Portail de soumission en ligne SMART Guide de l utilisateur. Manufacturiers et Exportateurs du Canada Programme SMART 10/27/16

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1 Portail de soumission en ligne SMART Guide de l utilisateur Manufacturiers et Exportateurs du Canada Programme SMART 10/27/16

2 TABLE DES MATIÈRES 1 Soutien technique Navigation Accès au portail Créer un compte Créer un profil de client Ajouter des contributeurs ou utilisateurs à lecture seule Soumettre une demande Naviguer et soumettre un formulaire Mes demandes Imprimer les formulaires Demandes de service Préférences de l utilisateur / Modifier le mot de passe... 13

3 1 SOUTIEN TECHNIQUE Pour utiliser le portail, vous avez besoin d'un navigateur Web récent qui peut gérer le chiffrement. Le portail a été testé sur IE 11, Chrome (v52) et Firefox (v47). Afin de maximiser le niveau de sécurité: Ne JAMAIS partager votre mot de passe avec quiconque en toute circonstance. Quittez le portail en cliquant sur le bouton de déconnexion situé en bas à gauche de la barre de navigation. Vider la mémoire cache de votre navigateur Web après la déconnexion du portail. Assurez-vous que votre ordinateur soit équipé d'un logiciel antivirus récent. Si vous rencontrez des problèmes lors de l'utilisation du portail, vous pouvez nous joindre par téléphone au , poste Veuillez vous assurer de fournir une description détaillée du problème, ainsi que des informations pertinentes concernant votre ordinateur (système plate-forme / d'exploitation, navigateur utilisé, vitesse de connexion). Le mot de passe doit être composé de 8 à 20 caractères. Votre mot de passe doit être composé d'au moins 1 lettre minuscule (a-z), 1 lettre majuscule (A-Z), 1 chiffre (0-9) et 1 des caractères spéciaux suivants $% ^ & * () Si vous avez oublié votre mot de passe, accédez à la page de connexion, cliquez sur le lien "Oublié votre mot de passe?" et suivez les directives. Vous devrez fournir votre nom d utilisateur, surnom et courriel. Si vous avez oublié votre nom d utilisateur, accédez à la page de connexion, cliquez sur le lien "Oublié votre nom d utilisateur?" et suivez les directives. Vous devrez fournir votre surnom et courriel. 2 NAVIGATION Ne pas utiliser le bouton de retour arrière de votre navigateur Internet pour naviguer le système. Noter qu'il y a des limites au nombre de caractères que vous pouvez entrer dans certains champs des formulaires en ligne. 3 ACCÈS AU PORTAIL Naviguez au : Un lien au portail est disponible sur la page du programme SMART Vert au

4 4 CRÉER UN COMPTE 1. Cliquez sur Inscrivez-vous. Vous serez redirigé vers la page d'inscription. 2. Remplissez tous les champs obligatoires. 3. Votre mot de passe doit être composé de 8 à 20 caractères. Votre mot de passe doit être composé d'au moins 1 lettre minuscule (a-z), 1 lettre majuscule (A-Z), 1 chiffre (0-9) et 1 des caractères spéciaux suivants $% ^ & * (). 4. Cliquez sur S inscrire. 5. Vous serez redirigé vers la page de connexion. 6. Entrez le nom d'utilisateur et mot de passe que vous avez créés et cliquez sur Ouverture d une session. Vous serez redirigé vers la page d'accueil.

5 5 CRÉER UN PROFIL DE CLIENT Avant d'appliquer à tout programme, vous devez d'abord créer un profil de client pour la société requérante. Cette étape n est effectuée qu une fois (par entreprise). 1. Cliquez sur le Profil du client au menu à la gauche. Vous serez redirigé vers la page de Gestion des clients. 2. Cliquez sur Nouveau client. 3. Cliquez sur Type de profil. Vous serez redirigé vers le formulaire du profil client. 4. Complétez tous les champs du profil client. 5. Cliquez sur suivant. Vous serez redirigé vers la page Sommaire. a. Si un champ obligatoire est laissé en blanc, il sera indiqué par une erreur; complétez tous les champs obligatoires et cliquez sur Suivant. Vous serez redirigé vers la page Sommaire. 6. Cliquez sur Créer un compte. 7. Vérifiez que le système affiche un message de confirmation de la création du profil client. a. À l avenir, si vous devez mettre à jour les renseignements du profil client, retournez à la page de gestion de Profil du client, sélectionner le client, et cliquez sur le bouton Modifier. Faites les modifications nécessaires et cliquez ensuite sur Mise à jour du compte.

