Formations adaptées à vos besoins! Optimisez l utilisation de vos logiciels et gagnez en productivité.

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1 adaptées à vos besoins! Optimisez l utilisation de vos logiciels et gagnez en productivité.

2 Formations web Ces formations vous permettront de mieux maîtriser les fonctionnalités de votre logiciel et d augmenter votre productivité. Elles s adressent aux utilisateurs actuels ayant déjà une connaissance de base du logiciel. Formations de groupe Ces formations vous permettront de mieux connaître les fonctionnalités de votre logiciel, d optimiser la gestion de vos opérations et ainsi d augmenter votre productivité. Elles s adressent aux employés et utilisateurs actuels désirant revoir certaines notions et améliorer leur utilisation du logiciel. Coûts : 88$ / 1 heure 110$ / 1.5 heure 130$ / 2 heures 150$ / 2.5 heures 170$ / 3 heures (Prix par ville)* Coût : 335$ incluant le dîner (Prix par personne)* Ces formations sont disponibles aux municipalités ayant effectué la mise à jour UniCité. Préparation budgétaire Formation de base Optimiser l utilisation du module Préparation budgétaire. Création et/ou adaptation des paramètres : Budget (création/copie); Centres de responsabilité; Feuille sommaire; Feuille détaillée; Saisie de données; Paramètres d impression. 21 août 9 h - 11 h Formations privées Ces formations sont pratiques et spécifiques à vos besoins. Elles sont offertes à vos bureaux ou via le Web, avec un formateur qualifié et compétent. Optez pour nos formations privées pour un apprentissage à votre rythme. Formations personnalisées La formation désirée ne se retrouve pas dans notre offre? Faites-nous en la demande. Ces formations sont pratiques et spécifiques à vos besoins. Elles sont offertes à vos bureaux ou via le Web, avec un formateur qualifié et compétent. Information : Info-UniCite@acceo.com Inscription : PortailUniCite.com, sous l onglet Formations /Groupe Nos formations sont accréditées par Emploi-Québec. Coût : 135$ / heure Coût : 135$ / heure * ACCEO Solutions se réserve le droit d annuler une formation si le minimum requis n est pas atteint. Une annulation doit être faite au moins 2 jours ouvrables avant la date de la formation sinon 100 % des frais vous seront facturés. Préparation budgétaire Formation avancée Optimiser l utilisation du module Préparation budgétaire Nouvelles fonctionnalités Création et/ou adaptation de : Centres d activités-gestion des centres d activités (incluant les Exclus et les sous-centres) Comptes et utilisateurs; Consolidés. Gestion de la sécurité : Aperçu de la feuille détaillée à partir du Grand-livre; Partage des consolidés; Verrouiller/Déverrouiller les classeurs. Gestion des usagers créateurs (budget adopté) : Possibilité d ajouter des usagers; Mise à jour des soldes; Utilisation à des périodes données, pour flexibilité. Mise à jour comptable : Mise à jour de la charte de comptes et des descriptions. Adoption de budget : Possibilité d adopter plusieurs budgets au Grand-livre; Procédures d adoption du budget; Procédures de validation; Mesures de sécurité. 22 août 9 h - 11 h 2 3

