SAVOIR CHOISIR AGIRRAPPORT ANNUEL

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1 SAVOIR CHOISIR AGIR RAPPORT ANNUEL DE GESTION

2 DÉCLARATION DE FIABILITÉ DES DONNÉES À titre de directrice générale intérimaire, j ai la responsabilité d assurer la fi abilité des données contenues dans ce rapport annuel de gestion ainsi que des contrôles afférents. Les résultats et les données du rapport de gestion de l exercice du Centre de réadaptation en dépendance de l Outaouais : Décrivent fidèlement la mission, les mandats, les responsabilités, les activités et les orientations stratégiques de l établissement; Présentent les objectifs, les indicateurs, les cibles à atteindre et les résultats; Présentent des données exactes et fi ables. Je déclare que les données contenues dans ce rapport annuel de gestion ainsi que les contrôles afférents à ces données sont fi ables et qu elles correspondent à la situation telle qu elle se présentait au 31 mars La directrice générale intérimaire Julie Bonneville DÉCLARATION DE FIABILITÉ DES DONNÉES 2

3 TABLE DES MATIÈRES 4 Mot du président du CA et de la directrice générale 6 Rapport de la direction générale 7 Présentation de l établissement 14 Les résultats au regard du plan stratégique 17 Entente de gestion TABLE DES MATIÈRES 18 Programme jeunesse 19 Programme adulte 20 Ressources financières, matérielles et informationnelles 21 Ressources humaines 23 Statistiques 25 Sondages de l agrément 26 Conseil d administration 28 Comités 32 Comité des usagers 33 Commissaire locale aux plaintes et à la qualité des services 35 Bénévolat 36 Fondation CRD de l Outaouais 37 Résultats financiers 38 Structure organisationnelle 39 Code d éthique et de déontologie des administrateurs 50 Rapport de l auditeur indépendant 3

4 MOT DU PRÉSIDENT DU CA ET DE LA DIRECTRICE GÉNÉRALE INTÉRIMAIRE Il nous fait plaisir de vous présenter le premier rapport annuel de gestion élaboré sous notre nouvelle dénomination. En effet depuis juillet 2012, le «Centre Jellinek» a changé sa dénomination pour s appeler maintenant «Centre de réadaptation en dépendance de l Outaouais». La Loi no 127 adoptée à l automne 2011 nous a permis d emboîter le pas vers le changement de dénomination afi n de consolider le positionnement de l organisation et d ainsi améliorer la reconnaissance de notre mission et de notre offre de service. Il est maintenant temps de faire le bilan de la dernière année, force est de constater que nous avons réalisé de belles choses. Le dossier qui a certes retenu l attention de l ensemble de l organisation est celui des démarches entourant le renouvellement de notre certifi cation d agrément avec le Conseil québécois d agrément. Cet exercice exigeant a été relevé avec brio grâce à une mobilisation importante de l équipe de gestion et de plusieurs employés ayant participé aux différentes étapes du processus. Nous tenons à remercier particulièrement madame Céline Perras qui a piloté le dossier d agrément avec rigueur et persévérance. Plusieurs projets stimulants se sont déroulés au cours de la dernière année. Nous avons poursuivi l implantation des mesures de la Stratégie d action jeunesse qui visent à diversifi er notre offre de service dispensée aux adolescents hébergés dans les Centres jeunesse de l Outaouais. De plus, nous avons poursuivi le déploiement des mesures du Programme de soutien au fi nancement du traitement de la toxicomanie découlant d un Accord Canada-Québec. Ce projet nous a permis de développer un service spécifi que aux usagers de moins de 30 ans présentant des risques de désaffi liation sociale. Le fi nancement se terminant le 31 mars 2013, le projet ne pourra être poursuivi l an prochain. Au plan clinique, la direction générale a maintenu son engagement de soutenir le niveau d expertise requis en convenant d une entente avec la Fondation du Centre de réadaptation en dépendance de l Outaouais qui a accepté de fi nancer un projet de formation ambitieux au regard de l entretien motivationnel. Nous avons poursuivi les travaux au regard de l implantation provinciale de l outil d évaluation Global Appraisal of Individual Needs (GAIN). De plus des efforts ont été faits afi n d améliorer la rapidité d accès au service d évaluation spécialisée au programme adulte. En ce sens, nous avons dépassé notre cible de l entente de gestion au regard du délai d attente pour recevoir une évaluation spécialisée. Notre cible était 60 % et nous avons atteint un taux de 67.7 % pour l ensemble de nos services externes. Au plan administratif, nous avons maintenu une gestion fi nancière adéquate qui nous permet de terminer l année à l intérieur des limites budgétaires. En lien avec notre nouvelle dénomination, nous avons rénové la réception du siège social afi n qu elle s arrime aux couleurs de notre nouveau logo. En début d année, nous avons procédé à une réorganisation du service des ressources humaines par l arrivée d une nouvelle gestionnaire en fi n d année À l automne 2012, certains employés ont choisi de se syndiquer. Le centre a donc maintenant des employés syndiqués et des employés syndicables mais non-syndiqués. MOT DU PRÉSIDENT DU CA ET DE LA DIRECTRICE GÉNÉRALE INTÉRIMAIRE 4

5 Au niveau de notre participation à des projets d optimisation, nous avons participé aux divers travaux reliés à la création d une direction régionale des ressources informatiques qui devrait voir le jour en En terminant, nous souhaitons exprimer notre reconnaissance envers notre personnel, notre ressource la plus précieuse. Nous voulons aussi souligner l implication exemplaire de nos bénévoles dont la contribution est un atout indéniable. Aux membres du conseil d administration, nous reconnaissons que votre engagement est essentiel et refl ète le dynamisme de l établissement. Enfi n, nous tenons à remercier nos partenaires qui sont présents et engagés dans la réalisation de la réadaptation des dépendances. FAITS SAILLANTS : Nouvelle dénomination; Procédure de renouvellement de notre certifi cation d agrément; Participation à la régionalisation des ressources informatiques; Syndicalisation de certains employés. Le président La directrice générale intérimaire M. Paul Simard Mme Julie Bonneville MOT DU PRÉSIDENT DU CA ET DE LA DIRECTRICE GÉNÉRALE INTÉRIMAIRE 5

