COMPTE RENDU DE LA DU PROJET PADTICES-UEMOA/UNESCO

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1 COMPTE RENDU DE LA 1 ERE REUNION DE PARTENARIAT DU PROJET PADTICES-UEMOA/UNESCO mai 2013

2 1 La réunion s est tenue pendant toute la journée du mardi 28 mai 2013 et la demijournée du mercredi 29 mai 2013 dans les locaux du Bureau régional de l UNESCO Dakar. Elle devait initialement se tenir sur une seule journée mais par contrainte de temps, les participants ont pu faire preuve de disponibilité afin de la poursuivre le lendemain. Les points qui ont été abordés le 28 mai 2013 sont les suivants : 1. Discussion sur le document de projet 2. Discussion sur le cahier de charge révisé 3. Priorisation des activités à mettre en œuvre au 31 Décembre Point sur les infrastructures existantes et Identification des domaines de complémentarité 5. Discussion sur le document de projet 6. Discussion sur le document de projet Ceux abordés le mercredi 29 mai sont : 1. Concertation entre partenaires déployant le même type d action et recherche de convergence entre eux dans le cade du projet 2. Définition des cadres de partenariats avec les différentes organisations et institutions représentées 3. Initiation des documents de convention de partenariat avec les différents partenaires.

3 2 I. Discussion sur le document de projet La réunion a débuté le 28 mai à 9h05. La Directrice a tout d abord prononcé son mot de bienvenue et procédé ainsi à l ouverture des travaux. Tout de suite après les participants se sont présentés et le modérateur ainsi que trois rapporteurs ont été désignés. Modérateur : Emile Tanawa de l AUF/Paris Rapporteurs : - Youssouf Ouattara, coordonnateur du projet PADTICES, - Mohamed Bah, consultant du projet et enfin ; - Khadiatou Camara, stagiaire au bureau de l Unesco/secteur Communication et Information. Après la lecture et la validation de l agenda faite par le modérateur et les participants, Youssouf Ouattara a ensuite fait une présentation PowerPoint du document du projet afin qu il puisse être discuté par l Assemblée. Plusieurs remarques et recommandations ont été formulées à l endroit du projet PADTICES par les différents participants. Elles étaient essentiellement tournées vers les points suivants : Le travail en synergie : la nécessité de travailler en synergie et la nécessité de mettre en cohérence les activités du projet PADTICE avec les besoins du REESAO qui est le réseau constitué de tous les recteurs d Afrique de l Ouest parmi lesquelles figurent les universités concernées par ce projet. Ce réseau constitue de ce fait, un bon outil d ancrage et de soutien aux actions du projet. La mise en œuvre du projet : la procédure de mise en œuvre du projet doit tenir compte que les universités bénéficiaires sont classées en trois groupes distincts : (a) les universités dites très avancées et qui ont des stratégies TIC opérationnelles (mises en

4 3 œuvre) ; (b) les universités dites avancées qui ont une stratégie en matière de TIC et ; (c) les universités dites «case départ» qui n ont rien : pas de stratégie, pas de réalisation ni même de personnes ressources sur lesquelles il faut s appuyer pour le déploiement des infrastructures et des services TIC. Aussi, dans ce cas de figure, il faut se rendre à l évidence que les actions du projet dans chacune des universités seront à dimension variable pour répondre à leurs besoins réels. La phase pilote : la phase de déploiement actuel du projet ne devrait prendre en compte que huit (8) universités, soit une université par pays. Ce qui cadrerait avec la perspective d un cloud maîtrisé des services web à déployer dans le cadre du projet. Le cahier des charges : la version révisée du cahier de charge qui prendrait en compte les recommandations faites par les partenaires lors de la réunion de Ouagadougou n a pas intégrée dans la version du cahier des charges mise à disposition de la coordination du projet. Aussi, un bon nombre d incohérences subsistent toujours dans le cahier de charges existant. Priorisation des activités à mettre en œuvre au 31 Décembre 2013 : les participants se sont appuyés sur la proposition de planning des activités élaboré par Youssouf Ouattara pour discuter et faire le point sur la priorisation et modalités de mise en œuvre des activités. Des domaines de complémentarité ont été identifiés et les partenaires se sont concertés pour la constitution des pôles de structures concourant à l appui d une activité donnée. Suivant leurs particularités et efficacités dans la mise en œuvre d activités données, les institutions se sont proposées comme leader des différents groupes de partenariats constitués.