3 Compte à payer et factures Sans modules de commandes Grand-livre Création d un compte et nouveautés Optimiser l utilisation du module Comptes à payer et factures (fournisseurs). Revoir les fonctions du module Création d un compte. Saisie de facture : Modèle de répartition pour la saisie de facture; Modèle de facture automatique. Interrogation des factures et des paiements; Recherche rapide d informations à l écran; Utilisation des rapports existants; Création de rapports à l aide de CTRL F. 21 août 13 h - 15 h 28 août 9 h - 11 h Création/Modification d un compte de Grand-livre ; Nouveautés dans ces fonctions (s il-y-a-lieu). 7 février 14 h - 15 h février 14 h - 15 h 30 7 août 9 h - 10 h 30 Comptes à payer et factures Avec le module Commandes et Engagements Optimiser l utilisation du module Comptes à payer et factures (fournisseurs). Saisie de facture : Modèle de répartition pour la saisie de facture; Modèle de facture automatique; Opérations reliées aux factures avec des bons de commande; Interrogation des factures et des paiements ainsi que des commandes liées aux factures : Recherche rapide d information à l écran; Utilisation des rapports existants; Création de rapports à l aide de CTRL F. Comptes à payer et factures Avec le module Achats et Inventaire Optimiser l utilisation du module Comptes à payer et factures (fournisseurs). Saisie de facture : Modèle de répartition pour la saisie de facture; Modèle de facture automatique; Opérations reliées aux factures avec des bons de commande; Opérations reliées à l utilisation de la gestion des inventaires ; Interrogation des factures et des paiements ainsi que des commandes liées aux factures : Recherche rapide d information à l écran; Utilisation des rapports existants; Création de rapports à l aide de CTRL F. 6 août 9 h à 11 h 14 mars 9 h à 11 h Générateur de rapports Utilisation et conseils Réviser les fonctionnalités du module. Préparation de rapports financiers, incluant soldes budgétaires ; Rendre disponibles les rapports selon les différents départements (avec la sécurité nécessaire) ; Utilisation du générateur de rapport, pour fin d année. Comptes à payer Paiements TRANSIT Savoir comment préparer les paramètres pour effectuer des paiements en «Transit». Préparation des paramètres; Paiements en «Transit». Grand-livre Fonction «Structure» Savoir comment gérer la fonction «Structure» des comptes de Grand-livre (Base Ministère) 14 février 9 h - 12 h 14 août 9 h - 12 h 4 décembre 9 h - 12 h 13 novembre 9 h - 10 h décembre 9 h - 10 h 30 Interrogation et comptes à payer (Fournisseurs) Optimiser l utilisation des fonctions de l interrogation. Interrogation des factures et des paiements (ainsi que des commandes liées aux factures s il-y-a-lieu); Recherche rapide d information à l écran; Utilisation des rapports existants; Création de rapports à l aide de CTRL F. 6 février 14 h - 16 h 13 février 14 h - 16 h 20 février 14 h - 16 h 6 août 14 h - 16 h Obtenir la présentation des titres des sous-totaux à votre convenance dans la «Préparation Budgétaire» et dans les «Rapports Financiers»; Maximiser l utilisation de la «Structure» (Base Ministère) : Modifier la description de chacune des branches (ex. Enlever les non définis, changer le titre d un sous-total dans la Préparation Budgétaire); Voir les liens reliés à ces descriptions dans la Préparation Budgétaire et le Générateur de Rapport; Modifier la description «abrégée», selon votre choix d utilisation de cette description pour la description du compte de Grand-livre; Réorganiser la structure en fonction de vos besoins (ex. mettre à l écart certains centres d activités existants mais dont les comptes de Grand-livre ne sont plus utilisés). 4 septembre 9 h - 10 h janvier h - 10 h

