Aide pour le passage au PES V2 Logiciel CIL Compta

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1 Aide pour le passage au PES V2 Logiciel CIL Compta Tous Droits réservés GTHL Informatique CA de Carrière Beurrière II AVRILLE CIL GTHL - ZA Carrières beurrière - 2 Chemin de la beurrière AVRILLE Tel : / Télécopie : / cil@cilogiciel.fr / R.C.S. ANGERS B APE 5829C

2 Sommaire I. VERSION CIL ET XEMELIOS... 3 II. GENERALITES DU BUDGET... 5 III. FIABILISATION DU FICHIER TIERS... 6 IV. SAISIE DES MANDATS V. SAISIE DES TITRES DE RECETTES VI. EXPORT VERS HELIOS VII. IMPORT DEPUIS HELIOS VIII. APRES RETOUR HELIOS IX. SAUVEGARDES X. ANNEXE Manuel CIL 06/09/2013 Page 2

3 I. Version CIL et Xémélios CIL est homologué au PES depuis le 1 er Juillet A cette date, nous avons mis en ligne la version Elle est disponible gratuitement en téléchargement automatique. Les différents modules La version 5.21 concerne les modules suivants : Comptabilité, 4 Taxes, Trésorerie, Bons de Commandes, Emprunts, Immobilisations, Paie, Facturations, Gestion des ressources humaines. Pour vérifier si vous disposez bien de la version 5.21, vous avez deux possibilités : Votre logiciel CIL est ouvert, vous cliquez sur le logo CIL en haut à gauche et choisissez «état du système». Ou vous pressez les touches Alt + F1 pour connaître la version de Cil et sa date. En version 5.21, vous aurez des nouveaux dossiers dans le répertoire Cilw. Le répertoire «Echange_PES» servira à stocker vos flux. Le répertoire «Compta_Pj» contient des sous-dossiers année «13» où seront enregistrées toutes les pièces jointes. Manuel CIL 06/09/2013 Page 3

4 Xémélios Enfin, vous devez télécharger le logiciel Xemelios. Pour le télécharger, vous pouvez cliquer sur le lien suivant en appuyant sur la touche Ctrl puis cliquer dessus. C est un logiciel gratuit de la Dgfip. Il vous permettra d analyser vos flux et de les signer électroniquement avant de les déposer sur Pesos (période test) ou sur Hélios (passage en production) L outil Xémélios nécessite l installation de Java sur votre ordinateur. Pour vérifier si Java est installé sur votre ordinateur: Vous êtes équipé d un Windows XP, allez dans les panneaux de configuration et dans ajout et suppression de programmes. Vous êtes équipé d un Windows 7 ou 8, placez-vous dans le panneau de configuration et dans programmes et fonctionnalités. Vous y trouverez Java dans la liste et sa version. Java n est pas installée sur votre ordinateur. Pour le télécharger, vous pouvez cliquer sur le lien suivant suivant en appuyant sur la touche ctrl puis cliquez dessus. Et suivez les instructions nécessaires pour l installation. Manuel CIL 06/09/2013 Page 4

5 II. Généralités du budget Plusieurs informations sont à mettre à jour dans les généralités du budget de travail. Allez dans le menu Budget Budget de Travail, sélectionnez le budget à paramétrer, cliquez sur l icône Modif ou sur la touche F Indiquer le numéro SIRET de votre collectivité. 2. Définir le protocole, mettre la lettre E. 3. Indiquer le tiers ordre, choisir dans la liste des tiers, le code de votre trésorerie. 4. Indiquer le délai de paiement et le taux d intérêt moratoire (7,75% en juin 2013) 5. Dans l onglet plus, renseigner le N codique comptable. En général, c est un code qui se compose de la manière suivante : 0 suivi du département et 3 autres chiffres. Ce code vous sera fourni par votre trésorerie. Aussi, si vous avez la possibilité d utiliser la signature électronique avec CIL. Il suffit de cocher la case «Signature électronique» dans l onglet plus. Lors de la validation de ces informations, CIL vous proposera de recoder certaines informations de votre fichier Tiers. Vous devez impérativement répondre OUI. Manuel CIL 06/09/2013 Page 5