5 4 II. Constitution des pôles de partenaires, chacun selon son expertise en vue de l appui à la mise en œuvre des différentes activités du PADTICE Les différents pôles de partenaires consignés dans le tableau cidessous ont été constitués après discussion entre ceux-ci. Composante 1 : Développement des infrastructures virtuelles physiques des TIC Activités Team leader Groupes des structures responsables 1. Renforcement des WACREN AUF, UVA, CVA infrastructures réseaux 2. Bibliothèque numérique des universités de l espace UEMOA 3. Déploiement d un PGI de gestion de la scolarité 4. Appui au déploiement des portails des universités de l espace UEMOA EBAD AUF WACREN AUF, UNESCO (CI/KSD et Sciences), WACREN AUF, REESAO UVA, CAMES, 5. Institut virtuel d enseignement UVA EBAD, CVA, CI/KSD, PAES- UMOA, Universités Composante 3 : Renforcement des capacités par la formation Activités Team leader Groupes des structures responsables 1. Appui à la mise en place de centres de pédagogies universitaire dans les universités 2. Production des ressources éducatives libres 3. Renforcement des capacités en méthodologie de E- learning ; Information et alphabétisation Lancer un appel d offre UVA AUF EBAD, CI/KSD, CVA UNESCO (CI/KSD), UVA 4. Assurance Qualité CAMES WACREN, UVA,UNESCO/ ED 5. Appui à la Travail d expert (faire un professionnalisation appel d offre)

6 5 III. Initiation des documents de convention de partenariat avec les différents partenaires. Les documents ont été distribués aux différents partenaires et les fichiers électroniques envoyés par e- mail. Ceux-ci devront faire un premier remplissage et faire le retour à la coordination du projet pour sa finalisation. IV. Conclusion et recommandations: 1. Recommandations générales La mise en œuvre des activités décidées ainsi que les modalités de mise en œuvre permettront rapidement d atteindre les bénéficiaires et donner de la visibilité au projet. o Recommandations générales: (a) travailler avec le REESAO qui est le meilleur acteur à considérer en termes de synergie ; o Se mettre en rapport avec la coordination du REESAO afin d obtenir un créneau horaire lors de sa réunion prévue pour se tenir à Dakar les 27, 28, 29 pour rencontrer les recteurs des universités bénéficiaires et leur présenter le projet ainsi que des actions prioritaires à entreprendre en 2013 ; o Demander au Président du REESAO, d inclure dans les requêtes qu il fera aux Présidents et Recteurs des 8 universités pilotes pour la réunion de leur organisation, l envoi des design clairs et précis des infrastructures réseaux de leurs établissements ainsi que les besoins précis de leur mise à niveau ; o Un des premiers éléments à prendre en compte dans la mise du projet, est la diversité de l état de développement des infrastructures et services TIC que les universités bénéficiaires offrent à leurs communautés : l objectif global visé par le projet doit rester l appui au développement de toutes les universités afin que l intégration des services soient une réalité et permettant la mise en place

7 6 d un véritable espace de l enseignement supérieur et de la recherche, telle que visé par l UEMOA ; Compte tenu de l évolution des systèmes informatiques des différents pays et les potentialités offertes dans les différents pays en matière de connectivité, le cloud régional se construira autour des deux universités que sont l'université Cheikh Anta Diop de Dakar et l université Félix Houphouët Boigny de Côte d Ivoire ; o Inscrire dans la matrice des activités programmées en 2011 et 2012 par le bureau de l UNESCO à Bamako et qui ont bénéficié de l avis de non objection de l UEMOA, le planning d activités proposés par le coordonnateur du projet (Voir Annexe 1) ; o l'équipe de coordination devra faire un planning d activités qui se limitera à février 2014 et élaborer une matrice (cadre logique) de ce planning en y ajoutant une colonne pour les indicateurs d objectif ; o La coordination du projet devra envoyer à chaque team-leader des groupes de partenaires constitués autour des activités prioritaires à mettre en œuvre, le plan de rédaction des notes conceptuelles que chacun d eux devrait produire d ici le 03 juin 2013 ; o Les notes conceptuelles des activités pour lesquelles chaque team leader a décider d assumer la coordination de l appui à la mise eu œuvre devront être remises à la coordination du projet le 10 juin 2013 au plus tard ; o Renforcer la communication pour accroître la visibilité du projet et la meilleure compréhension du LMD ; o Signer des accords de partenariats avec les universités qui bien que bénéficiaires du projet, sont des partenaires. Cela permettra de les responsabiliser vis-à-vis du projet ; o Prendre les dispositions pour défendre une prolongation du temps de mise en œuvre de ce projet qui revêt une importance capitale pour les établissements d enseignement supérieur.

