Commission «Bibliothèques» du CIUF Rapport annuel 2011

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1 Document de travail - P. 1 Commission «Bibliothèques» du CIUF Rapport annuel Introduction générale En 2011, les membres de la Commission «Bibliothèques» du CIUF étaient : Katrien BERGÉ (FUNDP, jusqu au premier avril) Marie-Blanche DELATTRE-DRUET (Musée Royal de Mariemont) Thibaut DELBUSHAYE (FUCAM, à partir du 15 septembre 2011 : UCL-Mons) Catherine MASSELUS (UMONS, Présidente) Charles-Henri NYNS (UCL) Nicole PETIT (FUSL) René PLISNIER (UMONS) Bernard POCHET (ULg Gembloux Agro-Bio Tech) Lucien REYNHOUT (loco Patrick LEFÈVRE, KBR) Paul THIRION (ULg) Céline VAN HOOREBEECK (FUNDP, à partir de juin 2011) Françoise VANDOOREN (loco Jean-Pierre DEVROEY, ULB) Au cours de l année 2011, la Commission Bibliothèques s est réunie à quatre reprises en séance plénière (07/02/11 ; 09/05/11 ; 12/09/11 ; 16/11/11), accueillie par la Faculté des sciences agronomiques de Gembloux devenue ULg Gembloux Agro-Bio Tech. En l absence de Catherine MASSELUS le premier trimestre 2011, la présidence a été assurée par Katrien BERGE. Le secrétariat a été assuré par Bernadette NAEDTS (CIUF). Les efforts de la Commission Bibliothèques se sont principalement focalisés sur l avancement des dossiers et des travaux des groupes de travail. En particulier, elle s est investie activement dans la défense des intérêts des universités dans les négociations avec Reprobel et la poursuite du projet DONum. Elle participe au catalogue collectif belge UniCat mis en ligne au mois de mars. Les groupes de travail ont poursuivi leurs activités habituelles avec, à titre d exemple, la fourniture des statistiques sur les bibliothèques, leurs moyens, leurs services et leur évolution. En marge de ces activités principales, la Commission a également été sollicitée dans le cadre communautaire et international. Ainsi, à la suite de l enquête de satisfaction des usagers des bibliothèques universitaires menée en 2009 dans les universités complètes (enquête Libqual+), Frédéric BRODKOM (UCL), au nom de la Commission Bibliothèques, a présenté l ensemble des résultats obtenus lors d une conférence organisée en août à York. En outre, afin de créer des liens entre les projets informatiques des bibliothèques universitaires et publiques en FWB, François RENAVILLE (ULg) a participé aux réunions du comité de pilotage en vue de la création du portail des catalogues collectifs de la lecture publique (Samarcande). Charles-Henri NYNS (UCL) est également représentant de la Commission Bibliothèques au sein du comité de pilotage PEPS. Par contre, la Commission Bibliothèques n a pas pu mener à bien l ensemble de ses projets, notamment la mise sur pied de formations. De manière générale, certaines actions ont souffert

