Support de Formation Inscriptions administratives

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1 Université d Angers Page : 1 Université d Angers Support de Formation Inscriptions administratives 1 Se connecter à Apogée choisir Apogée Puis dans le cadre Accès Apogée Attention au paramétrage du poste Identification : username (Login en principe votre nom) Password (mot de passe) Database (apogee ou apotest) Puis connect ou entrer Document : cours-ia.doc 1/12

2 Université d Angers Page : 2 Enregistrement des inscriptions administratives d une année universitaire (2009/2010) On peut aussi accéder au menu principal via Alt+Lettre soulignée (ex ALT+I = Inscriptions) Puis taper la lettre du souligné du menu vertical pour choisir son action Document : cours-ia.doc 2/12

3 Université d Angers Page : Les principales fonctions utilisées Mode recherche : les champs sont blancs (1) Pour commencer une recherche, cliquer sur l icône >? (1) (ou F7) (1) Pour exécuter une recherche, cliquer sur l icône? < (1) (ou taper F8) Le signe % permet d élargir une recherche : % = remplace n importe quelle chaîne de caractères. (2) Pour quitter le mode recherche (2) ou [ctl+q] Mode saisie : les champs sont gris (champs obligatoires) ou verts (3) Pour accéder à une liste de valeurs cliquer sur l icône (3) (ou F9) (4) On navigue entre les enregistrements avec les icônes (précédent), suivant (4) (5) pour fermer l écran ( [ctl+q] ou (2) ) (6) pour enregistrer les données saisies (ou F10) (7) pour supprimer l enregistrement (ou MAJ+F6) (8) pour créer un nouvel enregistrement. (ou F6) Fenêtre de recherche Ligne de commentaires Passer de page en page Document : cours-ia.doc 3/12

4 Université d Angers Page : 4 3 Les écrans à saisir Les informations personnelles Attention accents sur nom, prénom et lieu de naissance INE ou BEA info. Très importante. UNIQUE 2009 pour les nouveaux bacheliers- Ens sup = privé ou public en France y compris ESEU et Capacité en droit Les adresses 4=chez les parents Nouveau = consultation et login ldap Document : cours-ia.doc 4/12

5 Université d Angers Page : 5 Renseignements administratifs Peut déclencher une exonération e sécurité sociale (profession étudiant) 1 = initiale 82=Sans prof 01= Etudiant Nouveau professions sont attendues E = Envoi A = Arrivée RI important de le renseigner. Si l établissement n est pas dans la liste le demander à la DEVE. Inscription aux étapes (informations scolaires) Nombreux contrôles de cohérences entre cette page et la page 1 (sur les années universitaires) Contrôles sise importants NO=Normal Document : cours-ia.doc 5/12

6 Université d Angers Page : 6 La saisie étape (filière choisie). Attention en sur-fenêtre, seules les touches de fonctions sont accessibles (pas les icônes) Les boursiers seront renseignés ici Intéressant Profil arrivée étudiant sur une étape diplômante L accès à l étape choisie est contrôlé : un message non bloquant est affiché Accepter pour valider la saisie et revenir à la page précédente. La bourse entraine une exonération des droits Certains profils sont exonérants Cursus externe Ce cursus externe peut aussi être alimenté ou consulté via le dossier étudiant. Intéressant pour les filières sélectives. Il est conseillé de l alimenter pour les étudiants arrivant en cours de cursus. Document : cours-ia.doc 6/12

7 Université d Angers Page : 7 Transferts départs (intéressant pour statistiques mais manque par exemple le motif du départ) Document : cours-ia.doc 7/12

8 Université d Angers Page : 8 La sécurité sociale Très important Profil pré-calculé Contrôle de la date de naissance automatique - Sécurité sociale : affiliation Exemple : Cas le plus courant Document : cours-ia.doc 8/12

