Décompte électronique de la TVA Guide d utilisation

Transcription

1 Département fédéral des finances DFF Administration fédérale des contributions AFC Service de cyberadministration Portail de cyberadministration AFC SuisseTax Décompte électronique de la TVA Bienvenue dans le portail de cyberadministration AFC SuisseTax! Grâce au présent guide d utilisation, l application TVA du portail de cyberadministration AFC SuisseTax n aura plus de secrets pour vous. Si vous avez besoin de plus amples renseignements ou souhaitez faire une remarque, n hésitez pas à vous adresser à l équipe du centre de services de la cyberadministration. Edition du Administration fédérale des contributions AFC Service de cyberadministration Schwarztorstrasse Berne Tél.: +41 (0)

2 Table des matières 1. Introduction Procuration pour transmettre électroniquement le décompte de la TVA d un assujetti Compte d utilisateur Création d un compte d utilisateur Ouvrir une session Traitement du profil d utilisateur personnel Changement de la langue Fermeture du système Administration des droits d utilisateur et des procurations Demande de procuration (par la voie postale) Administration des droits par le superutilisateur Accepter des invitations Quitter la déclaration électronique Accomplissement d opérations Aperçu des opérations concernant la TVA Prolongation des délais Remplir, préparer et transmettre le décompte Remplir, valider ou transmettre le décompte rectificatif Remplir, valider ou transmettre la concordance annuelle Edition du page 2 de 20

3 Liste des illustrations Illustration 1 Enregistrement de l utilisateur... 6 Illustration 2 Accès au système... 7 Illustration 3 Messages d erreur en cas d échec d une tentative d accès... 8 Illustration 4 Accès à l administration du profil d utilisateur... 8 Illustration 5 Administration du profil d utilisateur... 9 Illustration 6 Fermeture du système Illustration 7 Demander une nouvelle procuration (accès) Illustration 8 Demander une nouvelle procuration (recherche d une entreprise) Illustration 9 Gestion des utilisateurs (aperçu) Illustration 10 Invitation d utilisateurs par le superutilisateur Illustration 11 Affichage des invitations en attente dans l aperçu des opérations Illustration 12 Accepter ou refuser une invitation Illustration 13 Aperçu des opérations Illustration 14 Demande de prolongation d un délai Illustration 15 Confirmation de la prolongation d un délai Illustration 16 Afficher un décompte Illustration 17 Remplir le décompte Illustration 18 Valider ou transmettre un décompte Illustration 19 Confirmation de la transmission du décompte Illustration 20 Appeler à l écran un décompte rectificatif (1) Illustration 21 Appeler à l écran un décompte rectificatif (2) Illustration 22 Appeler à l écran la concordance annuelle Edition du page 3 de 20

4 1. Introduction Notre but est de simplifier autant que faire se peut la transmission du décompte de la TVA. La méthode la plus facile est notre portail électronique AFC SuisseTax TVA, qui contient les fonctions suivantes: Transmission électronique des décomptes de la TVA et des décomptes rectificatifs; Transmission en ligne de la concordance annuelle; Prolongation en ligne des délais concernant la TVA; Aperçu des affaires traitées, notamment des décomptes de la TVA transmis par la voie électronique (en cours ou traités); Gestion électronique des utilisateurs. La page d accueil du portail AFC SuisseTax se trouve sur le site Web de l AFC, à l adresse suivante: Edition du page 4 de 20

