Travail en équipe. Centre Hospitalier de Bretagne Sud Service de radiothérapie

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1 Centre Hospitalier de Bretagne Sud Service de radiothérapie Travail en équipe Vendredi 20 Novembre 2015 GCS CAPPS -Journée régionale «Sécurité des soins en secteur interventionnel Travail en équipe» C. FROIDEFOND, Cadre de santé radiothérapie F. LAGUITTON, Ingénieur qualité radiothérapie

2 Service de radiothérapie du CHBS 3 accélérateurs linéaires de particules et 1 scanner dédié Techniques utilisées: o o o Technique conformationnelle(rc3d) Radiothérapie Conformationnelle avec Modulation d Intensité (RCMI) depuis 2014 Radiothérapie asservie à la respiration (RAR) depuis à120patientsparjour séances de radiothérapie paran 2

3 Le système de management de la qualité et de la sécurité de la radiothérapie répond à : Une décision réglementaire : application obligatoire o Arrêté du 22 janvier 2009 portant homologation de la décision n 2008-DC-0103 de l'autorité de sûreté nucléaire du 1er juillet 2008, et plus spécifiquement: L article 8 dont les objectifs sont: Identifier les risques jugés inacceptables pouvant survenir au cours de chaque étape de la prise en charge du patient en radiothérapie Identifier les mesures à mettre en œuvre dans une logique de sécurisation de la prise en charge du patient Pour cela, 2 guides techniques : application volontaire o Le guide ASN N 5 «Guide de management de la sécurité et de la qualité des soins en radiothérapie» o Le guide ASN N 4 «Guide d auto-évaluation des risques encourus par les patients en radiothérapie externe» 33

4 Démarche sur les risques encourus par le patient, intégrée dans le management de la qualité du service Recherche collective de solutions Améliorationdelapriseenchargedupatient Assurance de soins sûrs et appropriés 4

5 Avoir les compétences nécessaires Permettre la participation de chaque niveau d expertise Apporter les réponses adaptées à chaque étape delapriseenchargedupatient Partager la connaissance du travail et des contraintes de chaque professionnel Mettre en évidence l interdépendance des professionnels dans la prise en charge du patient 5

6 Juin 2013 Sept Sept Mars ) Préparer la démarche Définir une organisation Préparer une méthodologie Formaliser la cartographie des processus Créer les outils méthodologiques Expliquer la démarche 2) Identifier les risques/ patient 3) Analyser les risques 4) Hiérarchiser les risques 5) Définir des actions pour les risques prioritaires 6) Communiquer les résultats 6

7 Identifier un binôme responsable Choix fait d une équipe d animateurs: l ingénieur qualité et le cadre du service Mélange d une expertise qualité et d une expertise management Missions: Programmer les réunions de travail pluridisciplinaires, communiquée à tous les professionnels Respecter la prise de parole pour chaque professionnel Rappeler l objectif: patients au centre du travail en équipe Identifier un groupe de travail Pluridisciplinaire, avec au moins 1 représentant de chaque corps de métier: Médecin, cadre de santé, manipulateur, physicien médical, Aidesoignant, secrétaire Demande faite aux différents professionnels de réfléchir aux risques potentielsliésàleurfichedeposte,enamontdesréunionsdetravail. 7

8 Formaliser une base commune de réflexion en utilisant la cartographie des processus Identifier les étapes à partir des processus Déterminer des sous-processuspour préciser l identification des risques Permettre aux professionnels d associer leur pratique quotidienne aux différents sousprocessus 8

9 Lien avec la certification HAS v2010 o o Critère 26.b Radiothérapie Organisation des autres secteurs d activité à risques majeurs Cotation A Lien avec la certification HAS v2014 o Thématique «Management de la prise en charge du patient danslessecteursàrisques» Critère26.b-Priseenchargedupatientenradiothérapie Thématique obligatoire du Compte qualité Echelles de cotation des critères(gravité, Fréquence, Niveau de maîtrise) sur 5 niveaux 9

