). Ces conditions sont les suivantes : Avoir acquis une ancienneté de service de six ans au sein du pouvoir organisateur dans une des fonctions de recrutement, de sélection ou de promotion de la catégorie en cause, calculée selon les modalités fixées à l article 34 du décret du 6 juin 1994 ; Etre nommé à titre définitif dans une de ces fonctions ; Etre titulaire à titre définitif, d une fonction comportant au moins la moitié du nombre minimum d heures requis pour former une fonction à prestations complètes dans l enseignement organisé par le pouvoir organisateur concerné ; Exercer à titre définitif au sein du pouvoir organisateur une ou plusieurs fonctions donnant accès à la fonction de sélection à conférer et être porteur d un titre de capacité conformément à l article 101 du décret du 02/02/2007 fixant le statut des directeurs, soit ce qui suit : Fonction de sélection Fonction exercée Titre de capacité Secrétaire de direction Fonction de recrutement de surveillant éducateur Un des titres requis ou un des titres jugés suffisants du groupe A pour la fonction de surveillant éducateur

2 Répondre au présent appel ; Avoir suivi au préalable une formation spécifique sanctionnée par certificat de fréquentation ; En tout état de cause, la nomination doit intervenir au plus tard au terme d un délai de deux ans sauf si le Pouvoir organisateur a déchargé l agent entre-temps. Le profil de fonction du (de la) secrétaire de direction est le suivant : Le secrétaire de direction Fonction : Le secrétaire de direction est l un des collaborateurs immédiats du chef d établissement auquel celui-ci délègue plus spécialement la préparation du travail administratif nécessaire au bon fonctionnement de l établissement et la gestion des personnels non chargés de cours. Partie intégrante de l équipe éducative, le secrétaire de direction est en contact régulier avec les professeurs et les élèves. Il organise et contrôle le travail du personnel auxiliaire d éducation ou personnels assimilés (ACS, PTP, ) Il informe la direction des difficultés ou dysfonctionnements observés et suggère des modifications pour améliorer le fonctionnement du service en fonction des ressources humaines disponibles. Attributions Le secrétaire de direction : - organise le travail du secrétariat sur le terrain en fonction des directives de la direction et il supervise le bon fonctionnement du service dans ses différentes composantes : 1. Accueil et information des visiteurs 2. Dossiers des élèves et registre de présences 3. Information par téléphone ou courriel 4. Gestion de l agenda et des rendezvous 5. Respect de l horaire fixé 6. Accomplissement des tâches dans le respect des délais prescrits. 7. Etablit un rôle de surveillance des élèves en cas d absence d un l enseignant ; - dans le cadre de sa fonction, prépare pour la direction la rédaction des documents administratifs nécessaires au bon fonctionnement de l établissement et rédige la correspondance qui s y rapporte ; - constitue et tient à jour, avec le plus grand soin, les dossiers administratifs du personnel enseignant, du personnel auxiliaire d éducation et du personnel administratif ; - coordonne le travail des surveillantséducateurs en charge des dossiers élèves pour en contrôler la bonne exécution et en extraire les renseignements nécessaires à l établissement des documents évoqués à l alinéa 2 ; Profil 1. Sur le plan des qualités humaines. - Il fera preuve de fermeté, de tact et de discrétion ; - il veillera au respect de la ligne hiérarchique en toutes circonstances et dans tous ses aspects ; - il doit se montrer intègre et équitable ; - il fera preuve 1. d une capacité d accueil 2. d une capacité d apaiser les tensions 3. d un intérêt certain pour le bon fonctionnement du service public ; - il sera ordonné, méthodique et rigoureux ; - il sera disponible ; - il sera capable d initiative dans le respect de la ligne hiérarchique qu il tient informée; - il veillera à promouvoir l esprit d équipe et d entraide en montrant l exemple; 2. Sur le plan des qualités techniques. - Il sera capable : - de tenir un échéancier ; - d utiliser un traitement de texte ; - d utiliser des logiciels spécifiques à sa fonction ; - il connaîtra l organisation des structures de l enseignement et veillera à les actualiser par une lecture régulière des circulaires y afférent ; - il aura une connaissance élémentaire et actualisée des statuts et de la réglementation ; - il aura une connaissance précise des textes

3 - organise et contrôle le classement et l archivage des documents administratifs qui doivent être conservés selon la réglementation en vigueur. Le classement adopté doit permettre une continuité du service en cas d absence prolongée ; - suggère à la direction les communications internes relatives au service ; - organise et supervise la rentrée, aux échéances prévues, et l archivage des documents à conserver en vertu de la réglementation scolaire. Par exemple, les travaux des élèves les cahiers ou feuilles de matières vues et les questions d examens ; - gère la correspondance et assume le suivi des contacts avec les partenaires extérieurs à l école ; - coordonne et réorganise si nécessaire le travail du secrétariat lors de certaines périodes scolaires telles que inscriptions, examens et délibérations relatifs aux congés, disponibilités et absences ; - il pratiquera des techniques de classement ; - il fera preuve d une bonne connaissance de l orthographe et d une capacité rédactionnelle. Le candidat joindra à sa candidature : a) un curriculum vitae détaillé reprenant notamment : - la liste de ses diplômes et brevets divers obtenus ainsi que les formations suivies, et spécialement celles qui seraient en rapport direct avec la fonction ; - un aperçu chronologique de la carrière ; b) une description détaillée de sa fonction actuelle mettant en exergue ses plus importantes réalisations ; c) une note décrivant la vision de sa mission concernant la fonction à attribuer et les moyens qu il compte mettre en œuvre pour la réaliser ; d) tous les autres éléments qu il souhaite invoquer à l appui de sa candidature. Les chefs d établissement veilleront à porter le présent ordre de service à la connaissance de tous les membres du personnel, en ce compris ceux qui seraient momentanément éloignés du service pour quelque raison que ce soit. Je vous remercie pour l attention que vous voudrez bien porter au présent document et je vous prie d agréer, Cher Collègue, Chère Collègue, l assurance de mes sentiments les meilleurs. Le Directeur général, Charles HUYGENS.

4 VILLE DE BRUXELLES Département Instruction Publique Boulevard Anspach Bruxelles STAD BRUSSEL Departement Openbaar Onderwijs Anspachlaan Brussel ENSEIGNEMENT DE LA VILLE DE BRUXELLES Année Scolaire Enseignement secondaire de plein exercice Acte de candidature à l emploi de Secrétaire de direction à l Athénée des Pagodes Je soussigné(e) * Nom...épouse... Prénom...Date de naissance...sexe féminin/masculin (biffer la mention inutile) Dernière fonction pour laquelle je bénéficie d une nomination à titre définitif :. Fonction actuelle :... Etablissement :... SOLLICITE (cocher la / les mention(s) choisie(s)) o o mon changement d affectation pour l Athénée des Pagodes. ma désignation pour Athénée des Pagodes. Date et signature : Date et visa du Chef d établissement :

5 Annexes à la candidature - points a) à d)