4 Approvisionnements Ces formations sont disponibles aux municipalités ayant effectué la mise à jour UniCité. Autorisation hiérarchique et Sécurité Module Accès, avec le module Commandes et Engagements Délimiter les accès selon les postes de responsabilités et configurer les contrôles budgétaires. Définition des droits d accès et accès aux postes budgétaires lors des traitements; Configuration de la hiérarchie et des niveaux d approbation; Trésoriers et à l équipe Validation des contrôles budgétaires et configuration des fonctions autorisant le des finances dépassement budgétaire; Suivi des autorisations, autorisation des transactions; 17 avril 9 h - 12 h Suivi des commandes en historique. 19 septembre 9 h - 12 h Taxation / Perception Gestion des comptes clients Mieux gérer les comptes clients, que ce soit pour répondre aux citoyens, imprimer des états de comptes ou corriger des factures. Interrogation des comptes à recevoir et recherche des transactions effectuées sur les factures; Correction des factures; Traitement des chèques NSF; Impression de certains rapports sur les comptes à recevoir (état de compte). 3 avril 9 h - 11 h mai 9 h - 11 h 30 Autorisation hiérarchique et Sécurité Module Accès, avec le module Achats et Inventaire Délimiter les accès selon les postes de responsabilités et configurer les contrôles budgétaires. Définition des droits d accès et accès aux postes budgétaires lors des traitements; Configuration de la hiérarchie et des niveaux d approbation; Validation des contrôles budgétaires et configuration des fonctions autorisant le dépassement budgétaire; Suivi des autorisations, autorisation des transactions; Suivi des commandes en historique. Trésoriers et à l équipe des finances 18 avril 9 h - 12 h 17 septembre 9 h - 12 h Gestion des encaissements Revoir comment effectuer des encaissements et/ou traiter des chèques postdatés. Notions d encaissements; Gestion des lots; Rapports d encaissements; Annulation et correction d encaissements; Chèques postdatés; Gestion et encaissement des prélèvements préautorisés. 7 février 9 h - 11 h 30 4 juin 9 h - 11 h 30 Requête usager avec approbation hiérarchique Se familiariser avec cet outil qui permet aux usagers des différents départements de faire leur propre demande de biens et de services pour tout type de produit. Contrôle budgétaire; Approbation des montants. Trésoriers et à l équipe des finances 14 mars 9 h - 12 h Gestion des minimums/maximums Repérer les produits dont les minimums / maximums et points de commande sont à ajuster selon certains paramètres. Compréhension de base du module; Ajustement des paramètres pour le réglage des minimums et maximums. Trésoriers et à l équipe des finances 21 mars 9 h - 12 h Optimisation des paramètres et personnalisations Bien paramétrer les données de base nécessaires à l implantation et l utilisation du module de Taxation/Perception ainsi que connaître les différentes possibilités de fonctionnement de plusieurs modules. Personnalisations affectant : Le rôle foncier ; Les comptes clients (préférences par utilisateur); Les encaissements; Les factures diverses; 22 mai 9 h - 11 h 30 La mutation; Les paramètres pour différents formats de rapports. Utilisation des bases variables; Assignation des taxes par fichier; Ménage des clients en double, triple, etc. Ménage des rues en double, triple, etc. Codes de transactions. 6 7

5 Taxation / Perception Taxation annuelle Préparer adéquatement les paramètres servant à la facturation annuelle, calculer les comptes de taxes (simulation) et les imprimer. Préparation des données pour la nouvelle année; Validation des paramètres de taxation et autres données du rôle; Création et validation des fiches de taxes; Préparation des comptes de taxes; Impression des comptes; 9 octobre 9 h - 11 h 30 Créanciers hypothécaires; Répartitions locales pour la prochaine année Gestion des permis Réviser la configuration des paramètres du logiciel des permis et revoir l émission des permis. Création des plans, association au type-catégorie et notion de Requis et d Approbation; Création des règlements et association au type-catégorie; Gestion des propriétaires, requérant, entrepreneur, architecte; Personnalisation des différents statuts des permis; Encaissement, annulation d encaissement; 5 novembre 9 h - 11 h 30 Calendrier des inspections; Suivi des permis auprès de l évaluateur; Concept d approbation des permis; Recherche des permis par Cadastre, intervalle d adresse; Modification d un permis émis; Permis multi-type. TFP - Attribution automatique des liens Savoir comment préparer les paramètres servant à la mise à jour automatique des liens entre les Unités d évaluation et la nature du produit. Création des paramètres; Mise à jour automatique des liens. 8 octobre 9 h - 12 h Paie - RH Production des feuillets fiscaux Revoir comment produire les feuillets fiscaux. Module Paie Relevés fiscaux; Imports des cumulatifs; Ajustements. Module Interrogation Produire les rapports de validation. Changement de taux des assurances collectives Modifier les taux des assurances collectives au moyen du module Paramètres. Création de date; Modification des taux. Calendrier de vacances Mieux vous familiariser avec les différentes fonctions des calendriers des vacances. Préparation des calendriers de vacances; Saisie des congés; Génération des vacances. Module Interrogation I Revoir les différentes fonctions de création et de modification des rapports. Compréhension de base du module; Création de rapports de base et de requêtes. 23 janvier 9 h - 11 h 23 janvier 13 h - 15 h 13 juin 13 h - 15 h 10 juillet 13 h - 15 h 3 mai 9 h - 11 h 15 mai 9 h - 11 h 2 mai 9 h - 11 h 15 mai 13 h - 15 h 19 septembre 13 h - 15 h 24 octobre 9 h - 11 h 8 9