8 7 2. Recommandations relatives à l'obtention d un design clair et précis de l architecture réseau dans les universités. Pour l'obtention d'informations sur les réseaux nationaux des universités, mobiliser des experts nationaux sous contrats et sous la coordination du WACREN. Cependant, un comité se devrait de valider les dossiers des experts retenus ; Lancer un appel d offre pour la réalisation du niveau régional d interconnexion des universités et l identification des hubs ; Considérer le CAMES comme hub régional de l enseignement supérieur suivant l'esprit de l espace régional de l enseignement supérieur 3. Recommandations relatives à l amélioration des débits de connexion des universités Résoudre le problème de la bande passante dans les institutions d enseignement supérieur et de recherche de la sous-région. Construire un point d échange internet dans la région Afrique de l Ouest Faire des réseaux de l'enseignement supérieur et de recherche dans les différents pays des fournisseurs de services internet (Internet Services Provider, ISP) Le Directeur du bureau régional de l IUT à Dakar est chargé de faire un projet de document technique de plaidoyer en direction des Etats pour la mise en place d un point d échange internet pour l éducation dans la région Afrique de l Ouest et l octroi d autorisation aux réseaux nationaux d enseignement supérieur et de la recherche de devenir des ISP. 4. Recommandations relatives à la mise en place d une bibliothèque virtuelle Mise en place d'une bibliothèque au niveau régional ;

9 8 Soutenir chaque université à avoir sa bibliothèque numérique et son OPAC ; Soutenir la politique de dépôt numérique et appuyer l acquisition des outils de numérisation par les bibliothèques universitaires ; La bibliothèque régionale pourrait être une application qui va faire du moissonnage sur les OPAC des différentes bibliothèques numériques universitaires. En outre, cette bibliothèque fera les abonnements à des bases de données spécifiques ; Trouver un institut pour héberger la bibliothèque régionale et qui prendra en charge les coûts liés à maintenance. A ce titre, le CAMES est indiqué pour servir de points d ancrage de la bibliothèque numérique centrale de l UEMOA ; Faire intervenir l'auf et l EBAD dans la formation du personnel (bibliothécaires et archivistes) et dans la création de ressources universitaires. travailler sur la normalisation, le catalogage et la standardisation des bibliothèques universitaires ; Travailler avec l EBAD comme institut de formation en Afrique de l Ouest. 5. Recommandations relatives au déploiement de progiciel de gestion intégrée de la Scolarité (PGI) Les partenaires, les universités et PADTICES doivent avoir un consensus sur le PGI à déployer pour la mobilité des étudiants et la traçabilité des crédits ; Travailler pour le moment avec les solutions existantes dans les universités et qui ont déjà fait leur preuve ; Pour le PGI Coktail Scolarix: (a) avoir un comité technique des informaticiens et des pédagogues de l UEMOA qui vérifient que le code est libre, accessible et modifiable; (b) avoir des équipes de développement pour personnaliser la solution; (c) que PADTICES s assure que Coktail Scolari répond à toutes les conditions de sa mise en œuvre dans les pays de l UEMOA ; (d) accompagner une des huit universités pilotes qui s est déjà lancée dans l utilisation de