2 Document de travail - P. 2 d un manque de disponibilité des membres. Ainsi, à la suite des différentes fusions survenues dans le paysage universitaire de la FWB, il était nécessaire de revoir l organisation des collaborations entre les bibliothèques universitaires. Comme annoncé dans le Rapport annuel 2010, les membres de la Commission Bibliothèques se sont lancés dans une réflexion approfondie sur l avenir de la Commission et ses liens avec les activités de la Bibliothèque interuniversitaire de la Communauté française de Belgique (BICfB). 2. Réflexion sur l avenir de la Commission Les bibliothèques universitaires ont de multiples activités de collaboration. Ces collaborations interuniversitaires sont actuellement séparées entre deux pôles avec, d'une part, l'asbl «Bibliothèque Interuniversitaire de la Communauté française de Belgique» (BICfB) et, d'autre part, une commission permanente du CIUF. La BICfB gère les activités d'achats et d'abonnements en consortium ainsi que les projets informatiques et projets de recherche qu'elle finance (elle est elle-même financée par la FWB et les universités). La commission permanente du CIUF, intitulée Commission Bibliothèques, gère les autres collaborations, déjà citées dans ce rapport, telles la conservation partagée, les plans de sauvegarde des collections, DONum, Reprobel (confiée au départ par le CIUF au Président de la Commission), les formations, Rallyvre, le droit d'auteur, l'évolution des normes de catalogage et les statistiques. Certains dossiers sont gérés conjointement par la BICfB et par la Commission Bibliothèques, comme le projet DONum. Les représentants des universités dans ces deux entités sont les bibliothécaires en chef ou les personnes qui dirigent les bibliothèques. Ces représentants peuvent se faire remplacer par une personne qu'ils désignent. Ce sont donc quasiment les mêmes personnes qui composent les deux assemblées. Une équipe administrative, composée de 1½ temps plein, seconde le conseil d'administration de la BICfB, et singulièrement son président, pour les négociations et la gestion des consortiums. La Bibliothèque Royale et la Bibliothèque de Mariemont, deux bibliothèques scientifiques, sont associées aux travaux de la Commission Bibliothèques et collaborent à plusieurs dossiers. À cause des différentes fusions qui ont sculpté le nouveau paysage universitaire de la FWB, le nombre d'universités et donc de représentants des bibliothèques universitaires à la BICfB et à la Commission Bibliothèques s est progressivement réduit. Afin d'éviter que trop de charges ne se retrouvent concentrées sur quelques personnes, la BICfB et la Commission Bibliothèques réfléchissent à une réorganisation globale de leurs activités de collaboration interuniversitaire. Ces assemblées se sont fixé comme objectif de maintenir, recadrer, supprimer ou réorganiser chacune des activités de collaboration interuniversitaire. Elles entendent également améliorer la communication et la coordination de toutes les activités de collaboration interuniversitaire et donner à l'extérieur une image intégrée de l'ensemble de leurs activités. Cette réorganisation vise également à susciter, au sein des bibliothèques universitaires, une participation aux activités de collaboration interuniversitaire élargie à un plus grand nombre de personnes, pour répartir plus efficacement les tâches liées aux projets. Plusieurs contraintes ont été identifiées lors de cette réflexion. Les assemblées sont particulièrement attentives à ne pas surcharger l'équipe administrative de la BICfB qui ne peut 2

3 Document de travail - P. 3 plus prendre en charge de nouvelles activités et à garder un lien structurel fort avec le CIUF et son Conseil. Elles souhaitent également maintenir les relations étroites établies avec les bibliothèques scientifiques non universitaires (la Bibliothèque Royale et la Bibliothèque de Mariemont). La réflexion a bien avancé et un projet de rationalisation sera présenté au Conseil du CIUF et à l Assemblée générale de la BICfB dans le courant de l année Formations Le groupe de travail «Plan de sauvegarde des collections» avait été chargé d organiser en 2011 une journée de formation. Pour différentes raisons d organisation mais aussi et surtout de disponibilité des personnes, ce projet n a pu être mené à bien et a été reporté au début En janvier une journée intitulée «Risques biologiques du préventif au curatif» se tiendra dans les locaux de l ULg. À côté d exposés théoriques, les participants pourront entendre des acteurs de terrain qui feront part de leur expérience. En outre, des firmes seront invitées à présenter leur matériel. 4. Droits d auteur a. Reprobel Le 8 septembre 2010, le groupe de négociateurs du CIUF et du VLIR avait formulé de nombreux commentaires sur la dernière version de la méthodologie de l étude que Reprobel est légalement tenu de réaliser tous les 5 ans en vue de la perception de droits d'auteur sur les copies d'œuvres protégées, méthodologie proposée par Reprobel et la société de consultance Profacts qu a choisie Reprobel pour mener à bien l étude. Ce n est que le 16 février 2011 que Reprobel et Profacts ont présenté une version améliorée de leur méthodologie visant à tenir compte de ces commentaires. Cette version n étant toujours pas satisfaisante d un point de vue méthodologique en ce qui concerne les universités, a été refusée par les négociateurs. Une nouvelle version leur a alors été présentée par Reprobel et Profacts le 6 mai Suite à celle-ci, Reprobel a enfin accepté de tenir compte des remarques méthodologiques du CIUF et du VLIR, et d élargir la taille des échantillons de manière à leur assurer un minimum de représentativité de la population étudiée. En ce qui concerne la perception des droits pour 2011, l accord conclu le 2 juillet 2008 avec Reprobel se terminant fin 2010 et en attente de la conclusion d un nouvel accord après négociation sur base des résultats de la nouvelle étude, Reprobel a accepté le principe d'une facturation aux universités pour 2011 d'un montant provisoire équivalent à 80% du nombre de copies d œuvres protégées de 2010, à régulariser en plus ou en moins en fonction du résultat final de la négociation sur le nouveau nombre de copies d œuvres protégées. Suite à ces négociations, les Conseils du CIUF, le 14 juin 2011 et du VLIR, le 16 juin 2011 ont accepté : le principe d une enquête générale sur le comportement des Belges en matière de photocopie et d impression d œuvres protégées tel que prévu dans l étude quinquennale exigée par la loi ainsi que la méthodologie revue répondant aux principales demandes des négociateurs CIUF/VLIR, tout en indiquant à Reprobel que les données récoltées pour les 3

