PROTOCOLE D ECHANGE STANDARD 7 étapes pour passer au P.E.S.

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1 PROTOCOLE D ECHANGE STANDARD 7 étapes pour passer au P.E.S. Etape 1 Demander votre lettre de cadrage à votre trésorier Etape 2 Compléter et retourner votre lettre de cadrage. C est le préalable nécessaire à l ouverture de PESOS (Plateforme de dépôt pour vos flux tests) Etape 3 Effectuer les paramétrages nécessaires dans votre logiciel e.gestion financière : cf. site du centre de gestion, onglet Offre de prestations à la carte/accompagnement au PESV2, document "Passage Pes e-gestion financière" Etape 4 Mise aux normes des tiers Etape 5 Réaliser et déposer les flux tests demandés sur la note de cadrage (25 au maximum sur le budget principal et 1 sur les budgets annexes devrait suffire) Etape 6 Demander l'évaluation des tests déposés sur PESOS à votre trésorier Etape 7 Après obtention de votre validation, mettre en place la gestion et l interprétation des acquittements HELIOS (PES ACQUITS)

2 Etape 4 : Mise aux normes des tiers Cf. brochure générale sur le site du centre de gestion onglet Offre de prestations à la carte/accompagnement au PESV2, document "Passage PES e-gestion financière" de la page 3 à 9 1) Supprimer les tiers sans écriture 2) Séparer les personnes morales des personnes physiques et Fusionner les tiers redondants Catégorie tiers personne physique (01) personne physique (01) SIREN+NIC CIVILITE NOM PRENOM NATURE JURIDIQUE Obligatoire Obligatoire Obligatoire (01 - Particulier) Obligatoire Obligatoire Obligatoire Obligatoire (02 - Artisan, commerçant, agriculteurs, activité libérale) personne morale (50) Obligatoire Obligatoire (03 Société, etc.) Personne morale (50) Obligatoire Inscrite au RCS Obligatoire (06 Association) 3) Rendre inactifs les tiers non utilisés depuis un certains... temps 4) Correction des tiers existants (civilités, Prénoms, Adresses, SIRET, RIB, nature juridique)

3 Etape 5 : Réaliser et déposer les flux tests demandés sur la note de cadrage Au maximum sur le budget principal et 1 sur les budgets annexes devrait suffire) 1) Saisie des écritures dans l ordre du document «points de vigilance» afin de ne pas oublier de tests. Bien vérifier que la saisie concorde avec les points encadrés 2) Dans le menu ordonnancement, générer le flux selon le Protocole d Echange Standard au lieu d Indigo (cf. pages 17 à 21 brochure générale). 3) Une fois le flux généré, le déposer en le renommant en reprenant l intitulé présent dans la colonne «Flux test à déposer par l ordonnateur» (cf. tableau points de vigilance ci-dessous) afin que le trésorier sache ce que l on souhaitait tester sur le flux déposé sur PESOS (cf. page 22). Note : Chaque type de test ne doit être déposé qu une seule fois (un seul dépôt de titre ordinaire, un seul P503, etc.). Lors du premier dépôt, ne déposer qu un seul flux et demander l évaluation. Cela permettra de vérifier que tous les paramétrages faits dans votre logiciels et ceux faits par la trésorerie dans PESOS concordent. S il est ok (retour en noir), vous pouvez ensuite déposer tous les flux d un coup, et demander ensuite l évaluation. 4) Dé-numérotation des bordereaux (mandats ou titres) créés pour les tests (Menu Exécution développé, opérations exceptionnelles, dé-numérotation) 5) Dans menu exécution Mandat ou Titres, suppression des écritures non numérotées Note : Après l évaluation, si le flux revient en noir, aucune correction n est nécessaire. S il est rouge, vérifier le rapport d analyse (cf. page 23), corriger le problème dans e.gestion financière et redéposer le flux sur PESOS Etape 6 : Demander l évaluation des tests déposés sur PESOS à votre trésorier Etape 7 : Après obtention de votre validation, mettre en place la gestion et l interprétation des acquittements HELIOS (PES ACQUITS) Ecrivez-nous: magnus@cdg22.fr En précisant : -vos coordonnées (nom, téléphone) -vos horaires d ouverture -votre date de passage au PES