6 III. Fiabilisation du fichier TIERS 1. Masquer les tiers anciens Vous avez la possibilité de masquer vos tiers anciens. Pour cela, allez dans le menu Outils, sur la ligne masquer les tiers anciens et entrez une date (exemple : 22/07/2010). Cil masquera les tiers non utilisés depuis cette date. Ces tiers masqués seront en grisé dans la liste de votre tiers. Ils auront la réponse M dans la zone«occasionnel». Tous ces tiers masqués ne seront pas mis à jour pour le passage au PES. 2. Fusionner les tiers Dans le menu outils, vous avez la possibilité de supprimer les doublons dans vos tiers en utilisant fusionner deux tiers. Placez-vous sur le tiers à supprimer, pressez la touche F5 puis sélectionner le tiers à conserver. Avant la validation, Cil effectuera une synthèse des mandats et titres passés sur le tiers à supprimer qui seront réaffectés sur le tiers destinataire. 3. Modifier les tiers pour Hélios Votre Direction Départementale des Finances Publiques peut demander à ce que vos tiers soient en majuscule. Pour cela, allez dans le menu Outils, Modifier les tiers pour Hélios. 4. Attribuer une catégorie à un groupe de tiers Dans le menu outils, vous avez la possibilité d attribuer la nature juridique et la catégorie en utilisant Modifier la catégorie des tiers. Manuel CIL 06/09/2013 Page 6

7 Vous devez sélectionner la catégorie de tiers : Puis vous devez sélectionner les tiers sur lesquels vous voulez attribuer la catégorie choisie. 5. Séparer le prénom du nom de tiers. Dans le menu outils, vous avez la possibilité de séparer le nom du prénom en utilisant Isoler le prénom des tiers. Voici la situation avant séparation : Il suffit de double cliquer sur la zone prénom et le prénom se placera dans la cellule prénom. Manuel CIL 06/09/2013 Page 7

8 6. Mise à jour du fichier tiers Pour mettre à jour votre fichier tiers, allez dans le menu Divers Tiers. Sélectionnez votre tiers + touche F3 (ou Entrée). Les Personnes Physiques L état Civil, le nom et le prénom sont des informations obligatoires. Pour séparer le prénom du nom, placezvous dans la zone prénom et appuyer la touche F6. L adresse doit être renseignée dans le N + Rue et non dans la zone complément. Le code postal et la ville doivent être correctement saisis. Vous devez absolument renseigner la catégorie : 01 Personnes Physiques et la nature juridique : 01 particuliers Enfin, vous devez saisir le mode de règlement du tiers. ( virement = 03) Dans l onglet Iban, pensez à mettre à jour l IBAN et le BIC du tiers. Un calcul automatique peut se faire grâce au bouton Les Personnes Morales Le SIRET doit être saisi dans la zone «identifiant». Pour une personne morale, vous ne devez pas renseigner l état civil et le prénom. Le nom et l adresse doivent être renseignés dans le N + Rue et non dans la zone complément. Le code postal et la ville doivent être correctement saisis. Vous devez absolument renseigner la catégorie 50 personnes morales et la nature juridique : 03 société. Enfin, vous devez saisir le mode de règlement du tiers. Dans l onglet Iban, pensez à mettre à jour l IBAN et le BIC du tiers. Un calcul automatique peut se faire grâce au bouton Manuel CIL 06/09/2013 Page 8