6 RAPPORT DE LA DIRECTION Les états fi nanciers du Centre de réadaptation en dépendance de l Outaouais ont été complétés par le service des ressources fi nancières responsable de leur préparation et de leur présentation fi dèle, y compris les estimations et les jugements importants. Cette responsabilité comprend le choix des conventions comptables appropriées qui respectent les Normes comptables canadiennes pour le secteur public ainsi que les particularités prévues au Manuel de gestion fi nancière édicté en vertu de l Article 447 de la Loi sur les services de santé et des services sociaux. Les renseignements fi nanciers contenus dans le reste du rapport annuel de gestion concordent avec l information donnée dans les états fi nanciers. Pour s acquitter de ses responsabilités, la direction maintient un système de contrôles internes qu elle considère nécessaire. Celle-ci fournit l assurance raisonnable que les biens sont protégés, que les opérations sont comptabilisées adéquatement et au moment opportun, qu elles sont dûment approuvées et qu elles permettent de produire des états fi nanciers fi ables. La direction du Centre de réadaptation en dépendance de l Outaouais reconnaît qu elle est responsable de gérer ses affaires conformément aux lois et règlements qui la régissent. RAPPORT DE LA DIRECTION Le conseil d administration surveille la façon dont la direction s acquitte des responsabilités qui lui incombent en matière d information fi nancière et il a approuvé les états fi nanciers. Il est assisté dans ses responsabilités par le comité de vérifi cation. Ce comité rencontre la direction et l auditeur, examine les états fi nanciers et en recommande l approbation au conseil d administration. Les états fi nanciers ont été audités par la fi rme Piché, Éthier, Lacroix CA Inc. Dûment mandatée pour ce faire, conformément aux normes d audit généralement reconnues du Canada. Son rapport expose la nature et l étendue de cet audit ainsi que l expression de son opinion. La fi rme Piché, Lacroix Ca Inc. peut, sans aucune restriction, rencontrer le comité de vérification pour discuter de tout élément qui concerne son audit. Mme Julie Bonneville M. Francis Bellehumeur M. Gaétan Proulx 6

7 LA PRÉSENTATION DE L ÉTABLISSEMENT MISSION En conformité avec l article 84 de la Loi sur la santé et les services sociaux, la mission du Centre de réadaptation en dépendance de l Outaouais est d offrir des services d adaptation ou de réadaptation et d intégration sociale à des personnes qui, à cause de leur dépendance à l alcool, aux drogues, aux jeux de hasard et d argent ou de toute autre dépendance, requièrent de tels services de même que des services d accompagnement et de soutien à l entourage de ces personnes. À cette fi n, l établissement reçoit, principalement sur référence, les personnes ayant une dépendance; il s assure que leurs besoins soient évalués et que les services requis leur soient offerts à l intérieur de ses installations ou dans leur milieu de vie, à l école, au travail ou à domicile ou, si nécessaire, s assure qu elles soient dirigées le plus tôt possible vers les centres, les organismes ou les personnes les plus aptes à leur venir en aide. En 2009, le Centre de réadaptation en dépendance de l Outaouais a reçu du ministère de la Santé et des Services sociaux, le mandat d offrir des services aux consommateurs d opiacés traités sous substitution. Suite à une entente entre l Association des centres de réadaptation en dépendance du Québec (ACRDQ) et la Société d assurance automobile du Québec (SAAQ), le Centre de réadaptation en dépendance de l Outaouais offre le programme d évaluation des conducteurs reconnus coupables de conduite avec les facultés affaiblies ou les conducteurs aux prises avec un problème d alcool de drogues ou de médicaments. LA PRÉSENTATION DE L ÉTABLISSEMENT Notre mission est considérée comme le point de départ et infl uence les choix de l organisation de façon conséquente. 7

8 DESCRIPTION DES SERVICES Certifi é par le Conseil québécois d agrément (CQA), le Centre de réadaptation en dépendance de l Outaouais, reconnu pour ses services professionnels et de qualité, est le seul établissement public du réseau de la santé et des services sociaux dédié à la réadaptation en dépendance dans la région de l Outaouais. Dans un contexte de deuxième ligne, les services du Centre de réadaptation en dépendance de l Outaouais se situent à l intérieur du Programme-services Dépendances conformément aux orientations ministérielles et régionales. L établissement est décentralisé en sept points de services situés dans les territoires socio -sanitaires suivants : Gatineau (2), des Collines, Papineau (2), Pontiac et Vallée-de-la-Gatineau. Le Centre de réadaptation en dépendance de l Outaouais dispense également des services en milieu résidentiel avec une capacité de 21 lits pour la clientèle adulte et de 10 lits pour la clientèle jeunesse. Parmi les 21 lits aux services adultes, un lit est fi nancé aux activités accessoires pour le traitement résidentiel en jeu pathologique. Nos services spécialisés de réadaptation, tant au service externe qu au service résidentiel, visent à rétablir l équilibre physique, psychologique et social des personnes, et ce, en permettant de retrouver l autonomie face à la consommation de psychotropes (alcool, drogue, médicament), au jeu pathologique et face à la consommation d opiacés par le biais du programme de substitution. Les services s adressent aux femmes et aux hommes, jeunes, adultes ainsi qu à leur entourage. Les services sont offerts en collaboration avec les ressources existantes et en complémentarité avec elles et ils sont dispensés à l ensemble de la population de la région de l Outaouais. LA PRÉSENTATION DE L ÉTABLISSEMENT Nos services de réadaptation s inscrivent aussi dans une perspective de réinsertion sociale. Cette dernière amène à considérer la collaboration ou la référence à une variété de ressources du réseau de la santé et des services sociaux, mais également d autres secteurs d activités (par ex. : milieu scolaire, sécurité publique) susceptibles de répondre à une variété de besoins chez les usagers à différentes étapes de leur démarche de réadaptation au Centre de réadaptation en dépendance de l Outaouais. La qualité de services du Centre de réadaptation en dépendance de l Outaouais est principalement tributaire des personnes qui les dispensent. Le Centre a recours à des employés dont les compétences et l expertise sont reconnues, diversifi és et complémentaires. 8