4 Recette Indiquer un code produit sur chaque ligne (ex cantine enfant code produit 83 / associé à l imputation 7067). Ne jamais utiliser le code 300 (divers) Titre Ordinaire Vérifier la qualité de saisie du tiers (à faire sur chaque flux, si vous n avez pas au préalable travaillé votre fichier tiers) Indiquer la référence de la pièce annulée : dans la case objet (s auto-renseigne). Titre Correctif (annulation / réduction) sur exercice courant Dans le titre, sur l onglet historique, les références de la pièce annulée figureront et seront véhiculées sur des champs particuliers dans le flux PES

5 Recette Indiquer la référence de la pièce annulée : Aller sur onglet historique de la création du titre pour indiquer les références du mandat annulé Titre Correctif sur exercices antérieurs (compte 773) Cocher P503 + mettre la référence d encaissement en trésorerie + code produit sur chaque titre Titre Emis Après Encaissement Fonctionnement ou Investissement (P503)

6 Recette Cocher P503 + mettre la référence d encaissement en trésorerie + référence régie (code différent selon régie, ex photocopie, cantine ) Rappel : le régisseur fait dans un premier temps l objet d un versement en trésorerie (pas de titre en même temps que le dépôt). Puis la trésorerie doit vous transmettre «la liste des recettes à régulariser» qui indique les numéros de pièce d encaissement à rappeler lors de l ordonnancement (comme P503). On doit faire un titre ou une ligne de titre par n de pièce d encaissement Pour le tiers, privilégier une saisie en personne morale avec nature, SIRET et coordonnées de la commune Titre Régie après encaissement Cocher titre récapitulatif et renseigner le n rôle (ormc) Mettre un code produit identique au code recette porté sur le rôle (Ex GA1 pour garderie associé au code produit national 87). Titre Récap avec rôle (titre global) Si votre logiciel de facturation n est pas en capacité de fournir un fichier ORMC pour permettre le prélèvement automatique, il faudra dans votre logiciel e.gestion financière générer des PES Titres (interroger le Centre de Gestion si tel était le cas)

7 Recette Créer l emprunt par le module complémentaire emprunt : Bloc Modules Complémentaires / option Emprunts / Bouton Fiche, en création. Renseigner: Le code (exemple Année + N ordre dans l année) La désignation de l emprunt Le budget auquel on rattache l emprunt Le montant du contrat Titre Emprunt émis après encaissement (à joindre en PJ : contrat + tableau amortissement) A vérifier sur anciens emprunts Ne pas mettre de RIB Renseigner : le prêteur (parmi les tiers de e.gestion financière). Le type de prêteur (annexes budgétaires). Prélèvement automatique éventuellement. Le N de contrat pour les annexes et le mandatement. La date de signature du contrat. Ne pas générer le titre à la fin de l assistant mais aller le saisir manuellement (Exécution, option titre). Code produit 308

8 Dépense Mandat Ordinaire Vérifier la qualité de saisie du tiers Indiquer la référence de la pièce annulée : dans la case objet (s auto-renseigne). Dans le mandat, sur l onglet historique, les références de la pièce annulée figureront et seront véhiculées sur des champs particuliers dans le flux PES Mandat Correctif (annulation / réduction) sur exercice courant Indiquer la référence de la pièce annulée : Aller sur onglet historique de la création du mandat pour indiquer les références du titre annulé Mandat Correctif sur exercices antérieurs (compte 673)

9 Dépense Pour un mandat débit d office (émis après paiement, ex EDF) : cocher Débit d office et mettre la référence de la trésorerie. Mandat Emis Après Paiement Fonctionnement ou Investissement Pour un mandat avec régie d avance (espèces pour assurer des règlements) : cocher Débit d office et mettre la référence de la trésorerie + mettre le n de régie. Mandat Régie Pour un mandat avec admission en non-valeur au compte 6541 (code nature admission en non-valeur automatiquement indiqué) : Cocher débit d office + mettre référence de la trésorerie présente sur liste d admission en non-valeur. Mandat Admission en non valeur (compte 6541) A différencier de la créance éteinte mandatée au 6542 avec code nature ordinaire.

10 Dépense Mandat Paye (Collectif) et fichier dématérialisé de la paie en pièce justificative Attention aux modes de règlements des tiers récurrents paye (à paramétrer dans le logiciel paie selon fiche «tiers récurrents PES paye») Pour les mandats indemnités élus et retenue à la source au chapitre 65 : cocher Eligible au Délai global de paiement et noter une date Le fichier dématérialisé issue du logiciel de paie est à associer en tant que pièce justificative lors de la session d interface paie/compta au mandat salaires.