6 6 AJOUTER DES CONTRIBUTEURS OU UTILISATEURS À LECTURE SEULE Notre nouveau portail permet à de multiples utilisateurs de contribuer à la soumission d'un formulaire de demande. Vous devez premièrement créé un profil client; par la suite, vous pouvez y ajouter des utilisateurs. Il existe trois types de rôles utilisateurs: Le rôle «administrateur»: peut éditer et gérer le profil client de l'entreprise; ajouter ou modifier d'autres utilisateurs du profil; créer, compléter et soumettre des demandes. Le rôle «contributeur»: peut remplir et soumettre des demandes. Le rôle «à lecture seule»: peut lire la demande mais ne peut y apporter des modifications. Pour ajouter un utilisateur au profil du client : 1. Naviguer au Profil du client. Le client sera affiché. 2. Sous la colonne Actions, cliquez sur l icône des utilisateurs. Vous serez redirigé vers la page de gestion des clients. Les utilisateurs du profil client seront affichés. a. Remarque : L utilisateur que vous désirez ajouter au profil doit avoir créé un compte au préalable et vous devez connaitre le courriel de l utilisateur. Si l utilisateur n a pas de compte, demandez-lui de suivre les étapes indiquées à la section 4 Créer un compte de ce guide. 3. Cliquez sur Nouvel utilisateur.

7 4. Dans la section des utilisateurs, entrez l adresse courriel de l utilisateur à ajouter. 5. Sélectionnez le rôle à lui accorder à partir de la liste déroulante. 6. Cliquez sur Sauvegarder et retour. a. Si un message indique une erreur «Utilisateur invalide», il est probable que l utilisateur n ait pas enregistré un compte à cette adresse courriel. Confirmez avec l utilisateur. 7. Le nouveau titulaire est maintenant ajouté au profil du client et le rôle assigné sera affiché. Lorsque l'utilisateur accédera au portail, tous les formulaires associés au profil du client seront accessibles sous la section Mes demandes de l'utilisateur.

8 7 SOUMETTRE UNE DEMANDE Lorsque le profil du client a été créé, vous pouvez créer et soumettre une demande à un des programmes. 1. Cliquez sur Mes demandes. Vous serez redirigé à la page où seront affichées vos demandes. 2. Sélectionner le type de demande que vous souhaitez soumettre en cliquant sur l icône de dossier jaune sous la colonne «Ouvert». Vous serez redirigé à la page principale de ce programme. Remarquez que le Programme actuel indique le programme pour lequel vous soumettez une demande (Évaluation ou Projet). Si vous vous êtes trompé de programme, sélectionnez Voir les programmes. Vous serez redirigé à la page des demandes. Retournez à l étape 13 ci-haut. 3. Cliquez sur Nouvelles demandes. 4. Cliquez sur le signe pour créer un nouveau formulaire de demande. Vous serez redirigé à la page Sommaire de la demande. o La page Sommaire affiche toutes les sections du formulaire et leur progrès. o Toutes les sections du formulaire sont aussi affichées dans le menu de navigation de gauche sous le titre Sommaire.

9 5. Cliquez sur la première section et compléter le formulaire. Consultez la section «8. Naviguer et soumettre un formulaire» de ce guide pour de plus amples détails. 6. Lorsque le formulaire est complet, naviguez à la page Sommaire. Si le progrès n indique pas 100%, vous devez remplir les sections incomplètes. Si le progrès indique 100%, le lien de soumission sera actif et vous pouvez soumettre le formulaire. Cliquez sur Lancer le processus de demande. 7. Certifiez l Attestation et cliquez sur Soumettre au programme.