9 DESCRIPTION DE LA POPULATION L Outaouais comptait en 2011 une population de personnes représentant 4,6 % 2 de la population québécoise. L augmentation relative de la population est plus forte dans le secteur d Aylmer et le territoire des Collines, avec une recrudescence de l affl ux des nouveaux résidents âgés entre 25 et 44 ans. Nous notons aussi une augmentation du taux de fécondité et une augmentation similaire est observée dans l ensemble du Québec au cours de la même période. La structure d âge autrefois relativement «jeune» ressemble à celle de l ensemble du Québec. La région compte environ 17 % de personnes anglophones 3 mais nous retrouvons une proportion moindre de résidents parlant une autre langue que le français et l anglais à la maison que dans l ensemble du Québec. Au plan socio-économique, en 2009, les populations résidant en partie ou en totalité dans les territoires urbains et périurbains présentaient un revenu d emploi moyen de 60 % supérieur à celles des MRC du «nord», dont l économie repose essentiellement sur l exploitation des ressource naturelles (ISQ, 2010) 4. Entre 1996 et 2006, les hausses du taux d emploi les plus importantes ont été observées dans les territoires de Papineau, de Collines et de la Vallée-de-la- Gatineau 5. LA PRÉSENTATION DE L ÉTABLISSEMENT La population est en général très scolarisée et compte une proportion élevée de diplômés universitaires. La population du secteur de Hull se distingue des autres secteurs, et ressemble à celles des centres-villes nord-américains typiques : plus de gens âgés, de célibataires, de personnes vivant seules, de familles monoparentales et d immigrants. Près d une personne sur quatre 6 de ce secteur vivent sous le seuil de la pauvreté. Les taux de chômage ont toujours été plus bas en Outaouais que dans l ensemble de la province. 1. Portrait de santé de la population de l Outaouais 2011 : Rapport de la direction de la santé publique, ASSSO, Biblio. Nationale du Québec et du Canada, p Ibid, p Ibid, p Ibid p Ibid, p Ibid, p.158 9

10 Selon le Portrait de santé de la population de l Outaouais paru en 2011 par la direction de la santé publique de l Agence de santé et des services sociaux de l Outaouais, notre région affi chait les principales caractéristiques sociodémographiques suivantes : La population habite principalement en zone urbaine (70 %); Une structure d âge vieillissante et ressemblant à celle du Québec. La proportion des personnes âgées de 65 ans et plus ne cesse d augmenter alors que la proportion des jeunes de moins de 15 ans est en diminution constante; Près de la moitié des personnes de 15 ans et plus (42 %) dans la région sont mariées, et 20 % vivent en union libre. Un enfant de 18 ans sur cinq vit avec un seul de ses parents comme ailleurs au Québec. À l autre extrême, environ deux personnes non institutionnalisées de 75 ans et plus vivent seules, tant en Outaouais qu au Québec; En général, la population de l Outaouais est très scolarisée et comprend une proportion plus élevée de personnes possédant un diplôme universitaire que l ensemble de la province; Le taux de chômage en 2009, lors du premier trimestre, était de 6,8 % comparativement à 8 % pour le Québec; LA PRÉSENTATION DE L ÉTABLISSEMENT Au chapitre de la criminalité, l Outaouais apparaît comme une région très problématique. Les taux de jeunes contrevenants, de plusieurs types de crimes contre la personne, ainsi que les taux de victimisation et de perpétration d actes de violence conjugale sont tous nettement plus élevés que ceux observés dans l ensemble du Québec. 10

11 PROFIL DE LA POPULATION PAR RÉSEAU LOCAL DE SERVIE Portrait de santé de la population de l Outaouais 2011 : Rapport de la direction de la santé publique, ASSSO, Biblio. Nationale du Québec et du Canada Population totale OUTAOUAIS QUÉBEC OUTAOUAIS GATINEAU PAPINEAU DES VDLG PONTIAC COLLINES Répartition de la population de l Outaouais selon l âge, le sexe et les territoires de CSSS et de CLSC, 2011 Sexe 0 à 14 ans 15 à 64 ans 65 ans et + Total CSSS GATINEAU H F CLSC Hull H F CLSC Gatineau H F CLSC Aylmer H F CSSS PAPINEAU H F CLSC Vallée-de-la-lièvre H F CLSC H Petite-Nation F CSSS DES COLLINES H F CSSS PONTIAC H F CSSS VALLÉE-DE-LA- H GATINEAU F OUTAOUAIS H F ENSEMBLE DU QUÉBEC H F LA PRÉSENTATION DE L ÉTABLISSEMENT 11