10 Méthodologie préconisée: Guide ASN N 4 -«Guide d auto-évaluation des risques encourus par les patients en radiothérapie externe» version 15/01/2009 Méthode d Analyse des Modes de Défaillances, de leurs Effets et de leur Criticité(AMDEC) Grille de cotation Fréquence, Gravité sur 4 niveaux d évaluation Grille d analyse pré-remplie avec des défaillances «types» préidentifiées et classées en 3 grandes catégories: Circuit Patient, Facteur Humains et Organisationnels, Installations et Matériel 10

11 Méthodologie retenue: o1 ère étape (2013/2014): étude de risques initiale (technique conformationnelle) Méthode AMDEC retenue Grille de cotation réajustée pour intégrer le critère Notion de Maîtrise Identification des défaillances selon les étapes chronologiques de prise en charge: cartographie des processus o2 ème étape (2015): réactualisation de l étude initiale et intégration des 2 nouvelles techniques mises en place (RCMI et RAR) o Anticipation de la certification HAS v2014: intégration de 5 niveaux d évaluation dans la grille de cotation o Grille de criticité réajustée 11

12 Outils: Grille de cotation et grille de criticité Grille d analyse 12

13 Diffuser à l équipe un lexique des termes qualité et gestion des risques les plus souvent utilisés: «La qualité et la gestion des risques en quelques mots» Réaliser une réunion de service dont l objectif est d illustrer le vocabulaire présenté dans le lexique, par des exemples concrets en lien avec le service. 13

14 Mettre le patient au centre de la réflexion en équipe Visualiser le parcours du patient au sein du service pour faciliter la participation des professionnels Identifier les risques jugés inacceptables pouvant survenir à chaque étape de la prise en charge des patients Obtenir un consensus pluridisciplinaire sur l identification de chaque risque 14

15 Expliquer les termes utilisés: Les défaillances possibles Les causes possibles Les effets possibles A chaque réunion, rappeler les définitions de ces termes et donner des exemples si besoin Ecouter les professionnels Formaliser en direct les propositions Reformuler systématiquement avec le groupe avant de valider 15

16 Présenter les différents critères de cotation Distribuer un support papier pour que chaque professionnel puisse s y référer à tout moment Déterminer ces critères pour chaque risque Ecouter les différentes argumentations Obtenir un consensus du groupe présent (arbitrage par le binôme responsable si besoin) 16

17 Intégrer les mesures préventives existantes issues: Des réunions pluridisciplinaires hebdomadaires DesCREX Définir des mesures préventives à mettre en œuvre notamment pour les risques à traiter en priorité et les risques à surveiller (déterminés par la cotation) 17

18 Communiquer à l équipe l état d avancement de la réflexion, à travers les réunions de service Mettre à disposition l étude des risques pour chaque professionnel sur le réseau informatique Mesurer l appropriation de l étude des risquesparlesmermenréalisantunquizz 18

19 Démarche chronophage pour tous les professionnels (10 réunions pluridisciplinaires, environ 13 heures de réunion) Difficultés à associer les différents critères (niveau de maîtrise, gravité ) aux risques potentiels définis. Complexité pour définir des nouvelles actions préventives (/aux actions déjà mises en place et/ aux risques potentiels) Evaluation du suivi des actions pas forcément intégrée dans l étude des risques Décision de limiter les réunions de travail à 1h15 maximum car difficultés à maintenir l équipe attentive au-delà de ce temps Démarche trop étalée dans le temps essoufflement de l équipe 19

20 Engagement de la Direction Prise de conscience collective des différents risques potentiels au sein du service Aboutissement à un consensus entre les différents professionnels Dynamique nouvelle d amélioration permanente de la sécurité des soins au sein de l équipe Temps pluridisciplinaire partagé pour une réflexion commune et un seul objectif Reconnaissance du rôle de chaque professionnel dans la prise en charge du patient Valorisation du travail en équipe, en présentant le travail fourni lors de la revue de direction, et en mettant en valeur la collaboration de l équipe dans la qualité de la prise en charge des patients (Nous travaillons ensemble) 20

21 Merci de votre attention Dans la course à la qualité, il n y a pas de ligne d arrivée David KEARNS 21

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24 Ci = G x F 24

25 Cr = G x F x NM 25

26 Bilan quantitatif technique conformationnelle Étude initiale 79 défaillances potentielles identifiées 26

27 Bilan quantitatif technique conformationnelle Préparation du traitement 27