BE1D FICHE TECHNIQUE CLOEE. Cette fiche technique s adresse aux utilisateurs maitrisant déjà l application.

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1 FICHE TECHNIQUE CLOEE BE1D Cette fiche technique s adresse aux utilisateurs maitrisant déjà l application. OBJECTIF Envoi du fichier des élèves du 1 er degré vers l application BE1D (Inspection académique). Votre programme doit être en version ou supérieure (Contrôle en haut du menu «? - à Propos de»). Si ce n est pas le cas, lancer une mise à jour Internet. Depuis AVRIL 2012, Le type de classe "Adaptation" (type de classe ou ADAP) n'est plus accepté par BE1D. Ces élèves doivent être rattachés à une classe ordinaire ou de type CLIS. 1. PARAMETRAGE Ouvrir le menu Fichier > Paramétrage > onglet Etablissement Les dates correspondent à l année en cours (saisir les dates officielles de votre académie) 05/07/2014 V6\VS\CLOEE\BE1D septembre 2013 Page 1/8

2 2. VERIFICATION DES CLASSES Ouvrir le menu Fichier > Dictionnaires > Classes Le nombre de classes doit être identique à celui déclaré à l académie. Sont remontées : Les classes réelles (Type R) Les classes qui ont un code rectoral renseigné Les types de contrat A Les classes de Type A et S n ont ni Type de Classe ni Code Rectoral et sont exclues de la remontée. 3. CONFORMITE DES COMMUNES Ouvrir le menu Traitements Spéciaux > Conformité des Communes Ce traitement permet de faire une correspondance entre votre Dictionnaire de Communes et celui de la norme INSEE des communes, opération nécessaire à la remontée vers BE1D. A la fin du traitement, une liste des communes non répertoriées s affichera. Il est indispensable de corriger les communes sur les fiches élèves ou responsables signalés. V6\VS\CLOEE\BE1D septembre 2013 Page 2/8

3 4. CREATION DU REPERTOIRE DE TRANSFERT Menu Import/Export > Création des répertoires de transferts. Les fichiers exportés vers BE1D seront stockés dans un Répertoire de Transfert. Pour les CLOEE hébergés, assurez-vous d avoir accès à vos lecteurs locaux afin de pouvoir y créer le Répertoire de Transfert (au besoin contacter l assistance Vie Scolaire au ) Un répertoire PRIMAIRE est créé sur le lecteur sélectionné avec un sous répertoire par unité pédagogique. Si Internet n est pas accessible depuis le poste CLOEE, indiquer par exemple le lecteur d une clé USB. 5. CONTROLE DE COHERENCE Menu Import/Export > Base élèves 1 er degré > Export vers 1 er degré > Contrôle de Cohérence Ce contrôle recense les anomalies à corriger pour que la remontée des données vers BE1D soit possible 05/07/2014 Saisir les dates officielles du ministère Sélectionner votre unité pédagogique 2 cas possibles : Soit le contrôle est correct, alors passer au chapitre 7 > Envoi des élèves Soit le contrôle n est pas correct et la fenêtre suivante apparaît A partir de cette édition, reprendre toutes les fiches élèves et responsables concernées. Après correction, relancer le contrôle de cohérence autant de fois que nécessaire jusqu à obtention d un contrôle correct. V6\VS\CLOEE\BE1D septembre 2013 Page 3/8

4 6. PRINCIPAUX CHAMPS A CONTROLER FICHE ELEVE Le NOM ETAT CIVIL est généralement non renseigné, Si nécessaire (cas de nom différent) Cliquer ICI pour accéder à la zone NOM ETAT CIVIL Le champ Nom sera remonté comme nom d usage Le champ Nom état civil sera remonté comme nom de famille Le PRENOM de l enfant sera exporté à l identique de votre saisie Le LIEU DE NAISSANCE Saisir le code département sur 3 caractères (champ Lieu naissance) > tabuler > sélectionner le nom de la commune dans le menu déroulant. Les COMMUNES «ETRANGER» Sélectionner le pays dans le dictionnaire Saisissez le libellé «commune» V6\VS\CLOEE\BE1D septembre 2013 Page 4/8

5 La CLASSE Classe Type de classe Dans le cas d'une classe "mixte" ou "à 2 niveaux" (ex. CE1/CE2), affecter le type classe correspondant à l élève. La structure doit être identique à celle déclarée à l académie HISTORIQUE fiche élève : Date admission correspond à la date d acceptation ou de saisie du dossier. Date d entrée correspond à la date officielle de rentrée scolaire (ex : pour les nouveaux élèves de cette année). Date de sortie doit être renseignée lorsqu un élève sort de l établissement FICHE RESPONSABLE Ce sont les informations contenues dans l onglet Responsable Légal qui sont remontées à BE1D V6\VS\CLOEE\BE1D septembre 2013 Page 5/8

6 7. ENVOI DES ELEVES Ouvrir le menu Import/Export > Base élèves 1 er degré > Export vers 1 er degré > Envoi des Elèves 05/07/2014 Saisir les dates officielles du ministère Sélectionner votre unité pédagogique Sélectionner le lecteur Le fichier généré est sous la forme : «code rectoral.zip» exemple ( W.zip) Vous devrez ensuite vous rendre sur le portail Base Elèves 1 er Degré mis à disposition par votre académie. Vous trouverez ci-dessous quelques copies écran de la procédure. Suivez les consignes données par votre observateur solfège. Choisir > Accès directeur V6\VS\CLOEE\BE1D septembre 2013 Page 6/8

7 Cliquer sur Ecole Choisir > Gérer les interfaces Choisir > Effectuer un constat de rentrée V6\VS\CLOEE\BE1D septembre 2013 Page 7/8

8 Cliquer sur le bouton «Parcourir» pour récupérer le fichier Zip généré par le programme APLON et qui se trouve dans C:\PRIMAIRE\Coderectoral Exemple de fichier à récupérer : Z.zip Le traitement de l import étant fait la nuit, vous pourrez consulter les comptes rendus le lendemain. S il détecte des anomalies elles seront consultables en passant par : Ecole > Gérer les interfaces > Consulter les comptes rendus S il y a des anomalies vous trouverez les détails en cliquant sur le lien. Après d éventuelles corrections dans le logiciel APLON, refaire l exportation vers Base Elèves 2012/2013 V6\VS\CLOEE\BE1D septembre 2013 Page 8/8