9 Université d Angers Page : 9 Immatriculation de l étudiant Le passage par cet écran n est pas systématique. Dépend de l âge de l étudiant. Donné par le Lycée (provisoire P ) Possibilité de choisir des droits facultatifs Principalement au Cufco et autres services liés à la formation continue (IUT Médecine) Document : cours-ia.doc 9/12

10 Université d Angers Page : 10 Les droits universitaires Calcul automatique. Valider pour confirmer la saisie et mise en attente de paiement. Annuler pour abandonner Saisir paiement pour encaisser. Encaissement en 1 seule fois. Avant de cliquer ici s assurer que l étudiant paie immédiatement Souvent CHQ = au montant à payer Document : cours-ia.doc 10/12

11 Université d Angers Page : Les inscriptions Dans le menu choisir NOUVELLE INSCRIPTION (pour l année universitaire en cours) 3 cas vont se présenter. Il est donc important de dialoguer avec l étudiant. Nouvel étudiant (sans OPI) L étudiant n a jamais été inscrit à l UNIVERSITE ANGERS. Il n est pas passé par la procédure postbac. La saisie complète du dossier se fait à partir des informations fournies par l étudiant. Quitter le mode recherche ([ctl+q] ou (x)). Les champs deviennent gris ou verts => mode saisie Saisir entièrement le dossier. Considérer que même les champs facultatifs sont obligatoires. Nouvel étudiant ayant une OPI (Opération Préalable à l Inscription) L étudiant n a jamais été inscrit à l UNIVERSITE ANGERS, mais il est passé par la procédure postbac. Nous possédons déjà des informations concernant cet étudiant. La saisie ne sera que partielle. Quitter le mode recherche ([ctl+q] ou (x)). Les champs deviennent gris ou verts => mode saisie Saisir le nom (et le prénom) ou le n OPI (donnée unique) qui figure sur la convocation éditée lors de la prise de rendezvous des Postbac en principe PB09xxxxx pour la rentrée 09/10 Cliquer sur OPI. Sélectionner le bon étudiant (si recherche par le nom et homonymes voir la date de naissance) Terminer la saisie du dossier. Réinscription d un étudiant L étudiant a déjà été inscrit à l UNIVERSITE d ANGERS. Des informations sont récupérées de l année précédente. La saisie ne sera que partielle. Se mettre en mode recherche (F7, >?). les champs sont blancs et verts. Saisir le numéro étudiant ou son nom (attention accents). Exécuter la recherche (F8,?>, entrée) Saisir les nouvelles données, si l étudiant affiché est celui que vous voulez inscrire (contrôle date de naissance) Autre facilité pour retrouver un étudiant : Quitter le mode recherche ([ctl+q] ou (x)). Les champs deviennent gris ou verts => mode saisie Cliquer sur rechercher.(en bas à gauche) Saisir le nom et valider Sélectionner le bon étudiant. Différents écrans sont à saisir Rappel - 1. Fiche individuelle de l étudiant : Informations relatives à l état civil Nous tenons particulièrement à ce que la saisie soit extrêmement contrôlée et complète. Nom bien orthographié avec les accents même sur les majuscules. Les prénoms en entier : JEAN-PAUL, MARIE-FRANçOISE ) Vérifier l'orthographe avec carte d'identité. Mettre le patronyme (pas le nom d'usage sauf pour les épouses) INE ou BEA obligatoire (le chercher sur le relevé de notes du bac ou ancienne carte ou document apogée pour les transferts Il existe un site pour les retrouver) Ville de naissance mettre des tirets et accents, l édition des diplômes en dépend: ex : La Roche-sur-Yon Vérifier département naissance et la nationalité (mise automatiquement) Bien lister les départements pour numéro correct (ex : 974) ne pas mettre 099 Taper la ou les 1eres lettres du pays pour trouver le numéro Bac : mettre le code complet avec la spécialité (ex : ESA ), la mention. Le code établissement de l'académie doit être recherché quand il n'est pas indiqué.(liste déroulante) Bac étranger même s'il donne une précision : mettre 031 N d identifiant national ou BEA et bac de l étudiant. APD : quand on n a que le recensement mette en attente La rubrique recensé ne sert qu'aux garçons avant Adresse de l étudiant : Adresse fixe (souvent celle des parents) et adresse pour l année en cours. Adresse : ne pas laisser en blanc même si provisoire (même adresse à l'étranger) 3. Inscription Administrative Annuelle : Régime d inscription (bien souvent 1=Initial), Statut (01 = Etudiant), Activité professionnelle de l étudiant et de ses 2 parents (nouveautés 2009) 4. Inscription Administrative aux étapes : Renseignements sur la scolarité antérieure et sur l étape où l étudiant s inscrit. Bien remplir le dernier établissement fréquenté. Pour étranger mettre code 010 pour lycée ou université. Document : cours-ia.doc 11/12