9 Tiers Trésorerie Le nom et l adresse doivent être renseignés dans le N + Rue et non dans la zone complément. Le code postal et la ville doivent être correctement saisis. Vous devez absolument renseigner la catégorie : 20 Etat ou Etablissement public et la nature juridique: 08 Etablissement Public National Vous devez saisir le mode de règlement: 11 Virement Interne. Tiers Caisses (Cotisations paies) Le SIRET doit être saisi dans la zone «identifiant». Le nom et l adresse doivent être renseignés. Le code postal et la ville doivent être correctement saisis. Vous devez renseigner la catégorie : 60 Sécurité Sociale Régime Général et la nature juridique: 04 CAM ou équivalent. Vous devez saisir le mode de règlement du tiers : 03 Virement. Vous disposez d une annexe en page 22 pour renseigner les autres caisses. Manuel CIL 06/09/2013 Page 9

10 Tiers Caisse «spéciale» La fiche Solidarité, la fiche CNFPT et la fiche RAFP sont concernées. Le SIRET doit être saisi dans la zone «identifiant». Le nom et l adresse doivent être renseignés. Le code postal et la ville doivent être correctement saisis. Vous devez absolument renseigner la catégorie : 20 Etat ou Etablissement public et la nature juridique: 08 Etablissement Public National Vous devez saisir le mode de règlement : 09 Avis de règlement. 7. Liste des tiers incorrectes Pour contrôler la mise à jour de votre fichier tiers, vous avez la possibilité d éditer une liste des tiers incorrects. Placez vous dans le menu Divers Tiers, puis cliquez sur l icône réponse 5 : tiers incorrects sur la zone contenu de colonnes. ou la touche F2, et choisir la Cil ressortira une liste des tiers non masqués qui ont encore des anomalies. Cil teste la présence de zones obligatoires, la présence de la civilité et du prénom si c est une personne physique, la présence de la codification sur la Manuel CIL 06/09/2013 Page 10

11 IV. Saisie des mandats Pour le PES, plus d informations sont attendues lors la saisie des écritures. Dans le menu Mandats Saisie des mandats : Indiquer le Code type PES. Les codes type ont été complétés des codes existants du protocole indigo. 2. Renseigner le Code nature PES. Cil déduit le code nature pendant la saisie des informations, il n est donc pas nécessaire de répondre à cette question. Par exemple, s il s agit d un mandat d inventaire, d emprunt ou de paie, Cil complètera avec la nature PES correspondante. 3. Insérer des pièces justificatives. Depuis l onglet pièces jointes, vous pouvez ajouter, modifier, visualiser ou supprimer des pièces justificatives. Manuel CIL 06/09/2013 Page 11

12 L Icone Scan L icône scan vous permet 3 possibilités : Vous pouvez soit piloter directement un scanner personnel connecté à votre PC. Il suffit de cliquer sur l'icône en ayant votre curseur dans l'onglet PJ sur une ligne vide. Vous pouvez aussi, dans l onglet PJ sur une ligne vide, sélectionner un document stocké dans compta_pj\13 pour l ajouter. Vous pouvez également visualiser le document que vous avez ajouté à votre écriture. Pour cela, placer le curseur sur une ligne ayant un document et cliquer sur l'icône ou touche Maj-F8. Les pièces justificatives Les documents doivent être OBLIGATOIREMENT enregistrés dans le dossier : C:\cilw\compta_pj\13 si vous êtes en monoposte Z:\compta_pj\13 si vous êtes en réseau Vous ne devez pas créer de sous-dossier dans ce répertoire «Année = 13». Dans ce dossier, vous devez enregistrer des fichiers au format PDF, JPG, TIFF ou XHL (fichier dématérialisé de paie). Il ne faut pas enregistrer de documents Word ou open office. Si vous avez des documents de ce format, vous devez d abord les imprimer en format PDF. L imprimante PDF doit faire partie de la liste des imprimantes installées. Dès l instant que vous avez inséré la pièce jointe à l écriture, vous ne devez jamais la renommer, ni même la déplacer. Quand le mandat/titre a été expédié en trésorerie on ne peut qu'ajouter des PJ dans l'onglet. Les autres PJ ne peuvent pas être changées. 4. Renseigner des informations complémentaires : Des informations supplémentaires sont à ajouter obligatoirement si vous faîtes un mandat pour l inventaire, pour un emprunt ou pour une régie. Les deux zones «année» et «N Origine» ne sont à modifier qu en cas de mandatement après paiement. Dans ce cas, vous devez saisir l année et la référence Hélios. Lors d une annulation ou réduction, on procède désormais par duplication de l écriture d origine. Cil recopie alors ces deux zones automatiquement. Manuel CIL 06/09/2013 Page 12