10 9 cette solution pour avoir des éléments de comparaison et tester les transferts de crédits en vue de la mobilité des étudiants et (e) capitaliser les informations déjà disponibles au niveau de l AUF et du WACREN sur le déploiement de ce progiciel ; Continuer la démarche d étude des autres PGI Open Source ; Trouver un outil qui permet de transférer des crédits le plus simple que possible. 6. Recommandations relatives à l appui au développement des portails des universités Que le CAMES soit l institution régionale fédéreratrice des portails des universités ; Avoir un portail au niveau de chaque pays ;. Faire une enquête sur l existence des portails des universités ; Vérifier l existence des sites des universités et les évaluer ; Trouver et proposer un cadre générique de portail et réunir les informaticiens des universités, les responsables de contenus pour définir les briques de base d'un portail universitaire type ; Aider les universités à mettre en place leur portail en se référant au cadre défini par les informaticiens et les responsables de contenu; Capitaliser sur le projet UVA-PAES qui travaille sur les sites web, intranets et extranets des universités. 7. Recommandations relatives à l institut virtuel S'appuyer sur le portefeuille de formations professionalisantes du projet PAES comme base des cours à mettre en ligne pour les besoins de formation ouverte et à distance ; la Directrice du bureau de l UNESCO à Dakar a mandaté Pr Hamadou Saliah-Hassane pour produire la note conceptuelle de développement de l institut virtuel à remettre le 29 mai Cependant, l UVA s étant proposé comme team leader de la mise en place de l institut virtuel, Pr Saliah-Hassane a demandé que Therrezinha Fernandes propose le draft de l institut virtuel et qu il se mettra à contribution pour enrichissement.

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12 11 Liste des participants : 1. Ann-Therese Ndong Jatta, Directrice de l UNESCO BREDA 2. Brigitte Parodi (AUF) 3. Emile Tanawa (AUF) 4. Hamadou Saliah-Hassane (AUF) 5. Alex Corenthin (UCAD) 6. Tienoman Kone (WACREN) 7. Mamadou Diarra (EBAD/UCAD) 8. Therrezinhha Fernades (UVA) 9. Ali Drissa Badel (UIT) 10. Mohamed Bah (UNESCO) 11. Babacar Gueye (UNESCO) 12. Jean-Pierre Ilboudo ( UNESCO) 13. Youssouf Ouattara ( UNESCO) 14. Khadiatou Camara (UNESCO) La presse 1. Aly Fall (Le Quotidien) 2. Ibrahima Balde (Sud Quotidien)

13 12 Annexe 1 : Agenda de la réunion de partenariat Réunion de partenariat mardi 28 mai 2013 Horaire Activité 8h30-8h40 Mot de bienvenue de la Directrice de l'unesco/breda et ouverture des travaux 8h40-8h50 Tour de table de présentation des participants 8h50-9h00 Désignation et installation du Modérateur et du rapporteur général des travaux 9h00-9h30 Discussions sur le document de projet 9h30-10h00 Discussions sur le cahier des charges révisé 10h00-10h30 Priorisation des activités à mettre en œuvre au 31 décembre h30-10h45 Pause-café 10h45-11H30 Point sur les infrastructures existantes et Identification des domaines de complémentarité 11h30-12h30 12h30-14h30 14h45-15h45 15h45-16h30 Concertation entre partenaires déployant le même type d'action et recherche de convergence entre eux dans le cadre du projet (infrastructures, gouvernance, système de cours en ligne, bibliothèques virtuelles, réseaux) Pause-déjeuner Définition des cadres de partenariats avec les différentes organisations et institutions représentées Initiation des documents de convention de partenariat avec les différents partenaires