6 Paie - RH Module Interrogation II Se familiariser avec les fonctions avancées de création et de modification des rapports. Création de rapport avec «Report Builder»; Mise en page (étiquettes, regroupement). 10 mai 9 h - 11 h 27 juin 9 h - 11 h 26 septembre 9 h - 11 h 25 octobre 9 h - 11 h Paie - RH Calcul des vacances Savoir comment configurer la gestion des vacances afin de permettre au système de gérer automatiquement les banques de vacances des employés. Fonctionnalités de base du module; Module Paramètres (Codes de paie, Ancienneté, Vacances, etc.). 31 mai 10 h - 11 h 12 septembre 15 h - 16 h 12 novembre 15 h - 16 h Paie pour les remplaçants Formation de base Préparer adéquatement la paie. Gestion de l employé; Gestion de la feuille de temps; Calcul. 29 mai 9 h - 12 h 5 juin 9 h - 12 h Module Formation Gérer efficacement la formation d un employé afin de produire le rapport pour Emploi-Québec (Loi 90). Préparation des tables; Options du module formation; Création d un dossier de formation; Planification budgétaire. 30 mai 9 h - 11 h 21 juin 9 h - 11 h 19 septembre 9 h - 11 h 25 octobre 13 h - 15 h Gestion du dossier de l employé Utiliser pleinement la capacité du module Employé. Gestion des informations de l employé; Gestion des absences; Gestion d un départ d emploi; Historique de changements au dossier employé. 31 mai 9 h - 10 h 12 septembre 13 h-14 h 12 novembre 13 h - 14 h Module Paramètres Créer ou modifier des codes de paies ou des banques, gérer l expérience, l ancienneté et les fériés. Codes de paie Création de codes de paie; 20 juin 9 h - 10 h Lien avec les cases des feuillets fiscaux. 18 juillet 13 h - 14 h 21 novembre 13 h - 14 h 5 décembre 9 h - 10 h Gestion des banques Création de banque; 20 juin 13 h-14 h Lien avec les dossiers d employés; 18 juillet 14 h - 15 h Mise à jour. 21 novembre 14 h - 15 h 5 décembre 13 h - 14 h Gestion des fériés Configuration; 9 mai 9 h - 10 h Création du calendrier; 27 juin 13 h - 14 h Lien avec l horaire. 27 septembre 9 h - 10 h 24 octobre 13 h - 14 h Ancienneté et expérience Paramétrage; 20 juin 15 h - 16 h Mise en place. 18 juillet 15 h - 16 h 12 septembre 14 h - 15 h 12 novembre 14 h - 15 h 10 11