10 8 NAVIGUER ET SOUMETTRE UN FORMULAIRE NE PAS utiliser le bouton de retour arrière du navigateur. Utiliser les boutons «Précédent» et «Suivant» pour naviguer les pages d un formulaire. Utilisez les liens du menu de navigation en cliquant sur les titres pour naviguer les sections du portail. Pour naviguer les sections d un formulaire, cliquez sur les titres de sections sous le Sommaire dans le menu de navigation. Remplir tous les champs obligatoires d une page avant d avancer à la section suivante. Vous ne pourrez avancer d une page si tous les champs obligatoires n ont pas été remplis. Un message indiquera les champs incomplets. Les données ne seront pas sauvegardées si tous les champs obligatoires ne sont pas remplis. Si vous n avez pas les renseignements requis pour compléter une section, les données de cette page ne seront pas enregistrées. Naviguez aux autres sections du formulaire à l aide du menu de navigation de gauche ou du Sommaire. Certains champs sont en mode lecture seule; les données de ces champs peuvent provenir du Profil client, d une autre section du formulaire, ou d un autre formulaire (dans le cas de rapports). D autres champs en lecture seule peuvent contenir des calculs qui s effectueront lorsque la page sera enregistrée en cliquant sur Sauvegarder ou Suivant. La page Sommaire indique le progrès. Vous pouvez quitter un formulaire en tout temps et y retourner plus tard en accédant à la section Mes demandes. Lorsque toutes les sections d un formulaire sont complétées, le Sommaire indiquera un progrès de 100%, et vous pourrez alors soumettre le formulaire. o Le bouton Lancer le processus de demande ne sera pas activé si le progrès n a pas atteint 100%. Vous devez confirmer l Attestation en cliquant sur Soumettre au programme.

11 9 MES DEMANDES La page Mes demandes affiche tous les formulaires en cours ou soumis aux programmes disponibles. Dans l exemple ci-dessous, l écran affiche le formulaire d une demande qui a été soumise sous le «Programme actuel : SMART Vert Évaluation». Pour afficher les formulaires sous un autre programme, tel que le programme de financement de projet, cliquez sur le bouton Voir les programmes et sélectionnez un programme différent. Voir l étape 2 de la section «7 - Soumettre une demande» de ce guide. Remarquez que le «Programme actuel» indique maintenant le programme «SMART Vert Projet». L état de votre dossier sera indiqué à la droite de l'en-tête de dossier (barre grise). Dans l'exemple cidessous, l'état du fichier est En cours. Un numéro de dossier n est émis qu'après la soumission d une demande. Sous l en-tête du dossier, tous les formulaires associés à un dossier de demande seront affichés. Ceux-ci pourraient inclure : o Demande pour une évaluation o Demande pour un projet o Rapport de progrès (pour un projet) o Remboursement des dépenses o Rapport de rendement final (pour un projet) La colonne État indique si le formulaire est en cours ou soumis. Si le formulaire est En cours, vous pouvez effectuer des modifications o Cliquez sur le rouge sous la colonne Actions pour supprimer ce formulaire. o Cliquez sur l icône du crayon pour modifier le formulaire.

12 Si le formulaire est Soumis, vous ne pouvez effectuer aucune modification, mais vous pouvez afficher une copie en lecture seule. o Cliquez sur l icône du document sous la colonne Actions pour ouvrir ce formulaire en mode lecture. 10 IMPRIMER LES FORMULAIRES Pour imprimer un formulaire, ouvrez-le et cliquez sur le lien Aperçu avant impression au haut de la page.

13 11 DEMANDES DE SERVICE À tout moment au cours processus de demande, vous pouvez soumettre une demande de service pour retirer ou modifier une demande. Il y a deux façons de présenter une demande de service. 1) À partir de la liste de demandes énumérées sur la page Mes demandes, cliquez sur l icône de demande de service qui se trouve à la droite du dossier (barre grise) qui se rapporte au dossier pour lequel vous effectuez la demande. 2) Ou, cliquez sur Demande de service dans le menu de Navigation. 3) Complétez la demande. Si le numéro du dossier n est pas pré-selectionné, indiquez-le. Sélectionnez la catégorie de votre demande (Retrait du projet ou Révision). Indiquez la raison de votre demande dans la case prevue à cet effet. Cliquez sur Demande.

14 12 PRÉFÉRENCES DE L UTILISATEUR / MODIFIER LE MOT DE PASSE En tout temps, vous pouvez modifier ou mettre à jour les informations que vous avez entrées lorsque vous avez créé votre compte utilisateur, y compris votre mot de passe. Sélectionnez Préférences de l utilisateur dans le menu de navigation, faites les modifications nécessaires et cliquez sur Actualiser les préférences ou Changer le mot de passe.