12 2.3 PROBLÈME DE SANTÉ ET DE BIEN-ÊTRE L état de santé de la population de la région de l Outaouais s est amélioré au cours des dernières années, comme ailleurs au Québec. La Santé publique considère plusieurs des indicateurs puisqu ils font partie des préoccupations provinciales et régionales en matière de santé. Au plan régional, la direction de la santé publique met l emphase sur des orientations qui concernent spécifi quement la dépendance : En effet, un des objectifs du Plan d action régional de santé publique est de promouvoir la santé mentale et de prévenir les troubles mentaux, incluant les activités auprès des mères, des enfants, des jeunes, des adultes et des personnes âgées, de même que les activités de prévention du suicide, de la violence et des dépendances (alcool, drogues, jeux de hasard et d argent). Cette orientation s appuie sur les facteurs suivants : Les problèmes de dépendance chez les jeunes et les personnes âgées soulèvent des préoccupations, car : 15 % des élèves du secondaire consomment de l alcool de façon régulière ou quotidienne; 14 % des élèves du secondaire présentent des problèmes de consommation de drogues; 19,8 % des personnes de 65 ans et plus consomment des médicaments anxiolytiques, sédatifs et hypnotiques; De plus en plus de produits visant surtout les jeunes sont accessibles et contribuent à banaliser la consommation de psychotropes (ex. : pilules en vente libre, boissons énergisantes, etc.); LA PRÉSENTATION DE L ÉTABLISSEMENT L offre de jeu est également très développée en Outaouais (bingo, hippodrome, casino, appareils loterie-vidéo, etc.); 5,2 % des personnes de 12 ans et plus en Outaouais ne se perçoivent pas en bonne santé mentale comparé à 3,6 % au Québec; 12 % des adultes de l Outaouais ont des idéations suicidaires et le taux de décès par suicide se situe à 16 par habitants; 12

13 Quelques faits saillants : ÉTAT DE SANTÉ DE LA POPULATION DE L OUTAOUAIS ET DE SES TERRITOIRES DE CSSS ET DE SES DISTRICTS DE CLSC Source : Portrait de santé, Santé publique de l Outaouais, 2011 et Profi l de la santé de Statistique Canada, *INTERPRÉTER AVEC PRUDENCE Proportion des personnes qui sont fumeurs % Proportion de la population prenant 14 consommations d alcool et plus au cours d une semaine % Proportion de la population ne se percevant pas en bonne santé mentale Proportion de la population ayant un niveau élevé de détresse psychologique OUTAOUAIS QUÉBEC OUTAOUAIS GATINEAU PAPINEAU DES COLLINES VDLG PONTIAC 0-14 ans ans ans * 12.9 * 7.1 * 9 * * 3.4 * 3.3 * 3.9 * 5.5 * Stress perçu dans la vie % Taux ajusté de mortalité par suicide * 13.5 * 31.9 * Taux d incidence des nouvelles prises en charge dans le cadre de la Loi sur la protection de la jeunesse Au cours des dernières années, les Centres de réadaptation en dépendance du Québec ont constaté un alourdissement de la clientèle en traitement de réadaptation et le Centre de réadaptation en dépendance de l Outaouais n y échappe pas. Les intervenants rencontrent plus fréquemment des personnes présentant des problèmes multiples, dont des problèmes de dépendance à plus d une substance et de concomitance avec des problèmes de santé mentale. Cette coexistence de problèmes a une infl uence importante sur les besoins de la personne, son parcours et l issue de l intervention. La prise en considération simultanée de l ensemble des diffi cultés qui affectent la personne est susceptible d accroître l effi cacité de l aide. LA PRÉSENTATION DE L ÉTABLISSEMENT 13

14 LES RÉSULTATS AU REGARD DU PLAN STRATÉGIQUE ET DE L ENTENTE DE GESTION ET D IMPUTABILITÉ PLANIFICATION STRATÉGIQUE Main-d œuvre qualifiée, en nombre suffisant et mobilisée à l action 1.1 Disponibilité et développement d une main-d œuvre qualifi ée qui répond aux besoins du Centre de réadaptation en dépendance de l Outaouais Objectifs Actions Cibles 2015 Se doter d un plan prévisionnel de la main-d œuvre Développer une stratégie globale de promotion des métiers et professions de la santé et des services sociaux Ajuster les approches de recrutement et de rétention aux attentes des différentes générales de travailleurs Plan révisé en septembre 2012 Aucun jeune reçu cette année. Contribuer aux travaux effectués à la table régionale des directeurs des ressources humaines. Implication de la gestionnaire des ressources humaines à l élaboration de la planifi cation stratégique de la table des directeurs des ressources humaines. Reportée en Révision des modalités d application des absences planifi ées Plan de main-d œuvre mis à jour annuellement Participation annuelle au programme «jeunes explorateurs d un jour» Contribuer au programme régional de promotion Révision de la Politique de gestion des ressources humaines Révision des horaires de travail de tous les titres d emploi afin de favoriser l équilibre travail et vie privée, tout en respectant les délais d accès au service % : % Cible 2015 : % % Maintenir ou retourner au taux de rétention de nouvelles embauches de : % 1.2 Vision renouvelée et partagée de la gestion des ressources humaines Objectifs Actions Cibles 2015 Intensifier l expérimentation de nouvelles approches en matière d organisation de travail Renforcer l application de pratiques exemplaires en matière de qualité de vie au travail et de pratiques professionnelles Concevoir et mettre en œuvre un programme de soutien aux gestionnaires Reportée en Cible incluse au plan d amélioration 6.71 % Deux formations ont été offertes aux gestionnaires : Les nouveaux visages de la gestion» et une formation de base sur l approche Lean Révision de la Politique de gestion des ressources humaines pour assurer le soutien de cette cible Révision des horaires de travail de tous les titres d emploi afin de favoriser l équilibre travail et vie privée. Évaluer la pertinence d entreprendre une démarche d un programme reconnu visant l amélioration du climat de travail 5.97 % Élaborer un programme de formation visant le développement des gestionnaires LES RÉSULTATS AU REGARD DU PLAN STRATÉGIQUE ET DE L ENTENTE DE GESTION ET D IMPUTABILITÉ 7. Il est important de signaler que nos usagers sont très réticents à accepter que de jeunes étudiants viennent observer lors de la dispensation des services et ce, dû à la nature même de la réadaptation en dépendance. Les usagers souhaitent le respect de la confi dentialité des services reçus. 14