14 13 Annexe 2 : Planning des activités Programme d activités validé par un ANO de l UEMOA le 3 mai 2012 Matrice des activités à mettre en œuvre de manière prioritaire afin de relancer le PADTICE Activités ayant reçu un ANO Volet Résultats attendus en 2012 Activités A.1.1. Trois réunions sont prévues (Paris en juin et R.1. Réunions de juillet et Dakar en Réunion des partenariats partenaires et septembre) et plusieurs formation des ateliers de formation des formateurs formateurs Déploiement des infrastructures virtuelles des TIC en octobre conformément aux recommandati ons du cahier des charges R.2.Logiciels libres et à code ouvert disponibles et fonctionnels Création de l institut virtuel d enseignement de l UEMOA A.2.1. Evaluation et sélection d un système d apprentissage électronique A.2.2. Assistance à l achat, l installation et la vérification du système d apprentissage électronique basé sur des logiciels libres et à code ouvert (FOSS) A.2.3. Formation à l utilisation des logiciels FOSS A.2.4. Politique de développement des ressources éducatives libres (REL) et d apprentissage en ligne A.2.5. Développement des structures pour l utilisation des REL Réunion avec les Recteurs d universités x Identification des politiques de e-learning existantes dans les établissements d enseignement supérieur Identification des parties prenantes clés à inclure dans l élaboration des activités de développement de e-learning Identification et déploiement d une plateforme de e-learning Formation des parties prenantes dans la mise en œuvre des 22 curriculas professionnalisants financés par l UEMOA Mise en place de l institut virtuel Evaluation des formations pilotes

15 14 Volet Résultats attendus en 2012 Activités A.2.1. Formation des enseignants sur l apprentissage Généralisation aux autres formations R.3. Réseaux de bibliothèques virtuelles et de dépôts numériques développés et accessibles aux utilisateurs des universités publiques et centres d excellence de l UEMOA électronique et les REL A.3.1. Evaluation des besoins et formulation des projets A.3.2. Politique et plaidoyer pour l accès ouvert à l information scientifique A.3.3. Développement de solutions de bibliothèques virtuelles en utilisant des applications FOSS A.3.4. Politique de «dépôts» numériques pour les mémoires, thèses et contenus scientifiques A.3.5. Formation des bibliothécaires à la gestion des bibliothèques virtuelles et des dépôts numériques A.3.6. Formation sur la gestion de l information et la culture numérique pour les enseignants ; les chercheurs et les étudiants A.3.7. Centre de documentation pour les chercheurs Accès aux textes intégraux des revues Conception du mode de politique générale des bibliothèques universitaires Inventaire des OPAC disponibles dans les BU Accompagnement sur le développement d un OPAC open source dans les BU Formation du staff des bibliothèques et du large public Développement et déploiement des politiques de dépôt numérique dans chaque université Acquisition de bans de numérisation par les BU Formation du staff des bibliothèques sur les dépôts numériques et renforcement des politiques de dépôts numériques Développement de la BU numérique centrale de l espace UEMOA R.4. Création d un A.4.1. Evaluation et Identification et évaluation des sites web des

16 15 Volet Résultats attendus en 2012 Activités portail pour formulation des besoins universités l enseignement supérieur ; des A.4.2. Développement du portail web de ressources de l enseignement supérieur y Développement et déploiement de guidelines formation sur compris des ressources de techniques et de contenus d un portail Web disponibles et l accessibilité du professionnels formation et formation des des formations des A.4.3. Solutions en ligne responsables des Mise en place d un portail générique pour les pour la gestion services universités académique informatiques, aux A.4.4. Solutions en ligne bibliothécaires et Formation et gestion des groupes techniques pour la gestion aux professionnels pour de chaque université administrative et financière de l information A.4.5. Formation des dispensées administrateurs et du personnel à l utilisation Intégration web des universités durable des systèmes des TIC Intégration des services du projet R.5. Effectivité d un système de transfert de crédits en ligne dans l espace UEMOA Déploiement d un PGI de la scolarité LMD dans les universités membres de l UEMOA R.6. Disponibilité d un système d information sur les opportunités de bourses de A.5.1. Pas d activités en 2012 A.6.1. Développement d une base de données électronique sur les opportunités des bourses et des formations Identification et analyse des PGI existant dans la région Identification des partenaires actifs dans le soutien au déploiement de PGI Scolarité LMD