12 Université d Angers Page : 12 Dernier diplôme obtenu : P pour tout diplôme étranger Attention au PROFIL ETUDIANT dans la page INS ADM aux ETAPES, il détermine bien souvent le tarif à payer 5. Couverture sociale : Affiliation, choix de centre payeur TRES IMPORTANT Les enfants de T.N.S.sont couverts jusqu'à leur 20ème anniversaire (ceux la ne sont pas ADMA) Le régime d affiliation à la sécurité sociale peut être prédéterminé en fonction de l âge, de la profession de l étudiant, voire même de la filière choisie. A Angers, nous n encaissons pas les mutuelles étudiantes. Contrats facultatifs choisis par les étudiants 6. Affichage des droits à payer : pour information. Les exposer clairement à l étudiant avant de confirmer. Il est toujours possible de revenir avec PRECEDENT sur la saisie qui a été faite et la modifier. 7. Saisie des paiements : Règlement des droits à payer. Saisie du mode de paiement. Si l étudiant ne souhaite pas régler ses droits de suite, en aucun cas il ne faudra passer sur cette page mais arrêter la saisie juste avant valider (mise en attente de paiement). Le paiement ne peut être partiel. Soit il est complet soit il est mis en attente A savoir que la carte d étudiant ne sera délivrée qu après la saisie des paiements. Bien mettre N quittance et n étudiant derrière les chèques Bien vérifier les libellés de chèques (montant en chiffres et lettres) et bien vérifier la signature du chèque. Au cours de la saisie des messages bloquants ou non peuvent s afficher sur l écran ou sur la dernière ligne de la fenêtre. Ils sont souvent là pour vous aider dans votre saisie ou vous indiquer les incohérences détectées. Il ne faut pas forcément passer outre (même si parfois cela est possible). Nous insistons pour que même les champs facultatifs (verts) soient renseignés dans la mesure du possible. Des statistiques, des envois au ministère, au rectorat, la Sécurité sociale nous imposent cette rigueur. 5 Petit récapitulatif Les différents cas de figure rencontrés (exemple donné pour l année universitaire 2009/2010) : Nouvel étudiant à l Université d Angers Etudiant déjà inscrit à l Université d Angers MODE SAISIE MODE RECHERCHE (Champs blancs/verts) (champs gris/verts) Postbac 2009 (OPI) Autre cas (non postbac 2009, arrivée de l étranger, arrivée d une autre université, en cors de cursus ) Saisie partielle Saisie complète Saisie partielle du dossier sélectionné - Quitter le mode recherche (ctl+q, ou ) - Saisir le nom+prénom ou le n Postbac dans OPI - Cliquer sur OPI - Choisir le bon étudiant - Compléter la saisie - Quitter le mode recherche (ctl+q, ou ) - Saisir complètement le dossier - Sur 1 ou n champs blancs, saisir ce qui ciblera l étudiant (n étudiant?, Nom?) - Exécuter la recherche (F8 ou entrer) - Compléter le dossier Bonnes inscriptions Nouveauté 2009 : le site de la deve où vous trouverez de nombreuses informations Document : cours-ia.doc 12/12