13 5. Indiquer les informations de la facture. Les informations de la facture apparaissaient auparavant sur une fenêtre lors de la validation du mandat. Vous devez toujours renseigner le numéro de facture, la date de réception. Le délai de paiement et le taux d intérêt se déclenche automatiquement en fonction de ce qui a été défini dans les généralités du budget. Cil en déduit la date de fin du délai. Remarque : Dorénavant, les écritures d'annulation se font par duplication OBLIGATOIREMENT. Pour cela il faut se replacer dans la liste des mandats sur le mandat concerné et cliquer sur l icône. Il faut choisir «Réduire ce mandat 2013» pour annuler une écriture de l'exercice. Il faut choisir «Réduire un titre 2012» si l annulation concerne une écriture de l'exercice précédent. La duplication est la méthode à utiliser impérativement pour les écritures d annulation et les écritures de rattachement. Pour les écritures de cessions, vous devez vérifier si une valeur nette comptable et un article comptable d'immobilisation (2x) sont présents sur la fiche de bien. Si ces conditions sont remplies, vous pouvez utiliser l'assistant intégré dans la saisie des titres de recette. Pour cela, vous devez mettre la nature du titre et l article 775 puis indiquer le numéro du bien cédé. Cil proposera automatiquement les écritures d ordres liées à la constatation de la sortie du bien et les écritures d ordre liées à la plus ou moins-value. Pour les rattachements, vous devez passer par duplication de mandats de l année précédente. Pour vos écritures d emprunts, d immobilisations et de paie, vous devez obligatoirement générer l écriture depuis le module concerné depuis la ligne envoi en comptabilité. Attention les mandats des élus ne sont pas typés paie mais fonctionnement, donc pour certaines caisses, il y a deux mandats de cotisations (URSSAF, IRCANTEC) Manuel CIL 06/09/2013 Page 13

14 V. Saisie des titres de recettes Dans le menu Titres Saisie des titres : Indiquer le Code type PES. Les codes type ont été complétés des codes existants du protocole indigo. 2. Renseigner le Code nature PES. Cil déduit le code nature pendant la saisie des informations, il n est donc pas nécessaire de répondre à cette question. Par exemple, s il s agit d un titre d inventaire, d emprunt ou de cessions Cil complètera avec la nature PES correspondante. 3. Renseigner des informations complémentaires : Des informations supplémentaires sont à ajouter obligatoirement si vous faîtes un titre pour l inventaire, pour un emprunt ou pour une régie. Manuel CIL 06/09/2013 Page 14

15 Le N de rôle est obligatoire s il s agit d un titre de recette global récapitulant un rôle de facturation (rôle cantine, rôle garderie ) Les deux zones «année» et «N Origine» ne sont à modifier qu en cas de recette après encaissement. Dans ce cas, vous devez saisir l année et la référence Hélios. Remarque : Lors d une annulation ou réduction, on procède désormais par duplication de l écriture d origine. Cil recopie alors les zones «année» et «N origine» automatiquement. Manuel CIL 06/09/2013 Page 15