17 16 Volet Résultats attendus en 2012 Activités recherche et des doctorales formations doctorales Atelier de consensus sur le PGI retenu Installation dans une université pilote Formation (ateliers de formation technique et ateliers de formation fonctionnelle) des acteurs de l université pilote Evaluation du dispositif pilote Généralisation Volet Résultats attendus en 2012 Activités R.7. Equipements A.7.1. Salles aménagées et matériels et équipements installés achetés et déployés avant fin septembre suite aux recommandations des cahiers de charge Renforcemen t des infrastructure s physiques des TIC dans les universités bénéficiaires R.8. Mise en place d un système adéquat de gestion des équipements et du matériel informatique dans chaque Université R.9. Mise en place de la Plateforme SaaS A.8.1. A.9.1. Connectivité au «backbone» A.9.2. Elaboration d un Renforcement des infrastructures réseaux des universités bénéficiaires en vue du déploiement des centres d accès et salles serveurs Achat et déploiement des équipements informatiques des universités

18 17 Volet Résultats attendus en 2012 Activités cahier de charges relatif à l acquisition et l installation d équipements et de matériels informatiques et des télécommunications ainsi que le déploiement d infrastructures physiques des TIC dans les institutions d enseignement supérieur A.9.3. Appels d offres et honoraires des consultants chargé de l évaluation des versions préliminaires et finales des cahiers des charges A.9.4. Mise en place d une équipe technique responsable de la gestion des services SaaS Aménageme nt des salles d'accès Ateliers de numérisation des thèses, d'édition des publications Renforcemen t des capacités R.10. Déploiement des équipements informatiques dans les 8 universités de 1 ère génération R.11. Aménagement d un espace approprié et numérisation des contenus R.12. Finalisation des guides : Traduction et adaptation des modules A A Contrat à signer avec le CAMES A Elaboration d un guide pédagogique pour promouvoir l efficacité de l enseignement supérieur et de l apprentissage dans le contexte du LMD / Atelier de validation (prévu début juillet à Dakar)

19 18 Volet Résultats attendus en 2012 Activités A Publication des guides (au début du mois de septembre) A Huit ateliers nationaux des formateurs sur le renforcement des capacités en pédagogie universitaire A Atelier sous régional de formation des formateurs R.13. Améliorer la qualité de la recherche R.14. Renforcer les partenariats et les synergies entre le projet et les initiatives en cours R.15. Renforcer l engagement des responsables des universités dans la mise en œuvre du LMD A Inscription de 8 universités et 8 centres d excellence aux réseaux de recherche A Inscription d'une université par pays membre au réseau africain d'institutions scientifiques et technologiques (RAIST) A Participation du projet à la 5 ème conférence internationale sur l'assurance qualité en Afrique et à l'atelier de renforcement des capacités A Atelier d experts sur la coopération régionale dans l enseignement supérieur A Présentation au cours de conférences des Recteurs aux niveaux sous-régional et national et animation de forums virtuels de discussion

20 19 Volet Résultats attendus en 2012 Activités A Publication/diffusion des informations sur le projet à R.16. Renforcer la travers des conférences visibilité du projet de presse, des journaux, radio et TV et des supports électroniques Suivi et pilotage R.17. Recrutement des membres de l'ugp R.18. Organisation de la 1 ère réunion du Comité de pilotage A Finalisation du processus de recrutement A Tenue de la 1 ère réunion du Comité de pilotage Recrutement de l assistant IT et de l assistant comptable du projet Organisation de la 1ère réunion du comité de pilotage Nouvelle s activités proposé es avant l échéan ce de la Conventi on Volet Résultats attendus en 2012 Activités Appui à la mise en place de centres de pédagogie universitaire Renforcement des capacités en méthodologie de e-learning Information et alphabétisation numérique Renforcemen t des capacités pédagogique s Renforcemen t des capacités technique informatique des universités Renforcemen t des capacités en Formation en méthodologie de production de REL Renforcement des capacités techniques des universités dans la maîtrise des techniques de cloud computing Construction d un référentiel de développement des systèmes d information des universités Assurance qualité dans le montage des offres de formation LMD Assurance qualité dans le montage et la

21 20 Volet Résultats attendus en 2012 Activités Assurance qualité délivrance des offres de formation ouvertes et à distance Appui à la Identification et analyse des politiques de professionnal isation dans les professionnalisation de l enseignement supérieur dans les universités Développement d une UE transversale pour la universités formation des étudiants en entrepreneuriat Organisation d un atelier de consensus sur l UE de formation produite