5 2. Procuration pour transmettre électroniquement le décompte de la TVA d un assujetti Pour des raisons de protection des données, il est impératif d être en possession d une procuration pour utiliser AFC SuisseTax pour le compte d une entreprise assujettie, que ce soit pour transmettre le décompte ou pour effectuer d autres transactions. Pour demander une procuration, on distinguera entre deux cas: 1. L entreprise concernée n utilise pas encore AFC SuisseTax, mais souhaite transmettre ses déclarations par la voie électronique: o o o o Ouvrez une session (voir ch. 3.2) ou, si vous n avez pas encore de compte d utilisateur, créez votre compte (fonction «Enregistrer un utilisateur» sur la page d accueil, voir ch. 3.1). Pour des raisons de protection des données, il est nécessaire, avant la première utilisation d AFC SuisseTax, de demander pour chaque entreprise (personne assujettie) une autorisation au titulaire du droit de signature concerné. Cette étape est également impérative pour les entreprises individuelles, parce que le lien entre la personne physique (l utilisateur d AFC SuisseTax) et l entreprise individuelle doit être établi. Si vous vous acquittez de plusieurs mandats (par ex. en qualité de fiduciaire), vous pouvez acquérir les procurations nécessaires par votre (unique) compte d utilisateur. o Une fois que vous aurez activé la procuration (en cliquant sur l onglet «Activation», voir ch. 4.1), l AFC enverra le formulaire relatif à la procuration par courrier postal au siège de l entreprise concernée en se basant sur les données du registre IDE (pour les entreprises étrangères, elle l enverra au représentant fiscal de l entreprise en Suisse). o La procuration signée doit être retournée à l AFC. Nous contrôlerons et traiterons le mandat dans les meilleurs délais. Dès que la procuration sera activée, nous vous informerons par message électronique. 2. L entreprise concernée utilise déjà AFC SuisseTax et transmet ses déclarations de la TVA par la voie électronique: o o o Dans ce cas, l entreprise a déjà nommé un superutilisateur pour AFC SuisseTax. Celui-ci peut «inviter» électroniquement de nouveaux utilisateurs pour l entreprise concernée (voir ch. 4.2). Veuillez donc vous adresser directement à ce superutilisateur afin qu il vous envoie une invitation. C est la méthode la plus rapide et la plus simple pour gérer électroniquement les opérations concernant la TVA pour le compte de l entreprise. Dès que vous aurez reçu l invitation du superutilisateur, elle apparaîtra dans le menu «Invitations en attente». Si cela n est pas possible (par ex. parce que le superutilisateur a quitté l entreprise), il faut demander une procuration pour un nouveau superutilisateur par courrier postal, ce qui prendra un peu plus de temps. Dans ce cas, veuillez procéder selon le point 1 ci-dessus. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet au chapitre 4. Edition du page 5 de 20

6 3. Compte d utilisateur Pour toute opération, l utilisatseur d AFC SuisseTax doit être titulaire d un compte d utilisateur. 3.1 Création d un compte d utilisateur Si vous ne possédez pas encore de compte d utilisateur (seul un compte est admis pour chaque adresse électronique), veuillez procéder comme suit: Ouvrez le lien: Cliquer sur le champ «Enregistrer un utilisateur» puis suivez les instructions. Conseil: Le système propose une identité d utilisateur (ID de l utilisateur). Si vous souhaitez une autre ID, vous pouvez modifier celle qui vous a été proposée. Veuillez noter que la modification ne peut être effectuée que pendant la procédure d enregistrement. A l issue de cette procédure, il n est plus possible de changer l ID de l utilisateur. Illustration 1 Enregistrement de l utilisateur Edition du page 6 de 20

7 3.2 Ouvrir une session Si vous possédez déjà un compte d utilisateur AFC SuisseTax, vous pouvez y accéder en suivant le lien Vous possédez déjà un compte d utilisateur mais avez oublié votre ID d utilisateur ou votre mot de passe? Dans ce cas, les fonctions «Mot de passe oublié ou accès bloqué?» et «Oublié votre ID d utilisateur?». Illustration 2 Accès au système Edition du page 7 de 20

8 Après l introduction de l ID d utilisateur et du mot de passe, il peut arriver qu un message d erreur s affiche et qu AFC SuisseTax ne s ouvre pas. Illustration 3 Messages d erreur en cas d échec d une tentative d accès Dans ces cas, veuillez procéder comme suit: 1. Fermez toutes les fenêtres du navigateur. 2. Redémarrez le navigateur. 3. Effacez l historique de navigation et le cache. 4. Faites une nouvelle tentative d accès ( 3.3 Traitement du profil d utilisateur personnel Vous pouvez modifier en tout temps vos données personnelles telles que votre nom, votre prénom, votre numéro de téléphone, votre adresse de messagerie ainsi que le mot de passe. A cet effet, cliquez sur la fonction correspondante sur le bord supérieur droit de votre écran. Du fait d une restriction, l ID de l utilisateur ne peut pas être modifiée. Illustration 4 Accès à l administration du profil d utilisateur Edition du page 8 de 20

