28/01/2014 AUTOMATISATION DE LA FICHE IMMOBILISATION
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- Michele Angélique Lefebvre
- il y a 8 ans
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1 AUTOMATISATION DE LA FICHE IMMOBILISATION
2 Automatisation de la fiche immobilisation Objectifs et périmètre Impact pour le laboratoire Schéma d ensemble Les points de vigilance Impression écran GESLAB WEB : recherche et affichage d une fiche
3 Automatisation de la fiche immobilisation : Objectifs et périmètre Jusqu à présent le service financier saisissait manuellement toutes les fiches immobilisations. Objectif Dans BFC : Automatisation de la création de la fiche immobilisation Récupération automatique du n d inventaire laboratoire Périmètre de l automatisation des fiches d immobilisations L automatisation des fiches d immobilisations sera progressive. Dans un premier temps, elle va porter sur certaines immobilisations : seules les commandes GESLAB standard de nature de dépense «Immobilisation» avec un type de dépense «Immobilisation définitive», mono-poste et mono-quantité, engendrent la création et la valorisation d immobilisations en automatique. Les autres seront saisies manuellement dans BFC
4 Automatisation de la fiche immobilisation : Impact pour le laboratoire Ce qui change : Nouveau module GESLAB WEB immobilisation - Saisie manuelle du n d inventaire laboratoire au moment du service fait ou de la facture au choix et flux quotidien vers BFC - Flux quotidien et automatique vers GESLAB des informations de toutes les fiches immobilisation BFC créées automatiquement ou manuellement à compter de janvier 2014 Ce qui ne change pas : La gestion de l inventaire et de vos numéros d inventaire se fait toujours soit : - dans GESLAB au moment de la saisie de votre facture - dans votre cahier papier - dans votre fichier Excel Vous devez continuer à faire figurer sur vos factures papiers ce numéro ainsi que la date de service fait ou de mise en service avant envoi à la DR.
5 Schéma pour les commandes entrant dans le périmètre. Pour les autres, la fiche immo sera créée manuellement par le SFC après la prise en charge de la facture. Les infos incrémenteront automatiquement la fiche immo dans GESLAB WEB GESLAB Saisie de la commande Flux quotidien dans les 2 sens BFC création automatique de la fiche immo avec les données provenant de GESLAB : Fiche immo GESLAB WEB - N de commande (automatique) - Type d immobilisation (automatique) - n de ligne commande (automatique) - N immo BFC - N immo subsidiaire - Libellé de l immo (automatique) = libellé de la 1ère ligne commande GESLAB - Fournisseur (automatique) - Elément d OTP (automatique) Saisie du n d inventaire laboratoire dans le module immobilisation de GESLAB web au moment de la saisie du service fait ou de la saisie de la facture au choix et flux automatique vers BFC Saisie du service fait - Création - Suppression Saisie de la facture - Date de mise en service (automatique) - Valorisation de la fiche immo (automatique) - Dévalorisation de la fiche immo (automatique) - Ajustement de la valorisation de la fiche immo (automatique) Retour des informations vers la fiche immo GESLAB Fiche immo BFC : Sortie transfert mise en servicesaisie
6 Automatisation de la fiche immobilisation : Points de vigilance POINTS DE VIGILANCE : - Le libellé de la fiche immobilisation automatique est le reflet de la désignation de la première ligne de la commande. - Le libellé de la fiche immobilisation n est pas modifiable sur geslab web, mais seulement par BFC. Etre très précis sur la désignation du matériel sur la première ligne commande. La désignation «selon devis» est à proscrire - Les lignes de commentaires ne sont pas transmises a BFC. - Pour le moment, il n est pas possible d imprimer une fiche immobilisation, ni une liste des fiches immobilisation. - Aucun état n est disponible.
7 Automatisation de la fiche immobilisation : Points de vigilance Modifications de l immobilisation - Aucune modification de la commande n est répercutée sur la fiche immobilisation. - Après la mise en service de l immobilisation, toute modification par le flux de la dépense (facture avec écart de prix, avoir, déchargement ou chargement ultérieur et annulation de service fait) met à jour la valeur de l immobilisation.
8 Automatisation de la fiche immobilisation : recherche d une immobilisation avec numéro de fiche Libellé de la 1 ère ligne de votre commande
9 Automatisation de la fiche immobilisation : recherche d une immobilisation sans critères l
10 Automatisation de la fiche immobilisation : Affichage de la fiche immobilisation sélectionnée
11 Automatisation de la fiche immobilisation Demande d évolution à formuler à geslab.contactevolutions@dsi.cnrs.fr
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