15 2. Délais raisonnables pour l accès aux services spécialisés en dépendance 2.1 Accès aux services spécialisés de réadaptation du Centre de réadaptation en dépendance de l Outaouais Objectifs Actions Cibles 2015 Assurer aux personnes ayant une dépendance un accès aux services d évaluation spécialisée dans un délai de 15 jours ouvrables ou moins 67.7 % 80 % des personnes évaluées dans un délai de 15 jours ouvrables ou moins 3 Intégration et mise en réseau des services du Centre de réadaptation en dépendance de l Outaouais 3.1 Soutien de l approche populationnelle dans le cadre des partenariats au sein des réseaux locaux de services Objectifs Actions Cibles 2015 Compléter la première génération de projets cliniques et organisationnels pour l ensemble des populations cibles et ce, dans les cinq territoires locaux Accroitre le nombre de collaboration entre les CSSS et leurs partenaires locaux et régionaux en fonction des objectifs des projets cliniques et organisationnels Prendre en compte les besoins spécifiques des communautés anglophones, des communautés culturelles et des communautés autochtones dans la conception et la mise en œuvre des projets cliniques Participation au projet clinique dépendance du CSSS Gatineau Entente signée avec le CSSS des Collines au regard des troubles concomitants Mise en place d un groupe pour clientèle anglophone du programme adulte au siège social Traduction des outils cliniques au service de désintoxication Collaboration avec les 5 CSSS dans l élaboration et le suivi des projets cliniques dépendance, santé mentale et jeunes en difficulté Augmentation du nombre d ententes signées avec les CSSS au regard de la trajectoire première et deuxième ligne en dépendance Consolider l organisation des services offerts aux usagers de langue anglaise 3.2 Mise en réseau et la hiérarchisation des services de santé et des services sociaux dans les cinq territoires locaux Objectifs Actions Cibles 2015 Préciser au sein des projets cliniques les arrimages entre les services de première et les services spécialisés ou spécifiques Définir au sein des projets cliniques et organisationnels les rôles des organisations communautaires dans l offre de services Des discussions en été amorcées avec le CSSS Gatineau et Pontiac poursuite des travaux de partenariats avec le CIPTO particulièrement au regard du projet SART Poursuite de l entente de service avec l ACEF Collaboration à la précision des arrimages première et deuxième ligne en dépendance Collaboration à la précision des arrimages première et deuxième ligne en dépendance au sein du RLS LES RÉSULTATS AU REGARD DU PLAN STRATÉGIQUE ET DE L ENTENTE DE GESTION ET D IMPUTABILITÉ 15

16 4 Performance globale accrue au sein d un réseau régional axé sur la qualité, la sécurité et l innovation 4.1 Poursuite du développement d une culture de qualité et de sécurité au sein du Centre de réadaptation en dépendance de l Outaouais Objectifs Actions Cibles 2015 Se doter d une stratégie régionale d amélioration de la qualité, de la sécurité et de l innovation qui inclura notamment le développement de mécanisme de partage et de transfert de connaissance sur les pratiques exemplaires et les réalisations régionales Accroître les partenariats avec le milieu de la recherche et favoriser l émergence de projets de recherche, ainsi que des processus de transfert de pratiques exemplaires et innovatrices au sein du réseau régional de la santé et des services sociaux Collaboration Démarche d agrément en cours, obtention de la certifi cation prévue pour juin 2013 Aucun projet cette année Collaborer à l élaboration de la stratégie régionale Agréé en 2013 incluant le volet mobilisation des RH Élaborer une politique interne portant sur le milieu de la recherche Collaborer au développement de partenariats en dépendance avec le milieu de la recherche 4.2 Intégration et la circulation des informations cliniques au profi t d une desserte améliorée des clientèles Objectifs Actions Cibles 2015 Favoriser la mise en place de systèmes d information soutenant les pratiques cliniques et de gestion Favoriser une utilisation optimale des ressources informationnelles 4.3 Améliorer l effi cacité et l effi cience Collaboration Collaboration Collaborer à la mise en place de systèmes d information soutenant les pratiques cliniques et de gestion Collaborer à l implantation du regroupement des ressources informationnelles Objectifs Actions Cibles 2015 Assurer le développement de mesures structurantes d optimisation et d utilisation des ressources en fonction de pratiques exemplaires Mesurer de façon continue l amélioration de la productivité dans divers secteurs de la santé et des services sociaux Révision de la structure de l équipe du secrétariat Collaboration à la création de DRRI Collaboration au regroupement de la corporation d approvisionnement Révision des procédures d accueil au programme adulte Réalisation d un projet d optimisation Utilisation des ressources en fonction de pratiques exemplaires Amorce d un projet d amélioration de la productivité 5. Réalité frontalière de l Outaouais 5.1 Paramètres relatifs aux relations de complémentarité avec les ressources de la région de Champlain Objectifs Actions Cibles 2015 Mettre en place les chantiers identifiés dans le document de réflexion «Forger de nouveaux liens» qui couvrent les divers domaines du caractère frontalier de la région Travail avec les partenaires en dépendance au dépôt du Projet d organisation de service s de Dégrisement-Répit en Outaouais Collaborer à la mise en place des chantiers touchant la dépendance LES RÉSULTATS AU REGARD DU PLAN STRATÉGIQUE ET DE L ENTENTE DE GESTION ET D IMPUTABILITÉ 16

17 ENTENTE DE GESTION La Loi sur la santé et les services sociaux édicte une série d exigences menant à la signature d entente de gestion et d imputabilité entre l Agence de la santé et des services sociaux et le Centre de réadaptation en dépendance de l Outaouais, répondant ainsi aux objectifs de gestion par résultats et de reddition de comptes introduite par la Loi sur l administration publique. Engagements Résultats Cible Résultats Taux de roulement d employés % % % Taux de rétention de nouvelles embauches Ratio entre le nombre d heures en assurance salaire et le nombre d heure travaillées Pourcentage des personnes qui sont évaluées dans un délai de 15 jours ouvrables ou moins Équilibre budgétaire % % % 5.12 % 6.45 % 6.71 % 70.1 % 60 % 67.7 % L équilibre budgétaire est respecté ENTENTE DE GESTION 17