4 universités ne pourraient être considérées que comme un des éléments qui serviront de base à la négociation sans qu une simple extrapolation automatique puisse en être tirée ; la facturation provisionnelle pour 2011 à 80% du nombre de copies d œuvres. Reprobel a confirmé en juillet 2011 son accord officiel pour augmenter la taille de l'échantillon en ce qui concerne le comportement de copie dans les universités. Depuis cette date, le dossier n a donné lieu à un suivi de la part de Reprobel qu en toute fin d année Il faut souligner dans ce dossier la très grande et très efficace collaboration entre les représentants des universités du Nord et du Sud du pays au sein du groupe des négociateurs CIUF/VLIR. b. Problèmes rencontrés Document de travail - P. 4 Des projets de lois en matière de droit d auteur qui ont un impact sur la vie des bibliothèques, voient le jour aux niveaux belge et européen, tel le projet de directive européenne relative à certaines utilisations autorisées d œuvres orphelines. Les bibliothèques universitaires devraient jouer un rôle dans l élaboration de ces textes. Malheureusement, la Commission bibliothèques se trouve démunie car elle ne dispose pas des compétences d un juriste spécialisé dans ce domaine afin de pouvoir réagir de la manière la plus adéquate. 5. Plateforme de concertation DC-BEL La Commission Bibliothèques est représentée par Charles-Henri NYNS (UCL) dans la plateforme de concertation DC-BEL (Digital Culture) qui s est substituée au groupe EDL-Net. Cette plateforme s est réunie le 9 mai 2011 au SIST (Service d information scientifique et technique) de la Politique scientifique fédérale. Il s agit d un groupe de contact informel visant à échanger des informations sur les initiatives de numérisation du patrimoine culturel au niveau européen, national et communautaire. Une bonne partie de la réunion était consacrée à Europeana : le lancement de la version 2.0 à partir de juin, le rapport du Comité des sages préconisant une approche plus décentralisée et plus ouverte, et le projet Europeana pour lequel la Bibliothèque royale fait office de relais belge. Parmi les autres points abordés figuraient les projets Enumerate < consacré à des collectes statistiques sur les numérisations et DC-Net < un réseau ERA (European Research Area) d initiatives autour du patrimoine numérique. 6. Unicat Le dernier Catalogue Collectif Belge (CCB) datait du début des années Il était édité par la Conférence nationale des bibliothécaires en chef et paraissait sur CD-ROM, après une mise en commun des catalogues des différentes bibliothèques scientifiques et universitaires belges. À cause de la technologie utilisée, le catalogue collectif était déjà dépassé dès sa parution, ne reprenant pas les acquisitions récentes. Un projet de solution plus dynamique fut mis en chantier dans le cadre du Multiannual information society support programme des SSTC. Intitulé Towards a Belgian Virtual Union Catalogue, le projet donna lieu en 2004 à un prototype prometteur sans qu il fût cependant possible de dégager le financement nécessaire pour sa mise en oeuvre. Ce n est que récemment que les responsables informatiques des bibliothèques impliquées, forts des acquis du prototype, ont repris le dossier et ont pu le mener à bien grâce à un travail collaboratif et un financement limité - par les institutions participantes. 4