9 Illustration 5 Administration du profil d utilisateur 3.4 Changement de la langue Lors de l accès au programme, le système détermine la langue en fonction de la langue configurée dans le navigateur. Si vous souhaitez modifier la langue en cours d utilisation, vous pouvez le faire en cliquant sur le symbole correspondant qui se trouve sur le bord supérieur droit de votre écran. En ce qui concerne le choix de la langue, veuillez noter ce qui suit: Courriels: Les messages générés par la plateforme AFC SuisseTax le sont dans la langue définie dans le profil d utilisateur. Si nécessaire, cette langue peut être modifiée (voir ch. 3.3). PDF des décomptes, des décomptes rectificatifs et des concordances annuelles: La langue utilisée dans ce contexte dépend de la langue spécifiée dans le registre IDE pour l entreprise concernée ( Edition du page 9 de 20

10 3.5 Fermeture du système Lorsque vous avez terminé votre travail dans AFC SuisseTax, vous pouvez fermer le programme en cliquant sur le symbole correspondant sur le bord supérieur droit de votre écran. Illustration 6 Fermeture du système Edition du page 10 de 20

11 4. Administration des droits d utilisateur et des procurations 4.1 Demande de procuration (par la voie postale) Pour des raisons de protection des données, il est nécessaire, avant la première utilisation d AFC SuisseTax, de demander pour chaque entreprise (personne assujettie) une autorisation au titulaire du droit de signature concerné. Une fois que vous aurez activé la procuration (en cliquant sur l onglet «Activation»), l AFC enverra le formulaire relatif à la procuration par courrier postal au siège de l entreprise concernée en se basant sur les données du registre IDE (pour les entreprises étrangères, elle l enverra au représentant fiscal de l entreprise en Suisse). La procuration signée doit être retournée à l AFC. Nous contrôlerons et traiterons le mandat dans les meilleurs délais. Dès que la procuration sera activée, nous vous informerons par message électronique. Dans certains cas, les entreprises qui utilisent déjà AFC SuisseTax doivent également demander une procuration par la voie postale (par ex. parce que le superutilisateur a quitté l entreprise et, de ce fait, il est nécessaire d activer un nouveau superutilisateur). Illustration 7 Demander une nouvelle procuration (accès) Illustration 8 Demander une nouvelle procuration (recherche d une entreprise) Edition du page 11 de 20

12 4.2 Administration des droits par le superutilisateur Afin d être habilité à gérer des utilisateurs (créer, modifier ou radier un compte), vous devez disposer des droits de gestion («Gérer des utilisateurs», rôle du superutilisateur). Afin d accéder aux menus de gestion des utilisateurs, vous devez sélectionner la fonction requise dans le menu de navigation vertical. Pour couvrir les besoins spécifiques aux partenaires fiscaux, le portail AFC SuisseTax permet de gérer les types d autorisation suivant: Remplir: l utilisateur peut remplir le décompte de la TVA, mais pas le transmettre électroniquement Le superutilisateur attribue toujours ce rôle par la voie électronique. Transmettre: l utilisateur peut remplir le décompte de la TVA et le transmettre par la voie électronique. Il peut en outre transmettre électroniquement les décomptes remplis par des tiers (utilisateurs chargés de remplir le décompte) Le superutilisateur attribue toujours ce rôle par la voie électronique. Gérer les utilisateurs: L utilisateur possède les mêmes droits que l utilisateur habilité à transmettre les décomptes et s occupe en outre de la gestion des utilisateurs (établir, muter ou radier des droits d utilisateur) Ce rôle est soit activé électroniquement par un superutilisateur, soit attribué par la voie postale par la fonction «Activation» (voir chapitre 4.1). En qualité de superutilisateur, vous pouvez «inviter» d autres utilisateurs à exécuter des opérations dans AFC SuisseTax pour le compte d un assujetti (entreprise). L adresse de messagerie constitue le critère d attribution déterminant. Assurez-vous donc d avoir indiqué correctement votre adresse électronique. Illustration 9 Gestion des utilisateurs (aperçu) Edition du page 12 de 20