16 VI. Export vers hélios La phase test Pendant la phase test, vous devez transférer les deux flux, le flux indigo est à déposer sur le portail habituel Hélios et le flux PES V2 est à déposer sur le site Pesos. Indigo est pris en charge officiellement donc vous continuez à fournir les documents papiers signés. Le PES est pris en charge à titre d entrainement. Pendant la phase de test, Cil exporte à la fois le flux Indigo et le flux PES. Vous ne pouvez plus sélectionner le dossier pour l export. Cil exporte obligatoirement les deux fichiers (Indigo + PES) dans le dossier C:\Cilw\echange_Pes (en monoposte). Ce dossier est vidé avant chaque export. Dans ce dossier «Echange_pes», il y a un sous-dossier «Archive» qui permet de compresser et stocker tous les exports. Si vous réémettez un flux déjà exporté, cil affichera le message suivant : La réponse «réémettre» est utilisée principalement par le service d assistance ou pendant la phase de test si votre correspondant Ddfip vous demande de refaire un flux sans la pj (pièce jointe). Pendant la phase de test, vous ne disposez que d 1 Mo pour chaque envoi sur Pesos. Si votre flux PES dépasse cette taille, vous aurez le message suivant. Dans ce cas, vous devez scanner à nouveau le document en le nommant de la même manière, et refaire l export depuis Cil. Manuel CIL 06/09/2013 Page 16

17 La signature électronique Il existe 3 types de signatures : -une signature électronique avec Cil est possible. Il faut cocher la case signature électronique dans l onglet plus des généralités du budget. Au moment de l export des mandats ou titres, il faudra répondre aux 4 nouvelles questions : La signature sera incorporée dans votre fichier xml. Le fichier contiendra les informations du mandat (ou titres), la ou les pièces justificatives et la signature électronique. -une signature fournie par la dgfip. Cette signature est gratuite, stockée sur UN ordinateur et valable seulement pour le pesv2. -une signature privée payante qui sera nécessaire pour d autres exports, exemple : acte budgétaire. La phase de production. Pendant la phase de test, vous déposez des fichiers sur Pesos. Un contrôle des fichiers est donc effectué et PESOS affecte une note en %. A la fin de votre phase test (2 à 3 mois), vous ne générez plus de fichiers indigo. Pour que Cil n exporte que du PES, il suffit dans les généralités du budget de cocher la case en production. Manuel CIL 06/09/2013 Page 17

18 VII. Import depuis hélios Vous devez récupérer les fichiers ack (fichier retour) depuis le site de la dgfip. Ces fichiers ACK remplacent les retours bordereau papier. Enregistrement du fichier acquittement (ack). Ces fichiers acquittement sont à enregistrer dans le dossier Echange_PES. Dans CIL, placez-vous sur Manuel CIL 06/09/2013 Page 18

19 Retour invalide Voici un exemple de retour invalide: Dans l exemple ci-dessous, il suffit de vérifier le code collectivité dans les généralités du budget. Retour valide Voici un exemple de retour valide : Manuel CIL 06/09/2013 Page 19

20 VIII. Après retour Hélios CIL attribue lors de l envoi un numéro. Ce numéro apparaît en haut à droite dans la fenêtre de saisie du mandat ou du titre. ( dans l'exemple) Après import des fichiers ack, la lettre P apparaît dans le première colonne de la liste des mandats/titres. Cela correspond aux écritures prises en charge. En cas de refus, CIL affiche les messages d'erreur PES V2. Il y a deux niveaux de rejets possibles: lors de la prise en charge technique ou après. IL faudra donc : soit réémettre l écriture, soit remettre à zéro le montant du mandat, soit créer une écriture d'annulation/réduction. Manuel CIL 06/09/2013 Page 20

21 IX. Sauvegardes La sauvegarde de comptabilité s effectue en deux temps : Dans un premier temps, une sauvegarde des fichiers mandats, titres, budgets de toutes les années. Puis, une sauvegarde des pièces jointes de l année comptable en cours. Vous pouvez, soit choisir un support externe, soit enregistrer votre sauvegarde dans le dossier Temp. Vous aurez alors 2 fichiers : S_Compta.1, S_Compta_PJ13.zip Manuel CIL 06/09/2013 Page 21

22 X. Annexe Cette annexe vous aidera pour la mise à jour de votre fichier Tiers. Cette annexe ne concerne que les tiers pour la Paie. Manuel CIL 06/09/2013 Page 22