5 Document de travail - P. 5 Le nouveau catalogue collectif belge UniCat est dorénavant en ligne à l adresse < Il référence à ce jour plus de 14 millions de documents. Les informations bibliographiques collectées sont régulièrement mises à jour. Pour les informations plus locales (notamment la disponibilité et les états de collection des revues), il renvoie aux catalogues d origine. Après l ajout des données de l UMONS, prévu pour 2012, l ensemble des fonds informatisés des bibliothèques du CIUF sera repris dans UniCat, tout comme ceux de la Bibliothèque Royale et de nombreuses bibliothèques scientifiques et universitaires du Nord du pays. A l instar de beaucoup d autres pays, la Belgique dispose ainsi à nouveau d un catalogue collectif, outil précieux pour les chercheurs et les professionnels de l information. La coordination du projet se fait de façon informelle à travers un Comité de pilotage dans lequel les bibliothèques universitaires francophones sont représentées par Benoît PAUWELS (ULB) et Charles-Henri NYNS (UCL). 7. DONUM Pour rappel, le projet DONum (Dépôt d Objets NUMérisés) est un projet informatique, financé par la BICfB, qui a pour objectif de construire un outil ouvert, rendant accessibles les documents numérisés localement dans les universités. En 2009, la 1 e phase a permis de vérifier la faisabilité de la mise en place de DONum dans les trois académies sur base des technologies développées dans le cadre de la mise en place des dépôts institutionnels (DI). En 2010, l Académie Louvain et l Académie Wallonie-Europe ont réalisé, chacune, un prototype fonctionnel permettant le versement d objets numérisés et ont finalisé l interface d encodage, prévus à la Phase 1 et 2 respectivement. L Académie Wallonie-Bruxelles (AUWB) était autorisée à postposer la réalisation des 1 e et 2 e phases à 2011, dans l attente de la mise en œuvre d un dépôt institutionnel à l UMONS. Le DI de l UMONS et le portail de consultation AUWB ont été mis en œuvre en mai Toutefois, l AUWB ayant deux dépôts institutionnels contrairement aux deux autres académies, il n était pas possible de créer un seul prototype DONum. Le Comité de pilotage a donc pris acte qu il y aurait un prototype DONum par institution de cette Académie. Un délai supplémentaire a été accordé pour la réalisation de la Phase 2. Parallèlement, la Phase 3, qui consiste à créer une interface d interrogation et un portail DONum commun aux trois académies, a été mise en œuvre par l ULg en 2011; les caractéristiques et les fonctionnalités du portail ont été définies, et un prototype réalisé. Enfin, il a été convenu de revoir le schéma de métadonnées de DONum afin de le rendre conforme aux schémas de métadonnées d Europeana (EDM) et du PEPS de la Fédération Wallonie Bruxelles, ces derniers ayant évolué depuis La Phase 3 du projet devait se terminer théoriquement fin décembre Toutefois, étant donné le retard accumulé dans la phase 2 par certaines institutions, un délai supplémentaire jusqu au 1 e mars 2012 a été accordé à ces dernières pour finaliser le projet. 8. Groupes de travail a. Conservation partagée des périodiques (CPP) Plusieurs avancées significatives ont été réalisées cette année par ce Groupe de Travail : Jan CORTHOUTS (UA) a réalisé comme prévu une adaptation de l outil basé sur Antilope (catalogue collectif de périodiques des bibliothèques scientifiques en Belgique), outil déjà utilisé par les collègues flamands dans le cadre d un projet similaire. A la fin de l été, les différentes institutions participantes en Communauté française ont procédé à la mise à jour de leurs données dans Antilope à partir de leurs catalogues respectifs. La traduction française de l interface a été effectuée grâce à l aide de certains membres du GT et les données d accès à l outil ont été fournies à l ensemble des institutions participantes. étant donné la volonté de travailler de manière disciplinaire, une partie du travail fourni a été réalisé au sein de sous-groupes («CPP BIOMED» pour les sciences de la santé et «CPP 5

6 Document de travail - P. 6 ECO» pour les sciences économiques). Chaque institution a effectué une sélection de périodiques à traiter, selon un ensemble de critères et directives communs. Ce travail a abouti à l élaboration d une core collection pour chaque discipline. Ces deux listes ont été intégrées dans l outil informatique. Bien qu un important travail ait été effectué lors d échanges électroniques, deux réunions de coordination et de formation ont eu lieu les 5 mai et 18 novembre Cette dernière a permis à l ensemble des participants au GT de rencontrer Jan CORTHOUTS qui a présenté les différentes fonctionnalités de l outil informatique. L année 2012 permettra au GT de continuer le travail, notamment par la pleine exploitation de l outil et la prise de décisions pour la conservation des titres retenus au sein de chaque liste. b. Rallyvre et Numérisation Le Groupe de Travail «Rallyvre» ne s est pas réuni en Les travaux du GT reprendront en 2012, d une part pour finaliser le projet de «Vitrine numérique du patrimoine des Universités de la Fédération Wallonie-Bruxelles et de la Bibliothèque royale», en concertation avec le GT «Numérisation» ; et d autre part pour redynamiser la formule de visites des Réserves précieuses des différentes institutions. c. Statistiques En 2011, le GT a continué à remplir sa mission principale : organiser et superviser les récoltes annuelles de statistiques et résoudre les problèmes méthodologiques qui pourraient se présenter. Une seule réunion a eu lieu, l essentiel du travail étant toujours coordonné par courrier électronique. La Commission a de nouveau souhaité pouvoir disposer des données 2010 pour la fin du premier semestre. Les chiffres ont pu être transmis dès la fin du mois de juillet pour être présentés aux Recteurs. La récolte des statistiques n a posé aucun problème particulier, ce qui a permis de la terminer dans les délais impartis. Quelques graphiques, représentatifs de faits marquants ou permettant une meilleure comparaison, accompagnent les données Évolution des ressources documentaires E-books E-journals (en nbre d'accès) Périodiques