13 Illustration 10 Invitation d utilisateurs par le superutilisateur Edition du page 13 de 20

14 4.3 Accepter des invitations Lorsqu un superutilisateur invite un autre utilisateur à effectuer une opération pour le compte d une personne assujettie à la TVA, la procuration n est activée que lorsqu elle a été acceptée par la personne invitée. Illustration 11 Affichage des invitations en attente dans l aperçu des opérations Illustration 12 Accepter ou refuser une invitation 4.4 Quitter la déclaration électronique Si un assujetti souhaite cesser d utiliser AFC SuisseTax pour revenir à la déclaration à l ancienne (formulaires en papier), il est impératif d envoyer une résiliation écrite, par la voie postale, à l adresse suivante: Administration fédérale des contributions Service de cyberadministration Schwarztorstrasse Berne Edition du page 14 de 20

15 5. Accomplissement d opérations 5.1 Aperçu des opérations concernant la TVA Dans l aperçu des opérations concernant la TVA, on trouve les décomptes en cours de traitement ou liquidés qui ont été transmis par le portail AFC SuisseTax. Suivant le statut de l opération concernée, vous avez la possibilité de sélectionner les options ou actions correspondantes. Les nouvelles périodes de décompte sont annoncées par message électronique. Le courriel est envoyé le 1 er jour suivant la fin de la période décompte (exemple: période de décompte 1 er trimestre, du 1 er janvier au 31 mars envoi du message électronique le 1 er avril). Illustration 13 Aperçu des opérations Edition du page 15 de 20

16 5.2 Prolongation des délais Pour les décomptes en cours, il est possible, suivant la situation des échéances, de générer automatiquement une prolongation des délais. A cet effet, cliquez sur la fonction correspondante dans l aperçu des opérations puis confirmez la prolongation des délais dans le champ prévu à cet effet. Illustration 14 Demande de prolongation d un délai Illustration 15 Confirmation de la prolongation d un délai Edition du page 16 de 20

17 5.3 Remplir, préparer et transmettre le décompte Choisissez l assujetti concerné ainsi que la fonction correspondante dans l aperçu des opérations. Illustration 16 Afficher un décompte Introduisez les données relatives au décompte. Les formulaires 1050, 1055 et la feuille de calcul du taux forfaitaire moyen sont également disponibles, afin de faciliter l établissement du décompte des assujettis qui appliquent la méthode des taux de la dette fiscale nette ou celle des taux forfaitaires. Illustration 17 Remplir le décompte Edition du page 17 de 20

18 Vérifiez les données du décompte en affichant l aperçu du décompte en mode PDF. Mettez ensuite le décompte à disposition des utilisateurs habilités à transmettre les décomptes pour le compte de l entreprise concernée afin qu ils puissent l envoyer (ce qui générera un courriel automatique) ou envoyez vous-même le décompte. En fonction de ce que vous souhaitez faire, cliquez sur «Transmettre» ou sur «Valider» ; pour transmettre un décompte, vous devez disposer des droits correspondants. Illustration 18 Valider ou transmettre un décompte Edition du page 18 de 20

19 Illustration 19 Confirmation de la transmission du décompte 5.4 Remplir, valider ou transmettre le décompte rectificatif Afin d exécuter les opérations décrites ci-après, vous devez appeler à l écran un décompte ou un décompte rectificatif qui a déjà été déposé. A cet effet, cliquer sur la fonction correspondante dans l aperçu des opérations. Veuillez noter qu il n est pas possible de corriger une concordance annuelle (correction d erreurs dans le décompte au sens de l art. 72 LTVA). Illustration 20 Appeler à l écran un décompte rectificatif (1) Edition du page 19 de 20

20 Illustration 21 Appeler à l écran un décompte rectificatif (2) Les étapes suivantes correspondent à celles d un décompte ordinaire (cf. ch. 5.3). 5.5 Remplir, valider ou transmettre la concordance annuelle Pour établir une concordance annuelle (correction d erreurs dans le décompte au sens de l art. 72 LTVA), veuillez cliquer sur «Transmettre la concordance annuelle» dans le menu de navigation vertical. Illustration 22 Appeler à l écran la concordance annuelle Les étapes suivantes correspondent à celles d un décompte ordinaire (cf. ch. 5.3). Edition du page 20 de 20