18 PROGRAMME JEUNESSE Les services du programme jeunesse s adressent aux adolescents (17 ans et moins) ayant développé une consommation abusive ou une dépendance aux substances psychoactives. Ils s adressent aussi aux membres de l entourage de ces adolescents. Les services sont offerts sur l ensemble du territoire de l Outaouais par une équipe d intervenants spécialisés. Les services peuvent être offerts en individuel, en groupe et même en famille. Dans la dernière année, ce sont 695 personnes qui ont été desservis au sein du programme jeunesse dont 540 adolescents. De ce nombre, 47 jeunes ont bénéfi cié du séjour résidentiel (auquel il faut ajouter 12 jeunes provenant d autres régions du Québec). À ces données, il faut ajouter que 155 membres de l entourage ont aussi été desservis dans la même période. Services externe : Pour le service externe, la planifi cation annuelle effectuée en collaboration avec le personnel comportait six grands objectifs. La révision de nos programmes d intervention fût plus longue que prévue. Nous avons tout de même réussi à réviser les groupes de motivation offerts aux adolescents dans les écoles ainsi que le groupe Communic-Action, offert aux parents d adolescents. Les versions révisées de ces programmes seront implantées dans la prochaine année. Malgré cela, nous avons offert à la clientèle jeunesse 10 groupes de motivation et 3 groupes de parents dont un sur le territoire de Papineau. Des travaux ont aussi été amorcés en lien avec les services aux membres de l entourage. Se basant sur le guide des meilleures pratiques auprès des membres de l entourage publié en 2011 par l Association des centres de réadaptation en dépendance du Québec, nous visons à identifier des moyens concrets pour augmenter l implication des membres de l entourage dans la démarche des adolescents, le tout en concordance avec les pratiques reconnues comme efficaces dans les services de réadaptation offerts aux adolescents consommateurs. Des pistes d amélioration ont été identifiées et la prochaine année nous permettra de mesurer l impact de celles-ci. L année nous avait permis d encadrer davantage notre pratique clinique par la mise en place de procédures cliniques. L année nous aurait, quant à elle, permis de consolider nos pratiques auprès de la clientèle. Le partenariat avec les Centres jeunesse de l Outaouais, via le fi nancement de la stratégie d action jeunesse s est poursuivi et nous avons pu actualiser une offre de service de groupe pour les jeunes hébergés chez ce partenaire. Certains objectifs n ont pu être atteints à notre désarroi. Ainsi, les objectifs touchant l adaptation de nos programmes d intervention en anglais, la mise sur pied de moment d échanges cliniques structurés et la création d un répertoire d outil en lien avec M. Nicolas Côté Chef du programme jeunesse le processus de changement seront traités dans la prochaine année. Service résidentiel : Le service résidentiel a accueilli 59 adolescents dans la dernière année, ce qui représente une diminution comparativement à l année précédente. Les diffi cultés de recrutement, de remplacement et de roulement de personnel nous ont obligés à ralentir les admissions durant quelques semaines. Le tout est maintenant rentré dans l ordre. Afi n d offrir un meilleur encadrement clinique au personnel impliqué directement dans le milieu de vie des adolescents, nous avons créé une assignation de responsable d unité de vie. Entré en fonction à l automne 2012, le RUV a su apporter un soutien immédiat auprès de l équipe de travail. Il s est aussi concentré sur le soutien et le développement du personnel nouvellement embauché tout en étant responsable de la révision et de la création de certains documents cliniques. L un des objectifs de la planifi cation annuel visait à augmenter les connaissances du personnel en lien avec les troubles concomitants. Un partenariat avec le CSSSG, hôpital Pierre Janet s est mis en marche afi n de répondre adéquatement aux besoins du personnel résidentiel. Toujours à l affût d améliorer les services offerts aux jeunes et à leur famille, nous souhaitons entamer dans la prochaine année une réfl exion approfondie sur ceux-ci afi n de continuer d offrir des services qui sont à la fi ne pointe des meilleures pratiques et de haute qualité. 18 PROGRAMME JEUNESSE

19 PROGRAMME ADULTE La dernière année fut l occasion de revoir certaines procédures qui ont permis d offrir une meilleure accessibilité aux services pour les usagers adultes et ce, tant dans les services externes que dans les services internes. Nous avons mis des stratégies en place afi n de diminuer l attente des usagers au moment le plus critique de leur démarche; c est-à-dire à l entrée dans les services. Pour y arriver, trois mesures principales ont été mises à l essai. La première est une augmentation de 30 % des disponibilités des intervenants à effectuer des évaluations au secteur urbain. La seconde mesure mise en place tant en milieu urbain que dans les différents points de service en territoire est un système de confi rmation des rendez-vous d évaluation aux usagers. Enfi n, une dernière stratégie permettant d assurer un meilleur suivi des délais d attente est l uniformisation des outils administratifs permettant la prise de rendez-vous assurant ainsi d effectuer un suivi plus rigoureux et d apporter des ajustements lorsque requis. Le comparatif entre les délais d attente actuels et ceux à même date l an dernier permettent d affi rmer que les mesures en place sont effi caces et que nos usagers subissent moins longtemps les impacts de l attente. Notre service de liaison spécialisé avec le CSSS Gatineau et CSSS Vallée-de-la-Gatineau s est également poursuivi, permettant un meilleur arrimage entre les services de première et de deuxième ligne. Le maintien du projet SART, en collaboration avec le CIPTO, est un autre beau succès de partenariat qui se poursuit et qui facilite l accès aux services pour une clientèle vulnérable vivant de l exclusion sociale. Un projet de réinsertion sociale a également vu le jour cette année en milieu urbain dans le cadre de l accord Canada-Québec concernant le programme de soutien au traitement de la toxicomanie. En permettant de mieux évaluer les besoins de certains usagers en termes de réinsertion sociale et en assurant un accompagnement dans différentes démarches, le projet permis d offrir des conditions gagnantes aux usagers pour s affranchir de leur dépendance. Quoique le projet ait dû prendre fi n, il saura inspirer la place que nous donnerons à la réinsertion sociale dans la nouvelle philosophie de traitement du CRD de l Outaouais. Dans les services résidentiels, afi n de faciliter et améliorer le processus d admission, des travaux furent amorcés pour arrimer les procédures de référence aux critères de l ASAM et ainsi offrir un portrait Mme Marie Poirier Chef du programme adulte plus complet des profi ls des usagers en démarche pour des services internes. Le fait de porter une attention plus soutenue sur les services internes nous a également amené à doter le milieu de vie d un responsable d unité de vie qui soutien et conseille les équipes. Un regard plus assidu sur la qualité des services, une réorganisation du travail de l équipe des soins et la révision de différents outils et procédures infirmières ont permis un rehaussement des standards de pratique. D autres projets sont actuellement en cours au programme adulte dont la mise en place de modalités de suivi des listes d attentes plus rigoureuses, la poursuite de l intégration des meilleures pratiques concernant les membres de l entourage et la réinsertion sociale, la poursuite de la formation à l entretien motivationnel et à l implantation de l outil d évaluation GAIN. Dans un élan d amélioration continue, avec des équipes engagées ayant à cœur la qualité des services, je suis confi ante que l établissement saura faire face aux défi s à venir et que l expertise du CRD de l Outaouais rayonnera encore plus. 19 PROGRAMME ADULTE