7 Document de travail - P. 7 Évolution des prêts Prêts Évolution du nombre d'etp (jobistes compris) Nombre d'etp Évolution du prêt inter-bibliothèques Demandes vers l'extérieur Demandes de l'extérieur

8 Document de travail - P. 8 d. Plans de sauvegarde des collections Les membres du groupe se sont réunis deux fois au cours de l année 2011 (9 juin et 7 novembre). Un changement de dénomination a été adopté car l appellation «Plan d urgence» est utilisée dans plusieurs institutions pour désigner des plans d intervention en cas d accident qui ne se limitent pas au cadre étroit des bibliothèques. Le groupe de travail a dès lors opté pour «Plan de sauvegarde des collections», moins susceptible de créer la confusion. Les réunions ont été consacrées à l organisation de la journée de formation qui, faute de temps et de disponibilité, a été reportée à l année prochaine. Il a également été décidé de développer le site web. Celui-ci, pour l instant, n existe encore qu à l état d ébauche. Les membres du groupe, accaparés par d autres tâches, n ont pu encore lui donner l ampleur souhaitée. Pour rappel, ce site doit servir de point de contact et d échange entre les membres du groupe et leurs équipes tout en faisant office de vitrine vers le monde extérieur. Les membres du groupe ont poursuivi le partage et la mise en commun d informations et de documents relatifs à l état d avancement des plans de sauvegarde dans les différentes institutions représentées. e. Groupe catalogage et évolution des normes Très peu de contacts ont été pris entre les membres du groupe de travail en Toutefois, deux événements sont à signaler: le départ de Claire DUPONT, qui a quitté son poste à l'ucl en juin 2011 ainsi que la prise de contact avec la KBR en vue de l associer aux travaux du groupe. Il a été convenu que l'organisation d'une journée professionnelle sur les problématiques FRBR- RDA et l'évolution des normes de catalogage soit reportée au printemps La démarche de Claire DUPONT entreprise pour participer au processus de relecture de la traduction en français du code de catalogage RDA n'a rencontré que très peu d'adhésion de la part des collègues du groupe, principalement à cause du manque de moyens dans les équipes et aussi du flou entourant l implication des universités francophones. 8

9 9. Conclusions Document de travail - P. 9 Il convient une fois de plus de souligner l'excellent esprit de collaboration qui a prévalu tout au long de l'année au sein de la Commission Bibliothèques. Cela s'est traduit par des échanges féconds d'informations lors des réunions mais également dans les groupes de travail. Voilà qui démontre, s'il en était encore besoin, l'intérêt et l'importance des initiatives mises en œuvre par la Commission. La réflexion sur l avenir de la Commission amorcée en 2010 et inspirée par les changements qui affectent le paysage des institutions universitaires francophones de Belgique, s'est poursuivie en Elle s'est concrétisée sous la forme d'une note reprenant une proposition de restructuration et d'une redéfinition des objectifs de la Commission Bibliothèques en lien avec la BICfB. Le but étant d'optimiser les ressources humaines tout en maximisant les complémentarités entre ces deux organes. Une restructuration s'avère utile et nécessaire. Les tâches accomplies par la Commission sont nombreuses et variées ainsi qu'en témoigne le rapport présenté ici. Ces tâches viennent s'ajouter à celles qui déjà pèsent sur les épaules de ses membres lesquels, par ailleurs, occupent des postes à responsabilités au sein de leurs institutions - et de leurs collaborateurs impliqués dans les groupes de travail avec pour conséquence de freiner la concrétisation de certains projets comme ce fut le cas cette année avec les formations. C'est un problème récurrent sur lequel l'attention avait déjà été attirée antérieurement. Les activités de la Commission sont énergivores. Les négociations avec Reprobel en sont un bel exemple. Il a fallu plusieurs mois pour faire prendre conscience à ses représentants des erreurs méthodologiques de leur projet d'enquête. Cela a retardé la conclusion d'un accord et obligé de recourir à des solutions provisoires. Le point positif de ce dossier est la collaboration étroite entre les représentants des institutions universitaires du Nord et du Sud du pays. Le 31 janvier