7 Paie - RH Opérations Procédure de fin d année Formation Contremaître Mieux gérer les étapes qu implique une fin d année dans la paie. Optimiser l utilisation du système de gestion des requêtes. Module Paramètres : Valeurs dans les banques, congés fériés, assurance collective, paramètres gouvernementaux; Module Gestion des tables : Ouverture des périodes comptables, création des dates de paie, structures salariales; Module Horaire liste de rappel : Création et ouverture des périodes horaires; Module Paie : Relevés fiscaux, relevé d équivalence, numéros d agrément (fonds de pension), rapports de fin d année, production des fichiers électroniques; Module Gestion des interfaces : Importation des nouvelles tables d impôts CSST. 22 novembre 9 h - 12 h 11 décembre 9 h - 12 h Consulter une requête d un citoyen; Documenter la requête; Préparer le bon de travail pour les équipes de travail; Fermer adéquatement la requête pour satisfaire autant les besoins des travaux publics que ceux du service aux citoyens; Travailler en collaboration avec les autres intervenants d une requête. Gestionnaires, Directeurs des travaux publics et Contremaîtres-Chefs 23 janvier 9 h - 11 h 20 mars 9 h - 11 h 25 octobre 9 h - 11 h Opérations Formation Gestionnaire Avoir l heure juste sur la qualité du service aux citoyens et pouvoir prendre des décisions éclairées pour l améliorer. Recherche; Rapports de gestion; Gestionnaires, Directeurs Indicateurs; des travaux publics et Extraction vers Excel et la création de tableaux croisés dynamiques rapides; Contremaîtres-Chefs Consultation des requêtes ; Tableau de bord. 19 février 9 h - 11 h 15 avril 9 h - 11 h 17 juin 9 h - 11 h 16 septembre 9 h - 11 h Formation Employé/Nouvelle ressource Revoir comment réduire vos coûts en regroupant des employés de plusieurs municipalités. Processus de la gestion des requêtes; Saisie d une requête; Modification d une requête; Fermeture d une requête; Recherche; Rapports. Employés et utilisateurs du système de gestion des requêtes Formation de groupe : Montréal 31 janvier 9 h - 16 h Sherbrooke 12 juin 9 h - 16 h Québec 11 septembre 9 h - 16 h 12 13

8 Loisirs et culture Ludik Navigation et recherche dans Ludik Se familiariser avec la recherche et l utilisation des menus dans l application. Présentation rapide de Ludik ; Utilisation et recherche dans l outil. Architecture et paramètres de Ludik Comprendre l architecture dans le volet «paramétrisation». Comprendre l importance des fonctions dans le paramétrage, les différents menus et les éléments dans les écrans; Utilisation de certaines fonctions de LudikDB et les transferts de la banque PROD vers la banque TEST. Volet Approfondir le volet financier dans Ludik, ses fonctions et ses possibilités. Chèque NSF; Génération des écritures; Génération des fichiers pour le service des finances; Production de fichiers Excel; Postes comptables; Rapports financiers. Accès aux données Excel Traiter des données extraites à partir de chiffriers ou de rapports présents dans l application Ludik. Extraction des données de Ludik; Ouverture et fusion de fichiers; Traitement des données; Personnalisation et mise en page; Utilisation de macros. Loisirs et culture Ludik Accès aux données Access Traiter des données extraites à partir de chiffriers ou de rapports présents dans l application Ludik. Liens tables; Schéma des structures de la base de données; Accès aux tables; Création de requêtes; Création d états; Création d une commande exécutable; Création d une commande externe aux menus de Ludik. Préparation d une session d activités (incluant les inscriptions) Planifier la session d activités pour un déroulement optimal des inscriptions. Recherche; Inscription; Production des reçus; Listes d inscription; Utilisation des jeux d activités. Tarification familiale Pouvoir automatiser la tarification familiale sans nécessiter d intervention manuelle. Notion des différents rabais; Tarification et ajustements; Configuration et pilotage; Impression