20 RESSOURCES FINANCIÈRES, MATÉRIELLES ET INFORMATIONNELLES LES RESSOURCES FINANCIÈRES Le bilan financier de l exercice affiche un déficit, car le conseil d administration a adopté des résolutions afin de financer des projets spéciaux à même les surplus cumulés des années antérieures. Ces projets n étant pas inclus au budget de fonctionnement, ils sont présentés sous la forme d un déficit complètement assumé par les surplus cumulés ce qui signifie que le CRD de l Outaouais termine l année en respect des limites financières de l organisation. Encore une fois cette année le Centre de réadaptation en dépendance de l Outaouais a dû composer tout au long de l exercice avec l attente d une confirmation que l enveloppe relative au programme de substitution allait être reconduite. L Agence de la santé et des services sociaux de l Outaouais a octroyé au Centre de réadaptation en dépendance de l Outaouais des enveloppes relatives à des projets spéciaux tels la Stratégie d action jeunesse, et le Programme de soutien au financement du traitement de la toxicomanie suite à un accord Canada-Québec. C est alors que nous avons dû muter du personnel régulier à ces projets. Les établissements sont tous confrontés à l utilisation des agences privées et le Centre de réadaptation en dépendance de l Outaouais s était donné comme mandat en de réduire au maximum cette utilisation, les résultats n ont pas été concluants en Concernant les mesures de la Loi mettant en œuvre certaines dispositions du discours sur le budget du 30 mars 2010 et visant le retour à l équilibre budgétaire en et la réduction de la dette, le MSSS a imposé l atteinte de cibles, via la réduction des dépenses administratives de l ordre de 10 % de même que la réduction de 25 % des dépenses de frais de déplacement, de publicité et de formation, ajouter à cela des mesures d optimisation et vous obtenez la poursuite des coupures auxquelles nous avons eu à faire face en Rien d encourageant pour l avenir, car les mêmes coupures sont à prévoir pour LES RESSOURCES MATÉRIELLES Des projets d envergure tels le maintien des actifs, les rénovations fonctionnelles prévus au cours de l exercice , ont été réalisés en partie et se poursuivront au cours du prochain exercice financier. Les projets d économie d énergie imposés par le MSSS qui prévoit une réduction des dépenses d énergie d ici 2014, ont été pour le moment mis en veilleuse au Centre de réadaptation en dépendance de l Outaouais, car nous souhaitons attendre le prochain cadre de gestion du MSSS qui devrait inclure des mesures de développement durable. Pour faciliter le suivi de ces projets, nous avons procédé à une restructuration de certains postes au niveau de l entretien ménager et de l entretien des installations, qui plus est, nous M. Henri-Claude Gagnon Chef des RFMI a également permis de procéder au renouvellement d équipement dans le cadre de notre plan triennal de conservation d équipement et mobilier. LES RESSOURCES INFORMATIONNELLES Le service des ressources informationnelles du CRD de l Outaouais s est engagé à fournir au personnel les outils de communication et de traitement de l information nécessaires à la réalisation des responsabilités respectives. Voici un bref aperçu des réalisations en Poursuite du renouvellement du parc informatique; Poursuite de la mise en œuvre et de la mise à jour du plan directeur de sécurité; Actualisation continue de l outil clinicoadministratif Système Information Clientèle - Service Réadaptation Dépendance (SIC-SRD); Emphase mise sur la communication par courriel à l ensemble du personnel; Suite des travaux de rehaussement des liens de télécommunications réseau ainsi que le sans fi l; Poursuite des travaux visant à améliorer la gestion documentaire; Sensibilisation du personnel à l importance de la sécurité de l information; Pour conclure, l Agence de la santé et des services sociaux de l Outaouais a entrepris en , une démarche de régionalisation des ressources informationnelles. Ce projet devrait s échelonner sur deux exercices fi nanciers considérant la complexité du projet. 20 RESSOURCES FINANCIÈRES, MATÉRIELLES ET INFORMATIONNELLES