11 Dépense Pour un mandat échéance d emprunt au 1641, la colonne Activité doit être renseignée. Cela se fait automatiquement dès lors que le mandat est généré depuis le bloc Modules Complémentaires / option Génération des échéances d emprunt. La référence trésorerie se saisit sur l écran 6. Si la trésorerie vous donne 2 références trésorerie (à renseigner à l étape 6) pour 1 même emprunt (1 pour échéance et 1 pour intérêts), venir à l étape 1, cocher la case 1 seule section par liquidation Mandat Emprunt après paiement A noter : il est possible qu un ou plusieurs des N de contrat d emprunt qui passent maintenant sur le PES soient trop longs. Si c est le cas, il faudrait le corriger côté Bloc Modules Complémentaires, option Emprunts (ne doit pas dépasser 24 caractères). Puis sur mandat en rattrapage détacher / attacher modèle avec le nouveau n

12 Dépense Pour un marché, saisir le n (année sur 4 chiffres + 10 caractères + 2 chiffres 00, 01 (non visibles) ; à l envoi du flux s ajoute le SIRET + 3 caractères) Si une seule ligne comptable de saisie : aller dans case marché public et sélectionner le marché concerné. Si non créé, double cliquer sur fiche bleue Marché public pour le faire. Mandat Marché Pour les marchés penser à renommer les pièces justificatives (Acte d engagement, CCAP ) dans le répertoire \\serveur\pj\collectivité\dépenses avant l intégration dans logiciel comptable Si plusieurs lignes comptables de saisies, toutes avec le même numéro de marché, aller sur onglet Détail pour affecter un marché commun à toutes les lignes. Si avenant au marché : double cliquer sur étiquette bleue Marché ; rentrer dans le marché concerné et sur onglet Avenants le créer (2 chiffres s ajouteront au n initial).

13 Dépense Rappel création d un marché : Bloc Organisation développé / cadre Imputations / option Marchés / Bouton Fiche, en création Le numéro sur 10 caractères peut être alpha-numérique Mandat Marché (suite)

14 Dépense Pour un mandat d inventaire (classe 2) : la colonne n Inventaire doit être renseignée. Mandat d inventaire (lors de l acquisition) La case Création de bien s ouvre automatiquement dès la saisie d un compte de classe 2 N inventaire: N essentiel dans l échange avec le trésorier. Nomenclature libre à définir avec méthode, limité à 25 caractères

15 Autres cas Affectation du résultat : Titre d'ordre Mixte au compte 1068 Suivre l assistant dans le Bloc Exécution développé / cadre Opérations de fin d année / option de Fin d année, menu Résultat et arrêté de compte de fin d année Il faut ensuite retourner dans Exécution / Titres, critères «non numérotés» et rentrer sur le titre au 1068 pour rajouter le code produit 305 Le code nature de ce titre est «pour ordre» Suivre l assistant dans le Bloc Modules Complémentaires / option génération des annuités d immobilisation Rajouter le code produit 305 pour les titres Amortissement - Titre d'ordre Pour l ordonnacement : il faut dans un premier temps ordonnancer les mandats seuls puis après confirmation de votre comptable ordonnancer les titres. En effet, un problème de logiciel en trésorerie empêche le comptable de tout prendre en compte en même temps. Cession : Titre de cession ICNE Suivre l assistant dans le Bloc Exécution / option Ecritures spécifiques / modèle Immobilisations / cessions Rajouter le code produit 103 Si la collectivité est à jour de ses immobilisations, aller sur le bien pour le sortir : Bloc Modules Complémentaires, option Immobilisations. Surligner le bien, bouton Opérations, option Sortir le bien Suivre l assistant dans le Bloc Modules Complémentaire développé / cadre Emprunts/ option Génération des ICNE Le code nature est «à rattacher»

16 PJ PJ référencée dans un flux Cf. brochure générale page 35 à 38. PJ référencée dans un flux utilisé pour plusieurs pièces comptables Seule la référence de la pièce justificative est transmise pour les mandats ou titres suivants Exemple : cas d un mandat pour lequel le trésorier demande une PJ supplémentaire. Scanner la pièce. L intégrer : Bloc Exécution, option Pièces Justificatives, Bouton intégrer les pièces en attente Rentrer sur la pièce justificative, onglet Références comptables et saisir les références du mandat ou titre auxquelles se rapporte la pièce justificative. PJ autonome Enregistrer. Fermer. Cela a pour effet de liquider la pièce justificative. Sélectionner le budget sur lequel la pièce vient d être liquidée. Puis aller sur le bouton Opérations, Transfert, Générer le fichier de liaison.