9 Loisirs et culture Ludik Production des relevés 24 Fortement recommandée pour tout organisme émettant plus de 50 relevés. Optimiser le processus de production des relevés 24 à la fin de l année ou en fin de période. Présentation des étapes nécessaires à la production des relevés 24 : Gestion complète des relevés 24; Flexibilité d utilisation; Génération et transmission électronique. Assignation du personnel Savoir comment gérer les horaires des personnes (employés, animateurs, professeurs). Assignation du personnel, des disponibilités jusqu à l assignation à une tâche; L horaire de la personne. Éditeur de rapports Prérequis : Connaître les volets Finance, Inscription et Réservation 15 janvier 9 h à 12 h 6 février 9 h à 12 h 15 novembre 9 h à 12 h 11 décembre 9 h à 12 h 15 mars 9 h à 12 h 12 avril 9 h à 12 h Revoir le fonctionnement de l éditeur de rapports, de représenter visuellement la structure d un rapport, de modifier les différentes impressions à l aide de l éditeur, de configurer les imprimantes, les rapports et gérer les rapports. Reçu d inscription; Formulaire de prises de présence; Journal des caisses-recettes; Cartes de membre. 26 mars 9 h à 12 h 9 juillet 9 h à 12 h 6 novembre 9 h à 12 h Cour municipale Transfert électronique au BIA Fortement recommandée Revoir les nouvelles fonctions associées au programme de gestion des constats du DPCP. Rappel sur le fonctionnement du système; Encaissement et la conciliation; Rapport d erreur et son analyse; Corrections de dossiers (Transactions pour le BIA, bloquer des transactions et en retourner, etc.); Nouvelles fonctionnalités (Transactions de suspension, Annulation des constats municipaux, Vérification des soldes); Gestion des rétractations de jugement et des jugements pour les infractions moindres, incluses et modifiées. Nouveau personnel et personnel temporaire Revoir les fonctions de base du logiciel de la Cour municipale. Gestion des constats; Suivi de cause; Suivi de séances de cour; Gestion administrative; Documents; SAAQ; Mesures de perception. de fin d année ou de fin d exercice Analyser les différentes données pour une comptabilité concise de fin d année. Rapports d encaissements et de transactions comptables; Volume des constats saisis; Interrogatoire des postes budgétaires et le plumitif des transactions comptables; Comptes à recevoir; Transfert à la trésorerie et les écritures au Grand-livre; Utilisation des chiffriers Excel et des tableaux croisés dynamiques. de la Cour Revoir certaines fonctions de la comptabilité de la Cour. Postes budgétaires et les ententes de remises; Mise à jour quotidienne et les écritures du transfert à la trésorerie; Comptes à recevoir et la variation des comptes à recevoir; Conciliation des différents rapports; Rapports de remises et les frais à récupérer. 10 mai 9 h - 12 h 16 mai 13 h h mai 9 h - 12 h 5 septembre 9 h - 12 h 18 septembre 9 h - 12 h 13 juin 9 h - 12 h 19 juin 13 h h septembre 9 h - 12 h 13 novembre 9 h - 12 h 20 novembre 13 h h 30 7 juin 9 h - 12 h 13 juin 13 h h 30 2 octobre 9 h - 12 h 16 17

10 Publipostage Cour municipale Apprendre à maîtriser la gestion des pièces jointes, des exportations Excel et Word. Pièces jointes; Exportations Excel; Exportations Word (utilisation et création des modèles Word). 12 septembre 9 h - 12 h 19 septembre 13 h h 30 Nos formateurs Les Solutions municipales d ACCEO Solutions misent sur leur connaissance approfondie des municipalités et de leur fonctionnement. Nos formateurs possèdent une solide expérience acquise dans le secteur public, ce qui leur permet une très bonne compréhension des problématiques. Lucie Roireau UniCité Jean-Laurent Confais UniCité Louis Gagnon UniCité Robert Gosselin UniCité Approvisionnements Gestion des ententes de paiement et des travaux compensatoires Maîtriser la gestion des ententes de paiement et de travaux compensatoires. La création des ententes et du contrevenant; La modification des ententes existantes (échéances, paiements, etc.); L ajout de dossiers à une entente existante; Les ententes non respectées et l option «Continuer les procédures»; Le regroupement des contrevenants; La liste des ententes non respectées et document NRS. 12 février 9 h - 12 h 20 mars 13 h h septembre 9 h - 12 h Mario Larente UniCité Taxation / Perception Assoumta Djimrangaye UniCité Taxation / Perception Lise Després UniCité Taxation TFP Olivier Monette UniCité Paie-RH David Soucy UniCité Opérations Jean-François Koenig UniCité Loisirs et culture Ludik Mélissa Dufresne UniCité Cour municipale 18 19

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