21 LES RESSOURCES HUMAINES La modernisation continue de la gestion des ressources humaines (RH) amène un défi de taille pour les organisations en général, mais cela est encore plus prononcé dans un établissement de petite taille comme le nôtre. Nous devons régulièrement réviser notre offre de services RH ainsi que nos processus afi n d être le plus optimal possible considérant la petitesse de notre équipe. Cela à comme effet que notre service des ressources humaines est en constante évolution. L objectif visé est un service des ressources humaines moderne, professionnel et effi cient, qui joue un rôle essentiel dans le succès des activités de l attraction, de la rétention du personnel et de la prévention, et ce, tout en offrant des services de qualité aux employés et gestionnaires. L année aura été consacrée d une part à l unifi cation du service par la mise en commun des expertises et un partage des tâches Mme Marina Lavoie Chef des ressources humaines du volet de la rémunération et des avantages sociaux avec le volet des ressources humaines afi n d obtenir un service des ressources humaines unifi é. Cela a permis à l organisation d avoir une meilleure trajectoire de services ressources humaines et une meilleure fl uidité de l information et du travail à l intérieur des membres de l équipe, tout cela, dans le but de rehausser la qualité et l accessibilité des services offerts. LES RESSOURCES HUMAINES De plus, en cours d année, les employés ont fait le choix de se syndicaliser. Cela nous a également amené un ajout de mandat et une révision de l organisation du travail des ressources humaines afi n d y intégrer les processus entourant les divers obligations de l employeur envers le syndicat, comme par exemple, la gestion des griefs, des libérations syndicales, des divers comités entourant la gestion des relations de travail. Cela a également amené la modifi cation du régime d assurance collective de l ensemble du personnel syndiqué ainsi que la gestion du transfert entre l ancien et le nouveau régime d assurance. QUELQUES STATISTIQUES Nous avons pour la période du 1er avril 2012 au 31 mars 2013 : Pour le volet dotation et recrutement, nous avons : Affi chés quarante-sept (47) postes et d assignation; Passés en entrevues cinquante-six (56) personnes; Embauchées vingt (20) personnes ; Participé à plusieurs activités de recrutement (salons d emploi, visites dans les écoles). Sous le volet du développement Nous avons déployé le module de gestion des vacances de notre système ressources humaines; Nous avons de concert avec une employée des services cliniques, développer un programme de Mentorat qui verra le jour sous peu; Nous avons procédé à la révision de plusieurs politiques; Procédé à la création d une politique sur la vérification des antécédents judiciaires; 21

22 Révisé le processus de validation des bilans de santé à l embauche par la création de formulaire adapté à chaque catégorie d emploi; Révisé le guide d accueil du nouveau personnel et une activité de lancement auprès du personnel sera fait sous peu; Créé un guide d accueil pour le personnel d encadrement; Procédé à la reclassifi cation des titres d emploi de neuf (9) postes; Plusieurs outils de gestion et de contrôles de la rémunération et de la gestion des ressources humaines ont été déployés; Mise sur pied d un bulletin d information ressources humaines, soit l Info-RH ; Et plusieurs autres. NOS DÉFIS POUR LA PROCHAINE ANNÉE Augmenter la culture et la connaissance de la prévention et de la promotion de la santé et sécurité au travail ; Déployer les modules de comptes de dépenses, de formation ainsi que d affi chage de postes dans notre système ressources humaines ; Faire l évaluation de l ergonomie de l ensemble des postes de travail en débutant par le personnel travaillant la majeure partie de leur temps à l ordinateur ainsi que l évaluation des postes pour les personnes ayant fait part de ce besoin ; Procédé à la révision des conditions du travail pour le personnel non syndiqué ; Négocier les premières conditions du travail pour le personnel syndiqué. SERVICE DU SECRÉTARIAT Nous avons au cours de la dernière année procédé à la révision de la structure et des titres d emploi du service du secrétariat et avons également revue la répartition des tâches de travail de l équipe. Également, nous avons procédé à la mise sur pied de cahier d intégration et de référence du personnel de l équipe du secrétariat. Le service a pensé vert cette année en révisant un des processus d archivage qui a fait en sorte que nous avons récupéré plus de sept-centcinquante (750) dossiers. Cela a pour effet de diminuer considérablement les coûts reliés à l achat de ce type de dossiers, et ce, tout en étant bon pour l environnement. En terminant, la réception du siège social a refait son décor afi n d être à l effi gie des couleurs de notre nouvelle dénomination. LES RESSOURCES HUMAINES 22

23 LES STATISTIQUES EFFECTIFS DE L ÉTABLISSEMENT LES CADRES (EN DATE DU 31 MARS 2013) Temps complet (excluant les personnes en stabilité d emploi) 5 6 Temps partiel Nombre de personnes : équivalents temps complet (Note 1) (excluant les personnes en stabilité d emploi) - - Nombre de cadres en stabilité d emploi - - LES EMPLOYÉS RÉGULIERS Temps complet (excluant les personnes en stabilité d emploi) (Note 2) Temps partiel Nombre de personnes : équivalents temps complet (a) (excluant les personnes en stabilité d emploi) Nombre d employés en stabilité d emploi - - LES OCCASIONNELS Nombre d heures rémunérées au cours de l exercice Équivalents temps complet (Note 3) Note 1 : Excluant les personnes bénéficiant de mesures de stabilité d emploi Note 2 : Excluant les personnes bénéficiant de mesures de sécurité d emploi. Note 3 : L équivalent temps complet se calcule de la façon suivante pour les occasionnels: Nombre d heures rémunérées divisé par heures LES STATISTIQUES CLIENTÈLE TOTALE DESSERVIE SELON L ÂGE, SELON LE POINT DE SERVICES ET SELON LE PROFIL 0-17 ans ans ans ans 65 ans et + TOTAL Des Gatineau GRH Papineau Pontiac VDLG TOTAL Collines Alcool Drogues illégales Médicaments Plus d un psychotrope Jeu pathologique Entourage Substitution TOTAL Adulte Jeunesse TOTAL (76 %) 597 (24 %) (72 %) 613 (28 %) (69 %) 715 (31 %) (77 %) 695 (23 %)